Anda di halaman 1dari 20

BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam mengelola suatu usaha, banyak masalah terkait kegiatan operasi yang dihadapi
perusahaan, salah satunya adalah scheduling atau penjadwalan. Semua perusahaan membutuhkan
scheduling yang baik untuk memenuhi kebutuhan konsumen, meminimalisir biaya, serta
mempercepat pengiriman pesanan. Selain itu scheduling yang efektif pada umumnya dapat
menambah kapasitas, mempercepat jumlah bahan atau barang-barang yang melewati sistem atau
proses, dan menambah fleksibilitas.
Baik perusahaan jasa maupun manufaktur, scheduling adalah salah satu elemen yang
dapat menentukan kepuasan pelanggan. Perusahaan manufaktur membutuhkan scheduling agar
dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu. Namun bagi perusahaan jasa,
scheduling juga diperlukan untuk menghindari ketidakpuasan pelanggan terhadap jasa mereka.
Scheduling dalam perusahaan jasa tidak kalah penting dengan elemen-elemen manajemen
operasi yang lain. Sebab dalam perusahaan jasa, tentu tidak dapat ada penundaan atau
keterlambatan karena dapat menimbulkan ketidakpuasan pelanggan.
Dalam perusahaan jasa, menambah kapasitas, mempercepat proses, dan menambah
fleksibilitas dapat menyebabkan pengiriman atau penyampaian barang yang lebih cepat,
sehingga pelayanan jasa perusahaan terhadap konsumen lebih baik. Dalam perusahaan jasa,
biasanya digunakan metode-metode yang berbedar dengan perusahaan manufaktur, contohnya
penggunaan aturan First Come First Serve, perjanjian, sistem reservasi, dan pendekatanpendekatan lainnya dalam memenuhi kapasitas permintaan dalam perusahaan jasa. Karena itu,
penulis memilih untuk mengambil kasus mengenai topik scheduling, terutama pada perusahaan
jasa.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa saja konsep scheduling for short term yang dapat di terapkan dalam perusahaan?
2. Bagaimana penerapan scheduling untuk jangka pendek dalam perusahaan?
1.3 Tujuan Penelitian
1. Mengetahui konsep-konsep scheduling for short term yang dapat diterapkan dalam
perusahaan?
2. Untuk mengetahui penerapan scheduling untuk jangka pendek dalam perusahaan
1.4 Manfaat Penelitian
1

1. Sebagai bahan informasi mengenai scheduling pada perusahaan jasa, terutama pada
perusahaan
2. Sebagai bahan masukan bagi perusahaan untuk meningkatkan efektivitas scheduling-nya
3. Untuk memenuhi kriteria tugas akhir semester mata kuliah pengantar manajemen operasi
1.5 Batasan Penelitian
Dari rumusan masalah yang tertulis di atas diperoleh gambaran dimensi permasalahan
yang begitu luas. Namun menyadari adanya keterbatasan waktu dan kemampuan, maka penulis
memandang perlu memberi batasan masalah secara jelas dan terfokus. Selanjutnya masalah yang
menjadi obyek penelitian dibatasi hanya pada scheduling jangka pendek pada perusahaan yang
kami observasi. Pembatasan masalah ini mengandung konsep pemahaman sebagai berikut :
Yang dimaksud dengan scheduling jangka pendek perusahaan adalah proses penjadwalan
yang berhubungan dengan keputusan-keputusan mengenai kapasitas, perencanaan agregat
(intermediate), dan master schedule dalam urutan pekerjaan (job sequences) dan
pekerjaan spesifik dari personnel.
1.6 Model Operasional Penelitian
Dalam pengambilan data dan lebih memahami fenomena sosial yang penulis teliti, serta
usaha menambah informasi dalam menyusun makalah ini maka penulis menggunakan beberapa
metode, antara lain :

Metode penelitian
Berdasarkan permasalahan diatas maka jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian
kualitatif. Adapun pengertian dari penelitian kualitatif adalah menurut Bagdan dan Taylor
(1975) seperti yang dikutip Lexy J. Moleong dalam bukunya ialah bahwa penelitian
kualitatif adalah sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa

kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati.
Sumber Data
Sumber data adalah subjek utama dalam meneliti masalah diatas untuk memperoleh datadata konkrit, adapun sumber data dalam penelitian ini adalah:
A. Sumber Data Primer: yang menjadi sumber data primer dalam penelitian ini
B.

adalah narasumber, yaitu Operation Head dari PT Karunia Dinamik Sejahtera.


Sumber Data Sekunder: yang menjadi sumber data sekunder dari penelitian ini
adalah buku Manajemen Operasi oleh Heizer.

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Scheduling
Merupakan proses

penjadwalan

yang

digunakan

untuk

mengalokaiskan

dan

memprioritaskan permintaan kepada fasilitas-fasilitas yang tersedia.


