Anda di halaman 1dari 43

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia

Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri


Standard Operating Procedures
Registrasi Hak Akses INATRADE
:Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 1 dari 7

Revisi
Tanggal
A. Deskripsi

Prosedur registrasi terhadap layanan perijinan perdagangan secara online via web INATRADE.

B. Dasar Hukum
Peraturan Direktur Jenderal Perdagangan Luar Negeri Nomor 14/DAGLU/KEP/8/2009 tentang
Dokumen Persetujuan Hak Akses INATRADE Dalam Kerangka Indonesia National Single Window

C. Surat Edaran Terkait


Tidak Ada

D. Pihak yang Terkait


Pelaku Usaha, Petugas Validasi, Tim Pengelola INATRADE

E. Formulir/Dokumen yang Digunakan


Form Registrasi, Dokumen Persetujuan, Dokumen Pendukung, Dokumen Registrasi

F. Dokumen yang Dihasilkan


Tanda Terima Dokumen Registrasi, Notifikasi Penjelasan, Notifikasi Aktivasi Hak Akses

G. Prosedur Kerja
1. Registrasi via Web oleh Pelaku Usaha
a. Masuk ke website INATRADE di http://inatrade.depdag.go.id;
b. Pilih menu Registrasi;

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Registrasi Hak Akses INATRADE
:Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 2 dari 7

Revisi
Tanggal

c. Mengisi Form Registrasi sesuai dengan profil Pelaku Usaha;


d. Menerima notifikasi e-mail disertai link untuk melakukan download Dokumen
Persetujuan;
e. Melanjutkan ke prosedur: Pencetakan Dokumen Persetujuan.
2. Pencetakan Dokumen Persetujuan oleh Pelaku Usaha
a. Melakukan download Dokumen Persetujuan dari e-mail dengan link yang telah
disediakan sistem INATRADE;
b. Mencetak Dokumen Persetujuan;
c. Membaca lampiran ketentuan penggunaan sistem INATRADE pada Dokumen
Persetujuan;
d. Memberikan tanda tangan pada Dokumen Persetujuan sebagai tanda telah menyetujui
semua ketentuan yang terlampir;
e. Melakukan copy-scan Dokumen Pendukung untuk dijadikan soft-copy.
f.

Melanjutkan ke Prosedur: Pengajuan Dokumen Registrasi.

3. Pengajuan Dokumen Registrasi oleh Pelaku Usaha


a. Pelaku Usaha datang ke Unit Pelayanan Perdagangan (UPP) dengan membawa
Dokumen Registrasi;
b. Menyerahkan dokumen tersebut ke Petugas Validasi;
c. Petugas Validasi melakukan Prosedur: Validasi Dokumen Registrasi;
d. Apabila telah divalidasi maka Pelaku Usaha akan menerima Tanda Terima Dokumen
Registrasi yang telah ditanda tangani oleh Petugas Validasi.
4. Validasi Dokumen Registrasi oleh Petugas Validasi
a. Menerima Dokumen Registrasi dari Pelaku Usaha;
b. Memberikan informasi penolakan secara lisan kepada Pelaku Usaha apabila Dokumen
Registrasi tidak lengkap;

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Registrasi Hak Akses INATRADE
:Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 3 dari 7

Revisi
Tanggal

c. Melanjutkan ke Prosedur: Pencatatan Dokumen Registrasi, apabila dokumennya telah


lengkap.
5. Pencatatan Dokumen Registrasi oleh Petugas Validasi
a. Melakukan login Modul INATRADE dengan menggunakan Hak Akses yang telah
diberikan;
b. Melakukan entry data sesuai dengan Dokumen Registrasi yang telah diterima dan
diperiksa kelengkapannya;
c. Melakukan upload file apabila Pelaku Usaha membawa soft-copy Dokumen Pendukung;
d. Melakukan copy-scan pada Dokumen Pendukung dan upload file apabila Pelaku Usaha
membawa hard-copy Dokumen Pendukung;
e. Modul akan mencetak 2 (dua) lembar Tanda Terima Dokumen Registrasi;
f.

Melanjutkan ke Prosedur: Cetak dan Distribusi Tanda Terima Dokumen Registrasi.

6. Cetak dan Distribusi Tanda Terima Dokumen Registrasi oleh Petugas Validasi
a. Mencetak Tanda Terima Dokumen Registrasi;
b. Memberikan Tanda Terima Dokumen Registrasi yang telah ditanda-tangani oleh petugas
Validasi kepada Pelaku Usaha;
c. Menyimpan Tanda Terima Dokumen Registrasi yang telah ditanda-tangani oleh Pelaku
Usaha;
d. Melakukan rekap Tanda Terima Dokumen Registrasi untuk diserahkan kepada Tim
Pengelola INATRADE.
7. Verifikasi Tanda Terima Dokumen Registrasi oleh Tim Pengelola INATRADE
a. Melakukan login pada Modul Pengelola INATRADE sesuai Hak Akses yang telah
diberikan;
b. Pengelola dapat memilih view Dokumen Registrasi yang ingin dilakukan pemeriksaan;
c. Pemeriksaan meliputi:
i. Apabila Dokumen Registrasi terdapat ketidak-sesuaian, maka Pengelola dapat
melanjutkan ke Prosedur: Pencatatan Penjelasan;

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Registrasi Hak Akses INATRADE
:Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 4 dari 7

Revisi
Tanggal

ii. Apabila Dokumen Registrasi telah sesuai, maka Pengelola dapat melanjutkan ke
Prosedur: Pemberitahuan Aktivasi Hak Akses.
8. Pencatatan Penjelasan oleh Tim Pengelola INATRADE
a. Melakukan login pada Modul Pengelola INATRADE sesuai Hak Akses yang telah
diberikan;
b. Memilih Pelaku Usaha yang akan diberikan penjelasan pada Modul Pengelola
INATRADE;
c. Merubah status Hak Akses Pelaku Usaha menjadi Tidak Aktif;
d. Menuliskan dengan terperinci alasan dikeluarkannya penjelasan terhadap Pelaku Usaha
yang ingin mendaftarkan diri ke sistem INATRADE;
e. Mengirimkan notifikasi e-mail berupa Penjelasan.
9. Pemberitahuan Aktivasi Hak Akses oleh Tim Pengelola INATRADE
a. Melakukan login pada Modul Pengelola INATRADE sesuai Hak Akses yang telah
diberikan;
b. Memilih Pelaku Usaha yang akan dirubah status Hak Aksesnya;
c. Merubah status Hak Akses Pelaku Usaha menjadi Aktif;
d. Mengirimkan notifikasi e-mail berupa Aktivasi Hak Akses.

