Anda di halaman 1dari 81

1 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

17/11/2015 7:56

2 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK


DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG
SKRIPSI

Disusun Oleh :
NIM : 1011464882
NAMA : Andriyono
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
STMIK RAHARJA
TANGERANG
(2013/2014)

17/11/2015 7:56

3 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER


(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM
: 1011464882
Nama
: Andriyono
Jenjang Studi : Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi : Sistem Informasi Manajemen

Disahkan Oleh :
Tangerang, Januari 2015
Ketua
STMIK RAHARJA

Kepala Jurusan
Jurusan Sitem Informasi

(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)


NIP : 00594

(Maimunah, M.Kom)
NIP : 007002

17/11/2015 7:56

4 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER


(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM : 1011464882
Nama : Andriyono

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif


Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Disetujui Oleh :
Tangerang, Januari 2015
Pembimbing I

Pembimbing II

(Syarah, S.Kom)
NID : 08175

(Giandari Maulani, M.Kom)


NID : 06126

17/11/2015 7:56

5 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER


(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM : 1011464882
Nama : Andriyono
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Tahun Akademik 2014/2015
Disetujui Penguji :
Tangerang, Januari 2015
Ketua Penguji

Penguji I

Penguji II

(_______________) (_______________) (_______________)


NID :
NID :
NID :

17/11/2015 7:56

6 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER


(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM
: 1011464882
Nama
: Andriyono
Jenjang Studi : Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi : Sistem Informasi Manajemen

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan,
atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di
lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah
dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi
jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang,... Januari 2015

(Andriyono)

17/11/2015 7:56

7 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

NIM : 1011464882

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

17/11/2015 7:56

8 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

ABSTRACT
The development of information technology, especially in developing countries to make the needed
information is increasingly easy to get, it can be seen from the increasing and ever-growing needs of the
community, companies and Governmentagencies as well as in obtaining data and information. As with
any Office of the Department of public works city of Tangerang is one of the Government agencies
inadministering his Government needs the information system has been computerizedas well. Information
systems required by the Office of public works city of Tangerang who can handle the processing and
delivery of logging incoming mail and outgoing mail currently running are still done by manual ways
such as the recording of incoming mail and out going mail using a great book or appointment book the
logging system is still the manual cause has not been optimal in the search data is necessary especially if
they are needed in the future and also for the purposes of archiving documentation in the mail. The
researchers then wanted to propose research with the title design of information system logging incoming
mail and outgoing mail Web-based, expectable will be the delivery of information systems that can
provide convenience in terms of processing correspondence for officers of theGeneral section in
particular in conducting processing and data storage as well as incoming mail and outgoing mail.
Keywords: Incoming Mail, Outgoing Mail, Mail Logging, Tangerang.

ABSTRAKSI
Berkembangnyateknologi informasi khususnya di negara yang berkembang membuat informasi
yangdibutuhkan semakin mudah untuk didapatkan, hal ini dapat dilihat darimeningkatnya dan
berkembangnya kebutuhan masyarakat, perusahaan dan jugainstansi pemerintahan dalam mendapatkan
data dan informasi. Seperti halnyakantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang merupakan salah satu
instansipemerintahan dalam menjalankan roda pemerintahannya membutuhkan sisteminformasi yang
telah terkomputerisasi dengan baik. Sistem informasi yangdibutuhkan oleh kantor Dinas Pekerjaan Umum
Kota Tangerang yang dapat menanganipengolahan dan penyampaian informasi mengenai data-data surat
masuk dan suratkeluar. Proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat inimasih
dilakukan dengan cara-cara manual seperti pencatatan surat masuk dansurat keluar menggunakan buku
besar atau buku agenda, sistem pendataan yangmasih manual tersebut menyebabkan belum optimalnya
dalam pencarian data suratyang diperlukan terutama jika surat-surat tersebut diperlukan dikemudian
haridan juga untuk keperluan pengarsipan dokumentasi surat. Berdasarkan haltersebut maka peneliti ingin
mengusulkan penelitian dengan judul PerancanganSistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat
Keluar Berbasis Web yangdiharapkan nantinya akan menjadi sistem penyampaian informasi yang
dapatmemberikan kemudahan dalam hal pengolahan surat menyurat bagi petugas bagianumum pada
khususnya dalam melakukan pengolahan dan juga penyimpanan data-data suratmasuk dan surat keluar.
Kata kunci : Surat Masuk, Surat Keluar, Pendataan Surat, Kota Tangerang

17/11/2015 7:56

9 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrohim. Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang maha esa
yang telah memberikan Rahmat, serta Hidayah Nya kepada penulis. Sehingga penulis dapat
menyusun Skripsi ini dengan lacar karena atas ijinya.
Laporan Skripsi ini berjudul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS PEKERJAAN UMUM
KOTA TANGERANG, Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat
menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) jurusan Sistem Informasi Manajemen di Sekolah
Tinggi Manajemen Ilmu Komputer Raharja.
Penulis menyadari bahwa Skripsi ini jauh dari sempurna, karena tidak menutup kemungkinan didalamnya
masih terdapat berbagai kekurangan dan kelemahan, hal ini disebabkan pengetahuan dan pengalaman
penulis yang masih terbatas.
Namun demikian berkat adanya bimbingan serta dukungan baik moril maupun materil dari
berbagai pihak, akhirnya Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Untuk itu
pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih secara tulus dan ikhlas, khususnya kepada :
1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I, selaku Ketua STMIK Raharja.
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom, selaku Pembantu Ketua I bidang akademik STMIK Raharja
3. Ibu Maimunah, M.kom, selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja.
4. Ibu Syarah S.Kom, selaku dosen Pembimbing 1 yang telah banyak meluangkan waktu serta
memberikan bimbingan dan petunjuk selama penyusunan laporan berlangsung.
5. Ibu Giandari Maulani M.kom, selaku dosen Pembimbing 2 yang telah banyak meluangkan waktu
serta memberikan bimbingan dan petunjuk selama penyusunan laporan berlangsung.
6. Bapak dan Ibu Dosen Amik Raharja Informatika yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada
penulis
7. Bapak Drs. Suarno, selaku Stakeholder, pembimbing lapangan , staff dan keluarga besar di Dinas
Pekerjaan Umum Kota Tangerang yang telah membantu penulis mendapatkan data selama penulis
melakukan riset atau penelitian.
8. Kedua orang tua, adik dan keluarga tercinta yang telah banyak memberikan motivasi serta doanya
sehingga laporan ini bisa terselesaikan.
9. Untuk Sahabatku Dika, Adit, Andriyanto, Dear, Riana, Dara, Yuni, Rika, Tania, Fenti, Aya, Shinta
dan teman-teman seperjuangan yang telah banyak membantu dan berdiskusi dalam penyusunan
laporan ini

17/11/2015 7:56

10 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Menyadari akan keterbatasan dan kekurangan dalam penyusunan laporan ini, penulis serahkan
kepada pembaca untuk mengoreksi dan memberikan saran yang bersifat membangun untuk
penyempurnaan laporan selanjutnya.
Akhir kata, penulis mengucapkan semoga amal baik yang telah diberikan untuk kepentingan
penulis dalam penyusunan laporan ini, mendapat imbalan serta pahala yang setimpal dari yang Maha
Kuasa Allah Subhanahu Wataala, Amin.

