Anda di halaman 1dari 19

PAPER 2

Project Scope Management

Oleh:
I Gede Agus S.N. 1101130240
Hamdan Mubarokah

1101130241

Andy Sastrawinata

1101130337

Muhammad Afiq 1101130339


Reza Abdul Rozaq

1101130340

Immanuel Wicaksono

1101131351

KELOMPOK 4
TT-37-G1

Telkom University
Bandung
2015

PAPER 2
Project Scope Management

Oleh:
I Gede Agus S.N. 1101130240
Hamdan Mubarokah

1101130241

Andy Sastrawinata

1101130337

Muhammad Afiq 1101130339


Reza Abdul Rozaq

1101130340

Immanuel Wicaksono

1101131351

KELOMPOK 4
TT-37-G1

Telkom University
Bandung
2015
Project Scope Management

Project Scope Management pada dasarnya berkaitan dengan pendefinisian semua pekerjaan proyek
dan pekerjaan-pekerjaan yang diperlukan untuk memenuhi tujuan dari proyek tersebut. Project
scope management meliputi dari 2 hal yaitu ruang lingkup proyek dan produk. Ruang lingkup
produk berkaitan dengan karakteristik produk, layanan atau hasil dari proyek yang dikerjakan.
Sedangkan ruang lingkup proyek meliputi pekerjaan pekerjaan yang harus dilakukan untuk
membuat atau memberikan sebuah produk, layanan atau hasil dari proyek dengan fitur dan atau
fungsi tertentu. Proses biasanya mengatur atau mengelola ruang lingkup proyek yang bervariasi dan
biasanya didefinisikan sebagai bagian dari siklus hidup proyek. Dalam project scope management
ada 5 proses yang dilakukan adalah :
1. Collect Requirements
Proses mendefinisikan dan mendokumentasikan keinginan stakeholders untuk memenuhi
tujuan proyek
2. Define Scope
Proses mengembangkan/membuat penjelasan secara detail atau rinci mengenai proyek dan
produk
3. Create WBS
Proses membagi project deliverables dan pekerjaan proyek ke bagian yang lebih kecil lagi
dan lebih mudah mengelola komponen-komponennya
4. Verify Scope
Proses menyusun penerimaan deliverables proyek yang telah selesai
5. Control Scope
Proses mengawasi status dari ruang lingkup proyek dan produk dan mengatur/mengelola
I.

perubahan dengan ruang lingkup dasar/baseline


Collection Requirement (Mengumpulkan persyaratan/kebutuhan)
Proses untuk mendefinisikan dan melakukan dokumentasi terhadap keinginan stakeholder. Hal
tersebut berguna untuk untuk menemukan kebutuhan produk, termasuk kuantitas dan kebutuhan
dokumen dan harapan sponsor, customer, dan stakeholder lainnya. Permintaan tersebut butuh untuk
dianalisis, dicatat pada detail yang cukup untuk dipastikan ketika proyek tersebut berjalan. Collect
requirement adalah mendefinisikan dan mengatur harapan customer.

