ANLISIS ORGANIZACIONAL

Lic. Vctor Manuel Mendoza

Salvador

Los Circuitos Administrativos

El estudio de sistemas y procedimientos,
permite desarrollar los mejores mtodos
y prcticas de trabajo.
El circuito, se transforma en una unidad
de anlisis, es decir, que en cada uno de
ellos se busca plasmar un determinado
tipo de operaciones tpicas.

Qu es un procedimiento?
Es la secuencia y el modo como se
realiza un conjunto de operaciones, para
cumplir funciones que tienden a alcanzar
objetivos dentro de una o varias
estructuras.
Los procedimientos son planes en cuanto
establecen un mtodo habitual de
manejar actividades futuras.

Procedimiento de Anlisis
En el momento del anlisis se adopta una
actitud interrogativa, formulando de
manera sistemtica una serie de
preguntas que resuman los aspectos
principales
del
procedimiento.
Las
preguntas que se emplean para el
anlisis pueden ser las siguientes:

Preguntas

Situaciones que determinan

a. Qu se hace?

La actividad que se desarrolla es necesaria?

Qu ms podra hacerse?

b. Quin?

La persona o personas que intervienen en el

proceso y el cargo que ocupan, Por qu ese
funcionario? Quin ms podra hacerlo?

c. Cundo se hace?

El tiempo, el orden y la secuencia de pasos o

etapas, Por qu en ese momento? En qu
otro momento podra hacerse?

d. Dnde se hace?

Cul es el lugar o las dependencias por

donde fluye el procedimiento? Por qu en
ese sitio? En qu otra parte podra hacerse?

e. Cmo?

Los medios que se utilizan para realizar su

trabajo y la forma como lo utilizan. Puede
reducirse los recursos? Es suficiente la
cantidad y la calidad del personal?

f. Cunto?

La cantidad de recursos que requieren para

realizar su trabajo, Cunto cuesta esto?
Hay usos alternativos de los recursos?

g. Para qu se hace?

Cul es el propsito u objetivo del

procedimiento?

Procedimiento de Anlisis
Existen preguntas ms especficas para
realizar el anlisis de procedimientos, ya
que permiten verificar cada paso
correspondiente al trabajo.

Preguntas

Situaciones que determinan

a. Qu es lo que se
hace?

Pretende detectar lo que en realidad se est

haciendo y si dentro de esto hay algo que no
debera hacerse.

b. Cules son los pasos?

Identificar los pasos en que se descompone

un procedimiento.

c. Estn comprendidos
todos?

Para verificar si se han considerado todos los

pasos as como los factores que intervienen.

d. Por qu es necesario
ese paso?

Permite cerciorarse si cada paso lleva una

finalidad til.

e. Dnde debe realizarse Facilita su ubicacin, si es que no es

este paso?
adecuado.
f. Cundo debe
realizarse este paso?

Permite conocer el momento ms adecuado

en que debe realizarse el trabajo.

g. Quin lo lleva a cabo?

Qu persona o personas intervienen en el

paso.

h. Quin debe hacer el

trabajo?

Permite identificar quin es la persona ms

indicada para desarrollar el trabajo.

i. Cmo se est
realizando el trabajo?

Permite detectar posibles fallas en la

ejecucin del trabajo.

Preguntas
j. Qu cantidad de
trabajo se realiza?

Situaciones que determinan

Nos ofrece un indicador de la produccin de
la oficina y el rendimiento de cada
trabajador.

k. Cun constante es el
trabajo?

Permite apreciar la frecuencia del trabajo.

l. En dnde se hace el
trabajo?

Permite conocer la distribucin fsica en

relacin con la corriente del trabajo.

m. Qu tiempo toma
realizar el trabajo para
cumplir el paso?

El tiempo que demanda o consume un paso.

Permite conocer cules son los factores que

n. Cules son las acciones condicionan el mayor consumo de tiempo,
que absorben mayor
as como las tareas ms importantes, si se
justifican, as como el aporte de cada
tiempo?
empleado

Procedimiento de Anlisis
Del anlisis de la situacin actual se puede deducir
la necesidad de combinar, simplificar o eliminar
pasos y requisitos innecesarios sin afectar las
disposiciones legales en vigencia. As tenemos:
a. Deben
eliminarse acciones realizadas por
dependencias
cuya
participacin
no
es
significativa en la decisin, debiendo tan slo
estar informada de la respectiva situacin.
b. Podrn
fusionarse los procedimientos de
naturaleza similar y que tienen el mismo
tratamiento.
c. Previa
evaluacin, deben eliminarse las
acciones duplicadas.

Procedimiento de Anlisis
d.

e.

f.

g.

