Anda di halaman 1dari 10

TERM OF REFERENCE

(T O R)
PENGADAAN ALAT PENGOLAH DATA DAN UPGRADE SISTEM
INFORMASI HAJI

DEPARTEMEN AGAMA
DIREKTORAT JENDERAL PENYELENGGARAAN HAJI DAN UMRAH

TAHUN 2009

I. LATAR BELAKANG
Direktorat Pengelolaaan Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Sistem Informasi
Haji (DIT BPIH & SIH) merupakan salah satu direktorat di lingkngan Direktorat
Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah (PHU) Departemen Agama. Sesuai
dengan Peraturan Menteri Agama (PMA) No. 3 Tahun 2006, Direktorat
Pengelolaan Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Pengembagan Sistem
Informasi Haji mempunyai tugas menyelenggarakan pembinaan dan pelayanan di
bidang pengelolaan biaya perjalanan ibadah haji dan Sistem Informasi Haji
berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Direktur Jenderal.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 692 PMA 3/2006,
Direktorat Pengelolaan Biaya Perjalanan Ibadah Haji dan Sistem Informasi Haji
menyelenggarakan fungsi :
1. Penyiapan bahan perumusan visi, misi dan kebijakan di bidang pengelolaan
biaya perjalanan ibadah haji;
2. Perumusan standar, pedoman dan prosedur di bidang pengelolaan biaya
perjalanan ibadah haji;
3. Pelaksanaan kebijakan teknis di bidang pernbinaan biaya perjalanan ibadah
haji, pemantauan dan evaluasi serta pengembangan sistem informasi haji;
4. Pelaksanaan pembcrian bimbingan teknis dan evaluasi pelaksanaan tugas
pengelolaan biaya perjalanan ibadah haji;
5. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.
Sebagai satuan kerja dengan tugas pokok dan fungsi yang cukup berat di seperti
di atas, maka DIT BPIH & SIH membutuhkan alat bantu untuk memperlancar
pelaksanaan tugas & fungsi agar dapat efisien, efektif dengan biaya yang relatif
murah. Kebutuhan akan alat bantu ini semakin mendesak karena jumlah SDM
DIT BPIH & SIH yang terbatas sedangkan tugas-tugas yang harus diselesaikan
semakin hari semakin banyak.
Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) semakin cepat dan
semakin memberikan kemudahan bagi semua komponen masyarakat baik
institusi pemerintahan mapun pelaku usaha dalam menjalankan kegiatan mereka.
Masyarakat dan pelaku usaha dari waktu ke waktu menjadi semakin terbiasa
dengan penggunaan dan pemanfaatan fasilitas TIK. Melihat dan menyadari
kondisi kebutuhan internal dan tuntutan internal seperti ini, DIT BPIH & SIH pada
tahap awal penerapan TIK ini bermaksud untuk mengimplemantasikan Sistem
Informasi Manajemen Keuangan BPIH untuk mendukung kegiatan operasional
Keuangan BPIH.
II. PERMASALAHAN
Untuk lebih memberdayakan kemampuan DIT BPIH & SIH dalam menjalankan
tugas pokok dan fungsinya, ketersediaan data dan informasi yang sistematik
menjadi salah satu kebutuhan yang penting dan strategis untuk dapat
diimplementasikan sehingga pencapaian kinerja DIT BPIH & SIH dapat lebih
ditingkatkan.