Tangerang, Januari 2015

(Andriyono)
NIM : 1011464882

17/11/2015 7:56

11 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Daftar isi
1 BAB I
1.1 Latar Belakang
1.2 Rumusan Masalah
1.3 Ruang Lingkup Penelitian
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1 Tujuan Penelitian
1.4.2 Manfaat Penelitian
1.5 Metode Penelitian
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
1.5.2 Metode Analisa
1.5.3 Metode Testing
1.6 Sistematika Penulisan
2 BAB II
2.1 Teori Umum
2.1.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1.1 Definisi Sistem
2.1.1.2 Karakteristik Sistem
2.1.1.3 Klasifikasi Sistem
2.1.2 Konsep Dasar Informasi
2.1.2.1 Definisi Data
2.1.3 Nilai Informasi
2.1.4 Kualitas Informasi
2.1.4.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.1.4.2 Konsep Dasar Analisa Sistem
2.1.5 Definisi Surat
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Definisi UML (Unified Modeling Language)
2.2.2 Jenis-jenis Diagram UML (Unified Modeling Language)
2.2.3 Dreamweaver CS5
2.2.4 Konsep Dasar Database
2.2.4.1 Definisi Database
2.2.5 Definisi Website
2.2.6 Pengertian Elisitasi
2.2.6.1 Elisitasi Tahap I
2.2.6.2 Elisitasi Tahap II
2.2.6.3 Elisitasi Tahap III
2.2.6.4 Final Draft Elisitasi
2.2.7 Literature Review
3 BAB III
3.1 Analisa Organisasi
3.1.1 Sejarah Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang
3.1.2 Struktur Organisasi
3.1.3 Tugas dan Wewenang Organisasi
3.1.4 Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang
3.2 Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
3.2.1 Prosedur Sistem Yang Berjalan
3.2.2 Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan

17/11/2015 7:56

12 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

3.3 Analisa Sistem Yang Berjalan


3.3.1 Metode Analisa
3.4 Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah
3.4.1 Permasalahan yang dihadapi
3.4.2 Alternatif Pemecahan Masalah
3.5 User Requirement
3.5.1 Elisitasi Tahap I
3.5.2 Elisitasi Tahap II
3.5.3 Elisitasi Tahap III
3.5.4 Final Draft Elisitasi
4 BAB IV
4.1 Rancangan Sistem Usulan
4.1.1 Prosedur Sistem Usulan
4.1.2 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan
4.1.3 Activity Diagram Yang Diusulkan
4.1.4 Sequence Diagram Yang Diusulkan
4.1.5 State chart Diagram Yang Diusulkan
4.1.6 Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan
4.2 Rancangan Basis Data
4.2.1 Class Diagram Yang Diusulkan
4.2.2 spesifikasi Basis Data
4.3 Rancangan Program
4.4 Rancangan Prototype
4.5 Konfigurasi Sistem Usulan
4.5.1 Spesifikasi Hardware
4.5.2 Aplikasi Yang Digunakan
4.5.3 Hak Akses
4.6 Testing
4.6.1 Pengujian Black Box
4.7 Implementasi
4.7.1 Schedule
4.8 Etimasi Biaya
5 BAB V
5.1 Kesimpulan
5.1.1 Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah
5.1.2 Kesimpulan Terhadap Tujuan dan Manfaat Penelitian
5.1.3 Kesimpulan Terhadap Metode Penelitian
5.2 Saran
6 DAFTAR PUSTAKA
7 DAFTAR LAMPIRAN

17/11/2015 7:56

13 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I


Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II
Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III
Tabel 3.4 Final Elisitasi
Tabel 4.1 Tabel Perbedaan sistem berjalan dan sistem usulan
Tabel 4.2 Tabel Pegawai
Tabel 4.3 Tabel Surat Masuk
Tabel 4.4 Tabel Surat Keluar
Tabel 4.5 Tabel Pengguna
Tabel 4.6 Tabel Login
Tabel 4.7 Tabel Input Pegawai
Tabel 4.8 Tabel Input Surat Masuk
Tabel 4.9 Tabel Input Surat Keluar
Tabel 4.10 Tabel Input Pengguna
Tabel 4.11 Tabel Schedule dan Penulisan Skripsi
Tabel 4.12 Tabel Estimasi Biaya

17/11/2015 7:56

14 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang
Gambar 3.2 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 3.3 Use Case Diagram sistem surat keluar
Gambar 3.4 Activity Diagram sistem surat masuk
Gambar 3.5Activity Diagram sistem surat keluar
Gambar 3.6 Sequence Diagram sistem surat masuk
Gambar 3.7 Sequence Diagram sistem surat keluar
Gambar 4.1 Use Case Diagram yang diusulkan
Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan
Gambar 4.3 Sequence Diagram yang diusulkan
Gambar 4.4 State Chart Diagram yang diusulkan
Gambar 4.5 Class Diagram yang diusulkan
Gambar 4.6 Tampilan Menu Login
Gambar 4.7 Tampilan Menu Utama
Gambar 4.8 Tampilan Menu Input Pegawai
Gambar 4.9 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 4.10 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 4.11 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 4.12 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 4.13 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 4.14 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 4.15 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 4.16 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 4.17 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 4.18 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 4.19 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 4.20 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 4.21 Use Case Diagram sistem surat masuk

17/11/2015 7:56

15 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

17/11/2015 7:56

16 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

17/11/2015 7:56

17 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

BAB I
PENDAHULUAN

Latar Belakang
Perkembangan teknologi khususnya komputer semakin meningkat terutama dalam bidang bisnis
dan sains. Hampir seluruh bidang usaha melakukan aktifitasnya dengan bantuan komputer sebagai alat
bantu untuk mempermudah dalam mengerjakan suatu pekerjaan. Komputer mempunyai kelebihan seperti
mengolah dan menyimpan data, sehingga informasi yang dihasilkan cepat, tepat dan akurat.
Seiring pesatnya perkembangan teknologi informatika saat ini, komputer sangat membantu untuk
pencapaian sasaran atau kegiatan baik perusahaan maupun individual. Maka penggunaan teknologi
informasi yang handal menjadi kebutuhan untuk menghasilkan informasi yang cepat dan akurat.
Penggunaan komputer sebagai alat bantu untuk mengelola suatu pekerjaan menjadi kebutuhan yang
sangat vital dimana informasi yang cepat dan akurat menjadi suatu hal yang sangat penting untuk
dilakukan.
Namun pada saat ini, masih terdapat beberapa instansi pemerintahan proses pengelolaan data surat
menyuratnya masih menggunakan sistem data manual dalam pengerjaannya. Salah satunya pada Dinas
Pekerjaan Umum Kota Tangerang yang hingga saat ini masih menggunakan sistem manual dalam proses
arsip yang meliputi pendataan surat masuk dan surat keluar.
Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang saat
ini masih berjalan secara manual, sehingga menyebabkan proses pendataan atau pencarian surat masuk
maupun surat keluar menjadi lambat. Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi, dengan
adanya sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang sudah terkomputerisasi akan lebih
memudahkan pegawai dalam melakukan kegiatan pengelolaan data surat.
Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar merupakan salah satu usaha untuk membantu dan
mempermudah pegawai dalam melakukan pengelolaan data surat,sehingga dapat lebih efektif dan efisien.
Berdasarkan penjelasan permasalahan diatas maka penulis mengambil judul penelitian Perancangan
Sistem Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Dinas Pekerjaan Umum Kota
Tangerang

17/11/2015 7:56

18 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang dan hasil
observasi yang dilakukan oleh penulis mengangkat berbagai masalah yang ada dalam Dinas Pekerjaan
Umum Kota Tangerang diantaranya:
1. Bagaimana sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Kota
Tangerang yang sudah berjalan ?
2. Apakah sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini sudah memiliki
tempat penyimpanan data yang efisien sehingga tidak akan terjadi kehilangan data ?
3. Bagaimana membuat sistem surat masuk dan surat keluar yang dapat membantu pekerjaan pegawai
dalam mendata surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang?

Ruang Lingkup Penelitian


Karena luasnya permasalahan yang ada di dalam penelitian ini, maka peneliti membatasi ruang
lingkup penelitian. Adapun batasan masalah yaitu mulai dari pendataan surat masuk dan surat keluar
sampai dengan pembuatan laporan.