1. Collection Requirement : Inputs


a. Project Charter

Project charter menyediakan kebutuhan level tinggi dan deskripsi produk level tinggi
dari sebuah proyek sehingga detail dari kebutuhan produk dapat dikembangkan.
b. Stakeholder Register
Stakeholder register digunakan untuk mengidentifikasi stakeholder yang menyediakan
informasi pada detail proyek dan kebutuhan produk
2. Collection Requirement : Tools and Techniques
a. Interviews
Adalah pencapaian formal dan informal untuk menemukan informasi dari stakeholder
dengan berbicara secara langsung. Caranya adalah bertanya secara spontan dan
mencatat jawabannya. Interview dilakukan secara satu per satu. Namun dapat dilakukan
bersamaan menjadi sebuah multiple interview.
b. Focus group
Adalah untuk mengetahui harapan mengenai produk, jasa, dan hasil. Moderator yang
terlatih memimpin grup melalui diskusi interaktif, dirancang lebih interaktif dibanding
dengan interview.
c. Facilitated workshops
Facilitated workshops merupakan sebuah sesi focus untuk stakeholder dalam
mendefinisikan permasalahan yang ada dan menemukan solusinya bersama-sama.
Keuntungan dari teknik ini adalah permasalahan dapat diselesaikan lebih cepat
dibanding dengan sesi individu. Contoh: facilitated workshops bernama Joint
Application Development (JAD) digunakan pada software pengembangan industry.
Fasilitas ini focus untuk membawa user dan tim pengembang bersama-sama melakukan
improve pada software pengembangan.
d. Group creativity techniques
1) Brainstorming: tekik yang digunakan untuk mengumpulkan berbagai usulan yang
berkaitan dengan proyek dan kebutuhan produk
2) Nominal group technique: teknik yang melengkapi brainstorming dengan proses
pengambilan suara, sehingga dapat diketahui usul yang dapat diprioritaskan.
3) The Delphi technique: merupakan grup terpilih dari jawaban yang paling baik pada
kuesioner, sehingga dapat memberikan feedback.
4) Mind Mapping:
ide-ide yang tercipta melalui brainstorming kemudian
digabungkan pada single map, untuk merefleksikan persamaan dan perbedaan
dalam pemahaman untuk kemudian menciptakan ide baru.
5) Affinity Diagram: Merupakan ide-ide yang berjumlah banyak, untuk kemudian
diseleksi pada group-group sesuai analisis.
e. Group decision making techniques

Proses mengumpulkan beberapa usulan dengan harapan hasil dalam bentuk resolusi
masa depan yang nyata. Berikut merupakan metode untuk menentukan keputusan,

f.

contoh:
1) Unanimity: semua setuju pada keputusan
2) Majority: lebih dari 50% member pada grup
3) Plurality: blok terbesar pada grup
4) Dictatorship: satu orang yang memutuskan
Questionnaries and Surveys
Kuesioner dan survey adalah beberapa pertanyaan untuk melakukan akumulasi

informasi terhadap responden yang jumlahnya besar.


g. Observations
Observasi menyediakan cara langsung mengenai cara pandang pribadi di lingkungan
dan bagaimana mereka melakukan pekerjaan atau tugas. Observasi dikenal juga
sebagai, job shadowing, karena dilakukan secara eksternal oleh observer yang
melihat performansi kerja.
h. Prototypes
Menyediakan model pekerjaan dari harapan produk sebelum benar-benar dibangun. Hal
tersebut memungkinkan stakeholder untuk melakukan percobaan dengan model dari
prototype, dibanding harus melakukan diskusi abstrak mengenai proyek tersebut
3. Collection Requirement : Outputs
a. Requirement documentation
Deskripsi bagaimana kebutuhan pribadi bertemu dengan kebutuhan bisnis untuk
proyek, komponen dari requirement documentation tidak terbatas pada:
1) Kriteria yang disetujui
2) Akibat kepada organisasi lainnya, seperti, call center, grup teknologi, dsb
3) Functional requirement, mendeskripsikan proses bisnis, informasi,
didokumentasikan dalam bentuk requirement list.
b. Requirement management plan
Bagaimana dokumentasi dianalisis, didokumentasi, dan diatur dalam sebuah proyek.
Manajer proyek harus memilih hubungan yang paling efektif untuk proyek dan
mendokumentasikan approach tersebut dalam requirement management plan.
Komponen dari requirement management plan tidak terbatas pada:
1) Bagaimana aktivitas permintaan direncanakan dan dilaporkan.
2) Proses prioritas kebutuhan
3) Matriks produk yang akan digunakan
c. Requirement traceability matrix
Tabel yang menghubungkan permintaan dan melacak hal tersebut melalui project life
cycle. Implementasi dari requirement traceability matrix membantu untuk memastikan
setiap requirement menambahkan nilai bisnis dengan menghubungkan ke obyek

proyek. Sehingga memastikan bahwa requirement tersebut disetujui pada dokumentasi


