PENJELASAN XII

PENGADAAN BARANG DAN JASA OLEH MASYARAKAT

1. PENJELASAN UMUM
1.1 Ruang Lingkup
Ruang lingkup berlakunya Penjelasan XII adalah untuk digunakan pada saat
pelaksanaan kegiatan pembangunan prasarana dan sarana perdesaan maupun di
luar sarana prasarana.
1.2 Pengertian Istilah
Istilah-istilah yang diuraikan di bawah ini dimaksudkan agar dalam pelaksanaan
pengadaan oleh masyarakat di PNPM Mandiri Perdesaan, mempunyai pedoman
istilah dan penerapannya yang jelas dan mengikat.
a. Pemasok Barang/ Penyedia Jasa, adalah badan usaha atau orang perorangan
yang kegiatan usahanya menyediakan barang/ layanan jasa.
b. Panitia pengadaan, adalah tim yang merencanakan dan melaksanakan
kegiatan pengadaan terdiri minimal 3 orang yaitu dari wakil TPK maksimal 1
orang dan 2 orang dari wakil masyarakat, dimana minimal 1 orang Panitia
Pengadaan dari perempuan yang ditetapkan berdasarkan musyawarah oleh
masyarakat.
c. Barang, didefinisikan terdiri atas bahan dan alat.
Bahan, adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi (1)
bahan baku, (2) bahan atau barang setengah jadi, (3) bahan atau barang jadi.
Alat, dimaksudkan di dalamnya termasuk (1) sewa alat (2) sewa alat secara
paket, yaitu alat dengan operasionalnya (contoh: sewa alat berat); atau (3)
pembelian alat.
Spesifikasinya ditetapkan oleh masyarakat dibimbing Fasilitator Teknik dan
Fasilitator Kecamatan.
d. Jasa, adalah layanan pekerjaan pelaksanaan terbatas pada kegiatan tertentu
yaitu kegiatan yang tidak mampu dilakukan oleh masyarakat. Contoh: jasa
pengeboran sumur dalam, jasa pelatihan yang didanai berasal dari usulan
masyarakat, jasa pendidikan dan kesehatan, tidak termasuk tenaga kerja (HOK).
Spesifikasinya ditetapkan oleh masyarakat dibimbing Fasilitator Teknik.dan
Fasilitator kecamatan, proses serta pelaksanaannya diawasi masyarakat.
e. Harga Perkiraan, adalah dokumen yang disiapkan oleh panitia pengadaan
berdasarkan hasil konsultasi dengan masyarakat dengan panduan Fasilitator
Teknik/Fasilitator Kecamatan yang memuat daftar barang (bahan/material/alat)
dan jasa, jumlah kuantitas barang (bahan/material/alat) dan jasa, perkiraan biaya
untuk tiap unit barang dan jasa berdasarkan harga pasaran, dan perkiraan biaya
total dari suatu skema kegiatan.
f.

Dokumen pengadaan, adalah dokumen yang disiapkan oleh panitia pengadaan

sebagai pedoman terutama proses pembuatan dan penyampaian penawaran
oleh calon pemasok/ penyedia jasa

g. Kontrak, adalah perjanjian antara TPK dengan pemasok barang / penyedia jasa
tentang pelaksanaan pengadaan oleh masyarakat.

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat

2. PRINSIP-PRINSIP PENGADAAN OLEH MASYARAKAT

Pengadaan oleh masyarakat wajib menerapkan prinsip-prinsip berikut:
a. Efisien, berarti pengadaan oleh masyarakat harus diusahakan dengan
menggunakan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan
dalam waktu sesingkat-singkatnya.
b. Efektif, berarti pengadaan oleh masyarakat harus sesuai dengan kebutuhan yang
telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat sesuai dengan sasaran yang
ditetapkan;
c. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan oleh masyarakat harus terbuka bagi
penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan
yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria
tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;
d. Adil, berarti pengadaan oleh masyarakat harus memberikan perlakuan yang sama
bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi
keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun;
e. Pemberdayaan, berarti pengadaan oleh masyarakat harus sebagai pembelajaran
bagi masyarakat untuk dapat mengelola pembangunan pada umumnya dan
khususnya pembangunan desanya sendiri.
f.

