Anda di halaman 1dari 13

LAPORAN PRATIKUM MANAJEMEN PERGUDANGAN

Nama Dosen :
Bpk.Bilal Ahmadi, S.T.,M.T

Nama kelompok :

PROGRAM STUDI MANAJEMEN LOGISTIK INDUSTRI


ELEKTRONIKA
AKADEMI PIMPINAN PERUSAHAAN
JAKARTA 2015

KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah memberikan kami
kemudahan sehingga dapat menyelesaikan tugas Laporan Pratikum Manajemen
Pergudangan ini dengan baik dan lancar. Tanpa pertolongan-Nya mungkin penulis
tidak akan sanggup menyelesaikan tugas laporan ini.
Laporan ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu dan wawasanya
tentang Manajemen Pergudangan ini, yang saya sajikan berdasarkan referensi dari
internet atau dari buku.
Dalam kesempatan ini saya mengucapkan terimakasih kepada Bpk.Bilal
Ahmadi, S.T.,M.T sebagai dosen dari mata kuliah Manajemen Pergudangan yang
telah memberikan pelajaran pelajaran dan wawasan kepada kita semua.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan pada penulisan ini.
Dengan segala kekurangannya penulis mengharapkan kritk dan saran. Semoga
laporan ini menjadi bermanfaat bagi orang yang membaca laporan ini.

Jakarta, 13 September 2015

Penulis

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I

BAB II

PENDAHULUAN
1

Manajemen Pergudangan....................................................................

Aktifitas Pergudangan..........................................................................

KEGIATAN PRAKTIKUM
1

Alur Gudang..........................................................................................
2.1.1 Receiving and Put away...............................................................
2.2.2 Picking..........................................................................................
2.2.3 Shipping........................................................................................

BAB III

ANALISA

BAB IV

KESIMPULAN DAN PENUTUP

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Manajemen Pergudangan
Gudang atau Stroge merupakan tempat menyimpan barang baik dalam baku yang
akan menjalani proses manufacturing, maupun barang jadi yang siap di pasarkan.
Sedangkan pergudangan tidak hanya merupakan kegiatan menyimpan barang saja,
melainkan

proses

penanganan

barang

mulai

dari

penerimaan

barang,pencatatan,penyimpanan,pemilihan,pelabelan,samapai proses pengiriman


barang. Melalui manajamen pergudangan dapat memperpendek jarak transportasi
dalam pendistribusian barang dan juga dapat meningkatkan frekuensi pengambilan
item dan pengiriman ke pelanggan.
Tujuan dari sistem pergudangan adalah untuk mengurus dan menyimpan barang barang yang siap untuk didistribusikan dan disalurkan. Melalui perancangan gudang
yang baik dapat meminimalkan biaya pengadaan dan pengoperasian sebuah
gudang serta tercapai kelancaran pada proses pendistribusian barang dari gudang
ke konsumen.
Dalam produksi,idealnya raw material sampai pada fasilitas baprik pada
saat dibutuhkan dan harus segera di proses, hasil dari produk harus di rakit tanpa
adanya penundaan dan produk yang sudah jadi harus segera di kirim ke costumer.
Faktor faktor yang memepengaruhi tingkat kepuasan konsumen adalah
harga produk yang murah,mutu produk yang tinggi dan waktu pengiriman yang
tepat. Dan salah satu cara yang harus dilakukan agar faktor tersebut dapat terpenuhi
adalah melakukan perancangan tata letak pergudangan.
Tujuan dari pendirian gudang yu gudang dibutuhkan di dalam proses
koordinasi penyaluran barang, yang muncul sebagai akibat kurangnya seimbang
proses supply (penawaran) dan demand (permintaan). Kurang seimbangnya antar
proses penawaran dan permintaan tersebut mendorong munculnya inventori
(persediaan), persediaan membutuhkan ruang sebagai tempat penyimpanan
sementara yang disebut sebagai gudang.

Manfaat Gudang terdapat dua manfaat penting yang diperoleh dari keberadaan
gudang,yaitu:

Manfaat waktu yang didapatkan adalah bahwa barang akan memberikan


keuntungan lebih apabila barang tersebut disimpan digudang dan dikeluarkan
ke pasar saat yang tepat.
Manfaat bentuk diperoleh apabila pada saat menunggu digudang dilakukan

proses perakitan sehingga dari sisi bentuk, barang tersebut akan memberikan
manfaat lebih kepada konsumen.
Kegunaan Gudang pada dasarnya gudang ada empat kegunaan,yaitu:
Inboundconsolidation, dimana barang-barang yang akan

diproses

dikonsolidasikan terlebih dahulu di dalam gudang sebelum masuk ke proses

ke dalam produksi.
Goods In Process (Product mixing), selama proses produksi untuk
menghasilkan produk akhir, dari pabrik pabrik dilokasi yang berbeda di
konsolidasikan di dalam susatu gudang untuk dirakit terlebihh dahulu

sebelum didistribusikan ke pasar.


