TUGAS MATA KULIAH

E-GOVERNMENT DAN PENYELARASAN TIK DAN PROSES BISNIS

KEGIATAN PENETAPAN PROGRAM DAN

CALON PESERTA PENDIDIKAN DAN
PELATIHAN (DIKLAT)

Oleh:

FAHMEINI (14146012)

PROGRAM MAGISTER CHIEF INFORMATION

OFFICER FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS
NEGERI PADANG
2015

I.

Pendahuluan
Untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik (good governance) dan

meningkatkan layanan publik yang efektif dan efisien diperlukan adanya

kebijakan dan strategi pengembangan e-government yang dalam pelaksanaannya
diperlukan kesamaan pemahaman, keserempakan tindak dan keterpaduan langkah
dari seluruh unsur kelembagaan pemerintah, tidak terkecuali Balai Diklat
Keagamaan Padang
Menurut Keputusan Menteri Agama RI Nomor 1 Tahun 2003, disebutkan
dalam pasal 1 ayat 1, Pendidikan dan Pelatihan yang selanjutnya disebut Diklat
adalah Penyelenggaran proses belajar mengajar dalam rangka meningkatkan
kompetensi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kementerian Agama yang
dilaksanakan sekurang-kurangnya 40 jam pelajaran. Dalam Keputusan Menteri
Agama RI Nomor 345 Tahun 2004, dinyatakan bahwa tugas melaksanakan
pendidikan dan pelatihan (pasal 2), tenaga administrasi dan tenaga teknis
keagamaan sesuai dengan wilayah kerja masing-masing Balai Diklat Keagamaan.
Wilayah kerja Balai Diklat Keagamaan Padang meliputi 4 (empat) provinsi yaitu
Sumatera Barat, Riau, Jambi dan Kepulauan Riau. Diantaranya Kantor Wilayah
Kementerian Agama dan Perguruan Tinggi Islam. Kantor Wilayah Kementerian
Agama membawahi Kantor Kementerian Agama Kab./Kota, madrasah, KUA,
RA, Ponpes dan lain-lain.
Proses penyelenggaraan diklat dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 1. Proses Penyelenggaraan Diklat

1.1. Kegiatan Penetapan Program dan Calon Peserta Diklat

Layanan Balai Diklat Keagamaan Padang yang sangat krusial adalah saat
penetapan program dan calon peserta diklat. Karena juga melibatkan koordinasi
dengan pihak eksternal (G2G) yaitu instansi di bawah Kementerian Agama dalam
wilayah kerja Balai Diklat Keagamaan Padang. Proses birokrasi yang terjadi
digambarkan pada flowchart berikut :
2. Kegiatan Penetapan Program Diklat
No.

Aktifitas

Pelaksana
penyusun
program

Kepala
seksi

Kepala
Balai

Instansi
dalam
Wilayah
Kerja

Kelengkapan

Menghimpun dan
menginventarisasi
data kebutuhan
diklat melalui
kegiatan rakor,
monev, surat usulan
dll

Bahan usulan
Diklat, hasil AKD,
dan data pegawai

Mengklasifikasi dan
merekapitulasi data
kebutuhan diklat

Himpunan data

Membuat draf
rencana program
sesuai dengan RKT

Mempelajari dan
melengkapi draf
rencana program

Menetapkan
rencana program

Membuat rencana
program untuk
diteruskan ke bagian
perencanaan
sebagai usulan
program yang akan
datang

Daftar
rekapitulasi,
rencana program

Y
T

Draf rancangan
program dan
referensi kerja

Draf usulan
program Diklat

Program diklat
yang telah
ditetapkan

3. Kegiatan Penetapan Calon Peserta Diklat

No.

Aktifitas

Pelaksana
Seksi

Membuat surat
pemanggilan
dan alokasi
peserta diklat
berdasarkan
jadwal kegiatan
pelaksanaan
Diklat
Memeriksa dan
memaraf surat
pemanggilan
dan alokasi
peserta diklat

Menandatangani
surat
pemanggilan
peserta diklat

Mengirim surat
pemanggilan
peserta

Penerimaan
Peserta Diklat yg
telah
ditugaskan,
pengecekan
persyaratan dan
kelengkapan

Kepala
Seksi

Kepala
Balai

Panitia
Diklat

Instansi
dalam
Wilayah
Kerja

Kelengkapan

Program
diklat, jadwal
kegiatan diklat
dan
rekapitulasi
alokasi
peserta

Pelaksana
Sub Bag TU

Draf surat dan

referensi kerja

Surat yang
sudah
disetujui dan
referensi kerja
Surat
informasi dan
pemanggilan
peserta

Dokumen
persyaratan

Y
Selesai

T
Dikembalikan

Dalam rangka mengimplementasikan e-government dan menunjang

kegiatan penetapan program dan calon peserta diklat, Balai Diklat Keagamaan
Padang telah menggunakan sistem informasi manajemen diklat (SIMDIKLAT),
sebagai penyedia bahan analisis kebutuhan diklat. Dan menggunakan website
bdkpadang.kemenag.go.id untuk menyampaikan informasi kediklatan kepada
stakeholder Balai Diklat Keagamaan Padang yaitu instansi kementerian agama
dalam wilayah kerja.