Langsung, berarti pengadaan oleh masyarakat harus langsung dari pemilik barang/
jasa (tidak boleh melalui perantara).

Dalam proses pengadaan oleh masyarakat ini ditentukan tujuan, prosedur pengadaan
dan ketentuan pasca pengadaan (masa pelaksanaan), untuk membantu masyarakat
mengatur pelaksanaannya sesuai kondisi dan kebutuhan setempat. Selengkapnya seperti
diuraikan di bawah ini.
3. TUJUAN
Pengadaan oleh masyarakat ini bertujuan antara lain:
a. Untuk memperoleh barang/ jasa yang berkualitas baik, terjamin persediaannya, dan
hemat biaya;
b. Memudahkan pengawasan, serta menghindari tindak korupsi (mark-up, kolusi,
nepotisme dan tindakan lain yang merugikan masyarakat) dikarenakan cara
pelaksanaan yang transparan dan akuntabel;
c. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan
keputusan dalam pengadaan oleh masyarakat;
d. Meningkatkan kemandirian, dan tanggung jawab masyarakat, TPK dan Panitia
Pengadaan.
4. PROSEDUR PENGADAAN OLEH MASYARAKAT
Prosedur pengadaan oleh masyarakat ini meliputi penentuan kebutuhan pengadaan, cara
pengadaan, prosedur pengadaan, cara pembuatan penawaran, penetapan dan
pengumuman pemenang serta pembuatan perjanjian.

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat

4.1 Rencana Pengadaan oleh Masyarakat

Kebutuhan pengadaan oleh masyarakat sesuai dengan RAB, ditentukan terlebih
dahulu oleh TPK, FT, dan masyarakat apakah barang dan jasa tersebut dapat
dipenuhi oleh masyarakat setempat dari material lokal atau harus diadakan dari
luar, pada waktu penyusunan RAB.
Pengadaan oleh masyarakat mencakup:
a.

Jumlah barang dan jasa

b.

Metode pengadaan

c.

Bahan fabrikasi atau bahan yang tidak dapat dipenuhi dari lokal, syarat
kualitas atau kapasitas

d.

Jadwal pengadaan, termasuk ketetapan tempat pengiriman

e.

Harga Perkiraan

4.2 Cara Pengadaan oleh Masyarakat

Cara pengadaan yang digunakan terdapat 2 macam, yaitu pengadaan barang
dengan cara pengumpulan bahan langsung oleh masyarakat serta pengadaan
barang/ jasa dengan cara dibeli/ sewa dari pemasok barang dan penyedia jasa.
a. Pengadaan bahan dengan cara dikumpulkan atau disediakan
masyarakat sendiri.

oleh

Pengadaan harus sudah direncanakan sejak penyusunan RAB melalui

musyawarah desa, dengan memberi keterangan pada kolom bahan di formulir
RAB bahwa harga bahan yang dikumpulkan atau disediakan oleh masyarakat
ditetapkan nihil (diisi dengan angka nol).
Contoh: batu belah 800 m3 (dikumpulkan oleh masyarakat)
Syarat yang harus dipenuhi pada pengadaan bahan oleh masyarakat:
i.

Lokasi bahan dekat.

ii. Lahan bahan tidak dikuasai oleh pemasok atau individu/kelompok tertentu
Kelompok pengumpul bahan dalam desa dapat ditunjuk berdasarkan
musyawarah dan dibayar secara langsung berdasarkan HOK berdasarkan
patokan harga pasaran dengan menggunakan Formulir PTO - Form C: Sistem
Upah Borong. Kepala kelompok juga dibayar sebagai pekerja. Pengadaan oleh
masyarakat tidak dikenai pajak apapun.
Biaya sewa kendaraan terkait dengan pengadaan oleh masyarakat dapat
dihitung secara terpisah (mengikuti mekanisme pengadaan oleh masyarakat),
dimasukkan biaya alat
b. Pengadaan barang dan jasa dengan cara beli/ sewa dari pemasok barang
dan penyedia jasa.
(i)

