Anda di halaman 1dari 15

41

BAB 3
OBJEK PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
3.1.1

Profil Perusahaan
PT. Tatalogam Lestari adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang
industri genteng metal yang pada awalnya merupakan diversifikasi usaha dari
PT. Suryametal Nusasejati yang bergerak dalam perdagangan Steel Galvanis,
Galvanil dan Zincalume. PT. Tatalogam Lestari berdiri pada tanggal 20
Desember 1990 dengan susunan pengurus yaitu Ir. Wulani Wihardjono, MBA
(Komisaris), Ir. Yarryanto Rismono (Direktur Utama) dan Ir. Indrajiet
Wihardjono (Direktur). Sejalan dengan pertumbuhan pembangunan di tanah
air dan tuntutan terhadap keindahan bentuk artistik pada penutup atap, maka
PT. Tatalogam Lestari menawarkan alternatif penggunaan genteng metal
berbahan zincalume yang dapat digunakan untuk semua jenis dan bentuk
bangunan.
PT. Tatalogam Lestari memiliki kantor pusat yang berlokasi di Jl. Arjuna
Utara No. 88, Kebon Jeruk, Jakarta Barat. PT. Tatalogam Lestari juga
memiliki 3(tiga) pabrik utama dan proses unit eksternal yang tersebar di
seluruh Indonesia. Pabrik pertama berkedudukan di Jl. Meranti 3 Blok L8/7,
Delta Silicon 1, Lippo Cikarang. Pabrik kedua berkedudukan di Jl. Meranti 3
Blok L10/8-9B, Delta Silicon 1, Lippo Cikarang. Pabrik ketiga berkedudukan
di Jl. Raya Setu no. 88 Cibitung, Bekasi. Proses unit eksternal yang dikelola
oleh PT. Tatalogam Lestari berkedudukan di Jakarta, Medan, Pekanbaru,
Banjarmasin, Samarinda, Palembang, dan Balikpapan.
Keberadaan PT.Tatalogam Lestari sebagai pemilik hak patent untuk genteng
metal dengan No. ID 0 000 116 S dan pemilik hak patent untuk sirap metal
No. ID 0 000 332 S, semakin diakui oleh konsumen dengan diperolehnya
sertifikat ISO 9001:2000 untuk sistim manajemen mutu pada bulan Maret
2003. Ini adalah prestasi tersendiri dikarenakan PT. Tatalogam Lestari
merupakan produsen genteng metal satu-satunya di Indonesia yang
memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008.

42
3.1.2

Visi, Misi, Values, dan Kebijakan Mutu Perusahaan


a) Visi dan Misi Perusahaan
Visi Perusahaan : PT. Tatalogam Lestari berkomitmen untuk menjadi
penyedia atap dan rumah metal zincalume terbaik di seluruh
Nusantara.
Misi Perusahaan : PT. Tatalogam Lestari memberi perhatian penuh
pada:
1. Produk yang sesuai spesifikasi.
2. Proses pelayanan prima dan tepat waktu.
3. Kerja sama dan komunikasi antar bagian yang akurat dan
cepat.
4. Inovasi teknologi informasi yang aman dan mandiri.
5. Selalu akurat, aman, dan hemat.
b) Values dan Kebijakan Mutu Perusahaan
Value perusahaan : PT. Tatalogam Lestari menekankan nilai-nilai
komitmen, integritas, safety, dan team work dalam menjalankan
aktivitasnya.
Kebijakan Mutu Perusahaan : PT. Tatalogam Lestari berkomitmen
untuk melakukan:
1. Penyediaan produk dan jasa terbaik dalam industri atap metal
Nasional.
2. Perubahan (inovasi) yang cepat dan terbaik dalam produk dan
pasar.
3. Perbaikan terus menerus dalam bidang:

Kepuasan dan pelayanan pelanggan.

Pengiriman tepat waktu.

