BAB I

PENDAHULUAN
1.1

Profil Perusahaan

PROFIL PERUSAHAAN

Nama Perusahaan

: Perusahaan Perdagangan Indonesia, PT (Persero)

[Denpasar Branch] . Perusahaan bidang usaha Berdagang
umum; Ekspor umum dan impo

Alamat

: Jl. Hayam Wuruk No. 117 Denpasar 8003

No. Telp.

: Telp. (0361) 555315, Telp. (0361) 554104, Telp. (0361)

555094 Fax. (0361) 554104

General trading

: General export and import

Sejarah Singkat PT PPI

PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) - PT PPI yang dikenal juga
sebagai "ITC" singkatan dari "Indonesia Trading Company" merupakan satusatunya BUMN trading company di Indonesia. PT PPI bergerak di perdagangan
umum meliputi ekspor, impor, dan distribusi yang merupakan merger dari tiga
BUMN Niaga yaitu PT. Tjipta Niaga (Persero), PT. Dharma Niaga (Persero) dan PT.

Pantja Niaga (Persero) yang berlaku efektif sejak tanggal 31 Maret tahun 2003
berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 22 tahun 2003.
Ketiga eks-BUMN Niaga tersebut merupakan kelompok Perusahaan The Big Five
milik Pemerintah Belanda di Indonesia pada era penjajahan Belanda yang
dinasionalisasikan menjadi BUMN di tahun 1950-an. Pelaksanaan merger ketiga
eks-BUMN

Niaga

ditujukan

untuk

meningkatkan

effisiensi

management,

memaksimumkan keuntungan, integrasi bisnis dan meningkatkan kepemilikan

aset.

Visi & Misi

PT PPI, sebagai salah satu perusahaan milik pemerintah yang bergerak
dalam usaha perdagangan telah menunjukan eksistensinnya dengan baik. Berdiri
sejak tahun 2003, PT PPI berkembang menjadi perusahaan besar dengan jumlah
cabang yang tersebar diseluruh indonesia di 34 provinsi dan memiliki 960
karyawan yang berkualitas.

VISI
Menjadi Perusahaan Dagang yang kompetitif, berkualitas, berkompetensi,
serta mengauasai sumber dan jaringan pemasaran di dalam dan luar negeri.

MISI

Melakukan perdagangan umum yang menangani beraneka ragam produk

dengan kualitas terbaik.

Melaksanakan transaksi perdagangan lokal maupun lintas negara.

Memberikan layanan yang lengkap dan kompetitif kepada pelanggannya.

Memenuhi harapan seluruh stakeholders.

1.2

Isi Wawancara
1.
2.

Siapa kepala gudangnya serta bagaimana susunan organisasinya ?

Jawab : Fathul mubbin dan struktur organisasinya terlampir
Sarana apa saja yang diperlukan?

Jawab : Kalau disini menggunakan mobil biasa dan dibantu dengan

troli , kalau distributor besar memakai mobil box kita disini memakai
3.

mobil biasa dan troli.

Bagaimana sistem administrasi di sini? Apakah ada pencatatan

lainnya?
Jawab : menggunakan kartu stok dan kartu stelling (kartu gudang)
dikartu steril itu isinya ada nama, tanggal, ada item apa, jumlahnya
berapa, nomor fraktur, dan kemana tujuan kita mengirimkan serta
4.

surat persetujuan penjualan (SPP)

Bagaimana tata letak gudang ?
Jawab : Letak gudangnya itu khususnya untuk keluar masuknya
barang itu jadi satu. Biasanya untuk penurunan barang dari pintu
sebelah timur didepan rumah kepala cabang. Kalau pengambilan
barang di bantu oleh troli kalau proses keluar masuknya barang

5.

juga dibantu oleh troli.

Apakah Harus ada izinnya untuk menyalurkan obat ?
Jawab : yang jelas harus ketempat yang sudah berizin seperti apotik
, rumah sakit , kalau toko obat tidak boleh karena bukan apoteker
sebagai penanggung jawab . Tidak boleh menyalurkan obat keras

6.
7.

ke toko obat
Bagaimana pembagian area gudangnya?
Jawab : Terlampir dalam gambar.
Penyimpanan barangnya menurut apa ?
Jawab: Kalau penyimpanan barangnya tidak menurut abjad, di PBF
ini penyimpannya berdasarkan kategori golongan obat itu sendiri.

