Anda di halaman 1dari 36

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT karena atas berkat dan


rahmat-Nya maka Laporan Praktek Kerja Kearsipan di Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSURTANAL yang merupakan salah
satu kegiatan dalam Diklat Penciptaan Jabatan Fungsional
Arsiparis Tingkat Ahli dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Penyelesaian dan pembuatan Laporan Praktek Kerja
Kearsipan ini dititik beratkan pada kegiatan pengelolaan dan
pemeliharaan arsip dinamis di Pusat Pemetaan Batas Wilayah
BAKOSURTANAL yang meliputi kegiatan pengeloaan surat dinas,
sistem penataan surat dinas, serta sarana dan prasarana
kearsipan dan SDM-nya.
Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada para pihak
yang telah membantu, juga khususnya para Widyaiswara yang
telah memberikan pengetahuan terkait ilmu kearsipan. Kritik dan
saran yang sifatnya membangun sangat kami harapkan, karena
kami menyadari apa yang telah kami sampaikan dan laporkan ini
tentunya memiliki keterbatasan.
Demikian laporan ini kami sampaikan dengan harapan
semoga dapat bermanfaat bagi para peserta Diklat Jabatan
Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli khususnya maupun para
arsiparis pada umumnya.

Bogor, Juli 2009


PENYUSUN

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...................................................................i
DAFTAR ISI............................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN.............................................................1
A.

Latar Belakang.............................................................................. 1

B.

Maksud dan Tujuan.......................................................................2

C. Ruang Lingkup.............................................................................. 3
D. Pelaksanaan.................................................................................. 3
BAB II GAMBARAN UMUM.......................................................4
A.

Sejarah BAKOSURTANAL...............................................................4

B.

Visi dan Misi BAKOSURTANAL........................................................7

C. Tugas dan Fungsi BAKOSURTANAL................................................7


D. Struktur Organisasi.......................................................................8
E.

Tugas Pokok dan Fungsi Pusat Pemetaan Batas Wilayah


BAKOSERTANAL............................................................................. 9

BAB III LANDASAN TEORI......................................................11


A.

Pengertian Kearsipan..................................................................11

B.

Jenis Arsip................................................................................... 14

C. Pengertian Manajemen Kearsipan...............................................15


D. Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis........................................15
E.

Pengertian Manajemen Arsip inaktif...........................................18

F.

Fungsi Kearsipan.........................................................................18

G. Penyusutan Arsip........................................................................19
H. Perlindungan Arsip......................................................................21
BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN.........................26
A.

Sistem Pengelolan Arsip Dinamis................................................26

B.

Pengelolaan Surat Masuk............................................................27

C. Pengurusan Surat Keluar............................................................30


D. Pengelolaan Arsip Aktif...............................................................32
BAB V PENUTUP...................................................................42
A.

Kesimpulan................................................................................. 42

B.

Saran.......................................................................................... 43
2

DAFTAR PUSTAKA................................................................44
LAMPIRAN LAMPIRAN........................................................45

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Sesuai amanat Undang-undang nomor 7 Tahun 1971


tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 6
menyebutkan bahwa Pemerintah mempertinggi mutu
penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menggiatkan
usaha-usaha pendidikan kader ahli kearsipan, dan pada pasal
76 ayat (1) disebutkan bahwa Pemerintah mengadakan,
mengatur, dan mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan.
Pemerintah yang dimaksud dalam Undang-undang
tersebut diatas dalam hal ini adalah Arsip Nasional Republik
Indonesia. Melalui Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan
bertanggungjawab untuk melaksanakan pendidikan dan
pelatihan di bidang kearsipan.keberhasilan pelaksanaan
pendidikan dan pelatihan di bidang kearsipan adalah dalam
mencipktakan tenaga-tenaga profesional di bidang kearsipan,
dalam hal ini adalah tenaga fungsional arsiparis. Pendidikan
dan pelatihan fungsional arsiparis diarahkan pada terciptanya
pengembangan wawasan, pengetahuan, dan teknis bidang
kearsipan, baik tingkat keterampilan maupun keahlian.
Untuk mengembangkan kemampuan sumber daya
manusia di bidang kearsipan, diperlukan metode dalam proses
Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Fungsional Arsiparis berupa
praktek kerja lapangan sebagai penerapan pengetahuan dan
teori yang telah diperoleh didalam kelas. Sebagai tindak lanjut
dari Pelaksanaan Diklat Penciptaan Jabatan Fungsional
Arsiparis Tingkat Ahli tersebut, sebagaiman surat Kepala
Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan ANRI Nomor :
DL.02.01/701/IV/2009, tanggal 11 Mei 2009 perihal
Pengembalian Peserta Diklat Jabatan Fungsional Arsiparis
Tingkat Ahli angkatan
I, para peserta diwajibkan untuk
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di unit kerjanya
masing-masing dari tanggal 18 Mei sampai 9 Juli 2009. Dalam
hal ini praktek kerja dilaksanakan di Pusat Pemetaan Batas
Wilayah BAKOSURTANAL.
B. Maksud dan Tujuan

Maksud dari kegiatan praktek kerja lapangan di Pusat


Pemetaan Batas Wilayah BAKOSURTANAL ini adalah :

1. Untuk memberikan wawasan langsung kepada para


peserta diklat Penciptaan Jabatan Fungsional Arsiparis
Tingkat Ahli;
2. Sebagai tambahan ilmu pengetahuan baik secara teori
maupun praktek, disamping materi yang diterima pada
saat pembelajaran di kelas;
3. Meningkatkan keterampilan dan keahlian peserta diklat
penciptaan jabatan fungsional arsiparis tingkat ahli di
bidang kearsipan khususnya dalam memahami konsepkonsep kearsipan.
Sementara tujuan kegiatan ini diantaranya adalah :
1. Mendeskripsikan penyelenggaraan kearsipan di Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSURTANAL;
2. Melaporkan hasil kegiatan kearsipan yang dilaksanakan di
Pusat Pemetaan Batas Wilayah BAKOSURTANAL;
3. Membuat evaluasi penyelenggaraan kearsipan di Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSURTANAL;
4. Membuat laporan hasil praktek kerja lapangan di Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSURTANAL.
C. Ruang Lingkup

Dalam pembuatan laporan ini dibatasi hanya pada hasil


praktek kerja lapangan di Pusat Pemetaan Batas Wilayah
BAKOSURTANAL.
D. Pelaksanaan

Kegiatan praktek kerja lapangan di Pusat Pemetaan


Batas Wilayah BAKOSURTANAL ini dilaksanakan dari tanggal
18 Mei sampai 9 Juli 2009 dan melaporkan hasil magang/PKL
tersebut ke Pusdiklat Kearsipan ANRI pada tanggal 27 Juli
2009.