Gambar 2. Website Balai Diklat Keagamaan Padang

Gambar 3. SIMDIKLAT

1.2

Analisis Kritis
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi Balai Diklat Keagamaan Padang

dihadapkan sejumlah masalah di bidang kediklatan diantaranya Penyelenggaraan

diklat belum sepenuhnya berbasis data dan kebutuhan unit-unit pelayanan teknis
di lingkungan Kementerian Agama. Pemanfaatan terhadap SIMDIKLAT juga
belum maksimal, karena aplikasi masih baru dan database-nya belum memadai
untuk kebutuhan analisis kebutuhan diklat. Kondisi ini berdampak kepada kurang
tepatnya sasaran dan jenis diklat yang diselenggarakan, belum optimalnya dampak
diklat bagi peningkatan kinerja organisasi. Karena itu, sangat penting unit-unit
kediklatan mengembangkan program-program diklat dengan berbasis data dan
kebutuhan pengguna.
Kemudian rekruitmen peserta diklat masih belum efektif. Seringkali terjadi
pengulangan peserta diklat untuk jenis diklat yang berbeda dalam kurun waktu
yang tidak terlalu lama, atau terjadi pengulangan peserta untuk diklat yang sama.
Hal ini berdampak kepada semakin mengecilnya kesempatan mengikuti diklat
bagi pegawai lainnya. Belum efektifnya rekrutmen peserta dimaksud antara lain
disebabkan oleh tidak tersedianya database kediklatan yang memadai, dan layanan
penetapan, pendaftaran dan penerimaan peserta yang masih manual dan belum
terintegrasi. Oleh karena itu komitmen pimpinan terhadap ketersediaan database
kediklatan dan perekrutan peserta sangat diperlukan.
Proses penetapan peserta diklat selain masih belum efektif, juga terdapat
beberapa kelemahan seperti penetapan calon peserta diklat masih berupa alokasi,
pemilihan peserta diserahkan kepada instansi masing-masing sehingga pada saat
pendaftaran masih ada peserta yang tidak sesuai syarat dan terpaksa
dikembalikan. Hal ini sangat merugikan bagi peserta terutama dari daerah jauh
seperti Jambi, Riau dan Kepulauan Riau, dan dapat berdampak memburuknya
relasi Balai Diklat dan instansi stakeholder. Selain itu masih sering terjadi peserta
kurang, karena tidak adanya konfirmasi atau karena pemulangan peserta yang
tidak sesuai syarat. Website bdkpadang.kemenag.go.id juga belum dimanfaatkan
sebagaimana mestinya untuk informasi kediklatan. Dan belum dimanfaatkan
sebagai media koordinasi dan evaluasi dengan stakeholder.

II.

Pembahasan
Untuk menuju good governance serta mempercepat penyelenggaraan

otonomi daerah, pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada setiap

penyelenggaraan pemerintahan, merupakan kebutuhan yang mendesak, dalam
rangka mendukung pertukaran data dan informasi serta penyaluran berita secara
cepat, tepat, dan akurat. Apalagi jika dikaitkan dengan kondisi geografis Indonesia
yang terdiri dari ribuan pulau dan kepulauan, maka keberadaan teknologi
informasi dan komunikasi mempunyai peranan penting dan strategis khususnya egovernment.
Balai Diklat Keagamaan Padang sebagai instansi pemerintah juga wajib
menerapkan e-government sebagai salah satu cara mengimplementasikan
karakteristik good governance. E-Government dapat dijadikan sebagai model baru
dalam gaya kepemimpinan, cara baru pengambilan keputusan, cara baru dalam
akses pendidikan, cara baru dalam pengambilan kebijakan dan investasi, sarana
baru dalam menerima keluhan masyarakat, cara baru dalam akuntabilitas ke
publik, dan cara baru dalam mengelola pengiriman dan pelayanan semua
informasi pemerintah ke publik. Dengan cara ini rasa kepercayaan publik ke
pemerintah akan benar-benar terwujud, karena yang sangat diharapkan oleh
publik adalah transparansi dan pelayanan yang baik dari pemerintah.
2.1. Rekomendasi Perbaikan Berbasis TIK
Kelemahan-kelemahan dari layanan yang ada akan diminimalisir dengan
memanfaatkan Teknologi