2.2 Pentingnya Scheduling
1. Mempercepat perpindahan barang-barang
2. Meningkatkan kualitas customer service
3. Jadwal yang lebih baik menghasilkan pengiriman yang bisa diandalkan
2.3 Masalah Umum dalam Scheduling
Penjadwalan berkaitan erat dengan waktu operasi. Tugas utama dari penjadwalan adalah
untuk mnegalokasikan dan membuat prioritas dari permintaan. Selain itu terdapat pula masalahmasalah yang utama dalam penjadwalan seperti jenis-jenis dari pengalokasian. Terdapat 2 jenis
pengalokasian dalam penjadwalan, yang pertama penjadwalan maju (forward scheduling) dan
penjadwalan mundur (backward scheduling). Pada forward scheduling, permintaan diproses
sesegera mungkin setelah persyaratan diketahui. Sedangkan pada backward scheduling, dimulai
dengan penjadwalan mundur berdasarkan tanggal jatuh tempo dan operasi akhir yang pertama.
Namn pada praktiknya seringkali dua pendekatan ini dikombinasikan untuk mencapai kelayakan
dalam penjadwalan dan juga tanggal jatuh tempo.
3

2.4 Kriteria dalam Penjadwalan


Dalam melakukan penjadwalan, ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi. Yang
pertama, penjadwalan harus meminimalisir waktu penyelesaian. Kedua, penjadwalan harus
memaksimalkan utilitas dari fasilitas yang ada. Selanjutnya, penjadwalan juga harus
meminimalisir work-in-process inventory. Dan terakhir, penjadwalan harus bisa meminimalisir
waktu tunggu pelanggan.
2.5 Scheduling Process-Focused Facilities
Pada Scheduling process-focused facilities, penjadwalan terhadap order yang masuk tidak
melanggar keterbatasan dari kapasitas yang tersedia. Sebelum menyalurkan perintah, dilakukan
pengecekan ketersediaan dari peralatan dan bahan baku. Dalam pelaksanaannya,menetapkan
tanggal jatuh tempo terhadap setiap pekerjaan dan melakukan pengecekan terhadap hal tersebut
yang berujung pada pemberian feedback dan statistic untuk efisiensi produk dan pemantauan
waktu.
2.6 Loading Jobs
Loading adalah penetapan pekerjaan sehingga biaya, waktu kosong, dan waktu
penyelesaian dapat diminimalisir. Terdapat dua jenis loading, yang pertama berbasiskan pada
kapasitas,dan yang kedua adalah penempatan pekerjaan yang spesifik ke work center.

Input-output Control
Tujuan utama dari input-output control

adalah utuk menghindari adanya overload

ataupun underload. Input-output control juga bisa menjadi salah satu indikator dalam
melakukan aksi managerial untuk menyelesaikan permasalahan penjadwalan. Underload
ataupun overload yang terdeteksi dapat di maintain menggunakan ConWIP Cards.
Adapun beberapa alternative lain yang dapat dilakukan oleh bagian operasi adalah
dengan cara meningkatkan performa, meningkatkan kapasitas, atau menaik

atau

turunkan kuantitas input di work center.


Gantt Charts
Gantt charts adalah grafik yang menunjukan waktu pemuatan, waktu kosong dari
department, mesin, dan fasilita slainnya.

WDay
Monday
Tuesday
Wednesday
Thursday
Friday
Metalworks
Job
349
Jo
o
Mechanical
Job 349
Job 408
Electronics
Job 408
Job 349
r
PaintingJob 295
Job 408bJob 349
k
Processing
Unscheduled
Center35not available
C
0
e
n
t
e
r

Gambar 1.1 Gantt Charts


Assignment Method
Merupakan kelas khusus dari model program linear yang berfungsi untuk
menempatkan pekerjaan pada sumberdayanya. Dalam assignment method, diasumsikan
hanya akan ada satu pekerja ditugaskan untuk setiap mesinnya. Metode ini merupakan
salah satu yang paling efektif dalam meminimalisir biaya dan waktu.

2.7 Langkah-langkah dalam Assignment Method


1. Buat zero opportunity cost
2. Urutkan dari nilai terendah ke tertinggi , dan buat garis pada kolom atau barisnya
yang memiliki unsur terendah
3. Kurangi angka yag tertutupi garis dengan angka terkecil, lalu tambahkan dengan
intersection dari dua garis, dan ulangi kembali langkah kedua
4. Assignment yang paling optimal adalah yang memiliki nilai 0 pada tabel.
2.8 Sequencing Jobs
Merupakan metode penjadwalan yang menentukan pekerjaan apa yang harus dilakukan di
work center. Dalam menentukan spesifikasi jenis pekerjaan yang harus diprioritaskan, terdapat 4
jenis yang menjadi dasar peratuaran, yakni :
1.
2.
3.
4.

FCFS (First Come First Serve}


SPT (Shortest Processing Time)
EDD (Ending Due Date)
LPT (Longest Processing Time)

Jika dibandingkan, keempat pendekatan di atas mengahsilkan beberapa fakta diantaranya


tidak ada satupun dari keempat metode tersebuta yang masuk dalam kriteria dari penjadwalan,
SPT merupakan pendekatan yang paling efektif untuk meminimaliir flow time dan jumlah
pekerjaan dalam sistem namun SPT merupakan pendekatan yang memiiki mobilitas terlama
dalam penyelesaian pesanan. Kemudian, FCFS merupakan pendekatan yang tidak memiliki
keunggulan di kriteria apapun namun merupakan pendekatan yang paling adil untuk pelanggan,
dan terakhir, EDD merupakan pendekatan dengan kemampuan untuk meminimalisir waktu telat
paling maximal diantara yang lain.

