KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah, Tuhan yang mengajarkan manusia apa yang tidak
diketahuinya. Atas berkat rahmat dan hidayah Allah sehingga penulisan makalah ini
dapat terselesaikan. Kehadiran makalah ini diharapkan dapat melengkapi tugas
Pengantar Manajemen. Materi-materi yang disajikan dalam makalah ini, disaring dari
berbagai referensi yang memuat informasi mengenai mengelola komunikasi pemasaran.
Makalah tentang mengelola komunikasi ini akan menghadirkan pengertian,
macam dan kaitanya komunikasi yang baik. Diharapkan pembaca makalah ini dapat
memahami isi makalah ini.
Kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama team yang akhirnya dapat
menyelesaikan makalah ini .

BandarLampung,Desembe2015
Kelompok 3

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................

DAFTAR ISI.....................................................................................................

ii

BAB I PENDAHULUAN...............................................................................

1.1 Latar Belakang............................................................................................

1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................

BAB II PEMBAHASAN................................................................................

2.1 Proses Komunikasi............................................................................3

2.1 Berkomunikasi dengan orang lain................................................................... 3
2.1.2. Saluran Komunikasi..................................................................... 3
2.2 Berkomunikasi untuk Membujuk dan Memengaruhi Orang Lain

2.3 Perbedaan Gender dalam Komunikasi..................................................... 4

2.4 Komunikasi Nonverbal................................................................... 4
2.4.1 KOMUNIKASI ORGANISASI.....................................................................4
2.4.2 INOVASI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI.................................... 6
2.5 Saluran Komunikasi Pribadi................................................................6
2.6 Komunikasi Krisis............................................................................ 7
BAB III PENUTUP.........................................................................................

18

3.1 Kesimpulan ................................................................................................

18

3.2 Saran ..........................................................................................................

18

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................

20

BAB I
PENDAHULUAN

1.1

LATAR BELAKANG
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang

lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini
merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil
integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok
ataupun organisasi selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah
penting untuk kelangsungan hidup kelompok yang terdiri dari atasan dan bawahannya.
Komunikasi tidak hanya penting untuk manusia tetapi juga penting untuk sistem
pengendalian manajemen yang merupakan alat untuk

mengarahkan, memotivasi,

memonitor atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen perusahaan yang

mencoba mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang
dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan dapat berjalan lebih efesien dan lancar,
yang dimonitor atau yang diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja
dari perilaku manajer di dalam mengelola perusahaan.
Merchant (1998) mengatakan bahwa orientasi perilaku berhubungan dalam
lingkungan pengendalian manajemen. Perilaku berpengaruh dalam desain sistem
pengendalian manajemen untuk membantu mengendalikan, memotivasi manajemen
dalam mengambil keputusan dan memonitor perilaku yang dapat mengendalikan
aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sebuah organisasi. Sistem pengendalian
manajemen adalah sejumlah struktur komunikasi yang saling berhubungan yang
mengklasifikasikan

proses

informasi

yang

dapat

membantu

manajer

dalam

mengkoordinasi bagiannya untuk mengubah perilaku dalam pencapaian tujuan

organisasi yang diharapkan pada dasar yang berkesinambungan (Maciarriello dan Kirby,
1994). Untuk membentuk suatu kerja sama yang baik jelas perlu adanya komunikasi

yang baik antara unsur-unsur yang ada di dalam organisasi tersebut. Komunikasi yang
baik akan menimbulkan saling pengertian dan kenyamanan dalam bekerja.
1.2

RUMUSAN MASALAH

1) Bagaimana tahap-tahap berkomunikasi?

2) Apa komunikasi dalam organisasi?
3) Apa fungsi komunikasi dalam organisasi?