permintaan dan dapat tersampaikan pada akhir proyek. Proses tersebut termasuk:
1) Requirement untuk design produk
2) Requirement untuk perkembangan produk
3) Requirement untuk lingkup proyek
II. Define Scope (Mendefinisikan Ruang Lingkup)
Pendefinisian ruang lingkup adalah proses mendeskripsikan atau menyampaikan sebuah proyek
kedalam area yang lebih rinci dan detail. Definisi ruang lingkup yang benar merupakan faktor
penting bagi keberhasilah sebuah proyek. Jika definisi ruang lingkup tidak jelas, maka akan terjadi
beberapa hal yang tidak diinginkan seperti estimasi biaya menjadi tidak jelas, waktu pengerjaan
tidak dapat diperkirakan dengan pasti, adanya permintaan dari stakeholder diluar service yang
diberikan, dan lainnya. Definisi ruang lingkup sendiri merupakan kontrol terhadap variabel-variabel
yang berpengaruh didalam sebuah proyek. Proses pendefinisian ruang lingkup ini meliputi 3 alur
proses yaitu inputs, tools & technique, dan outputs.

Gbr. Model proses define scope

1. Define Scope : Inputs


a. Project Charter, merupakan dokumentasi sebagai dasar awal dari proyek yang akan
dilakukan. Project Charter ini terdiri dari beberapa kesepakatan atau deskripsi inti
mengenai proyek yang akan dikerjakan secara jelas.
b. Requirements Documentation, merupakan dokumentasi yang dibutuhkan sebagai acuan
untuk memperbaharui dokumen proyek atau acuan untuk pernyataan ruang lingkup
proyek.
c. Organizational Process Assets, termasuk didalamnya adalah kebijakan, prosedur, dan
templat untuk project scope statement, dll.
2. Define Scope : Tools and Technique
a. Expert Judgement, merupakan pendapat atau kebijakan yang dikeluarkan oleh pihakpihak tertentu yang ahli dalam bidangnya dan cukup sering digunakan untuk
menganalisa informasi yang dibutuhkan untuk membuat project scope statement.
Expert judgement biasanya dilakukan oleh unit tertentu didalam sebuah organisasi,
konsulltan, stakeholder (pelanggan maupun sponsor), dan lainnya.

b. Product Analysis, merupakan tool yang dapat mentranslasikan hasil sebuah produk
menjadi hasil sebuah produk yang memiliki nilai tertentu. Tool ini menggunakan teknik
seperti system engineering, value engineering, dan lainnya.
c. Alternatives Identification, digunakan untuk mencari

benang

merah

dan

menggabungkan beberapa pendekatan yang bermacam-macam sehingga proyek dapat


dilaksanakan. Teknik yang digunakan adalah brainstorming, dan lainnya.
d. Facilitated Workshop, digunakan untuk menetapkan karakteristik kritis dari sebuah
produk atau service yang sedang dibuat. Contoh: facilitated workshops bernama Joint
Application Development (JAD) digunakan pada software pengembangan industry.
Fasilitas ini focus untuk membawa user dan tim pengembang bersama-sama melakukan
improve pada software pengembangan.
3. Define Scope : Outputs
a. Project Scope Statement, merupakan penggambaran detail mengenai service yang
dilakukan terhadap pengerjaan proyek, sehingga terjadi sebuah kesepakatan mengenai
batasan pengerjaan proyek antara tim proyek dengan stakeholder. Project Scope
Statement dapat menjadi dasar dari tim proyek untuk melakukan perencanaan yang
spesifik, menjadi acuan tim proyek dalam melakukan eksekusi, dan melakukan evaluasi
atas batasan proyek. Detail yang ada pada Project Scope Statement, baik secara
langsung, maupun referensi dari dokumen lain, adalah :
Project scope description, merupakan bentuk deskripsi mengenai karakteristik dari
produk atau service yang tercantum dalam project charter dan requirements

documentation.
Product acceptance criteria, mendefinisikan proses dan kriteria untuk menerima

produk, service, atau hasil yang sudah selesai.


Project deliverables, hasil akhir termasuk produk atau service dalam sebuah proyek,

dapat berupa project management reports atau dokumentasi,


Project exclusions. Secara umum mengidentifikasi sesuatu yang tidak termasuk
kedalam proyek. Secara eksplisit mengarahkan ekspektasi dari stakeholder mengenai

batasan proyek.
Project constraints, mendeskripsikan kendala proyek secara spesifik bersamaan dengan

ruang lingkup proyek yang membatasi pilihan dari sebuah tim.


