‘dy Municipalidad Metropolitana PGRLMls##axcex | de Lima Be tia weTROPOLITANA “Alto de fa Promocién dela Industia Responsable y del Compromiso Climétco” Lima, 1 4 FEB 24 RESOLUCION DE GERENCIA REGIONAL N{)2} - 2014 - MML/ PGRLM VISTO: EI Informe N° 193-2013-MML-PGRLM/SRAF-UC de fecha 29 de agosto de 2013 emitido por la Jefa (e) del Area de Contabilidad y el Informe N° 042-2013-MML/PGRLM-SRPP- LMHA de fecha 27 de Diciembre de 2013 elaborado por la Especialista Administrativo I! de la Subgerencia Regional de Planeamiento y Presupuesto sobre la aprobacién del Manual de Normas y Procedimientos “Arqueo de Caja”; y, CONSIDERANDO: Que, Mediante el Edicto N° 254, publicado en el Diario Oficial “El Peruano” se constituye el Programa de Gobierno Regional de Lima Metropolitana, como Organo Desconcentrado de la Municipalidad Metropolitana de Lima, a través del cual se ejercerd las funciones de coordinacién de la transferencia de los asuntos de competencia de Gobierno Regional y ecepcién ordenada de funciones y competencia sectoriales de Gobierno Nacional a la Municipalidad Metropolitana de Lima, siendo aprobado su Reglamento de Organizacién y Funciones a través de la Ordenanza N° 1029 y modificado por Ordenanza N° 1140; Que, mediante Resolucién Directoral N° 026-80-EF/77.15 se aprobaron las Normas Generales del Sistema de Tesoreria, a fin de conducir a una mejor gestién de las entidades piblicas, mayor efectividad en la captacién y utilzacién de los recursos fancieros del Estado, tendiéndose entre otras, la NGT-06: "Uso del Fondo para Caja Chica’, la NGT-07: “Reposicién Oportuna del Fondo para pagos en Efectivo y del Fondo para Caja Chica’ y la NGT-08: “Arqueos sorpresivos"; Jue, mediante Resolucién de Contraloria N° 320-2006-CG, se aprueban las Normas de Control Interno, con el objeto de propender el apropiado y oportuno ejercicio del control gubernamental, para prevenir y verificar la correcta utilizacién de los Recursos del Estado, sefialando en el punto 3.8 que ‘los Procesos, actividades y tareas, deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estandares establecidos, facilitar la correcta revision de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados”, Que, mediante Informe N° 193-2013-MML-PGRLM/SRAF-UC de fecha 29 de agosto de 2013 la Jefa (e) del Area de Contabilidad elabora el Manual de Normas y Procedimientos de Arqueo de Caja del PGRLM, el cual tiene por objeto establecer el procedimiento que permita la realizacién de los arqueos a los fondos y documentos de pago en poder de la entidad;Que, mediante el Informe N° 042-2013-MMUPGRLM-SRPP-LMHA, de fecha 27 de diciembre de 2013, la Especialista Administrativo Il de la Subgerencia Regional de Planeamiento y Presupuesto, concluye que es importante la aprobacién del proyecto de Manual de Normas y Procedimientos “Arqueos de Caja’ para establecer las normas y procedimientos que regirén los procesos de los arqueos de fondos, valores y documentos de pago en el Programa de Gobierno Regional de Lima Metropolitana; Que, mediante el Informe N° 049-2014-MML/PGRLM-SRAJ de fecha 29 de enero de 2014, el Subgerente Regional de Asuntos Juridicos otorga su conformidad al Manual de Normas y Procedimientos “Arqueos de Caja’, el cual tiene como finalidad implementar el procedimiento de arqueo de los fondos, valores y documentos de pago de la institucién; Que, en atencién a las atribuciones conferidas mediante la Ordenanza N° 1029-MML, modificada por la Ordenanza N° 1140- MML y contando con el visto bueno de la Subgerencia Regional de Planeamiento y Presupuesto, de la Subgerencia Regional de Administracién y Finanzas y de la Subgerencia Regional de Asuntos Juridicos del PGRLM. SE RESUELVE: Articulo 1°.