PDCA (Plan-Do-Check-Act) merupakan cara yang sisitematik untuk menambah

pengetahuan Anda mengenai proses pemecahan masalah dalam perbaikan program. Jadi
hakikatnya, PDCA cycle adalah suatu metode untuk melakukan perbaikan program secara
terus-menerus. Dalam PDCA terdapat siklus yang mengikutimya. Siklus tersebut dapat
dijelaskan dibawah ini melalui contoh manajemen proses dan sistem informasi pendukung.
Keterangan dibawah ini adalah siklus PDCA dalam manajemen proses (mengenai
juga project) berdasarkan pada model siklus PDCA:

Plan: desain atau meninjau kembali proses untuk mencapai hasil sesuai keinginan
Do: alat perencanaan dan perhitungan peforma
Check: analisis metrik dan review hasil
Act: menentukan apa perubahan yang dibutuhkan untuk memperbaiki proses.

Siklus diperlihatkan pada gambar berikut ini

Gambar 1. Siklus PDCA

Adapun siklus PDCA pada konteks sistem informasi pembangun diartikan sebagai
berikut berserta siklus yang dilaluinya :

Perencaan desain atau meninjau kembali pembangun sistem proses untuk mencapai

sistem informasi yang diinginkan

Melakukan pembangunan sistem informasi dan mengitung performa
Mengecheck analisis metrik dan menreview hasil pembangun
Melaksanakan kemungkinan apa yang dibutuhkan untuk memperbaiaki proses
pembangun.

Ekspresinya digambarkan pada gambar selanjutnya:

Gambar 2. Siklus PDCA pada konten informasi sistem pembangun.

Dari dua siklus PDCA yang digambarkan pada tinjauan yang berbeda maka dibawah
ini akan dijelaskan detail dari siklus PDCA secara lengkap. Dalam siklus yang akan
dijelaskan dibawah ini terkait langkah apa saja yang ada didalamnya. Penjelasan dan grafik
dari gambar dijelaskan sebagai berikut:

Gambar 3. PDCA siklus

Keterangan

1. Pemilihan poyek
Ketika memilih proyek berfikir kira-kira bagaimana dapat identifikasi area yang
dibutuhkan perbaikan. Apa input yang membantu mengenali jika area tidak
menyesuaikan diri untuk standart yang dibutuhkan.
2. Menjelaskan alasan
Mencapai product yang telah disetujui, statment pembersihan masalah, penggunaan
fakta dan tidak menyebut beberapa tindakan balasan.
3. Merencanakan tujuan
Pintar memilih tujuan yang diinginkan dari tiap-tiap kemungkinan
4. Melakukan perencanaan
Pokok-pokok aksi spesifik untuk penyelesaian. Kunci perencanaan adalah batas waktu
dan pembelian keluar oleh pemimpin yang relevan
5. Penggumpulan data
Pengumpulan data memungkinkan mengerti arus situasi untuk menemukan luas
masalah. Data menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk analisis masalah
6. Analisis fakta
Penting penggunaannya alat pengoleksi untuk definisi masalah. Hanya dapat data
relevan yang dikumpulkan pada bentuk yang tepat untuk memenuhi solusi hasil dan
tinjauan efektif.
7. Pembangunan solusi
Membuat suatu solusi dari banyak kemungkinan dan analisisnya.
8. Menguji solusi
Suatu tindakan balasan untuk identifikasi dan meprioritaskan, mempunyai ujian
taksiran dan keefektifan.
9. Menjamin tujuan yang memuaskan
Menaksir keberhasilan test tindakan memuaskan oleh perbandingan dengan tujuan
yang di set pada langkah 3.
10. Implementasi Tindakan balasan
Menjamin semua hal yang yang dilakukan membuat sukses tindakan balasan menjadi
standart baru
11. Monitoring Tindakan balasan
Secara berkelanjutan kumpulan data dan analisis fakta untuk monitor efektifitas
implementasi tindakan balasan
12. Perbaikan kontinyu
Definisinya siklus meningkatkan dan pernah meningkatkan standart yang tidak pernah
berhenti
Dari siklus diatas dapat dibuat sebuah konsep dari PDCA sendiri. Konsep ini terkait
penjelasan secara detail titik berat dalam PDCA. Konsep ini merupakan inti utam dari PDCA.
Dalam sebuah pebuatan PDCA tanpa konsep maka akan hampar tanpa adanya penetapan
tertentu. Adapun konsep PDCA dapat dijelaskan dibawah ini:

Plan
Membuat objektif dan kebutuhan proses untuk mengantarkan hasil pada kebutuhan dengan
ekpestasi output (target atau tujuan). Membuat ekspetasi output fokus, hal berbeda dari teknik
lainnya pada kelengkapan dan akurasi spesifikasi juga bagian perbaikan.
Do
Implementasi proses baru, sering pada skala kecil jika mungkin, untuk menguji efek
kemungkinan. Penting untuk mengoleksi data untuk chart dan analisi untuk mengikuti
langkah Check
Check
Menghitung proses baru dan mencampurkan hasil (mengkoleksi pada do diatas berlawanan
hasil ekpentasi (target atau tujuan dari Plan) untuk mengetahui beberapa perbedaan. Data
chart dapat membuat menjadi mudah untuk dilihat pada perintah untuk merubah koleksi data
kedalam informasi. Informasi yang dibutuhkan untuk langkah selanjutnya Act.
Act
Analisis perbedaan untuk menentukan alasan. Beberapa akan bagian satu ke lainnya langkah
PDCA. Menentukan bagaimana aplikasi perubahan akan termasuk perbaikan. Ketika pas
jalan empat langkah tidak hasil kebutuhan untuk penganti, menyaring kesempatan ketika
PDCA diaplikasikan kedalam rencana termasuk perbaikan.

Setelah adanya konsep maka dapat dilakukan adanya implementasi dari konsep
PDCA itu sendiri. Adapun implementasi adalah penerapan PDCA itu sendiri dalam hal apa.
Konsepnya bagaimana dan apakah dapat berjalan semestinya. PDCA harus berulang kali
dilaksanakan di spiral meningkatkan pengetahuan sistem yang berkumpul
ditujuan

akhir,

setiap

siklus

lebih

dekat

dari

sebelumnya.

Satu

dapat

membayangkan suatu coil spring terbuka, dengan setiap loop menjadi satu
siklus dari metode ilmiah - PDCA, dan setiap siklus lengkap yang menunjukkan
peningkatan kami pengetahuan tentang sistem yang diteliti. Pendekatan ini
didasarkan pada keyakinan bahwa pengetahuan kita dan keterampilan yang
terbatas, tetapi meningkatkan. Terutama pada awal proyek, informasi kunci
mungkin tidak diketahui; itu scientific PDCA metode-memberikan umpan balik

untuk

membenarkan

pengetahuan.

dugaan

Daripada

kami

(hipotesis)

masukkan

dan

meningkatkan

kami

analisis"