Critical Ratio
Critical Ratio adalah angka index yang didapat dari membandingkan waktu yang tersisa
untuk bekerja dengan waktu yang tersedia.

CR =

Time remaining
Due date - Todays
date
=
WorkdaysWork
remaining
(lead) time remaining

Sequencing N Jobs on Two Machines: Johnsons Rule


Khusus untuk menentukan jenis pekerjaan dengan syarat dua atau lebih pekerjaan yang
melewati dua mesin atau work center.
Langkah-langkah :
1. Mendata seluruh pekerjaan dengan waktu penyelesaiannya di work center
2. Pilih pekerjaan dengan waktu aktivitas terendah. Waktu paling renadah akan
dikerjakan di work center pertama, waktu paling rendah selanjutnya akan dikerjakan
di work center terakhir, dan seterusnya sampai semua pekerjaan ditempatkan.

2.9 Finite Capacity Scheduling


Mengatasi kelemahan sistem berbasisi aturan dengan menyediakan sistem grafis yang
interaktif berbasis komputer. Data awal disbeut MRP.
2.10 Scheduling Repetitive Facilities
Level dari bahan baku yang digunakan dapat menolong repetitive facilities. Dengan
sistem pengulangan dalam penggunaan fasilitas ini dapat memberikan kepuasan yang lebih bagi
para pelanggan. Selian itu juga dapat memperendah investasi dari persediaan dan meningkatkan
utilitas dari peralatan dan fasiltas lainnya.
6

2.11 Scheduling Service Employees With Cyclical Scheduling


Tujuan dari penggunana Cyclical Scheduling ini adalah untuk mempertemukan
kebutuhan staf dengan jumlah minimum pekerja. Penjadwalan di sini harus membuat para
pekerja senang. Untuk menemukan solusinya digunakan teknik alogaritma sederhana.

BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Profil Perusahaan
Latar Belakang
PT.Karunia Dinamik Sejahtera atau lebih dikenal dengan nama Biro Jasa Karunia adalah
salah satu dari sekian banyak biro jasa yang bergerak di bidang jasa pengurusan surat-surat
kendaraan bermotor.
Biro Jasa Karunia lahir pada tanggal 16 Maret tahun 2000. Kemudian pada tanggal 17
Juni 2006 resmi menjadi badan usaha berbasis hukum dengan bentuk PT.

Berangkat dari sikap profesionalisme dan team work, PT Karunia Dinamik Sejahtera
sangat merasa tertantang untuk terus maju dalam bidang usaha ini. Kepuasan pelanggan adalah
nomor satu bagi mereka, hal itulah yang mereka jaga selama ini.
Pengalaman yang mereka lalui selama lebih dari 10 tahun, telah menjadikan PT Karunia
Dinamik Sejahtera professional dalam jasa pengurusan surat-surat kendaraan bermotor.
Visi
Menjadi biro jasa yang terbaik di Indonesia melalui proses kerja berkelas nasional.
Misi
1. Memberikan pelayanan yang berkesan kepada pelanggan.
2. Menciptakan iklim kerja yang baik.
Layanan
Jasa Pengurusan surat- surat kendaraan meliputi :
1. Pendaftaran STNK + BPKB kendaraan baru.
2. Perpanjang pajak STNK
3. Balik nama
4. Mutasi keluar daerah
5. Ganti Nopol / Pilih Nopol
6. Proses STNK hilang
7. Proses BPKB duplikat
8. Pemblokiran untuk claim asuransi
9. Cek data kendaraan
10. Cek keabsahan dokumen kendaraan
11. Keur kendaraan niaga ( Truck,Pickup ,Box dll )
12. Pembuatan / perpanjang SIM
Cakupan Wilayah

Balikpapan
Palembang
Pontianak
Banjarmasin

Head
Ofc
e

Medan

JAKARTA (Kantor Pusat)


Jl. Usman No. 4 Ciracas ,
Jakarta Timur Kode Pos 13730
Telp. 021 87708090 Fax 021 87709983

Jakarta

Padang

Semarang
Surabaya
Denpasar
SURABAYA (Kantor Cabang)
Mataram
Perumahan Garden Dian Regency
Malang
Jl. Taman Adelia 2 No.33 ,Tropodo ,Sidoarjo
Yogyakarta
Surabaya Kode Pos 61256
BANDUNG
Cabang)
Telp (Kantor
/ Fax 031-8669121
Perumahan Bumi Asri Mekar Rahayu
Jl.Rahayu IV Blok D123
Marga Asih - Bandung Kode Pos 40218
Telp : 022-69763434 Fax 022-5412019