H. Keterangan Tambahan
1. Form Registrasi adalah form untuk mengajukan permohonan pendaftaran penggunaan
INATRADE yang diisi secara lengkap oleh Pelaku Usaha melalui web INATRADE;
2. Dokumen Persetujuan adalah tanda bukti bagi Pelaku Usaha yang telah melakukan pengisian
Form Registrasi pada web INATRADE;
3. Dokumen Registrasi adalah dokumen yang dipersyaratkan untuk registrasi INATRADE yaitu
berupa Dokumen Persetujuan, Surat Kuasa, hard-copy dan soft-copy asli dari Nomor Pokok
Wajib Pajak (NPWP) dan Tanda Daftar Perusahaan (TDP);

Revisi
Tanggal

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Registrasi Hak Akses INATRADE
:Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 5 dari 7

4. Surat Kuasa adalah surat yang dibuat oleh Pelaku Usaha untuk menunjuk atau memberikan
wewenang kepada seorang personilnya untuk melakukan registrasi INATRADE;
5. Tanda Terima Dokumen Registrasi atau Berita Acara Pemeriksaan (BAP) adalah lembar tanda
terima bagi Pelaku Usaha dan Petugas Validasi yang dicetak 2 (dua) lembar sebagai bukti bahwa
Pelaku Usaha telah mengajukan Dokumen Registrasi ke Petugas;
6. Dokumen Pendukung yang wajib dirubah dalam bentuk soft-copy hanya Nomor Pokok Wajib
Pajak (NPWP) dan Tanda Daftar Perusahaan (TDP);
7. Petugas Validasi adalah Petugas Unit Pelayanan Perdagangan (UPP) yang diberikan tanggung
jawab untuk menilai kelengkapan Dokumen Registrasi;
8. Tim Pengelola INATRADE adalah Petugas Direktorat Fasilitasi yang diberikan tanggung jawab
untuk melakukan pemeriksaan kebenaran Dokumen Registrasi;
9. Notifikasi Penjelasan adalah sebuah keterangan atau alasan atas permohonan yang tidak
dikabulkan dan diberitahukan melalui sistem e-mail kepada pelaku usaha;
10. Notifikasi Aktivasi Hak Akses adalah sebuah pemberitahuan atas persetujuan hak akses
INATRADE berupa username dan password serta diberitahukan melalui sistem e-mail kepada
pelaku usaha.

I.

Jangka Waktu Penyelesaian


Sampai dengan 10 Hari, sesuai dasar hukum yang berlaku

Revisi
Tanggal

Proses Registrasi:

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Registrasi Hak Akses INATRADE
:Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 6 dari 7

Revisi
Tanggal

Flow Chart:

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Registrasi Hak Akses INATRADE
:Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 7 dari 7

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Dokumen Pendukung
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 1 dari 4

Revisi
Tanggal
A. Deskripsi

Berisikan gambaran lengkap SOP untuk kegiatan pengajuan dokumen pendukung oleh pelaku usaha
untuk divalidasi.

B. Dasar Hukum
Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor : 30/M-DAG/PER/6/2009 tentang Jenis
Perijinan Ekspor Dan Impor, Prosedur Operasi Standar (Standard Operating Procedure) Dan Tingkat
Layanan (Service Level Arrangement) Dengan Sistem Elektronik Melalui INATRADE Dalam Kerangka
Indonesia National Single Window

C. Surat Edaran Terkait


-

D. Pihak yang Terkait


Pelaku Usaha, Petugas UPP

E. Formulir/Dokumen yang Digunakan


Dokumen Pendukung

F. Dokumen yang Dihasilkan


Tanda Terima Dokumen Pendukung, soft-copy Dokumen Pendukung

G. Prosedur Kerja
1. Pengajuan Dokumen Pendukung via UPP oleh Pelaku Usaha
a. Mengambil Tiket Nomor Antri pada mesin antrian yang telah disediakan;

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Dokumen Pendukung
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 2 dari 4

Revisi
Tanggal

b. Menunggu panggilan sesuai nomor antri;


c. Mendatangi Petugas UPP untuk mengajukan Dokumen Pendukung;
d. Menyerahkan Dokumen Pendukung yang disyaratkan yaitu berupa hard-copy asli
ataupun soft-copy;
e. Menerima Tanda Terima Dokumen Pendukung sebagai bukti telah diterimanya
permohonan milik Pelaku Usaha oleh Petugas UPP.
2. Penerimaan Dokumen Pendukung oleh Petugas UPP
a. Menerima Dokumen Pendukung dan dari Pelaku Usaha;
b. Memberikan informasi penolakan secara lisan kepada Pelaku Usaha apabila Dokumen
Pendukung tidak lengkap;
c. Melanjutkan ke Prosedur: Pencatatan Dokumen Pendukung, apabila Dokumen
Pendukung telah lengkap
3. Pencatatan Dokumen Pendukung oleh Petugas UPP
a. Melakukan login Modul UPP menggunakan Hak Akses yang telah diberikan;
b. Melakukan entry data sesuai dengan Dokumen Pendukung yang telah diterima dan
diperiksa kelengkapannya;
c. Melakukan upload file apabila Pelaku Usaha membawa soft-copy Dokumen Pendukung;
d. Melakukan copy-scan pada Dokumen Pendukung dan upload file apabila Pelaku Usaha
membawa hard-copy Dokumen Pendukung;
e. Modul akan mencetak 2 (dua) lembar Tanda Terima Dokumen Pendukung;
f.

Memberikan Tanda Terima Dokumen Pendukung yang telah ditanda-tangani oleh


petugas UPP;

g. Menyimpan Tanda Terima Dokumen Pendukung yang telah ditanda-tangani oleh Pelaku
Usaha.

H. Keterangan Tambahan

Revisi
Tanggal

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Dokumen Pendukung
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 3 dari 4

1. Dokumen Pendukung adalah dokumen yang dipersyaratkan bagi Pelaku Usaha dalam membuat
perijinan;
2. Hard-copy adalah berupa Dokumen Pendukung asli yang akan divalidasi oleh Petugas UPP;
3. Soft-copy adalah berupa hasil copy-scan Dokumen Pendukung yang dibawa oleh Pelaku Usaha
dalam media penyimpan dan kemudian akan di-upload oleh Petugas UPP;
4. Tanda Terima Dokumen Pendukung adalah lembar tanda terima bagi Pelaku Usaha sebagai bukti
telah menyerahkan Dokumen Pendukung;
5. Pelaku Usaha harus menyiapkan semua Dokumen Pendukung sesuai dengan persyaratan dari
perijinan.

I.

Jangka Waktu Penyelesaian


1 Hari Kerja

Revisi
Tanggal

Flow Chart:

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Dokumen Pendukung
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 4 dari 4

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 1 dari 15

Revisi
Tanggal
A. Deskripsi

Berisikan gambaran SOP untuk kegiatan pengajuan perijinan secara manual melalui Unit Pelayanan
Perdagangan (UPP).

