PENGANTAR AUDIT MUTU (AKADEMIK)

INTERNAL (AMI) SMM USU

WORKSHOP SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM) USU

UNTUK GJM DAN GKM SIKLUS 2 TAHUN 2008
ANGKATAN - I : 16 - 17 JUNI 2008
ANGKATAN II : 18 19 JUNI 2008

Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME

Wakil Direktur Unit Manajemen Mutu (UMM)
Universitas Sumatera Utara
Biro Rektor USU Lti 2, Jl. Dr. Mansur 68B Medan
TELP: 061-8211057; E-mail: bustamisyam@yahoo.com

Kondisi Sekarang
Perguruan Tinggi
Evaluasi
Program Studi
Berbasis
Evaluasi Diri

Evalua
si Diri

EPS
BED

Penjaminan Mutu
Internal

QA

Penjaminan Mutu
Eksternal

Akredi
tasi

Kondisi Yang Direncanakan

Perguruan Tinggi
Penjaminan Mutu
Internal
(PMI)

Pangkalan
Data
Perguruan
Tinggi
(PDPT)

Penjaminan Mutu
Eksternal
(PME)

Standar Mutu PP. No.19

Tahun 2005

Standar Lain
(Melampaui SNP)

8 Jenis SNP

(Standar Minimal)

Internally
driven

Wajib

Ditetapkan sendiri oleh PT :

a. Penelitian dan publikasi
b. Pengabdian kepada
masyarakat;
c. Sistem informasi;
d. Kerjasama institusional
dalam dan luar negeri;
e. Kemahasiswaan;
f. Suasana akademik;
g. Sumber pendanaan
(revenue generating);
generating);
h. Bidang lain sesuai ciri
khas perguruan tinggi
yang bersangkutan.

Psl 2 ayat (1) PP No

19/2005
1. Standar Isi
2. Sandar Proses
3. Standar Kompetensi
Lulusan
4. Standar Pendidik dan
Tenaga Kependidikan
5. Standar Sarana dan
Prasarana
6. Standar Pengelolaan
7. Standar Pembiayaan
8. Standar Penilaian
Pendidikan

PERBAIKAN & PENINGKATAN MUTU

SECARA TERUS MENERUS
TANGGUNG
TANGGUNG
JAWAB
JAWAB
MANAJEMEN
MANAJEMEN

MANAJEMEN
SUMBER DAYA

POLICY
OBJECTIVES
PLAN
STANDARD
MANUAL

PENGUKURAN,
ANALISIS, DAN
PENINGKATAN

VISI & MISI

KEBUTUHAN/
PERSYARATAN
- STAKEHOLDER
- CUSTOMER

umm-usu

INPUT

REALISASI
REALISASI
PRODUK
PRODUK

PRODUK
OUTPUT

PROSES

SI STEM MANAJ EMEN MUTU

UNI VER SI TAS SUMATER A UTAR A

KEPUASAN
- STAKEHOLDER
- CUSTOMER

SMM USU SIKLUS I

EoC: Dec 2007

PLAN

DO

DOKUMEN
AKADEMIK
1-N

CHECK

KEGIATAN
1-N
MONITORING

DOKUMEN
MUTU
(MM MP)

Oct 2007
Sept 2007

BM

EoC: Dec 2007

ACTION
PERBAIKAN/
PENINGKATAN
MUTU

RAPAT
TINJAUAN
MANAJEMEN Dec 2007
RUMUSAN KOREKSI

EVALUASI DIRI

AUDIT
INTERNAL

UTiKor

Nov 2007

Komponen Mutu yang Harus

Dipertimbangkan
INPUT

Silabus
Mahasiswa/Peserta didik
Dosen/Instruktur/Laboran
Instrumen Pendidikan
Instrumen laboratorium
Fasilitas
Internet/Intranet/LAN
Lingkungan
Budjet
Dokumen
Regulasi
Dll

REALISASI
PRODUK
(PROSES)

Proses Belajar
Mengajar
Proses Evaluasi
Ujian
Proses Evaluasi
Skripsi
Proses Evaluasi
Tesis

OUTPUT

STAKEHOLDERS

Alumni
Temuan riset
Paper ilmiah
Jasa Konsultasi
Jasa pelayanan
perpustakaan
Jasa pelayanan ICT
Jasa pelayanan
Kesehatan/pengobatan
(Rumah Sakit)
Techno-biz Park
Business venture

DIKTI
Pasar kerja
(industri dan sektor
publik lainnya)
Masyarakat (orang
tua mahasiswa)
Sekolah
Menengah,
Perguruan Tinggi
Lain.

