Anda di halaman 1dari 21

Nama

: DEDEH

Kelas

: XII API

Soal Uji Kompetensi Keahlian (UKK) SMK Jurusan Administrasi Perkantoran


SOAL UN TEORI PRODUKTIF
JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
PAKET A
1. Pesan (message) atau berita yang disampaikan dalam dalam proses komunikasi
termasuk ke dalam
A. Media
B. Unsur
C. Jenis
D. Lambang
E. Proses
2. Badan Narkoba Nasional (BNN) membuat poster iklan untuk mengajak generasi
muda menjauhi narkoba. Komunikasi yang dilakukan BNN tersebut menggunakan
lambang
A. gerak
B. warna
C. gamar
D. bahasa
E. suara
3. Faktor yang menghambat keberhasilan proses komunikasi adalah .
A. prasangka yang tidak beralasan
B. kepuasan
C. kejelasan
D. kemampuan pihak penerima berita
E. saluran pengiriman berita

4. Radio, tape recorder dan telepon merupakan jenis media komunikas .


A. audi visual
B. cetak
C. visual
D. gambar
E. audio
5. Alat komunikasi yang paling tepat dan paling mudah digunakan untuk komunikasi
jarak jauh disertai bukti fisik adalah
A. e-mai
B. telepon
C. facebook
D. telex
E. surat
6. Bila penelepon meminta meminta anda untuk menyampaikan pesan kepada
pimpinan, anda hendaknya menjawab
A. nanti saya sampaikan
B. sudah pak, nanti saya sampaikan
C. jelas pak, akan saya sampaikan
D. pesan bapak akan saya sampaikan
E. ya pak, nanti disampaikan
7. Tata cara untuk melakukan hubungan interlokal adalah ....
A. memutar kode wilayah + nomor negara + nomor telepon yang dituju
B. memutar kode wilayah + nomor telepon yang dituju
C. memutar kode negara + kode wilayah + nomor telepon yang dituju
D. memutar nomor telepon yang dituju + kode wilayah
E. memutar nomor telepon yang dituju
8. Tujuan pelayanan prima adalah ....
A. menumbuhkan kepercayaan dan kepuasaan pelanggan
B. melayani pelanggan dengan ramah, tepat dan cepat
C. menempatkan pelanggan sebagai mitra usaha
D. pelanggan merasa dipentingkan
E. pelanggan loyal kepada perusahaan

9. Sebagai petugas resepsionis, cara anda menyambut kedatangan tamu perusahaan


adalah dengan mengucapkan .....
A. selamat pagi, perlu dengan siapa?
B. selamat pagi, ada yang bisa kami bantu?
C. selamat pagi, ada apa anda datang kesini?
D. selamat pagi, mau bertemu siapa?
E. selamat pagi, anda?
10. Tata cara berhias yang sesuai dengan penampilan serasi adalah ....
A. menggunakan perhiasan sebanyak mungkin untuk menarik perhatian
B. menggunakan make up tidak berlebihan dan memakai perhiasan sewajarnya
C. menggunakan model perhiasan yang trendy
D. menggunakan make up tebal dan mengikuti perkembangan mode
E. mengenakan model pakaian yang trendy
11. Sikap tubuh tampak dalam postur siaga seperti berdiri tegak dengan dagu sedikit
mendongak. Sikap seperti ini mencerminkan ....
A. kehangatan
B. sikap dingin
C. Rasa hormat
D. sikap kecewa
E. rasa bangga
12. Agar dapat bekerja dalam satu tim, prinsip bekerja yang harus dikembangkan adalah

A. memanfaatkan potensi
B. perencanaan
C. saling menghargai
D. pengontrolan
E. bersikap tertutup
13. Jika sedang mengoperasikan mesin penghancur kertas, hal yang harus diperhatikan
dalam menjaga K3 adalah
A. dasi, penjepit kertas dan kerudung
B. rambut panjang, kerudung, dan penjepit kertas
C. penjepit kertas, alat tulis kantor dan dasi