Tujuan dan Manfaat Penelitian


Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Tujuan Operasional 1. Untuk mengetahui masalah apa saja yang muncul pada sistem pendataan
surat masuk dan surat keluar di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang. 2. Dapat mengetahui apa
saja kekurangan dan kelebihan dari sistem surat menyurat yang berjalan saat ini.
2. Tujuan fungsional 1. Agar tersedia sistem yang dapat menyimpan data surat masuk dan surat keluar
sehingga data-data tersebut dapat disimpan dengan baik.
3. Tujuan Individual 1. Untuk mendapatkan gelar sarjana. 2. Untuk menambah pengetahuan,
pengalaman serta pengamatansebuah sistem berjalan di Dinas Pekerjaan Umum Kota

17/11/2015 7:56

19 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Tangerang,sehingga penulis melakukan penelitian untuk menyelesaikan Skripsi.

Manfaat Penelitian
Ini adalah manfaat penelitian
1. Manfaat Operasional 1. Mempermudah pegawai dalam melakukan proses pendataan surat masuk
dan surat keluar, sehingga proses tersebut terkontrol dengan baik.
2. Manfaat Fungsional 1. Hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat dimaanfaatkan dan
digunakan oleh Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang sebagai bahan referensi dasar untuk
mengoptimalkan sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang sudah berjalan.2. Terciptanya
hasil pendataan yang baik, efektif dan efisien.
3. Manfaat Individual 1. Menambah wawasan bagi penulis mengenai sistem pendataan surat masuk
dan surat keluar di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang.

Metode Penelitian
Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan laporan Skripsi, peneliti menggunakan
beberapa metode yang digunakan, adapun metode yang digunakan adalah sebagai berikut :

Metode Pengumpulan Data


1. Observasi (Pengamatan)
Observasi adalah metode yang dilakukan penulis untuk mengumpulkan data dan
mendapatkan hal-hal yang diperlukan untuk proses penelitian dengan cara mendatangi objek
penelitian secara langsung ke kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang.
2. Wawancara
Peneliti melakukan sesi tanya jawab kepada narasumber yaitu pada pegawai yang ada di
Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang untuk mendapatkan informasi yang lebih akurat.
3. Studi Pustaka
Peneliti melakukan penelitian keperpustakaan dengan tujuan agar memperoleh data dan
informasi dari beberapa sumber (literature) seperti buku, majalah, internet, hasil seminar, artikel,

17/11/2015 7:56

20 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

jurnal, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan penelitian sebagai bahan referensi dalam
penyusunan laporan Skripsi ini.

Metode Analisa
1. Metode Analisa Sistem
Analisa data merupakan salah satu langkah penting dalam rangka memperoleh temuan temuan hasil penelitian. Hal ini disebabkan, data akan menuntun kita ke arah temuan ilmiah, bila
dianalisis dengan teknik - teknik yang tepat. Analisa sistem dilakukan menggunakan Metode
Analisa SWOT, yaitu kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), kesempatan (opportunities), dan
yang menjadi ancaman (threats). Analisa SWOT dapat diterapkan dengan cara menganlisis dan
memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam
gambar matrik SWOT denganmenggunakan pendekatan pemecahan masalah menggunakan konsep
service marketing mix (bauran pemasaran jasa) 7P-Product, price, promotion, plance, people,
process, dan physical Evidence.
2. Metode Analisa Perancangan Program
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode SDLC
(System Development Life Cycle) dengan tahapan sebagai berikut :
a. Perencanaan (Planning) : Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang
mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya, seperti : perangkat fisik, metode dan
anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga dilakukan langkah-langkah berupa:
mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem dan
membuat studi kelayakan.
b. Analisis (Analysis) : Tahap analisis merupakan tahap penelitian atas sistem yang berjalan
dengan tujuan untukmerancang sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML
(Unified Modeling Language) dengan software visualparadigmn yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan
grafik atau gambar, menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian
darisebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis OO (Object Orientied) melalui tahap : Use
Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram yang dilakukan melalui 4 (empat) tahap, yaitu:

17/11/2015 7:56

21 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

(1) Survey terhadap sistem yang berjalan, (2) Analisa terhadap temuan survey, (3) Identifikasi kebutuhan
informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasi melalui 4 (empat) tahapan, yaitu tahap 1 (satu)
mencakup semua kebutuhan sistem, tahap 2 (dua) melakukan pengelompokkan kebutuhan dengan metode
MDI (Mandatory, Desirable, Inessential) selanjutnya tahap 3 (tiga) dengan TOE (Technical, Operational
dan Economic) serta tahap final, (4) Identifikasi persyaratan sistem. Hasil analisa kemudian dibuat
laporan untuk masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan.
c. Disain (Design) : Tahap Design yaitu tahap dalam menentukan proses data yang diperlukan oleh
sistem baru dengan tujuan memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML dengan software visual
paradigmn Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity
Diagram. Proses design akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak
yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data dengan
menggunakan MySQL, arsitektur perangkat lunak, representasi interface dengan menggunakan
Dreamweaver CS5, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang
disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan
aktivitas pembuatan sistemnya. Langkah-langkah yang dilakukan adalah : menyiapkan rancangan sistem
yang rinci, mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem dan menyiapkan usulan implementasi.
d. Implementasi (Implementation) Tahap implementasi adalah tahap dimana rancangan sistem
yang dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan. Langkah-langkahnya yaitu :
menyiapkan fasilitas fisik dan personil, dan melakukan simulasi.
e. Pemeliharaan (Maintenance) : Setelah melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap
berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemakaian atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan
dan pengembangan sistem.

Metode Testing
Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blackbox Testing
adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Blackbox
Testing menggunakan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akanmelatih
seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian blackbox berusaha untuk menemukan
kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan

17/11/2015 7:56

22 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, ksalahan performa,kesalahan
inisialisasi, dan terminasi.

Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini dibuat untuk memberikan gambaran yang diteliti pada laporan ini pada
setiap bab, adapun sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini merupakan pendahuluan yang akan membahas latar belakang, rumusan masalah, tujuan
penelitian dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi beberapa definisi yang sesuai dengan penelitian dan beberapa literature review
yang berhubungan dengan penelitian.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Pada bab ini berisikan analisa organisasi, gambaran umum perusahaan, sejarah singkat, struktur
organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, analisa system saat ini, permasalahan yang
dihadapi, serta alternatif pemecahan masalah. ini, permasalahan yang dihadapi, serta alternatif pemecahan
masalah.
BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Pada bab ini merupakan penjabaran hasil rancanagan yang diusulkan, yang menerangkan tentang :
usulan system yang akan digambarkandengan diagram rancangan sistem berupa UML(Unified Modelling
Language), rancangan basis data, rancangan program yang dibuat, rancangan prototype yang
menggambarkan rancangan sistem yang diusulkan, konfigurasi sistem yang diusulkan, testing yang
digunakan, evaluasi sistem yang dibuat, implementasi sistem, serta estimasi biaya yang berisi rincian
biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam perusahaan atau masyarakat.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini merupakan bab penutup berisikan kesimpulan dari hasil analisa penelitian dan saran

17/11/2015 7:56

23 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

yang dapat penulis berikan agar permasalahan yang dihadapi dapat terselesaikan dengan baik dari hasil
laporan Skripsi ini.
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN

17/11/2015 7:56

24 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

17/11/2015 7:56

25 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

BAB II
LANDASAN TEORI

Teori Umum
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Menurut Sutabri (2012:16) [1], suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat
hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Tanti dalam Jurnal CCIT Vol.3 No.2(2010:208)[2], sistem didefinisikan, Analisa
secara umum merupakan tahap dari daur hidup pengembangan perangkat lunak pengajar. Salah satu tahap
yang bertujuan untuk memahami keperluan pembelajaran dan mengembangkan permintaan-permintaan.
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa
sistemadalahkegiatan-kegiatan yangberhubungan guna mencapai tujuan-tujuan.
Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri(2012:20)[1]Model umum sebuah sistem adalah input, process, output, hal ini
merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa
masukan dan keluaran.
Selain itu,sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa
hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sbb:
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya salingbekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapatberupa suatu bentuk subsistem,
setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yangmenjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi
proses sistem secarakeseluruhan, suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau
seringdisebut supra sistem
2. Batasan Sistem (Boundary)