B. Dasar Hukum
Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor : 30/M-DAG/PER/6/2009 tentang Jenis
Perijinan Ekspor Dan Impor, Prosedur Operasi Standar (Standard Operating Procedure) Dan Tingkat
Layanan (Service Level Arrangement) Dengan Sistem Elektronik Melalui INATRADE Dalam Kerangka
Indonesia National Single Window

C. Surat Edaran Terkait


-

D. Pihak yang Terkait


Pelaku Usaha, Petugas UPP, Tata Usaha, KaSubdit, KaSeksi, Staff, Direktur, Dirjen, Menteri

E. Formulir/Dokumen yang Digunakan


Dokumen Permohonan

F. Dokumen yang Dihasilkan


Tanda Terima Dokumen Permohonan, Surat Perijinan

G. Prosedur Kerja
1. Pengajuan Permohonan via UPP oleh Pelaku Usaha
a. Mengambil Tiket Nomor Antri pada mesin antrian yang telah disediakan;

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 2 dari 15

Revisi
Tanggal

b. Menunggu panggilan sesuai nomor antri;


c. Mendatangi Petugas UPP untuk menyerahkan Dokumen Pendukung;
d. Menerima Tanda Terima Permohonan sebagai bukti telah diterimanya permohonan
milik Pelaku Usaha oleh Petugas UPP.
2. Penerimaan Permohonan oleh Pelaku Usaha
a. Masuk ke website INATRADE di http://inatrade.depdag.go.id;
b. Login aplikasi INATRADE dengan menggunakan Hak Akses yang telah dimiliki Pelaku
Usaha;
c. Mengisi Form Permohonan sesuai perijinan yang dipilih dan mengikuti prosedur yang
ditentukan;
d. Menerima notifikasi e-mail sebagai bukti telah diterimanya Form Permohonan oleh
sistem INATRADE.
3. Pencatatan Permohonan oleh Petugas UPP
a. Melakukan login Modul UPP menggunakan username & password yang telah diberikan
b. Melakukan entry data sesuai dengan Form Permohonan yang telah diterima dan
diperiksa kelengkapannya
c. Menyimpan data yang telah dimasukkan dan secara otomatis akan merubah Status
Dokumen menjadi: Permohonan Diterima oleh UPP
d. Modul akan mencetak Tanda Terima Permohonan
e. Memberikan tanda tangan pada Tanda Terima Permohonan
f.

Memberikan Tanda Terima Permohonan kepada Pelaku Usaha

4. Rekap Permohonan oleh Petugas UPP


a. Melakukan login Modul UPP sesuai dengan username & password yang telah diberikan
kepada Supervisor
b. Memilih Status Dokumen: Permohonan Diterima oleh UPP pada Modul UPP

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 3 dari 15

Revisi
Tanggal

c. Memilih dan mencetak Rekap Permohonan melalui Modul UPP. Secara otomatis akan
merubah Status Dokumen menjadi: Permohonan Dikirim ke TU oleh UPP
d. Memberikan tanda-tangan pada Rekap Permohonan
e. Supervisor menyerahkan Rekap Permohonan kepada Petugas Pengantar dalam Map
Khusus yang telah disediakan
f.

Supervisor menerima Tanda Terima Rekap Permohonan dari Petugas Pengantar apabila
telah ditanda-tangani oleh Petugas TU

g. Melanjutkan ke Prosedur: Penerimaan Perijinan


5. Penerimaan Rekap Permohonan oleh Tata Usaha
a. Melakukan login pada Modul TU sesuai username & password yang telah diberikan
b. Memilih Status Dokumen: Permohonan Diserahkan ke TU oleh UPP pada Modul TU
c. Memilih Nomor Permohonan sesuai Rekap Permohonan dan selanjutnya merubah
Status Dokumen menjadi: Permohonan Diterima TU
d. Memberikan tanda-tangan pada Tanda Terima Rekap Permohonan dan menyerahkan
kepada Petugas UPP sebagai bukti Petugas TU telah menerima kumpulan Dokumen
Permohonan
e. Melanjutkan ke Prosedur: Proses Disposisi
6. Pemeriksaan Dokumen oleh Tata Usaha
a. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan
b. Memilih Status Dokumen: Permohonan Diterima oleh TU, pada Modul TU
c. Petugas TU dapat memilih view dokumen pendukung pada tiap surat permohonan
d. Pemeriksaan meliputi:
i. Apabila form permohonan atau dokumen pendukung tidak sesuai, maka
Petugas TU dapat melanjutkan ke Prosedur: Pembuatan Surat Penolakan TU
ii. Apabila form permohonan atau dokumen pendukung telah sesuai, maka
Petugas TU dapat melanjutkan ke Prosedur: Pembuatan Disposisi

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 4 dari 15

Revisi
Tanggal

7. Pembuatan Disposisi oleh Tata Usaha


a. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan
b. Memilih Status Dokumen: Permohonan Diterima oleh TU, pada Modul TU
c. Petugas TU memilih permohonan yang akan dibuatkan Lembar Disposisi pada Modul TU
d. Menekan tombol Cetak Lembar Disposisi, sehingga secara otomatis merubah Status
Dokumen menjadi: Proses Disposisi
e. Modul TU akan mencetak Lembar Disposisi
f.

Pemeriksaan disposisi Direktur:


i. Apabila perijinan memerlukan disposisi Direktur, maka Petugas TU
menyerahkan Lembar Disposisi kepada Kepala Tata Usaha untuk diparaf dan
selanjutnya diserahkan ke Direktur
ii. Apabila perijinan tidak memerlukan disposisi Direktur, maka Petugas TU
menyerahkan Lembar Disposisi kepada Kepala Tata Usaha untuk diparaf

g. Melanjutkan ke Prosedur: Distribusi ke KaSubdit


8. Pemberian Disposisi oleh Direktur
a. Direktur memeriksa Lembar Disposisi yang disertai Dokumen Permohonan
b. Mengisi Lembar Disposisi:
i. Memberikan paraf dan tanggal paraf
ii. Memberikan keterangan atau catatan tambahan
iii. Menunjuk KaSubdit yang bertanggung-jawab
c. Lembar Disposisi diserahkan kepada Petugas TU
9. Distribusi ke KaSubdit oleh Tata Usaha
a. Pemberian Disposisi oleh Direktur:
i. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan;
ii. Memilih Status Dokumen: Proses Disposisi Direktur;

Revisi
Tanggal

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 5 dari 15
iii. Memilih permohonan sesuai nomor permohonan pada Lembar Disposisi;
iv. Melakukan perubahan Status Dokumen menjadi: Proses KaSubdit;
v. Menyerahkan Lembar Disposisi kepada KaSubdit;
vi. Apabila Pelaku Usaha mengajukan permohonan secara Manual, maka Petugas
TU akan menyerahkan Dokumen Pendukung ke KaSubdit.
b. Pembuatan Lembar Disposisi oleh Kepala Tata Usaha:
i. Petugas TU merubah Status Dokumen menjadi: Proses KaSubdit dan
menyerahkan Lembar Disposisi ke KaSubdit.

10. Pemeriksaan Surat oleh KaSubdit


a. KaSubdit membaca surat masuk;
b. Apabila surat masuk berupa permohonan perijinan, maka:
i. KaSubdit menerima lembar disposisi dari Petugas TU;
ii. Memberikan paraf dan tanggal paraf pada Lembar Disposisi;
iii. KaSubdit akan memberikan disposisi ke KaSeksi untuk mempersiapkan Konsep
Surat Perijinan.
c. Apabila surat masuk berupa permohonan Perbaikan atau Revisi dari
Direktur/Dirjen/Menteri, maka KaSubdit akan melakukan disposisi ke KaSeksi untuk
mempersiapkan Perbaikan Surat Perijinan;
d. Apabila surat masuk berupa Net Konsep Surat Perijinan dari KaSeksi, maka KaSubdit
dapat melakukan persetujuan / penolakan terhadap Net Konsep Surat Perijinan.
11. Pembuatan Surat Penolakan oleh Tata Usaha
a. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan.
b. Menekan tombol Penolakan TU pada permohonan yang akan diberikan penolakan.
c. Membuat Nomor, tanggal dan penjelasan penolakan pada Modul TU.
d. Proses ini secara otomatis akan merubah Status Dokumen menjadi: Perijinan Diterbitkan
oleh Direktorat.