BAB II
GAMBARAN UMUM
A Sejarah BAKOSURTANAL

Kegiatan survey dan pemetaan setelah Kemerdekaan RI,


dilaksanakan atas dasar Peraturan Pemerintah Nomor 71
tahun 1951, tentang Pembentukan Dewan dan Direktorium
Pengukuran dan Penggambaran Peta. Selanjutnya kegiatan
survey dan pemetaan dipertegas lagi dengan Keputusan
Presiden Nomor 263 tanggal 7 September 1965 tentang
Pembentukan Dewan Survey dan Pemetaan Nasional
(DESURTANAL) serta komando Survey dan Pemetaan Nasional
(KOSURTANAL) sebagai pelaksana. Dalam tugas DESURTANAL
tersebut secara jelas dicantumkan kaitan antara pemetaan
dengan Inventarisasi sumber-sumber alam, dalam rangka
menunjang
pembangunan
Nasional.
Lingkup
tugas
KOSURTANAL tidak hanya bersipat koordinasi terhadap
kegiatan departemen-departemen yang memerlukan peta
melainkan juga mencakup fungsi pengelolaan bagi pemetaan.
Sementara itu upaya untuk menyusun atlas nasional
yang dilaksanakan oleh panitia Atlas Nasional di lembagakan
dalam Badan Atlas Nasional dengan keputusan Presidium
Kabinet Kerja Nomor : Aa/D/37/1964. Berkenaan dengan
meletusnya pemberontakan G 30 S/PKI serta penumpasannya,
disusul dengan konsolidasi keadaan yang memerlukan
pemusatan segenap perhatian Pemerintah yang menyerap
segenap dana yang tersedia, maka tidak dapat disediakan
secara memadai anggaran untuk pemetaan sistematis, baik
dari sumber angkatan bersenjata maupun dari sumber
nasional lainnya. Pada periode Pemerintahan Orde Baru
dengan Program pembangunan yang dituangkan dalam
PELITA, dirasakan kebutuhan data dasar Perpetaan makin
mendesak.
Dalam periode ini dirasakan belum optimalnya kegiatan
DESURTANAL dan KOSURTANAL, karena :
DESURTANAL tidak dapat berkumpul secara teratur
sehingga kurang berfungsi.
Status KOSURTANAL sebagai komando dianggap tidak lagi
sesuai dengan kondisi dan jiwa Orde Baru.

Atas
dasar
kenyataan
di
atas,
KOSURTANAL
menyampaikan rekomendasi dan mengusulkan perubahan
KOSURTANAL menjadi KOSURTANAL.
Pada tanggal 17 Oktober 1969, dikeluarkan keputusan
presiden Nomor 83 Tahun 1969 tentang pembentukan Badan
Koordinasi Survey dan Pemetaan Nasional (BAKOSURTANAL).
Dengan Keppres ini juga dibubarkan Badan Atlas
Nasional dan kegiatannya ditampung dan diteruskan oleh
BAKOSURTANAL. Begitu pula fungsi DESURTANAL menjadi
Badan
Penasehat
yang
menyatu
dalam
organisasi
BAKOSURTANAL.
Kemudian pada tanggal 17 Juni 1998, struktur organisasi
BAKOSURTANAL disempurnakan lagi melalui Keppres Nomor
87
tahun
1998.
BAKOSURTANAL
adalah
Lembaga
Pemerintahan Non Departemen yang berada di bawah dan
bertanggung
jawab
langsung
kepada
Presiden.
BAKOSURTANAL dipimpin seorang kepala.
BAKOSURTANAL mempunyai tugas pembantu Presiden
dalam menyelenggarakan pengembangan, pengelolaan,
pembinaan dan koordinasi di bidang survei dan pemetaan
serta pembinaan data dan informasi geografi nasional sesuai
dengan perturan perundang-undangan yang berlaku.
Dengan diberlakukannya Undang-undang Nomor 22
Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, diadakan
penataan ulang kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan,
Susunan Organisasi dan Tata Kerja seluruh Lembaga
Pemerintahan Non Departemen, tidak terkecuali dengan
BAKOSURTANAL. Maka dengan Keputusan Presiden RI Nomor
166 Tahun 2000 tentang kedudukan, Tugas, Fungsi,
Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja seluruh
Lembaga Pemerintahan Non Departemen (yang telah diubah
beberapa kali), Keputusan Presiden RI Nomor 87 Tahun 1998
tentang Badan Koordinasi Survey dan Pemetaan Nasional,
dinyatakan tidak berlaku.
Dengan demikian BAKOSURTANAL berdasarkan Bagian
Ketujuh Belas, Pasal 49, 50, dan 51 Keputusan Presiden Nomor
166 Tahun 2000 tentang kedudukan, Tugas, Fungsi,
Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja seluruh
Lembaga Pemerintahan Non Departemen, sebagaimana telah
diubah, terakhir dengan Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun

2001 mempunyai kedudukan, Tugas, Fungsi dan Kewenangan


sebagai berikut :
Kedudukan :
1. Badan Koordinasi Survey dan Pemetaan Nasional, yang
selanjutnya disebut BAKOSURTANAL adalah Lembaga
Pemerintahan Non Departemen yang dibentuk untuk
melaksanakan tugas Pemerintahan tertentu dari
Presiden;
2. BAKOSURTANAL berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Presiden;
3. Dalam
melaksanakan
tugasnya
BAKOSURTANAL
dikoordinasikan oleh Menteri Negara Riset dan
Teknologi;
4. BAKOSERTANAL dipimpin oleh kepala.
E. Visi dan Misi BAKOSURTANAL

Visi :
Terwujudnya infrastruktur data spasial yang andal
sebagai landasan tersedianya informasi sumber daya alam
dan lingkungan hidup bagi pembangunan nasional.
Misi :
1. Menyusun rencana makro dan merumuskan kebijakan
nasional dalam bidang survei dan pemetaan (Surta)
serta meningkatkan koordinasi penyelenggaraan surta
nasional untuk memenuhi kebutuhan peta dasar sampai
dengan skala menengah dan kebutuhan peta tematik
dasar
wilayah
nasional
dalam
mendukung
pembangunan nasional.
2. Membangun Infrastruktur Data Spasial Nasional (IDSN)
yang
meliputi
unsur
kelembagaan,
peraturan
perundang-undangan, data utama spasial, sumber daya
manusia, penelitian dan pengembangan dibidang surta,
serta sumber daya manusia surta sebagai landasan
penyediaan informasi sumber daya alam yang andal
bagi pembangunan nasional.
F. Tugas dan Fungsi BAKOSURTANAL

Tugas :
BAKOSURTANAL mempunyai tugas melaksanakan tugas
pemerintahan di bidang survei dan pemetaan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Fungsi :

1. Pengkajian penyusunan kebijakan nasional di bidang


survei dan pemetaan;
2. Pembangunan infrastruktur data spasial nasional;
3. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan
tugas BAKOSERTANAL;
4. Pemantauan, pemberian bimbingan, dan pembinaan
terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang
survei dan pemetaan nasional;
5. Pelaksanaan pembinaan dan pelayanan administrasi
umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan,
organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan,
kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan, dan
rumah tangga.
G. Struktur Organisasi
I Mbury
I Bio
I Tie

I Maama

I Naina

I Ama

I Ina

I Pue

H. Tugas Pokok dan Fungsi Pusat Pemetaan Batas Wilayah


BAKOSERTANAL

Tugas Pokok :
Pusat
Pemetaan
Batas
Wilayah
mempunyai
tugas
melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis di
bidang pemetaan dan basis data batas wilayah darat dan
laut.
Fungsi :

a. Penyiapan perumusan kebijakan teknis di bidang


pemetaan dan basis data batas wilayah darat dan laut;
b. Penyiapan perumusan rencana dan program di bidang
pemetaan dan basis data batas wilayah darat dan laut;
c. Perumusan norma, pedoman, prosedur, standar dan
spesifikasi di bidang pemetaan dan basis data batas
wilayah darat dan laut;
d. Pengendalian pelaksanaan kebijakan teknis di bidang
pemetaan dan basis data batas wilayah darat dan laut;
e. Pelaksanaan pemantauan, pemberian bimbingan dan
pembinaan kegiatan di bidang pemetaan dan basis data
batas wilayah darat dan laut;
f. Koordinasi kegiatan fungsional pelaksanaan kebijakan
teknis di bidang pemetaan dan basis data batas wilayah
darat dan laut;
g. Evaluasi dan penyusunan laporan di bidang pemetaan dan
basis data batas wilayah darat dan laut;
Pelaksanaan tugas lain sesuai dengan kebijakan yang
ditetapkan oleh Deputi Bidang Pemetaan Dasar.
Tugas Pokok Tiap Bidang
1. Bidang Pemetaan Batas Wilayah Darat dan Laut
Bidang Pemetaan Batas Wilayah Darat dan Laut
mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan
penyusunan rencana dan program, penyusunan norma,
penyusunan pedoman, penyusunan prosedur, penyusunan
standar, penyusunan spesifikasi, koordinasi kegiatan
fungsional, penyiapan bahan evaluasi dan penyusunan
laporan di Bidang Pemetaan Batas Wilayah Darat dan Laut,
serta melaksanakan tugas lain sesuai kebijakan Kepala
Pusat Pemetaan Batas Wilayah.
2. Bidang Basis Data Batas Wilayah
Bidang Basis Data Batas Wilayah mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan penyusunan rencana dan
program, penyusunan norma, penyusunan pedoman,
penyusunan prosedur, penyusunan standar, penyusunan
spesifikasi, koordinasi kegiatan fungsional, penyiapan
bahan evaluasi dan penyusunan laporan di Bidang Basis
Data Batas Wilayah, serta melaksanakan tugas lain sesuai
kebijakan Kepala Pusat Pemetaan Batas Wilayah.

