Procdure de la Gestion des stocks

1. Entres en stock
Chaque entre en stock est constate sur un procs verbal ou tout autre
document pouvant en tenir lieu par une commission de rception
comprenant notamment:

Le Comptable ou son reprsentant

Le comptable matires ou son reprsentant
Le chef de l'unit de passation des marchs
Un reprsentant de la cellule bnficiaire (ventuellement)

La commission vrifie la rgularit de la livraison et dresse un procs

verbal qui arrte les quantits rceptionnes et fait toute observation
qu'elle juge utiles.
La livraison est enregistre, sur la base du bon de commande et/ou des
factures de livraison la rception des achats, sur un bon d'entre (BE)
tabli en double BE2, puis sur une fiche de stock

Le BE2 reste la souche

Le BE1 est transmis la comptabilit

2. Sorties de stock
Toute sortie de fournitures du stock se fait sur la base d'une demande de
biens et services (DBS) tablie en deux exemplaires DBS2 et signe par le
responsable de la Cellule utilisatrice et le RAF national pour la CNC, le
COMPTABLE Provincial pour le CPP. La DBS comprend :

Le nom de la section utilisatrice ;

Le numro de la demande ;
La date ;
Les rfrences des articles ;
La quantit
Les signatures, du chef de la Cellule utilisatrice et du RAF national ou

le comptable provincial suivant le cas.

Cette demande est servie par le comptable matire par l'mission
d'un bon de sortie (BS) tabli en trois exemplaires BS3

Ce bon est enregistr sur la fiche de stock intresse

La BS3 reste la souche
La BS2 reste au niveau du Comptable matire
La BS1 est transmis la comptabilit
Le Comptable matire tient pour le suivi des mouvements (Entres
et sorties(consommations)) un registre de matires d'une part et un
autre

pour

les

bons

de

carburant

dans

lequel

margent

systmatiquement tous les bnficiaires des biens et bons de

carburant sortis.

3. Enregistrement comptable
Le comptable saisit les mouvements de stocks sur la base des BE
ainsi que des BS servis. Cette saisie donne lieu une imputation des
consommations
consommation

et

une

au niveau

criture
du

de

logiciel

prise
de

en

charge

comptabilit

de

cette

gnrale

et

analytique.
A la fin de chaque mois, le comptable tablit un tat de
consommation de fournitures pour le mois en quantit et en valeur, par
section.
4. Edition des tats de consommation
Chaque fin du mois, la comptabilit dite un tat de consommation
des fournitures en quantit et en valeur par cellule ou par centre
d'activit.

5. Inventaire physique priodique

Un inventaire physique des stocks est effectu la fin de chaque
mois par le Comptable matire et le comptable.
L'inventaire physique donne lieu sous la supervision du RAF
(National ou provincial selon la structure concerne) l'tablissement de
la situation d'inventaire signe conjointement par les participants
l'inventaire et la mise jour des fiches de stock. Toute diffrence entre le
stock physique et le stock thorique doit tre mentionne sur la fiche de
stock, explique et corrige.

Un inventaire annuel est effectu au 31 dcembre de chaque anne

et le rsultat de cet inventaire permet d'tablir les rgularisations
comptables de fin d'exercice en vue de l'tablissement des tats
financiers. Cet inventaire permet de rapprocher la situation physique avec
la situation physique des fiches de stock tenues par Le Comptable
matires

et

la

situation

comptable

tenue

par

Le

Comptable.

Ce

rapprochement est matrialis sur la situation d'inventaire et sur les fiches

de stock.
Toute diffrence entre stock physique et stock comptable doit tre
mentionne et explique sur la fiche d'inventaire et fera l'objet d'une note
adresse au Coordonnateur.

6. Cas du suivi des coupons de carburant

S'agissant particulirement des coupons de carburant, ils sont
achets sur la base d'un bon de commande, rceptionns et distribus
mensuelle aux RAF de la CNC et des CPP en fonction de leurs besoins
prvisionnels et du budget approuv.
Chaque vhicule est muni d'un livret de bord permettant de suivre
son utilisation, son entretien et sa consommation en carburant.
Le CN et chaque chef de Cellule fonctionnelle nationale reoivent
une dotation mensuelle conformment aux prvisions budgtaires. De
mme le CPP et chaque chef d'unit fonctionnelle provinciale reoivent
une dotation mensuelle arrte par la CNC.
Toutes les autres sorties de carburant doivent tre autorises par le CN.
Tous les coupons de carburant doivent tre enregistrs et dchargs par
les utilisateurs.
En cas dplacement, le chauffeur ou l'utilisateur inscrit sur le livret de bord
du vhicule :

La date ;
L'objet du dplacement ;

La quantit de carburant prise ;

Le kilomtrage au dpart.

Au retour du dplacement, le chauffeur :

Inscrit le kilomtrage l'arrive ;

Signe le carnet et le remet dans le vhicule.
Chaque mois, le RAF:
Prpare un relev par vhicule indiquant le kilomtrage parcouru et

la consommation de carburant du mois ;

Signale les consommations excessives au CN.

Le RAF veille la matrise des dpenses de carburant et procde

l'inventaire des coupons chaque mois.
Tout cart constat doit tre justifi.