D. dasi, rambut panjang dan kerudung


E. alat tulis kantor, kerudung dan dasi
14. Untuk membuat laporan hasil rapat (notula) aplikasi software yang biasa digunakan
adalah
A. Ms. Access
B. Ms. Excel
C. Ms. Project
D. Ms. Word
E. Ms. Power Point
15. Aplikasi software yang biasa digunakan dalam pembuatan slide presentasi adalah ...
A. Ms. Power Point
B. Ms. Word
C. Ms. Access
D. Ms. Project
E. Ms. Excel
16. Peralatan kantor yang berfungsi menghancurkan dokumen yang sudah tidak
digunakan lagi disebut mesin
A. stensil
B. offset
C. risograph
D. foto copy
E. document distroyer
17. Perawatan terhadap perlengkapan dengan tujuan agar perlengkapan itu lebih awet
digunakan dalam hal ini lebih diutamakan pada pencegahan sebelum terlanjur rusak
disebut
A. reparasi
B. perbaikan
C. pemeliharaan
D. penggantian
E. perakitan
18. Yang termasuk dokumen LITERER menurut bentuk fisiknya adalah
A. tugu
B. arsip

C. buku
D. benda sejarah
E. naskah proklamasi
19. Gambar dengan bentuk surat lurus (block) yang biasa digunakan dalam perusahaan
adalah

20. Penulisan tanggal surat yang benar adalah


A. Denpasar : 13 Agustus 2009
B. Denpasar, 13 Agustus 2009
C. Denpasar : 13 Agts 2009
D. DPS, 13 Agustus 2009
E. DPS, 13-Agt-2009
21. Gambar surat dengan lipatan ganda sejajar adalah ...

22. Mesin pengganda yang bisa mencetak dokumen lebih dari 100 lembar dengan biaya
lebih murah adalah mesin ..
A. cetak
B. resograph
C. stensil
D. faximile
E. foto copy
23. Mesin yang dapat memperbanyak, memperbesar dan memperkecil lebar dokumen
asli disebut ..
A. foto copy
B. Resograph
C. stensil
D. faximile
E. Telex
24. Dalam pendistribusian surat masuk pada lingkungan perusahaan, biasanya
menggunakan
A. Buku ekspedisi intern
B. Lembar pengantar
C. Lembar disposisi
D. Kartu kendali
E. Kartu indeks
25. Dalam sistem kearsipan pola baru surat masuk/keluar yang tergolong penting
dicatat dalam
A. kartu indeks
B. kartu kendali
C. buku ekspedisi
D. lembar pengantar
E. lembar disposisi
26. Prosedur pengurusan surat dalam sistem buku agenda adalah ...
A. penerimaan-pencatatan-pengarahan-penyortiran-penyampaian-penyimpanan
B. pengiriman-pencatatan-penyortiran-pengarahan-penyampaian-penyimpanan

C. penerimaan-pencatatan-penyortiran-pengarahan-penyampaian-penyimpanan
D. penerimaan-penyortiran-pencatatan-penyampaian-pengarahan-penyimpanan
E. penerimaan-penyortiran-pencatatan-pengarahan-penyampaian-penyimpanan
27. Sistem penyimpanan arsip yang susunannya berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama orang atau badan dinamakan
A. Sistem Alphabetic
B. Sistem Subject
C. Sistem Kronologis
D. Sistem Numeric
E. Sistem Wilayah
28. Sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal sebagai petunjuk
pembatasa simpanan arsip untuk membedakan, memisahkan antara masalah utama,
masalah dan sub masalah disebut
A. filing cabinet
B. guide
C. folder
D. ordner
E. kertas indeks
29. Gambar di bawah ini merupakan penyimpanan arsip yang menggunakan sistem .

A. abjad
B. subjek
C. wilayah
D. nomor
E. tanggal

30. Membuat duplikasi arsip sebagai bahan rujukan merupakan salah satu cara dalam

A. penyusutan arsip
B. referensi arsip
C. pemeliharaan arsip
D. pemusnahan arsip
E. pemanfaatan arsip
31. Daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan arsip disebut
A. jadwal penghancuran dokumen
B. jadwal retensi arsip
C. jadwal kegiatan penyimpanan
D. kartu penghancur dokumen
E. strategi penghancuran dokumen
32. Perjalanan bisnis adalah
A. perjalanan yang dilakukan seseorang untuk kepentingan perusahaan
B. perjalanan ke luar kota untuk kepentingan pribadi pimpinan
C. perjalanan ke suatu daerah atau negara dengan tujuan rekreasi
D. perjalanan yang dilakukan seseorang untuk kepentingan bawahannya
E. perjalanan untuk melakukan ibadah
33. Dokumen perjalanan yang diberikan kepada warga negara yang diberi izin untuk
meninggalkan negaranya dan untuk bepergian ke negara-negara asing disebut
A. yellow card
B. surat tugas
C. fiskal
D. paspor
E. visa
34. Daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu
pertemuan/ rapat disebut
A. surat undangan
B. susunan acara
C. agenda rapat
D. akomodasi
E. transportasi
35. Agar semua peserta rapat merasa dihargai dan dapat menimbulkan semangat team