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 6 dari 15

Revisi
Tanggal

e. Proses ini akan merubah status perijinan menjadi: Ditolak.


f.

Melanjutkan ke Prosedur: Rekap Perijinan.

12. Pemberian Disposisi oleh KaSubdit


a. Memberikan paraf dan tanggal paraf serta informasi tambahan pada pada Lembar
Disposisi sebagai bukti bahwa surat telah diterima dan diperiksa oleh KaSubdit untuk
ditindak-lanjuti kepada KaSeksi.
13. Persiapan Pembuatan Surat oleh KaSeksi
a. KaSeksi menerima dokumen dari KaSubdit.
b. Apabila dokumen berupa permohonan baru, maka:
i. KaSeksi akan menerima lembar disposisi dari KaSubdit;
ii. Memberikan paraf dan tanggal paraf pada lembar disposisi;
iii. Mempersiapkan konsep surat;
iv. Memberikan perintah ke Staff untuk membuat dan mencetak Surat Perijinan
baru.
c. Apabila dokumen berupa permintaan Perbaikan dari KaSubdit / Direktur / Dirjen/
Menteri, maka:
i. KaSeksi akan mempersiapkan konsep surat ;
ii. Memberikan perintah ke Staff untuk membuat dan mencetak Surat Perijinan
Perbaikan.
14. Pembuatan Surat Persetujuan oleh Staff
a. Staff menerima perintah dari KaSeksi disertai memo dan arahan.
b. Melakukan login Modul Subdit sesuai dengan hak akses yang telah diberikan kepada
Supervisor.
c. Permohonan Baru:
i. Memilih Status Dokumen: Proses KaSubdit;

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 7 dari 15

Revisi
Tanggal

ii. Menekan tombol Proses.


d. Revisi Perijinan:
i. Apabila Revisi Direktur maka memilih Status Dokumen: Proses Direktur;
ii. Apabila Revisi Dirjen maka memilih Status Dokumen: Revisi Dirjen;
iii. Memilih Perijinan dan menekan tombol Proses untuk merubah Status Dokumen
menjadi: Proses KaSubdit.
e. Memasukkan data ke form entry, sesuai dengan perintah yang diberikan oleh KaSeksi.
f.

Melakukan pencetakan Konsep Surat Persetujuan.

g. Menyerahkan hasil pencetakan kepada KaSeksi


15. Pembuatan Surat Penjelasan oleh Staff
a. Staff menerima perintah dari KaSeksi disertai memo dan arahan
b. Melakukan login Modul Subdit sesuai dengan hak akses yang telah diberikan kepada
Supervisor.
c. Apabila Permohonan baru maka memilih Status Dokumen: Proses KaSubdit.
d. Apabila Revisi Direktur maka memilih Status Dokumen: Proses Direktur.
e. Memilih permohonan dan merubah Status Dokumen menjadi: Proses KaSubdit.
f.

Memasukkan data ke form entry, sesuai dengan perintah yang diberikan oleh KaSeksi.

g. Melakukan pencetakan Konsep Surat Penjelasan.


h. Menyerahkan hasil pencetakan kepada KaSeksi.
16. Pemeriksaan Surat oleh KaSeksi
a. KaSeksi menerima surat yang telah dicetak oleh Staff.
b. Melakukan pemeriksaan atas isi surat.
c. Apabila setuju, maka:

Revisi
Tanggal

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 8 dari 15
i. Memberikan paraf dan tanggal paraf pada Lembar Disposisi dan Konsep Surat
Perijinan;
ii. Surat akan diserahkan ke KaSubdit.
d. Apabila tidak setuju, maka KaSeksi akan melakukan Perbaikan atau Revisi

17. Paraf Persetujuan oleh KaSeksi


a. KaSeksi memberikan paraf pada Net Konsep Surat Perijinan sebagai bukti bahwa surat
telah diperiksa oleh KaSeksi.
18. Paraf Persetujuan oleh KaSubdit
a. KaSubdit memberikan paraf pada Net Konsep Surat Perijinan sebagai bukti bahwa surat
telah diperiksa oleh KaSubdit
19. Kirim Surat ke Direktur oleh Staff
a. Staff menerima Surat Perijinan dari KaSubdit.
b. Melakukan login Modul TU sesuai dengan hak akses yang telah diberikan kepada
Supervisor.
c. Memilih Status Dokumen: Diproses KaSubdit.
d. Memilih Surat Perijinan dan merubah Status Dokumen menjadi: Diproses Direktur.
e. Staff menyerahkan Surat Perijinan kepada Sekretaris Direktur
20. Pemeriksaan Surat oleh Direktur
a. Hasil Paraf KaSubdit:
i. Direktur menerima Surat Perijinan hasil Paraf KaSubdit dari staff Subdit;
ii. Memeriksa Surat Perijinan.
b. Hasil Revisi Dirjen:
i. Direktur menerima Surat Perijinan hasil Revisi Dirjen dari Petugas TU;
ii. Memberikan tambahan revisi/memo, kemudian memberikan disposisi kepada
KaSubdit.

Revisi
Tanggal

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 9 dari 15
c. Apabila Surat Perijinan disetujui, maka Direktur akan meneruskan ke prosedur: Tanda
Tangan Persetujuan;
d. Apabila Surat Perijinan ingin direvisi, maka Direktur memberikan catatan untuk
KaSubdit.

21. Paraf Persetujuan oleh Direktur


a. Paraf yang diberikan pada Surat Perijinan berupa paraf kecil permanen;
b. Apabila Surat Perijinannya untuk ditanda-tangani Dirjen, maka Direktur akan
memberikan paraf di sisi kiri pejabat penanda-tangan;
c. Apabila Surat Perijinannya untuk ditanda-tangani Menteri, maka Direktur akan
memberikan paraf di sisi kanan pejabat penanda-tangan;
d. Surat Perijinan yang telah diparaf akan diambil oleh Sekretaris Direktur untuk kemudian
diserahkan kepada Petugas TU.
22. Tanda Tangan Persetujuan oleh Direktur
a. Direktur akan memberikan tanda tangan pada Surat Perijinan sebagai tanda bahwa
Surat Perijinan telah berlaku
23. Kirim Surat Perijinan ke Dirjen oleh Tata Usaha
a. Petugas TU menerima Surat Perijinan yang telah diparaf oleh Direktur dari Sekretaris
Dirjen;
b. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan;
c. Memilih Status Dokumen: Diproses Direktur;
d. Merubah Status Dokumen menjadi: Diproses Dirjen;
e. Membawa Surat Perijinan ke Petugas TU Dirjen.
24. Disposisi Revisi Dirjen ke Direktur oleh Tata Usaha
a. Petugas TU menerima Revisi Perijinan Dirjen dari Petugas TU Dirjen;
b. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan;
c. Memilih Status Dokumen: Diproses Dirjen;

Revisi
Tanggal

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 10 dari 15
d. Merubah Status Dokumen menjadi: Revisi Dirjen;
e. Membawa Surat Revisi Perijinan Dirjen ke Direktur.