BAB 18 MENGELOLA KOMUNIKASI

Proses Komunikasi
Untuk memahami kompleksitas proses komunikasinsecara lebih baik, dua unsur penting
di setiap situasi komunikasi adalah pengirim dan penerima. Pengirim adalah siapa pun
yang ingin mengemukakan ide atau konsep kepada orang lain, mencari informasi,
maupun mengungkapkan pikiran atau emosi. Penerima adalah orang yang menjadi
tujusn informasi. Pengirim menyandingkan (encodes) ide dengan memilih simbolsimbol yang menyusun pesan. Pesan (message) adalah rumusan kasat mata dari ide
yang dikirimkan kepada penerima. Pesan dikirimkan melalui saluran (channel) atau
pengangkut komunikasi. Saluran dapat berupa laporan formal, panggilan telepon, pesan
surat elektronis, atau rapat tatap muka. Penerima menafsirkan (decodes) simbol-simbol
untuk menerjemahkan makna pesan. Terakhir, umpan balik (feedback) terjadi ketika
penerima merespons komunikasi dari pengirim dengan memberikan pesan balasan.
Tanpa umpan balik, komunikasi bersifat satu arah; dengan umpan balik, komunikasi
menjadi dua arah. Umpan balik merupakan sarana ampuh untuk efektivitas komunikasi
karena memungkinkan pengirim mengetahui apakah penerima menafsirkan pesan
dengan tepat.

BERKOMUNIKASI DENGAN ORANG LAIN

5

Komunikasi dapat gagal jika penerima dan pengirim tidak menyediakan atau
menafsirkan pesan dengan cara yang sama. Kita semua mengetahui sulitnya
berkomunikasi dengan seseorang yang bahasanya berbeda dengan bahasa kita, dan para
manajer dewasa ini sering mencoba berkomunikasi dengan orang yang bahsanya
berebda dengan bahasa yang mereka gunakan. Managers Shoptalk memberikan saran
untuk berkomunikasi secara efektif dengan orang yang bahasanya berbeda dengan
bahasa kita.

Oleh karena itu, agar manajer dapat berkomunikasi secara efektif, mereka harus
memahami bagaimana faktor-faktor seperti saluran komunikasi, kemampuan persuasi,
perbedaan, gender, perilaku nonverbal, dan menyimak semuanya dapat memudahkan
atau menyulitkan komunikasi.
Saluran Komunikasi
Para manajer dapat memilih banyak saluran untuk berkomunikasi dengan banyak
manajer lain atau dengan pegawai. Seorang manajer dapat membahas suatu masalah
dengan bertatap muka, membuat panggilan telepon, menggunakan oleh pesan instan,
mengirim e-mail, menulis memo atau surat, atau membuat entri di blog perusahaan,
tergantung jenis pesannya. Berbagai penelitian telah berupaya menjelaskan bagaimana
manajer memilih saluran komunikasi untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
Saluran-saluran yang tersedia bagi para manajer dapat diklasifikasikan ke dalam suatu
hierarki menurut kekayaan informasi.

Hierarki Kekayaan Saluran

Kekayaan saluran (channel richness) adalah jumlah informasi yang dapat disiarkan
selama satu periode komunikasi. Kapasitas saluran komunikasi dipengaruhi oleh tiga
karakteristik:
1) Kemampuan menangani banyak tanda dalam satu waktu;
2) Kemampuan menyediakan umpan balik dua arah dengan cepat; dan
3) Kemampuan menetapkan fokus pribadi untuk komunikasi yang dilakukan.
Percakapan tatap muka merupakan media paling kaya karena memungkinkan
pengalaman langsung, banyak tanda informasi, umpan balik segera, dan fokus pribadi.

Memilih Saluran yang Sesuai

Penting bagi manajer untuk memahami bahwa masing-masing saluran komunikasi
mempunyai kelebihan dan kekurangan dan masing-masing saluran tersebut dapat
menjadi sarana komunikasi yang efektif di situasi yang tepat. Pemilihan saluran
bergantung kepada apakah pesan dikirimkan secara rutin atau tidak. Pesan nonrutin
biasanya ambigu, menyangkut peristiwa baru, dan banyak berpotensi menimbulkan
kesalahpahaman. Pesan rutin bersifat sederhana dan langsung.

