Anda di halaman 1dari 21

PT.

PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

PROSEDUR
K3

PROSEDUR PENGENDALIAN
DOKUMEN PETROENERGY/OHS-P/05

Effective date for Implementation :


28 Nopember 2015

Dibuat Oleh

Diperiksa Dan Disetujui Oleh

AYUNIA PUTRI

AGUS DWI SAPUTRA

HSE MANAGER

DIREKTUR

Date : 27-11-2015

Date : 27-11-2015

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

SEJARAH PERUBAHAN

Tanggal disetujui

Tanggal efektif

Perubahan No

27 Nopember 2015 28 Nopember 2015 0

Hal yang dirubah Disetujui oleh


Direktur Utama

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

DAFTAR ISI

TUJUAN .............................................................................................................................3

RUANG LINGKUP .............................................................................................................3

REFERENSI ........................................................................................................................3

TANGGUNG JAWAB ........................................................................................................3

DEFINISI ............................................................................................................................4

DETAIL PROSEDUR .........................................................................................................5

LAMPIRAN ......................................................................................................................11

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

1. TUJUAN
1.1 Memastikan bahwa setiap pembuatan Prosedur K3 mengacu pada standard
OHSAS 18001:2007 yang sudah ditetapkan
1.2. Memastikan dan menjaga agar pengendalian dokumen mengikuti prosedur yang
sudah ditetBRSHkan dan sesuai dengan persyaratan dari standar OHSAS 18001:2007
1.3. Memastikan

dan

menjamin

bahwa

dokumentasi

sistem

manajemen

K3

diidentifikasi dengan tepat dan diberi label agar dokumen dipergunakan dengan benar
dan terkendali
1.4. Sebagai pedoman pengembangan, penerbitan, penomoran, pengesahan,
penggandaan, pendistribusian dan penetapan status dokumen

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan PT PETROMIGAS ENERGY, dalam hal :
2.1.

Pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan,


pengidentifikasian,

penerbitan,

penggandaan,

pendistribusian,

pemeliharaan,

penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen,


2.2.

Pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan


pendistribusian dokumen.
3. REFERENSI
3.1

Persyaratan OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.5

4. TANGGUNG JAWAB
4.1.
Direktur Utama
Menyetujui Manual, dan Prosedur
4.2.
HSE Manager
Memproses
pembuatan,
penambahan

dan

perbahan

dokumen

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

4.3.

Direktur

Melakukan pemeriksaan/peninjauan terhadap PetroEnergy Manual, prosedur, dan


instruksi kerja yang dibuat

4.4.

Document Controller
Document controler dengan persetujuan Management Representative
bertanggung jawab mengatur pengendalian seluruh dokumen sistem manajemen

K3
Document controller dengan persetujuan Management Representative
bertanggung jawab mengendalian penerbitan, identifikasi, distribusi, dan

penarikan dokumen
Document controller bertanggung jawab mengatur pengendalian dokumen
yang meliputi penempatan, penyimpanan dan revisinya

4.5

Semua Unit Kerja

Semua unit kerja bertanggung jawab memelihara dokumen sistem manajemen K3

agar tetap terbaca dan terkendali


Mengusulkan atau memberi masukan untuk dokumen yang terkait dengan
unit kerjanya

5. DEFINISI

Prosedur kerja adalah dokumen yang berisi pedoman pelaksanaan yang mengatur
kegiatan yang dilakukan oleh seluruh atau sebagian besar fungsi di PT Petromigas
Energy

Instruksi Kerja adalah dokumen penjelasan suatu aktivitas operasional dibawah satu
atau beberapa fungsi

Document Controller adalah pihak yang bertanggung jawab atas pendistribusian


dan pengendalian dokumen K3

Dokumen terkendali adalah dokumen yang apabila mengalami perubahan atau revisi
maka dokumen yang terdaftar dalam daftar distribusi dokumen harus mengalami
perubahan.

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

Dokumen tidak terkendali adalah dokumen yang apabila mengalami perubahan


atau revisi maka dokumen yang terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen tidak
mengalami perubahan.

Dokumen Rahasia adalah dokumen yang bersifat rahasia hanya dapat diketahui
dan didistribusikan kepada personil atau bagian yang berwenang

Proses merubah isi dokumen. Dengan demikian dokumen lama (yang direvisi)
tidak berlaku lagi.

6.