25. Pemeriksaan Surat oleh Dirjen


a. Dirjen membaca Surat Perijinan.
b. Apabila Surat Perijinan disetujui, maka Dirjen akan memberikan persetujuan.
c. Apabila Surat Perijinan tidak disetujui, maka Dirjen hanya memberikan catatan untuk
Direktur.
26. Tanda Tangan Persetujuan oleh Dirjen
a. Dirjen akan memberikan tanda tangan pada Surat Perijinan sebagai tanda bahwa Surat
Perijinan telah siap untuk diterbitkan nomor suratnya.
27. Paraf Persetujuan oleh Dirjen
a. Dirjen akan memberikan paraf pada Surat Perijinan sebagai tanda bahwa Surat Perijinan
telah disetujui untuk diserahkan kepada Menteri.
28. Pemeriksaan Surat oleh Menteri
a. Menteri membaca Surat Perijinan.
b. Apabila Surat Perijinan disetujui, maka Menteri akan memberikan persetujuan.
c. Apabila Surat Perijinan tidak disetujui, maka Menteri hanya memberikan catatan untuk
Dirjen
29. Tanda Tangan Persetujuan oleh Menteri
a. Menteri memberikan tanda tangan basah pada Surat Perijinan.
30. Penerbitan Nomor Surat Perijinan dan Amplop
a. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan;
b. Menekan tombol Penomoran pada permohonan yang akan diberikan persetujuan;
c. Membuat Nomor & Tanggal Persetujuan serta masa berlakunya pada Modul TU.

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 11 dari 15

Revisi
Tanggal

d. Menyimpan data yang telah dimasukkan dan secara otomatis akan merubah Status
Dokumen menjadi: Perijinan Diterbitkan oleh Direktorat.
e. Proses ini akan merubah status perijinan menjadi: Disetujui.
f.

Menekan tombol Cetak Amplop untuk kebutuhan pencetakan alamat di amplop.

g. Melanjutkan ke Prosedur: Penyerahan Perijinan.


31. Rekap Perijinan oleh Tata Usaha
a. Melakukan login Modul TU sesuai dengan Hak Akses yang telah diberikan kepada
Supervisor.
b. Memilih Status Dokumen: Perijinan Diterbitkan oleh Direktorat pada Modul TU.
c. Memilih & mencetak Rekap Perijinan pada Modul TU, secara otomatis akan merubah
Status Dokumen menjadi: Perijinan Dikirim ke UPP oleh TU.
d. Memberikan tanda-tangan pada Rekap Perijinan.
e. Menyerahkan Rekap Perijinan kepada Petugas Pengantar dalam Map Khusus yang telah
disediakan.
f.

Menerima Rekap Perijinan dari Petugas Pengantar apabila telah ditanda-tangani oleh
Supervisor UPP.

32. Penerimaan Surat Perijinan oleh UPP


a. Menerima Rekap Perijinan.
b. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan.
c. Memilih Status Dokumen: Perijinan Dikirim ke UPP oleh TU pada Modul TU.
d. Merubah Status Dokumen yang diterima sesuai dengan nomor permohonannya
menjadi: Perijinan Diterima UPP.
e. Memberikan tanda-tangan pada Tanda Terima Rekap Perijinan sebagai bukti telah
menerima kumpulan Dokumen Perijinan.
f.

Melanjutkan ke Prosedur: Penyerahan Perijinan.

33. Penyerahan Surat Perijinan oleh UPP

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 12 dari 15

Revisi
Tanggal

a. Melakukan login pada Modul UPP sesuai Hak Akses yang telah diberikan.
b. Memilih Status Dokumen: Perijinan Diterima UPP.
c. Memilih Persetujuan sesuai dengan nomor permohonan pada Tanda Terima
Permohonan yang dimiliki Pelaku Usaha.
d. Merubah Status Dokumen yang diterima menjadi: Perijinan Diambil Pemohon.
e. Modul UPP otomatis akan melakukan pencetakan Tanda Terima Pengambilan.
f.

Meminta tanda-tangan Pelaku Usaha pada lembar Tanda Terima Pengambilan yang
selanjutnya akan disimpan sebagai arsip UPP.

g. Menyerahkan Dokumen Perijinan kepada Pelaku Usaha.


34. Melihat Status oleh Pelaku Usaha
a. Pelaku Usaha yang telah memiliki Hak Akses dapat login untuk melihat status dari
semua permohonan yang pernah diajukannya melalui aplikasi INATRADE;
b. Aplikasi INATRADE juga memiliki fasilitas melihat status permohonan tanpa perlu login
menggunakan Hak Akses yaitu pada http://inatrade.depdag.go.id/status;
c. Mendatangi kantor Unit Pelayanan Perdagangan (UPP) untuk mengambil Surat Perijinan
apabila status permohonannya telah selesai diproses.
35. Pengambilan Surat Perijinan oleh Pelaku Usaha
a. Pelaku Usaha telah mendapatkan informasi bahwa Surat Perijinan telah selesai diproses
melalui notifikasi e-mail atau status dokumen di website INATRADE;
b. Mendatangi loket UPP untuk menyerahkan bukti berupa Surat Kuasa dan hasil cetak
notifikasi e-mail /Nomor Permohonan kepada Petugas UPP;
c. Memberikan tanda-tangan pada form yang disediakan Petugas UPP sebagai bukti Pelaku
Usaha telah mengambil Surat Perijinan;
d. Menerima Surat Perijinan

H. Keterangan Tambahan

Revisi
Tanggal

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 13 dari 15

1. Dokumen Pendukung adalah dokumen yang dipersyaratkan bagi Pelaku Usaha dalam membuat
perijinan;
2. Hard-copy adalah berupa Dokumen Pendukung asli yang akan divalidasi oleh Petugas UPP;
3. Soft-copy adalah berupa hasil copy-scan Dokumen Pendukung yang dibawa oleh Pelaku Usaha
dalam media penyimpan dan kemudian akan di-upload oleh Petugas UPP;
4. Tanda Terima Permohonan adalah lembar tanda terima bagi Pelaku Usaha sebagai bukti telah
mengajukan permohonan dan sebagai bukti untuk mengambil perijinan yang akan diterbitkan;
5. Pelaku Usaha harus menyiapkan semua Dokumen Pendukung sesuai dengan persyaratan dari
perijinan;
6. Petugas UPP hanya menerima Dokumen Pendukung yang telah lengkap dan sesuai dengan
persyaratan perijinan;
7. Pencatatan Permohonan hanya dilakukan dengan menggunakan Modul INATRADE dan apabila
semua persyaratan perijinan telah terpenuhi;
8. Rekap Permohonan terdiri dari Tanda Terima Rekap Permohonan dan kumpulan Dokumen
Permohonan;
9. Tanda Terima Rekap Permohonan adalah lembar tanda terima bagi Supervisor sebagai bukti
Rekap Permohonan telah diserahkan kepada Petugas TU;
10. Dokumen Permohonan terdiri dari Form Permohonan dan Dokumen Pendukung;
11. Jumlah kumpulan Dokumen Permohonan yang diberikan kepada Petugas Pengantar harus sama
jumlahnya dengan yang tertera pada Rekap Permohonan;
12. Prosedur Rekap Permohonan dilakukan secara periodik;
13. Penolakan TU dilakukan untuk kasus Dokumen Pendukung yang tidak sesuai dengan
persyaratan.
14. Surat Penolakan TU ditanda-tangani oleh Kepala Tata Usaha.
15. Dokumen Perijinan berupa Surat Persetujuan dan atau Surat Penjelasan yang telah diterbitkan
oleh Direktorat yang terkait
16. Surat Persetujuan adalah Surat Perijinan yang bersifat menyetujui dan memberikan perijinan
kepada Pelaku Usaha.

