Compte-rendu de la réunion du comité de gestion du dimanche 24 janvier, 2010,

envoyé par courriel en fin de journée aux employés :

La réunion s'est tenue de 17h à 18h30 chez Marie-France. A l'ordre du jour :

Vol par effraction dans nos bureaux de deux ordinateurs portatifs (Steve et
Karim) constaté hier soir au retour d’Ottawa : ce n’est pas la première fois que ça
arrive. La police fera enquête. Même si on pourrait être tenté d’y voir un complot dans
les circonstances, en arriver trop rapidement à cette conclusion est pour le moment pure
spéculation.

Attitude à adopter demain et dans les prochains jours :

• Ceux qui sont inscrits à la formation Office 2007 demain devraient y participer.
• Ceux et celles qui se sentiraient plus à l’aise et plus productif de travailler de la
maison jusqu’à ce que la situation soit revenue à la normale pourront soumettre
une demande. Celle-ci sera reçue favorablement par leur superviseur.

Révision des lignes de conduite :

• M. Gauthier n’est toujours pas le bienvenu à Montréal, mais nous ne pouvons
empêcher sa venue.
• Nous nous devons de reconnaître son autorité de président par intérim. Des gestes
d’insubordination pourraient être motif de renvoi.
• Tout en restant poli avec lui, nous n’avons pas à feindre la sympathie ou nous
montrer conciliant.
• Comme cela a été la pratique à l’arrivée de M. Roy et de M. Beauregard, chaque
rencontre entre M. Gauthier et l’un d’entre nous ne devrait jamais se faire seul à
seul. Demandez à être accompagné de votre superviseur, et si nécessaire de votre
représentant syndical.
• Les instructions de M. Gauthier devraient vous être soumises par écrit, s'il accepte
de le faire, avec copie à votre superviseur, et si nécessaire à votre représentant
syndical. S’il vous donne des instructions oralement, les lui résumer par courriel
en lui demandant sa confirmation avant de procéder.

Gestes de dissidence ou d’intimidation à l’endroit de M. Gauthier : à chacun de

mesurer la porter de son geste, surtout si celui-ci est isolé et donne l’impression que
nous sommes divisés. A chacun aussi d’évaluer qu’à un certain point, ces gestes de
confrontation serviront d’argument à ceux et celles qui prétendent que nous sommes
ingérables; qu'il faut nous mettre au pas ou fermer l’institution.

Enquête du sous-ministre délégué aux affaires étrangères Gérald Cossette : nous

allons nous préparer à y collaborer activement. Un inventaire des divers incidents ayant
impliqués M. Gauthier, Tepper et Braun est en préparation. Nous attendons sa réponse à
notre invitation de venir rencontrer l’ensemble du personnel à nos bureaux.
Minutes of the meeting of the Management Committee held Sunday, January 24,
2010, sent by email late in the day to employees

The meeting was held from 17h to 18h30 at Marie-France. On the agenda:

Burglary in our office two laptops (Steve and Karim) last night after returning from
Ottawa: this is not the first time it happened. The police will investigate. Even if one
might be tempted to see a conspiracy in the circumstances, arriving too quickly to this
conclusion is currently pure speculation.

Action to take tomorrow and the next day:

• Those who are enrolled in training tomorrow Office 2007 should attend.

• Those who would feel more comfortable and more productive to work from
home until the situation is back to normal may apply. This will be received
favourably by their supervisors.

Revision of guidelines:

• Mr. Gauthier is still not welcome in Montreal, but we cannot prevent his coming.

• We need to recognize his authority as acting president. Gestures of

insubordination would be grounds for dismissal.

• While remaining polite to him, we do not have to feign sympathy or show us

conciliatory.

• As has been the practice to the arrival of Mr. Roy and Mr. Beauregard, every
encounter between Mr. Gauthier and one of us should never be alone. Ask to be with
your supervisor, and if necessary, your union representative.

• Instructions from Mr. Gauthier should be submitted to you in writing, if he

agrees to do so with a copy to your supervisor, and if necessary your union
representative. If you give instructions orally, summarize them in an email to him
requesting his confirmation before proceeding.

Gestures of dissent and intimidation against Mr. Gauthier: each to measure the wear of
his gesture, especially if it is isolated and gives the impression that we are divided. Each
to assess also that at some point, these gestures of confrontation will serve as an
argument to those who claim that we are unmanageable, we need to be disciplined or
that the institution should be closed.

Inquiry by Deputy Minister for Foreign Affairs Gerald Cossette: we will prepare to
cooperate actively. An inventory of the various incidents involving Mr. Gauthier, Tepper
and Braun is in preparation. We await Mr. Cossette’s response to our invitation to meet
with the staff in our offices.

Minutes of the meeting on January 28, 2010, between Jacques Gauthier and
Michael Van Pelt and Charles Vallerand, France-Isabelle Langlois and Dominic
Tremblay. (the minutes did not get submitted for approved by Mr. Gauthier and
Mr. Van Pelt since the author, Charles Vallerand, was suspended the next day).

The new interim President, Jacques Gauthier accompanied by Board member Michael
Van Pelt were in Montreal to meet with the management team on January 28-29, 2010.
The following was discussed and agreed on:

Duty of the Board: M. Van Pelt expressed his preoccupation that the Board
accomplished its duties in appointing an interim President and that the interim President
would be able to adequately fulfill his mandate. He asked that in the absence of Marie-
France could someone act as interim secretary of the Board to take care of logistics.