Berkomunikasi untuk Membujuk dan Memengaruhi Orang Lain

Komunikasi tidak hanya untuk menyampaikan informasi, tetapi untuk membujuk dan
memengaruhi orang lain. Untuk membujuk dan memengaruhi, manajer harus sering
mudah berkomunikasi dengan orang lain. Namun sebagian orang mempunyai
pengalaman komunikasi interpersonal yang tidak mengenakkan sehingga mereka
cenderung menghindari situasi ketika komunikasi diperlukan. Istilah kecemasan
komunikasi (communication apprehension) menggambarkan perilaku menghindar ini
dan didefinisikan sebagaitingkat ketakutan atau kegelisahan seseorang terhadap
komunikasi nyata atau akan terjadi. Lewat latihan dan praktik, manajer dapat
mengatasi kecemasan komunikasi mereka dan menjadi komunikator yang lebih efektif.

Perbedaan Gender dalam Komunikasi

Kelas, ras, kelompok etnis, dan gender semuanya merupakan faktor-faktor yang
memengaruhi cara orang berkomunikasi. Manajer harus bekerja keras untuk menghapus
7

pandangan kolot tentang gaya komunikasi seseorang, agar pandangan ini tidak
menghambat pemahaman atau banyak memengaruhi keputusan personel, seperti
mengangkat atau mempromosikan pegawai.
Komunikasi Nonverbal
Bahasa tubuh merupakan salah satu aspek komunikasi nonverbal. Komunikasi
nonverbal (nonverbal communication) adalah pesan yang lebih banyak dikirim lewat
tindakan dan perilaku manusia daripada lewat kata-kata. Para manajer diawasi, dan
perilaku, penampilan, tindakan, dan sikap mereka menjadi simbol dari apa yang mereka
nilai dan harapkan dari orang lain.
Menyimak
Salah satu sarana terpenting bagi komunikasi adalah menyimak pegawai maupun
konsumen. Kebanyakan manajer kini menyadari pentingnya aliran informasi dari bawah
ke atas, bukan dari atas ke bawah, dan mereka sebaiknya menyimak lebih baik.
Para manajer juga memanfaatkan sikap interaktif blog untuk berhubungan dengan
pegawai dan konsumen. Blog, catatan Web yang memungkinkan orang untuk memuat
opini, gagasan, informasi, menjadi tautan waktu-nyata berbiaya rendah yang selalu
terabru antara organisasi dan konsumen, pegawai, media, dan investor.
KOMUNIKASI ORGANISASI
Aspek lain dari komunikasi manajemen terkait dengan organisasi secara keseluruhan.
Komunikasi di lingkup organisasi biasanya mengalir ke tiga arah; ke bawah, ke atas,
dan horizontal. Para manajer bertanggung jawab menyediakan dan merawat saluran
komunikasi formal di ketiga arah ini. Mereka juga menggunakan saluran informal,
yang berarti mereka keluar dari kantor mereka untuk berbaur dengan pegawai.
Saluran Komunikasi Formal
Saluran komunikasi formal (formal communication channel) adalah saluran komunikasi
yang berjalan pada rantai komando atau tanggung jawab tugas yang diberikan
organisasi. Ketiga saluran formal dan jenis infromasi sebagai berikut.
8

1)

