Anda di halaman 1dari 13

RCA / Root Cause Analysis / Analisa Akar

Masalah
Analisa akar masalah (Root Cause Analysis / RCA)
adalah sebuah alat kerja yang sangat berguna
untuk mencari akar masalah dari suatu insiden
yang telah terjadi. Sedangkan untuk menganalisa
masalah yang belum terjadi, kita menggunakan
alat yang disebut FMEA yang telah dibahas
pada posting terdahulu.
Menemukan akar masalah merupakan kata kunci.
Sebab, tanpa mengetahui akar masalahnya, suatu
insiden tidak dapat ditanggulangi dengan tepat,
yang berakibat pada berulangnya kejadian insiden
tersebut dikemudian hari. Berikut ini adalah
tahap-tahap yang perlu dilakukan untuk memulai
suatu aktifitas RCA.
1. Klasifikasi Insiden
Tidak seluruh insiden atau masalah yang terjadi
dilakukan prosedur lengkap RCA. Masalah harus
dilakukan klasifikasi dan prioritas. Tujuannya agar
terjadi efisiensi dalam pekerjaan. Hal ini karena
prosedur lengkap RCA memerlukan sumber daya
yang khusus, jumlahnya terbatas di organisasi,
dan memakan waktu yang tidak sebentar.
Sehingga, organisasi perlu menetapkan suatu
metode klasifikasi dan prioritas masalah. Hanya
masalah yang masuk kriteria saja yang dilanjutkan

ke prosedur RCA. Sementara masalah lain yang


tidak masuk kriteria, tetap dilakukan analisa
menggunakan prinsip-prinsip RCA tetapi tidak
seluruh urutan prosedur lengkap RCA dilakukan.
Yang dimaksud prosedur lengkap RCA adalah
seluruh tahapan prosedur dilakukan.
Salah satu alat yang dapat dipakai untuk
melakukan klasifikasi dan prioritas masalah adalah
membuat peringkat masalah berdasarkan
Konsekuensi (Consequence) dan Likelihood.
Consequence adalah seberapa berat dampak dari
masalah itu. Sedangkan Likelihood adalah
seberapa sering masalah itu terjadi. Consequence
dan Likelihood diperingkat menggunakan angka
dari 1 sampai 5. Makin tinggi angka berarti makin
berat atau makin sering. Setelah angka nilai
Consequence (C) dan Likelihood (L) didapat, kedua
angka tersebut dilakukan perkalian. Angka hasil
perkalian itulah yang menentukan peringkatnya.
Makin tinggi angkanya, makin tinggi peringkatnya.
Kita dapat menggolongkan peringkat menjadi
empat golongan, yaitu ekstrim (15 25), besar (8
12), sedang (4 6), kecil (1 3).
Penjelasan tentang Consequence dan Likelihood
dapat dilihat disini. Organisasi dapat membuat
kebijakan bahwa hanya masalah yang mempunyai
peringkat ekstrim (15 25) saja yang dilakukan
prosedur RCA.

Contoh:
Perawat tertusuk jarum. Konsekuensi dari insiden
ini adalah 4, karena dampak dari tertusuk jarum
adalah berat (dapat tertular penyakit HIV, Hepatitis
B, C, dll). Likelihood dari insiden ini adalah 5,
karena insiden ini terjadi setiap bulan. Sehingga,
peringkat risikonya adalah: 4 X 5 = 20 (ekstrim).
Peringkat insiden ini memenuhi kriteria untuk
dilakukan prosedur RCA.
Catatan:
untuk kejadian yang berdampak berat
(konsekuensinya 4 atau 5, tetapi sangat jarang
terjadi, peringkat resikonya disamakan dengan
ekstrim dan dilakukan prosedur RCA.
2. Membentuk Tim RCA
Membentuk tim RCA merupakan langkah
berikutnya yang penting. Tanpa tim yang
representatif, hasil aktifitas RCA tidak akan valid.
Rekomendasi yang dihasilkannya pun tidak tepat.
Oleh karena itu, perlu perhatian khusus untuk
menentukan siapa saja yang dipilih untuk menjadi
anggota tim.
Sebagai pedoman, anggota tim haruslah orangorang yang kompeten dalam bidang yang akan
dibahas. Kemudian, mereka juga harus dalam
posisi netral, bukan orang yang ada sangkut-

pautnya langsung dengan masalah yang akan


dibahas. Jika diperlukan, dapat ditunjuk seorang
ahli dari luar organisasi untuk menambah bobot
dari tim ini. Jumlah anggota tim jangan terlalu
banyak. Ukuran yang normal adalah antara 5
sampai 8 orang.
Contoh:
Pada kasus tertusuk jarum di atas, anggota tim
RCA adalah: manajer keperawatan, manajer mutu,
koordinator pengendalian infeksi, manajer
penunjang medis, koordinator K3.
3. Mengumpulkan Data
Tim kemudian bekerja mengumpulkan data. Hal
ini dilakukan untuk memperoleh gambaran
seobyektif mungkin atas peristiwa yang telah
terjadi. Ingat, yang dikumpulkan hanya data,
bukan asumsi, kesan, atau tafsiran. Sumber data
dapat diperoleh dari:

catatan medis

wawancara orang yang terlibat

wawancara dengan seluruh saksi

kunjungan ke lokasi kejadian

peralatan yang terlibat

dll.