Appointment of the interim President: M. Gauthier was informed at the Board meeting
last Friday that he would be asked to become the interim president. He stressed the
importance to assist the organization operate as normally as possible and indicated he
saw his role as one of transition for a short period of time during which the government
was actively searching for a new duly appointed President of the Centre.

Haiti: Mr. Gauthier wanted to be kept informed of the situation in Haiti and how the
$50,000 budget set aside by the Board would be spent. Everyone agreed that it was
difficult at the moment to transfer money, that it was too early to assess the needs and
that we should wait before sending staff to Port-au-Prince to both ensure their safety and
that their presence prove useful on the ground not add to the state of chaos.

Trust building and staff morale: Both sides agreed that mutual trust was non existent
and that ways at to be found to be able to operate. Mr. Gauthier mentioned he was
seriously concerned by the level of stress this might have caused to staff and was
considering various ways to help improve things. He was not yet ready to announce
them.

Modus operandi:

- Because of his numerous other commitments, Mr. Gauthier will not be able to
spend too much time in Montreal.
- There might be occasions when staff will be asked to meet with him in Toronto. If
Mr. Gauthier intends to be accompanied by other Board members during these
meetings, the staff will be informed in advance.
- He is considering having someone external of R&D to assist him working from
our offices in Montreal. The exact mandate of this person is yet to be determined.
 - It was agreed that a member of staff could be accompanied by a colleague or a
union representative at meetings with Mr. Gauthier and that he too could be
accompanied.
- It was agreed that his instructions and approvals would be confirmed in writing,
to avoid any misinterpretation. If he did not have the time to write down
instructions given orally, staff would send him by e-mail their understanding of
his instructions for him to confirm in reply.
- The possibility that Mr. Gauthier would participate to the weekly management
meeting, in person or on the phone, was discussed without coming to a
conclusion.

Other: Mr. Gauthier fully supports the arrangement made for the management team to
travel to Toronto Saturday to attend Mr. Beauregard’s funeral service.
Procès-verbal de la réunion du 28 Janvier 2010, entre Jacques Gauthier et Michael
Van Pelt et Charles Vallerand, France-Isabelle Langlois et Dominic Tremblay (ce
compte-rendu n’a pas pu être soumis à M. Gauthier et M. Van Pelt pour
approbation puisque l'auteur, Charles Vallerand, a été suspendu le jour suivant).

Le nouveau président par intérim, Jacques Gauthier, accompagné de membres du

Conseil Michael Van Pelt, sont à Montréal les 28-29 janvier 2010 pour rencontrer
l'équipe de gestion. Le texte suivant a été discuté et convenu :

Obligation du conseil : M. Van Pelt a exprimé sa préoccupation que le Conseil puisse

accomplir sa mission en nommant un président intérimaire et que ce président
intérimaire soit en mesure de remplir adéquatement son mandat. Il a demandé qu’en
l'absence de Marie-France quelqu'un puisse agir comme secrétaire intérimaire du
conseil d’administration pour s’occuper de logistique.

Nomination du président par intérim : M. Gauthier a été informée à la réunion du

Conseil vendredi dernier qu'il sera appelé à devenir le président par intérim. Il a
souligné l'importance d'aider l’organisation à fonctionner aussi normalement que
possible et a indiqué qu'il voyait son rôle comme un rôle de transition pour une courte
période de temps pendant laquelle le gouvernement était à la recherche active d'un
nouveau président dûment nommé.

Haïti : M. Gauthier a voulu être tenu au courant de la situation en Haïti et de la façon

dont le budget de 50.000 dollars mis de côté par le conseil serait dépensé. Tout le monde
a convenu qu'il était difficile pour le moment de transférer de l'argent, qu'il était trop tôt
pour évaluer les besoins et que nous devrions attendre avant d'envoyer du personnel à
Port-au-Prince, à la fois à pour assurer leur sécurité et pour que leur présence soit utile
sur le terrain.

Instaurer la confiance et le moral du personnel : Les deux parties ont convenu que la
confiance mutuelle était inexistante et que des voies devaient être trouvées pour être en
mesure de fonctionner. M. Gauthier a mentionné qu'il était gravement préoccupé par le
niveau de stress que cela pourrait avoir causé au personnel et envisageait diverses
façons pour aider à améliorer les choses. Il n'était pas encore prêt à les annoncer.

Modus operandi :
• En raison de ses nombreux engagements, M. Gauthier ne sera pas en mesure de
passer trop de temps à Montréal.
• Il pourrait y avoir des cas où le personnel sera appelé à se réunir avec lui à
Toronto. Si M. Gauthier a l'intention de se faire accompagner par d'autres
membres du Conseil au cours de ces réunions, le personnel en sera informé à
l'avance.
• Il envisage d'avoir quelqu'un de l’externe pour le seconder à partir de nos
bureaux de Montréal. Le mandat exact de cette personne est encore à déterminer.
 • Il a été convenu qu'un membre du personnel pourrait être accompagné par un
collègue ou un représentant syndical lors des réunions avec M. Gauthier et que
lui aussi pouvait être accompagné.
• Il a été convenu que ses instructions et les autorisations seraient confirmées par
écrit, afin d'éviter toute interprétation erronée. S’il n'a pas eu le temps d'écrire
des instructions données oralement, le personnel lui enverra par courriel leur
compréhension de ses instructions en lui demandant une confirmation dans sa
réponse.
• La possibilité que M. Gauthier participe à la réunion de gestion hebdomadaire,
en personne ou au téléphone, a été discutée sans arriver à une conclusion.

Autres : M. Gauthier soutient pleinement les dispositions prises pour l'équipe de gestion
pour se rendre au service funèbre M. Beauregard à Toronto samedi.