8.

Ada vaksin, ada psikotropika sama obat yang umum.

Bagaimana dengan penerimaan barangnya?
Jawab: Kalau penerimaan dan pengeluarannya barangmya secara
langsung saya yang memonitor, berdasarkan jumlah yang dipesan
terlampir surat pemesanan ,kalau misalnya memesan 10 yang
datang

juga harus 10, dengan mengecek tanggalnya, nomor

bacthnya, tanggal expired. Tulisan pada kartu barang dengan tinta

warna merah untuk barang yang masuk. Di sini interval

barang

9.

yang masuk dicek per satu bulan.

Siapa saja yang boleh berada di areal gudang ?
Jawab: Pegawai biasa tidak boleh masuk ke gudang. Yang boleh

10.

masuk apoteker, sales dan kepala gudang .

Bagaimana alur penerimaan barang disini?
Jawab: Langsung diterima oleh apoteker, dicek oleh apoteker. Yang
dicek tanggal expired, nomor bacth. Kalau memang barang yang
belakangan memiliki nomor bacthnya dan expired lebih dulu maka
akan dikeluarkan lebih dulu .

11.

Bagaimana cara pengepakan barangnya?

Jawab : Biasanya pengepakan dengan jumlah yang kecil pengiriman
dengan menggunakan kardus. Untuk jumlah yang lebih besar
digunakan kardus yang lebih besar dan dibantu dengan troli.
Pengepakannya tergantung dengan jumlah barang yang diminta.

12.

Bagaimana alur pengeluaran barangnya ?

Jawab : Sama seperti alur penerimaan barang, yang dimonitor
langusung oleh apoteker. Di sini pengeluarannya memakai surat
persetujuan penjualan yang diparaf oleh seles setelah diparaf oleh
seles baru ajukan ke supervisior untuk di acc, bahwa penjualan
disesuikan dengan kartu debitur yang isinya itu berupa piutang ,
hutang dan pelunasan. berarti boleh kredit , kan disini memang
kredit , kalau difarmasi boleh 3 kali saja, 3 kali cas, kalau sudah
bagus baru kita kasi 30 hari sampai 60 hari, berarti paling lama 60
hari

13.

Jadi di PBF ini boleh kredit ?

Jawab : Disini memang menerapkan sistem kredit. Kalau di farmasi
hanya boleh 3 kali kredit saja, kalau perusahaan farmasinya
memiliki kemampuan keuangan yang baik dilakukan pembayaran
sebanyak 3 kali casdalam jangka waktu 30 sampai 60 hari.

14.

Bagaimana dengan pemusnahan produk yang sudah kadaluarsa,

apakah diatur oleh prosedur tertulis atau tidak ?
Jawab: Tidak semua barng yang rusak langsung dimusnahkna,
dikumpulkan

dulu

kemudian

didokumentasikan

baru

nanti

dimusnahkan secara berkala, bwaktu paling awal 3 bulan dan paling

lama 6 bulan .
15.

Apa manfaat dan fungsi kartu stokdan kartu stok induk ?

Jawab : Kartu stok induk itu sama dengan kartu stok gudang yang
mencakup keseluruhan transaksi . Kalau kartu stok itu sama denga
kartu stok barang letaknya langsung dengan barang itu sendiri,
kalau kartu gudang dia seperti pengkoreksian pencocokan

fisik

dengan barangnya ketiganya dicocokan , setelah cocok dengan

fisik, kartu stok ,dan kartu induk gudang artinya sudah seimbang.
16.

Apabila ada yang tidak seimbang perlu berapa lama untuk

mengoreksinya?
Jawab : pengecekan biasanya dilakukan per akhir tahun dan dicek
oleh apoteker , kemudian dicocokan misalnya ada yang barang
keluar dan habis langsung dikoreksi. Sehingga tidak membutuhkan
waktu lama. Kalau belum diinput akan dicek di software agar cepat
diketahui jika ada barangf yang tidak sesuai.
17.