Data-data di atas diperlukan untuk melengkapi


fakta yang terjadi.
Disamping itu, diperlukan juga pengumpulan datadata berikut ini:

kebijakan dan prosedur internal organisasi

peraturan atau perundang-undangan

standard mutu

referensi ilmiah terkini

dll.

Data-data di atas diperlukan untuk melihat


kesenjangan (gap) yang terjadi antara fakta yang
terjadi dengan yang seharusnya dilakukan.
4. Memetakan Informasi
Setelah seluruh data terkumpul, insiden yang
terjadi direkonstruksi dengan menggunakan datadata yang tersedia. Seluruh data disusun menurut
urutan kejadiannya. Ada beberapa alat yang dapat
dipakai untuk memetakan urutan kejadian ini,
misalnya:

Narrative Chronology

Time Person Grid

Timelines

Tabular Timelines

Informasi perihal kapan masing-masing alat


tersebut dipakai, kelebihan, kekurangan, dan
contohnya dapat dilihat disini (halaman 5).
Pada kasus tertusuk jarum seperti di atas, kita
cukup menggunakan narrative chronology, karena
insiden tersebut merupakan peristiwa tunggal dan
prosesnya tidak kompleks.
Contoh:

5. Identifikasi dan Memprioritaskan Masalah


Setelah seluruh data dipetakan, mulailah kita
masuk ke tahap awal analisa masalah, yaitu
dengan mengidentifikasinya. Identifikasi masalah
ini sangat penting, dan hanya dapat dilakukan oleh
orang yang memahami proses yang standard
(yang seharusnya terjadi). Caranya adalah dengan
meneliti seluruh urutan informasi untuk mencari
tahu apakah kejadian-kejadian tersebut terjadi
sudah sesuai dengan seharusnya atau tidak.
Untuk memastikan hal ini, diperlukan berbagai
dokumen seperti: Kebijakan dan prosedur internal
organisasi, peraturan atau perundang-undangan,

standard mutu, referensi ilmiah terkini, dan lainlain. Jika ditemukan ketidaksesuaian dengan
kebijakan, prosedur, standard, referensi ilmiah
terkini, itulah yang disebut sebagai masalah.
Setelah masalah teridentifikasi, barulah kita
lakukan prioritas masalah. Masalah-masalah kecil
yang tidak penting dan tidak berpengaruh besar
pada terjadinya insiden kita singkirkan, dan kita
focus pada masalah-masalah utama.
Pada kasus sederhana seperti tertusuk jarum di
atas, masalah tertusuk jarum dapat dipakai
sebagai masalah itu sendiri. Tetapi jika
masalahnya kompleks dan melibatkan banyak
pihak / departemen, masalahnya harus
diidentifikasi satu demi satu.
6. Analisa Untuk Mencari Faktor yang
Berperan
Masalah-masalah yang telah diidentifikasi
kemudian dianalisa untuk mencari faktor yang
berkontribusi. Ada dua alat terkenal yang
biasanya dipakai untuk analisa ini, yaitu 5 Why dan
diagram tulang ikan. Contoh format diagram
tulang ikan dapat dilihat disini.
5 Why dilakukan dengan cara bertanya Why
sampai 5 kali terhadap suatu masalah sampai tidak
ada jawaban lagi yang dapat dikemukakan.

Namun, 5 Why mempunyai kelemahan mendasar,


yaitu bentuk pertanyaannya sangat terbuka dan
tidak terarah. Sehingga, hasilnya sangat
tergantung pada latar belakang penanya dan yang
ditanya. Boleh jadi, untuk satu masalah yang
sama tapi dilakukan oleh dua orang yang berbeda,
akan didapatkan hasil yang berbeda.
Karena 5 Why mempunyai kelemahan mendasar,
maka yang dianjurkan adalah menganalisa
masalah menggunakan diagram tulang ikan.
Diagram tulang ikan dirancang untuk mencari
faktor yang berperan dengan terarah. Untuk
memudahkan mencari faktor yang berperan pada
diagram tulang ikan, dapat digunakan pertanyaan
triase faktor yang berperan. Pertanyaan triase
tersebut dapat anda lihat disini (halaman 8). Anda
juga dapat mencari faktor yang berperan dengan
menggunakan alat bantu tabel contributing faktor
yang dikeluarkan oleh NPSA, yang dapat anda
lihat disini (halaman 14).
Pada kasus tertusuk jarum seperti di atas, contoh
diagram tulang ikannya dapat dilihat disini
(halaman 22).
Hasil dari analisa ini adalah didapatkannya faktor
yang berperan terhadap insiden tersebut. Untuk
setiap faktor yang berperan, dilakukan prosedur
pertanyaan 5 Why sampai tidak ada jawaban lagi

yang dapat dikemukakan. Jawaban terakhir itulah


yang biasanya merupakan akar masalah.
Pada kasus tertusuk jarum di atas, akar
masalahnya adalah:

Belum dilakukan tinjauan keselamatan pada


alat (faktor peralatan).
Belum ada prosedur yang aman (faktor
kebijakan / prosedur).
Barrier yang ada tidak dirancang untuk
melindungi staf (faktor penghalang).