Informasi Komunikasi. Pemanfaatan Teknologi

Informasi dalam mendukung solusi yang ditawarkan adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan sebuah sistem yang terintegrasi antara SIMDIKLAT di
Balai Diklat Keagamaan Padang dengan sistem yang ada di Instansi
wilayah kerja Pengembangan tidak perlu membuat sistem baru yang
terintegrasi tetapi bisa dilakukan dengan membuat webservice sehingga
kedua sistem bisa saling berkomunikasi. Proses penetapan program dan
peserta diklat dilaksanakan dengan memanfaatkan webservice.

Gambar 4. Pemanfaatan Webservice

2. Sistem yang terintegrasi tersebut dimunculkan ke stakeholder dalam satu
antar muka di web Balai Diklat Keagamaan Padang. Instansi stakeholder
dapat melakukan koordinasi dan evaluasi melalui web tersebut. Data yang
berkaitan dengan kediklatan yang dibutuhkan instansi stakeholder akan
masuk ke sistem instansi wilayah kerja dan data yang terkait usulan diklat,
database kepegawaian akan masuk ke SIMDIKLAT Balai Diklat
Keagamaan Padang.
2.2. Perubahan Proses Birokrasi dan Peningkatan Kualitas Relasi
1.

Kegiatan Penetapan Program

Dengan pemanfaatan teknologi webservice, dan website Balai Diklat

sebagai media koordinasi dan evaluasi diharapkan koordinasi dan evaluasi lebih
rutin. Bukan hanya sebagai kegiatan sekali setahun seperti rapat koordinasi dan
rapat evaluasi. Sehingga kegiatan penetapan program dan calon peserta lebih
efisien dan efektif. Jika dalam proses penetapan program diklat sebelumnya
membutuhkan waktu yang relatif lama. Dengan adanya webservice antar sistem
diharapkan dapat meminimalisir waktu yang dibutuhkan untuk menghimpun dan
menginventarisasi data kebutuhan diklat. Dan juga dapat menghemat anggaran
untuk kegiatan rapat-rapat koordinasi maupun monitoring dan evaluasi.
Penggunaan website sebagai media koordinasi dan evaluasi meningkatkan
penyelenggaraan diklat yang transparan dan akuntabel.
2.

Kegiatan Penetapan Calon Peserta Diklat

Pemanfaatan webservice juga dapat meminimalisir kelemahan pada

kegiatan penetapan calon peserta diklat. Seperti kasus pemulangan peserta yang
tidak memenuhi syarat, karena sudah ditetapkan dari awal. Atau kejadian peserta
kurang, karena telah dilakukan konfirmasi pada saat penetapan. Selain itu layanan
ini juga meminimalisir masalah-masalah kediklatan yang ditimbulkan seperti
database kediklatan yang belum memadai. Dan penyelenggaraan diklat
sepenuhnya berbasis data dan kebutuhan unit-unit pelayanan teknis di lingkungan
Kementerian Agama.
No.

Aktifitas

Membuat surat
pemanggilan
dan alokasi
peserta diklat
berdasarkan
jadwal kegiatan
pelaksanaan
Diklat
Memeriksa dan
memaraf surat
pemanggilan
dan alokasi
peserta diklat

Menandatangani
surat
pemanggilan
peserta diklat

Mengirim surat
pemanggilan
peserta

Penerimaan
Peserta Diklat yg
telah
ditugaskan,
pengecekan
persyaratan dan
kelengkapan

Pelaksana
Seksi

Kepala
Seksi

Kepala
Balai

Panitia
Diklat

Instansi
dalam
Wilayah
Kerja

Kelengkapan

Program
diklat, jadwal
kegiatan diklat
dan
rekapitulasi
alokasi
peserta

Pelaksana
Sub Bag TU

Draf surat dan

referensi kerja

Surat yang
sudah
disetujui dan
referensi kerja
Surat
informasi dan
pemanggilan
peserta

Dokumen
persyaratan

Selesai

Penerapan kegiatan penetapan program dan calon peserta diklat dengan

perbaikan proses birokrasi berbasis TIK juga berdampak pada peningkatan

kualitas relasi yang dapat dilihat dari :