Project assumptions, mendeskripsikan asumsi proyek secara spesifik bersamaan
dengan ruang lingkup proyek dan potensi akibat yang bisa terjadi jika asumsi yang ada

terbukti salah.
b. Project Document Updates, merupakan Project Document yang dapat diperbaharui,
tetapi tidak terbatas untuk :

III.

Stakeholder register,
Requirements documentation, dan
Requirement traceability matrix

Create WBS (Membuat Work Breakdown Structure)

Membuat WBS adalah proses membagi project deliverables dan pekerjaan proyek ke bagian yang
lebih kecil lagi dan lebih mudah mengelola komponen-komponennya. The WBS atau work
breakdown structure adalah deliverable-oriented hirarki dekomposisi pekerjaan yang harus
dijalankan oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan hasil yang diperlukan,
dengan tingkatan semakin menurun dari WBS mewakili semakin rinci definisi pekerjaan proyek
tersebut. WBS mengatur dan mendefinisikan total ruang lingkup proyek dan merepresentasikan
pekerjaan yang telah ditentukan/dispesifikasikan dalam project scope statement yang disetujui.
Dalam WBS , tingkatan terendah adalah Work Packages, dimana work packages bisa dijadwalkan ,
diestimasikan biayanya, diawasi dan dikontrol. Hal ini mengacu pada pengerjaan produk atau
deliverables/hasil proyek bahwa hasil tersebut adalah hasil usaha dan bukan untuk usaha itu sendiri.

Gbr. model proses create WBS

WBS penting untuk dibuat karena :


1.
2.
3.
4.

Menyediakan framework untuk perencanaan proyek lainnya


Membantu meyakinkan bahwa semua pekerjaan proyek sudah termasuk didalam rencana
Menghasilkan estimasi yang akurat dan pengukuran tujuan yang tepat
Menyediakan alat bantu yang lengkap dan konsisten untuk pengumpulan dan pelaporan
status proyek (jadwal progress dengan perencanaan, progres penghitungan biaya dengan
perencanaan, dan laporan proyek kepada manajemen)

Gbr. Create WBS data flow diagram

1. Create WBS : Inputs


a. Project scope statement
Detail yang ada pada Project Scope Statement, baik secara langsung, maupun referensi

b.

dari dokumen lain, adalah :


Project scope description
Product acceptance criteria
Project deliverables
Project exclusions
Project constraints
Requirement documentation
Deskripsi bagaimana kebutuhan pribadi bertemu dengan kebutuhan bisnis untuk
proyek, komponen dari requirement documentation tidak terbatas pada:
1) Kriteria yang disetujui
2) Akibat kepada organisasi lainnya, seperti, call center, grup teknologi, dsb
3) Functional
requirement,
mendeskripsikan
proses
bisnis,
informasi,

didokumentasikan dalam bentuk requirement list


c. Organizational process assets
Proses organisasi aset yang dapat mempengaruhi proses Create WBS adalah :
1) Kebijakan, prosedur dan template untuk WBS

2) File proyek dari proyek sebelumnya


3) Pelajaran dari proyek sebelumnya
2. Create WBS : Tools and Techniques
a. Decomposition
Dekomposisi adalah membagi dari deliverables proyek menjadi bagian lebih kecil lagi,
komponen lebih mudah dikelola sampai pekerjaan dan deliverables ditetapkan ke paket
tingkat pekerjaan. Dalam work packages level, biaya dan durasi aktivitas dapat
diestimasi dan dikelola secara andal. Tingkatan pekerjaan tersebut tergantung dari
variasi ukuran dan kompleksitas proyek.
Dekomposisi dari total pekerjaan proyek menjadi paket pekerjaan proyek melibatkan
berbagai aktivitas diantaranya :
1. Identifikasi dan analisis deliverables(hasil) dan pekerjaan yang berkaitan
2. Strukturisasi dan mengatur WBS
3. Dekomposisi level atas WBS menjadi level yang lebih rendah
4. Pengembangan dan penugasan identifikasi kode kode untuk WBS komponen
5. Verifikasi tingkatan pekerjaan yang penting/perlu dan cukup

Struktur dari WBS dapat dibuat dalam beberapa bentuk, seperti :