Pengadaan bahan untuk pekerjaan sarana dan prasarana

Pada dasarnya pengadaan semua barang/ jasa oleh masyarakat, berapapun
nilainya, dilakukan dengan melakukan perbandingan harga berdasarkan
penawaran harga tertulis. Panitia Pengadaan hendaknya berupaya
mendapatkan minimal tiga penawaran harga dari beberapa calon pemasok
barang dan penyedia jasa yang berbeda. Disarankan untuk mengirimkan
Permintaan Penawaran Harga kepada lebih dari tiga calon pemasok bahan
untuk memastikan sedikitnya tiga penawaran harga diperoleh.

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat

Panitia Pengadaan harus menyampaikan permintaan penawaran harga secara

tertulis kepada calon pemasok bahan/ penyedia jasa serta menerima
penawaran harga secara tertulis dari calon pemasok bahan/ penyedia jasa.
Hasil evaluasi harus didokumentasikan secara tertulis. Petunjuk lebih lanjut
mengenai informasi pengadaan harus dicantumkan dalam formulir permintaan
penawaran harga (Form P-1) yang sudah ditandatangani oleh panitia
pengadaan. Selanjutnya panitia pengadaan melakukan evaluasi terhadap
penawaran tertulis yang diajukan oleh pemasok barang dan penyedia jasa
dengan mengunakan (Form P-2).
Jika hanya dua penawaran harga yang dapat diperoleh, atau jika Panitia
Pengadaan akan melakukan Penunjukan Langsung, maka penggunaan cara
tersebut bisa dibenarkan setelah panitia pengadaan melakukan usaha
maksimal untuk mendapatkan minimal 3 penawaran.
Penunjukan Langsung digunakan apabila cara perbandingan
berdasarkan penawaran tertulis tidak mungkin dilaksanakan.

harga

(a)

Barang/jasa yang dibutuhkan terikat dengan kepemilikan hak cipta dan

tersedia hanya dari satu calon pemasok bahan dan penyedia jasa (misalnya
suku cadang untuk mesin yang ada, yang hanya dapat dipasok oleh pabrik
mesin bersangkutan); atau

(b)

Hanya ada satu calon pemasok bahan dan penyedia jasa untuk barang/
jasa di daerah di mana lokasi kegiatan prasarana sarana perdesaan berada.

(c)

Jika terdapat kebutuhan tambahan barang yang tidak dimungkinkan untuk

dilakukan addendum.
Panitia Pengadaan harus memberikan alasan penggunaan cara Penunjukan
Langsung dan melampirkan dokumen pendukung serta dipertanggungjawabkan
dalam forum musyawarah masyarakat.
Penggabungan beberapa jenis barang dan jasa ke dalam paket pengadaan
yang lebih besar sangat disarankan agar ekonomis, efektif dan efisien. Oleh
karena itu pemecahan paket pengadaan sangat tidak disarankan, dan bilamana
hal ini terjadi alasan pengecualian harus disampaikan oleh panitia pengadaan
dan didokumentasikan dalam laporan hasil evaluasi penawaran.

(ii)

Pengadaan bahan diluar kegiatan sarana prasarana.

Pengadaan ini dilaksanakan dengan cara yang sama dengan pengadaan
bahan untuk kegiatan sarana prasarana (lihat (i) diatas).

(iii)

Pengadaan alat
Pengadaan ini dilaksanakan dengan cara yang sama dengan pengadaan
bahan untuk kegiatan sarana prasarana (lihat (i) diatas).
Khusus sewa alat, jika hasil survei membuktikan bahwa alat yang berasal dari
pemerintah lebih murah dari swasta maka boleh dilakukan penunjukan. Harga
dapat dikonfirmasi oleh FT-Kab. Perbandingan harga ini berdasarkan
pertimbangan tahun pembuatan, kapasitas dan jenis alat.