Branches

Tj.Karang
Banten
Bogor
Bandung
Cirebon

Gambar 2.1 Cakupan Wilayah Kerja PT Karunia Dinamik Sejahtera


Daerah pengurusan surat surat kendaraan bermotor yang dilayani oleh PT Karunia Dinamik
Sejahtera meliputi wilayah dibawah ini :
DKI Jakarta (Pusat, Timur, Utara, Barat, Selatan)
Depok/Tangerang/Bekasi
Jawa Barat (Bogor, Cianjur, Sukabumi, Bandung, Karawang, Subang)
Jawa Tengah (Semarang, Magelang, DIY)
Jawa Timur (Surabaya, Malang, Madiun, Jember)
Banten (Serang, Pandeglang, Cilegon, Lebak)
Sumatera (Medan, Padang, Palembang, Tanjung Karang)
Kalimantan (Barat, Timur, Selatan)
3.2 Teknik Penjadwalan
Terdapat dua teknik penjadwalan yang sering digunakan di dalam suatu organisasi, yaitu
penjadwalan maju (forward scheduling) dan penjadwalan mundur (backward scheduling). PT
Karunia Dinamik Sejahtera sendiri menggunakan teknik penjadwalan maju (forward scheduling)
dimana perusahaan baru akan memulai jadwal setelah persyaratan suatu pekerjaan diketahui.
Pekerjaan dilakukan sesuai dengan pesanan dan kebutuhan pelanggan.

3.3 Kriteria Penjadwalan


Terdapat empat kriteria yang menjadikan teknik penjadwalan dapat diterapkan dengan
benar, yaitu meminimalkan waktu penyelesaian, memaksimalkan utilisasi, meminimalkan
persediaan barang setengah jadi (work in process), dan meminimalkan waktu tunggu pelanggan.
PT Karunia Dinamik Sejahtera memiliki cara tersendiri untuk memenuhi keempat kriteria
tersebut pada setiap bagian operasinya.
Pertama, untuk meminimalkan waktu penyelesaian pada bagian Messenger, perusahaan
memetakkan tujuan dokumen akan diantar ke client yang lebih dekat dahulu dan juga searah agar
tidak terjadi zig-zag dalam perjalanan. Kemudian pada bagian Person In Charge (PIC),
karyawan dihimbau untuk menyiapkan dokumen yang lampirannya lebih sedikit terlebih dahulu,
melakukan komunikasi dengan client melalui e-mail dan mengurangi in-out communication
melalui telepon. Pada bagian Officer, Officer diharuskan untuk bergerak cepat dalam mengambil
dokumen dan berangkat lebih awal. Kemudian untuk bagian Finance, jam kerja karyawan disini
dimajukan 1 jam lebih awal namun mereka juga dapat pulang lebih awal jika pekerjaannya telah
selesai.
Kedua, untuk memaksimalkan utilisasi atau kepuasan perusahaan dapat memaksimalkan
fasilitas operasional, seperti jaringan email yang terjaga dengan baik sehingga komunikasi
berjalan lancar, mesin fax terdiri dari 2 line untuk menerima dan mengirim surat secara terpisah
untuk menghindari nada sibuk dari mesin fax, mesin foto kopi yang diperbesar dengan operator
khusus agar dokumen yang difoto kopi dapat segera diselesaikan, sepeda motor Messenger
diberikan kredit lunak kepemilikan agar merasa memiliki sehingga kendaraan tersebut dirawat
dengan baik oleh karyawan, dan yang terakhir telepon kantor menggunakan sistem hunting dan
tidak menggunakan operator sehingga setiap karyawan dapat segera menerima telepon.
Perusahaan juga memiliki aturan dering panggilan masuk tidak boleh lebih dari 3 kali dering,
setelah itu telepon harus diangkat dengan segera dan disampaikan kepada karyawan atau bagian
yang dituju.
Ketiga, untuk meminimalkan persediaan barang setengah jadi (work in process)
perusahaan membuat rak schedule dimana setiap dokumen diberikan rak masing-masing dan
diberikan tanggal proses. Misalkan dokumen masuk ke PIC pada tanggal 2 yang kemudian
diletakkan di rak schedule. Lead time process dari dokumen tersebut adalah 4 hari, maka pada
tanggal 6 rak tersebut sudah kosong karena dokumen telah selesai diproses.
Keempat, meminimalkan waktu tunggu pelanggan. Terdapat dua tipe pelanggan, yaitu
pelanggan yang akan mengambil sendiri dokumennya dan pelanggan yang dokumennya akan
10

diantar. Dokumen yang telah selesai disiapkan terlebih dahulu, kemudian perusahaan akan
menghubungi pelanggan untuk mengambil dokumen yang telah selesai. Untuk pelanggan yang
dokumennya diantar, perusahaan akan menghubungi pelanggan tersebut untuk memberitahukan
jam kedatangan messenger untuk mengantar dokumen tersebut.
3.4 Penjadwalan Bagian Operasi
Waktu
08.00-10.00

Messenger
Menerima
yang
diproses

dokumen

telah
pada

selesai
hari

sebelumnya dari officer

PIC
Menyiapkan

Officer
Menerima dokumen

Finance
Membuat

dokumen untuk

dari

atau

diproses

diproses

oleh

PIC

untuk

kuitansi

atas

dokumen yang telah

officer

selesai diproses oleh

dan menerima tagihan

officer

kuitansi

sebelumnya

dari

tagihan

bagian

pada

hari

finance untuk diantar ke


10.00-12.00

client
Berangkat ke masing-

Meregister

masing client di wilayah

dokumen

JABODETABEK

order ke dalam

wilayahnya masing-

masing-masing

database

masing

messenger

(lembar

(JABODETABEK)

pertama).