Dengan mempertimbangkan item item latar belakang di atas, Direktorat BPIH


dan SIH merencanakan untuk mengadakan kegiatan pengadaan barang/jasa alat
pengolah data dan upgrade system informasi haji, tahun anggaran 2009
III. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud diselenggarakannya kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Alat Pengolah
Data dan Upgrade Sistem Informasi Haji ini adalah agar diperoleh suatu sistem
informasi yang selalu up to date dan mampu mengikuti perkembangan teknologi
terkini sehingga dapat berfungsi sebagai alat bantu untuk meningkatkan efisiensi
dan efektifitas proses kerja internal DIT BPIH & SIH, sebagai alat bantu untuk
memudahkan dan mempercepat pengelolaan data, monitoring terhadap
penggunaan anggaran BPIH serta memberikan kemudahan dan kecepatan dalam
membuat laporan laporan keuangan yang diperlukan.
Sedangkan tujuan yang akan dicapai dalam kegiatan ini adalah:
1. Peningkatatan kapasitas dan kemampuan peralatan teknologi informasi Ditjen
PHU sehingga mampu memenuhi kebutuhan terkini
2. Kemudahan pengelolaan dan penggunaan dana BPIH baik yang bersifat direct
cost maupun indirect cost
3. Kemudahan pemantauan penggunaan anggaran dari waktu ke waktu
4. Kemudahan pengelolaan dan penyusunan program dan anggaran pelayanan
haji
5. Kemudahan akses informasi dengan fasilitas aplikasi internet dan intranet
6. Kemudahan dan efisiensi pengelolaan data dan informasi terkait keuangan
akuntansi BPIH
7. Kemudahan dan pencapaian single entry untuk membuat laporan laporan
terkait dengan pengeleloaan data data Keuangan BPIH
8. Kesiapan infrastruktur DIT BPIH & SIH untuk berinteraksi secara online
dengan stake holder .
9. Untuk meningkatkan kemampuan, keahlian dan pengetahuan staf / pegawai
DIT BPIH & SIH.
IV. SASARAN
Sasaran dari kegiatan ini adalah:
1. Dapat dieliminirnya semaksimal mungkin proses double entry untuk suatu
item data/informasi pengelolaan data keuangan BPIH, data data indirect
cost baik untuk kepentingan masukan proses selanjutnya maupun untuk
kepentingan pembuatan laporan internal maupun eksternal stake holder DIT
BPIH & SIH
2. Efisiensinya biaya dan waktu dalam pengelolaan data keuangan BPIH dan
indirect cost
3. Dimilikinya backup data DIT BPIH & SIH terkait dengan pengelolaan data
anggaran dan perencanaan BPIH, data (biaya tidak langsung) indirect cost dan
data yang lain terkait dana BPIH dengan kualitas dan kemudahan akses yang
mencukupi dalam bentuk digital file
4. Terlaksananya proses pelaporan terkait dengan operasional internal DIT
BPIH & SIH

5. Terlaksananya proses pelaporan terkait dengan barang barang inventori


yang dibiayai dari dana BPIH dalam DIT BPIH & SIH secara internal maupun
kepada departemen secara cepat, efisien dan tanpa entry ulang, baik untuk
keperluan internal maupun pemeriksaan
6. Diharapkan dengan adanya sistem informasi manajemen DIT BPIH & SIH,
akan terwujud penataakelolaan yang baik (good governance) dan tertib
administrasi dengan tujuan dapat memberikan suatu informasi yang relevan,
cepat dan dapat dipertanggungjawabkan
V. GAMBARAN KEGIATAN DAN LINGKUP PEKERJAAN
V. 1.

Gambaran Kegiatan
Rancangan arsitektur sistem informasi manajemen DIT BPIH & SIH yang telah
direncanakan oleh staff DIT BPIH & SIH terdapat bagian aplikasi-aplikasi
sebagai berikut :
a. Internet/Intranet Portal
b. Sistem Informasi Keuangan Indirect Cost BPIH
c. Sistem Informasi Keuangan BPIH
Pada tahap ini dalam Sub Dit BPIH & Pengembangan SIH terdapat 3 bagian
aplikasi yakni aplikasi intranet dan internet web haji aplikasi Keuangan BPIH
dan Aplikasi Indirect Cost BPIH. Kedua aplilkasi keuangan didukung oleh
sistem pelaporan internal, approval (workflow), manajemen dokumen.