untuk

"kelumpuhan

mendapatkannya sempurna pertama kalinya, lebih baik untuk menjadi sekitar

benar daripada persis salah. Dengan pengetahuan ditingkatkan, kita dapat
memilih

untuk

memperbaiki

atau

mengubah

tujuan (negara ideal). Tentu saja, pendekatan PDCA dapat membawa kita lebih
dekat ke tujuan apa pun yang kita pilih.
Tingkat perubahan, yaitu, tingkat perbaikan, merupakan faktor kunci yang
kompetitif di dunia saat ini. PDCA memungkinkan untuk utama 'melompat'
kinerja ('terobosan' sering diinginkan dalam pendekatan Barat), serta Kaizen
(perbaikan kecil sering). Di Amerika Serikat pendekatan PDCA biasanya dikaitkan
dengan yang cukup besar proyek yang melibatkan waktu banyak orang, dan
dengan demikian manajer ingin melihat besar 'terobosan' perbaikan untuk
membenarkan usaha yang dikeluarkan. Namun, metode ilmiah dan PDCA berlaku
untuk segala macam proyek dan kegiatan perbaikan.
5 - PDCA DI PERUSAHAAN IT
Perusahaan IT global menggunakan beberapa proses, metode dan teknik yang
diadopsi dan diterapkan untuk datang dengan produk yang berkualitas tinggi
yang memenuhi dan melebihi harapan pelanggan. PDCA Pendekatan di dunia IT
compaines di tingkat yang lebih tinggi dapat diadopsi dan diterapkan di 4 tingkat
yang
a)

berbeda

tingkat

Individu-

sebagai
Setiap

diklasifikasikan

asosiasi

menyelesaikan

dapat

di

menggabungkan

kegiatan

bawah
PDCA

untuk

sehari-hari

b) tingkat Program- Setiap program dapat mengadopsi PDCA untuk setiap scrum
dan non-scrum program berbasis.
c) line level Produk- Setiap lini produk dapat menganalisis tujuannya dengan
menggunakan periodik konsep PDCA
d) tingkat Organisasi.- Perusahaan secara keseluruhan dapat meninjau kinerja
secara keseluruhan dari waktu ke waktu.
Idenya adalah untuk pertama berhasil mengadopsi konsep PDCA di dua
tingkat pertama untuk memulai dengan, yang, di Individu Leval dan Program
Tingkat.

Berdasarkan

keberhasilan

pelaksanaan

pada

dua

tingkat

ini,

pelaksanaan nantinya dapat diterapkan di tingkat garis produk dan tingkat

Organisasi untuk memastikan bahwa kami mencapai perbaikan menyeluruh dari

dasar ke atas akhirnya membuat perbedaan untuk perusahaan tujuan tahunan
keseluruhan,

target,

tujuan

keuangan

dan

juga

bertemu

dan

melebihi

expecations pelanggan. "Kualitas adalah Raja", ini adalah mantra keberhasilan di

Tektornix metode moving PDCA maju dan akan pasti membantu dengan cara
yang hebat di keberhasilan pelaksanaan mantra ini.

Contoh lain dari penerapan PDCA dijelaskan dibawah ini. Untuk lebih jelasnya akan
disajikan tahap-tahap dalam melakukan proses perbaikan program dengan menggunakan
metode PDCA cycle adalah sebagai berikut:
1. Tahap Plan (Buat Rencana Perbaikan Program)
a. Pertama-tama Anda harus dapat menentukan proses yang perlu diperbaki atau dipecahkan.
Proses yang perlu diperbaiki adalah proses yang terkait erat dengan keseluruhan program dan
tuntutan kebutuhan sponsor atau audiens (peminat, pemakai, pelanggan) yang merupakan
orang yang secara langsung atau tidak langsung berurusan dengan evaluasi. Dalam
menentukan proses yang perlu diperbaiki tersebut, manajer program perlu mengidentifikasi
kegiatan lintas-fungsional proses itu. Pilih masalah atau proses yang akan lebih dahulu
dipecahkan/diperbaiki, dan jelaskan factor-faktor yang memungkinkan dilakukannya
perbaikan proses. Identifikasi hasil-hasil yang merugikan, bentuk dan dukung tim yang tepat.
Tinjau data yang berkaitan dengan masalah yang terjadi. Membatasi permasalahannya
sehingga terfokus pada intinya. Rumuskan maksud dan tujuan usaha perbaikan atau usaha
pemecahan masalah yang akan dilakukan. Cara dan alat yang dapat dipakai dalam perbaikan
program pendidikan: (1) curah pendapat (brainstorming), (2) affinity diagram, (3) check
sheet, (4) control chart, (5) histogram,(6) interrelationship diagraph, (7) pareto chart, (8)
prioritization matrices, (9) process capability, (10) radar chart, dan (11) run chart.
b. Uraikan proses yang dilakukan berkenaan dengan hal tersebut di atas. Anda perlu
menentukan perbaikan apa yang akan dilakukan terhadap proses yang dipilih berdasarkan
peristiwa-peristiwa yang terjadi.
c. Uraikan semua hal yang menjadi penyebab timbulnya masalah, sesuai dengan akar
permasalahannya.
d. Kembangkan cara pemecahan atau perbaikan yang efektif dan dapat dikerjakan.
2. Tahap Do (Kerjakan). Laksanakan solusi dan perubahan proses yang sudah ditentukan.
Disarankan agar mencoba solusi itu pada skala kecil lebih dahulu. Ikutilah rencana dan