(iv)

Pengadaan jasa
Pengadaan ini dilaksanakan dengan cara yang sama dengan pengadaan
bahan untuk pekerjaan pekerjaan sarana dan prasarana (lihat (i) diatas).

Harga dari calon pemasok bahan dan penyedia jasa sudah termasuk pajak.
Kewajiban menyetor pajak adalah tanggung jawab pemasok bahan dan penyedia

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat

jasa pemenang proses pengadaan. TPK tidak mengurus atau melaporkan

pembayaran pajak.
4.3 Prosedur Pengadaan oleh Masyarakat
Prosedur pengadaan oleh masyarakat meliputi persiapan pengadaan, proses
pengadaan, pembuatan penawaran, penetapan dan pengumuman pemenang, dan
pembuatan perjanjian. Selengkapnya diuraikan berikut:
4.3.1

Persiapan Pengadaan oleh Masyarakat

Dalam persiapan pengadaan, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah
sebagai berikut:

a. Panitia Pengadaan melakukan survei harga satuan meskipun survei harga sudah dilakukan
oleh TPK pada saat proses pembuatan desain dan RAB untuk menyusun harga perkiraan
(Form..)
b. Panitia Pengadaan melakukan identifikasi calon pemasok barang dan penyedia jasa.
c. FT-Kec dan FT-Kab harus melakukan survei harga satuan sebagai pembanding.
d. Calon pemasok barang dan penyedia jasa tidak harus berbentuk badan hukum, tetapi harus
sanggup dan dipercaya oleh masyarakat dan mempunyai kegiatan usaha sebagai pemasok
barang dan penyedia jasa.
Bila jumlah pemasok barang dan penyedia jasa masih
dianggap kurang banyak (minimal 3 pemasok) panitia harus mencari tambahan.
e. Calon pemasok barang dan penyedia jasa wajib menyediakan sumber daya manusia, modal,
peralatan, dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pengadaan barang/ jasa.
f. Untuk menghindari konflik kepentingan TPK, panitia pengadaan, aparat desa dan
keluarganya tidak diperbolehkan menjadi pemasok barang/ jasa di desanya sendiri.
g. Calon pemasok barang dan penyedia jasa memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat
dijangkau.
h. Calon pemasok barang dan penyedia jasa yang berasal dari luar kabupaten wajib dilakukan
verifikasi oleh Fastekab. Verifikasi dimaksudkan untuk mengetahui apakah calon pemasok
barang dan penyedia jasa merupakan calon yang berkemampuan.
i. Panitia menyusun dokumen pengadaan
j. Informasi tentang pengadaan barang dan jasa oleh masyarakat ini harus disampaikan ke
calon pemasok barang dan penyedia jasa melalui berbagai media antara lain : papan
informasi, surat penyampaian ke pemasok dan penyedia jasa, website,dan lain-lain
4.3.2 Proses Pengadaan oleh Masyarakat
Untuk melaksanakan proses pengadaan sesuai dengan ketentuan yang diatur
dalam sub-bagian 4.2. Cara Pengadaan oleh Masyarakat dipakai tiga pola
berikut:
a. Pola pertama (kunjungan ke calon pemasok), adalah proses
pengadaan melalui pemberian informasi langsung ke tempat calon
pemasok oleh Panitia Pengadaan, karena jarak yang terlalu jauh atau
situasi tidak memungkinkan para pemasok datang ke desa. Hal ini
biasanya untuk barang/jasa yang langka di daerah, contoh: mesin/ genset/
generator,atau jembatan gantung (konstruksi bagian atas beserta
pemasangan jika hal ini tidak bisa dilakukan oleh masyarakat).
Penjelasan meliputi lokasi penempatan/penyimpanan barang/jasa yang
dibutuhkan agar pemasok memahami keadaan desa harus dibuat juga
secara tertulis dan dilampirkan didalam formulir permintaan penawaran
harga (Form P-1). Formulir penawaran harus diisi oleh calon pemasok dan