Lingkup Pekerjaan
Ruang lingkup pekerjaan ini meliputi:
1. Pembangunan, implementasi dan upgrade aplikasi Intranet & Internet
a. Penyempurnaan fitur aplikasi intranet & internet
Internet
1) Halaman Utama
2) Forum
3) Buku Tamu
4) Tanya jawab
5) Galeri foto
6) Produk hukum
7) Info-info
Intranet
1) Manajemen User Internal
2) Manajemen hak akses
3) Integrasi dengan email internal
4) Internal News, Internal Agenda,
5) Collaboration Sharing
b. Penyempurnaan content
2. Pembangunan dan Implementasi Aplikasi Sistem Keuangan Haji
a. BPIH Pedoman Akuntansi
Dasar Akuntansi
Standard MAK/COA
Deskripsi MAK/COA

V. 2.

Komponen Laporan Keuangan


Dasar Penyajian Laporan Keuangan
b. Aplikasi Setoran Awal BPIH
BPIH Biasa
BPIH Khusus
BPIH Batal
Optimalisasi Setoran Awal BPIH (Deposito, SUKUK)
Imbalan Jasa Giro
c. Aplikasi Setoran Lunas BPIH
BPIH Biasa (Rupiah, Dollar), Pelimpahan ke BI
BPIH Khusus (Dollar, Rupiah)
Pelimpahan ke Bank Operasional
Imbalan Jasa Giro
BPIH Batal (Pembatalan, Denda)
BPIH Tunda
BPIH Mutasi Antar Embarkasi
Pembayaran BPIH Khusus ke PIHK
d. Aplikasi EIS / Executives Information System, Eksekutif Summary
Realtime :
Posisi Setoran Awal BPIH Biasa
Posisi Setoran Awal BPIH Khusus
Posisi Optimalisasi Setoran Awal BPIH
Posisi Setoran Lunas BPIH Biasa
Posisi Setoran Lunas BPIH Khusus
Posisi Jasa Giro
Posisi Pembatalan BPIH
Posisi BPIH Tunda Berangkat
Posisi Pembayaran BPIH Khusus ke PIHK
Posisi Efisiensi BPIH (Input manual)
Posisi DAU
3. Pembangunan dan Implementasi Aplikasi Sistem Indirect Cost
a. Pembakuan Kebijakan Akuntansi DAU
Dasar Akuntansi
Standard MAK/COA
Deskripsi MAK/COA
Komponen Laporan Keuangan
Dasar Penyajian Laporan Keuangan
b. Aplikasi Indirect Cost/DAU
Penerimaan
Pengelolaan dan Pencatatan
Laporan & Pertanggungjawaban
Sedangkan untuk spesifikasi teknis aplikasi, harus memenuhi syarat-syarat
sebagai berikut :
1. Dibangun dengan platform teknologi Web Based

4.
5.

6.
7.

2. Dibangun dengan platform Development yang berbasiskan yang


memudahkan pengembangannya di kemudian hari.
3. Dibangun dengan menggunakan platform developer Tools berbasis
Java, PHP, atau ASP
4. Memiliki fasilitas sehingga memudahkan integrasi dengan aplikasi
yang lain yang mungkin akan dibangun di kemudian hari (harus
mempunyai fasiltas Single Sign On (SSO).
5. Fasilitas integrasi dengan aplikasi lain harus memenuhi minimum
salah satu standard teknologi :
1) Web Services,
2) JSR168,
3) JSR170,
4) MyFaces,
5) WebDAV
6. Basis Data yang digunakan adalah MS SQLServer 2000, Oracle atau
My SQL
Calon konsultan pelaksana harus menguraikan kemampuan pemenuhan
kebutuhan tersebut diatas secara rinci dengan disertai case study.
Mengingat keterbatasan waktu pembangunan dan implementasi serta
urgensi dari sistem ini, maka pada saat pembangunan aplikasi tidak
dilakukan lagi eksplorasi terhadap teknologi dan proses bisnis melainkan
langsung kepada penerapannya untuk pembangunan sistem.
Melakukan ujicoba, pelatihan dan sosialisasi Sistem Informasi Keuangan
BPIH
Menyediakan, melakukan instalasi dan setap perangkat lunak dan perangkat
keras yang dibutuhkan untuk keperluan upgrade Sistem Informasi Haji
dengan spesifikasi seperti terlampir
Pengadaan Perangkat Keras/Hardware seperti dalam lampiran KAK (BOQ)
Penyusunan Pedoman Akutansi BPIH