Revisi
Tanggal

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 14 dari 15

17. Surat Penjelasan adalah Surat Perijinan yang bersifat menjelaskan atas kekurang-lengkapan data
sehingga belum memberikan perijinan kepada Pelaku Usaha.
18. Surat Perijinan atau hasil revisi yang datang akan diterima oleh Sekretaris Direktur untuk
kemudian diserahkan kepada Direktur.
19. Surat Revisi Perijinan dari Dirjen yang telah mendapat tambahan disposisi/memo dari Direktur
akan diberikan ke KaSubdit oleh Sekretaris Direktur.

I.

Jangka Waktu Penyelesaian


5 s.d 10 hari kerja

Revisi
Tanggal

Flow Chart:

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Manual
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 15 dari 15

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Online
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 1 dari 13

Revisi
Tanggal
A. Deskripsi

Berisikan gambaran SOP untuk kegiatan pengajuan perijinan secara online melalui Web INATRADE.

B. Dasar Hukum
Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor : 30/M-DAG/PER/6/2009 tentang Jenis
Perijinan Ekspor Dan Impor, Prosedur Operasi Standar (Standard Operating Procedure) Dan Tingkat
Layanan (Service Level Arrangement) Dengan Sistem Elektronik Melalui INATRADE Dalam Kerangka
Indonesia National Single Window

C. Surat Edaran Terkait


-

D. Pihak yang Terkait


Pelaku Usaha, Petugas UPP, Tata Usaha, KaSubdit, KaSeksi, Staff, Direktur, Dirjen, Menteri

E. Formulir/Dokumen yang Digunakan


Dokumen Permohonan

F. Dokumen yang Dihasilkan


Surat Perijinan

G. Prosedur Kerja
1. Pengajuan Permohonan via Web INATRADE oleh Pelaku Usaha
a. Masuk ke website INATRADE di http://inatrade.depdag.go.id;

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Online
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 2 dari 13

Revisi
Tanggal

b. Login aplikasi INATRADE dengan menggunakan Hak Akses yang telah dimiliki Pelaku
Usaha;
c. Mengisi Form Permohonan sesuai perijinan yang dipilih dan mengikuti prosedur yang
ditentukan;
d. Menerima notifikasi e-mail sebagai bukti telah diterimanya Form Permohonan oleh
sistem INATRADE.
2. Pemeriksaan Dokumen oleh Tata Usaha
a. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan
b. Memilih Status Dokumen: Permohonan Diterima oleh TU, pada Modul TU
c. Petugas TU dapat memilih view dokumen pendukung pada tiap surat permohonan
d. Pemeriksaan meliputi:
i. Apabila form permohonan atau dokumen pendukung tidak sesuai, maka
Petugas TU dapat melanjutkan ke Prosedur: Pembuatan Surat Penolakan TU
ii. Apabila form permohonan atau dokumen pendukung telah sesuai, maka
Petugas TU dapat melanjutkan ke Prosedur: Pembuatan Disposisi
3. Pembuatan Disposisi oleh Tata Usaha
a. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan
b. Memilih Status Dokumen: Permohonan Diterima oleh TU, pada Modul TU
c. Petugas TU memilih permohonan yang akan dibuatkan Lembar Disposisi pada Modul TU
d. Menekan tombol Cetak Lembar Disposisi, sehingga secara otomatis merubah Status
Dokumen menjadi: Proses Disposisi
e. Modul TU akan mencetak Lembar Disposisi
f.

Pemeriksaan disposisi Direktur:


i. Apabila perijinan memerlukan disposisi Direktur, maka Petugas TU
menyerahkan Lembar Disposisi kepada Kepala Tata Usaha untuk diparaf dan
selanjutnya diserahkan ke Direktur

Revisi
Tanggal

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Online
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 3 dari 13
ii. Apabila perijinan tidak memerlukan disposisi Direktur, maka Petugas TU
menyerahkan Lembar Disposisi kepada Kepala Tata Usaha untuk diparaf
g. Melanjutkan ke Prosedur: Distribusi ke KaSubdit

4. Pemberian Disposisi oleh Direktur


a. Direktur memeriksa Lembar Disposisi yang disertai Dokumen Permohonan
b. Mengisi Lembar Disposisi:
i. Memberikan paraf dan tanggal paraf
ii. Memberikan keterangan atau catatan tambahan
iii. Menunjuk KaSubdit yang bertanggung-jawab
c. Lembar Disposisi diserahkan kepada Petugas TU
5. Distribusi ke KaSubdit oleh Tata Usaha
a. Pemberian Disposisi oleh Direktur:
i. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan;
ii. Memilih Status Dokumen: Proses Disposisi Direktur;
iii. Memilih permohonan sesuai nomor permohonan pada Lembar Disposisi;
iv. Melakukan perubahan Status Dokumen menjadi: Proses KaSubdit;
v. Menyerahkan Lembar Disposisi kepada KaSubdit;
vi. Apabila Pelaku Usaha mengajukan permohonan secara Manual, maka Petugas
TU akan menyerahkan Dokumen Pendukung ke KaSubdit.
b. Pembuatan Lembar Disposisi oleh Kepala Tata Usaha:
i. Petugas TU merubah Status Dokumen menjadi: Proses KaSubdit dan
menyerahkan Lembar Disposisi ke KaSubdit.
6. Pemeriksaan Surat oleh KaSubdit
a. KaSubdit membaca surat masuk;

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Online
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 4 dari 13

Revisi
Tanggal

b. Apabila surat masuk berupa permohonan perijinan, maka:


i. KaSubdit menerima lembar disposisi dari Petugas TU;
ii. Memberikan paraf dan tanggal paraf pada Lembar Disposisi;
iii. KaSubdit akan memberikan disposisi ke KaSeksi untuk mempersiapkan Konsep
Surat Perijinan.
c. Apabila surat masuk berupa permohonan Perbaikan atau Revisi dari
Direktur/Dirjen/Menteri, maka KaSubdit akan melakukan disposisi ke KaSeksi untuk
mempersiapkan Perbaikan Surat Perijinan;
d. Apabila surat masuk berupa Net Konsep Surat Perijinan dari KaSeksi, maka KaSubdit
dapat melakukan persetujuan / penolakan terhadap Net Konsep Surat Perijinan.
7. Pembuatan Surat Penolakan oleh Tata Usaha
a. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan.
b. Menekan tombol Penolakan TU pada permohonan yang akan diberikan penolakan.
c. Membuat Nomor, tanggal dan penjelasan penolakan pada Modul TU.
d. Proses ini secara otomatis akan merubah Status Dokumen menjadi: Perijinan Diterbitkan
oleh Direktorat.
e. Proses ini akan merubah status perijinan menjadi: Ditolak.
f.