Kepada seluruh jajaran Manajemen dan karyawan PT. Tatalogam


Lestari diharuskan mengkomunikasi, melaksanakan, dan meninjau
efektivitas pelaksanaannya.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
PT Tatalogam Lestari mempunyai beberapa unit kerja yang masing-masing
mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda sehingga dibentuklah

43
sebuah struktur organisasi. Berikut ini adalah struktur organisasi PT Tatalogam
Lestari yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal antara pemimpin
dan bawahan beserta karyawannya. Dimana karyawan atau bawahan harus
menjalankan tugasnya dan bertanggung jawab kepada atasannya sehingga bisa
tercapai hasil kerja yang optimal.

Gambar 3.1 Struktur organisasi PT Tatalogam Lestari


3.3 Tugas dan Wewenang
Adapun uraian pembagian wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing
bagian adalah sebagai berikut :
1. Direktur Utama
Bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap perencanaan perusahaan.
Tugas dan wewenangnya antara lain :
a. Memimpin PT. Tatalogam Lestari secara keseluruhan, serta menentukan
pelaksanaan bisnis yang menyangkut kelangsungan proses bisnis secara
mennyeluruh.
b. Merencanakan sasaran dan tujuan perusahaan, baik jangka pendek
maupun jangka panjang.
c. Mengawasi seluruh aktivitas direktur operasional dan jajarannya.
d. Memimpin dan mengendalikan perusahaan.
e. Memeriksa dan menyetujui rencana dan anggaran perusahaan.

44

2. Direktur 1 (Pemasaran)
Bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas sehari-hari dalam memasarkan
produknya. Tugas dan wewenangnya antara lain :
a. Meningkatkan pertumbuhan dengan memperluas jumlah pelanggan serta
kegiatan operasional perusahaan.
b. Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan pemasaran sehari-hari.
c. Menyusun jalur distribusi pemasaran.
Direktur 1 (Pemasaran) membawahi Asisten Direktur 1 yang dibantu oleh
bagian Purchasing dan Delivery, membawahi IC, Sales & MKT dan PPC.
Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain :
a. Purchasing
1. Mewawancara penjual.
2. Melakukan negosiasi dengan pemasok potentsial.
3. Menganalisa tawaran dan menentukan pilihan.
4. Memilih pemasok.
5. Mengeluarkan perintah pembelian.
6. Menangani masalah dengan pemasok.
b. Delivery
1. Mengirim barang jadi ke pelanggan.
2. Bertanggung jawab atas pengiriman barang produksi kepada
pelanggan
3. Bertangung jawab kepada Asisten Direktur 1 atas semua hasil kerja
bagiannya.
c. IC (Inventory Control)
1. Mengecek ketersediaan barang.
2. Menjaga keakurasian barang.
3. Bertanggung jawab atas pengaturan gudang.
4. Mengatur bagian penagihan.
d. Sales & MKT (Area I/II)
1. Membuat laporan penjualan secara berkala..
2. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan penjualan perusahaa,

baik administrasi penjualan maupun pendistribusian produk.

45
3. Melakukan perencanaan penjualan produk.

4. Menerima dan memproses pesanan dari pelanggan.


e. PPC (Plan Production Control)
1. Mencatat jumlah bahan baku yang masuk gudang.
2. Mencatat jumlah produksi akhir yang masuk gudang.
3. Bertanggung jawab atas keselamatan bahan baku dan barang jadi yang

tersimpan dalam gudang.


3. Direktur 2 (Keuangan)
Bertanggung jawab terhadap perumusan dan pelaksanaan perusahaan dalam
bidang keuangan. Tugas dan wewenangnya antara lain :
a. Merumuskan, mengatur kebijakan dan pengendalian keuangan serta
penghematan biaya.
b. Menghitung dan mengurus penyelesaian pajak.
c. Menyediakan laporan keuangan untuk keperluan internal perusahaan
maupun eksternal perusahaan .
Direktur 2 (Keuangan) juga membawahi Asisten Direktur 2 yang dibantu
oleh bagian IT, membawahi bagian Promotion, Product Design & Dev,
Finance dan Accounting. Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain :
a) IT, bertugas mengawasi kelancaran proses yang berlangsung dalam
sistem yang ada. Menganalisa kelemahan sistem yang ada kemudian
dibuat modifikasi dari kelemahan sistem tersebut sehingga kelemahan
yang ada tidak menggangu efisien dan efektivitas kinerja perusahaan.
b) Promotion, Product Design & Dev.
1. Menangani segala kegiatan yang berhubungan dengan promosi
produk.
2. Menangani event-event yang disponsori oleh perusahaan.
3. Menyusun strategi pemasaran.
c) Finance
1. Membuat laporan keuangan secara berkala kepada pimpinan.
2. Melakukan perencanaan keuangan perusahaan dalam arti luas yang
telah ditetapkan oleh pemilik atau pimpinan.
3. Melakukan pencatatan setiap transaksi yang terjadi di perusahaan.
4. Mengatur keperluan dana utuk keperluan operasional perusahaan.