work, pengaturan tempat duduk di ruang rapat disarankan menggunakan


A. gaya klasikal
B. gaya konferensi
C. gaya huruf V
D. gaya workshop
E. gaya huruf U
36. Peralatan yang biasa digunakan dalam kegiatan rapat untuk menampilkan bahan
presentasi dari komputer atau laptop dinamakan
A. OHP
B. LVD Projector
C. Flipchart
D. Whiteboard
E. Blocknote
37. Pemimpin rapat yang terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat,
serta terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Tipe pemimpin rapat seperti ini
disebut
A. tertutup
B. demokrasi
C. otoriter
D. laizess fair
E. terbuka
38. Peserta rapat yang selalu menentang atau tidak setuju dengan pendapat orang lain
dan selalu menyalahkan pendapat orang lain. Peserta rapat seperti ini disebut
A. tipe pemberi informasi
B. tipe inisiatif
C. tipe pendengar
D. tipe penyerang
E. tipe pemersatu
39. Catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditambahi atau dikurangi
disebut
A. notula rapat
B. catatan rapat
C. memo rapat
D. agenda rapat
E. susunan rapat
40. Dana kas kecil yang nilainya sudah ditetapkan sehingga penjumlahannya hanya ada

pada saat pengisian kas itu sendiri. Sistem pengisian dana seperti ini disebut
A. Imprest fund system
B. Fluctuation fund system
C. Sistem dana rutin
D. Sistem dana campuran
E. Sistem tabelaris

1. Orang atau sekelompok orang yang bertindak sebagai pihak penerima pesan dalam proses
komunikasi disebut.

a. Komunikan
b. Perantara
c. Komunikator
d. Media
e. Feedback

2. Lambang yang menggunakan pendengaran (telinga) disebut....

a. Lambang gerak
b. Lambang suara
c. Lambang warna
d. Lambang gambar
e. Lambang bahasa

3. Rintangan yang bersifat teknis yang menjadi faktor penghambat dalam menyampaikan pesan
adalah....

a. Kurangnya media yang dibutuhkan


b. Sikap otoriter dan keras kepala
c. Rasa tidak suka
d. Menggunakan tata bahasa yang tidak tepat
e. Menggunakan kode, lambang dan bahasa isyarat yang tidak jelas

4. Yang termasuk dalam jenis media komunikasi audio visual adalah....

a. Telepon
b. Radio
c. Surat
d. Transaparansi
e. Televisi

5. Alat komunikasi yang efektif yang dipergunakan untuk menghubungkan dari satu ruang ke
ruang lain disebut....

a. Telepon
b. Faximile
c. Telex
d. Aiphone
e. Telegram

6. Jika pimpinan anda sedang tidak berada di tempat (rapat) ada telepon masuk untuk pimpinan,
maka jawaban yang tepat adalah :
a. Pimpinan rapat
b. Sedang rapat dengan staf ahli
c. Bapak pimpinan sedang sedang tidak berada ditempat sekarang, tetapi akan kembali
segera
d. Pimpinan di luar ruangan
e. Bapak sedang di luar kantor
7. Jika anda diminta untuk menelepon relasi oleh atasan, maka langkah pertama yang dipersiapkan
adalah....

a.
b.
c.
d.
e.

Membawa alat perekam, nomor, nama yang akan dituju dan masalah yang akan
dibicarakan
Alat tulis, mencatat nomor, nama yang akan dituju dan masalah yang akan dibicarakan
Langsung menekan / memutar nomor telepon relasi
Mencatat data dibuku telepon
Meminta operator menyambungkan hubungan telepon dengan relasi