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat

setelah selesai diisi langsung diserahkan kembali kepada Panitia

Pengadaan dalam amplop tertutup dan tersegel.
b. Pola kedua (calon pemasok memasukkan penawaran secara
langsung dengan berkunjung ke desa), yaitu pemasok diundang untuk
melihat informasi pengadaan yang diumumkan dan ditempelkan pada
papan informasi atau media lainnya yang terdapat di lingkungan
masyarakat dan memasukkan penawarannya secara langsung di desa
tersebut dengan menggunakan formulir penawaran (Form P-1) Pada pola
ini dapat diberikan penjelasan mengenai proses pengadaan (tentang
penempatan/ penyimpanan barang yang dibutuhkan, jadwal pengiriman,
jenis dan spesifikasi bahan yang dibutuhkan) oleh panitia pengadaan.
c. Pola ketiga, adalah melakukan proses pengadaan langsung untuk
beberapa desa sekaligus di satu desa (bukan kantor kecamatan).
Desa yang bergabung bisa terdiri dari satu cluster, atau pun
penggabungan lainnya. Informasi pengadaan harus ditempelkan pada
papan informasi atau media lainnya yang terdapat di lingkungan
masyarakat di tiap desa. Jika dilakukan pengadaan gabungan yang harus
diperhatikan adalah kontrak dengan pemasok harus dibuat tiap desa.
4.3.3

Pembuatan Penawaran
a. Pembuatan penawaran cara langsung, yaitu suatu cara penawaran oleh
calon pemasok dengan mengajukan penawaran langsung, dilakukan :
i.

Pada saat pertemuan acara pengadaan di desa atau;

ii.

Pada saat Panitia pengadaan berkunjung ke tempat calon pemasok.

Formulir penawaran ini harus disediakan oleh Panitia pengadaan.
Penawaran dapat diberikan sesuai dengan pola penawaran yang
diberlakukan sesuai dengan ketentuan mengenai Proses Pengadaan oleh
Masyarakat (lihat sub-bagian 4.3.2 diatas).
Penawaran diajukan kepada Panitia Pengadaan di tempat dan waktu yang
telah ditentukan dengan batas akhir pemasukan penawaran sesuai
dengan formulir penawaran (Form P-1).

b. Pembuatan penawaran cara tidak langsung, yaitu suatu cara

penawaran oleh calon pemasok dengan membuat penawaran setelah
mendapatkan informasi tentang pengadaan barang dan jasa,
penyampaian penawaran dapat dilakukan melalui pos. Cara ini dilakukan
jika calon pemasok jauh dari lokasi kegiatan dan tidak mungkin datang
langsung untuk memberikan penawaran.
Hal Penting Diperhatikan !

4.3.4

Contoh penawaran selengkapnya terdapat pada Formulir Petunjuk

Teknis Operasional (PTO).

Semua penawaran harus ditandatangani oleh pemasok atau wakil

resmi. Dan disampaikan ke panitia pengadaan secara tertulis dalam
amplop tertutup. TPK dan Panitia Pengadaan wajib hadir, dan
sebanyak mungkin warga desa diundang dan hadir pada saat proses
penetapan pemenang penawaran. Paling sedikit ada beberapa tokoh.
masyarakat menyaksikan proses (sebaiknya tim pemantau diundang).