Mutu PS
Lulusan

Keabsahan, integritas, visi, misi,

tujuan dan sasaran

15

14

Tata Pamong

1
3

Sistem
Pengelolaan

SDM
3

1
2

Suasana
Akademik
1
1

Sistem
Jaminan Mutu

P,P,KI,PM

Sarana
4 Prasarana

1
0

SistemPembelajara
n

6
8

Kurikulum

Kemahasiswa
an

Keuangan

Sistem
Informasi

Mutu PS
Lulusan

Keabsahan, integritas, visi, misi,

tujuan dan sasaran

15

14

Tata Pamong

1
3

Sistem
Pengelolaan

SDM
3

1
2

Suasana
Akademik
1
1

Sistem
Jaminan Mutu

P,P,KI,PM

Sarana
4 Prasarana

1
0

SistemPembelajara
n

6
8

Kurikulum

Kemahasiswa
an

Keuangan

Sistem
Informasi

Mutu PS
Lulusan

Keabsahan, integritas, visi, misi,

tujuan dan sasaran

15

14

Tata Pamong

1
3

Sistem
Pengelolaan

SDM
3

1
2

Suasana
Akademik

KRITIS!
1
1

Sistem
Jaminan Mutu

P,P,KI,PM

Sarana
4 Prasarana

1
0

SistemPembelajara
n

6
8

Kurikulum

Kemahasiswa
an

Keuangan

Sistem
Informasi

Mutu PS
Lulusan

Keabsahan, integritas, visi, misi,

tujuan dan sasaran

15

14

Tata Pamong

1
3

Sistem
Pengelolaan

SDM
3

1
2

Suasana
Akademik

BERUBAH!
1
1

Sistem
Jaminan Mutu

P,P,KI,PM

Sarana
4 Prasarana

1
0

SistemPembelajara
n

6
8

Kurikulum

Kemahasiswa
an

Keuangan

Sistem
Informasi

Mutu PS
Lulusan

15

14

Tata Pamong

1
3

Sistem
Pengelolaan

SDM
3

1
2

Suasana
Akademik

Keabsahan, integritas, visi, misi,

tujuan dan sasaran

HEBAT!

1
1

Sistem
Jaminan Mutu

P,P,KI,PM

Sarana
4 Prasarana

1
0

SistemPembelajara
n

6
8

Kurikulum

Kemahasiswa
an

Keuangan

Sistem
Informasi

PROTRET SEKARANG

KRITIS

BERUBAH

HEBAT

PROTRET SETELAH BERUBAH

KRITIS

BERUBAH

HEBAT

Audit Mutu

Audit Mutu
Suatu pemeriksaan yang
sistematis dan independen
untuk menentukan apakah
kegiatan menjaga mutu serta
hasilnya telah dilaksanakan
secara efektif sesuai dengan
rencana yang ditetapkan untuk
mencapai tujuan

Mari kita ingat kembali

Sistem Mutu (SM)

Sistem yang mencakup struktur
organisasi, tanggungjawab,
prosedur, proses dan sumber daya
untuk melaksanakan manajemen
mutu.

Mari kita ingat kembali

3 Tipe PENJAMINAN MUTU

a) Jaminan Mutu Produk:

Memastikan mutu
roduk/keluaran
b) Jaminan Mutu Proses:
Memastikan mutu
suatu
roses
c) Jaminan Mutu Sistem:
Memastikan mutu sistem
emua
proses)
Masukan

Proses

Keluaran

Pelanggan

3 Tipe Utama

Audit Mutu
Audit Mutu Produk/Pelayanan: berdasar
atas
karakteristik
produk/pelayanan tersebut.
Audit Mutu Proses: berdasar atas
indikator kinerja kunci.
Audit Mutu Sistem: berdasar pada
elemen-elemen dari sistem.

Tipe-tipe Lain
Audit

Pengamatan:

untuk memantau kendali proses.

Inspeksi:

untuk penerimaan produk.

Penilaian:

untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi

seberapa baik pencapaian tingkat mutu.

Tujuan Audit Mutu

Antara lain untuk:

Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian

elemen-elemen Sistem Mutu (SM) dengan
persyaratan-persyaratan yang telah
ditetapkan.

Menentukan keefektifan pencapaian dari

tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan
(Indikator Kinerja Kunci).