8. Dalam membangun hubungan baik dengan pelanggan, hal-hal yang membuat


pelanggan meneruskan hubungan baik dengan perusahaan adalah....
a. Ingkar janji
b. Produk yang kurang baik
c. Pelayanan yang kurang memuaskan
d. Memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan
e. Membebaskan pelanggan
9. Apabila pelanggan mengeluh tentang produk perusahaan anda, maka langkah yang
tepat untuk mengatasi hal tersebut adalah....
a. Melaporkan pada atasan
b. Menelepon bagian costumer service
c. Mendengarkan dan mencari solusi
d. Memberikan pada bagian lain
e. Mencatat keluhannya
10. Yang termasuk jenis penampilan non verbal dalam pelayanan prima adalah....
a. Berbusana serasi
b. Hormat dan ramah
c. Bertutur sapa sopan
d. Berbicara lemah lembut
e. Mendengarkan keluhan secara seksama
11. Pada saat anda menerima telepon, tiba-tiba ada tamu yang datang. Agar tamu tetap
merasa dilayani maka kegiatan komunikasi non verbal yang dapat dilakukan, dengan
cara :
a. Meminta tamu menunggu
b. Meminta tamu mengisi buku tamu
c. Meminta tamu duduk
d. Menyuruh tamu untuk menunggu sebentar

e.

Menganggukkan kepala sebagai tanda anda mengetahui kedatangannya

12. Istilah kegiatan kantor yang memerlukan kesepakatan kerja dan team yang sesuai
kebutuhan disebut....

a. team work
b. team building
c. team teaching
d. team singing
e. team survey

13. Sikap yang harus ditunjukan pada saat menghadapi situasi darurat di tempat kerja
adalah.

a. Panik
b. Lari
c. Lambat bertindak
d. Gugup
e. Tenang

14. Anda sebagai seorang sekretaris diminta oleh pimpinan untuk membuat laporan
keuangan, maka perangkat lunak yang paling cocok untuk digunakan adalah....

a. Microsoft power point


b. Microsoft excel
c. Microsoft acces
d. Microsoft word
e. Microsoft publisher

15. Perangkat lunak yang biasa dipergunakan untuk melakukan presentasi adalah.

a.

Misrosoft word

b.

Microsoft power point

c.

Microsoft excel

d.

Microsoft publisher

e.

Microsoft Acces

16. Salah satu cara untuk memusnahkan dokumen adalah dengan menggunakan mesin
penghancur dokumen yang disebut....

a. Dictating machine
b. Risograph
c. Dot matrix
d. Mesin stensil
e. Paper schreder machine

17. Apabila peralatan kantor yang digunakan oleh seorang administrasi kantor ada
ketidaksesuaian fungsinya, maka langkah yang tepat untuk mengidentifikasi
ketidaksesuaian (kerusakan) tersebut adalah dengan cara :

a. Memanggil tenaga teknisi


b. Memeriksa sendiri peralatan kantoran
c. Mengirim alat tersebut ke pusat service
d. Membaca manual book peralatan tersebut
e. Membiarkan ketidaksesuaian tersebut

18. Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor disebut.

a.

Dokumen dinamis

b. Dokumen aktif
c. Dokumen semi aktif
d. Dokumen in aktif
e. Dokumen statis

19. Bentuk surat dimana paragrapnya diketik pada margin kiri dan baris-baris berikutnya
diketik 5 (lima) spasi dari margin kiri adalah....
a.
b.
c.
d.
e.

Block style
Semi block style
Indented style
Hanging paragraph style
Official style

20. Bagian surat yang berguna untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor
atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat
adalah....
a.
b.
c.
d.
e.

Alamat dalam
Tembusan
Kepala surat
Isi surat
Salam pembuka

21. Lipatan surat dengan membagi kertas menjadi 2 bagian sama besar lalu dilipat
adalah....
a. Lipatan akordion rendah
b. Lipatan baku
c. Lipatan ganda sejajar
d. Lipatan baronial
e. Lipatan tunggal

22. Alat pengganda yang menggunakan media penghubung komputer adalah :

a. scanner
b. stensil
c. printer
d. foto copy
e. alat cetak

23. Apabila atasan meminta anda untuk mencetak dokumen yang akan dikirim dengan
menggunakan tembusan untuk 3 instansi tanpa memfotocopy dokumen asli, maka
jumlah dokumen yang perlu dicetak dengan printer adalah sebanyak....

a. 2 set
b. 3 set
c. 4 set
d. 5 set
e. 6 set

24. Buku catatan yang dapat menunjukkan bukti dalam penyampaian surat dalam suatu
organisasi disebut....
a.
b.
c.
d.
e.

Buku agenda surat masuk


Lembar disposisi
Buku ekspedisi intern
Buku verbal
Kartu kendali

25. Prosedur pengurusan surat masuk dalam sistem buku agenda adalah....

a. Penerimaan pencatatan pengarahan penyimpanan penyampaian


b. Penerimaan pencatatan penyortiran pengarahan penyampaian penyimpanan
c. Penerimtatan pencatatan penyortiran pengarahan penyampaian
penyimpanan
d. Penerimaan penyortiran pencatatan penyampaian pengarahan penyimpanan
e. Penerimaan penyortiran pencatatan pengarahan penyampaian - penyimpanan
26. Seseorang yang menyimpan surat tembusan pada pengurusan surat rahasia adalah....

a.