VI. METODOLOGI & TAHAPAN PELAKSANAAN


Penyedia barang/jasa diharuskan dapat mengusulkan metodologi dan rencana
kerja penyelesaian pekerjaan yang sesuai dengan maksud dan tujuan serta dapat
mengakomodasi lingkup kegiatan maupun sasaran dan hasil kegiatan yang
diharapkan. Adapun tahapan pelaksanaan pekerjaan kurang lebih sebagai
berikut
1. Studi hasil pekerjaan Konsultansi Pengembanan IT Keuangan BPIH
Pekerjaan pembangunan aplikasi sistem informasi keuangan BPIH ini
merupakan tindak lanjut dari penyusunan cetak biru IT keuangan BPIH.
Oleh karena itu konsultan pengembang aplikasi harus menggunakan hasil
pekerjaan cetak biru IT keuangan BPIH sebagai pertimbangan utama dalam
membangun dan mengimplementasikan aplikasi keuangan BPIH
2. Melakukan pembangunan sistem dengan metodologi pengembangan yang
diterima dan dikenal secara umum sehingga memudahkan pengembangan
ke depan.

3. Melaksanakan pengujian terhadap sistem dan aplikasi yang telah dibuat


untuk memastikan bahwa sistem dan aplikasi dalam kondisi selalu siap
diakses oleh pihak yang berkepentingan.
4. Melaksanakan Instalasi dan setting semua aplikasi hasil yang dibangun
sehingga siap digunakan oleh semua pengguna yang ditetapkan.
5. Melakukan pelatihan, alih teknologi dan sosialisasi kepada pengguna yang
ditetapkan
6. Melakukan pemeliharaan dan perawatan dalam jangka waktu minimal 3
bulan setelah serah terima pekerjaan
VII. HASIL PEKERJAAN
Pada akhir pekerjaan sesuai jadwal yang disepakati dengan DIT BPIH & SIH,
pelaksana pekerjaan harus menyerahkan semua pekerjaan diantaranya sebagai
berikut:
1. Dokumentasi Pedoman Akuntansi BPIH
Konsultan harus menyampaikan semua dokumentasi yang terkait dengan
penyusunan pedoman akuntansi BPIH.
2. Aplikasi intranet dan internet yang telah disempurnakan baik fitur maupun
content-nya.
Harus dalam kondisi terpasang pada server dan atau client yang diperlukan,
dalam kondisi baik dan siap untuk dioperasikan. Selain itu perangkat lunak
tersebut harus juga diserahkan dalam media CD (Compact Disc) yang mudah
diidentifikasi sehingga mudah didapatkan sewaktu-waktu diperlukan. Pada
akhir pelaksanaan pekerjaan, konsultan harus menyerahkan semua source
code aplikasi beserta dokumentasinya yang mencukupi dalam media CD.
3. Perangkat Lunak Aplikasi Indirect Cost BPIH
Harus dalam kondisi terpasang pada server dan atau client yang diperlukan,
dalam kondisi baik dan siap untuk dioperasikan. Selain itu perangkat lunak
tersebut harus juga diserahkan dalam media CD (Compact Disc) yang mudah
diidentifikasi sehingga mudah didapatkan sewaktu-waktu diperlukan. Pada
akhir pelaksanaan pekerjaan, konsultan harus menyerahkan semua source
code aplikasi beserta dokumentasinya yang mencukupi dalam media CD.
4. Perangkat Lunak Aplikasi Keuangan BPIH
Harus dalam kondisi terpasang pada server dan atau client yang diperlukan,
dalam kondisi baik dan siap untuk dioperasikan. Selain itu perangkat lunak
tersebut harus juga diserahkan dalam media CD (Compact Disc) yang mudah
diidentifikasi sehingga mudah didapatkan sewaktu-waktu diperlukan. Pada
akhir pelaksanaan pekerjaan, konsultan harus menyerahkan semua source
code aplikasi beserta dokumentasinya yang mencukupi dalam media CD.
5. Perangkat Lunak, Perangkat Keras, dan Infratruktur Jaringan Pendukung
Harus dalam kondisi terpasang dan siap untuk digunakan. Pada akhir
pelaksanaan pekerjaan, pelaksana harus menyerahkan semua dokumentasi
yang terkait yang mencukupi dalam media CD.
6. Dokumentasi dan Pelaporan: Upgrade Sistem, Upgrade Content dan
Pembangunan Sistem