Pernah ada kesalahan atau tidak saat penyimpanan obatnya?

Jawab : Selama ini tidak karena yang menyimpannya lamgsung
dilakukan oleh apotekernya. Mungkin kalau ditempat lain yang
menyinpannya kepala gudang , kepala gudangnya memiliki
pengetahuan yang berbeda dengan apoteker, kepala gudang
hanya mengkroscek fisik dengan kartu stok.

18.

Bagaimana dengan pengecekan keamanan gudangnya ?

Jawab : Kuncinya dibawa apoteker jadi tidak ada yang masuk selain
apotker jadi tidak ada pengecekan secara khusus, kecuali
pengecekan suhu ruangan 3 kali sehari.

BAB II
PEMBAHASAN

Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi industri farmasi

yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan obat jadi yang
belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan, gudang juga berfungsi untuk
melindungi bahan (baku dan pengemas) dan obat jadi dari pengaruh luar dan
binatang pengerat, serangga, serta melindungi obat dari kerusakan. Agar dapat
menjalankan fungsi tersebut, maka harus dilakukan pengelolaan pergudangan
secara benar atau yang sering disebut dengan manajemen pergudangan
(Priyambodo, 2007).
Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi
penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan
pemusnahan, serta pelaporan material dan peralatan agar kualitas dan kuantitas
terjamin (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).
Manfaat pergudangan adalah untuk:
1. Terjaganya kualitas dan kuantitas perbekalan kesehatan.
2. Tertatanya perbekalan kesehatan.
3. Peningkatan pelayanan pendistribusian.

4. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual, dan dapat
dipertanggungjawabkan.
5. Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan.
Sarana penunjang yang ada di gudang PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN
INDONESIA, antara lain:
a. Pallet.
b. Forklift.
c. Rak.
d. Pengatur udara (AC, ventilator, kipas angin).
e. Timbangan.
f. Kulkas/lemari pendingin/refrigelator
g. Troli.
h. Pest control.
i. Pengatur kelembaban.
j. Termometer.
k. Komputer.
l. Generator.
m. Lemari.
n. Fire extinguisher (tabung pemadam kebakaran).
o. Alarm kebakaran (Anonim, 2010 dan BPOM, 2006).
Manajemen gudang yang dilakukan oleh pengelola gudang PBF ITC PT.
PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA terdiri dari:
1. Kepala gudang mempunyai tugas pokok antara lain:
a. Mengelola penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian material dan
peralatan.
b. Melakukan perencanaan, pengendalian dan pelaporan pergudangan.
c. Mengamankan pergudangan beserta isi dan lingkungannya dari segala
sesuatu yang mengancam keberadaan gudang beserta isinya.
d. Mendukung percepatan pendistribusian material.
2. Apoteker mempunyai tugas pokok antara lain:
a. Mengelola penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian material dan
peralatan.

b. Mengelola penerimaan material dan peralatan di gudang sesuai dengan

peraturan yang berlaku.
c. Melakukan penerimaan dan pengecekan kondisi material dan peralatan
pada saat penerimaan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
d. Mengelola penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan.
e. Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan di
gudang sesuai dengan karakteristik material dan peralatan pada tempat
yang sesuai.
3. Sales mempunyai tugas pokok antara lain:
a. . Melakukan pendistribusian material dan peralatan sesuai dengan
permintaan dan peraturan yang berlaku.
b. Mengkoordinasikan proses pendistribusian material dan peralatan dari
gudang ke penanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku.
c. Mendukung percepatan pendistribusian material dan peralatan.
Manajemen gudang PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA terdiri
dari:
1. Administrasi
Administrasi gudang PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA
diperlukan

untuk

mempermudah

pengawasan

dan

pengendalian

perbekalan farmasi yang meliputi:

a. Buku induk
b. Kartu stok
c. Kartu stelling
2. Penerimaan barang
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan material dan
peralatan

di

gudang.

Proses

penerimaan

barang

di

PBF

ITC

PT.

PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA sebagai berikut : Barang datang

masuk dari pintu disebelah timur, kemudian di terima oleh penanggung
jawab yaitu apoteker. Apoteker mengecek item, jumlah item, nomor batch,
tanggal kadarluarsa. Barang diangkut ke gudang dengan bantuan troli.
3. Penyimpanan barang
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan material dan
peralatan di gudang dengan cara menempatkan material dan peralatan
yang diterima. Proses penyimpanan barang di PBF ITC PT. PERUSAHAAN
PERDAGANGAN INDONESIA sebagai berikut :

penyimpanannya tidak

menurut abjad , disini menyimpannya berdasarkan

kategori golongan

obat itu sendiri seperti vaksin , obat psikotropika dan obat umum (obat
bebas). Untuk penyimpanan vaksin disimpan di refrigerator pada suhu 280C, untuk penyimpanan obat umum diletakkan pada rak yang beralaskan
pallet pada suhu ruangan, serta penyimpanan obat psikotropika disimpan
di tempat yang terpisah, dikunci serta harus diberi tanda bahwa itu adalah
psikotropika.
4. Pengepakan barang
Proses pengepakan barang di PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN
INDONESIA sebagai berikut :

pengepakan barang pada skala kecil

menggunakan kardus berukuran kecil sedangkan pada skala besar

pengepakannya menggunakan kardus berukuran besar. Pengepakannya
tergantung pada jumlah barang yang diminta dari konsumen.
5. Pengeluaran barang
Pengeluaran

produk

di

PBF

ITC

PT.

PERUSAHAAN

PERDAGANGAN

INDONESIA mengikuti mekanisme FEFO (First Expired First Out) artinya

produk

yang

memiliki

masa

kadaluarsa

yang

lebih

dekat

harus

diprioritaskan untuk dikeluarkan terlebih dahulu. FIFO (First in First Out)

artinya

produk

yang

pertama

masuk

harus

diprioritaskan

untuk

dikeluarkan terlebih dahulu. Proses pengeluaran barang di PBF ITC PT.

PERUSAHAAN PERDAGANGAN

INDONESIA

langsung

dimonitor

oleh

apoteker. Kalau disini pengeluaran nya memakai surat persetujuan

pengeluaran barang

yang diparaf oleh seles setelah diparaf oleh seles

baru ajukan oleh supervisior

istilahnya disini manajer farmasil untuk di

acc bahwa penjualan sekian disesuikan dengan kartu debittur ,isinya itu
berapa ada piutang , hutang dan pelunasan, yang berarti boleh di kredit.
Kalau difarmasi boleh 3 kali saja. Kalau sudah bagus baru kita kasi 30 hari
sampai 60 hari, berarti paling lama 60 hari.
Untuk pemusnahan obat di di PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN
INDONESIA belum pernah dilakukan, karena belum ada barang yang sampai
kadaluarsa dan menggunakan kesepakatan dengan pabrik dan distributor lain
apabila obat tersebut kadarluasa, bisa dikembalikan minimal 6 bulan sebelum
kadaluarsa. Ada 2 istilah disini, yang pertama tukar guling yaitu tukar barang
yang sama dengan kondisi yang berbeda dan kalau kadaluarsa ditukarkan
dengan barang yang baru. Barang yang kadaluarsa dikelola langsung ke pabrik.
Setiap pabrikan produk dan dari pemerintah mengeluarkan aturan mengenai

tata cara pemusnahan untuk menghindari penyalahgunaan ataupun dampak

yang diakibatkan dari pemusnahan produk. Yang kedua langsung dengan proses
struktur, struktur disini istilahnya itu pengambilian barang

dengan berupa

potongan tagihan pada saat sales minta tagihan ke konsumen. Tidak semua
barng yang rusak langsung dimusnahkna bisa dikumpulkan dulu kemudian
didokumentasikan baru nanti dimusnahkan secara berkala. Waktu berkalanya
paling awal 3 bulan paling lama 6 bulan .

BAB III
KESIMPULAN
Dari wawancara yang telah dilaksanakan dapat disimpulkan, bahwa untuk
mencapai manajemen pergudangan yang baik harus didukung manajemen yang
baik juga.

DAFTAR PUSTAKA