Lembar

Berangkat
atau

samsat

menuju
sesuai

Menyerahkan
kuitansi

kepada

kedua tanda terima,


lembar

ketiga

diserahkan ke bagian
12.00-13.00
13.00-15.00

Istirahat
Menyerahkan dokumen

Istirahat
Berkomunikasi

Istirahat
Memproses

accounting
Istirahat
Filing kuitansi dan

ke client masing-masing

dengan client

dokumen di samsat

faktur

masing-masing

(merapihkan

pajak
dan

memasukkan
kuitansi ke dalam
15.00.17.00

Perjalanan kembali ke

Filing

copy Perjalanan

kantor

dokumen yang

ke

tadi diserahkan

membawa dokumen

ke officer

yang

kantor

kembali
dengan

selesai

file)
Filing kuitansi dan
faktur pajak

di
11

proses

Tabel 1.1 Jadwal Operasional PT Karunia Dinamik Sejahtera


3.5 Alur Pekerjaan

CUSTOMER

MESSENGER

PIC

Pemberi
order

Mengambil
dokumen

Meregister &
menyiapkan dokumen

MESSENGER
Mengantar
dokumen

FINANCE

OFFICER

Menginput biaya
proses & membuat
Gambar 3.1 Diagram Alur Pekerjaan
tagihan

Memproses
dokumen

Bagan diatas menggambarkan bagaimana alur suatu pekerjaan dari awal diterima
sampai pekerjaan selesai dikerjakan. Dokumen didapat dari dealer/customer, kemudian
diambil oleh messenger dan dibawa ke kantor untuk di register oleh PIC. Setelah itu
disiapkan oleh PIC untuk diproses oleh officer (lamanya proses atau lead time tergantung
pada macam-macam dokumen). Setelah dokumen selesai diproses, dokumen akan kembali
ke kantor dan diserahkan ke bagian keuangan untuk dibuatkan tagihan. Setelah itu dokumen
diantar kembali ke dealer/customer.
3.6 Pengendalian Input-Output
Planned Input
Actual Input
Cumulative Deviation

Minggu 1
500
435
-65

Minggu 2
450
465
-50

Minggu 3
400
410
-40

Minggu 4
350
390
-80

Planned Output
Actual Output
Cumulative Deviation

Minggu 1
540
435
-65

Minggu 2
490
475
-80

Minggu 3
440
405
-115

Minggu 4
390
380
-125

Cumulative Backlog

Minggu 1
0

Minggu 2
-10

Minggu 3
-5

Minggu 4
+5

Tabel 2.1 Input-output control PT. Karunia Dinamik Sejahtera (Unit)

12

Dengan menggunkan input-output controls, dapat diketahui bahwa pekerjaan yang belum
dikerjakan (backlog) PT. Karunia Dinamik Sejahtera rata-rata setiap bulannya meningkat pada
minggu ke-4 sebesar 5 unit.
3.7 Aturan Prioritas
Dalam mengerjakan tugasnya, PT KDS menggunakan aturan prioritas EDD (Earliest
Due Date) dan FCFS (First Come, First Serve). FCFS dilakukan sebagai prioritas pertama,
terutama untuk pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan waktu pengerjaan hanya 1 hari dan batas
waktu pekerjaannya juga 1 hari, contohnya perpanjangan STNK.
FCFS dijadikan sebagai prioritas pertama juga karena merupakan aturan yang paling adil
ketika tidak ada pekerjaan khusus yang mendesak.
Ketika ada pekerjaan khusus, maka baru digunakan EDD. Misalnya ada client yang jatuh
tempo surat kendaraannya sudah lewat meminta untuk dibuatkan terlebih dahulu, maka
pengerjaan menggunakan EDD.
Dari sini kita bisa melihat bahwa aturan prioritas yang utama dalam perusahaan ini
adalah FCFS, adanya aturan prioritas EDD merupakan pengembangan yang disebabkan oleh
tidak selalu idealnya keadaan yang ada pada kenyataan.
Berikut ini merupakan daftar waktu pengerjaan dan batas waktu pekerjaan di PT KDS.
Pekerjaan
Perpanjang STNK
Balik Nama STNK
Mutasi STNK
Pendaftaran Kendaraan

Baru

CKD (Component Knock Down)


Pendataran Kendaraan Baru CBU

Waktu pengerjaan (hari)


1
4
21
4

Batas waktu pekerjaan (hari)


1
6
30
6

12

14

(Complete Build Up)

Tabel 3.1 Waktu Pengerjaan dan Batas Waktu Pekerjaan PT Karunia Dinamik Sejahtera
Keterangan:
CBU: Kendaraan yang diimpor secara utuh. Contoh: Vios, Altis, Alphard
CKD: Komponen diimpor terurai dan di rakit di dalam negeri. Contoh: Avanza,Iinnova
Dari daftar di atas, kita bisa mencoba menganalisa penggunaan aturan prioritas FCFS dan
EDD dalam perusahaan.
Berikut perhitungan jika perusahaan menggunakan FCFS (diasumsikan ada 5 pekerjaan
yang semuanya berbeda).

