Anda di halaman 1dari 18

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

BAB 4
Tabel, Diagram dan Grafik
Pada bab sebelumnya kita sudah berkenalan dengan menu Home, maka pada pertemuan
kali ini kita akan berkenalan dengan menu Insert.
Pada menu Insert terdapat kelompok toolbar:
Pages
Tables
Illustrations
Links
Header & Footer
Text
Symbol
Tables
Kita mulai dengan pembuatan tabel, untuk membuat tabel, langkah-langkahnya:
1. klik Menu Insert

2. Klik Tombol
3. Insertkan tabel dengan ukuran 4x6 (4 kolom 6 Baris) dengan cara memilih 4 kotak
ke kanan dan 6 kotak ke bawah atau pilih Insert Table kemudian masukkan jumlah
kolom dan barisnya

4. Hasilnya

Sel

Kolo
m

Baris

53

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

Tabel

terdiri dari:
Baris
Kolom
Sel

Isilah Tabel tersebut sebagaimana gambar berikut:


Tabel
No
1
2
3
4
5

1 Daftar Inventaris Barang Pemkab DIKNAS


Nama Barang
Jumlah
Komputer
10
Printer
4
Scanner
2
Mesin Fotocopy
1
Removable disk
5

Keterangan
Kondisi kurang baik
Kondisi Baik
Kondisi Baik
Kondisi Cukup Baik
Kondisi Baik

Tabel yang sudah dibuat bisa dilakukan:


1. Menyisipkan baris atau kolom
2. Menghapus baris atau kolom
3. Memecah (Split) sel
4. Menggabungkan (merge) sel
Untuk menyisipkan baris caranya:
1. Letakkan kursor pada posisi baris yang akan ditambahi, misalnya mau menambah 1
baris di bawah Mesin Fotocopy, berarti letakkan kursor di no 4.
2. Klik kanan mouse, akan muncul gambar berikut:

3. Pilih Insert kemudian Insert Row below.


Maka baris baru akan ditambahkan di bawah no 4. Hasilnya.
No
Nama Barang
Jumlah
1
Komputer
10
2
Printer
4
3
Scanner
2
4
Mesin Fotocopy
1

Keterangan
Kondisi kurang baik
Kondisi Baik
Kondisi Baik
Kondisi Cukup Baik

Kondisi Baik

Removable disk

Row Above: Posisi baris yang disisipkan di atas letak kursor.

54

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

Untuk menyisipkan kolom caranya:


Misalnya kita ingin menambah 1 kolom setelah keterangan yaitu kolom Tempat, hasilnya:
1. Letakkan kursor pada sel Jumlah
2. Klik kanan mouse
3. Pilih Insert kemudian Insert Columns to the Rights
No
1

Lengkapi datanya menjadi seperti berikut:


Nama Barang
Jumlah
Tempat
Komputer
10
Ruang 120

2
3
4

Printer
Scanner
Mesin Fotocopy

4
2
1

Ruang 120
Ruang 121
Ruang 200

5
6

Ethernet Card
Removable disk

10
5

Ruang 120
-

Untuk
1.
2.
3.

Keterangan
Kondisi kurang
baik
Kondisi Baik
Kondisi Baik
Kondisi Cukup
Baik
Kondisi Baik
Kondisi Baik

menghapus baris dan kolom caranya


Blok baris atau kolom yang akan dihapus dengan mouse
Klik kanan mouse
Pilih Delete Rows atau Columns

Untuk memecah (Split) sel, caranya:


Misalnya kita akan memecah kolom keterangan menjadi 3 kolom.
1. Letakkan kursor pada sel keterangan
2. Klik kanan mouse, pilih Split Cells akan muncul gambar berikut

No
1
2
3
4
5
6

3. Masukkan jumlah kolom dan barisnya misalnya 2 kolom 1 baris


Nama Barang
Jumlah
Tempat
Keterangan Kondisi
Komputer
10
Ruang 120 Kondisi kurang baik
Printer
4
Ruang 120 Kondisi Baik
Scanner
2
Ruang 121 Kondisi Baik
Mesin Fotocopy
1
Ruang 200 Kondisi Cukup Baik
Ethernet Card
10
Ruang 120 Kondisi Baik
Removable disk
5
Kondisi Baik

Untuk menggabungkan (Merge) sel, caranya


1. Blok 2 atau lebih sel yang akan digabung
2. Klik kanan mouse, pilih Merge Cells

55

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

Misal sel keterangan dan kondisi mau digabungkan, hasilnya sbb:


No

Nama Barang

Jumlah

Tempat

1
2
3
4
5
6

Komputer
Printer
Scanner
Mesin Fotocopy
Ethernet Card
Removable disk

10
4
2
1
10
5

Ruang
Ruang
Ruang
Ruang
Ruang
-

120
120
121
200
120

Keterangan
Kondisi
Kondisi kurang baik
Kondisi Baik
Kondisi Baik
Kondisi Cukup Baik
Kondisi Baik
Kondisi Baik

Mengatur posisi teks pada table, caranya:


1. Blok satu atau beberapa sel yang akan diatur letaknya, misalnya blok judul kolom
pada table di atas.
2. Klik kanan mouse, pilih Cell Alignment lalu Align Center, hasilnya
No
1
2
3
4
5
6

Nama Barang
Komputer
Printer
Scanner
Mesin Fotocopy
Ethernet Card
Removable disk

Jumlah
10
4
2
1
10
5

Tempat
Ruang
Ruang
Ruang
Ruang
Ruang
-

120
120
121
200
120

Keterangan
Kondisi
Kondisi kurang baik
Kondisi Baik
Kondisi Baik
Kondisi Cukup Baik
Kondisi Baik
Kondisi Baik

Menggandakan Baris dan Kolom


1. Blok baris atau kolom yang akan dicopy misal kolom Tempat
2. Klik kanan mouse, pilih copy
3. Klik paste Row atau paste Column
Misalnya kita ingin menggandakan kolom Tempat, hasilnya:
No
1
2
3
4
5
6

Nama Barang
Komputer
Printer
Scanner
Mesin Fotocopy
Ethernet Card
Removable disk

Jumlah
10
4
2
1
10
5

Tempat
Ruang
Ruang
Ruang
Ruang
Ruang
-

120
120
121
200
120

Tempat
Ruang
Ruang
Ruang
Ruang
Ruang
-

120
120
121
200
120

Keterangan
Kondisi
Kondisi kurang baik
Kondisi Baik
Kondisi Baik
Kondisi Cukup Baik
Kondisi Baik
Kondisi Baik

Menghapus suatu Tabel, langkah-langkahnya:


1. Sorot semua bagian table
2. Klik kanan mouse, pilih Cut.
Pages
Toolbar untuk Pages adalah:

56

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

Cover Page: Digunakan untuk memberikan cover pada sebuah dokumen, anda bias
memilih
template yang disediakan.
Blank Page: Untuk menambahkan halaman kosong pada dokumen anda
Page Break: Untuk berpindah ke halaman baru dari dokumen anda.
Illustrations
Toolbar untuk Illustration adalah:

Picture: Untuk menambahkan file gambar pada dokumen kita, misal kita mau
memasukkan sebuah logo. Langkah-langkahnya:
1. Letakkan kursor dimana gambar akan ditempatkan
2. Klik Picture pada menu Insert, Muncul gambar berikut

3. Carilah lokasi dimana gambar disimpan, kemudian tekan tombol Insert.


ClipArt: Mengambil gambar yang sudah disediakan oleh Ms Word
Shape: Menggambar bentuk,
Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Klik menu Insert, pilih Shapes, akan muncul gambar berikut:

57

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

2. Anda tinggal mengambil gambar yang diinginkan, sebagai latihan pilihlah gambar
berikut:

3. Tambahkan teks didalam gambar tersebut dengan cara, klik kanan lalu pilih Add
Text, buat perataan center, hasilnya:

TerimaKasih

SmartArt
Merupakan fitur baru yang digunakan untuk membuat berbagai diagram sesuai dengan
kebutuhan.
Untuk membuatnya, ikuti langkah-langkah berikut:
1. Klik menu Insert, pilih SmartArt, akan muncul

58

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

2. Pilihlah kategori Hierarchy kemudian organitational Chart.


3. Ketiklah sebagaimana gambar berikut:

4. Untuk menambah bentuk lagi di bawahnya, klik kanan mouse dan pilih Add Shape
Below
5. Untuk memberikan tulisan di dalamnya, klik kanan, pilih Edit Text. Tambahkan
dengan tulisan Divisi Pengumpulan Data

59

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

Chart
Digunakan untuk menyisipkan grafik, ikuti langkah-langkah berikut:
1. Klik menu Insert, Pilih Chart
2. Muncul gambar berikut

3. Pilihlah kategori Column lalu pilih Clustered Columns


4. Muncul Gambar berikut

60

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

6
5
4
S eries 1

S eries 2
S eries 3

2
1
0
C ategory1

C ategory2

C ategory3

C ategory4

Disebelah kanannya akan muncul Sheet berikut:

5. Masukkan datanya sebagai berikut:

61

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

6. HasilGrafiknyaadalah:
35
30
25
20

Indus triK ec il

15

Indus triMenengah
Indus triB es ar

10
5
0
2004

2005

2006

2007

Untuk mengedit data, ikuti langkah-langkah berikut:


1. Double Klik Grafik tersebut, maka akan tampil toolbar

2. Klik Edit Data


3. Rubahlah data untuk tahun 2007 (kurangi angkanya)
4. Hasilnya sebagai berikut:

GrafikPertumbuhanIndustridiKabupatenDIKNASMadura
30
25
20
Indus triK ec il

15

Indus triMenengah

10

Indus triB es ar

5
0
2004

2005

2006

2007

4.2 Header & Footer

Toolbar pada kategori Header Footer adalah:

62

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

Terdiri dari:

Header
Digunakan untuk memberikan header (ada pada bagian paling atas dokumen) pada
dokumen.
Untuk memberikan header, langkah-langkahnya adalah:
1. Klik menu Insert, pilih header
2. Muncul gambar berikut

3. Pilihlah tiles , muncul gambar berikut

4. Ketiklah seperti gambar berikut

63

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

Footer
Digunakan untuk memberikan footer (digunakan untuk memberikan tulisan di bawah
dokumen) pada dokumen.
Untuk membuat Footer ikuti langkah-langkah berikut:
1. Klik menu Insert, pilih footer
2. Muncul gambar berikut

3. Pilihlah Stacks, akan muncul gambar berikut:

5. Buatlah tulisan seperti gambar berikut:


Hasilnya sebagai berikut:

PageNumber
Digunakan untuk member nomor pada halaman dokumen.