- Aprobar el Manual de Normas y Procedimientos NP N° 035-MMLIPGRLM- GR V1: “Arqueo de Caja” del Programa de Gobierno Regional de Lima Metropolitana, el cual consta de Siete (07) numerales y tres (03) Anexos. Articulo 2°.-_ El Manual de Normas y Procedimiento NP N° 035-MML/PGRLM-GR V1 “Arqueo de Caja’ del Programa de Gobierno Regional de Lima Metropolitana’; es de aplicaci6n a las dependencias y trabajadores encargados del manejo y custodia de fondos de caja, valores negociables, documentos en garantia, documentos por pagar y documentos por cobrar. Articulo 3°.- Encargar a la Subgerencia Regional de Administracién y Finanzas del Programa de Gobierno Regional de Lima Metropolitana, disponer lo necesario para dar ‘cumplimiento a la presente Resolucién, asi como la supervision de! cumplimiento de la Directiva, por las areas respectivas. Articulo 4°. Notificar la presente resolucién conforme a Ley. REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE.Municipalidad Metropolitana de Lima Programa de Gobierno Regional de Lima Metropolitana MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS | NPN®035.MMLIPGRLM-GR Vt { RESOLUCION DE GERENCIA REGIONAL Ne -2014-MMLIPGRLM Descripcién de la Norma y Procedimionto: ARQUEO DE CAJA EN EL PROGRAMA DE GOBIERNO REGIONAL DE LIMA METROPOLITANA, Reomplaza a: JINFORME N° 042-2013-MML/PGRLM-SRPP-LMHA, Formulada por ‘Area de Contabilidad 10 | 04 FEB 20% | Subgerencia Regional de Administracién y Finanzas Ninguno [INFORME N° 049-2014-MML/PGRLM-SRAJ N° de Paginas: Fecha de Aprobacién: ‘Aprobada por:| GOAERNO REGIONAL DE z MANUAL DE NORMAS Y PROCEDINIENTOS =| ARQUEO DE CAJA EN EL PROGRAMA DE GOBIERNO REGIONAL DE LIMA METROPOLITANA, procramape |} ————— NP N* 035-MML/PGRLM-GR V1 UMA METROPOLITANA FECHA: 1 FINALIDAD Implementar el procedimiento de arqueo a los fondos, valores y documentos de pago en. poder del Programa de Gobierno Regional de Lima Metropolitana, ‘OBJETIVO La presente norma tiene por objeto establecer el procedimiento que permita la realizacion de los arqueos a los fondos, valores y documentos de pago en poder de la entidad ALCANCE Este procedimiento abarca, en su aplicacién, a las dependencias y trabajadores encargados del manejo y custodia de fondos de: caja, valores negociables, documentos en garantia, documentos por pagar y documentos por cobrar. BASE LEGAL 4.1 Edicto N° 254 de fecha 07 de Mayo de 2003, mediante el cual se constituyé el Programa de Gobiemo Regional de Lima Metropolitana, 4.2 Resolucién Directoral N” 026-80-EF/77.15, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Tesoreria — NGT- 06: “Uso del Fondo para Caja Chica’, NGT- 07 Reposicién Oportuna del Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo para Caja Chica" y NGT- 08: Arqueos sorpresivos. 4.3. Resolucién de Contraloria N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Intermo. DEFINICIONES 5.4 Arqueo de Caja. Consiste en el analisis de las transacciones del efectivo durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado el efectivo recibido y, por fo tanto, el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fisicamente, en Caja en Dinero efectivo, cheques o vales. La clasificacién es de la siguiente manera: 5.1.1 Arqueos de Caja Central - Campos de Aplicacion : Fondos en Caja Central, Valores Negociables y Valores en Garantia = Sujeto de Arqueo Tesorero = Documentos de Andlisis: Mayores Auxiliares = Elementos de Arqueo: ‘* Efectivo, cheques y giros de terceros, = Cheques en Cartera ‘+ Valores Negociables © Cartas Fianzas ‘+ Recibos de Caja - Ingresos. + Recibos de Caja - Egresos.MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. ARQUEO DE CAJA EN EL PROGRAMA DE GOBIERNO REGIONAL DE LIMA METROPOLITANA PROGRAMA DE . (GOBIERNO REGIONAL OE TINA