1. Kebutuhan diklat unit pelaksana teknis terpenuhi, sehingga terjalin
komunikasi dan koordinasi yang baik;
2. Pemanfaatan database kediklatan oleh instansi stakeholder untuk
memperbesar peluang dan kesempatan diklat bagi aparatur kementerian
agama dalam wilayah kerja;
3. Pemanfaatan informasi kediklatan untuk penyelenggaraan diklat yang
transparan dan akuntabel;
4. Penyelenggaraan diklat yang efektif dan efisien karena diklat sudah
sesuai dan tepat sasaran;
5. Peningkatan SDM Kementerian Agama dalam wilayah kerja Balai
Diklat Keagamaan Padang ;
6. Optimalnya dampak diklat bagi peningkatan kinerja organisasi baik bagi
Balai Diklat maupun instansi stakeholder.
2.3. Strategi Implementasi
Untuk mewujudkan perubahan proses birokrasi dengan rencana perbaikan
berbasis TIK yang telah diuraikan, maka dibutuhkan strategi implementasi
seperti :
1.

Komitmen organisasi;
Langkah awal dalam mewujudkan rencana perbaikan kegiatan berbasis
TIK adalah komitmen organisasi. Balai Diklat sebagai organisasi
pemerintahan harus memiliki komitmen untuk menerapkan egovernment. Pada tahap ini pemimpin memegang peran utama dalam
menumbuhkan komitmen organisasi untuk bersama mewujudkan
pengembangan layanan-layanan publik yang handal, terpercaya, dan
terjangkau.

2.

Sosialisasi rencana perbaikan berbasis TIK kepada instansi stakeholder;

Perubahan proses birokrasi yang berbasis TIK, reformasi organisasi,
proses-proses

bisnis,

dan

sistem-sistem

pengelolaan

harus

disosialisasikan kepada instansi stakeholder. Karena rencana perbaikan

pelayanan melibatkan instansi stakeholder.

3.

4.

Perbaikan dan peningkatan teknis dan infrastruktur;

Penyediaan perangkat keras (komputer terminal, server, dsb)

Pemasangan jaringan komputer (LAN maupun Internet)

Pengembangan aplikasi (software) sistem-sistem informasi

Pemeliharaan sistem, Pengamanan sistem komputer

Virus dan gangguan-gangguan lain dari luar

Pengaksesan data oleh pihak-pihak yang tidak berhak

Pengamanan juga perlu dari sisi internal

Peningkatan kemampuan SDM

Operator: pemahaman tentang cara mengoperasikan aplikasi dan

menjalankan prosedur-prosedur terkait

Pejabat terkait: pemahaman tentang sistem baru dalam perspektif

pelayanan publik/koordinasi antar instansi

Dukungan SDM teknis: untuk melakukan pemeliharaan dan

perawatan rutin
Faktor SDM tidak hanya terkait dengan ketrampilan teknis saja,

tetapi juga pandangan (mindset) dan sikap. Selain itu SDM juga terkait
erat dengan budaya (kultur) di organisasi tempat ia bekerja.
5.

Penetapan standar dan kontinuitas

Penjaminan tingkat pelayanan (quality of service) konsep pelayanan
prima :
a. Standarisasi layanan
b. Monitoring dan evaluasi
c. Peningkatan secara berkelanjutan

2.4. Komponen Organisasi

Komponen-komponen organisasi yang berpengaruh terhadap keberhasilan
perubahan proses birokrasi tersebut diantaranya :

Fasilitas dan infrastruktur

memegang peranan penting dalam

perubahan proses birokrasi yang berbasis TIK. Pelayanan berbasis TIK

harus ditopang oleh infrastruktur yang kompatibel atau sesuai.

Sumber Daya Manusia, SDM yang kompeten. Salah satu komponen

organisasi yang sangat berpengaruh terhadap keberhasilan perubahan
proses birokrasi karena SDM lah yang menggerakkan semua sumber
daya yang lain. Sebaik apapun infrastruktur jika tidak dikelola SDM
yang kompeten di bidangnya amak semua investasi yang ditanam akan
sia-sia tanpa hasil yang maksimal bahkan bisa menyebabkan kegagalan.

Kebijakan

atau

peraturan

yang

mendukung,

penting

untuk

merencanakan waktu dan usaha yang cukup untuk perubahan legislatif

yang mungkin diperlukan untuk mendukung implementasi proses yang
baru. Aturan hukum berikut perlu dicanangkan demi keberhasilan
perubahan proses birokrasi:

Hukum privasi dan isu terkait

Hukum terkait perubahan proses bisnis dan sistem

informasi

Hukum terkait arsitektur teknologi informasi pemerintah

dan pendirian sebuah pusat komputer terintegrasi.

