Anda di halaman 1dari 8

[BAB II Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP]

BAB I
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ERP
Akuntan dan pengguna sistem lainnya memegang peranan penting dalam pemrosesan data. Salah satu fungsi
SIA adalah memproses transaksi perusahaan secara efektif dan efisien. Secara sistem manual, data
dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar. Di dalam sistem komputer, data dimasukkan ke dalam komputer
dan disimpan dalam database. Operasi yang dijalankan pada data untuk mengartikan dan menyesuaikan secara
keseleluruhan data yang dimasukkan disebut tahap pemprosesan data.

Input Data
Penyimpanan Data
Pemprosesan Data
Informasi Output
Gambar 1. Empat Tahap Pemprosesan Data
Input Data
Tahap pertama dalam pemprosesan data masukan adalah untuk mencatat semua data transaksi dan
memasukkan mereka ke dalam sistem. Proses pencatatan data biasanya didapat dari aktivitas bisnis. Data
harus dikumpulkan berdasarkan 3 aspek untuk setiap aktivitas bisnis, yaitu:
a. Setiap aktivitas yang menarik;
b. Sumber daya yang diterpengaruh oleh setiap aktivitas;
c. Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap kegiatan.
Contoh data yang penting untuk dikumpulkan dalam transaksi penjualan:

Waktu dan tanggal terjadinya transaksi penjualan


Pegawai yang melakukan penjualan dan kasir yang memproses penjualan
Register keluar atas penjualan yang diproses
Barang yang terjual
Jumlah setiap barang yang terjual
Daftar harga dan harga sesungguhnya untuk barang yang terjual
Total penjualan
Ketentuan pengiriman
Untuk penjualan kredit: nama pelanggan, alamat penagihan

Kebanyakan bisnis masih menggunakan kertas sebagai dokumen sumber untuk mendapat data tentang
kegiatan bisnis. Mereka akan mentransfer data tersebut ke dalam komputer. Biasanya mereka mencatat sama
seperti yang tertera dalam dokumen sumber. Dokumen sumber merupakan dokumen yang digunakan untuk

Page 8

[BAB II Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP]


mencatat transaksi dan sebagai data awal saat transaksi terjadi. Contoh dokumen sumber adalah dokumen
permintaan penjualan, dokumen permintaan pembelian, dan kartu waktu pegawai. Ada pula dokumen timbal
balik yaitu dokumen yang diberikan ke pihak ekternal ketiga untuk menambahkan data dan mengembalikan
dokumennya kembali ke perusahaan untuk dicatat kembali.
Penyimpanan Data

Input Data

Pemprosesan Data

Informasi Output

Gambar 2. Alur Pemprosesan Data


Aktivitas Bisnis
Alur Pendapatan

Dokumen Sumber

Mengambil permintaan barang pelanggan


Pengiriman
Penerimaan kas
Deposit penerimaan kas
Alur Pengeluaran

o
o
o
o

Dokumen Permintaan penjualan


Dokumen pengiriman
Bukti penerimaan uang
Slip deposit

Permintaan barang
Pembelian barang
Penerimaan barang
Pembayaran barang
Alur Sumber Daya Manusia

o
o
o
o

Slip permintaan barang


Slip pembelian barang
Slip penerimaan barang
Slip pembayaran barang

o
o

Kartu waktu
Lembar waktu kerja khusus

Pencatatan waktu bekerja pegawai


Pencatatan waktu pegawai untuk tugas
khusus

Gambar 3. Aktivitas bisnis dan dokumen sumber


Automasi data sumber merupakan proses pengumpulan data transaksi yang berada di mesin perekam sesuai
waktu dan tempat asalnya. Contohnya terminal penjualan dan ATM. Tahap kedua dalam alur input adalah
memastikan bahwa data yang disimpan dan dikumpulkan sudah akurat dan komplit. Salah satu caranya dengan
menggunakan automasi data sumber atau prosedur timbal balik dokumen yang baik dan pemasukkan data.
Suatu prosedur yang baik akan meningkatkan akurasi dan kelengkapan data yang dikumpulkan. Pengguna bisa
menggunakan penomoran pada dokumen sumber untuk setiap transaksi. Penomoran merupakan salah satu
cara yang mudah untuk dilakukan sebagai bentuk pengendalian dokumen sehingga tidak ada dokumen yang
terlewatkan.
Tahap ketiga dalam alur perosesan input data adalah memastikan bahwa perusahaan telah mengikuti semua
prosedur yang ada seperti pengesahan, pengecekan dokumen dan lainnya.
Page 8