Unit Pengolah

b.

Penata Arsip

c.

Ekspedisi

d.

Pengarah Surat

e.

Pencatat Surat

27. Perusahaan jasa titipan kilat lebih baik menggunakan sistem ....

a. Sistem abjad
b. Sistem masalah
c. Sistem wilayah
d. Sistem kronologis
e. Sistem nomor

28. Berikut ini adalah jenis tempat dan alat penyimpanan surat yang diperlukan dalam
system kearsipan,
a. Filing cabinet, guide, folder, rak sortir
b. Filing cabinet, retensi, guide, folder
c. Filing cabinet, retensi guide, folder, rak sortir

d. Filing cabinet, nomor, guide, folder


e. Filing cabinet, nomor, guide, folder, rak sortir

29. Pada filing sistem abjad, surat dari Maharani Dewi Pramuditha dapat ditemukan di....

a. Guide berkode Pr
b. Dibelakang guide berkode Ma
c. Dalam berkode Ma
d. dalam folder berkode Pr
e. dalam laci berkode De

30. Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan tiga cara. Penyusutan arsip yang dilakukan dengan cara
memindahkan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan disebut.

a.
b.
c.
d.
e.

Penyerahan arsip
Pemusnahan arsip
Pemindahan arsip
Pengendalian arsip
Pengolahan arsip

31. Pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai dan
kegunaannya serta sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan dan pemusnahan,
yaitu.
a.
b.
c.
d.
e.

Out slip
Jadwal Retensi
Tunjuk silang
Kartu Kendali
Disposisi

32. Pimpinan atau karyawan yang melakukan perjalanan ke luar negeri dari lingkungan
kantor baik dalam kota maupun luar negeri dengan tujuan melaksanakan tugas kantor
disebut .

a. Perjalanan pribadi
b. Perjalanan kunjungan
c. Perjalanan wisata
d. Perjalanan dinas
e. perjalanan rutin

33. Dokumen-dokumen yang harus disiapkan untuk perjalanan luar negeri adalah
a. Surat tugas, surat kunjungan
b. Surat jalan, surat kepolisian
c. Paspor, visa, yellow card, fiscal, tiket
d. Travel cek, tiket, daftar perjalanan
e. Paspor, travel cek, yellow card
34. Mempersiapkan penginapan, transportasi dan konsumsi peserta rapat adalah
persiapan rapat dalam bentuk....

a. Bahan rapat
b. Materi rapat
c. Medical check up
d. Akomodasi
e. Komunikasi

35. Tata ruang rapat untuk 50 orang peserta menggunakan ruangan berbentuk..

a. Huruf U
b. Aula

c. Perahu
d. Bundar
e. Empat persegi panjang

36. Peralatan rapat yang perlu dipersiapkan dalam penyelenggaraan rapat diantaranya,

a. Susunan Acara
b. Surat Undangan
c. Hasil rapat yang lalu
d. Block note, ball point
e. Daftar hadir

37. Tipe pemimpin rapat yang mampu menciptakan adanya lalu lintas komunikasi dua arah
disebut
a.
b.
c.
d.
e.

Tipe otoriter
Tipe laissez faire
Tipe demokratis
Tipe otokratis
Tipe monarki

38. Tipe peserta rapat sebagai juru damai, penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar,
sabar, tekun/ulet mempunyai sifat toleran disebut.

a. Type perantara
b. Type pemberi informasi
c. Type inisiatif
d. Type pemberi semangat

e.

Type pemersatu

39. Pencatatan hasil rapat/pertemuan merupakan catatan singkat mengenai hal-hal yang
dibicarakan dan diputuskan dalam rapat hal tersebut dicatat pada..

a. Block Note
b. LPT
c. Notula
d. Laporan
e. Ekspedisi

40. Dana kas kecil yang setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu secara tetap,
pengisian dana tersebut disebut sistem....

a. Imprest
b. Fluktuasi
c. Rutin
d. Buku Besar
e. Tabelaris