DETAIL PROSEDUR
6.1.
Pengembangan Dokumen
6.1.1. Pengembangan dokumen ditetapkan sesuai dengan tabel berikut ini :
Nama Dokumen Level Dokumen

Pengembangan

Bentuk

Pedoman K3

Deskripsi

Tercetak atau file elektronik

Prosedur Kerja

II

Deskripsi

Tercetak atau file elektronik

Instruksi Kerja

III

Deskripsi/Flowchart Tercetak atau file elektronik

Form

IV

Lembar kerja/tabel

Tercetak atau file elektronik

6.1.2. Kerangka Dokumen


a.
Pedoman K3
Untuk kerangka Pedoman K3, mengacu pada susunan bab sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Profil Perusahaan
1.2 Visi
1.3 Misi
1.4 Kebijakan Perusahaan
b. Prosedur Kerja
Untuk pengembangan prosedur K3, susunan babnya adalah sebagai
berikut :
1. Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Referensi
4. Tanggung Jawab

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

5. Definisi
6. Detail Prosedur
7. Lampiran
c. Instruksi Kerja
Untuk pengembangan Instruksi Kerja, antara lain mengandung :
a) Nomor Instruksi Kerja
b) Proses Instruksi Kerja
c) Alat/mesin dan peralatan
d) Standar (Internal & Eksternal)
e) Dokumen terkait (Form & Lampiran)
d. Formulir
Untuk pengembangan kerangka dokumen form ditetapkan sesuai
dengan group masing-masing.
6.1.3. Penulisan Dokumen
a. Untuk penulisan dokumen diatur oleh setiap bagian terkait, dimana
penomoran bab dan sub bab adalah sebagai berikut
1. ..................................................
1.1.

..........................................

1.1.1. ...................................
2.1. ..........................................dst.
b. Jenis Huruf
Untuk dokumen Manual K3 dan Prosedur K3, jenis huruf yang digunakan
adalah Times New Roman ukuran 12, sedangkan dokumen lainnya tidak
ditentukan

c. Penulisan Nomor Dokumen dan Halaman


Nomor dokumen ditulis dengan urutan sebagai berikut :
1. Nomor dokumen

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

2. Nomor Revisi

6.2.

Penerbitan dan Pengesahan Dokumen


Dokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan penerbitan dan
pengesahan seperti ditunjukkan pada tabel dibawah ini :

Jenis Dokumen

Pembuat

Pemeriksa

Menyetujui

Dokumen K3

HSE Manager

Direktur

Direktur Utama

Prosedur K3

HSE Manager

Direktur

Direktur Utama

Instruksi Kerja

HSE Coordinator

HSE Manager

General Manager

Form

HSE Officer

HSE Coordinator

HSE Manager

6.3.

Penomoran Dokumen
Untuk penomoran dan penamaan dokumen ditunjukkan pada tabel di bawah ini :

Nama Dokumen

Level Dokumen

Format Penomoran

Keterangan

Pedoman K3

BRSH/OHS-PD/YY

YY : No. Urut Dokumen

Prosedur Kerja

II

BRSH/OHS-P/YY

ZZ : No. Urut Instruksi


Kerja

Instruksi Kerja

III

BRSH/OHS-IK/ZZ-00

Form

6.4.

IV

BRSH/OHS-Form/XX/ZZZ

XX : No prosedur
ZZZ : No. urut form

Distribusi dan Penggandaan Dokumen


6.4.1. Distribusi Dokumen
a. Dokumen asli didaftar dalam Daftar Induk Dokumen yang disimpan dan
dipantau revisinya oleh Document Controller
b. Daftar tersebut memuat nomor dan judul dokumen serta status revisi

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

tanggal terbit dari dokumen yang bersangkutan


c. Dokumen yang berlaku harus sesuai dengan tanggal dan revisi terakhir
yang tertera pada Daftar Induk Dokumen
d. Dokumen terkendali didistribusikan oleh Document Controller sesuai
dengan Daftar Distribusi dokumen yang sudah ditetBRSHkan dan
diketahui oleh Management Representatif
6.4.2. Penggandaan dokumen untuk Manual K3 dan Prosedur K3
Penggandaan dan pengendalian dilakukan oleh Document Controller,
dimana :
a. Dokumen asil disimpan oleh Document Controller
b. Copy dokumen disimpan oleh pihak yang terdaftar pada Daftar
Distribusi Dokumen
6.4.3.

Untuk Instruksi Kerja, penggandaan dan pengendalian dilakukan oleh


Document Controller, dimana :
a. Dokumen asli disimpan oleh Document Controller
b. Copy dokumen disimpan pada bagian terkait dan pada lokasi kerja

6.4.4. Form, pengendalian dilakukan oleh Document Controller, dimana form


asil disimpan oleh Documen Controller
6.5.