BAB III
LANDASAN TEORI
A Pengertian Kearsipan

1. Arti Arsip
Kearsipan merupakan salh satu macam pekerjaan
kantor atau pekerjaan tata usaha yang bayak dilakukan
oleh banyak badan usaha, baik badan usaha pemerintah
maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut
pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan arsip,
surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya
disebut kearsipan. Pengertian arsip mengandung berbagai
macam pengertian, tergantung pada segi peninjauannya.
Beberapa pengertian arsip sebagai berikut :
Menurut kamus umum bahasa Indonesia, arsip
adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian
tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat
dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai
berikut :
a. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan
(bagi lembaga, organisasi, instansi, perorangan) baik
untuk masa kini maupun masa yang datang.
b. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai
kepentingan harus disimpan dengan menggunakan
suatu sistem tertentu hingga dengan mudah dan cepat
ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Menurut asal katanya arsip berasal dari bahasa
Belanda yakni Archief. Menurut Atmosudirdjo, (1982, 157158), Archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa
pengertian sebagai berikut :
a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip:
bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat,
keputusankeputusan,
akte-akte,
daftar-daftar,
dokumen-dokumen, peta-peta.
b. Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan tersebut.
c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri. Dalam
Undang-undang No. 7 tahun 1971 pengertian arsip
adalah :
Naskah-naskah yang diterima oleh lembaga-lembaga
negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk

corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun


berkelompok, dalam rangka kegiatan pemerintah.

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badanbadan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak
apapun,
baik
dalam
keadaan
tunggal
maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan. Lembaga Administrasi Negara (LAN)
memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut: Arsip
adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm,
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumendokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya,
aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara
penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh
suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi
fungsi,
kebijakan-kebijakan,
keputusankeputusan,
prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatankegiatan kegiatan perintah yang lain, atau kerena
pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Selain itu Tjie Liang Gie menulis bahwa arsip adalah suatu
kumpulan arsip yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
secara cepat ditemukan kembali.

Dari pengertian diatas dapat diambil keputusan bahwa arsip


adalah kumpulan arsip atau tempat penyimpanan kumpulan arsip
atau naskah-naskah yang disusun sedemikian rupa sehingga arsiparsip atau naskah - naskah tersebut dapat dengan mudah dan
cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2. Pengertian Filing (Administrasi Kearsipan)
Kegiatan yang termasuk dalam Administrasi Kearsipan, atau
kearsipan, atau filing, adalah kegiatan-kegiatan yang berkenaan
dengan :
Penerimaan Surat
Pengirim Surat
Pencatatan Surat
Penyimpan Surat
Penyingkiran atau penyusutan arsip, dan
Pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan.
Pengertian Administrasi Kearsipan atau kearsipan atau filing
dirumuskan dengan berbagai cara. Berikut beberapa pengertian
tentang Administrasi Kearsipan (filing) sebagai berikut :
a. Yang
dimaksud
Administrasi
Kearsipan
(filing)
yaitu
penyelenggaraan administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang
memperlancar lalulintas surat-menyurat keluar dan masuk.

b. Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan


arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis. Menurut tiga
Penyusun Buku Dasar-dasar kearsipan (Mulyono, dkk. 1985:3)
memberikan pengertian tentang kearsipan sebagai berikut :
Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan arsip
menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3
unsur pokok yang meliputi :
1) Penyimpanan (sorting)
2) Penempatan (placing), dan
3) Penemuan kembali.
G.R. Tery lewat terjemahan Winardi (1986) mengatakan
bahwa pekerjaan filling bukan hanya menyimpan suratsurat/dokumen untuk tujuan disimpan. filling mencakup pula
pekerjaan yang menempatkan (placing) dan mencari (finding)
Menempatkan surat-surat/dokumen pada arsip (tempat arsip)
barulah
50
dari
pekerjaan,
karena
kemungkinan
untuk
menemukannya pada saat diperlukan sama pentingnya. Dari
defenisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi
kearsipan atau filling adalah suatu proses kegiatan pegaturan arsip
dengan mempergunakan suatu sistem tertentu. hingga arsip arsip
dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan. Dengan pentingnya
arsip yang dikemukakan diatas, maka tidak dapat disangkal bahwa
arsip mempunyai nilai dan arti yang sangat penting dan strategis
dalam proses administrasi.
I. Jenis Arsip
Menurut jenisnya arsip dapat dibedakan menjadi beberapa
macam tergantung pada segi peninjauannya. Menurut fungsi dan
kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan
arsip satis. Menurut Undang undang No7 Tahun 1971, yang
dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai
berikut:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan yang pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyeleggaraan
sehari-hari administrasi negara.

J. Pengertian Manajemen Kearsipan


Manajemen dapat diartikan sebagai kemampuan atau
keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka
pencapaian suatu tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.

10

Dengan demikian dapat pula dikatakan bahwa manajemen


merupakan alat pelaksana dari pada administrasi. Selain pengertian
tersebut, dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan
kegiatan pengarahan dan pengendalian orang lain ke arah
pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Atas dasar pengertian manajemen diatas, maka manajemen
kearsipan dapat dikatakan sebagai kegiatan pengarahan dan
pengendalian orang-orang yang mengelola/menyelenggarakan
tersebut perlu diterapkan fungsi fungsi manajemen supaya tercapai
tertib arsip dan tujuan kearsipan
Fungsi-fungsi Manajemen yang dimaksud meliputi:
1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Penggerakan (Actuating)
4. Pengawasan (Controlling)
K. Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis
Sistem sesungguhnya mengandung arti sehimpunan bagian
atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan
merupakan suatu keseluruhan. Istilah sistem berasal dari bahasa
Yunani Systema yang mempunyai pengertian :
Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.
Hubungan yang langsung diantara satuan-satuan atau
komponen secara teratur.
Menurut Campbel (Tatang M. Amirin, 1989:10) bahwa: "Sistem
adalah suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau
terorganisir, suatu perhimpunan atau perpaduan hal-hal atau
bagian- bagian yang membentuk suatu kebulatan keseluruhan yang
kompleks atau utuh.
Selanjutnya pengertian kearsipan menurut Moekijat (1985:86)
bahwa : "Kearsipan (penyusunan dan penyimpanan surat
merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting, informasi
tertulis yang tepat mengenai keputusan, fikiran-fikiran, kontrakkontrak, saham- saham, dan transaksi lainnya yang harus tersedia
apabila harus diperlukan". Jadi seperti yang di ungkapkan pada
penjelasan sebelumnya, menempatkan arsip-arsip sesungguhnya
baru
separuh
dari pekerjaan, karena kemungkinan untuk menemukannya pada
saat arsip tersebut diperlukan sama pentingnnya. Bahkan untuk
mengetes apakah kearsipan sudah baik atau belum, maka bila
waktu yang diperlukan untuk menemukan kembali dokumen yang
diperlukan masih banyak, berarti sistem kearsipan tersebut masih
kurang baik.
Dengan demikian kesimpulan yang dapat diambil dari definisidefinisi di atas adalah, bahwa arsip adalah naskah-naskah dalam
bentuk apapun diperlukan bagi kepentingan organisasi ataupun
perorangan, yang selanjutnya seluruh arsip yang masih digunakan
11