Penetapan dan Pengumuman Pemenang

Untuk penetapan calon pemenang pengadaan oleh masyarakat, maka
sebagai kunci keberhasilannya adalah transparansi yaitu pada saat

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat

penawaran dibuka oleh Panitia Pengadaan harus disaksikan oleh wakil

masyarakat dan selanjutnya diumumkan hasilnya secara luas di tempattempat umum yang mudah dijangkau oleh seluruh masyarakat di desa (dapat
dengan menggunakan pengeras suara melalui tempat tempat ibadah, balai
desa atau balai pertemuan) dan juga media informasi lokal (di tingkat
kabupaten) dan juga pada situs resmi PNPM-Mandiri Perdesaan.
Adapun cara penetapan pemenang pengadaan ditentukan berdasarkan
kriteria yang tercantum di dalam formulir permintaan penawaran harga (Form
P-1), diantaranya sebagai berikut:
a. Semua dokumen penawaran tertulis yang diterima oleh panitia pengadaan
dalam amplop tertutup baru bisa dibuka pada saat musyawarah penetapan
pemenang.
b. Pemeriksaan dokumen penawaran harga, dilakukan secara cermat
dengan meneliti kesesuaian item dan volume barang yang ditawarkan
dengan kebutuhan, kebenaran perkalian antara volume dengan harga
satuan, serta total jumlah penawaran.
c. Penentuan pemenang, dilaksanakan secara langsung dengan cara
mempertimbangkan penawaran harga yang terendah dan kualitas yang
memenuhi persyaratan,
serta memenuhi ketentuan dalam formulir
permintaan penawaran harga (Form P-1), tetapi tidak menutup
kemungkinan pemenang ditentukan setelah mempertimbangkan faktor lain
seperti jadwal pengiriman dan jaminan persediaan volume sesuai
kebutuhan.
Pemasok yang dipilih sebagai calon pemenang adalah berdasarkan atas
penawaran tertulis yang telah diterima panitia pengadaan dalam amplop
tertutup.
d. Penawaran terendah, jika terjadi harga penawaran terendah di atas harga
perkiraan berdasarkan RAB namun dipandang layak sebagai pemenang,
maka harus dipastikan kewajarannya sesuai kondisi saat itu oleh TPK, FTKec dan FT-Kab.
e. Penawaran terlalu tinggi, apabila semua harga penawaran dirasakan
terlalu tinggi, Panitia Pengadaan dapat membatalkan hasil pengadaan.
f.

Penawaran ulang, dapat dilakukan secara langsung, atau setelah

diperhitungkan kembali volume kebutuhan dan persediaan dana.
Pelaksanaan pengadaan ulang memakai proses pengadaan yang sama.

Apabila penetapan pemenang pengadaan telah diselesaikan, maka Panita

Pengadaan harus secepatnya mengumumkan hasil keseluruhan tentang
pengadaan, termasuk penetapan pemenang, sebagai berikut:
a. Pengumuman kepada masyarakat,meliputi hasil penawaran beserta
kelengkapannya, dan berita acara pengadaan termasuk nama pemenang,
harga penawaran dan harga untuk kontrak dan juga nama penawar lain,
harga penawaran serta alasan kegagalannya dalam mengikuti proses
pengadaan tersebut. Copy atau salinan dokumen harus ditempelkan pada
papan informasi atau media lainnya yang terdapat di lingkungan
masyarakat dan mudah dilihat dan mudah dijangkau oleh seluruh
masyarakat di desa (dapat dengan menggunakan pengeras suara melalui
tempat tempat ibadah, balai desa atau balai pertemuan) dan juga di media
informasi lokal maupun pada situs resmi PNPM-Mandiri Perdesaan.
b. Surat pemberitahuan pemenang harus diberikan/ dikirimkan kepada
seluruh calon pemasok bahan dan penyedia jasa yang memasukkan
penawaran.

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat

c. Pengarsipan, bahwa hasil-hasil dari proses pengadaan harus dilengkapi

juga dengan bentuk tertulis undangan dan pemasukkan penawaran
termasuk laporan evaluasi penawaran (Form P-3) dan harus disusun dan
dimasukkan pada arsip Panitia Pengadaan dan juga TPK. Arsip ini harus
disimpan dan dapat dilihat sewaktu-waktu oleh masyarakat, dan pihakpihak yang terkait baik pada masa pelaksanaan maupun paska
pelaksanaan.
d. Penanganan Pengaduan, para penawar dan masyarakat diperbolehkan
mengajukan pengaduan terkait dengan proses pengadaan dan
pelaksanaan kontrak perihal adanya praktek korupsi, kolusi dan
kecurangan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Penjelasan VIII
PTO ini. Informasi mengenai alamat pengaduan dan orang yang dapat
dihubungi juga terdapat pada formulir permintaan penawaran harga (Form
P-1).
4.3.5