METROPOLTANA NP N° 035-MMLIPGRLM-GR V1 FECHA: + Utimos depésitos efectuados, por Cuenta + Chequeras + Utimo cheque en formato SIAF 5.1.2 Arqueos de Fondos de Caja Chica = Campos de Aplicacién Fondos asignados de Caja Chica = Sujeto de Arqueo Responsable de los fondos = Documentos de Concilacion: Mayor Auxliar / Registro de Gastos de Caja = Elementos de Arques: ae + Efectivo ‘© Vales Provisionales entregados ‘© Comprobantes de Pago cancelados 5.1.3 Arqueos de Documentos por cobrar = Campos de Aplicacion: Archivos de facturas, letras y otros documentos Por cabrar, emitidos por la entidad + Sujeto de Arqueo Tesorero sie = Documentos de Analisis: Mayores Auxilares gst 53) «| 5.1.4 Arqueos de Documentos por pagar $a E * fe = Campos de Aplicacion: Archivos de facturas, letras y otros documentos % y Por pegar. grados por a entdad + Sujeto de Arqueo Tesorero + Documentos de Analisis: Mayores Auxiiares 5.2 Valores Negociables.- Son instruments del mercado monetario que pueden convertirse, facilmente, en efectivo. Los valores negociables forman parte de los Activos Corrientes de la entidad. 6. DISPOSICIONES GENERALES 6.41, Los arqueos serén supervisados por la Jefatura del Area de Contabilidad, quien debera suscribirios. 62. Los arqueos serdn efectuados por la persona que asigne la Jefatura del Area de Gontablidad y, deberan ser practicados, obligatoriamente, por la persona responsable de los fondos 0 documentos, materia del arqueo. Opcionalmente, podra partcipar un representante de! Organo de Control Instituciona. La Jefatura del Area de contabilidad tendré la responsabilidad de practicar el arqueo “_-Mensual ordinario y, arqueo extraordinario de cardcter sorpresivo y selectiva a las a[ MANUAL DE NORMAS ¥ PROCEDIMIENTOS ARQUEO DE CAJA EN EL PROGRAMA DE GOBIERNO REGIONAL | DE LIMA METROPOLITANA, PROGRAMA OE (GOBIERNO REGIONAL DE _ | Siita wetmopoc tana NP NPO35-MMLIPGRLM-GRV1 | FECHA: Cajas Chicas de la entidad, debiendo levantar un Acta en la que se consignara su conformidad o disconformidad y, que seré suscrita por el Encargado de la Caja Chica, ¥, Por quien realice el Arqueo. Las irregularidades que se aprecien en los Arqueos serén comunicadas por escrito 2 la Subgerencia Regional de Administracion y Finanzas, con el propésito de que se adopten las medidas correctivas necesarias. 7. DISPOSICIONES ESPECIFICAS El procedimiento a seguir es de la siguiente manera 74. El trabajador responsable de! Arqueo, inicia el procedimiento con la elaboracién del ‘Acta respectiva. 72, Solicita la altima documentacion girada para practicar el corte documentario, 73. El sujeto del Arqueo, procede, en presencia del trabajador responsable del arqueo, a la presentacion de la documentacién y los uitimos movimientos en el sistema mecanizado o manual, segin corresponda. 74, El trabajador, responsable del Arqueo, procede al conteo y confirmacién del saldo, visando cada uno de los cierres, efeciuando la conciliacion 0 verificacion del saldo. Efectia el cierre de! Acta respectiva, anotando en ella, de ser el caso, cualquier diferencia que haya sido detectada y, cualquier otra observacion que afecte la normatividad. Emite el Acta (original y 2 coplas), procediendo a firmaria, conjuntamente, con el sujeto del arqueo, en sefal de conformidad y, la distribuye de la siguiente manera: Original Area de Contabilidad Copia 1 Sujeto del Arqueo Copia 2 ‘Subgerente Regional de Administracién y Finanzas El 4rea de Contabilidad analiza el Acta elaborada y determina si existen diferencias: Sino existen Diferencias: __Contintia en el paso 7.10 Si existen Diferencias Solicita descargo de las diferencias detectas y se consigna en la respectiva Acta ‘Area de Contabilidad emite un Informe diigido la Subgerencia Regional