17/11/2015 7:56

26 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain
atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai
satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
3. Lingkugan Luar Sistem (Environtment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi
sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan
dan dapat juga bersifat merugikansistem tersebut.Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap
dijaga dan dipelihara,lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu
kelangsungan hidup sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem(Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem lain disebut penghubung sistem
atauinterface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satusubsistem ke sub
sistemlain. Bentuk keluaran dari satu sub sistem akan menjadimasukan untuk subsistem lain melalui
penghubung tersebut, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu
kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupapemeliharaan
(maintenance input) dan sinyal (Signal Input). Contoh, didalam suatu unit sistem komputer
program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputerny adan
data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, kaluaranini
merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi.Keluaran yang dihasilkan adalah
informasi, informasi ini dapat digunakansebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal
yang menjadi input bagi subsistem lain.
7. Pengolahan Sistem (Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran,

17/11/2015 7:56

27 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan
yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
8. Sasaran Sistem(Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic, jika suatu sistem
tidak memiliki sasaran makaoperasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
mengenaisasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
Klasifikasi Sistem
Menurut Sutabri (2012:15), sistem dapat diklasifikasikandari berbaga sudut pandang, diantaranya
adalah sebagai berikut:
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atauide-ide yang tidak tampak secara fisik,
misalnya sistem teologia, yaitu suatusistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia
dengan Tuhan;sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer,
sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia,dan lain sebagainya.
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam, tidak dibuat oleh manusia,
misalnya sistem perputaran bumi, terjadinyasiang dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem
buatan manusia merupakansistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut
dengan humanmachine system. Sistem informasi berbasis komputer merupaksan contohnya, karena
menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi denganmanusia.
c. Sistem deterministik dan Sistem probabilistik
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapatdiprediksi disebut sistem deterministik.
Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifatprobabilistik adalah sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandungunsur probabilitas.
d. Sistem Terbuka dan SistemTertutup

17/11/2015 7:56

28 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan
luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem
terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima
masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

Konsep Dasar Informasi


Definisi Data
Menurut McLeod dalam Yakub (2012:5)[3], data adalah kenyataan yang menggambarkan adanya
suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relative tidak berarti bagi
pemakai. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian -kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian (event) adalah sesuatu yangterjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah
berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul - betul adadan terjadi. Sumber dari
informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item.Data merupakan
bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya,sehingga perlu suatu model
yang nantinya akan dikelompokkan dandiproses untukmenghasilkan informasi.
Informasi tanpa adanyadata maka informasitersebut tidak akan terbentuk. Begitu pentingnya
peranandata dalam terjadinya suatu informasi yang berkualitas. Keakuratan data sangatmempengaruhi
terhadap keluaran informasi yang akanterbentuk.

Nilai Informasi
Nilai Informasi
Menurut Sutabri (2012:38), nilai informasi didasarkan atas 10 sifat, yaitu :
1. Mudah diperoleh
Sifat ini menunjukan informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat, kecepatan memperoleh
dapat diukur misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, beberapa nilainya bagi pemakai informasi sulit
mengukurnya.
2. Luas dan lengkap
Sifat ini menunjukan lengkapnya isi informasi, hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya,

17/11/2015 7:56

29 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur, karena itu sulit mengukurnya.
3. Ketelitian
Sifat ini menunjukan minimnya kesalahan dalam informasi, dalam hubungannya dengan volume
data yang besar terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.
4. Kecocokan
Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungan dengan permintaan para
pemakai, isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi semua keluaran
lainnya tidak berguna tetapi mahal mempersiapkannya, sifat ini sulit mengukurnya.
5. Ketepatan waktu
Menunjukan tak ada keterlambatan jika ada yang sedang ingin mendapatkan informasi masukan,
pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada pemakai biasanya tepat waktu.
6. Kejelasan
Sifat ini menunjukan keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas,
membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.
7. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan
beberapa keputusan, tetapi juga dengan beberapa pengambilan keputusan. Sifat ini sulit diukur, tetapi
dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.
8. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi
dan sampai pada kesimpulan yang sama.
9. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna
mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

17/11/2015 7:56

30 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

10. Dapat diukur


Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.
4. Kualitas Informasi

Kualitas Informasi
Menurut Sutabri (2012:41) kualitas suatu informasi tergantung 3 (tiga) hal, yaitu :
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat
karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan
(noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat Pada Waktunya (time line)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak
akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila
pengambilan keputusan tersebut terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
3. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiaptiap
orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Konsep Dasar Sistem Informasi
1.Definisi Sistem Informasi
Menurut Sutabri(2012:20)[1], sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatuorganisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yangmendukung fungsi operasi organisasi
yang bersifat manajerial dengan kegiatanstrategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan
laporan yang diperlukan.
2. Komponen Sistem Informasi
Menurut Sutabri(2012:20)[1], sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen
,diantaranya :

17/11/2015 7:56

31 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

1. Blok Masukan (input block)


Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input yang dimaksud adalah metode
dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, danmodel matematik yang akan memanipulasi
dati inputdan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan
keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (techology block)
Teknologi merupakan toolbox dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk
menerima input, menjalankan model, menyimpan danmengakses data, menghasilkan dan mengirimkan
keluaran, dan membantupengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga)bagian
utama, yaitu teknisi (brainware),perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
4. Blok Basis Data (database block)
Basis data (database)merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama
lain,tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupaagar informasi yang dihasilkan berkualitas.
5. Blok Kendali (control blok)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, sepertibencana alam, api, termperatur, air, debu,
kecurangan-kecurangan,kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan
lainsebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bilaterlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat
langsung diatasi
Konsep Dasar Analisa Sistem
1. Definisi Analisa Sistem
Menurut Sutabri (2012:220), tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem
dan sebelum tahap rancangan sistem, tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat

17/11/2015 7:56

32 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

penting karena kesalahan ditahap iniakan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.
Menurut Henderi, dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 (2011 :322)[4], Analisa sistem adalah penguraian
dari suatu sistem yang utuh ke dalambagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehinggadapat dibuat rancangan sistem
yang baru yang sesuai dengan kebutuhan.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tahapan analisa sistem dapat dilakukan sebelum
dibuat tahapan rangcangan sistem, dan analisa sistem sangat penting dilakukan agar menghindari
kesalahan yang akan timbul di tahapan selanjutnya.
2. Tahap Analisa Sistem
Menurut Henderi, dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 (2011 : 322)[4], Tahapan analisa sistem adalah
tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalahan,kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di buat rancangan
sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan.

Definisi Surat
Menurut Lamuddin dalam penelitian Astri Oktania (2014;17)[5], surat adalah alat untuk
menyampaikan suatu maksud secara tertulis jika dilihat dari sisi pemakainnya surat dapat digolongkan
menjadi 4 macam yaitu surat dinas, surat niaga, surat social, surat pribadi.
a. Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk
memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian
tata usaha atau sekretariat pimpinan.
b. Surat Keluar
Seperti halnya surat masuk maka pengelolaan surat keluar dilakukan oleh bagian tata usaha atau
sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhak mengolah,memeriksa, menyerahkan pada
pimpinan untuk ditandatangani, sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain.

17/11/2015 7:56

33 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

c. Pendistribusian Surat
Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh staf
bagian pengiriman surat pada bagian Tata Usaha. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, surat dicatat
dalam sebuah buku agenda surat keluar.