Outbound Consolidation, barang- barang yang diproduksi di pebrik pabrik
yang terletak di lokasi yang berbeda, dikonsolidasikan sebelum diserahkan

kepada para pelanggan.


Outbound Dispertion (break bulk), barang barang yang telah di hasilakan
disuatu pabrik dimasukan kegudang untuk di bagi bagi ke dalam voleme
yang lebih kecil sebelum didistribusikan ke pasar atau ke para pelanggan.

Fungsi Pergudangan, pergudangan memiliki beberapa fungsi seperti :


1. Movement atau material handlings di bagi menjadi empat aktivitas
utama yaitu:
Receiving
Transfer
Order Selection
Shipping
2. Storage, terdiri dari empat kegiatan utama yaitu:
Holding, atau penyimpanan dengan tujuan untuk memberika
proses perlindungan keamaan dan persediaan terhadap barang.

Consolidation,

proses

konsolidasi

barang,

baik

inbound

consolidation maupun outbound consolidation.


Outbound dispertion (break bulk)
Goods in process, dalam hal ini adalah product mixing.
3. Information transfer, informasi yang tepat waktu dan akurat sangat
diperlukan terutama yang terkait dengan kegiatan :
Tingkat Persediaan
Tingkat Perputaran
Tingkat Pemakaian Barang Persediaan
Transportasi
Pemanfaatan Ruang Gudang
Personalia
Tujuan dari proses pergudangan ini antara lain:
A. Good Receiving anf Putaway
Mempermudah aktivitas transportasi
Mempermudah dalam aktivitas pengecekan dokumen vs
dokumen
B. Storage
Mempermudah dalam pengecekan barang dan lokasi
Mempermudah dalam proses pemberangkatan ke lokasi ke
lokasi penyimpanan
Mempermudah untuk konfirmasi
C. Picking
Mempermudah dalam pengambilan barang
Mempermudah dalam pembagian dokumen picking list

2.1 Aktifitas Pergudangan


Didalam proses pergudangan ini ada banyak aktivitas aktivitas yang
membantu proses pergudangan ini menjadi lebih lancar dan berjalan dengan baik
antara lain :
1. Receiving
Receiving adalah Merupakan aktivitas penerimaan barang dimana
didalamnya terdapat aktivitas-aktivitas seperti pembongkaran muatan,
perhitungan kuantitas yang diterima dan inspeksi kualitas dan
kerusakan, juga

aktivitas-aktivitas lain yang

penerimaan barang di gudang.

berkaitan

dengan

2. Put Way
Put way merupakan proses pemindahan barang dari dokumen
penerimaan ke gudang penyimpanan. Didalam put way terdapat
aktivitas- aktivitas yang harus di jalanin seperti mengidentifikasi jenis
produk

dan

mengidentifikasi

lokasi

produk

serta

membuat

penacatatan terbaru.
3. Storage
Storage adalah menempatkan barang dalam kondisi tunggu untuk di
order

atau

di

persiapkan

untuk

diproses

selanjutnya

dan

penyimapanan dilakukan sesuai dengan karateristik barang.


4. Order Picking
Order Picking merupakan aktivitas untuk pengambilan barang.
5. Shipping Preparation
Shipping Preparation merupakan aktivitas persiapan pengiriman yang
akan dikirim sebelum barang tersebut akan dikirim ke konsumen
adapun aktivitas aktvitas yaitu Jadwal pengangkutan,memberi
labeling(merk) dan penyusunun barang barang.
6. Shipping
Shipping adalah aktivitas pengiriman yang

meliputi

proses

pembuatan dokumen barang yang akan dikirimkan serta jadwal


keberangkatan brang tersebut akan dikirim.