secara langsung dalam perencanaan. pelaksanaan pelaksanaan dan


penyelenggaraan administrasi organisasi yang bersangkutan, itulah
yang disebut Arsip Dinamis.
Arsip dinamis tersebut terdiri atas arsip aktif, yakni yang
masih selalu digunakan, dan arsip-arsip in-aktif, yakni yang sudah
turun daya penggunaannya, namun masih dibutuhkan dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan administrasi
organisasi yang bersangkutan.
Dari pengertian diatas dapat dikemukakan ciri-ciri arsip, yaitu
kumpulan arsip yang memiliki guna tertentu, disimpan secara
sistematis, dan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Dengan
adanya pengertian ataupun ciri-ciri demikian sebenarnya tidak ada
arsip yang dikatakan kurang baik selama memiliki ciri-ciri tersebut.
Tetapi apabila tidak memiliki ciri-ciri diatas, maka tidak dapat
disebutkan sebagai arsip, melainkan merupakan kumpulan arsip
untuk dibuang atau dimusnahkan. Sistem kearsipan yang baik
memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Mudah dilaksanakan, hingga tidak menimbulkan kesulitan, baik
dalam
penyimpanannya,
pengambilan,
maupun
dalam
pengembalian arsip-arsip.
2. Mudah dimengerti, sehingga tidak menimbulkan banyak
kesalahan dalam pelaksanaannya.
3. Murah Ekonomis, dalam arti tidak berlebihan, baik dalam
pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga,
peralatan atau pertengkapan arsip.
4. Tidak memakan ternpat.
5. Mudah dicapai, sehingga memungkinkan arsip yang disimpan
mudah dan cepat ditemukan. apabila sewaktu-waktu diperlukan
lagi.
6. Cocok bagi organisasi, dalam arti sesuai dengan jenis dan luas
lingkup kegiatan organisasi.
7. Fleksibel atau luwes, hingga dapat diterapkan disetiap satuan
organisasi yang dapat mengikuti perkembangan organisasi.
8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Artinya dapat
mencegah
campur
tangan
Orang-orang
yang
tidak
bertanggungjawab, atau yang tidak berwenang dan bertugas
dalam bidang kearsipan, dan dari berbegai bentuk kerusakan
yang disebabkan oleh binatang seperti rayap, serangga, bahkan
dengan kelembaban udaranya, dan sebagainya.
9. Mempermudah pengawasan, yaitu dengan menggunakan
berbagai macam pengawasan, yaitu dengan menggunakan
berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya kartu indeks,
lembar pengantar lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip
(out slip), dan sebagainya.
Untuk mengetahui apakah sistem yang digunakan dalam
penyimpanan arsip tersebut sudah tepat dan lebih efektif, maka

12

BAKOSURTANAL
mengunakan
sistem
pengukuran
yang
dikemukakan oleh Matthies (Wilson Nadeak, 1989:62) berdasarkan
waktu untuk menemukan arsip yang dibutuhkan adalah sebagai
berikut:
10 detik : Berarti sangat memuaskan atau karena memiliki
beberapa arsip saja.
30 detik : Bagus
1 menit : Lumayan
3 Menit : Perlu dibenahi
5 menit/lebih : Apakah anda memang memiliki file ?
10 menit/lebih : Berarti hanya menumpuk kertas saja.
Dengan adanya metode pengukuran terhadap sistem
penyusunan arsip tersebut, maka penentuan terhadap penggunaan
sistem dalam penyimpanan arsip dapat lebih terencana dan
menyeluruh termasuk peralatan dan perlengkapan arsip. Seperti
Iemari, laci kabinet dari baja tahan karat atau dari kayu yang
terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan, juga kartu kendali,
folder, dan sebagainya.
L. Pengertian Manajemen Arsip inaktif
Menurut Jay Kennedy, arsip inaktif adalah arsip yang jarang di
akses, tetapi harus disimpan untuk keperluan referensi yang jarang
sifatnya, atau memenuhi persyaratan hukum referensi atau alasan
lainnya. Sedangkan menurut kamus Kearsipan ICA non current
record (arsip in aktif) adalah arsip yang digunakan untuk urusan
yang mutakhir.
Berdasarkan pengertian manajemen arsip in aktif diatas,
dapat disimpulkan bahwa arsip in aktif yang dalam penggunaannya
sudah jarang dipergunakan atau nilai arsipnya sudah menurun
dalam pelaksanaan Administrasi.
M. Fungsi Kearsipan
Arsip
berfungsi
sebagai
penyelenggaraan
kegiatan
administrasi kantor dimana berdasarkan fungsinya dibedakan atas
dua bagian yaitu:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan,
kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis
dibagi menjadi dua yaitu :
a. Arsip dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan
secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di
lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi/kantor.

13

b. Arsip dinamis in Aktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan


secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah
jarang, atau hanya digunakan referensi saja.
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang digunakan secara langsung
untuk perencanaan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara.
Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi
pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang
akan datang.
Dari pengertian diatas, Penyusun dapat menyimpulkan
bahwa arsip dinamis adalah semua arsip yang berada di
berbagai kantor baik kantor pemerintah atau swasta karena
masih digunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Dan arsip statis
adalah arsip-arsip yang disimpan di arsip nasional yang berasal
dari berbagai kantor.
N. Penyusutan Arsip
1. Arti Penyusutan Arsip
Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan
apabila disimpan terus-menerus akan menimbulkan masalah
tersendiri baik bagi para pegawai/karyawan pada umumnya
maupun bagi karyawan kearsipan pada khususnya, dan bagi
pimpinan organisasi itu sendiri, karena arsip-arsip itu sendiri
membutuhkan tenaga, biaya, peralatan yang tidak sedikit bagi
perawatannya. Untuk mengatasi permasaalahan tersebut, perlu
diadakan penyusutan terhadap arsip-arsip yang sudah betulbetul sudah tidak mempunyai nilai kegunaan lagi, baik untuk
masa sekarang, maupun untuk masa yang akan datang.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979
tentang penyusutan arsip, yang termasuk penyusutan arsip
adaiah kegiatan pengamanan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-Lembaga Negara atau
Badan-Badan Pemerintahan masing-masing.
b. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada
Arsip Nasional.
2. Tujuan Penyusutan Arsip
Tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari dua segi, yaitu
segi administratif, dan dari segi penelitian.
a. Dari Segi Administratif
Dari segi administratif, tujuan penyusutan arsip adalah:
1. Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu
diperlukan.

14

2. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan,


pemeliharaan, dan lain-lain.
3. File aktif akan lebih longgar untuk menampung
bertambahnya arsip baru.
4. Untuk
memantapkan
jangka
hidup
arsip
dan
menempatkan arsip in aktif yang bernilai berkelanjutan ke
tempat yang lebih baik.
5. Untuk memudahkan pengiriman ke arsip Nasional.
b. Dari segi Penelitian Ilmiah
Penyusutan arsip dilihat dari penelitian ilmiah, ialah
membantu para ilmuan dalam mengadakan penelitian, terutama
apabila arsip-arsip sudah mencapai masa statis, karena arsip
statis akan menonjol kegunaannya dibidang penelitian ilmiah.
O. Perlindungan Arsip
Perlindungan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari
berbagai kemungkinan yang terjadi (kejadian, peristiwa, perbuatan,
serangan hama pemakan/perusak arsip) sehingga arsip tidak aman
(hiang, rusak dan sebagainya).
Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar
arsip-arsip :
Tidak hilang.
Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung
jawab.
Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak
tertentu untuk mencari keuntungan/ kepentingan pribadi.
Tidak cepat/mudah rusak.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa tujuan dari perlindungan arsip
adalah dapat menjamin keselamatan arsip sebagai bahan
pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan
serta
kehidupan
pemerintahan.
Usaha untuk dapat melindungi arsip dapat dilakukan dengan
berbagai cara yaitu dengan penyimpanan, pemeliharaan,
pengamanan, dan pengawet arsip.
1. Penyimpanan arsip
Penyimpanan
arsip
hendaknya
dilakukan
dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila
sewaktu-waktu diperlukan.
b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan
dengan mudah.
c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan
dengan mudah.
Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat
rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan.