46
5. Bertanggung jawab dalam kegiatan financial perusahaan.

d) Accounting
1. Bertanggung

jawab

dalam

menjalankan

kegiatan

keuangan

perusahaan seperti pembayaran gaji, pembayaran hutang pemasok dan


penagihan piutang kepada pelanggan.
2. Melakukan pencatatan dan pembuatan faktur tagihan dan tanda terima
pembayaran.
3. Mencatat semua transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang
terjadi pada perusahaan.
4. Bertanggung jawab atas semua pencatatan transaksi yang terjadi.
5. Membuat laporan keuangan seperti neraca, laporan laba-rugi dan
laporan perubahan modal secara berkala untuk diserahkan kepada
direksi.
6. Membuat laporan perpajakan yang baik bersifat bulanan maupun
tahunan.
4. Direktur 3 (Teknik dan Produksi)
Bertanggung jawab atas kelancaran proses produksi dari bahan baku menjadi
barang jadi serta meningkatkan kualitas dari produk tersebut. Tugas dan
wewenangnya antara lain :
a. Meningkatkan kelancaran produksi.
b. Mengusahakan hasil dan kualitas produk dengan cara efektif dan
efesien.
Direktur 3 (Teknik dan Produksi) dibantu oleh :
1. Kepala Pabrik
a. Mengatur kelancaran kegiatan produksi, packing dan stok eceran
barang di pabrik.
b. Mengatur utility, maintenance dan calibration di pabrik.
c. Bertangung jawab atas mutu bahan baku genteng.
d. Bertanggung jawab atas arus persediaan bahan baku genteng.
2. Human Resources / General Affair
a. Bertanggung jawab atas proses recruitment dan selection.

47
b. Bertanggung jawab atas updating database karyawan.
c. Bertanggung jawab atas day to day HR Operasional.
d. Bertanggung jawab atas day to day GA Operasional.
e. Bertanggung jawab atas asset perusahaan dalam keadaan baik.
3. Warehouse
a. Mengeluarkan barang sesuai dengan pesanan pelanggan.
b. Mencatat jumlah bahan baku yang masuk gudang.
c. Mencatat jumlah produksi akhir yang masuk gudang.
d. Bertanggung jawab atas keselamatan bahan baku dan barang jadi
yang tersimpan dalam gudang.
3.4 Aktivitas Penjualan
3.4.1

Prosedur Aktivitas Penjualan di PT Tatalogam Lestari


1. Menerima pesanan dari pelanggan lalu sales/admin mengecek stock pada
laporan stock dan cek harga barang pada surat kondisi harga atas barang
yang di order, lalu sales dan admin mengkonfirmasikan ada atau tidak
harga dan stock kepada pelanggan.
2. Setelah konfirmasi akan ada jawaban deal atau tidak
a.

Jika jawaban tidak deal maka proses selesai.

b. Jika

jawaban pelanggan

deal

maka

bagian

penjualan akan

menanyakan apakah dibutuhkan konfirmasi terkait dengan pesanan


pelanggan.
1. Jika iya membutuhkan konfirmasi maka bagian penjualan akan
membuat konfirmasi pesanan, lalu bagian penjualan akan meminta
persetujuan direktur dan menanyakan apakah dibutuhkan revisi
atau tidak.
a) Jika tidak membutuhkan revisi, maka bagian penjualan akan
mendistribusikan nota pesanan menjadi 3 rangkap
Rangkap 1 : form nota pesanan diberikan kepada admin
delivery.
Rangkap 2 : form nota pesanan diberikan kepada bagian
penjualan.