BAB II
KEGIATAN PRAKTIKUM
2.1 Alur gudang
a. Administrasi dalam Gudang
Administrasi menurut saya merupakan sutradara dibalik segala operasional
Gudang. Administrasi mengurus data -data gudang seperti data pemesanan barang,
data persediaan, data pengeluaran barang, data permintaan, bahkan sampai
peramalan permintaan. Oleh karena itu, ibarat sebuah film maka Administrasi adalah
penulis skenario yang menentukan jalan ceritanya.
Ada bermacam-macam jenis administrasi gudangdiantaranya yaitu::
1. Daftar Stok Barang :Informasi ini akan sangat bermanfaat bagi para agen
marketing perusahaan. Mereka bisa ekspansi pasar yang lebih luas jika ternyata

stok barang masih banyak. Pengiriman barang yang sudah dipesan terlalu lama
membuat konsumen kecewa dan bisa saja memutuskan kontrak atau tidak akan
memesan pada perusahaan itu lagi.
2. Daftar Input Barang: Daftar ini sangat penting untuk mengetahui apakah masih
ada tempat bagi barang-barang berikutnya.
3. Daftar Keluar Barang: Barang yang keluar akan mempengaruhi pemesanan
barang.
4. Jadwal Pengiriman Barang:Jadwal ini akan mempermudah peletakan barang.
Menunjukkan mana barang yang harus diambil terlebih dahulu sehingga tidak ada
barang yang tertinggal dan menjadi kadaluarsa.
5. Prediksi Pemesanan:Pemesanan barang sesuai dengan data barang yang keluar.
6. Daftar Stok Opnam:Daftar stok opnam dilakukan setahun sekali. Hal ini sama
seperti cuci gudang.
7. Daftar Pengelompokan Barang:Daftar ini akan mempermudah pengambilan
barang.
8. Daftar Jumlah Barang:Daftar jumlah tiap-tiap barang dilengkapi spesifikasi dan
tanggal masuk sampai tanggal kadaluarsa.

Berikut adalah alur dalam administrasi gudang, yaitu:


1. Data pemesanan barang Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu
dan mengeluarkan dalam jumlah tertentu. Misalkan pengeluaran adalah x maka
penyimpanan bisa saja x atau x + y , dimana y adalah buffer stock, Tingkat buffer
diperlukan di Indonesia, mengingat kontinuitas suplai yang tidak terjamin oleh
pemasok, padahal teori mengatakan zero stock adalah hal yang baik, tetapi itu
beresiko tinggi terhadap potential loss sales dari perusahaan.
Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran. Kebutuhan
pengeluaran diramalkan terlebih dahulu melalui data historis ataupun diestimasi.
Pemesanan dilakukan kepada pemasok dengan perjanjian waktu bayar (term of
payment(TOP)), dimana TOP nantinya diusahakan angkanya lebih besar daripada
DSI (Day Sales Inventory) atau waktu barang tersimpan dampai menjadi uang.
Misalkan jika perusahaan berhasil menjual dalam waktu 3 hari dan TOP adalah 6
hari, maka perusahan untung, karena sudah berhasil menjual 2 kali tetapi baru

membayar sebanyak 1 kali. Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok.


Perjanjian produk yang returnable juga menguntungkan perusahaan dibandingkan
sistem beli putus.
Perjanijian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu peritel luar negeri yang
tersangkut kasus di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian
pada pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut harus lebih murah
dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan pemasok. Ini
merupakan bentuk praktek monopoli. Hubungan erat pihak administrasi juga
dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship management. Banyak faktor
yang mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak menyangkut
etika bisnis.
2. Data Inventory
Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang,
sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data.
Bukti pencatatan barang keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut :
a. Jumlah stok barang.
b. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.
c. Dasar memesan barang.
d. Mempelajari trend sales.
Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat
dipertanggungjawabkan. Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi
antara komputerisasi dan sumber daya yang menjalankannya. Sistem informasi
yang berkaitan dengan database memerlukan orang-orang yang akrab dengan
database.

b. Penerimaan Barang
Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di
gudang. Penerimaan barang dari distributor dilihat sangat mudah, namun bila hal ini
tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu
produktifitas. Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :
1) Bukti pesanan barang dari Gudang ( untuk memastikan pesanan barang
dalam spesifikasi yang tepat ).

2)
3)
4)
5)
6)

Bukti Tanda Barang diterima ( untuk penagihan ).


Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang.
Cek Expired Date dan Kondisi Barang.
Surat Jalan ( Untul Retur )
Memasukkan Barang ke Penyimpanan.

Bukti Pemesanan ( Purchase Order )


Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, Maka dia akan
mengirimkan PO ke distributor. Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa
ke Gudang tempat yang disiapkan oleh konsumen. Tim Gudang tentunya tidak
selalu tahu jenis barang apa yang dipesan, Oleh sebab itu tim Gudang perlu
memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa
dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda
terima Barang.
Bukti Tanda Terima Barang
Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan
uang. Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk
menagih kepemesan barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima
Barang ini asli danada tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain
yang menjamin keasliandokumen ini.
c.