15

2. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip


Yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah usahausaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala
kerusakan dan kemusnahan.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha
sebagai berikut :
a. Pengaturan ruangan
Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah
ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip
diatur sebagai berikut :
1) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab.
2) Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan
penerangan alam, yaitu sinar matahari.
3) Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
4) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
5) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air
(banjir).
6) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan
hama.
7) Lokasi ruangan/gedung penyimpanan arsip hendaknya
bebas dari tempat-tempat industri.
b. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud meliputi kebersihan ruangan
penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip.
1) Kebersihan ruangan
Membersihkan ruangan dapat dilakukan dengan caracara sebagai berikut :
Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan
dengan alat penyedot debu.
Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan
penyimpanan arsip.
2) Kebersihan arsip
Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara
sebagai berikut :
Arsip arsip dibersihkan dengan menggunakan Vacuum
cleaner.
Arsip-arsip yang ditemukan sudah rusak hendaknya
dipisah dengan arsip lainnya.
3) Arsip-arsip juga harus bersih dari karat.
Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip
dari segi informasinya, dan pengamanan arsip dari segi
fisiknya.
a. Pengamanan arsip dari segi informasinya
Pengamanan arsip dari segi informasinya sudah
diatur dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971
tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan dimana

16

ditetapkan mengenai ketentuan pidana, seperti yang


diatur dalam pasal 11 sebagai berikut :
Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan
hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam
pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana
penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana
dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dan dengan
sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah
kepada
pihak
ketiga
yang
tidak
berhak
mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan
hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara
selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah
pengamanan arsip dari segi kerusakan. Kerusakan
terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan
faktor eksternal. Faktor internal meliputi kualitas kertas,
tinta dan bahan perekat atau lem. Faktor eksternal antara
lain meliputi kelembaban udara, sinar matahari, kotoran
udara jamur dan sejenisnya, dan berbagai jenis serangga
perusak/pemakan kertas arsip lainnya.
Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan
dengan berbagai cara, antara lain dengan cara:
1) Restorasi, yaitu memperbaiki arsip-arsip yang sudah
rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat
dipergunakan dan dapat disimpan kembali.
2) Laminasi arsip, yaitu menutup kertas arsip diantara 2
(dua) lemari piastik, sehingga arsip terlindung dan
aman dari bahaya kena air, udara lembab dan
serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan
lebih lama untuk disimpan.
3) Pengawetan Arsip, dapat dilakukan dengan berbagai
macam
cara
misalnya:
dengan
mengadakan
reproduksi dan fotografi, dengan mengadakan
restorasi dan penjilidan arsip, dengan mengadakan
laminasi arsip.
Usaha-usaha untuk melindungi arsip seperti diatas
selama arsip tersebut masih bersifat dinamis, menjadi
tanggung jawab dan kewajiban masing-masing organisasi
pencipta arsip, yang bersifat statis menjadi tanggung
jawab dan wewenang Arsip Nasional Republik Indonesia.

17

BAB IV
PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN
A Sistem Pengelolan Arsip Dinamis
Manajemen
arsip
dinamis
merupakan
perencanaan,
penempatan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan
terhadap arsip dan keseluruhan proses yang berkaitan dengan arsip
(Lundgren and Lundgren, 1989 5). Menurut Lundgren dan Lundgren,
manajemen kearsipan pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup
arsip (life cycle of record). Menurut Robek, Brown dan Maedke,
manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang
sistematis dan ilrniah terhadap informasi terekarn yang dibutuhkan
organisasi (1987 5). Sedangkan Ira A. Penn menyatakan bahwa
manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logic
terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan
arsip termasuk di dalamnya informasi yang ada.
Manajemen arsip dinamis merupakan pelaksanaan fungsifungsi manajemen dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup
arsip. Daur hidup suatu arsip menurut Patricia E. Wallace mencakup
proses penciptaan arsip (record creation), pendistribusian (records
distribution), penggunaan (records utilization), penyimpanan arsip
aktif (storage active record), pemusnahan arsip (record disposa)
dan menyimpan arsip secara permanen (permanent storage).
Sedangkan Betty R. Ricks, membagi daur hidup arsip dalam
beberapa fase yakni penciptan dan penerimaan (creation and
receipt)
pendistribusian
(distribution),
penggunaan
(use),
pemeliharan (maintenance) dan penyusutan (disposition) arsip.
Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi
arti program manajemen kearsipan. Pengelolaan surat yang
dilaksanakan secara efisien merupakan hal yang penting di dalam
mendistribusikan informasi dari satu unit kerja ke unit kerja lain di
dalam organisasi dan distribusi informasi antar organisasi. Dengan
melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat
proses pelaksanaan kerja. Proses pengelolaan surat meliputi
kegiatan-kegiatan penerimaan, pengarahan/penilaian, pencatatan,
pendistribusian, pengendalian, pengolahan dan pengiriman surat
dinas. Surat-surat yang telah selesai diolah atau selesai tindak
lanjutnya disimpan (storage) pada tempat penyimpanan dengan
suatu sistrem tertentu.
Tata kearsipan dinamis di lingkungan BAKOSURTANAL
menerapkan
azas
sentralisasi
kebijakan
yang
mencakup
standarisasi system, pengelolaan, dan penyusutan, dan azas
desentralisasi
pengelolaan
yang
mencakup
pelaksanaan
pembinaan, pengurusan surat, dan penyimpanan dan pemeliharaan

18

arsip dinamis. Sementara organisasi kearsipan di lingkungan


BAKOSURTANAL terdiri dari Unit Kearsipan dan Unit Pengolah.
Unit Kearsipan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan
kebijakan yang mencakup standarisasi. pengelolaan, dan
penyusutan arsip di lingkungan BAKOSURTANAL. Unit Kearsipan
berada di Bagian Umum dan dilaksanakan oleh Sub Bagian Tata
Usaha, Kearsipan dan Persandian. Tugas Unit Kearsipan meliputi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar (penerimaan,
pencatatan, pengarahan, dan distribusi) serta pengolahan arsip
inaktif (menerima arsip inaktif dari unit kerja, mengelompokkan dan
mencatat, menyimpan dan memlihara, menyusutkan dan
menyerahkan arsip statis ke ANRI).
Unit Pengolah bertanggungjawab terhadap desentralisasi
pengelolaan
yang
mencakup
pelaksanaan
pembinaan,
pengurusansurat, serta penyimpanan dan pemeliharaan arsip
dinamis. Disini, Pusat Pemetaan Batas Wilayah berkedudukan
sebagai Unit Pengolah.
P. Pengelolaan Surat Masuk
1. Penerimaan Surat
a. Menerima surat-surat dari pos atau caraka;
b. Memeriksa kebenaran alamat surat, surat yang salah alamat
langsung dikembalikan kepada alamat pengirim surat;
c. Mengelompokkan surat-surat sesuai dengan jenis surat
(antara surat dinas dan surat pribadi).
2. Pengarahan Surat
a. Membuka surat bagi yang boleh dibuka;
b. Membaca surat untuk menentukan surat penting atau surat
biasa;
c. Mencatat dalam agenda surat masuk (komputer).
3. Pencatatan dan Penyampaian Surat
a. Melampirkan lembar disposisi;
b. Mencatat agenda kegiatan pada papan agenda;
c. Menyampaikan surat dan lembar disposisinya pada pimpinan.
Bagan 1 - Prosedur pengurusan
langsung oleh
Unit Pengolah
UNIT
KEARSIPAN