Komunikasi ke bawah (downward communication), aliran komunikasi formal

yang paling akrab dan jelas, adalah sebutan untuk pesan dan informasi yang
dikirimkan dari manajemen puncak kepada bawahan ke arah bawah.
Para manajer dapat melakukan komunikasi ke bawah dengan lebih baik dengan
berfokus kepada sejumlah wilayah khusus yang memerlukan komunikasi secra rutin.
Komunikasi ke bawah biasanya mencakup lima topik berikut:
a) Implementasi tujuan dan strategi. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan baru
memberikan informasi tentang target khusus dan perilaku yang diharapkan. Ini
memberi arahan bagi di tingkat organisasi yang lebih bawah.
b) Instruksi dan dasar pekerjaan. Kedua arahan ini menunjukkan cara untuk
menegerjakan tugas tertentu dan bagaimana tugas tersebut terkait dengan
kegiatan lain di organisasi.
c) Prosedur dan praktik. Kedua pesan ini mendefinisikan kebijakan, peraturan,
manfaat, dan pengaturan struktur.
d) Umpan balik kinerja. Kedua pesan ini menilai sebaik apa para indivisu dan
departemen dalam mengerjakan tugas mereka.
e) Indoktrinasi. Pesan ini dirancang untuk memotivasi pegawai dalam menghadapi
misi dan nilai budaya perusahaan dan untuk berpartisipasi di seremoni istimewa
seperti piknik.

2)

Komunikasi ke atas (upward communication) formal meliputi pesan-pesan yang

mengalir dari tingkat hierarki organisasi yang lebih bawah ke tingkat yang lebih
tinggi. Menyelaraskan aliran komunikasi ke atas dan ke bawah yang sehat
memastikan lengkapnya sirkuit komunikasi antara para pegawai dan manajer.
Lima jenis komunikasi ke atas adalah:

a)

Masalah dan pengecualian. Pesan-pesan ini bertujuan menggambarkan

persoalan serius maupun pengecualian dalam kinerja rutin agara para manajer

senior menyadari berbagai kesulitan yang ada.

b) Saran perbaikan. Pesan ini adalah ide-ide untuk memperbaiki prosedurc)

prosedur terkait tugas untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi.

Laporan kinerja. Pesan ini meliputi laporan periodik yang menginformasikan

kinerja para individu dan departemen kepada para manajer.

d) Keluhan dan perselisihan. Kedua pesan ini meliputi keluhan pegawai dan
konflik-konflik yang perlu diketahui oleh hierarki agar dapat didengar dan
e)

dimungkinkan untuk diselesaikan.

Informasi keuangan dan akuntansi. Pesan-pesan ini berhubungan dengan
biaya, piutang, volume penjualan, perkiraan laba, laba investasi, dan masalah-

masalah lain yang menjadi kepentingan manajer senior.

3) Komunikasi horizontal (horizontal communication) adalah pertukaran pesan secara
lateral atau diagonal anatra sesama pegawai. Komunikasi horizontal di bagi ke dalam
tiga kategori:
a) Pemecahan masalah di dalam departemen. Komunikasi ini dilakukan oleh para
anggota departemen yang sama dan menyangkut penyelesaian tugas.
b) Komunikasi antardepartemen. Komunikasi antardepartemen memfasilitasi
penyelesaian proyek-proyek atau tugas-tugas gabungan.
c) Inisiatif perubahan dan perbaikan. Komunikasi ini bertujuan untuk
membagikan informasi kepada berbagai tim dan departemen yang dapat
membantu organisasi berubah, berkembang, dan mengalami peningkatan.

Saluran Komunikasi Tim

Jenis komunikasi horizontal adalah komunikasi dalam tim. Di W. L. Gore, perusahaan
kimia terkenal dengan produk Gore-Tex-nya, unit-unit operasi intinya terdiri atas timtim kecil swakelola. Para anggota tim tersebut bekerja sama untuk menyelesaikan tugas,
dan struktur komunikasi tim memengaruhi kinerja tim maupun kepuasan pegawai.

10

Penelitian-penelitian tentang komunikasi tim berfokus kepada dua karakteristik: tingkat