[BAB II Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP]

Penyimpanan Data
Data perusahaan merupakan hal yang paling penting walaupun tidak semua data dapat berguna untuk
perusahaan. Agar semua data dapat berguna dan berfungsi dengan baik maka suatu organisasi harus
menyediakan data yang siap pakai dan mudah untuk didapat. Oleh karena itu, akuntan sebaiknya mengerti
bagiamana data itu diorganisir dan disimpan dalam SIA dan bagaimana cara pengaksesannya.
Buku Besar
Biasanya data akuntansi akan dicatat dalam Buku besar umum dan buku pendukung atau tambahan. Buku
besar umum adalah buku yang berisi kumpulan setiap data bagi setiap aset perusahaan, utang, modal pemilik,
pendapatan dan pengeluaran. Buku pendukung berisi data detail atas transaksi yang dicatat di jurnal umum.
Yang menghubungkan data di buku pendukung dan buku besar umum adalah kontrol akun.
Teknik Penkodean
Data di dalam buku besar diorganisir menggunakan teknik pengkodean. Pengkodean merupakan cara
pengklasifian suatu data. Ada empat teknik pengkodean yaitu:
a. Kode berurutan
Barang dikodekan secara berurutan sesuai kelanjutan angka.
b. Blok kode
Pengelompokkan barang sesuai dengan jenisnya.
c. Kode Grup
Barang-barang dimasukkan ke dalam grup masing-masing.
d. Kode mnemonic
Menggunakan kode kombinasi huruf dan angka.
Ada empat kondisi agar kode yang dibuat baik, kode seharusnya:
a.
b.
c.
d.

Konsisten dengan konsep kode yang digunakan


Menggunakan kode yang bisa terus berkembang atau bertambah
Sederhana dan meminimalisir biaya
Konsisten dengan budaya kerja perusahaan

Pengelompokkan Akun
Contoh pengkodean yang baik adalah pengelompokkan akun, dimana terdapat daftar akun yang diurutkan
secara angka pada buku besar umum. Nomor akun memudahkan data transaksi untuk dikode, diklasifikasikan
dan dimasukkan dalam akun yang tepat. Data yang dikelompokkan memudahkan dalam pembuatan laporan
keuangan ataupun laporan lainnya karena dari daftar akun itu bisa dengan mudah memperlihatkan kesimpulan
data yang ada. Terkadang kesimpulan data yang disimpan tidak dapat digunakan dengan mudah dan dilaporkan
secara detail oleh karena itu pengelompokkan akun ini harus disertai dengan data tambahan.
Kode Akun
100-199

Nama Akun
Aset Lancar

Kode Akun
400-499

Nama Akun
Akun Ekuitas

Page 8

[BAB II Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP]


102

Akun Penyimpanan

400

Saham Biasa

120
200-299

Piutang
Aset Tidak Lancar

410
500-599

Laba ditahan
Pendapatan

200

Tanah

501

Penjualan tunai

201
300-399

Gedung
Hutang

502
600-799

Penjualan kredit
Pengeluaran

300

Hutang Usaha

600

Harga pokok barang

310

Hutang Gaji

611
Gambar 4. Pengelompokkan Akun

Pengeluaran gaji

Jurnal
Data transaksi biasanya dicatat dalam jurnal sebelum dimasukkan ke buku besar. Jurnal menunjukkan nama
akun dan jumlah akun apakah itu debit atau kredit. Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak rutin.
Terdapat Jurnal khusus yang mencatat transaksi tertentu yang berulang terjadi seperti penjualan, kas
penerimaan, dan kas pengeluaran.
Sebagai contoh jurnal penjualan. Semua transaksi yang berhubungan dengan penjualan. Terdapat penjelasan di
setiap data transaksi yang dimaksukkan. Terdapat post ref yang menunjukkan bahwa transaksi telah disetujui
secara manual.
Tanggal
5 okt
15 okt