de ‘Administrecin y Finanzas, sobre e| Arqueo practicado, afin de que tome las medidas correctivas que corresponde, sel caso a8 lo requlera Término del procedimientowi9 ney, pally . T MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS eee Becerra | ARQUEO DE CAJA EN EL PROGRAMA DE GOBIERNO REGIONAL DE LIMA METROPOLITANA PROGRAMA DE ro (GOBIERNO REGIONAL DE | 7 LRA METROPOLITANA, NP N° 035-MML/PGRLM-GR V1 js ANEXO N*4 ARQUEO DE CAJA CENTRAL En la ciudad de Lima, a las ....... horas del dia se procedié a efectuar el Arqueo de Caja Central del Programa de Gobiemo Regional de Lima ‘Metropolitana, bajo la supervision del CPC : Jefe del Area de Contabilidad B1Sr, nincrscnmurias ‘ . fesponsable del Arqueo y el Sr. 7 acest , responsable de Caja -Ingresos y Egresos, obteniéndose el siguiente resultado: A. CAJA~EGRESOS 1. FACTURAS PENDIENTES DE COBRO NFAGTURA [RUC ‘CLIENTE | — ONTO —[~“TMPORTE —|-VENCIMIENTO™] { IE I 2, CHEQUERAS NEFACTURA [RUC B- CAJA~INGRESOS 4. RECIBOS DE RECAUDACION pay FECHA DE noe | DESCRIPCION MONTO: IMPORTE ——-VENCIMIENTO_ emsion | RECIBO | t — | ed | { ae NOTAS DE ABONO N° ABONO” RUC | cLieNTE MONTO PORTE -VENIMIENTO ] = [mccoyessison susan nunisonnsunantnsisansnsnentanstar snsassessonesceee sannicnesseasanan ae MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ARQUEO DE CAJA EN EL PROGRAMA DE GOBIERNO REGIONAL DE LIMA METROPOLITANA proceaa oe GoneRnoREGINAL © | Np ye OS5-MMLIPGRLM-GRV1 | FECHA: CHEQUERAS BANCO DECREGUE WONT TWPORTE EFECTIVO sh -) Billetes de S/. (es) Billotes do S/, (2) Monedas de 8: (2) Monedas de Si TotalMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ARQUEO DE CAJA EN EL PROGRAMA DE GOBIERNO REGIONAL, DE LIMA METROPOLITANA PROGRAMA DE SS (GOBIERNO REGIONAL DE . a NP N° 035-MML/PGRLM-GR V1 FECHA: ANEXO N° 2 AGTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN FECHA CHS ASR. (SRA) HORA, i SE PRACTICO ARQUEO DE CAJA CHICA Aw gl RESULTADO a3 s Fondo Arqueable FONDO ARQUEADO: Efectivo Vales y Comprobantes ‘aldo CONFORME ‘CONFORME RESPONSABLE DEL ARGUES ~RESPONSABLE DEL FONDO ASIGNADO ‘SUPERVISOR DEL ARQUEOMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS i | ARQUEO DE CAJA EN EL PROGRAMA DE GOBIERNO REGIONAL DE LIMA METROPOLITANA. Proceanta DE GoAIERNO REGIONAL OE : IOSERO RESEDA. NPN? OS5-MMLIPGRLM-GR VI | FECHA: ANEXO N° 2-4, AGTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO FECHA ASR. (SRA) HORA SE PRACTICO 1g9P J (\o W'se practic A NI Arqueo de Caja Chica * E wre" EFECTIVO 8. = (i) Billetes de 81 = (2) Billetes ae sr. = (2) Monedas de sy. = (2) Monedas ae si. Total CONFORME CONFORME RESFONGABLEDEL ARGUED ~RESPONSABLEDEL FONDO ASTGNADO™ ‘SUPERVISOR DEL ARQUEOMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. ARQUEO DE CAJA EN EL PROGRAMA DE GOBIERNO REGIONAL DE LIMA METROPOLITANA procnawa De GOBERROREGONAL OE | Np yross-MMLIPGRLM-GR VI | FECH EXO N 2. ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA JAN ¥ ES FecHa . ASR. (SRA.) HORA COMPROBANTES Y VALES FECHA __DESCRIPCION IMPORTE. TOTAL a st CONFORME CONFORME 'RESPONSABLE DEL ARGUED RESFONSABLE DEL FONDO ASIGNADO™ SUPERVISOR DEL ARGUESal MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: +H ARQUEO DE CAJA EN EL PROGRAMA DE GOBIERNO REGIONAL DE LIMA METROPOLITANA. Proceata oe GOBIERNO REGIONAL DE , : a RONALD NPN 035-MMUPGRLM-GRV1 | FECHA: NEXO N° 3 ARQUEO DE CARTAS FIANZAS En la ciudad de Lima, a las........ horas del dia Se procedis @ efectuar el Arqueo de Ci artes Flanzas que obran en poder del Area de Tesorerta, obleniéndose el siguiente resutado CONTRATO Hy TECARTA FIANZA, ENTIDAD. AFIANZADA BANCO Monto | morte | veNciMeNTo CONFORME CONFORME "RESPONSABLE DEL ARQUEO ~ RESPONSABLE DEL FONDO ASTGNADO™ ‘SUPERVISOR DEL ARQUEO 10