sentralisasi komunikasi tim dan karakter tugas tim.
Saluran Komunikasi Pribadi
Saluran komunikasi pribadi (personal communication channels) berada di luar saluran
kewenangan formal. Komunikasi informal ini berdampingan dengan saluran-saluran
formal, tetapi dapat melewatkan tingkatan hierarkis dan memotong rantai komando
vertikal guna menghubungkan hampir semua orang di organisasi. Tiga jenis saluran
komunikasi pribadi yang penting adalah jaringan pribadi, selentingan, dan komunikasi
tertulis.
1) Jaringan pribadi (personal networking) berarti diperoleh dan dipupuknya hubungan
pribadi yang menembus batas-batas departemen, hierarkis, dan bahkan organisasi.
Menurut Anda, siapa yang lebih memiliki banyak akses terhadap sumber daya dan
lebih berepengaruh di organisasi? Berikut adalah sejumlah sara dari seorang ahli
membangun jaringan komunikasi.
a) Bangunlah jaringan sebelum Anda melakukannya. Para manajer cerdas tidak
menunggu membangun jaringan sampai mereka membutuhkannya, karena saat
membutuhkannya, mereka sudah terlambat.
b) Jangan pernah makan siang sendirian. Orang-orang yang menonjol dalam
membangun jaringan berupaya agar senantiasa terlihat dan berhubungan dengan
sebanyak mungkin orang.
c) Buatlah solusi menang-menang. Membangun jaringan dengan sukses bukan
persoalan apa yang diinginkan, melainkan tentang memastikan orang lain di
jaringan mendapatkan apa yang mereka inginkan.
d) Fokuslah terhadap keberagaman. Makin luas daftar kontak, makin luas
pengaruhnya. Bangunlah hubungan dengan sebanyak mungkin orang dari
berbagai bidang minat (baik di dalam dan di luar organisasi).
2) Selentingan (grapevine), yaitu jaringan komunikasi infromal dari orang ke orang
yang tidak dikenai sanksi oleh organisasi. Selentingan menautkan para pegawai ke
semua arah, mulai dari CEO hingga manajemen madya, staf pembantu, dan pegawai
lini. Selentingan selalu ada di organisasi, namun dapat menjadi kekuatan dominan
bila saluran-saluran formal ditutup.

11

3) Komunikasi tertulis. Keahlian komunikasi tertulis menjadi makin penting di tempat

kerja kolaboratif dewasa ini. Para manajer dapat meningkatkan keahlian menulis
mereka dengan mengikuti saran-saran berikut:
Hormati pembaca. Waktu pembaca sangat berharga; jangan menyia-nyiakannya
dengan memo atau e-mail panjang dan melantur yang harus dibaca beberapa kali

untuk memahaminya.
Ketahui poin Anda dan langsung membahasnya. Banyak orang duduk menulis
dan menulis, tanpa memperjelas hal-hal yang ingin mereka katakan dalam
pikiran mereka. Untuk menulis dengan efektif, ketahu pikiran Anda dan tulislah

untuk mendukungnya.
Menulislah dengan jelas, bukan mengesankan. Jangan menggunakan bahasa

yang dibuat-buat dan hambur kata-kata.

Miliki opini kedua. Bila tulisan yang dibuat sangat penting, misalnya memo
formal untuk departemen atau organsiasi, mintalah seseorang yang Anda anggap
pandai menulis untuk membacanya sebelum Anda mengirimkannya. Jangan
segan untuk menerima sarannya.

INOVASI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI

Organisasi dengan tingkat efektivitas komunikasi yang tinggi membangun strategistrategi untuk mendorong dialog, mengelola krisis komunikasi, menggunakan umpan
balik untuk membina pegawai, dan menciptakan iklim kepercayaan dan keterbukaan.
Dialog
Dialog (dialogue) adalah proses komunikasi kelompok yang di dalamnya orang-orang
menciptakan aliran makna yang memungkinkan mereka saling memahami dan berbagi
sudut pandang. Orang-orang dapat bertolak dari sudut yang berseberangan, namun

12

dengan berbicara secara terbuka, mereka menemukan pijakan yang sama, isu-isu
bersama, dan tujuan-tujuan bersama yang dapat mereka bangun untuk masa depan yang
lebih baik. Untuk membangun dan menjaga hubungan yang kuat, para manajer harus
mengembangkan kemampuan berdialog.
Komunikasi Krisis
Selama beberapa tahun terakhir, banyaknya jumlah dan cakupan krisis menjadikan
komunikasi sebagai tugas lebih menantang bagi para manajer. Krisis itu seperti api, dan
komunikasi adalah cara terbaik untuk memadamkannya. Makin lambat respons, makin
cepat krisis tumbuh, yang disulut oleh mis-informasi, rumor, dan rasa takut. Para
manajer dapat mengembangkan empat keahlian utama dalam mengkomunikasikan
krisis.