pantaulah proses dan hasilnya. Adakan penyesuaian pada cara atau proses bila keadaan
memerlukan demikian.
a. Langkah pertama yang harus Anda lakukan pada tahap Do ini adalah mengumpulkan
baseline information untuk menentukan keadaan yang nyata sekarang mengenai jalannya
proses. Baseline information ini dapat diperoleh dari data historik atau teknik-teknik
pengumpulan data yang lebih canggih.
b. Sesudah baseline information dikumpulkan, maka perbaikan yang dikehendaki dapat
diimplementasikan. Dalam tahap ini, Anda dapat menguji hipotesis atau asumsi dengan
menggunakan baseline information tersebut. Untuk melakukan uji hipotesis terlebih
dahulu pada skala kecil program untuk menghindari kerugian-kerugian yang tidak kita
kehendaki.
c. Akhirnya, dalam tahap Do ini, Anda harus mengumpulkan data lagi untuk mengetahui
apakah perbaikan yang Anda lakukan dengan hipotesis itu membawa perbaikan tau tidak.
d. Alat yang biasanya dipakai adalah (1) activity network diagram, (2) gantt chart, (3) check
sheet, dan (4) control chart.

3. Tahap Check (Evaluasi). Buatlah alat atau cara untuk memantau (memonitor) pelaksanaan
proses dan hasilnya. Konfirmasikan bahwa cara atau alat itu absyah untuk digunakan. Apakah
solusi itu mendatangkan efek yang diinginkan ? Apakah ada konsekwensi yang tidak
diharapkan ?. Alat yang biasa dipakai adalah (1) check sheet, (2) control chart, (3) flowchart,
(4) pareto chart, (5) run chart.
Dalam tahap ini check ini, manajer program harus dapat menafsirkan informasi yang baru
dikumpulkan untuk mengetahui apakah perubahan yang dilakukan membawa perbaikan atau
tidak. Untuk dapat ditafsirkan, biasanya data yang dikumpulkan itu disusun dalam grafik
yang lazim dipakai dalam perbaikan mutu program secara terpadu. Dalam langkah ini harus
dapat diketahui apakah yang diperbaiki itu persoalan yang benar atau bukan. Langkah ini
penting untuk menjaga jangan sampai Anda memperoleh solusi yang benar, tetapi dari
persoalan yang salah.
Disamping itu, Anda harus meninjau dan mengevaluasi hasil dari perbaikan yang dilakukan
dengan membuat: (1) alat atau cara untuk memantau (monitoring) pelaksanaan proses dan
hasilnya; (2) konfirmasikan bahwa cara atau alat itu absyah untuk digunakan; (3) apakah
solusi itu mendatangkan efek yang diinginkan ?; dan (4) apakah ada konsekuensi yang tak
diharapkan ? (Margono Slamet, 2001).
Jadi dalam tahap check ini, manajer harus dapat melakukan analisis (memisah, memilih
dan membahas data), mengadakan synthesis (merangkum data) dan menafsirkan data serta
informasi sebagai kesimpulan pendapat. Dalam kesimpulan pendapat tersebut harus dapat
digeneralisasikan dalam skala yang lebih besar di dalam organisasi atau tidak. Dengan
demikian, dalam tahap check ini, manajer memperoleh pengetahuan baru mengenai proses
yang berada dalam tanggung jawabnya.
4. Tahap Act (Tindak Lanjut). Nilailah hasil-hasil yang dicapai demikian pula proses
perbaikan dan perubahan proses yang direkomendasikan. Teruskan perbaikan proses bila
diperlukan, bakukan bila memungkinkan. Rayakan keberhasilan yang dicapai. Alat atau cara
yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah affinity diagram dan branstorming.
a. Keputusan untuk perbaikan mana yang akan diimplementasikan. Pada langkah ini, manajer
dihadapkan pada dua pilihan: (1) mengimplementasikan perubahan yang sudah diuji, pada
skala yang lebih luas, atau (2)