Podrn suprimirse pasos innecesarios como resultado

del estudio de la carga de trabajo expresada en la
frecuencia y complejidad de los asuntos; as como del
nmero y calificacin del personal.
Como medida de simplificacin y reduccin del
tiempo de atencin, podr solicitarse la transferencia
o delegacin de funciones en los niveles inferiores de
la organizacin.
Los requisitos exigidos para la admisin de un
expediente deben limitarse a los estrictamente
necesarios.
En caso de existir disposiciones legales que
constituyan cuellos de botella en el trmite del
expediente, debe recomendarse su modificacin.

Formulacin de Propuestas
Concluida la fase de anlisis de datos, se formular una
serie de alternativas de solucin al problema, materia de
estudio. Cuando se formule las propuestas el analista debe
tomar en consideracin las necesidades de coordinacin
interorganizacional e intraorganizacional que requieran los
procedimientos
en
que
tengan
que
ver
otras
organizaciones.
En el desarrollo de las propuestas o recomendaciones de un
estudio de procedimientos se debe tener presente las
siguientes sugerencias:
a.
No perder de vista, en ningn momento los objetivos del
estudio, en especial cuando se llegue a las conclusiones
y recomendaciones finales.
b.
Explorar los diferentes caminos para realizar el estudio
de las soluciones de los procedimientos con un enfoque
integral.

Formulacin de Propuestas
d.

e.

f.

g.

Dar preferencia a las recomendaciones prcticas y

viables entendindose por tales aquellas que se ajustan
a la realidad.
Revisar todos los dispositivos legales y administrativos
vigentes, haciendo nfasis en aquellos que presentan
dificultades para la modificacin e implantacin de los
procedimientos racionalizados.
Evitar las soluciones que requieran de complejos
esquemas de implementacin, y
Aprovechar toda ayuda disponible que permita la
solucin de los procedimientos.

Elaboracin de Informe
El informe debe exponer las razones que fundamenten los
cambios propuestos en lo que respecta a operaciones, fases
y/o etapas de procedimientos, mtodos de trabajo,
estructura orgnica, normatividad legal y administrativa,
aspectos ambientales, de documentos, etc. La finalidad es
lograr la aprobacin del estudio por parte de la superioridad
y dejar constancia de los trabajos realizados. El informe
vara su forma y contenido de acuerdo a:
a.
Para la Alta Direccin, sern bastante suscintos y cuyos
contenidos le permitan tomar con cierta celeridad
decisiones correctas y oportunas.
b.
Para directivos de otros niveles puede hacerse informes
un poco ms detallado, dependiendo del grado de
conocimiento que stos tengan sobre la problemtica
de la racionalizacin de procedimientos.
c.
Los informes tcnicos deben ser detallados y reservados
para los tcnicos de la ORI o para aquellos tcnicos que

Elaboracin de Informe
El informe tcnico debe tener las siguientes partes:
a.
Introduccin que resuma el propsito, los enfoques, las
limitaciones y el plan de trabajo.
b.
Cuerpo o parte principal donde se consignen en forma
pormenorizada
las
observaciones,
los
hechos,
argumentos y justificaciones, como parte del anlisis.
c.
Conclusiones, como parte decisiva del informe, que son
los resultados concretos de todo lo expuesto en el
informe.
d.
Recomendaciones, son sugerencias que se exponen
para la aprobacin de la superioridad y que deben ser
concretas, precisas y de aplicacin viable.
e.
Los apndices o anexos, donde se incluirn los grficos
del procedimiento actual y el propuesto, planos de las
instalciones por donde fluye el procedimiento, cuadros
estadsticos y dems instrumentos de anlisis

Diseo del nuevo procedimiento y

experimentacin
a.

El diseo es el desarrollo de la opcin seleccionada

para dar solucin a los problemas detectados y
debe tener las siguientes caractersticas:
.Limitarse o encuadrarse dentro de los marcos
aprobados.
.Ser lo suficientemente amplio y realista, de forma
que permita su aplicacin y ejecucin.
.La asignacin del potencial humano necesario en
la cantidad y calidad suficiente, as como otros
recursos requeridos.
.Tomar muy en consideracin el tiempo que va a
demandar la implementacin y los costos que
esto representara para la organizacin.

Diseo del nuevo procedimiento y

experimentacin
b.

El procedimiento racionalizado, antes de ser

aprobado oficialmente, debe ser sometido a
experimentacin.
La experimentacin es una etapa que implica la
introduccin
de
reajustes
de
los
nuevos
procedimientos, debindose tomar nota de los
comentarios y sugerencias que se presentan: la
experimentacin permitir comprobar la validez de
los cambios propuestos y corregir las fallas que
pudieran presentarse antes de la implantacin
definitiva del nuevo procedimiento.