Teori Khusus
Definisi UML (Unified Modeling Language)
Menurut Prabowo Pudjo Widodo dan Herawati dalam Jurnal CCIT Vol 7 No.1 ,September
2013:99 (Sudaryono, Diah Aryani, Ahmad FatwaAwaludin)[6], ketika membuat model menggunakan
konsep UML ada aturan-aturan yang harus diikuti. Bagaimana elemen pada model-model yang dibuat
berhubungan satudengan yang lainnya harus mengikuti standar yang ada. UML bukan hanya sekedar
diagram tetapi juga menceritakan konteksnya.
Menurut Adi Nugroho dalam Esa Wijayanti (2014:22)[7], UML (Unified Modeling Language)
adalah bahasa pemodelan untuk sistematau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).
Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang
kompleks sedemikian rupa sehingg alebih mudah dipelajari dan dipahami.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan UML (Unified Modeling
Language) adalah bahasa pemodelan yang digunakan untuk merancang, mendokumentasikan sebuh
sistem perangkat lunak.

Jenis-jenis Diagram UML (Unified Modeling Language)


1. Use Case Diagram
Menurut Murad dkk dalam jurnal CCITVol 7 (2013:57)[8] , Diagram Use Caseadalah diagram
yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case danaktor-aktor (suatu jenis khusus dari
kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi,yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem
dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user.
2. Activity Diagram
Menurut Murad dkk dalam jurnal CCIT Vol 7 (2013:53)[8], Activity diagram merupakan

17/11/2015 7:56

34 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang
memperlihatkan aliran dari suatuaktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk
menganalisa proses.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapatdisimpulkan bahwa activity diagramd
ibuat berdasarkan use case diagramyang telah dibuat, maka dapat digambarkan activity diagram yang
menggambarkan alur kerja untuk setiap use case.
3. Sequence Diagram
Diagram ini bersifat dinamis yang menekankan pada pengiriman pesan (message)dalam suatu
waktu tertentu.
Menurut Nugroho (2010:42)[9]. , sequence diagram memplihatkan interaksi sebagai diagram dua
matra(dimensi). Matra vertikal adalah sumbu waktu sedang kan matra horizontal memperlihatkan peran
pengklasifikasi yang mempresentasikan objekobjek mandiriyang terlibat dalam kolaborasi. Dalam
sequence diagram sering disebut garis waktu (lifeline). Selama aktivasipada prosedur pada objek aktif,
garis waktu digambarkan sebagai garis ganda.
4. Class Diagram
Menurut Wijayanto (2013:33), Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan
activity diagram yang telah dibuat, maka dapat diperoleh kelas-kelas yang digunakan dalam sistem.
5. State Chart Diagram
Menurut Henderi dkk (2010:6)[10] , State Chart Diagram digunakan untuk memodelkan behaviour
objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang
dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek dari satu state ke state
yang lain.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa class
diagram memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka,kolaborasi-kolaborasi, serta relasirelasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek.

Dreamweaver CS5

17/11/2015 7:56

35 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Menurut Rahardja, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.4No 3 (2009:223),"Macromedia Dreamweaver


yaitu sebuah program web editor yang dapat digunakan untuk membuat dan mendesain web".
Dreamweaver mempunyai kehandalan dalam membuat dan desain web tanpa harus menuliskan tag-tag
HTML satu persatu, dreamweaver juga memiliki kemampuan untuk mendukung pemrograman Server
Side dan Client Side.
Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan dreamweaver adalah suatu aplikasi yang
digunakan dalam membangun atau membuat sebuah web.

Konsep Dasar Database


Definisi Database
1. Definisi Database
Menurut Haerudin,dkk dalam jurnal CCIT Vol.7 No.1 (2013:118) [11] database merupakan salah
satu komponen penting di dalam sistem informasi,karena berfungsi sebagai baris penyedia informasi bagi
para pemakainya.Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan sistem database(database
system).
Menurut Rahardja, dkk dalam jurnal CCIT (2011:238)[12]"Database adalah kumpulan faktafaktasebagai respresentasi dari dunia nyata yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu."
Berdasarkan

beberapa

pendapat

diatas

dapat

disimpulkan

bahwa

database

adalah

kumpulaninformasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa
menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
2. Jenis Database yang digunakan
1. Web Server
Menurut Arief (2011:19)[13], Web Server adalah program aplikasi yang memiliki fungsi
sebagai tempat menyimpan dokumen-dokumen web. Jadi semua dokumen web baik yang ditulis
menggunakan client side scripting maupun server scripting tersimpan didalam direktori utama Web
Server.
Menurut Oktavian (2013:14),Web Server adalah aplikasi yangberguna untuk menerima

17/11/2015 7:56

36 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

permintaan informasi dari pengguna melalui web browser, dan mengirimkan permintaan kembali
informasi yang diminta melalui HTTP (Hyper Text Transfer Protocol). Biasanya Web Server diletakkan di
komputer tertentu pada web hosting.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa web server merupakan apilikasi
yang memiliki fungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen web yang berguna untuk menerima
permintaan informasi dari pengguna melalui HTTP (Hyper Text Transfer Protocol).
2. Xampp
Menurut Arif M Rudyanto dalam Esa Wijayanti (2014:34), XAMPP merupakan aplikasi yang
mengintegrasikan beberapa aplikasi utama web di dalamnya. Dalam XAMPP terdapat instalasi model
PHP, MySQL, web server Apache, yang mana pejelasannya adalah sbb:
1. PHP
Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk membuat web yang bersifat
server-side scripting,PHP juga bersifat open source. Sistem management database yang sering digunakan
bersama PHP adalah MySQL, namun PHP juga mendukung system management database oracle,
Microsoft acces, inter base,d-base dan postgreSQL.
2. MySQL
SQL kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang
khusus digunakan untuk mengolah database, MySQL juga bersifat opensource dan relational yang artinya
data-data yang dikelola dalam database akan diletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga
manipulasi data akan menjadi lebih cepat. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL yang berada di
Swedia. MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengolah database beserta isinya, serta untuk
menambahkan,mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.

Definisi Website
1. Definisi Website
Menurut Murad, dkk, dalam dari Jurnal CCIT Vol.7 No.1(2013:49)[14], website adalah
sistemdengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lainnya yang tersimpan
dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hypertext.

17/11/2015 7:56

37 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Menurut Adi Nugroho dalam Esa Wijayanti (2014:22)[7], website adalah salah satu aplikasi
yang berisikan dokumen-dokumen multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya yang
menggunakan protokol HTTP (hypertext transferprotocol) dan untukmengaksesnya menggunakan
perangkat lunak yang disebut browser.
Berdasarkan beberapa pendapat yangdikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan website adalah
sebuah tempat diinternet, yang menyajikan informasi dengan berbagai macam format data sepertiteks
gambar, bahkan video dan dapat diakses menggunakan berbagai aplikasi client shingga memungkinkan
penyajianinformasi yang lebih menarik dan dinamis dengan pengelolaan yang terorganisasi.
2. Fungsi Web
Menurut Rahmat Hidayat dalam Esa Wijayanti (2014:31). Berdasarkan pada fungsinya, website
terbagi atas:
1. Personal Website; Website yang berisi informasi pribadi seseorang.
2. Commercial Website; Websiteyang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang bersifat bisnis.
3. Government Website; Websiteyang dimiliki oleh instansi pemerintah, pendidikan yang bertujuan
memberikanpelayanan kepada pengguna.
4. Non-Profit Organization Website;Dimiliki oleh organisasi yang bersifat non-profitatau tidak bersifat
bisnis.

Pengertian Elisitasi
Menurut Rahardja, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.4 No 3(2011:302)[15], Elisitasi berisi usulan
rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk
dieksekusi.
Elisitasi Tahap I
Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses
wawancara(Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303)[15].