1. Menggunakan fase dari siklus hidup proyek sebagai level paling atas dalam
dekomposisi, dengan produk dan hasil proyek masuk dalam level setelahnya

10

2. Menggunakan tujuan/hasil utama sebagai level pertama tingkat dekomposisi

3. Menggunakan subproyek yang mungkin dikembangkan oleh tim lain tim selain
proyek seperti kontrak kerja. Dan penjual memberikan dukungan kontrak WBS
sebagai bagian dari kontrak kerja
WBS dapat dikerjakan dengan berbagai metode seperti fishbone diagram, diagram
organisasi atau metode lainnya. Namun jika dekomposisi berlebihan dapat mengarah ke
usaha nonproduktif manajemen, ketidakefisienan sumber daya dan mengurangi
efisiensi performansi dalam pekerjaan. Namun dekomposisi ini tidak cocok jika
digunakan untuk proyek atau subproyek yang akan dicapai jauh dimasa yang akan
datang.
3. Create WBS : Outputs
a. WBS
WBS difinalisasi dengan menetapkan akun control untuk paket pekerjaan dan identitas
yang unik dari sebuah kode akun. Identitas ini menyediakan struktur untuk simpulan
hirarki dari biaya, jadwal dan sumber daya informasi. Masing masing akun control

11

mungkin bisa termasuk dalam satu atau lebih paket pekerjaan tetapi tiap paket
pekerjaan harus berhubungan/terkait hanya dengan satu akun control.
b. WBS kamus
Adalah dokumen yang dihasilkan dengan proses create WBS yang mendukung WBS.
Isinya

adalah

menjelaskan

lebih

detail

lagi

paket

pekerjaan

dan

akun

pengendali/control. Seperti kode dari pengenal akun, deskripsi kerja, organisasi yang
bertanggung jawab, urutan dari jadwal, berkaitan jadwal aktifitas, sumber daya yang
dibutuhkan, estimasi biaya, kualitas yang diinginkan, kriteria yang diterima/sesuai,
informasi kontrak.
c. Scope baseline
Komponen dari ruang lingkup dasar yaitu :
1) Pernyataan ruang lingkup proyek
Termasuk deskripsi ruang lingkup produk dan proyek deliverables/hasil dan
menentukan kriteria lulus produk
2) WBS
WBS menentukan masing-masing deliverables dan dekomposisi dari deliverables
menjadi paket kerja
3) Kamus WBS
Menjelaskan secara rinci deskripsi dari pekerjan dan dokumentasi teknik untuk tiap
elemen WBS
d. Project document updates
Proyek dokumen akan diperbarui jika permintaan perubahan yang disetujui hasil dari
IV.

proses pembuatan WBS.


Verify Scope (Verifikasi ruang lingkup)

Verifikasi ruang lingkup adalah proses menyusun penerimaan deliverables proyek yang sudah
selesai. Dalam verifikasi, terdapat tinjauan deliverables dengan pelanggan atau sponsor untuk
meyakinkan bahwa mereka telah memenuhi kepuasan dan memperoleh penerimaan deliverables
dari pelanggan atau sponsor. Verifikasi ruang lingkup fokus pada penerimaan deliverables.

12

Gbr. Model verifikasi ruang lingkup

Gbr. Diagram flow data verifikasi ruang lingkup

1. Verify Scope : Inputs


a. Project management plan
1) Pernyataan ruang lingkup proyek
Termasuk deskripsi ruang lingkup produk dan proyek deliverables/hasil dan
menentukan kriteria lulus produk
2) WBS
WBS menentukan masing-masing deliverables dan dekomposisi dari deliverables
menjadi paket kerja
3) Kamus WBS
Menjelaskan secara rinci deskripsi dari pekerjan dan dokumentasi teknik untuk tiap
elemen WBS
b. Requirements documentation
Urutan atau catatan semua proyek, produk, teknis dan semua kebutuhan yang harus
tersedia untuk proyek dan produk, bersamaan dengan penerimaan kriteria.
c. Requirements traceability matrix
Berhubungan dengan kebutuhan untuk keaslian dan mengarahkannya kearah siklus
hidup proyek.
d. Validated deliverables
Validasi deliverables diselesaikan dan diperiksa ketelitian dengan proses kontrol
kualitas tampilan