Pembuatan Perjanjian
Setelah calon pemenang ditentukan, TPK dan pemasok barang dan penyedia
jasa membuat dan menandatangani perjanjian. Perjanjian memakai Formulir
Surat Perjanjian Kontrak (Form P-2) termasuk persyaratannya, yang ada pada
Formulir PTO. Pasal pada perjanjian dapat dilakukan modifikasi sesuai
kebutuhan setempat, dan sebagai contoh diuraikan di bawah ini:
a. Mencantumkan pasal tentang praktek korupsi, kolusi, dan kecurangan
serta sanksi, dibuat untuk antisipasi bila pemasok barang/penyedia jasa
tidak memenuhi perjanjian. Perjanjian ini dapat dibatalkan oleh TPK jika
pemasok bahan dan penyedia jasa tidak mampu atau melakukan
pelanggaran atas perjanjian. Pada prinsipnya, pemasok bahan dan
penyedia jasa terikat dengan perjanjian, dan TPK dapat menggunakannya
sesuai pasal yang disepakati sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.
b. Mencantumkan pasal tentang Pembayaran, dengan dasar pembayaran
dilakukan setelah bahan diterima.
c. Perjanjian harus dilampiri dengan jadwal pengiriman bahan, untuk
memudahkan pembuatan Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan
penempatan bahan.
d. Khususnya untuk alat berat selain mesin pemadat, harus dicantumkan
persyaratan pencapaian kualitas pekerjaan misalnya dengan gambar dan
lokasinya (lihat prosedur penggunaan alat berat) serta sanki kepada
pemasok jika tidak dapat memenuhinya.
e. Bila pemasok bahan dan penyedia jasa tidak bisa memenuhi volume dan
jadwal yang telah dijanjikan, TPK berhak memberikan sebagian dari
pekerjaan ini kepada pemasok bahan dan penyedia jasa yang lain
(dengan harga yang sama) melalui Musdes Khusus. TPK memberi
peringatan tertulis sebelum tindakan ini dilakukan.
Modifikasi perjanjian tidak boleh merugikan masyarakat (prosesnya tetap
didahului dengan musyawarah TPK dan Panitia Pengadaan serta wakil
masyarakat). Bila pemasok tidak menyetujui dengan persyaratan yang
ditetapkan oleh TPK, TPK dan Panitia Pengadaan berhak mengundang calon
pemasok bahan dan penyedia jasa berikutnya untuk membuat perjanjian,
tetapi tetap menggunakan harga terendah dan memenuhi standar kualitas.