Elisitasi Tahap II

17/11/2015 7:56

38 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap Iberdasarkan metode MDI. Metode MDI ini
bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru
dengan rancangan yang disanggupi untuk dieksekusi (SuryoGuritno, Sudaryono dan Untung Rahardja
2010 : 303).
1. (M) pada MDI itu artinya Mandatory. Maksudnya requirement tersebut harusada dan tidak boleh
dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
2. (D) pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan
boleh dihilangkan.Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan
membuat sistem tersebut lebih perfect.
3. (I) pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebutbukanlah bagian dari
sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.
Elisitasi Tahap III
Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement
yang option-nya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan
kembali melalui metode TOE (Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303).
a. (T) artinya Technical,maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut
dalam sistem yang diusulkan.
b. (O) artinya Operasional,maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam
sistem yang akan dikembangkan.
c. (E) artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yangdiperlukan guna membangun requirement
tersebut di dalam sistem.
Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu sebagai berikut :
a. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatandan pemakaiannya sulit serta biayanya
mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
b. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
c. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

Final Draft Elisitasi


Final draft merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan
sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan (Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung

17/11/2015 7:56

39 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Rahardja 2010 : 304)[15].

Literature Review
Literature review adalah suatu survey literature tentang penemuan-penemuan yang telah dilakukan
oleh penelitian sebelumnya yang berhubungan dengan topik penelitian (Warsito, 2009 : 42).
Berikut ini adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan
penelitian yang akan dibahas dalam Skripsi ini, antara lain:
1. Penelitian yang di lakukan oleh Fauzi Andayu (2009)[16]. Penelitian ini berjudul Sistem
Informasi Pengarsipan Surat Pada Kantor Kecamatan Simeulue Barat. Dalam laporannya penulis
memaparkannya masalah yang terjadi adalah pengarsifan surat yang tidak teratur dan terarah.
Solusi penulis adalah meningkatan fasilitas yang terdapat pada kantor kecamatan.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Dwi Agus Diartono (2009)[17]. Penelitian ini berjudul Rancangan
Bangun Sistem Informasi Manajement Surat.Dalam laporan penulis menerapkan masalah yang
terjadi adalah Kurang efisennya pencarian data ,pencatata surat masuk dan pencatatan surat keluar.
Maka dari itu penulis merancang suatu sistem administrasi surat pada bidang surat menyurat
sihingga dapat membuat pegawai tata usaha lebih cepat dan mudah dalam penangan masalah
administrasi surat.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Muhammad Marup (2010)[18] . Penelitian ini berjudul Sistem
Layanan Administrasi Surat Menyurat Terpadu Pada FTI. Dalam laporan penulis menerapkan
masalah yang terjadi adalah sangat rentan dengan kehilangan arsif surat masuk keluar dan
menghabat usaha untuk pencarian data.Maka dari itu penulis suatu sistem utuk mengola surat
supaya informasi terkandung di dalamnya dapat di gunakan lebih baik di lingkungan tata usaha FTI.
4. Penelitian yang dilakukan oleh Woro Isti Rahayu (2011)[19] Penelitian ini berjudul Perancangan
Informasi Manajemen Inventori Pemberkasan Surat Masuk Surat Keluar Di Polteknik Pos
Indonesia. Dalam laporan penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah pengasesaan data
masih bersifat manual, pendataan dan pemberkasan surat masuk dan keluar disimpan dalam bentuk
katalog sederhana yang bisa hilang dan rusak pemberkasan surat belum memiliki aplikasi
pendistribusian surat masih belum efektif dan efisien sehingga pencarian surat membutuhkan waktu
yang sangat lama.

17/11/2015 7:56

40 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

5. Penelitian yang dilakukan oleh Luqman (2012)[20] . Penelitian ini berjudul Pembangunan Sistem
Informasi Manajemen Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kabupaten Pacitan Dalam laporn penulis merupakan masalah yang terjadi Prosedur yang di
terapkan pada manajemen surat masuk dan surat keluar mulai dari penerimaan,pembuatan
penerimaan,pedekumtasian,hingga verivikasi surat semua dilakukan secara konvensional,
dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan dibuku besar sedangkan pada saat
pengarsipan surat hanya mengunakan dokumen hardcopy.
6. Penelitian yang dilakukan oleh Ahmad Faisal (2009)[21] Tangerang. Perancangan sistem
register surat masuk dan surat keluar pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Madya,Tangerang.
Pada penelitian sebelumnya penulis menjelaskan tentang sestem register surat masuk dan surat
keluar.

17/11/2015 7:56

41 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

BAB III
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Analisa Organisasi
Sejarah Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang
Berdasarkan Peraturan Walikota Tangerang nomor 31 tahun 2008 tentang susunan organisasi dan
tata kerja Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, maka terbentuklah Dinas Pekerjaan Umum Kota
Tangerang. Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang ialah unit kerja yang bertugas membantu Walikota
dalam menyelenggarakan pemerintahan di daerah, khususnya dalam bidang Pekerjaan Umum.
Ditetapkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, telah
membawa perubahan dalam sistem pemerintah di daerah.Daerah diberi kewenangan otonomi yang
didasarkan pada asas desentralisasi dalam wujud otonomi yang luas, nyata, dan bertanggung jawab.
Otonomi Daerah yang secara serentak diberlakukan di seluruh Indonesia sejak awal tahun 2001, telah
ditindak lanjuti oleh Daerah yaitu dengan keluarnya peraturan Daerah nomor 4 tahun 2001 tentang
pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Tingkat II Kota Tangerang.

Struktur Organisasi
Sebuah Organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu struktur organisasi yang digunakan
untuk memudahkan pengkoordinasian danpenyatuan usaha, untuk menunjukkan kerangka-kerangka
hubungan di antara fungsi,bagian-bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk
menunjukan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu organisasi.
Pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, struktur organisasi tertinggi dikepalai oleh seorang
Kepala Dinas yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang Sekretaris dan 3 (tiga) kepala
bidang yaitu bidang umum & kepegawaian, bidang keuangan dan bidang perencanaan, yang masingmasing membawahkan 3 kepala seksi / kasubag. Struktur organisasi Dinas Pekerjaan Umum kota
Tangerang diatur berdasarkan Peraturan Walikota, yang terdiri dari:
Struktur Organisasi Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang

17/11/2015 7:56

42 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang

Tugas dan Wewenang Organisasi


Susunan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, adalah:
a. Kepala Dinas
b. Sekretariat, membawahkan :
1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
2. Sub Bagian Keuangan
3. Sub Bagian Perencanaan
c. Bidang Bina Marga, membawahkan :
1. Seksi Pembangunan Jalan Kota & Jembatan
2. Seksi Pemeliharaan Jalan Kota & Jembatan
3. Seksi Pembangunan & Pemeliharaan Jalan Lingkungan
d. Bidang Sumber Daya Air, membawahkan :
1. Seksi Pembangunan & Rehab SDA
2. Seksi Operasi & Pemeliharaan

17/11/2015 7:56

43 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

3. Seksi Pengendalian Air Bawah Tanah & Air Bersih


e. Bidang Drainase & Air Limbah, membawahkan :
1. Seksi Pembangunan Drainase
2. Seksi Pemeliharaan Drainase
3. Seksi Pengendalian Air Limbah
f. Bidang Perumahan & Pemukiman, membawahkan :
1. Seksi Pembangunan Perumahan & Pemukiman
2. Seksi Pengelolaan & Pengaturan Perumahan
3. Seksi Pengelolaan Pemakaman
g. UPTD
1. Kepala Dinas
a. Penyelenggaraan dan pembinaan kesekretariatan dinas
b. Penyelenggaraan dan pembinaas dibidang Usaha Kecil dan Menengah.
c. Penyelenggaraan dan pembinaas dibidang koperasi.
2. Sekretaris
1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
a. Penyediaanbahan rencana dan program kerja.
b. Pelaksaankoordinasi bidang umum dan kepegawaiaan ldi lingkungan Dinas.
c. Pelaksaandan pelayanan adninistrasi bidang umum dan kepegawaian yang meliputi urusan rumah
tangga, surat menyurat,kebersihan, keamanan, pemeliharaan, humas, protokol dan tata usaha
kepegawaian di lingkungan Dinas.
d. Evaluasi, monitoring dan pelaporan bidang Umum dan Kepegawaian di Lingkungan Dinas.
2. Sub Bagian Keuangan
a. Penyediaan bahan rencana dan programkerja.
b. Pelaksanaan koordinasi bidang keuangan dilingkungan Dinas.
c. Pelaksanaan dan pelayanan administrasi dan tekhnis bidang keuangan meliputi urusan anggaran
perbendaharaan dan akuntansi di lingkungan Dinas.
d. Evaluasi,monitoring dan pelaporan bidang keuangan di lingkungan Dinas.