13

2. Verify Scope : Tools and Technique


a. Inspection
Semua aktifitas seperti pengukuran, pengujian, verifikasi untuk menentukan apakah
pekerjaan dan deliverables memenuhi persayaratan dan memenuhi kriteria produk.
Inspeksi sering disebut meninjau , meninjau produk, audit dan panduan.
3. Verify Scope : Outputs
a. Accepted deliverables
Deliverable yang memenuhi kriteria penerimaan produk ditandatangani dan diterima
oleh pelanggan atau sponsor. Dokumentasi resmi yang diterima dari pelanggan atau
sponsor mengakui penerimaan stakeholder atas deliverables proyek dan dilanjutkan ke
close project.
b. Change requests
Deliverables yang tidak diterima didokumentasikan , bersama dengan alasan
penolakannya. Deliverables tersebut mungkin membutuhkan perubahan permintaan
dari perbaikan kesalahan/cacat.
c. Project documents update
Dokumen proyek mungkin diperbarui sebagai hasil dari proses verifikasi ruang lingkup
termasuk semua dokumen yang menentukan produk atau laporan status dalam
penyelesaian produk.
V. Control Scope (Mengontrol ruang lingkup)
Control scope (mengontrol), proses pemantauan status proyek ,ruang lingkup produk dan mengelola
perubahan ruang lingkup proyek.

Gbr. Model proses control scope

1. Control Scope : input


a. Perencanaan menejemen proyek
1) Scope Baseline(ruang lingkup secara garis besar)
Membandingkan hasil aktual untuk menentukan apakah adanya perubahan,
tindakan korektif, atau tindakan pencegahan yang diperlukan
2) Scope management plan( perencanaan)
Menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek akan dikelola dan dikendalikan.
3) Change management plan( perubahan perencanaan )

14

Mendefinisikan proses untuk mengelola perubahan pada proyek


4) Configuration management plan
5) Requirements management plan
Mencakup bagaimana persyaratan kegiatan akan merencanakan, mencari,
melaporkan dan bagaimana perubahan pada produk, layanan, atau persyaratan hasil
akan dimulai
b. Informasi kemampuan kerja
Informasi mengenai perkembangan proyek, penyampaian dari hasil kerja dari awal
proyek sampai akhir
c. Persyaratan dokumen
Urutan atau catatan semua proyek, produk, teknis dan semua kebutuhan yang harus
tersedia untuk proyek dan produk, bersamaan dengan penerimaan kriteria
d. Persyaratan traceability matrix
Berhubungan dengan kebutuhan untuk keaslian dan mengarahkannya kearah siklus
hidup proyek.
e. Proses kepemilikan organisasi
2. Control Scope : Tools and Techniques
a. Analisis varian
Proyek pengukuran kinerja digunakan untuk menilai berapa besar variasi dari ruang
lingkup. Aspek penting dari pengendalian proyek termasuk menentukan penyebab dan
tingkat varians relatif terhadap ruang lingkup.
3. Control Scope : Output
a. Pengukuran kemampuan kerja
Pengukuran dapat mencakup kinerja teknis yang direncanakan atau pengukuran di
ruang lingkup lainnya
b. Proses kepemilikan yg baru
1) Penyebab dari varians
2) Loreksi, perbaikan atau tindakan terpilih dan (alasan)
c. Change request
Mencakup tindakan preventif, korektif atau perbaikan
d. Rencana menejemen proyek terbaru
1) Scope baseline update
Apabila permintaan perubahan disetujui dan berpengaruh pada ruang lingkup
proyek, maka pernyataan ruang lingkup direvisi lalu diterbitkan kembali untuk
menggambarkan adanya perubahan yang disetujui
2) Other baseline update
jika permintaan perubahan disetujui memiliki efek pada ruang lingkup proyek,
maka dasar biaya yang sesuai dan baseline jadwal direvisi lalu diterbitkan kembali
untuk menggambarkan adanya perubahan disetujui
e. Dokumen proyek terbaru