menyempurnakan hipothesis untuk diuji kembali. Yang juga perlu diperhatikan dalam
langkah ini adalah efek dari pada perubahan yang dilakukan terhadap SDM dan biaya untuk
diperbandingkan dengan keuntungan yang diantisipasikan.
b. Apabila perubahan yang dilakukan itu berhasil bagi perbaikan proses, maka perlu disusun
prosedur yang baku.
c. Agar supaya perubahan untuk perbaikan berjalan baik, perlu dilakukan pelatihan ulang dan
tambahan bagi karyawan terkait.
d. Dalam langkah ini manajer juga perlu mengkaji apakah perubahan yang dilakukan itu tidak
mempunyai efek negatif terhadap bagian program lain.
e. Pelaksanaan perubahan tersebut perlu dimonitor terus untuk menjaga agar seluruh
karyawan melaksanakan apa yang ditetapkan dalam prosedur yang telah digariskan.
Dengan telah diperolehnya pengetahuan atau informasi baru dari satu siklus PDCA, maka
Anda harus mengulangi siklus dalam tahap berikutnya secara berkelanjutan sehingga terjadi
perbaikan secara terus-menerus (kontinu).

Dapus

Project Execution, Monitoring and Control (IS PM 8. Lecture; 2012 Spring)

Kaizen
PDCA ( Plan / Do / Check / Act )
Training
K.A.CHANDRAKANTH. PLAN DO CHECK ACT (PDCA)
IMPROVING QUALITY THROUGH AGILE ACCOUNTABILITY. TEKTRONIX
ENGINEERING DEVELOPMENT INDIA
PRIVATE LIMITED
NO.4/2, SAMRAH PLAZA,
ST MARKS ROAD,
BANGALORE 560 001
email k.a.chandrakanth@tektronix.com
Fernandes, H.J.X. (1984), Evaluation of Educational Programs. Jakarta: National Educational
Planning and Curriculum Development.
Isaac S, & Michael, W.B. (1983). Handbook in Research and Evaluation, San Diago, California.
Morris, Lynn Lyons, Carol Taylor Fitz Gibbon, Marie E. Freemen. (1987), How to Communicate
Evaluation Findings, Center for the Study of Evaluation. University of California, Los Angeles,
Beverly Hills: Sage.
Stuffebeam, D.L & Shinkfield, A.J. (1987), Evaluation and Enlightment for Decion Making,
Columbus, OH: Ohio State University, Evaluation Center.
Tayibnafis, Farida Yusuf, (2000), Evaluasi Program, Jakarta: Rineka Cipta.
Torres, Rosalie T., Preskill, Hallie S & Piontek, Mary E. (1996). Evaluating Strategis for
Communicating and Reporting; Enchancing Learning in Organizations, International
Educational and Professional Publisher Thousand Oaks London New Delhi: Sage Publications.
Patton,M.Q. (1987), How to Use Qualitative Methodes in Evaluation. Center for the Study of
Evaluation, University of California, Los Angeles, Beverly Hills: Sage
---------------.(1986).
Utilization-Focused
Evaluation,
The
International
Proffesional Publishers Newbury Park London New Delhi: Age Publications.