Melanjutkan ke Prosedur: Rekap Perijinan.

8. Pemberian Disposisi oleh KaSubdit


a. Memberikan paraf dan tanggal paraf serta informasi tambahan pada pada Lembar
Disposisi sebagai bukti bahwa surat telah diterima dan diperiksa oleh KaSubdit untuk
ditindak-lanjuti kepada KaSeksi.
9. Persiapan Pembuatan Surat oleh KaSeksi
a. KaSeksi menerima dokumen dari KaSubdit.
b. Apabila dokumen berupa permohonan baru, maka:
i. KaSeksi akan menerima lembar disposisi dari KaSubdit;

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Online
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 5 dari 13

Revisi
Tanggal

ii. Memberikan paraf dan tanggal paraf pada lembar disposisi;


iii. Mempersiapkan konsep surat;
iv. Memberikan perintah ke Staff untuk membuat dan mencetak Surat Perijinan
baru.
c. Apabila dokumen berupa permintaan Perbaikan dari KaSubdit / Direktur / Dirjen/
Menteri, maka:
i. KaSeksi akan mempersiapkan konsep surat ;
ii. Memberikan perintah ke Staff untuk membuat dan mencetak Surat Perijinan
Perbaikan.
10. Pembuatan Surat Persetujuan oleh Staff
a. Staff menerima perintah dari KaSeksi disertai memo dan arahan.
b. Melakukan login Modul Subdit sesuai dengan hak akses yang telah diberikan kepada
Supervisor.
c. Permohonan Baru:
i. Memilih Status Dokumen: Proses KaSubdit;
ii. Menekan tombol Proses.
d. Revisi Perijinan:
i. Apabila Revisi Direktur maka memilih Status Dokumen: Proses Direktur;
ii. Apabila Revisi Dirjen maka memilih Status Dokumen: Revisi Dirjen;
iii. Memilih Perijinan dan menekan tombol Proses untuk merubah Status Dokumen
menjadi: Proses KaSubdit.
e. Memasukkan data ke form entry, sesuai dengan perintah yang diberikan oleh KaSeksi.
f.

Melakukan pencetakan Konsep Surat Persetujuan.

g. Menyerahkan hasil pencetakan kepada KaSeksi


11. Pembuatan Surat Penjelasan oleh Staff

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Online
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 6 dari 13

Revisi
Tanggal

a. Staff menerima perintah dari KaSeksi disertai memo dan arahan


b. Melakukan login Modul Subdit sesuai dengan hak akses yang telah diberikan kepada
Supervisor.
c. Apabila Permohonan baru maka memilih Status Dokumen: Proses KaSubdit.
d. Apabila Revisi Direktur maka memilih Status Dokumen: Proses Direktur.
e. Memilih permohonan dan merubah Status Dokumen menjadi: Proses KaSubdit.
f.

Memasukkan data ke form entry, sesuai dengan perintah yang diberikan oleh KaSeksi.

g. Melakukan pencetakan Konsep Surat Penjelasan.


h. Menyerahkan hasil pencetakan kepada KaSeksi.
12. Pemeriksaan Surat oleh KaSeksi
a. KaSeksi menerima surat yang telah dicetak oleh Staff.
b. Melakukan pemeriksaan atas isi surat.
c. Apabila setuju, maka:
i. Memberikan paraf dan tanggal paraf pada Lembar Disposisi dan Konsep Surat
Perijinan;
ii. Surat akan diserahkan ke KaSubdit.
d. Apabila tidak setuju, maka KaSeksi akan melakukan Perbaikan atau Revisi
13. Paraf Persetujuan oleh KaSeksi
a. KaSeksi memberikan paraf pada Net Konsep Surat Perijinan sebagai bukti bahwa surat
telah diperiksa oleh KaSeksi.
14. Paraf Persetujuan oleh KaSubdit
a. KaSubdit memberikan paraf pada Net Konsep Surat Perijinan sebagai bukti bahwa surat
telah diperiksa oleh KaSubdit
15. Kirim Surat ke Direktur oleh Staff
a. Staff menerima Surat Perijinan dari KaSubdit.

Revisi
Tanggal

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Online
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 7 dari 13
b. Melakukan login Modul TU sesuai dengan hak akses yang telah diberikan kepada
Supervisor.
c. Memilih Status Dokumen: Diproses KaSubdit.
d. Memilih Surat Perijinan dan merubah Status Dokumen menjadi: Diproses Direktur.
e. Staff menyerahkan Surat Perijinan kepada Sekretaris Direktur

16. Pemeriksaan Surat oleh Direktur


a. Hasil Paraf KaSubdit:
i. Direktur menerima Surat Perijinan hasil Paraf KaSubdit dari staff Subdit;
ii. Memeriksa Surat Perijinan.
b. Hasil Revisi Dirjen:
i. Direktur menerima Surat Perijinan hasil Revisi Dirjen dari Petugas TU;
ii. Memberikan tambahan revisi/memo, kemudian memberikan disposisi kepada
KaSubdit.
c. Apabila Surat Perijinan disetujui, maka Direktur akan meneruskan ke prosedur: Tanda
Tangan Persetujuan;
d. Apabila Surat Perijinan ingin direvisi, maka Direktur memberikan catatan untuk
KaSubdit.
17. Paraf Persetujuan oleh Direktur
a. Paraf yang diberikan pada Surat Perijinan berupa paraf kecil permanen;
b. Apabila Surat Perijinannya untuk ditanda-tangani Dirjen, maka Direktur akan
memberikan paraf di sisi kiri pejabat penanda-tangan;
c. Apabila Surat Perijinannya untuk ditanda-tangani Menteri, maka Direktur akan
memberikan paraf di sisi kanan pejabat penanda-tangan;
d. Surat Perijinan yang telah diparaf akan diambil oleh Sekretaris Direktur untuk kemudian
diserahkan kepada Petugas TU.
18. Tanda Tangan Persetujuan oleh Direktur

Revisi
Tanggal

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Online
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 8 dari 13
a. Direktur akan memberikan tanda tangan pada Surat Perijinan sebagai tanda bahwa
Surat Perijinan telah berlaku

19. Kirim Surat Perijinan ke Dirjen oleh Tata Usaha


a. Petugas TU menerima Surat Perijinan yang telah diparaf oleh Direktur dari Sekretaris
Dirjen;
b. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan;
c. Memilih Status Dokumen: Diproses Direktur;
d. Merubah Status Dokumen menjadi: Diproses Dirjen;
e. Membawa Surat Perijinan ke Petugas TU Dirjen.
20. Disposisi Revisi Dirjen ke Direktur oleh Tata Usaha
a. Petugas TU menerima Revisi Perijinan Dirjen dari Petugas TU Dirjen;
b. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan;
c. Memilih Status Dokumen: Diproses Dirjen;
d. Merubah Status Dokumen menjadi: Revisi Dirjen;
e. Membawa Surat Revisi Perijinan Dirjen ke Direktur.
21. Pemeriksaan Surat oleh Dirjen
a. Dirjen membaca Surat Perijinan.
b. Apabila Surat Perijinan disetujui, maka Dirjen akan memberikan persetujuan.
c. Apabila Surat Perijinan tidak disetujui, maka Dirjen hanya memberikan catatan untuk
Direktur.
22. Tanda Tangan Persetujuan oleh Dirjen
a. Dirjen akan memberikan tanda tangan pada Surat Perijinan sebagai tanda bahwa Surat
Perijinan telah siap untuk diterbitkan nomor suratnya.
23. Paraf Persetujuan oleh Dirjen