5. KEGIATAN PASCA PENGADAAN (MASA PELAKSANAAN)

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat

Apabila terdapat perubahan oleh sebab kekeliruan di lapangan atau terjadinya bencana
alam termasuk perubahan harga tertentu secara nasional dan sifatnya sudah
mengganggu kelancaran pekerjaan, pada prinsipnya TPK dapat mengusulkan revisi. Bila
terjadi perubahan maka revisi kegiatan tetap mengikuti prosedur sesuai PTO, yaitu harus
dibuat Berita Acara Revisi.
Hasil revisi tersebut dipakai sebagai dasar peninjauan ulang dengan pemasok barang dan
penyedia jasa (bilamana pemasok memang tidak akan mampu melanjutkan kegiatan) dan
perundingan dapat dilakukan untuk mengubah spesifikasi, harga, dan jadwal.
Beberapa contoh kasus yang mempengaruhi kemampuan pemasok untuk memenuhi
perjanjian antara lain:
a. Faktor cuaca, adalah cuaca yang tidak dapat diantisipasi, yang menyebabkan
terlambat pengiriman;
b. Terjadinya bencana alam, adalah suatu bencana alam yang mempengaruhi jalan
yang digunakan untuk mengirim bahan sehingga terlambat pengriman
c. Keterlambatan penyiapan lokasi, jika TPK terlambat untuk menyiapkan lokasi yang
menyebabkan pengiriman ditunda;
d. Kenaikan harga bahan standar (misalnya harga besi, pipa, atau semen), adalah
harga patokan standar (HPS) yang mempengaruhi semua pemasok
e. Kenaikan harga bahan bakar kendaraan, adalah kenaikan harga yang sangat
mempengaruhi transportasi secara umum.
Bila TPK tidak menyetujui adanya perubahan, maka perjanjian berjalan terus dan sanksi
berlaku bila pemasok bahan dan penyedia jasa tidak memenuhi persyaratan. Jika
perjanjian dibatalkan, maka TPK wajib mengadakan pengadaan ulang dengan
membentuk Panitia Pengadaan yang baru.
6. SISTEM INFORMASI PEMANTAUAN PROSES PENGADAAN
Sistem informasi pemantauan memuat seluruh kinerja dan keluaran dari proses
pengadaan oleh masyarakat. Sistem ini merupakan bagian dari keseluruhan sistem
informasi pemantauan untuk PNPM-Mandiri Perdesaan seperti yang diatur didalam
Penjelasan VII PTO ini. Kinerja pengadaan oleh masyarakat dibuat berdasarkan
pengarsipan yang disiapkan oleh Panitia Pengadaan termasuk data yang terkait dengan
proses pengadaan dan pelaksanaan kontrak.
7. EVALUASI PROSES PENGADAAN BARANG DAN JASA Di DESA
Evaluasi proses pengadaan barang dan jasa dilakukan oleh Fasilitator Teknik untuk
seluruh desa yang melaksanakan pengadaan barang atau jasa di kecamatannya.
Evaluasi harus dilakukan pada akhir proses pengadaan setiap tahun anggaran.
Evaluasi dilakukan terhadap sebelas indikator dalam proses pengadaan. Untuk setiap
indikator desa dinilai berdasarkan kinerja proses pengadaan, dengan nilai 0, 1, 2, 3, atau
5 (terbaik). Pada format evaluasi tersebut, FT dapat menghitung nilai rata-rata per desa
dan juga dapat menghitung nilai rata-rata untuk indikator masing-masing.
Indikator proses evaluasi pengadaan di bawah ini:
a. Pembentukan panitia pengadaan
b. Arsip survei harga oleh TPK
c. Pengumuman proses kepada pemasok barang dan penyedia jasa

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat

d. Proses pengajuan penawaran

e. Penentuan pemenang
f.

Pengumuman hasil pengadaan

g. Pembuatan perjanjian yang adil

h. Penerimaan bahan
i.

Pembayaran barang, alat, dan jasa

j.

Pengadaan bahan oleh masyarakat

k. Evaluasi pemasok barang dan penyedia jasa oleh desa

8. Evaluasi Pemasok Barang dan Penyedia Jasa oleh Desa

Setiap desa diminta melakukan evaluasi pemasok barang dan penyedia jasa yang
digunakan oleh desa pada setiap tahun anggaran. Panitia pengadaan melakukan evaluasi
untuk setiap pemasok yang menerima sepuluh juta atau lebih.
Indikator proses evaluasi pengadaan di bawah ini:
a. Kualitas
b. Kuantitas
c. Harga
d. Waktu pengiriman
e. Penggunaan perjanjian
Setiap indikator dapat nilai sangat baik, cukup, kurang, atau jelek. Evaluasi diakhiri
dengan rekomendasi kepada desa lain terhadap pemasok tersebut: pemasok
direkomendasi, pemasok perlu perhatian karena ada kelemahan, atau pemasok tidak
direkomendasi.
Fasilitator teknik harus mengumpulkan hasil evaluasi dari seluruh desa, dan hasil tersebut
dapat dibagi dan dibahas pada tahap persiapan tahun tahun berikutnya.

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat

10