Jagalah fokus Anda. Para komunikator krisis yang baik tidak membiarkan diri

mereka kewalahan dengan situasi yang ada.

Tetap terlihat. Banyak manajer meremehkan pentingnya kehadiran mereka di saat
krisis. Tugas manajer adalah keluar untuk meyakinkan kembali para pegawai sarta

mersepons kepentingan publik.

Ungkapkan kebenaran meski pahit. Para manajer efektif mengumpulkan sebanyak
mungkin informasi, melakukan yang terbaik untuk mengetahui fakta-fakta, dan

mengungkapkan kebenaran kepada para pegawai dan publik sedini mungkin.

Komunikasikan sebuah visi masa depan. Orang-orang perlu merasa bahwa mereka
memiliki sesuatu untuk mereka usahakan dan harapkan.

Umpan Balik dan Pembelajaran

Umpan balik terjadi ketika para manajer menggunakan evaluasi dan komunikasi untuk
membantu para individu dan organsisasi belajar dan berkembang. Umpan balik
memungkinkan para manajer untuk mengetahui jika mereka telah berhasil dalam
berkomunikasi dengan orang lain.
Para manajer yang sukses memfokuskan umpan balik mereka untuk membantu
mengembangkan kemampuan para bawahan, dan mereka mendorong umpan balik kritis
dari pegawai. Ketika menyertakan organisasi dalam tinjauan mereka terhadap hasil
13

berbagai kegiatan, para manajer dapat segera mempelajari apa yang berhasil dan apa
yang tidak berhasil serta menggunakan informasi itu untuk memperbaiki organisasinya.

BAB III
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
Pada dasarnya komunikasi sangat diperlukan didalam kehidupan sehari-hari dalam
aspek apapun, baik itu dalam kegiatan berorganisasi atau dalam kehidupan sehari-hari,
dalam kegiatan berorganisasi, komunikasi diperlukan dengan tujuan agar sebuah system
atau komunikasi yang ada bisa terjalin dengan sempurna dan lebih baik.
Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan/informasi
diantara beberapa orang. Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim,
14

pesan/informasi saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan
balik kepada pengirim untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima.
Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia adalah makhluk social yang
saling membutuhkan antara satu dengan yang lain. Dalam berkomunikasi seseorang
harus memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam
berkomunikasi. Dalam proses kita juga harus ingat bahwa terdapat banyak hambatanhambatan dalam berkomunikasi.
Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk
mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi
diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi, yaitu
verbal dan nonverbal, komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi nonverbal atau
bahasa (gerak tubuh). Komunikasi dua arah terjadi bila pengiriman pesan dilakukan san
mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam berkomunikasi pasti dapat merasakan
timbale balik antara pemberi informasi serta penerima informasi sehingga terciptanya
suatu hubungan yang mutualisme antara keduanya.

3.2 SARAN
Dengan disusunnya makalah ini, maka pembaca atau mahasiswa dapat mengerti dan
memahami pentingnya arti komunikasi dalam organisasi, didalam kehidupan
berorganisasi atau dikehidupan sehri-hari yang membutuhkan komunikasi.
Semoga makalah ini dapat diterima dan dimengerti serta berguna bagi pembaca atau
mahasiswa, dalam makalah ini kami mohon maaf jika ada tulisan kami atau bahasa
kami kurang berkenan, dengan demikian kami mengharapkan kritik dan saran atas
tulisan kami agar bisa membangun dan memotivasi kami agar membuat tulisan jauh
lebih baik lagi.

15

DAFTAR PUSTAKA

L. Daft Richard. Manajemen. Jakarta: Salemba Empat. 2008.

16

17