Penyimpanan barang
Yaitu dimana gudang di jadikan tempat yang aman untuk meletakkan hasil
produksi. Semua barang yang sudah memenuhi standar untuk di pasarkan semua
harus ada di gudang. Masalah penyimpanan barang merupakan hal yang penting
untuk diperhatikan, sejak barang tersebut keluar dari tempat produksi, tempat transit
dan tujuan. Bagi perusahaan yang tidak mempunyai fasilitas tempat penyimpanan
sendiri dapat menggunakan gudang (warehouse) cara menyewa dari pihak lain yang
menyewakan gudang umum (public warehouse).
Dalam penyimpanan barang harus mengatur barang dengan tata letak yang
baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah mudah jika dilakukan
secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang, kesulitan juga
ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang.
Kesulitan kesulitan tersebut bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang baik
serta

pengaturan

terkomputerisasi.

letak

barang

dalam

gudang

yang

dilakukan

secara

d. Pengemasan Barang
Dalam manajemen

gudang,

terdapat

pula

pengemasan

barang,

yaitu

membungkus atau mengemas barang hasil produksi. Kemasan dapat didefinisikan


sebagai seluruh kegiatan merancang dan memproduksi wadah atau bungkus atau
kemasan suatu produk. Kemasan meliputi tiga hal, yaitu merek, kemasan itu sendiri
dan label.
Ada tiga alasan utama untuk melakukan Pengemasan barang, yaitu:
1. Kemasan dapat melindungi produk dalam perjalanannya dari produsen ke
konsumen. Produk-produk yang dikemas biasanya lebih bersih, menarik dan tahan
terhadap kerusakan yang disebabkan oleh cuaca.
2. Melalui kemasan identifikasi produk menjadi lebih efektif dan dengan sendirinya
mencegah pertukaran oleh produk pesaing. Kemasan merupakan satu-satunya cara
perusahaan membedakan produknya.
3. Dengan kemasan yang sangat menarik diharapkan dapat memikat dan menarik
perhatian konsumen. Selain itu, kemasan juga dapat mangurangi kemungkinan
kerusakan barang dan kemudahan dalam pengiriman.
e. Pengeluaran Barang
Pada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang
kepada pelanggan sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke
distributor pelanggan. Pengeluaran barang sesuai dengan nota penjualan yang
sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang sudah dikeluarkan.

2.1.1 Receiving and Put away


Receiving aktivitas penerimaan barang dimana didalamnya terdapat aktivitasaktivitas seperti pembongkaran muatan, perhitungan kuantitas yang diterima dan
inspeksi kualitas dan kerusakan, juga aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan
penerimaan barang di gudang.
2.2.2 Picking
2.2.3 Shipping

BAB III
ANALISA
Analisa yang bisa kami ambil dari proses pergudangan ini adalah kami
semua dapat mengetahui aktivitas aktivitas dari awal hingga akhir yaitu:
1. Receiving ( Penerimaan barang )
2. Putaway (Pemindahan barang)
3. Storage (Menempatkan barang)
4. Order Picking (Pengambilan barang)
5. Shipping Preparation (Persiapan pengiriman)
6. Shipping (Pengiriman )
Kemudian kami juga dapat mengetahui dokumen dokumen apa saja
yang dapat dikeluarkan yaitu :
1.

Purchase order

2.

Receipt and putaway

3.

Delivery order

4.

Berita acara penerimaan barang

5.

Buku penerimaan barang

6.

Dispath label

7.

Picking list

BAB IV
KESIMPULAN DAN PENUTUP
Jadi kesimpulan dari laporan ini adalah Gudang merupakan tempat
menyimpan barang baik dalam baku yang akan menjalani proses manufacturing,
maupun barang jadi yang siap di pasarkan. Sedangkan pergudangan tidak hanya
merupakan kegiatan menyimpan barang saja, melainkan proses penanganan
barang mulai dari penerimaan barang, pencatatan, penyimpanan, pemilihan,
pelabelan,sampai proses pengiriman barang. Melalui manajamen pergudangan
dapat memperpendek jarak transportasi dalam pendistribusian barang dan juga
dapat meningkatkan frekuensi pengambilan item dan pengiriman ke pelanggan.
Proses utama yang ada di dalam gudang terbagi menjadi tiga yaitu receiving
(penerimaan barang), storage (menempatkan barang), picking (pengambilan
barang).