48
Rangkap 3 : form nota pesanan diberikan kepada admin
invoice.
Setelah itu akan ada pembuatan PP Oleh admin delivery.

b) Jika revisi maka bagian penjualan akan mengecek stock pada


laporan stock dan mengecek pengiriman pada laporan
pengiriman detail, lalu bagian penjualan akan memberikan
revisi nota pesanan ke pelanggan, lalu menanyakan kepada
pelanggan setuju atau tidak.
a. Jika tidak maka pesanan akan dibatalkan.
b. Jika iya maka bagian penjualan akan melakukan revisi

terhadap nota pesanan dan kemudian membuat nota


pesanan.
2. Jika tidak membutuhkan konfirmasi maka bagian penjualan
akan membuat form nota pesanan sesuai dengan pesanan dari
pelanggan. Lalu meminta persetujuan kebagian collecting
payment.
a) Jika bagian collecting payment setuju, maka bagian penjualan
akan

meminta

persetujuan

direktur

yang

kemudian

dilanjutkan dengan revisi nota pesanan.


b) Jika

tidak

setuju,

makan

bagian

penjualan

akan

mengkonfirmasi status pesanan pelanggan dan menerima


pesanan dari pelanggan.
3. Atas persetujuan direktur, maka bagian penjualan melaporkan hasil
penjualan ke sales dan marketing manager dan memberikan laporan hasil
penjualan.
4. Sales dan marketing manager akan melakukan evaluasi penjualan dan
target penjualan dalam meeting dan membuat laporan meeting
5. Direktur/sales dan marketing manager akan menentukan target dan bonus
penjualan dan melihat apakah penjualan sudah mencapai target yang telah
ditetapkan.

49

3.4.2

Flowchart Aktivitas Penjualan PT Tatalogam Lestari

50

Gambar 3.2 Flowchart Penjualan PT Tatalogam Lestari

3.5 Aktivitas Penerimaan Kas


3.5.1

Prosedur Penerimaan Kas PT Tatalogam Lestari

51
1. Data yang diterima oleh collecting admin officer berupa dokumen faktur
penjualan, surat jalan, dan credite note. Data itu akan digunakan oleh
collecting admin officer untuk mempersiapkan penagihan dan membuat
tanda terima dengan hasil berupa dokumen faktur penjualan dan tanda
terima 2 rangkap.
2. Lalu collecting admin officer akan melakukan pengecekan apakah
customer berada di dalam atau di luar kota.
a. Jika customer di dalam kota, collecting field officer akan menagih
langsung ke customer lalu memberikan kepada collecting admin
officer berupa uang tunai, cek atau giro dan bukti tanda terima.
1) Jika uang tunai maka collecting admin officer akan menyetorkan
uang tersebut ke cash and bank manager lalu membuat buku
setoran giro dan bukti penerimaan cash/giro/cek dan setelah itu
assistant

collecting

manager

akan

melakukan

pencatatan

pelunasan menggunakan aplikasi open bravo 3 .


2) Jika berupa cek/giro collecting admin officer akan menukarkannya
pada saat jatuh tempo.
b. Jika customer di luar kota, maka faktur penjualan/faktur pajak dan
tanda terima sebanyak 2 rangkap akan dikirimkan dokumen aslinya
melalui TIKI/POS. Lalu collecting admin officer akan memonitoring
pengiriman dan assitant collecting manager akan memonitoring
pembayaran dan memastikan apakah sudah dilakuakan pembayaran
atau belum.
1) Jika pembayaran sudah dilakukan, maka assistant collecting
manager akan melakukan pencatatan pelunasan menggunakan
aplikasi bravo 3, lalu membuat laporan yaitu laporan piutang,
laporan data piutang, dan laporan penerimaan uang
2) Jika pembayaran belum dilakukan maka asistant collecting
manager akan melakukan monitoring pembayaran kembali.