Revisi Dokumen
Untuk revisi dokumen yang berhak mengajukan revisi dokumen diatur dengan
ketentuan sebagai berikut :
6.5.1. Dokumen Level I
Revisi dokumen level I diajukan oleh HSE Manager, direkam oleh Documen
Controller, disetujui oleh Direktur Utama, disimpan oleh Document
Controller, dan kemudian didistribusikan kepada seluruh Kepala Divisi
6.5.2. Dokumen Level II
Revisi dokumen level II dapat diajukan oleh HSE Coordinator dan Officer
kepada HSE Manager, direkam oleh Document Controller, diperiksa oleh
Direktur, disimpan oleh Document Controller, kemudian didistribusikan
kepada seluruh Kepala Divisi terkait
6.5.3. Dokumen Level III

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

Revisi dokumen level III dapat diajukan oleh staff group kepada Kepala
Group terkait untuk diperiksa dan disetujui oleh Kepala Divisi,
diperbanyak dan disimpan oleh Document Controller, dan kemudian
didistribusikan kembali ke group terkait
6.5.4. Dokumen Level IV
Revisi dokumen level IV dapat diajukan oleh staf group kepada staf group
terkait untuk diperiksan dan disetujui oleh Kepala Group, diperbanyak dan
disimpan oleh pengendali dokumen, dan kemudian didistribusikan kembali ke
bagian tertentu
6.5.5. Hasil revisi dokumen direkam dan didistribusikan
6.5.6. Setelah mengalami revisi pada setiap dokumen harus diubah status
revisinya. Dan setiap kali mengalami perubahan 10 (sepuluh kali), maka
harus ditetapkan status terbitnya dari 1 (satu) menjadi 2,3,4 dst.
6.6.

Penetapan Status Dokumen


6.6.1. Dokumen asli diberi stempel merah dan ditandai dengan status tanda
ORIGINAL DOCUMENT dan disimpan oleh pengendali dokumen.
6.6.2. Untuk status dokumen terkendali diberi stempel warna merah, ditandai
dengan tanda status CONTROLLED COPY.
6.6.3. Dokumen tidak terkendali diberi stempel warna merah, ditandai dengan
tanda status UNCONTROLLED COPY.
6.6.4. Untuk penetapaan status dokumen kadaluwarsa ditentukan berdasarkan
telah berakhir masa simpan atau telah mengalami revisi, diberi stempel warna
merah

6.7.

dan

ditandai

dengan

EXPIRED

DOCUMENT.

Dokumen Eksternal
Dokumen eksternal sebelum digunakan harus direview dan disahkan oleh para
Kepala Group terkait/wakil manajemen. Perusahaan dalam interval waktu tertentu
harus memastikan bahwa dokumen eksternal yang berlaku adalah revisi terbaru
dengan cara menghubungi penerbitnya melalui surat, faksimili, atau telepon.

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

6.8.

Penyimpanan Dokumen
Penyimpanan dokumen diatur sesuai dengan level dokumen sebagai berikut:
6.8.1. Dokumen Level I
Dokumen level I asli disimpan oleh pengendali dokumen. Presiden Direktur,
Wakil Manajemen dan para Kepala Divisi menyimpan copy dokumen level I
yang didistribusikan oleh pengendali dokumen.
6.8.2. Dokumen Level II
Dokumen level II asli disimpan oleh pengendali dokumen. Kepala Divisi,
Wakil Manajemen dan bagian terkait menyimpan copy dokumen level II
yang didistribusikan oleh pengendali dokumen.
6.8.3. Dokumen Level III
Dokumen level III asli disimpan oleh pengendali dokumen. Group terkait
menyimpan copy dokumen level III yang didistribusikan oleh pengendali
dokumen.
6.8.4. Dokumen Level IV
Dokumen level IV asli disimpan oleh pengendali dokumen. Copy
dokumen level IV disimpan oleh staf group terkait yang menggunakan
dokumen tersebut.
6.8.5. Dokumen Kadaluwarsa.
Dokumen kadaluwarsa disimpan terpisah untuk menghindari penggunaan

6.9.

dokumen yang sudah tidak berlaku.


Pemusnahan Dokumen
6.9.1. Pemusnahan dokumen asli level I, II, III dan IV dilakukan setelah 3 (tiga)
tahun dinyatakan tidak berlaku dengan membuat laporan pemusnahan.
6.9.2. Pemusnahan dokumen copy level I, II, III dan IV dilakukan setelah
dokumen tersebut direvisi. Pemusnahan dilakukan oleh pengendali dokumen

sebagai penerbit dokumen.