17/11/2015 7:56

44 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

3. Sub Bagian Perencanaan


a. Penyusunan usulan rencana kerja dan anggaran tahunan Sub Bagian Perencanaan.
b. Penyusunan usulan program dan rencana kerja tahunan Dinas.
c. Pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi perencanaan.</p></div>
d. Pengawasan dan pembinaan terhadap para pegawai yang membantunya.
e. Pelaporan.
3. Bidang Bina Marga
1. Seksi Pembangunan Jalan Kota & Jembatan
a. Penyusunan usulan rencana kerja dan anggaran tahunan Seksi Pembangunan Jalan Kota Dan
Jembatan.
b. Pelaksanaan perencanaan teknis pembangunan dan peningkatan jalan kota serta pembangunan dan
penggantian jembatan.

Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang


Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang memiliki visi yakni Membangun peradaban baru di
bidang Pekerjaan Umum dan Perumahan dengan Pelayanan yang Akhlakul Karimah. Dalam
pencapaian visi tersebut Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang memiliki beberapa misi, yaitu :.
1. Meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan prasarana dan sarana perumahan dan permukiman.
2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan prasarana dan sarana kebinamargaan.
3. Meningkatkan kualitas dan kuantitas prasarana drainase, air minum, dan air.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan


Prosedur Sistem Yang Berjalan
Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat yang masuk, suratkeluar, serta pembuatan
laporan.
1.Prosedur Surat yang Masuk
Suratyang masuk diterima oleh bagian umum, kemudian bagian umum mencatat surat yangmasuk
di kartu penerus disposisi setelah itu mencatat di buku agenda. Setelahdi catat dibuku agenda, bagian
umum mendistribusikan surat ke penerima surat.
2.Prosedur Surat Keluar

17/11/2015 7:56

45 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Bagianumum membuat surat keluar, kemudian memberikan kepada bagian sekretariat


untukmemperoleh persetujuan. Jika tidak disetujui oleh Sekretariat,maka surat yangdibuat dikembalikan
ke bagian umum untuk diperbaharui,dan jika disetujui olehSekretariat, maka bagian umum harus
mencatatnya di buku agenda. Setelah dicatatdibuku agenda, bagian umum menyerahkan surat keluar yang
telah disetujui olehSekretariat ke bagian pengirim surat untuk mengirimkan surat tersebut.
3.Prosedur Pembuatan Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar
Bagian umum membuat laporan surat masuk dan Surat Keluar kemudian diserahkan kepada
bagian Sekretariat. Setelah itu, bagian Sekretariat memberikan laporan surat masuk dan surat masuk yang
telah dibuat oleh bagian umum ke Kepala Dinas.

Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan


Untuk menganalisa sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program Unified Modeling
Language(UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini, sebagai berikut :
1. Use Case Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Use CaseDiagram Pendataan Surat Masuk

Gambar 3.2 Use Case Diagram sistem pendataan surat masuk


Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Pendataan surat masuk yang berjalan
digambarkan dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :
a. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat masuk
b. 4 actor di antaranya : bagian umum, penerima surat, sekretariat, dan kepala dinas
c. 6 Use case di antaranya : menerima surat, mencatat di Kartu Penerus Disposisi, mencatat di buku
agenda, mendistribusikan surat, membuat laporan surat masuk, memberikan laporan surat masuk.

17/11/2015 7:56

46 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

b. Use Case Diagram Pendataan Surat Keluar

Gambar 3.3 Use Case Diagram sistem pendataan surat keluar


Berdasarkan gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem Pendataan surat keluar yang berjalan
digambarkan dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :
a. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat keluar
b. 5 actor di antaranya : bagian umum, pengirim surat, sekretariat, kepala dinas, penerima surat
c. 1 extend : surat diterima dan surat dikembalikan.
d. 7 Use case di antaranya : membuat surat keluar, cek surat keluar, mencatat surat keluar di buku
agenda, memberikan surat untuk di kirim, mengirim surat, menerima surat, membuat laporan surat
keluar, memberikan laporan surat keluar.
Prosedurnya:
2. Activity Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar
Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis
maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan
saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut
a. Activity Diagram Pendataan Surat Masuk

17/11/2015 7:56

47 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Gambar 3.4 Activity Diagram sistem Pendataan surat masuk


a. 1 Intial Node, objek yang diawali
b. 12 Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
c. 1 Decision Node, yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
d. 1 Final Node, objek yang di akhiri.
e. 4 vertical swimelane
b. Activity Diagram Pendataan Surat Keluar

Gambar 3.5 Activity Diagram sistem Pendataan surat keluar


a. 1 Intial Node,objek yang diawali
b. 19 Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi daridsuatu aksi.
c. 2 Decision Node, yang mencerminkan sebagaipilihan eksekusi.

17/11/2015 7:56

48 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

d. 1 Final Node, objek yang di akhiri.


e. 5 vertical Swimelane

3. Sequence Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar


a. Sequence Diagram Pendataan Surat Masuk

Gambar 3.6 Sequence Diagram Pendataan Surat Masuk


a. 4 actor yang melakukan kegiatan : bagian umum, penerima surat, sekretariat, kepala dinas
b. 4 Lifeline yang dilakukan : menerima surat masuk,mencatat di kartu disposisi, mencatat di buku
agenda, membuat laporan
c. 12 Message diantaranya : menerima surat masuk, mencatat di kartu disposisi, mencatat di buku
agenda,mendistribusikan surat, menerima surat, memberikan surat, membuat laporan,memberikan
laporan, menerima laporan, cek laporan dan acc laporan.
b. Sequence Diagram Pendataan Surat Keluar

17/11/2015 7:56

49 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Gambar 3.7 Sequence Diagram Pendataan Surat Keluar


a. 5 actor yang melakukan kegiatan : bagian umum, pengirim surat, penerima surat, kepala dinas
b. 4 Lifeline yang dilakukan : membuat surat keluar,mencatat di buku agenda, mengirim surat,
membuat laporan
c. 19 Message diantaranya : membuat surat keluar, memberikan surat, menerima surat, mengecek
surat,acc surat, memberikan surat yang telah di acc, menerima surat acc, mencatat di buku
agenda,memberikan surat untuk dikirim, ,menerima surat untuk di kirim, mengirimkan surat, membuat
laporan, memberikan laporan, menerima laporan,memberikan laporan ke kepala dinas, cek laporan, acc
laporan.