64

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

Untuk membuat page number langkah-langkahnya:


1. Klik menu Insert, pilih Page Number
2. Muncul gambar berikut

3. Pilihlah Bottom of Page, lalu pilih Circle


Text
Toolbar pada kategoti text adalah:

Terdiri

dari
Text Box
Quick Parts
WordArt
DropCap
Signature Line
Date & Time
Object

Text Box
Digunakan untuk membuat kotak yang didalamnya bisa dimasukkan teks, sebagai ikuti
langkah-langkah berikut:
1. Klik menu Insert, lalu klik Text Box
2. Muncul gambar berikut:

65

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

3. Pilihlah Simple Text Box, muncul gambar berikut:

[Typeaquotefromthedocumentor
thesummaryofaninterestingpoint.
Youcanpositionthetextbox
anywhereinthedocument.Usethe
TextBoxToolstabtochangethe
formattingofthepullquotetextbox.]

4.

Klik text didalamnya dan Gantilah teks menjadi

ALurDisposisisuratMasuk
1. Lihattujuansuratpada
bagianapa?
2. Berikankepadakepala
5. Jika ukuran text box kurang besar, lakukan resize secara vertical dan horizontal,
rubahlah ukuran text box di atas menjadi:

ALurDisposisisuratMasuk
1.
2.
3.
4.

Lihattujuansuratpadabagianapa?
Berikankepadakepalainstansiterkait
Lihatkepentingannya
Berikankepadaseseorangyangterkaitdengansurat
tersebut
5. Selesai

66

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

WordArt
Digunakan untuk membuat efek seni pada teks yang terpilih, sebagai latihan lakukan
langkah-langkah berikut:
1. Klik menu Insert, lalu klik WordArt
2. Muncul gambar berikut:

3. Pilihlah salah satu style yang diinginkan misalnya


4. Akan muncul Gambar

5. Ketikkan tulisan Pemkab DIKNAS, hasilnya

DropCap

Digunakan untuk membuat teks yang dipilih menjadi lebih besar dibandingkan teks lainnya.
Sebagai latihan ikuti langkah-langkah berikut:
1. Ketiklah tulisan berikut:

67

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

DIKNAS, sebuah propinsi di Jawa Timur yang berpenduduk dua juta lebih,
dengan mata pencaharian terbesar penduduknya adalah Nelayan.
Luas wilayah DIKNAS adalah 200 km2, yang terbagi menjadi daratan 120 km2
dan lautan 80 m2.
2. Letakkan kursor pada teks DIKNAS
3. Klik menu Insert, lalu klik Drop Cap
4. Muncul gambar berikut:

5. Pilihlah Dropped, Hasilnya

ampang, sebuah propinsi di Jawa Timur yang berpenduduk dua juta lebih,
dengan mata pencaharian terbesar penduduknya adalah Nelayan.

Luas wilayah DIKNAS adalah 200 km2, yang terbagi menjadi daratan 120
km2 dan lautan 80 m2.

Date & Time


Digunakan untuk menyisipkan tanggal dan waktu pada dokumen anda, sebagai latihan
ikuti langkah-langkah berikut:
1. Klik menu Insert lalu klik Date & Time
2. Akan muncul gambar berikut:

68

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

3. Pilihlah format yang diinginkan misalnya 3/30/08 lalu tekan OK


4. Hasilnya

3/30/08
Object
Digunakan untuk menyisipkan obyek lain diluar yang disediakan Ms Word.
Sebagai latihan ikuti langkah-langkah berikut:
1. Klik menu Insert lalu klik tombol Object akan muncul gambar berikut:

2.

Pilih Object, akan muncul gambar berikut:

3. Pilih aplikasi yang akan dipakai.


Symbol
Berikut adalah toolbar pada symbol

69

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

Terdiri dari:
1. Equation
Digunakan untuk menulis rumus-rumus matematika yang rumit.
2. Symbol
Digunakan untuk menyisipkan karakter yang tidak disediakan oleh keyboard.

LATIHAN
1. Buatlah Tabel berikut Ini
DATA DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN DIKNAS MADURA
Tahun
2004
2005
2006
2007

SMP
1500
1700
2000
2500

JUMLAH LULUSAN
SMA
2000
2100
2200
1800

Sarjana
120
185
250
200

2. Dari data diatas dalam bentuk Grafik, buatlah dua jenis grafik:
o Kolom
o Pie

70