7. LAMPIRAN
7.1 Lampiran 1 : Formulir Daftar Induk Dokumen Level I & II
7.2 Lampiran 2 : Formulir Daftar Induk Dokumen Level III
7.3 Lampiran 3 : Formulir Daftar Induk Dokumen Level IV
7.4 Lampiran 4 : Halaman Judul
7.5 Lampiran 5 : Rekaman Dokumen

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

7.6
7.7
7.8
7.9
7.10
7.11

Lampiran 6 :
Lampiran 7 :
Lampiran 8 :
Lampiran 9 :
Lampiran 10 :
Lampiran 11 :

Daftar Dokumen Eksternal


Bukti Penerimaan Salinan Dokumen
Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Amandemen
Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

Lampiran 4
NO. Form : PetroEnergy/OHS-Form/05/004
Halaman Judul
PT. PETROMIGAS ENERGY

Jenis Dokumen
No. Dokumen :
Revisi
:

Judul Dokumen

Jenis Dokumen

Judul Dokumen
PetroMigas/OHS-Jenis Dok/No. Dok
Effective date for Implementation : DD-MM-YYY

Dibuat Oleh

Diperiksa Oleh

AYUNIA PUTRI

AGUS DWI SAPUTRA

HSE MANAGER

DIREKTUR

Date : 27-11-2015

Date : 27-11-2015

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

Lampiran 5
No. Form : PetroEnergy/OHS-Form/05/005
REKAMAN DOKUMEN

No.

Nama Rekaman

Uraian

Lokasi
Penyimpanan

Masa
Penyimpanan

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

Lampiran 6
No. Form :PetroEnergy/OHS-Form/05/006
DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL

Judul
Dokumen

Nomor
Dokum
en

Pembuat/
Pengaran
g

Penerbi
t

Tanggal
Terbit

Jumlah
Halaman

Masa
Simpan

Jakarta,...........................
Yang mengesahkan

Yang membuat

Keterangan

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

Lampiran 7
No.Form : PetroEnergy/OHS-Form/05/007
FORMULIR BUKTI PENERIMAAN SALINAN DOKUMEN
Nomor :

Tanggal :

Manual Mutu

Jumlah :

Nama :

No. Salinan :

Prosedur

Jumlah :

Nama :

No. Salinan :

Instruksi Kerja

Jumlah :

Nama :

No. Salinan :

Formulir

Jumlah :

Nama :

No. Salinan :

Dokumen
Eksternal

Jumlah :

Nama :

No. Salinan :

Dari :
Uraian

Catatan :

Yang menerima

Yang menyerahkan

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

Lampiran 8
No.Form : PetroEnergy/OHS-Form/05/008
FORMULIR BUKTI PENARIKAN DOKUMEN
Nomor :

Tanggal

Manual Mutu

Jumlah :

Nama :

No. Salinan :

Prosedur

Jumlah :

Nama :

No. Salinan :

Instruksi Kerja

Jumlah :

Nama :

No. Salinan :

Formulir

Jumlah :

Nama :

No. Salinan :

Dokumen
Eksternal

Jumlah :

Nama :

No. Salinan :

Dari :
Uraian

Catatan :

Yang menyerahkan

Yang menerima

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

Lampiran 9
No. Form : BRSH/OHS-Form/05/009
FORMULIR AMANDEMEN

No
.

Nama dan No.


Dokumen

Bidang/Klaus
ul

Kalimat Lama

Perubahan Kalimat
Baru

Tanggal :
Pejabat yang mengesahkan :

(Nama)

NIP.

Lampiran 10

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

No.Form : PetroEnergy/OHS-Form/05/010
BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN

Pada hari ini tanggal bulan Tahun yang


bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan penilaian kembali dokumen telah melaksanakan
pemusnahan dokumen sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang
Dimusnahkan/Diserahkan terlampir lembar, penghancuran secara total dengan cara

Saksi saksi :

Sekretaris Perusahaan,

Manajer/Direktur

( ........................................)

Document Controller

Lampiran 11

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

No.Form : PetroEnergy/OHS-Form/05/011
DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN
NAMA BIDANG

: ..............................................................................................

UNIT

: ..............................................................................................

NO.

DESKRIPSI DOKUMEN

TAHUN

Tanggal :
Documen Controller

(Nama)

NIP.

JUMLAH

KETERANGAN

PT. PETROMIGAS ENERGY

Jl. Rasuna Said Kav. X-7 No 5, Plaza 89 Lt.7 , Jakarta 12940


Telp: 021-455676 , E-mail : Petromigas-Energy.co.id

2
0