Konsultan harus menyampaikan semua dokumentasi yang terkait dengan


pengembangan perangkat lunak sesuai standard umum rekayasa perangkat
lunak serta pengambilan dan pemasukan data. Juga harus disampaikan
semua dokumentasi terkait dengan manajemen pelaksanaan kegiatan
VIII. TENAGA AHLI YANG DIBUTUHKAN
Konsultan tenaga ahli yang harus disediakan oleh konsultan pelaksana adalah
sebagai berikut :
1. Team Leader / Project Manager
Tenaga ahli bidang Sistem Informasi Manajemen yang memiliki latar
belakang pendidikan strata-2 (S2) di bidang Teknologi Informasi dan
memiliki pengalaman kerja di bidang teknologi informasi minimum 15
(Sepuluh) tahun. Team Leader bertanggungjawab penuh terhadap seluruh
kualitas pekerjaan serta memiliki kemampuan kepemimpinan untuk
bertanggungjawab penuh terhadap seluruh pekerjaan.
2. Proses Bisnis Analis
Tenaga ahli bidang Ekonomi Akuntansi Pemerintahan yang memiliki latar
belakang pendidikan strata-2 (S2) di bidang Ekonomi dan memiliki
pengalaman kerja di bidang ekonomi & akuntansi minimum 12 (dua belas)
tahun.
3. Sistem Analis
Tenaga ahli bidang Sistem Informasi Manajemen yang memiliki latar
belakang pendidikan strata-2 (S2) di bidang Teknologi Informasi dan
memiliki pengalaman kerja dibidang teknologi informasi minimum 8
(delapan) tahun.
4. Software Designer
Tenaga ahli bidang Rekayasa Perangkat Lunak yang memiliki latar belakang
pendidikan
strata-1
(S1)
di
bidang
Teknologi
Komputer
Manajemen/Manajemen Informatika dan memiliki pengalaman kerja
dibidang software engineering serta memiliki kemampuan analisis dan
praktis 8 (delapan) tahun.
5. Basis Data Administrator
Tenaga ahli bidang perancangan basis data yang memiliki latar belakang
pendidikan strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau dibidang
Ilmu Komputer dan memiliki pengalaman minimum 7 (tujuh) tahun dalam
bidang pengembangan database dengan aplikasi berbasis Web atau
mendesain rancangan basis data berdasarkan kebutuhan dengan platform
aplikasi berbasis server.
6. Network Designer
Tenaga ahli Bidang Jaringan Komputer yang memiliki latar belakang
pendidikan strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau di
bidang Ilmu Komputer dan memiliki pengalaman kerja dibidangnya
minimum 7 (tujuh) tahun. Tenaga Ahli ini memiliki kemampuan dalam
melakukan, implementasi dan testing jaringan.