Menyempurnakan SM.

Memenuhi persyaratan peraturan.

Memantau SM sebagaimana tercantum dalam

program atau kebijakan organisasi.

Alasan-alasan Audit
Mutu

Untuk mengevaluasi pemasok

(rekanan) sesuai dengan kontrak.
Untuk memverifikasi SM organisasi
yang masih berlaku untuk tujuan
tertentu.
Untuk mengevaluasi SM
dibandingkan dengan standar SM
lain.

Lingkup Audit Mutu

Lingkup Audit: Aktivitas-aktivitas

yang perlu didesain untuk audit
tertentu agar mencapai target atau
tujuan audit.
Klien harus menentukan standar atau referensi
dokumennya.

Klasifikasi
Audit

Klasifikasi Audit:

Ada Tiga Tipe Audit

1) Audit tipe pertama (audit

internal)
2) Audit tipe kedua (audit eksternal)
3)

Audit tipe ketiga

(audit eksternal secara
independen)

Ketiga tipe audit tersebut dapat menggunakan

auditor eksternal.

Klasifikasi Audit:

AUDIT INTERNAL
1) Audit tipe pertama (audit
internal):
Audit secara internal dalam
organisasi berdasarkan standar
yang dimiliki organisasi itu
sendiri untuk menganalisis
kekuatan, kelemahan, ancaman,
dan peluang penyempurnaan.

MANFAAT AUDIT
INTERNAL

Mengenal dengan baik pekerjaanpekerjaannya.

Menyempurnakan dan
mengembangkan SM.
Mengurangi risiko kegagalan audit
eksternal.

Klasifikasi Audit:

AUDIT EKSTERNAL
2) Audit tipe kedua (audit
eksternal)
Audit secara eksternal yang
tergantung pada perjanjian
kerja.
Misal: audit kontraktor, audit
pemasok, audit kantor pusat.

Klasifikasi Audit:

AUDIT EKSTERNAL
Secara Independen

3) Audit tipe ketiga (audit eksternal

secara independen)
Audit secara eksternal tanpa
perjanjian atau ikatan kontrak yang
dilakukan oleh suatu badan yang
independen.
Misal: audit oleh lembaga sertifikasi,
audit untuk penghargaan atau
sertifikat.

Frekuensi Audit

Sesuai persyaratan peraturan.

Terdapat perubahan yang
signifikan dalam manajemen,
kebijakan, dan teknik.
Terdapat perubahan sistem.
Atas permintaan klien.
Sesuai kebutuhan penyempurnaan.

Tahapan audit:
Audit Sistem
2. Audit Kepatuhan
1.

Audit Sistem

Audit Sistem: audit terhadap

kecukupan kebijakan dan prosedur
organisasi untuk memenuhi
persyaratan-persyaratan standar
sistem audit mutu.

Dilakukan di Kantor/Desk Evaluation

Audit Kepatuhan

Audit Kepatuhan:
memeriksa/memastikan apakah setiap
prosedur atau Instruksi Kerja (IK)
dilaksanakan secara tertib dan benar.

Dilakukan di tempat teraudit/visita

Aras dan Kedalaman

Audit
MM
PROGRAM
ATAU
RENCANA
AUDIT
MUTU

MP
IK, DP, BO

AUDIT SISTEM
Desk evaluation

AUDIT KEPATUHAN
Site visit

DANGKAL

DALAM

Badan Sertifikasi (BS)

Badan Sertifikasi: suatu badan

yang memberikan sertifikat
kepada individu/organisasi yang
memenuhi seluruh karakteristik
standar yang ditentukan.

Badan Sertifikasi Luar

ABS
Quality Evaluation, Inc. (ABS QE)
U.S.A.
Negeri
AT & T Quality Registrar
British Standards Institution Quality Assurance
(BSI)

U.S.A.
U.K.

Bureau Veritas Quality International (BVQI)

Det Norske Veritas Industry, Inc. (DNV)
Lloyds Register Quality Assurance Ltd. (LRQA)
Quality Management Institute (QMI)
(Ireland, Italy, Norway, Spain, Sweden)

Netherland
Norway
U.K.
Canada

SGS Yardley Quality Assured Firms

Singapore Institute of Standards and Industrial
Research (SISIR)

U.K.
Singapore

Underwriters Laboratories, Inc. (UL)

More (Belgium, Denmark, France, Germany)

U.S.A.