13

Batas

Waktu
Pekerjaan

pengerjaan
(hari)

Perpanjang
STNK
Balik

Nama

STNK
Mutasi STNK
Pendaftaran

Aliran

waktu

Keterlambata

Waktu

pekerjaan

(hari)

21

26

30

30

24

12

42

14

28

Kendaraan Baru
CKD
(Component
Knock Down)
Pendataran
Kendaraan Baru
CBU (Complete

Build Up)
42
104
52
TOTAL
Tabel 4.1 Perhitungan Metode First Come First Served (FCFS)
Waktu penyelesaian rata-rata =
Ultilisasi =

Jumla h aliran waktu total 104


=
=20,8 h ari
Jumla h pekerjaan
5

Jumla h waktu pengerjaan 42


=
=40,38
Jumla h aliran waktu total 104

Jumlah pekerjaan rata-rata dalam sistem =


Keterlambatan pekerjaan rata-rata =

Jumla h aliran waktu total 104


=
=2,48 pekerjaan
Jumla h waktu pengerjaan 42

Jumla h h ari keterlambatan 52


= =10,4 h ari
Jumla h pekerjaan
5

Berikut perhitungan jika perusahaan menggunakan EDD (diasumsikan ada 5 pekerjaan


yang semuanya berbeda).
Pekerjaan

Waktu

Aliran

Batas

Keterlambata

pengerjaan

Waktu

waktu

(hari)

pekerjaan

14

(hari)

Perpanjang
STNK
Balik

Nama

STNK
Pendaftaran

12

21

14

Kendaraan Baru
CKD
(Component
Knock Down)
Pendataran
Kendaraan Baru
CBU (Complete

Build Up)
Mutasi STNK
21
42
30
12
42
78
22
TOTAL
Tabel 5.1 Perhitungan Metode Earliest Due Date (EDD)
Waktu penyelesaian rata-rata =
Ultilisasi =

Jumla h aliran waktu total 78


= =15,6 h ari
Jumla h pekerjaan
5

Jumla h waktu pengerjaan 42


= =53,85
Jumla h aliran waktu total 78

Jumlah pekerjaan rata-rata dalam sistem =


Keterlambatan pekerjaan rata-rata =

Jumla h aliran waktu total 78


= =1,86 pekerjaan
Jumla h waktu pengerjaan 42

Jumla h h ari keterlambatan 22


= =4,4 h ari
Jumla h pekerjaan
5

Dari perhitungan di atas, dapat dilihat bahwa jika ada lima pekerjaan yang semuanya
berbeda jenis, maka, akan lebih baik menggunakan aturan prioritas EDD. Namun, lain halnya
jika yang ada merupakan pekerjaan yang sejenis, misalnya semua pekerjaannya merupakan
perpanjangan STNK yang sama-sama membutuhkan waktu pengerjaan 1 hari dan batas waktu
pengerjaan 1 hari, maka yang digunakan adalah aturan prioritas FCFS.
3.8 Rasio Kritis (Critical Ratio)
15

Rasio kritis merupakan urutan prioritas yang lebih dinamis karena rasio kritis menghitung
prioritas per pekerjaan. PT KDS tidak menyinggung masalah rasio kritis dalam penjelasannya.
Namun, jika menggunakan rasio kritis, maka hasil yang didapat akan lebih akurat, karena rasio
kritis menghitung prioritas per pekerjaan dan memberikan hasil angka yang akurat dan bisa
diperbandingkan dengan jelas.
Jika PT KDS menggunakan perhitungan rasio kritis, maka perhitungan prioritas ketika
ada dua pekerjaan, yaitu CKD dan CBU dengan hari kerja yang tersisa sebagai berikut:
Hari kerja

Pekerjaa

Batas

Waktu

CKD

CBU

14

yang

Urutan

CR

Prioritas

tersisa
(62)/4
(14-

1,5 2
2)/8
Tabel 6.1 Perhitungan Critical Ratio

Jika menggunakan critical ratio, perusahaan bisa menilai dengan lebih detail urutan
prioritas pekerjaan, seperti yang ada pada contoh perhitungan di atas. Untuk CKD, dengan batas
waktu 6 hari dan hari kerja yang tersisa 4, maka CRnya adalah 1. Untuk CBU, dengan batas
waktu 14 hari dan hari kerja yang tersisa 8, maka CRnya adalah 1,5.
CR bernilai 1 untuk CKD menunjukkan bahwa CKD berjalan dengan tepat waktu.
Sedangkan CR bernilai 1,5 untuk CBU menunjukkan bahwa CBU berjalan lebih cepat dari yang
diharapkan. Maka didapatlah urutan prioritas pertama untuk CKD dan kedua untuk CBU. Oleh
karena itu, apabila perusahaan menggunakan critical ratio, perusahaan bisa menilai secara lebih
akurat prioritas pekerjaannya.
3.9 Teori Batasan
Teori batasan adalah ilmu yang berkaitan dengan segala sesuatu yang membatasi
kemampuan organisasi untuk mencapai tujuannya. Sebuah perusahaan harus bisa mengatasi
batasan-batasan yang dimilikinya.
Untuk PT KDS banyak kendala yang dialami pada sistem birokrasi pihak ketiga
(kepolisian). Hal ini terjadi karena proses tidak dikerjakan di lingkup perusahaan sendiri, tetapi
membutuhkan pihak ketiga, yaitu pihak kepolisian.
Kendala-kendala yang dihadapi perusahaan, diantaranya:
16