3.5.2

Flowcart Penerimaan Kas

52

Gambar 3.3 Flowchart Penerimaan kas PT Tatalogam Lestari

3.6 Dokumen yang Digunakan

53
Dokumen-dokumen yang digunakan terkait dengan aktivitas Penjualan dan
Penerimaan kas pada PT Tatalogam Lestari adalah :
1. Order pelangggan (customer order) Adalah permintaan barang dagang oleh
pelanggan.Permintaan mungkin diterima melalui telepon, surat, formulir isian
yang dikirim ke pelangggan yang ada dan yang potensial, melalui wiraniaga,
atau cara yang lain.
2. Order penjualan (sales order) Adalah dokumen untuk mencatat transaksi,
jumlah dan informasi terkait untuk barang dipesan oleh pelangggan.
3. Persetujuan penjualan secara kredit (granting credit). Sebelum barang
dikirimkan, seseorang yang berwenang dalam perusahaan harus menyetujui
penjualan secara kredit ke pelanggan atas penjualan kredit tersebut.
4. Dokumen pengiriman (shipping document) Adalah dokumen yang dibuat
untuk memulai pengiriman barang, yang menunjukkan deskripsi atas barang
dagang, jumlah yang dikirim, dan data lain yang relevan. Dokumen ini
biasanya juga merupakan konosemen atau surat jalan.
5. Faktur penjualan (sales invoice) Adalah dokumen yang menunjukkan
deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut,
asuransi, syarat pembayaran, dan data lainyang relevan. Faktur penjualan
merupakan cara untuk menunjukkan kepada pelanggan mengenai jumlah
penjualan dan jatuh tempo pembayaran. Faktur asli dikirim ke pelanggan dan
satu atau lebih salinan dipegang. Faktur penjualan khususnya merupakan
sumber dokumen yang memadai pengakuan pendapatan.
6. Jurnal penjualan (sales journal) Adalah jurnal untuk mencatat transaksi
penjualan. Jurnal dihasilkan setiap waktu dari transaksi penjualan yang
terdapat

dalam

induk piutang

berkas

komputer.

Rincian jurnal

usaha (account receivable master file)

diposting ke berkas
dan total jurnal

di

posting ke buku besar oleh pembantu.


7. Berkas induk piutang usaha (account receivable master file) Adalah berkas
untuk mencatat setiap penjualan, penerimaan kas, retur dan pengurangan
harga penjualan untuk masing-masing pelanggan dan mengelola saldo akun
pelanggan. Berkas induk mutakhirkan berdasarkan berkas transaksi
penjualan, penjualan retur dan pengurangan harga dan penerimaan kas.

54
8.

saldo piutang usaha (account receivable trial balance) Adalah daftar jumlah
terhutangoleh pelanggan pada waktu tertentu. Neraca saldo ini disiapkan
langsung dari berkas induk piutang usaha.

9. Laporan bulanan (monthly statment) Adalah dokumen yang dikirim kepada


tiap pelanggan yang menunjukkan saldo awal piutang usaha, jumlah dan
tanggal tiap penjualan, penerimaan pembayaran tunai, nota kredit yang
diterbitkan dan saldo akhir.
10. Nota pembayaran (remittance advice) Adalah dokumen yang menyertai faktur
penjualan yang dikirim ke pelanggan dan dikembalikan ke penjual dengan
pembayaran tunai. Nota pembayaran digunakan untuk memungkinkan
penyetoran kas dengan segera dan untuk memperbaiki pengendalian atas
penyimpangan aktiva.
11. Daftar penerimaan kas yang disiapkan sebelumnya (prelisting of cash receipt)
Adalah daftar yang dibuat oleh orang yang independen pada saat kas
diterima. Ini digunakan untuk memverifikasi apakah kas yang diterima telah
dicatat dan disetorkan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu.
12. Jurnal penerimaan kas (cash receipt journal) Adalah jurnal untuk mencatat
penerimaan kas hasil dari pelanggan, penjualan tunai, dan penerimaan kas
yang lain. Jurnal ini dapat dihasilkan dengan kapan saja berdasarkan transaksi
penerimaan kas yang terdapat dalam berkas komputer.
13. Nota kredit (credit memo) Adalah dokumen yang berisi pengurangan jumlah
yang ditagih dari pelanggan karena adanya pengembalian barang atau
pengurangan harga. Seringkali bentuknya sama dengan faktur penjualan,
tetapi mengakibatkan pengurangan piutang usaha bukan penambahan.
14. Jurnal retur dan pengurangan harga penjualan (sales return allowance
journal) Adalah jurnal untuk mencatat retur dan pengurangan harga
penjualan.

55