Standar Prosedur

Operasional - Umum

Prosedur Pengendalian
Rekaman

No. Dokumen

SOP/PDAM.02/UM-01

Revisi

00

Tanggal

10 November 2014

Halaman

Hal 1 dari 4

LEMBAR TINJAUAN DAN PENGESAHAN

Jabatan
Pembuat Dokumen :
Wakil Manajemen

Ditinjau & Disetujui :

Kepala Bagian Umum
Kepala Bidang PK
Kepala Bidang PFPC
Kepala Bidang BKLI
Kepala Bidang P2
Kepala Bidang KI
Disahkan oleh :
Kepala Kantor

Nama

Tanda Tangan

Tanggal

Standar Prosedur
Operasional - Umum

Prosedur Pengendalian
Rekaman

No. Dokumen

SOP/PDAM.02/UM-01

Revisi

00

Tanggal

10 November 2014

Halaman

Hal 2 dari 4

CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN

Revisi
00

1. Tujuan

Tanggal
Perubahan

Pembuat
Dokumen

Keterangan Perubahan
Penerbitan awal dokumen

Standar Prosedur
Operasional - Umum

Prosedur Pengendalian
Rekaman

No. Dokumen

SOP/PDAM.02/UM-01

Revisi

00

Tanggal

10 November 2014

Halaman

Hal 3 dari 4

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur pengendalian rekaman dengan cara melakukan identifikasi
rekaman termasuk dalam dokumentasi Sistem Manajemen Mutu, penyimpanan, pemeliharaan dan
perlindungan terhadap rekaman yang berlaku di PDAM TIRTA KEPRI

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini diaplikasikan untuk seluruh rekaman yang digunakan dan diterapkan pada Sistem Manajemen
Mutu di PDAM TIRTA KEPRI yang menjadi bukti bahwa segala aktivitas yang dilakukan telah memenuhi
persyaratan yang terdapat pada sistem mutu permintaan pelanggan, peraturan dan perundangan, atau
prosedur yang telah didokumentasikan.

3. Definisi
3.1 Rekaman mutu adalah dokumen level 5 (lima) yang mendemonstrasikan atau menunjukkan
bukti pelaksanaan aktifitas atau kegiatan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dan
menunjukkan penggunaan dari pada sistem.
3.2 Rekaman dapat ditunjukkan dalam bentuk formulir yang telah terisi, sertifikat, laporan, foto,
checklist, kontrak, notulen rapat, data data yang disajikan dalam bentuk perangkat lunak
komputer dan sebagainya.
4. Referensi/ Dasar Hukum
PK/PDAM.02/01 Pedoman Mutu Bagian 4.2.4
SOP/PDAM.02/UM-01 Prosedur Pengendalian Dokumen
5. Prosedur dan Tanggung Jawab
5.1 Kepala Bagian dan Kepala Bidang bertanggung jawab mengidentifikasi rekaman yang
dibutuhkan di masing masing area kerjanya dengan mendaftarkan kepada Koordinator
Petugas Pengendalian Dokumen untuk registrasi dan pembaharuan pada Form DOK-F4
Daftar Induk Rekaman.
5.2 PETUGAS PENGENDALIAN DOKUMEN bertanggung jawab untuk memelihara Daftar Induk
Rekaman dan memastikan untuk memperbaharuinya apabila terdapat perubahan.
5.3 Masing masing Kepala Bidang dan Kepala Bagian bertanggung jawab memastikan rekaman
yang terdapat di daerah kerjanya dapat dibaca, dapat diidentifikasi dan mudah dicari apabila
dibutuhkan.
5.4 Masing masing Kepala Bidang dan Kepala Bagian bertanggung jawab menjaga rekaman
yang ada di daerah kerjanya agar terhindar dari basah, kotor, terbakar dan kondisi lainnya

Standar Prosedur
Operasional - Umum

Prosedur Pengendalian
Rekaman

No. Dokumen

SOP/PDAM.02/UM-01

Revisi

00

Tanggal

10 November 2014

Halaman

Hal 4 dari 4

yang dapat merusak/menghancurkan rekaman.

5.5 Rekaman yang diidentifikasi rahasia harus dilindungi penggunaannya dari pegawai yang tidak
berkepentingan. Oleh sebab itu, pihak penanggung jawab harus memastikan rekaman
tersebut aman dari penggunaan yang tidak diinginkan.
5.6 Seluruh rekaman disimpan berdasarkan ketentuan dari stakeholder (Kementrian Keuangan,
Direktorat Jendral Bea dan Cukai dan/atau instansi terkait lainnya). Bila waktu penyimpanan
tidak ditentukan oleh stakeholder, Kepala Bidang dan Kepala Bagian dapat mengatur masa
retensi rekaman terkait dan dicatatkan dalam Form Dok-F4 Daftar Induk Rekaman.
5.7 Setiap Kepala Bidang dan Kepala Bagian bertanggung jawab untuk menentukan disposisi
rekaman apabila masa retensi telah berakhir. Pemusnahan rekaman dilakukan berdasarkan
persetujuan Wakil Manajemen.
5.8 Pemusnahan rekaman merupakan tanggung jawab masing masing Kepala Bidang dan
Kepala Bagian atau pegawai yang ditugaskan terkait dan dilakukan dengan menggunakan
Form DOK-F5 Bukti Pemusnahan Dokumen.
5.9 Catatan catatan tambahan atau penyimpanan catatan dalam waktu yang lebih lama jika
ditentukan oleh pengguna jasa akan diperhatikan juga.
6. Dokumentasi/ Formulir
Daftar Induk Rekaman
Bukti Pemusnahan Dokumen
Daftar Dokumen yang dimusnahkan
7. Lampiran
Tidak ada.

Form: DOK-F4
Form: DOK-F5
Form: DOK-F6