7. Software Quality Assurance


Tenaga ahli bidang Uji Kualitas Perangkat Lunak yang memiliki latar
belakang pendidikan strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau
dibidang Ilmu Komputer dan memiliki pengalaman kerja dibidang Uji
Kualitas Perangkat Lunak minimum 7 (tujuh) tahun. Tenaga ahli ini
memiliki kemampuan dan pemahaman Quality Assurance terhadap aplikasi
yang dikembangkan.
8. Programmer
Tenaga ahli bidang Pemograman Komputer yang memiliki latar belakang
pendidikan strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau dibidang
Ilmu Komputer dan memiliki pengalaman kerja di bidang Bahasa
Pemrogaman minimum 5 (lima) tahun.
9. Web Designer
Tenaga ahli bidang Web Designer yang memiliki latar belakang pendidikan
strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau dibidang Design dan
memiliki pengalaman kerja dibidang desain Web minimum 5 (lima) tahun.
Tenaga Ahli juga memiliki pengalaman kerja di bidang perancangan user
interface berbasis teknologi Web serta memiliki kemampuan pembuatan
desain web sesuai kebutuhan.
10. Documentator
Tenaga ahli bidang Arsip & Dokumentasi yang memiliki latar belakang
pendidikan strata-1 (S1) Manajemen Informatika/Desain Komunikasi Visual
dan memiliki pengalaman kerja dibidang dokumentasi teknis dibidang
pengembangan aplikasi berbasis teknologi informasi minimum 5 (lima)
tahun. Tenaga Ahli ini dibutuhkan untuk mendokumentasikan
pengembangan sistem dan sistem bantuan (helpdesk) yang membantu
pengguna awam dalam pengoperasian aplikasi.
Selain itu harus disediakan: tenaga yang bertanggungjawab terhadap
manajemen seluruh kegiatan, tenaga teknis pengambilan data sekunder, dan
tenaga teknis pendukung dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Penyedia jasa
harus dapat mengorganisasikan semua tenaga ahli dan tenaga teknis maupun
tenaga pendukung dengan sebaik-baiknya sehingga dapat memberikan hasil
yang optimal.
IX. PERALATAN DAN FASILITAS
Penyedia barang/jasa harus mengusulkan peralatan dan fasilitas pendukung
yang akan dipergunakan dalam pelaksanaan kegiatan dengan konfigurasi dan
spesifikasi yang sebaik-baiknya sehingga dapat mendukung hasil yang optimal.
X. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
Jangka waktu yang disediakan untuk melaksanakan kegiatan secara keseluruhan
adalah selama 2.5 (dua setengah) bulan setelah diterimanya SPMK oleh
konsiltan, dengan uraian kegiatan awal seperti tabel dibawah :

No.

1
2
3
4
5
5.a
5.b
6

Uraian Sub Kegiatan

Bulan
2
3
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
1

Assesmen terhadap Cetak


Biru IT Keuangan BPIH
Design & Analisis
Pembangunan Aplikasi
Uji Coba, Pelatihan,
Sosialisasi
Analisis dan Pelaporan
Laporan Pendahuluan
Laporan Antara
Pemeliharaan

Penyedia barang/jasa diwajibkan menyusun rencana kerja dan jadwal pelaksanaan


umum dan pemberdayaan tenaga dengan sebaik-baiknya sehingga dapat
memberikan hasil yang optimal.
XI. BIAYA
Untuk melaksanakan kegiatan ini, pagu dana digunakan sebesar Rp. 1.866.000,00
( Satu milyar delapan ratus enam puluh enam juta rupiah) dibebankan pada DIPA
Ditjen Penyelenggaraan Haji dan Umrah tahun 2009.
Jakarta, Agustus 2009
Panitia Pengadaan,
Menyetujui
Pejabat Pembuat Komitmen,

Hj. Budiarti, S.H.


NIP.19550715 198203 2 002

Shoim Munawar
NIP. 19550811 198803 1 001