Badan Akreditasi
(BA)

Badan Akreditasi (BA): adalah

badan yang mengakreditasi
Badan Sertifikasi, untuk
menjamin bahwa sertifikat yang
dikeluarkan sesuai dengan
standar yang berlaku.

AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL

(AMAI)

Audit penjaminan dan konsultasi yang

independen dan objektif secara
internal dalam organisasi
penyelenggara pendidikan
berdasarkan standar yang dimiliki
organisasi itu sendiri

TUJUAN UMUM

AMAI
untuk menganalisis kekuatan,
kelemahan, ancaman, dan peluang
penyempurnaan mutu akademik.

TUJUAN

AMAI

Memberi nilai tambah dan memperbaiki

kegiatan operasional akademik atau proses
akademik Universitas.

Mengetahui bahwa pelaksanaan standar

mutu akademik Univesitas telah tepat dan
efektif, serta terdapat upaya-upaya
peningkatan standar mutu akademik
tersebut.

Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan

mengembangkannya secara profesional
berkelanjutan.

Siklus AMAI
1) Menetapkan tujuan
audit
2) Merencanakan audit
tahunan
3) Menetapkan sasaran
dan lingkup audit
4) Membentuk tim audit
5) Mengkaji ulang
dokumen dan
menyiapkan daftar
pengecekan (audit
sistem)

6) Menyelenggarakan
rapat tim audit
7) Menetapkan jadwal
audit
8) Melaksanakan audit di
tempat obyek audit
(Audit kepatuhan)
9) Menyusun laporan audit
[Temuan (KTS,OB) &
PTK]
10) Melakukan kajiulang
oleh manajemen
(+ auditor/konsultan).

Pemilihan
Pelatihan

MANAJEMEN
1 Menentukan

MPAMAI

kebijakan
AMAI

Menentuka
n kajiulang
10 kebijakan
2

Kualifikasi
AMAI

Tentukan
Tujuan
Audit

Kelompok
Auditor

Perencanaan
Audit

4 Membentu
k Tim
Audit

LAPORAN
AUDIT

Tim Audit
5

Melaksanakan
Audit Lapangan

Jadwal Audit
(Visitasi)

Kajiulang
Dokumen dan
Persiapan
checklist

Rapat
Tim Audit

Siklus Audit Mutu Akademik Internal

Perencanaan Audit
dan Unsur di dalam
Audit

Pertimbangan dalam

Perencanaan
Audit
Struktur Organisasi.

Lingkup kegiatan.
Lingkup produk dan pelayanan.
Ukuran dan lokasi.
Harapan
pelanggan/stakeholders.
Tujuan dan kebijakan
organisasi.
Pengalaman auditor.

MWA
DEWAN AUDIT
SA
REKTOR

Unit Manajemen Mutu

PR-I

UMM
DEKAN

Gugus Jaminan Mutu

DGB

Tim Audit Mutu

Internal
DPF

PD-I
GKM-F

GJM

Gugus Kendali Mutu

Ketua
Dep/Prodi
GKM-D

Organisasi SMM USU

(tingkat Fakultas dan Departemen)

Tim
Audit
Ditunjuk oleh Manajer Program

Audit Mutu Akademik Internal

(MP-AMAI), disetujui oleh
klien/teraudit, dan diangkat oleh
manajemen (Rektor/Dekan).

Terdiri dari 3 - 5 orang auditor,

seorang sebagai Ketua Tim dan
lainnya sebagai anggota.

Peran dan Tanggungjawab

Manajemen
(Rektor/Dekan)

Menugaskan staf senior sebagai MPAMAI.

Mengesahkan rencana audit tahunan.
Melakukan kajiulang dan
menyempurnakan kebijakan
manajemen.
Mendukung dan menyediakan
sumberdaya untuk pengauditan.

Kesalingkaitan dalam
Audit
MANAJEMEN
MANAJER PROGRAM
AUDIT MUTU
AKADEMIK INTERNAL
(MPAMAI)
TIM AUDIT
KETUA &
ANGGOTA

TERAUDIT
PIMPINAN UNIT
TERAUDIT

Peran dan
Tanggungjawab

MP-AMAI
Mempersiapkan rencana audit

tahunan.
Memilih, melatih dan menetapkan
kualifikasi auditor.
Menunjuk Tim Audit.
Melaksanakan program audit.
Mengelola laporan audit.
Melaporkan hasil audit untuk kajiulang
oleh manajemen.