Penerima

surat

Pengarah

masuk (penting) yang diterima

UNIT PENGOLAH
Penyimpana
Pencatatan
n

Pengolah

19

KK
1

KK

LD

LD

LD

LD

KK

KK
2

KK

Bagan 2 - Prosedur pengurusan surat masuk (biasa) yang diterima


langsung oleh
Unit Pengolah
UNIT PENGOLAH
UNIT
Penyimpana
Penerima
Pengarah
Pencatatan
Pengolah
KEARSIPAN
n
LP
1

LP
2

LP

LP

Bagan 3 - Prosedur pengurusan surat masuk (biasa) yang diterima


langsung oleh
Unit Pengolah
UNIT
UNIT PENGOLAH

20

KEARSIPAN

Penerima

Pengarah

Pencatatan

Penyimpana
n

Pengolah

LP
1
KK
2

LP

LP

Q. Pengurusan Surat Keluar


1. Mencatat surat keluar dalam agenda surat keluar;
2. Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim antara surat
penting, surat biasa, dan surat tertutup/rahasia;
3. Meneliti kelengkapan surat beserta lampirannya;
4. Pencatatan dan pengiriman surat;
5. Menyampaikan pertinggal (tembusan) kepada Unit Kearsipan
untuk surat keluar yang ditujukan untuk luar instansi;
6. Menyimpan pertinggal surat pada sarana penyimpanan di Unit
Pengolah sesuai dengan kegunaan. Jika merupakan surat
jawaban dari surat masuk, maka diberkaskan bersamaan.
Bagan 4 - Prosedur Surat Keluar (Penting)
UNIT
Pencatatan
PENGOLAH

UNIT KEARSIPAN
Penyimpanan

Pengiriman

21

KK

KK

1
2

2
3

KK

KK

KK
3

Bagan 5 - Prosedur Pengiriman Surat Keluar (Biasa)


UNIT
UNIT KEARSIPAN
Pencatatan
Penyimpanan
PENGOLAH

LP

KK

1
2

Pengiriman

2
A

T
T

LP
2

LP
1
T

22

Bagan 5 - Prosedur Pengiriman Surat Keluar (Biasa)


UNIT
UNIT KEARSIPAN
Pencatatan
Penyimpanan
PENGOLAH

LP

Pengiriman

LP
LP

LP

2
2

LD
2

LP
1

R. Pengelolaan Arsip Aktif


1. Azas Penyimpanan
Azas penyimpanan arsip dinamis di Iingkungan
BAKOSURTANAL adalah dengan sistem desentralisasi terkendali
yang merupakan gabungan antara sistem sentralisasi dan
desentralisasi.
a. Desentralisasi untuk arsip aktif, dimana arsip aktif disimpan
di masing-masing Unit Pengolah;

23

b. Sentralisasi untuk aksip inaktif, dimana arsip yang telah


mencapai masa inaktif yang berasal dari Unit Pengolah
disimpan secara terpusat di Unit Kearsipan.

2. Tujuan Penataan Berkas


Tertatanya arsip, baik arsip aktif maupun arsip inaktif
dalam unit-unit informasi untuk kepentingan operasional instansi
dan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
3. Sistem Penataan Berkas
Sistem penataan yang diatur lingkungan BAKOSURTANAL
meliputi :
a. Arsip substantif disusun dalam unit-unit informasi sesuai
dengan sistem klasifikasi dan diberkaskan dalam susunan
tata berkas, baik bentuk dosir, rubric, maupun masalah
sesuai dengan jenis kegiatan;
b. Arsip fasilitatif disusun dalam unit-unit informasi sesuai
dengan system klasifikasi dan diberkaskan dalam susunan
tata berkas dalam bentuk unit masalah. Pemberkasan arsip
dilakukan oleh masing-masing unit kerja pengalah yang
bertanggungjawab terhadap substansi materi yang menjadi
tanggungjawabnya dan disimpan oleh unit kerja yang
bersangkutan selama masih berstatus arsip aktif.
4. Sarana Tata Berkas
a. Perangkat Keras
1) Lemari arsip
2) Ordner
b. Perangkat Lunak
1) Klasifikasi
Klasifikasi
digunakan
sebagai
pedoman
pengelompokkan
arsip
dalam
unit-unit
informasi
berjenjang, baik untuk tingkat butir transaksi, butir
kegiatan, maupun butir fungsi. Unit informasi pada tingkat
transaksi berupa folder, butir kegiatan berupa berkas, dan
butir fungsi berupa seri. Dengan demikian setiap lembar
arsip secara fisik dikelompokkan sesuai dengan ketentuan
klasifikasinya.
2) Kode arsip
Kode arsip berguna sebagai tanda pengenal pada
unit-unit informasi dalam pengelompokkan arsip untuk
membedakan urusan/masalah yang satu dengan yang lain
dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip dan sebagai
sarana memberkaskan serta penyimpanan arsip.
3) Indeks

24

Kegunaan indeks adalah sebagai pengendali berkas dalam


rangka mempermudah system temu balik arsip dengan
cara menggunakan kata tangkap, baik atas dasar nama
maupun atas dasar masalah.
5. Langkah-langkah Penataan Berkas
a. Prinsip Umum
1. Unit kerja di lingkungan BAKOSURTANAL wajib melakukan
pemberkasan
naskah/catatan/laporan
yang
dibuat/diterima oleh Unit Kerja yang bersangkutan sesuai
dengan klasifikasi arsip.
2. Untuk semua naskah/catatan/laporan yang dibuat
diterima mengenai suatu butir transaksi dikelompokkan
dalam sebuah folder, untuk setiap butir kegiatan
dikelompokkan dalam sebuah berkas dan untuk setiap
butir fungsi dikelompokkan dalam sebuah seri arsip.
3. Himpunan arsip baik berupa folder, berkas, atau seri
harus diberi tanda pengenal sesuai dengan kode
klasifikasi.
4. Untuk setiap naskah folder/berkas wajib diberi indeks.
5. Indeks sebagai cirri atau tanda arsip dapat berupa indeks
nama atau masalah.
b. Prosedur Penataan Berkas
1. Setiap
Unit
Kerja
wajib
segera
memberkaskan
naskah/catatan/laporan yang dibuat diterima dalam
pelaksanaan fungsi kedinasan masing-masing.
2. Dalam
setiap
pemerkasan
arsip
harus
dijamin
naskah/catatan/laporan yang dibuat/diterima disatukan
sesuai dengan klasifikasinya setelah dilakukan penelitian
terhadap kelengkapan naskahnya.
3. Naskah catatan/aporan atau informasi terekam lainnya
yang tidak memerlukan tindak lanjut wajib diberkaskan
secara terpisah dan dapat dilakukan pemusnahan secara
langsung di Unit Kerja yang bersangkutan pada setiap
akhir tahun anggaran yang berjalan dan harus diketahui
oleh Unit Kearsipan.
4. Setiap ikutan dalam proses korespondensi yang tidk
memberi informasi pelengkap terhadap arsipnya dapat
dilakukan penyiangan. Termasuk jenis ini adalah: sampul,
lampiran-lampiran, dan barang cetakan.
5. Dalam proses pemberkasan arsip diharapkan tidak
menggunakan pengikat yang mudah berkarat atau
merusak berkas.
6. Membaca masalah secara cermat untuk mengetahui
keterkaitan dengan berkas yang terdahulu dan jika ada
kaitannya akan disimpan menjadi satu dengan berkas
terkait.