Nomor Faktur
151
152

Akun debit
Nomor Akun
Permintaan PT A
120-035
Apartemen Pramuka
120-122
TOTAL
120/502
Gambar 5. Contoh Jurnal Penjualan

Post Ref

Audit Trail
Merupakan suatu cara dalam menelusuri setiap transaksi ke dalam sisetem pemrosesan data dari awal hingga
akhir ouput/keluaran. Kegiatan ini dilakukan untuk mengecek keakuratan dan kevalidan atas data yang
dimasukkan ke dalam buku besar dan melihat perubahan yang terjadi pada buku besar umum dari saldo awal
hingga saldo akhir.
Konsep Penyimpanan yang Terkomputerisasi
Suatu kesatuan merupakan ssesuatu informasi yang disimpan meliputi pegawai, barang persediaan, dan
pelanggan. Setiap kesatuan memiliki atribut masing-masing. Atribut merupakan data penjelas atau tambahan
yang menjelaskan entitas atau kesatuan seperti jumlah pegawai, suku bunga, nama dan alamat.

Page 8

[BAB II Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP]


Suatu komputer meyimpan data dalam field. Field adalah sebagian porsi data yang disimpan dimana data
tersebut memiliki nilai dan identitas tertentu contohnya di lembar excel terdapat baris yang berisi nama
pelanggan dan di kolom terdapat data penjelas pelanggan, ini disebut field. Penyimpanan atau record
merupakan satu set field berisi data nilai yang menjelaskan atribut suatu entitas seperti semua data penggajian
berhubungan dengan data setiap pegawai.
Data nilai atau data value merupakan nilai sesungguhnya yang tersimpan dalam sistem, contohnya PT XYZ
merupakan pelanggan (data value). Data atau file adalah satu set infromasi yang tersimpan dalam sistem
seperti data gaji untuk semua pegawai. Data utama atau master file merupakan data permanen yang berisi
semua data sumber yang tersimpan di dalam sistem seperti data perusahaan. Data transaksi atau transaction
file merupakan data yang berisi semua transaksi bisnis yang terjadi pada periode tertentu. Database adalah
satu set kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan di dalam sistem.
Atribut

2
entitas
2

No. Pelanggan

Nama Pelanggan

Alamat

Batas Kredit

Jumlah Digunakan

12678

PT ABC

JAKARTA

Rp30.000.000

Rp 23.400.000

17456

PT XYZ

SURABAYA

Rp25.000.000

Rp20.500.000

Individu
al field
Gambar 6. Elemen Penyimpanan Data
Pemprosesan Data
Sekalinya suatu bisnis memasuki suatu sistem maka mereka harus memproses semua data ke suatu database.
Ada empat tipe dalam aktivitas pemprosesan data, yaitu:
a.
b.
c.
d.

Creating, membuat data baru seperti membuat data pegawai baru


Reading, membaca data lama
Upadating, mengubah data lama atau menambah atau mengurangi data sebelumnya
Deleting, melakukan pembersihan data.

Proses pengubahan data dilakukan secara periodik seperti setiap hari, setiap minggu ini mengarah pada kode
pemprosesan. Walaupun pengkodean lebih murah dan efisien, data dapat akurat hanya saat setelah data
diproses oleh karena itu pengkodean hanya untuk data yang waktunya konstan atau tetap dan tidak
membutuhkan perubahan data secara periodik. Kebanyakan perusahaan menggunakan sistem online atau realtime processing karena dapat menyimpan data dengan cepat dan dapat berubah seketika dan dapat diubah juga
dengan cepat. Cara ini lebih akurat karena dapat mengurangi sistem error.