Struktur orgnisasi
Hal-hal penting yang mempengaruhi perubahan organisasi adalah
sebagai berikut:

Kepemimpinan yang kuat dengan komitmen

Perencanaan - manajemen TI dan manajemen perubahan

Persiapan anggaran dan pelaksanaan anggaran, Keuangan

dan

dibutuhkan

berbasis TIK.

untuk perubahan proses birokrasi

Pembangunan

dan

perawatan

e-gov

membutuhkan baik modal fisik dan sosial serta juga cukup

dana yang tersedia. Keuangan adalah faktor penentu
keberhasilan untuk memulai membangun . Lebih jauh
lagi, dana juga sangat dibutuhkan untuk kelanjutan dari
implementasi.

Koordinasi dan kolaborasi

Pemantauan dan pengukuran kinerja

Kemitraan pemerintah

Dukungan strukur organisasi

dalam perubahan proses birokrasi

sangatlah penting. Hal ini dikarenakan perbaikan berbasis TIK yang ada
membutuhkan sumber daya baik materi maupun non materi yang cukup
besar,

dimana

jika

manajemen

tidak

mendukungnya

maka

pengembangan pun akan menjadi sangat terhambat. Perubahan dalam

struktur

organisasi

harus

direncanakan

dengan

matang

dan

diimplementasikan dengan sistematis.

2.5. Pola Kepemimpinan
Untuk

menjalankan

perubahan

proses

birokrasi

tersebut,

pola

kepemimpinan yang dibutuhkan adalah kepemimpinan situasional dan partisipatif.

Pemimpin yang menghargai sifat dan kemampuan setiap staf. Menggunakan
kekuasaan posisi dan pribadinya untuk mendorong ide

memotivasi staf

kelompok. Membuat rencana dan manajemen program serta pengontrolan dalam

penerapannya. Informasi diberikan seluas-luasnya dan terbuka. Pemimpin yang
menyampaikan hasil analisis masalah dan kemudian mengusulkan tindakan
tersebut

pada

bawahannya.

Staf

diminta

saran

dan

kritiknya

serta

mempertimbangkan respon staf terhadap usulannya. Pemimpin yang memberikan

contoh teladan bagi anggotanya. Mampu menumbuhkan budaya organisasi yang
baik serta menjalin hubungan yang baik dengan pihak eksternal.
III. Penutup
3.1. Kesimpulan
E-government saat ini sudah merupakan suatu keharusan bagi seluruh
instansi pemerintah termasuk Balai Diklat Keagamaan Padang. Persoalan
implementasi e-government bukan hanya seputar masalah teknologi saja, tapi juga
terkait dengan sistem birokrasi dan kepemimpinan pemerintahan. Seperti kegiatan
penetapan program dan calon peserta diklat yang merupakan representasi dari
G2G (Government to Government), dengan melibatkan instansi stakeholder dalam
wilayah kerja Balai Diklat Keagamaan Padang yang besar meliputi instansi

Kementerian Agama di Provinsi Sumatera Barat, Riau, Jambi dan Kepulauan

Riau. Walaupun telah menggunakan TIK untuk menunjang kegiatan tetapi masih
ditemukan kelemahan-kelemahan. Untuk itulah dilakukan perbaikan proses
birokrasi berbasis TIK agar pelaksaanan kegiatan tersebut efektif dan efisien.
Sehingga juga berdampak pada perbaikan kualitas relasi.
3.2. Rekomendasi
Untuk kegiatan penetapan program dan calon peserta diklat ini jika strategi
imlementasi dapat diwujudkan, maka akan tersedia layanan penetapan program
dan calon peserta diklat yang sudah berbasis kebutuhan instansi stakeholder.
Dengan proses yang tidak memakan waktu lama dan rumit. Strategi implementasi
harus mempertimbangkan komponen organisasi dan pola kepemimpinan. Jika
terlaksana maka Balai Diklat Keagamaan Padang sudah menerapkan egovernment dan mendukung penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good
governance) dengan meningkatkan layanan publik yang efektif dan efisien.
IV. Daftar Pustaka
Badan Litbang dan Diklat. (2010). Renstra Badan Litbang dan Diklat
Kementerian Agama RI. Jakarta
Balai Diklat Keagamaan Padang (2013). Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah (LAKIP). Padang
Balai Diklat Keagamaan Padang (2013). Standar Operasional Prosedur (SOP)
Balai Diklat Keagamaan Padang. Padang
Handout Materi Mata Kuliah e-Government dan Strategi Teknologi Informasi dan
Bisnis Tahun 2015
Inpres No. 3 tahun 2003, Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan
E-Government