25

7. Mempersiapkan folder untuk arsip yang telah ditentukan


kode indeksnya, kemudian menuliskan kode klasifikasi
dan indeksnya.
8. Memasukkan arsip pada folderlordner di lemari arsip
berdasarkan kode klasifikasi dan indeksnya.
6. Layanan Arsip
a. Prinsip Umum
1) Setiap Unit Kerja di lingkungan BAKosURTANAL wajib
memberikan
layanan
penggunaan
arsip
untuk
kepentingan koordinasi kerja BAKOSURTANAL sesuai
dengan kompetensi Unit Kerja masing-masing.
2) Permintaan arsip dapat menggunakan saluran telepon/fax
atau dengan datang mengisi catatan di Unit Kerja yang
bersangkutan.
b. Prinsip Khusus
1) Setiap unit pengelola arsip pada Unit Kerja Pengelola
hanya memberikan layanan arsip pada Unit Pengelola
yang bersangkutan. Pemberian layanan pada Unit
Pengelola yang lain hanya diberikan atas persetujuan
Pimpinan Unit Kerja yang bersangkutan.
2) Setiap pengelola arsip pada Unit Kerja Pengolah wajib
melakukan pemberkasan dan penataan berkas di unit
pengelola yang bersangkutan.
3) Unit Kearsipan wajib memberikan iayanan arsip kepada
seluruh Unit kerja di BAKOSURTANAL.
4) Layanan arsip menggunakan formulir peminjaman.
7. Pencatatan, penyimpanan dan penyusutan/pemusnahan
Arsip
a. Pencatatan
Sistem pencatatan arsip yang digunakan di Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSURTANAL tidak menggunakan
kartu kendali tetapi menggunakan buku agenda arsip.
Adapun prosedur pengarsipannya adalah sebagai :
1) Setiap surat masuk dan keluar digandakan untuk arsip;
2) Surat dipilah kemudian diberi kode oleh petugas arsip;
3) Setelah diberi kode oleh petugas, surat tersebut dicatat di
buku agenda arsip;
4) Surat yang telah dientry di filing dalam lemari
penyimpanan arsip, sesuai kode;
5) Pengembalian arsip harus pada tempat dan sesuai urutan
semula.
b. Penyimpanan
Sistem penyimpanan arsip pada Pusat Pemetaan Batas
Wilayah BAKOSURTANAL menggunakan Sistem Subyek yaitu
sistem penyimpanan berdasarkan pada isi dari arsip yang
bersangkutan, berkenaan dengan pokok permasalahan.
Masalah-masalah itu dikelompokkan menjadi satu subjek

26

misalkan masalah yang berkenaan dengan Kepegawaian,


Keuangan. Perlengkapan dan lain-lain.
Penyimpanan arsip pada Pusat Pemetaan Batas Wilayah
BAKOSURTANAL mengikuti Asas Kombinasi Sentralisasi dan
Desentralisasi yaitu penyimpanan arsip aktif yang dilakukan
pada unit pengolah sedangkan penyimpanan arsip in-aktif di
pusatkan pada Sub Bagian Tata Usaha, Kearsipan, dan
Persandian sebagai Unit Kearsipan.
c. Penyusutan/pemusnahan Arsip
Arsip-arsip yang dimusnahkan yaitu arsip biasa maupun
arsip penting yang dianggap tidak berguna lagi dimana ini
dilakukan pada tenggang waktu tertentu berdasarkan Jadwar
Retensi Arsip.
Pusat Pemetaan Batas Wilayah BAKOSURTANAL
menggunakan sistem penyusutan arsip yaitu:
1) Penyusutan arsip yang sifatnya biasa, dilakukan
penyimpanan per 5 (lima) tahun kemudian dimusnahkan
setelah 5 (ima) tahun kemudian.
2) Penyusutan arsip yang sifatnya penting, dilakukan
penyimpanan per 15 tahun, kemudian dimusnahkan
setelah lima tahun kemudian.
Sistem penyusutan yang diterapkan ini tidak mengikat,
tergantung pada kebutuhan terhadap arsip dimana arsip
akan tetap dipertahankan apatila masih dapat dipergunakan
untuk mengambil keputusan di masa-masa mendatang.
Penyusutan/pemusnahan arsip dimaksudkan untuk
menghemat tempat penyimpanan arsip yang selama ini
sangat terbatas, dan juga arsip tersebut tidak perlu lagi
dipertahankan untuk disimpan karena nilai kegunaannya
sudah tidak dibutuhkan lagi. Selain penyusutan/ pemusnahan
arsip, ada pula beberapa arsip yang dinyatakan rusak atau
hilang. Baik penyusutan/pemusnahan, rusak maupun yang
dinyatakan hilang, maka dibuat berita acaranya sehingga
arsip tersebut dapat dipertanggungjawabkan dari segi
penyusutannya, kerusakannya. maupun yang dinyatakan
hilang. Cara pemusnahan arsip yang biasa dilakukan pada
Pusat Pemetaan Batas Wilayah BAKOSURTANAL yaitu dibakar
sampai habis dan dihancurkan atau dicacah dengan mesin
pencacah kertas.
8. Penilaian dan Pemeliharaan Arsip
a. Penilaian Arsip
Sebelum melakukan penilaian arsip, petugas kearsipan
Pusat Pemetaan Batas Wilayah BAKOSURTANAL menentukan
dasar penilaian sebagai berikut:
1) Nilai sesuatu didasarkan atas pandangan segi penting
atau tidaknya arsip itu untuk kebijaksanaan selanjutnya

27

atau pandangan segi sejarah suatu organisasi. Penentuan


untuk nilai arsip didasarkan pada tingkat daya guna,
jangka waktu penyimpanan tulisan organisasi dan bahan
administrasi lainnya dengan memperhatikan:
a) Arti nilai administrasi sebagai bahan bukti dan alat
pengingat.
b) Arti dan nilai isi persoalan.
c) Pengaruh dan tingkat klasifikasi.
d) Ketentuan dan peraturan lainnya terutama untuk surat
dan bahan bukti mengenai persoalan keuangan dan
perbendaharaan.
2) Jika dalam menilai suatu tulisan organisasi mendapat
keraguan, ditentukan nilai yang lebih tinggi. Cara
penilaian arsip yang dilaksanakan oleh Pusat Pemetaan
Batas Wilayah BAKOSURTANAL antara lain petugas arsip
menilai dan memberi catatan aktif atau inaktif. Setiap tiga
atau enam bulan sekali petugas arsip mengadakan
penilaian dengan cara sebagai berikut:
a) Memilih atau memisahkan arsip dari bukan arsip (non
arsip).
b) Menilai dan memisahkan arsip aktif, inaktif dan bukan
arsip.
3) Arsip aktif dan bukan arsip aktif dibina atau dipelihara,
sedangkan arsip inaktif yang tidak dipergunakan lagi
dimusnahkan.
4) Arsip yang tidak boleh hilang atau dimusnahkan seperti
arsip aset pertanahan dan arsip pendirian kantor.
b. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip pada Pusat Pemetaan Batas Wilayah
BAKOSURTANAL bertujuan menjaga arsip agar tidak cepat
rusak dan hilang, baik karena alamiah maupun sebab
lainnya, sehingga dapat memperpanjang usia informasi yang
terdapat pada arsip sesuai dengan kebutuhan. Adapun
sumber kerusakan arsip terdiri dari dua macam:
1) Kerusakan dari dalam, disebabkan :
a) Mutu kertas yang kurang baik.
b) Mutu pita mesin tulis atau tinta yang kurang baik.
c) Perekat yang disenangi serangga (yang dibuat dari
tapioka, tulang, dan kulit).
d) Klip yang mudah berkarat.
2) Kerusakan dari luar, berasal dari :
a. Udara yang terlalu lembab atau tidak kering.
b. Sinar matahari langsung.
c. Debu, api, dan air.
d. Rayap, rengat, kutu, kecoa, dan tikus.
e. Tangan berkeringat atau berminyak.