15

Dokumen proyek mungkin diperbarui sebagai hasil dari proses verifikasi ruang lingkup
termasuk semua dokumen yang menentukan produk atau laporan status dalam
penyelesaian produk
VI. Studi Kasus
Proyek Online trading system pada PT. Universal Broker Indonesia
PT. Universal Broker Indonesia ingin mengubah sistem lama dalam penjualan saham menjadi
sistem trading online. Kemudian manajemen merencanakan proyek online trading system selama
135 hari oleh 14 orang. Dalam proyek tersebut dilakukan dalam 6 tahapan yaitu planning,
initiation, design, coding, testing dan implementation. Dalam pelaksanaannya diperlukan
manajemen ruang lingkup yakni untuk mengembangkan dan membatasi ruang lingkup proyek yang
akan dikembangkan. Setelah menentukan tim proyek , maka selanjutnya tim proyek menyiapkan
dokumen yang diperlukan, perjanjian proyek atau project charter dan organizational process
(kebijakan yang dibuat, prosedur proyek) sebagai input untuk menentukan ruang lingkup proyek
tersebut. Kebijakan dari perusahaan tersebut ada 2 yaitu mengganti sistem lama dengan sistem
online yang lebih berkembang atau tetap menggunakan sistem lama yang secara offline. Dokumen
yang dibutuhkan adalah petunjuk pengajuan server, surat persetujuan pembelian server, dll. Lalu
produk yang akan dibuat dianalisa apakah layak dan menguntungkan bagi perusahaan tersebut. Dan
meminta penjelasan informasi dari stakeholder sebagai owner. Setelah itu ruang lingkup dihasilkan
yakni : trading (meliputi jual,beli,perubahan dan pembatalan) dan online trading (informasi
saham,pembatalan,jual,beli dan portofolionya. Lalu dibuatlah WBS :
Online
trading
system
135 hari

Planning
2 hari
1 Meeting

Initiatio
n

3
Buy
modul

Design

Coding

Testing

11 hari

102 hari

10 hari
10 internal
test

Implantati
on

7 Training

1
collect
data

16

35
Hardware

5 external
test

50

Work Breakdown Stucture Online Trading System Phase

Setelah WBS selesai dibuat menghasilkan kamus WBS yaitu jadwal atau estimasi waktu yang
diperlukan unruk menyelesaikan proyek dimana proses-proses tersebut ada yang dapat dikerjakan
secara bersamaan dengan jumlah pekerja sebanyak 14 orang.
Dalam proses planning tujuan atau deliverables yang dicapai adalah

Data yang terkumpul sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkan


Sudah sesuai dengan keinginan dari owner atau sponsor

Dalam proses initiation deliverablesnya adalah

Terpasangnya hardware yang dibutuhkan dan terintegrasi satu sama lain


Jaringan komunikasi juga tersambung ke semua bagian di Bursa Efek

Dalam proses design deliverablesnya adalah

Mendesain sistem yang sesuai


Perubahan dalam proses atau melaporkan change request kepada pimpinan proyek

Dalam proses coding deliverablesnya adalah

Program yang terinstal/terpasang di hardware dan sistem

Dalam proses testing deliverablesnya yaitu

Sistem yang ada sudah terpasang semua dan mengecek apakah terdapat error atau tidak

Dan dalam proses implementasi deliverablenya yaitu

Sistem dapat digunakan sesuai dengan keinginan owner dan bertanggung jawab kepada
pimpinan proyek

17

Setelah deliverables ada, dilakukan verifikasi untuk memastikan apakah deliverables yang telah
selesai dapat diterima oleh pelanggan, dalam hal ini PT. Universal Broker Indonesia. Jika belum
maka perlu adanya change request yang akan membuat dokumen yang ada menjadi update/terkini.
Jika sudah sesuai maka akan masuk ke tahap close project dimana deliverables dapat diterima oleh
pelanggan. Kemudian jika ada change request akan masuk ke proses perform integrated change
control untuk dikelola kembali change request untuk dikerjakan kembali dan disesuaikan dengan
dokumen terkini agar deliverables atau produk dapat diterima kemudian selama proses berlangsung,
ruang

lingkup

tersebur

dikontrol

dan

diawasi

agar

tetap

sesuai

dengan

tujuan

proyek/deliverablesnya.

18