Page 8

[BAB II Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP]

Informasi Output
Tahap terakhir dalam alur data pemprosesan adalah informasi keluaran atau output. Dokumen merupakan
sesuatu yang menyimpan data transaksi suatu perusahaan seperti faktur, laporan, permintaan pelanggan, dan
lainnya. Semua data transaksi yang terjadi yang telah dimasukkan ke dalam sistem akan diolah menjadi data
keluaran seperti laporan keuangan, laporan analisis penjualan dan lainnya. Terdapat database query yang
berfungsi menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dengan solusi
yang cepat. Ketika terjadi masalah, masalah dimasukkan ke sistem, lalu sistem menganilisis masalah dan
diakitkan dengan data yang ada di database lalu sistem memberikan jawaban atas masalah yang terjadi.
SISTEM ERP
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sistem integrasi yang menyatukan segala aspek atas
kegiatan organisasi seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, prasarana, manajemen
persediaan ke dalam satu sistem yang terintegrasi. Dengan adanya sistem ERP ini semua data disatukan,
dikoordinasikan dan diproses untuk menghasilkan data yang dibutuhkan perusahaan.
Sistem ERP menggunakan sistem yang terpusat pada database untuk memberikan informasi tekait perusahaan
dan aktivitas bisnisnya. ERP merupakan sistem modular dimana setiap modul menggunakan sistem proses
terbaik untuk melakukan automasi pemprosesan data atas aktivitas bisnis. Modul ERP meliputi:
a. Financial, meliputi sistem buku besar dan pelaporan yang didalamnya terdapat buku besar, akun
piutang, aset tetap dan lainnya.
b. Sumber Daya Manusia dan penggajian, berisi SDM, sistem gaji pegawai, waktu kerja pegawai, dan
laporan SDM.
c. Order to cash, alur pendapatan yang berisi permintaan penjualan, pengiriman, dan persediaan.
d. Purchase to pay, alur pengeluaran yang berisi pembelian, penerimaan dan inspeksi atas persediaan,
pengeluaran kas, dan lainnya.
e. Manufacturing, alur produksi yang berisi ahli teknik, jadwal produksi, kontrol kualitas, proses produksi
dan manajemen biaya.
f. Project management, pembiayaan, waktu dan biaya, dan performa manajemen.
g. Customer relationship management, yang berisi penjualan dan pemasaran, penyediaan call center,
komisi penjualan.
h. System tools, alat untuk menyimpan master file, alat untuk melakukan pengklasifikasian data, akses
kontrol data, dan lain-lain.

Page 8

[BAB II Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP]

Gambar 7. Sistem ERP yang Terintegrasi


Sistem ERP yang terintegrasi memiliki beberapa keunggulan, yaitu:
a. Sistem ERP menyediakan integrasi data dimana semua data disimpan dan diproses. Semua data dari
setiap bagian menjadi satu sehingga mengurangi adanya batasan antar satu departemen dengan
departemen lainnya.
b. Data dapat diinput satu kali sehingga tidak membutuhkan penginputan data berkali-kali.
c. Manajemen mendapat gambaran atas kegiatan bisnis secara lebih jelas dan akurat sehingga
d.
e.
f.
g.

manajemen bisa melakukan perencanaan yang lebih baik.


ERP menyediakan akses kontrol yang baik dimana manajemen akses atas data dapat dikontrol.
Prosedur dan pelaporan yag terstandarisasi.
Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan.
Perecanaan produksi yang lebih baik.

Sistem ERP juga memiliki beberapa hal yang kurang menguntungkan yaitu:
a. Biaya pembuatan sistem ERP yang cukup mahal
b. Waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem ERP di perusahaan cukup lama karena harus
menyatukan semua sistem yang ada dan pelatihan pegawai atas sistem yang baru membutuhkan
waktu juga.

Page 8

[BAB II Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP]


c. Perubahan pada bisnis proses menyebabkan perusahaan harus menyediakan waktu dan biaya yang
lebih untuk mengembangkan sistem ERP yang ada.
d. Kompleksitas, dimana setiap perusahaan memiliki bagian-bagian yang cukup banyak dengan kegiatan
yang berbeda-beda ini menyebabkan kerumitan tersendiri dalam menerpakan sistem ERP yang
terintegrasi.
e. Resistansi, organisasi memiliki banyak bagian dimana dalam penggunaan sistem ini membutuhkan
kemampuan pegawai yang memadai pula dalam mengoperasikan sistem ERP. Terkadang pegawai
mengalami resistansi dalam penggunaan sistem yang baru sehingga memilih untuk tidak mempelajari
sistem yang ada. Hal ini mengakibatkan sistem ERP yang ada tidak berjalan secara optimal sehingga
kinerja perusahaan terganggu karena sistem yang tidak dapat dijalankan dengan baik.

Page 8