28

Untuk dapat memelihara arsip dengan baik maka


petugas
kearsipan
Pusat
Pemetaan
Batas
Wilayah
BAKOSURTANAL melakukan beberapa cara pencegahan untuk
mengatasi
kerusakan
pada
arsip
serta
sarana
pemeliharaannya sebagai berikut :
1) Petugas kearsipan menjaga ruang penyimpanan arsip agar
terhindar dari api yang dapat membakar arsip yaitu
petugas dilarang merokok di dalam ruangan penyimpanan
arsip.
2) Petugas kearsipan membersihkan dan mengontrol ruang
penyimpanan arsip setiap hari agar arsip terhindar dari
debu dan air yang dapat membuat arsip menjadi kotor dan
basah.
3) Di setiap lemari arsip, rak arsip. box arsip diberi obat anti
rayap/kapur barus.
4) Petugas kearsipan pada saat mengambil arsip harus
menjaga kebersihan tangan (dilarang menyentuh arsip
apabila tangan kotor atau berminyak).
5) Petugas kearsipan membuat tirai yang menutupi ruang
penyimpanan arsip untuk menghindari sinar matahari
langsung yang dapat merusak jaringan sellulose kertas.
9. Masalah-masalah yang dihadapi dan pemecahannya
Apabila dilihat dari sistem penataan arsip pada Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSURTANAL, dimana lembaga ini
menggunakan sistem Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi,
masih terdapat berbagai masalah dan hambatan yang ditemui
dalam usaha penyempurnaannya. Adapun masalah-masalah
yang ditemui adalah :
a. Sistem kearsipan yang diterapkan pada Pusat Pemetaan
Batas Wilayah BAKOSURTANAL masih mengunakan metode
manual
seperti
pencatatan,
dan
sebagainya.
Ini
mengakibatkan pengelolaa kearsipannya masih kurang
efektif. Pemecahannya yaitu, karena Pusat Pemetaan Batas
Wilayah BAKOSURTANAL ditunjang dengan dana yang
memadai. maka sebaiknya keseluruhan unit penyimpanan
arsip menggunakan sistem komputerisasi demi efektivitas
pengelolaan arsipnya.
b. Terbatasnya pegawai yang memiliki pengetahuan dalam
bidang kearsipan. Dalam beberapa tahun terakhir ini Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSURTANAL hanya memiliki 1
(satu) orang arsiparis yang dibantu oleh 1 (satu) orang staf.
Pemecahannya adalah perlu adanya pembinaan pegawai
yang
ditempatkan
pada
bagian
kearsipan
dengan
memberikan kesempatan kepada mereka untuk mengikuti
pendidikan baik melalui kursus-kursus, mengikuti pelatihanpelatihan, maupun penataran-penataran bidang kearsipan
29

sehingga mereka dapat bekerja secara efektif dan prestasi


kerja mereka dapat meningkat.

30

BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Berdasarkan hasil kerja lapangan yang dilakukan Penyusun
selama magang, sistem kearsipan pada di Pusat Pemetaan Batas
Wilayah BAKOSURTANAL dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Penyusun telah memperoleh pengetahuan praktis dan
pengalaman, dalam menghadapi masalah-masalah di dunia
kerja nyata sehingga dapat menyadari dan memahami
kompleksitas dunia keria serta mempelajari cara pemecahan
masalah secara teoritis dan praktis.
2. Sistem dalam tata kerja kearsipan di Pusat Pemetaan Batas
Wilayah BAKOSURTANAL sudah cukup baik tapi masih perlu
ditingkatkan lagi koordinasi antar staf dan tanggung jawab
terhadap tugas masing-masing.
3. Penyelenggaraan kegiatan kearsipan pada Pusat Pemetaan
Batas Wilayah BAKOSURTANAL meliputi tahapan-tahapan
pengelolaan arsip yang satu sama lain saling terkait dan
mendukung, sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik,
terencana, konsepsional dan secara profesional.
4. Untuk kelancaran pengelolaan kearsipan pada Pusat Pemetaan
Batas Wilayah BAKOSURTANAL dibutuhkan keahlian dan
pemahaman tersendiri mengenai prosedur pengarsipan agar
suatu saat arsip yang diperlukan dapat dengan mudah
ditemukan kembali.
5. Dengan adanya penyimpanan yang baik yakni pemberkasan,
penataan dan penempatan arsip yang sistematis dapat
memudahkan penemuan kembali arsip yang diperlukan, arsip
yang telah disimpan perlu dipelihara dengan tujuan untuk
menjaga arsip agar tidak cepat rusak atau tidak terjadi
kehilangan baik secara alamiah maupun akibat kelalaian
petugas.
6. Pemusnahan arsip tidak sembarangan dilakukan, melainkan
harus sesuai prosedur yang ada agar tidak terjadi kesalahan
dalam pemusnahan arsip yang dikemudian hari masih
dibutuhkan.
7. Masalah yang paling dominan dihadapi dalam pengelolaan arsip
pada Pusat Pemetaan Batas Wilayah BAKOSURTANAL adalah
terbatasnya pegawai yang dapat memahami bidang kearsipan.
S. Saran
Berdasarkan analisa yang telah dilakukan maka Penyusun
memberikan saran-saran sebagai berikut :
1. Meningkatkan profesionalisme sebagai penentu keberhasilan
dalam pengelolaan kearsipan pada suatu unit organisasi yaitu

31

2.

3.

4.

5.

6.

dengan meningkatkan kemampuan para petugas kearsipan


dalam
melaksanakan pekerjaannya.
Pemeliharaan arsip pertu diperhatikan dengan sebaik-baiknya
untuk menghindari kerusakan dan kehilangan arsip, untuk itu
arsip perlu dijaga dan dilindungi baik dalam penggunaan
maupun dalam penyirmpanannya.
Diperlukan sarana dan fasilitas yang cukup memadai dalam
menunjang efektivitas pengelolaan kearsipan, agar dapat
membantu kelancaran pekerjaan dalam rangka untuk mencapai
hasil yang maksimum.
Perlu adanya perbaikan kembali dalam penataan dan
penyusunan dokumen-dokumen arsip dalam almari arsip
maupun rak arsip agar terlihat rapi dan memudahkan penemuan
kembali arsip tersebut.
Perlunya peningkatan kedisiplinan bagi petugas kearsipan
maupun staf yang lainnya ketika berada di ruang penyimpanan
ataupun ketika melakukan penyelenggaraan kearsipan yaitu
dengan mematuhi peraturan yang ada, khususnya prosedur
peminjaman arsip.
Hendaknya pengelolaan kearsipan dilakukan dan didukung
dengan menggunakan sistem komputerisasi agar penanganan
data tersebut dapat dilakukan dengan lebih mudah, cepat dan
akurat.
DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan, PT. Gramedia, Jakarta.


Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran, CV. Mandar Maju, Bandung.
Mulyono, Sularso. 1985. Dasar-dasar kearsipan, Liberty. Yogyakarta.
Tatang M. Amirin. 1989. Sistem Kearsipan Dinamis, SAP Akademi
Sekretari dan
Manajemen Atmajaya. Jakarta.
The Liong Gie. 1984. Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta, Nur
Cahaya.
Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan Dinamis
BAKOSURTANAL,
Dokumen
Nomor: 10/2003, ISSN: 0126-4982. Cibinong, November 2003.
Petunjuk Teknis Tata Naskah Dinas BAKOSURTANAL, Dokumen
Nomor:
11/2002, ISSN: 0126-4982, Cibinong, November 2002.
Profil PUSAT PEMETAAN BATAS WILAYAH BAKOSURTANAL.
Widjaja A.W. 1986. Administrasi Kearsipan, Rajawali Press, Jakarta.
Wilson, Nadeak. 1989. Sistem Pengukuran Arsip, Jakarta, Binarupa
Aksara.

32

LAMPIRAN LAMPIRAN

33