1. Apabila ada hari besar atau event kenegaraan maka petugas kepolisian yang biasanya
menjalankan proses administrasi surat-surat kendaraan akan meninggalkan pekerjaan
tersebut untuk melakukan tugas keamanan di lapangan.
2. Apabila ada gangguan pada sistem terkait yaitu administrasi satu atap
Gangguan ini terjadi di Kantor SAMSAT (Sistem Administrasi Satu Atap) yang di dalamnya
terdiri dari bagian instansi kepolisian, instansi dispenda, dan instansi jasa raharja.
Pada tahap ini, perusahaan telah mampu mengidentifikasikan batasan atau kendala yang
dimilikinya. Kendala atau batasan ini agak sulit untuk diatur karena datangnya bukan dari dalam
perusahaan, tapi dari pihak ketiga, yaitu kepolisian. Namun, ada beberapa hal yang bisa
dilakukan oleh perusahaan untuk meminimalisasi dampak dari batasan atau kendala tersebut.
Misalnya perusahaan sudah mengetahui event-event besar yang memerlukan kepolisian dari
jauh-jauh hari, sehingga hal ini bisa diantisipasi misalnya dengan mempercepat proses pengajuan
ke kepolisian ataupun pemberitahuan kepada client akan keterlambatan pengerjaan dibanding
biasanya.
Ada juga batasan atau kendala dari dalam perusahaan sendiri. Misalnya adalah ketika
pesanan sedang ramai dan menumpuk di satu bagian. Tidak dapat dipungkiri, walaupun staff
yang bekerja di perusahaan ini sudah cukup untuk menangani order yang datang, tapi ada
saatnya ketika pesanan sangat banyak dan menumpuk di satu bagian. Ketika hal itu terjadi, tidak
menutup kemungkinan pekerja dari bagian lain untuk membantu pekerjaan dari bagian yang
sedang sibuk tersebut.
Misalnya bagian general affair untuk membantu pekerjaan kepada bagian yang sibuk
tersebut dan diberi pekerjaan yang sifatnya ringan, contoh filing atau input data karena hal
tersebut bukan pekerjaan yang sifatnya decision maker.
3.10 Penjadwalan pada Sektor Jasa
PT KDS adalah perusahaan jasa. Perusahaan jasa sifatnya padat karya di mana pekerja
menjadi objek yang sangat penting. Di PT KDS ini, staff yang tersedia sudah cukup untuk
memenuhi kebutuhan menangani pekerjaan. Untuk memenuhi kebutuhan order sebanyak 4000
dokumen per bulan dibutuhkan SDM sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.

PIC dan Data Support sebanyak 14 orang


Messenger sebanyak 6 orang
Officer sebanyak 9 orang
Finance sebanyak 7 orang
17

SDM tersebut di atas masih bisa mengerjakan hingga 6000 dokumen


PT KDS merupakan perusahaan jasa yang aturan penjadwalannya harus sangat
memperhatikan pekerja. Oleh karena itu pertimbangan hukum, seperti peraturan upah, jam kerja,
dan kontrak serikat pekerja akan memengaruhi keputusan penjadwalan. Selain itu, masalah
tingkah laku, sosial, kedudukan yang lebih tinggi, dan status juga akan memengaruhi
penjadwalan.
Namun, PT KDS mengatasi hal tersebut dengan beberapa cara. Misalnya untuk mengatasi
masalah permintaan pekerja, PT KDS merekrut pekerja atau SDM yang ada di lingkungan
sekitar perusahaan sehingga upah dapat ditekan seminimal mungkin karena pekerja cukup jalan
kaki dari rumah ke tempat kerja sehingga tidak mengeluarkan biaya transportasi.
Namun demikian perusahaan tetap mempunyai kebijakan menaikkan upah berkala setiap
tahunnya disesuaikan dengan tanggal dan bulan masuk kerja dan menaikkan upah apabila terjadi
inflasi. Hal ini dilakukan PT KDS untuk mengatasi masalah tingkat upah pekerjanya.
Untuk masalah limit hours, PT KDS juga tidak pernah mempekerjakan pekerjanya di luar
batas wajar. Memang apabila di saat tertentu terjadi over order maka dilakukan overtime
terhadap pekerja, tapi hal tersebut pun dipertimbangkan sedemikian rupa agar tidak mengurangi
hak dari pekerjanya.

BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
PT Karunia Dinamik Sejahtera melakukan scheduling dalam penyediaan jasa pengurusan
dokumen (surat-surat kendaraan). Kegiatan operasi perusahaan terdiri dari HRD, General Affair,
dan Operasional Proses. Kegiatan operasional proses perusahaan sendiri terdiri dari messenger,
person-in-charge dan data support, officer, serta finance.
Scheduling atau penjadwalan jangka pendek dilakukan oleh perusahaan untuk
meminimalisir waktu, memaksimalkan kepuasan konsumen, meminimalisir wip inventory atau
surat yang masih di proses, serta untuk meminimalisir waktu tunggu konsumen.
18

Perusahaan tidak menggunakan cyclical scheduling karena waktu kerja perusahaan tidak
24 jam, namun perusahaan menggunakan sistem forward scheduling, yaitu memulai pekerjaan
setelah persyaratan suatu pekerjaan diketahui (sesuai dengan pesanan pelanggan dan biasanya
diminta untuk dikirim sesegera mungkin).
Hambatan yang dihadapi perusahaan berkaitan dengan scheduling/penyelesaian surat
adalah sistem pada birokrasi pihak ketiga (kepolisian). Sistem pada birokrasi pihak ketiga ini
merupakan proses yang dikerjakan di luar lingkup perusahaan dan melibatkan pihak ketiga.
Misalnya yaitu adanya hari besar atau acara kenegaraan yang menyebabkan petugas kepolisian
sebagai pihak ketiga tidak dapat menjalankan proses administrasi surat-surat kendaraan karena
harus melakukan tugas keamanan di lapangan, serta gangguan pada sistem terkait, yaitu sistem
administrasi satu atap (SAMSAT) yang terdiri dari instansi kepolisian, instansi dispenda, dan
instansi jasa raharja. Sedangkan hambatan yang dihadapi perusahaan terkait dengan scheduling
decision adalah adanya inflasi yang menyebabkan perusahaan mempunyai kebijakan untuk
menaikkan upah pekerja, serta adanya overorder yang menyebabkan pekerja diharuskan untuk
kerja overtime.
Scheduling yang dilakukan perusahaan didukung oleh jumlah staff atau pekerja
perusahaan yang mencukupi. Dimana untuk memenuhi kebutuhan order sebanyak 4000
dokumen setiap bulannya, dibutuhkan SDM berupa PIC dan data Support sebanyak 14 orang,
messenger sebanyak 6 orang, officer sebanyak 9 orang, serta finance sebanyak 7 orang. Namun
jumlah SDM tersebut masih bisa menyelesaikan pekerjaan hingga 6000 dokumen.
PT. Karunia Dinamik Sejahtera mengurutkan rangkaian pekerjaan yang dimiliki
menggunakan metode aturan prioritas EDD (Earliest Due Date) dan FCFS (First Come First
Serve). EDD adalah aturan prioritas yang mendahulukan pengerjaan pekerjaan yang jatuh
temponya paling cepat, sedangkan FCFS adalah aturan prioritas yang mendahulukan pengerjaan
pekerjaan yang diperoleh atau datang terlebih dahulu. FCFS dijadikan sebagai prioritas pertama
perusahaan sebagai aturan yang paling adil apabila tidak ada pekerjaan khusus yang mendesak.
Dilihat dari ukuran keefektivan metode aturan prioritas, maka akan lebih baik perusahaan
menggunakan aturan prioritas EDD dibandingkan aturan prioritas FCFS. Dimana dengan
menggunakan aturan prioritas EDD, perusahaan memiliki waktu penyelesaian rata-rata yang
lebih cepat, utilitasasi yang lebih maksimal, jumlah pekerjaan rata-rata dalam sistem yang lebih
kecil, dan keterlambatan pekerjaan rata-rata yang lebih sedikit. Namun, lain halnya jika ada
pekerjaan yang sejenis, misalnya semua pekerjaannya merupakan perpanjangan STNK yang

19

sama-sama membutuhkan waktu pengerjaan 1 hari dan batas waktu pengerjaan 1 hari, maka
sebaiknya yang digunakan perusahaan adalah aturan prioritas FCFS.
Jika menggunakan critical ratio, perusahaan bisa menilai dengan lebih detail urutan
prioritas pekerjaan, seperti yang ada pada contoh perhitungan di atas. Untuk CKD, dengan batas
waktu 6 hari dan hari kerja yang tersisa 4, maka CRnya adalah 1. Untuk CBU, dengan batas
waktu 14 hari dan hari kerja yang tersisa 8, maka CRnya adalah 1,5.
4.2 Saran
Menurut kelompok kami penjadwalan jangka pendek pada PT Karunia Dinamik
Sejahtera sudah baik. Dalam menerapkan priority rules dalam scheduling perusahaan, penerapan
peraturan First Come First Served sudah benar bagi perusahaan sebagai perusahaan jasa, FCFS
penting bagi pelanggan sebagai bentuk customer service yang adil. Namun, perusahaan perlu
menggunakan aturan prioritas EDD (Earliest Due Date) jika ada permintaan khusus, yaitu
dibutuhkan penyelesaian pekerjaan yang cepat. Secara keseluruhan, efektivitas penjadwalan
yang dilakukan perusahaan sudah cukup baik, namun alangkah baiknya lagi jika perusahaan
dapat menerapkan konsep critical ratio dalam kegiatan penjadwalannya, agar dapat menilai
urutan prioritas pekerjaan yang sifatnya lebih detail dan akurat.

20