Sebagai bagian akhir dari analisa ini, kita mencoba


membuat pernyataan sebab akibat, untuk menguji
apakah akar masalah yang kita dapatkan
berhubungan sebab akibat dengan insiden yang
terjadi. Juga untuk menguji, apakah jika akar
masalah tersebut di atasi, insiden dapat dihindari.
Contoh pernyataan sebab akibat:

Karena belum dilakukan tinjauan keselamatan


pada syringe AGD, maka belum ada
mekanisme yang menjamin keselamatan
selama memakai alat tersebut, yang
menyebabkan mekanisme yang ada gagal
mencegah terjadinya insiden tertusuk jarum.

Belum ada prosedur yang aman menyebabkan


jarum syringe AGD ditutup lagi setelah
digunakan dan dibawa keluar ruangan, yang
mengakibatkan meningkatnya peluang
terjadinya insiden tertusuk jarum.
Penghalang yang ada tidak dirancang untuk
melindungi staf yang menyebabkan terjadinya
insiden staf perawat tertusuk jarum.

7. Menyusun Rekomendasi Penyelesaian


Masalah
Menyusun rekomendasi merupakan hal yang paling
penting dari aktifitas RCA ini. Karena tanpa
rekomendasi, masalah tidak dapat diselesaikan
dan terus membebani organisasi. Ibarat berobat
ke dokter, pasien tidak cukup diberi tahu tentang
diagnosanya, tapi jauh lebih penting adalah diberi
pengobatan yang tepat.
Menyusun rekomendasi memerlukan pengetahuan
dan pemahaman yang memadai tentang masalah
yang sedang dihadapi. Disinilah arti penting dari
anggota tim. Anggota tim RCA harus memiliki
kompetensi dan kapasitas yang memadai untuk
melakukan hal itu. Referensi yang dikumpulkan
pada tahap mengumpulkan data di atas dapat
dipakai untuk membantu proses ini.

Ada satu alat yang sangat berguna untuk


menyusun penyelesaian masalah ini. Alat itu
disebut analisa penghalang (barrier analysis).
Namun, sebelum masuk ke dalam analisa
penghalang, kita perlu memahami dahulu
pengertian penghalang dihubungkan dengan
kemampuannya mencegah terjadinya insiden.
Ilustrasi tentang penghalang dihubungkan dengan
kemampuannya mencegah terjadinya insiden
adalah sebagai berikut:

Dari ilustrasi di atas, jelas terlihat bahwa tebal


lapisan penghalang tidaklah sama. Yang paling
kuat adalah adanya alat, sedangkan yang paling
lemah adalah kebijakan / prosedur.
Contoh:
Aktifitas berenang: Memakai pelampung (alat)
jauh lebih efektif dalam mencegah insiden
tenggelam dibandingkan berenang dengan
prosedur yang benar (kebijakan / prosedur).

Ilustrasi di atas memberikan penjelasan kepada


kita, bahwa jika kita ingin mencari solusi atas
suatu masalah, utamakan solusinya adalah berupa
alat / disain. Jika alat tidak ada, barulah cari solusi
lain.
Sekarang kita kembali ke analisa penghalang.
Dengan berpedoman pada ilustrasi di atas, maka
analisa penghalang untuk kasus tertusuk jarum
tersebut adalah seperti yang dapat anda lihat disini
(halaman 23).
Berdasarkan analisa penghalang di atas, kita dapat
membuat rekomendasi penyelesaian masalah.
Rekomendasi penyelesaian masalah yang baik
harus juga mencantumkan ukuran keberhasilan,
penanggung jawab, dan batas waktu
penyelesaian. Tujuan dari itu adalah agar
rekomendasi yang kita berikan dapat diukur
keberhasilan pelaksanaannya, jelas siapa
penanggung jawabnya, serta ada batas waktu
yang jelas kapan rekomendasi itu harus
terlaksana.
Contoh rekomendasi kasus tertusuk jarum dapat
anda lihat disini (halaman 24).
8. Membuat Laporan RCA
Laporan RCA berisi rincian seluruh kegiatan
pelaksanaan RCA mulai dari awal sampai

rekomendasi yang diberikan. Laporan ini


kemudian disampaikan kepada pemimpin
organisasi untuk disetujui. Proses persetujuan ini
sangat penting. Karena tanpa persetujuan
pemimpin, rekomendasi tak dapat dieksekusi dan
dilaksanakan.