Peran dan
Tanggungjawab

Ketua Tim
Membuka rapat.
Auditor

Memilih anggota
tim audit (jika
prodi lebih dari
satu).
Menyiapkan
jadwal dan
program audit.
Memimpin audit.

Membuat

keputusan akhir
atas temuan
audit.
Memantau
tindak lanjut OB.
Menyerahkan
laporan audit.
Menutup rapat.

Peran dan
Tanggungjawab

Auditor

Mengaudit sesuai lingkup audit.

Melaksanakan tugas secara
obyektif.
Mengumpulkan dan menganalisis
bukti.
Melaksanakan tugas sesuai kode
etik.
Mampu menjawab pertanyaan.

Peran dan Tanggungjawab

Manajemen
Teraudit
Memberikan informasi kepada pejabat

yang relevan tentang tujuan dan

lingkup audit.
Mendampingi tim audit.
Menyediakan sumber informasi yang
diperlukan oleh tim audit.
Memberikan akses fasilitas dan bahan
yang diminta oleh auditor.
Menentukan dan memprakarsai
tindakan koreksi berdasarkan laporan
audit.

Program/Jadwal
Audit

Tanggal dan jam pertemuan yang

pasti.
Disepakati oleh Auditor dan
Teraudit.
Tempat/lokasi audit.
Topik/unsur audit.
Tujuan dan lingkup audit.
Sumber informasi/fasilitas/bahan
yang diperlukan.

Laporan
Audit

Isi Laporan
Audit

Lingkup dan tujuan.

Jadwal audit.
Nama-nama anggota tim audit.
Nama-nama obyek teraudit.
Rincian dokumen acuan.
Ringkasan KTS, observasi, dan
rekomendasi.
Ringkasan hasil audit dan pertimbangan.
Tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa
dan kapan dilaksanakan.

Distribusi Laporan
Audit

Pimpinan puncak teraudit.

Anggota tim kajiulang
manajemen.
MPAMAI.
Auditor dan teraudit.
Mereka yang bertanggung
jawab atas tindakan koreksi.

Kaji Ulang
Manajemen

Kajiulang
Manajemen

Proses terencana, melibatkan sistem

mutu organisasi yang menunjukkan
adanya kepemimpinan dan komitmen
manajemen puncak.

Tujuan Kajiulang
Manajemen

Memfokuskan pada kebijakan dan

tujuan manajemen puncak dalam
sistem mutu.
Mencari cara-cara untuk
meningkatkan mutu.
Mengkaji ulang komitmen terhadap
sumber daya dan fasilitas.
Menilai efisiensi sistem mutu.

Kualifikasi Auditor

Karakter Auditor

Diplomatis.
Profesional.

Cakap dalam
menjelaskan dan
mengikuti
aturan.
Komunikatif.

Pendengar yang
baik.
Jujur dan tidak

bias.
Selalu ingin tahu
dan pengamat
yang baik.

Penuh
pengertian.
Rajin bekerja.
Dapat
mengendalika
n diri.
Mempunyai
watak
kepemimpinan
.
Ramah dan
dapat
bekerjasama.

Atribut Auditor

Terlatih.
Berpendidikan baik dalam bidang
yang diaudit.
Berpengalaman (secara teknis).
Berkepribadian positif.
Berkemampuan manajerial.

Atribut Auditor
(Lanjutan)

Berkemampuan berbahasa dan

berkomunikasi.
Tidak bias.
Tidak terlibat (bebas dari
pengaruh) dalam setiap pekerjaan
dalam bidang yang diaudit.
Disegani oleh orang-orang dalam
organisasi.

Sikap Auditor

Sedikit bicara.
Banyak
mendengarkan.

Etika Auditor

Tidak bias.
Profesional.
Tidak mengungkapkan rahasia
organisasi kepada pihak ketiga.
Melaksanakan audit secara
bersahabat/kolegial.
Berpikiran terbuka dan objektif.
Realistik.
Bersikap dewasa.

Halhal yang perlu

diingat
1. Tidak
dibenarkan
mengaudit
Tim
Auditor
2.
3.
4.

5.

pekerjaan yang menjadi tanggung

jawabnya sendiri.
Tidak bias.
Harus memiliki pengetahuan atas
topik-topik yang ditugaskan.
Harus mempunyai pengalaman
mengenai lokasi dan tempat
audit.
Tidak ada conflict of interest
dengan teraudit
Jika tidak (3 dan 4) libatkan
pakar atau pengamat.