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Online
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 9 dari 13

Revisi
Tanggal

a. Dirjen akan memberikan paraf pada Surat Perijinan sebagai tanda bahwa Surat Perijinan
telah disetujui untuk diserahkan kepada Menteri.
24. Pemeriksaan Surat oleh Menteri
a. Menteri membaca Surat Perijinan.
b. Apabila Surat Perijinan disetujui, maka Menteri akan memberikan persetujuan.
c. Apabila Surat Perijinan tidak disetujui, maka Menteri hanya memberikan catatan untuk
Dirjen
25. Tanda Tangan Persetujuan oleh Menteri
a. Menteri memberikan tanda tangan basah pada Surat Perijinan.
26. Penerbitan Nomor Surat Perijinan dan Amplop
a. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan;
b. Menekan tombol Penomoran pada permohonan yang akan diberikan persetujuan;
c. Membuat Nomor & Tanggal Persetujuan serta masa berlakunya pada Modul TU.
d. Menyimpan data yang telah dimasukkan dan secara otomatis akan merubah Status
Dokumen menjadi: Perijinan Diterbitkan oleh Direktorat.
e. Proses ini akan merubah status perijinan menjadi: Disetujui.
f.

Menekan tombol Cetak Amplop untuk kebutuhan pencetakan alamat di amplop.

g. Melanjutkan ke Prosedur: Penyerahan Perijinan.


27. Rekap Perijinan oleh Tata Usaha
a. Melakukan login Modul TU sesuai dengan Hak Akses yang telah diberikan kepada
Supervisor.
b. Memilih Status Dokumen: Perijinan Diterbitkan oleh Direktorat pada Modul TU.
c. Memilih & mencetak Rekap Perijinan pada Modul TU, secara otomatis akan merubah
Status Dokumen menjadi: Perijinan Dikirim ke UPP oleh TU.
d. Memberikan tanda-tangan pada Rekap Perijinan.

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Online
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 10 dari 13

Revisi
Tanggal

e. Menyerahkan Rekap Perijinan kepada Petugas Pengantar dalam Map Khusus yang telah
disediakan.
f.

Menerima Rekap Perijinan dari Petugas Pengantar apabila telah ditanda-tangani oleh
Supervisor UPP.

28. Penerimaan Surat Perijinan oleh UPP


a. Menerima Rekap Perijinan.
b. Melakukan login pada Modul TU sesuai Hak Akses yang telah diberikan.
c. Memilih Status Dokumen: Perijinan Dikirim ke UPP oleh TU pada Modul TU.
d. Merubah Status Dokumen yang diterima sesuai dengan nomor permohonannya
menjadi: Perijinan Diterima UPP.
e. Memberikan tanda-tangan pada Tanda Terima Rekap Perijinan sebagai bukti telah
menerima kumpulan Dokumen Perijinan.
f.

Melanjutkan ke Prosedur: Penyerahan Perijinan.

29. Penyerahan Surat Perijinan oleh UPP


a. Melakukan login pada Modul UPP sesuai Hak Akses yang telah diberikan.
b. Memilih Status Dokumen: Perijinan Diterima UPP.
c. Memilih Persetujuan sesuai dengan nomor permohonan pada Tanda Terima
Permohonan yang dimiliki Pelaku Usaha.
d. Merubah Status Dokumen yang diterima menjadi: Perijinan Diambil Pemohon.
e. Modul UPP otomatis akan melakukan pencetakan Tanda Terima Pengambilan.
f.

Meminta tanda-tangan Pelaku Usaha pada lembar Tanda Terima Pengambilan yang
selanjutnya akan disimpan sebagai arsip UPP.

g. Menyerahkan Dokumen Perijinan kepada Pelaku Usaha.


30. Melihat Status oleh Pelaku Usaha
a. Pelaku Usaha yang telah memiliki Hak Akses dapat login untuk melihat status dari
semua permohonan yang pernah diajukannya melalui aplikasi INATRADE;

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Online
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 11 dari 13

Revisi
Tanggal

b. Aplikasi INATRADE juga memiliki fasilitas melihat status permohonan tanpa perlu login
menggunakan Hak Akses yaitu pada http://inatrade.depdag.go.id/status;
c. Mendatangi kantor Unit Pelayanan Perdagangan (UPP) untuk mengambil Surat Perijinan
apabila status permohonannya telah selesai diproses.
31. Pengambilan Surat Perijinan oleh Pelaku Usaha
a. Pelaku Usaha telah mendapatkan informasi bahwa Surat Perijinan telah selesai diproses
melalui notifikasi e-mail atau status dokumen di website INATRADE;
b. Mendatangi loket UPP untuk menyerahkan bukti berupa Surat Kuasa dan hasil cetak
notifikasi e-mail /Nomor Permohonan kepada Petugas UPP;
c. Memberikan tanda-tangan pada form yang disediakan Petugas UPP sebagai bukti Pelaku
Usaha telah mengambil Surat Perijinan;
d. Menerima Surat Perijinan

H. Keterangan Tambahan
1. Dokumen Pendukung adalah dokumen yang dipersyaratkan bagi Pelaku Usaha dalam membuat
perijinan;
2. Penolakan TU dilakukan untuk kasus Dokumen Pendukung yang tidak sesuai dengan
persyaratan.
3. Surat Penolakan TU ditanda-tangani oleh Kepala Tata Usaha.
4. Dokumen Perijinan berupa Surat Persetujuan dan atau Surat Penjelasan yang telah diterbitkan
oleh Direktorat yang terkait
5. Surat Persetujuan adalah Surat Perijinan yang bersifat menyetujui dan memberikan perijinan
kepada Pelaku Usaha.
6. Surat Penjelasan adalah Surat Perijinan yang bersifat menjelaskan atas kekurang-lengkapan data
sehingga belum memberikan perijinan kepada Pelaku Usaha.
7. Surat Perijinan atau hasil revisi yang datang akan diterima oleh Sekretaris Direktur untuk
kemudian diserahkan kepada Direktur.

Revisi
Tanggal

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Online
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 12 dari 13

8. Surat Revisi Perijinan dari Dirjen yang telah mendapat tambahan disposisi/memo dari Direktur
akan diberikan ke KaSubdit oleh Sekretaris Direktur.

I.

Jangka Waktu Penyelesaian


1. IJP: 8 Jam
2. MITA Non Prioritas: 24 Jam
3. Pelaku Usaha Umum: 5 s.d 10 hari kerja

Revisi
Tanggal

Flow Chart:

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia


Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri
Standard Operating Procedures
Pengajuan Perijinan Online
:
Nomor
: v1.6.2
: 10 Feb 2010
Halaman
: 13 dari 13