Analisa Sistem Yang Berjalan


Metode Analisa
Metode analisa sistem yang di gunakan adalah metode OOAD yaitu analisa dengan menggunakan
Unified Modeling Language (UML). Sistem yang berjalan terdiri dari use case, activity dan sequence
diagram.
1. Analisa Masukan
Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau
informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil
dari sebuah proses itu sendiri.
Nama Masukan : Surat Masuk dan Surat Keluar

17/11/2015 7:56

50 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Fungsi : Sebagai bukti pendataan surat masuk dan surat keluar


Sumber : Petugas pendataan surat masuk dan surat keluar
Media : Kertas
Distribusi : Bagian Umum ke Sekretariat
Frekuensi : Setiap ada surat yang masuk dan surat yang keluar
Keterangan : Surat masuk dan surat keluar
2. Analisa Proses
Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalahy ang dilakukan pada proses sebagai suatu
hasil respek balik karena adanya data input. Didalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk
akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada.Ketika ada surat yang masuk maka bagian
umum mencatat di kartu penerus disposisi dan dibuku agenda,kemudian menyerahkan surat ke penerima
surat, membuat laporan dan menyerahkan ke sekretariat dan ketika ada membuat surat keluar bagian
umum menyerahkan ke sekretariat untuk di acc,setelah di acc menyerahkan surat ke pengirim surat
kemudian membuat laporan.
Nama Proses :Pendataan surat masuk dan surat keluar
Masukan :Form_pendataan surat masuk dan surat keluar
Keluaran :Laporan pendataan surat masuk dan surat keluar
Ringkasan proses : Proses ini menginput Pendataan surat masuk dan surat keluar dari buku agenda
Adapun penjelasan lebih rinci mengenai Analisa proses yang sedang berjalan digambarkan
denganmenggunakan Unified Modeling Language(UML)
3. Analisa Keluaran
Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari
keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data
melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada
bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap.Meliputi :

17/11/2015 7:56

51 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

1. Laporan pendataan surat masuk


Berupa laporan pendataan surat yang masuk, yang dikumpulkan selama satu bulan
2. Laporan pendataan surat keluar
Berupa laporan pendataan surat yang keluar, yang dikumpulkan selama satu bulan.

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah


Permasalahan yang dihadapi
Masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum
Kota Tangerang masih bersifat manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam mengolah
data.
2. Penyimpanan data-datanya masih kurang efektif dan kurang tertata dengan baik karena tidak
adanya tempat penyimpanan data yang baik dan terintegrasi.
3. Membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan pendataan surat masuk dan surat keluar,
sehingga dibutuhkan suatu aplikasi yang terkomputerisasi.

Alternatif Pemecahan Masalah


Setelah mengamati dan menganalisis dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang
berjalan, Penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi yaitu
membuat aplikasi pengolahan pendataan surat masuk dan surat keluar yang mudah dioperasikan dengan
cepat yang mudah di akses oleh bagian umum yang mempunyai tempat penyimpanan data sehingga
data-data yang ada tidak akan hilang.

User Requirement
Elisitasi Tahap I
Elisitasi tahap I merupakan daftar yangdiperoleh dari hasil pengumpulan data dari lapangan yang
dilakukan dengan cara observasi dan wawancara dengan bagian umum. Untuk membuat sistem pendataan
surat masuk dan surat keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang yang terkomputerisasi.

17/11/2015 7:56

52 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Berikut lampiran Elisitasi Tahap I yang telah dibuat:


Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Gambar 3.1. diatas merupakan gambar dari Elisitasi Tahap 1, yang disusun berdasarkan hasil
wawancara penulis dengan stakeholder mengenai seluruh rancangan Sistem surat masuk dan surat keluar
pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang.

Elisitasi Tahap II
Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkanElisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan melalui
metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus
dieliminasi:
Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II

17/11/2015 7:56

53 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Keterangan :
M (Mandatory) : Dibutuhkan/penting
D (Desirable) : Diinginkan/tidak terlalu penting
I (Inessential) : Diluar sistem/dieliminasi

Elisitasi Tahap III


Berdasarkan Elisitasi Tahap II diatas, dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali
dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HML. Selanjutny asemua requirement yang tersisa
diklasifikasikan kembali melalui metode TOE.
a. (T) artinya Technical,maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut
dalam sistem yang diusulkan.
b. (O) artinya Operasional,maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam
sistem yang akan dikembangkan.
c. (E) artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement
tersebut di dalam sistem.

17/11/2015 7:56

54 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option,yaitu sebagai berikut :
a. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya
mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
b. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
c. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.
Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Keterangan:
a. T : Technical
b. O : Operational
c. E : Economic
d. L : Low
e. M : Middle
f. H : High

Final Draft Elisitasi


Final draft elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap tahap elisitasi yang dapat dijadikan
acuan dan dasar pengembangan sistem yang akan dibentuk. Berikut penulis lampirkan Diagram Final
Draft Elisitasi.

17/11/2015 7:56

55 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Tabel 3.4 Draft Elisitasi

17/11/2015 7:56

56 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

BAB IV
HASIL PENELITIAN

Rancangan Sistem Usulan


Prosedur Sistem Usulan
Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat yang masuk, surat keluar, serta pembuatan
laporan.
1. Prosedur Surat Masuk
Surat masuk yang datang diterima oleh admin, kemudian admin mencacat surat yang masuk ke
dalam sistem pendataan surat.
2. Prosedur Surat Keluar
Admin membuat surat keluar kemudian admin menginput surat keluar ke dalam sistem pendataan
surat keluar.
3. Prosedur Pembuatan Laporan
Admin membuka sistem pendataan surat masuk dan surat keluar dan memilih menu laporan data
surat untuk melihat laporan surat masuk dan surat keluar. Apabila admin ingin mencetak laporan surat
masuk dan surat keluar, admin cukup menekan tombol print.

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

17/11/2015 7:56

57 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Gambar 4.1 Use Case Diagram yang diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.1. Use Case Diagram yang diusulkan terdapat :


a. 1 sistem yang mencangkup seluruh kegiatan Sistem pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada
Kantor Dinas Koperasi Kota Tangerang Selatan.
b. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu : Admin adalah bagian umum yang memiliki hak akses
untuk mengontrol
c. 2 Use Case yang dilakukan diantaranya : Menampilkan Login dan menampilkan Menu Utama
d. 3 (Tiga) Extend diantaranya : Menampilkan Verifikasi Login, Menampilkan Data Surat,
Menampilkan Laporan
e. 5 (Lima) Include diantaranya : Menampilkan Data Pegawai, Menampilkan Input Pegawai,
Menampilkan Input Surat Masuk, Menampilkan Input Surat Keluar, Logout

Activity Diagram Yang Diusulkan

17/11/2015 7:56

58 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Gambar 4.2 Activity Diagram Sistem yang diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan terdapat :


1. 1 Initial Node, sebagai awal objek
2. 14 Action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya yaitu : Menampilkan
Login, cek login, Menampilkan Menu Utama, Menampilkan Data Pegawai, Menampilkan Input
Data Pegawai,Menampilkan Data Surat, Menampilkan Data Surat Masuk, Menampilkan Data Surat
Keluar, Menampilkan Input Surat Masuk, Menampilkan Input Surat Keluar,Menampilkan Laporan,
Menampilkan Laporan Surat Masuk, Menampilkan Laporan Surat Keluar, Logout
3. 3 Fork Node, menjelaskan adanya beberapa aliran
4. 3 Join Node, menjelaskan adanya beberapa aliran
5. 1 Decision Node, untuk membuat keputusan
6. 1 Final Nodeobjek yang diakhiri.

Sequence Diagram Yang Diusulkan

17/11/2015 7:56

59 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Gambar 4.3 Sequence Diagram Sistem yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.3 Sequence diagram yang diusulkan terdapat:


1. 14 Life Line antar muka yang saling berinteraksi
2. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu petugas absensi
3. 24 Massage hubungan antar objek yang satu dengan objek lainnya yang mempunyai nilai.

State chart Diagram Yang Diusulkan

17/11/2015 7:56

60 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Gambar 4.4 State chart Diagram Sistem yang diusulkan


Berdasarkan gambar 4.4 State chart diagram yang diusulkan terdapat :
1. 1 Initial Node, sebagaiawal objek
2. 14 state,sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya yaitu : Menampilkan
Login, Menampilkan Verifikasi Login Berhasil,Menampilkan Verifikasi Login gagal,menampilkan
Menu Utama, Menampilkan Data Pegawai, Menampilkan Input Data Pegawai,Menampilkan Data
Surat, Menampilkan Data Surat Masuk, Menampilkan Data Surat Keluar, Menampilkan Input Surat
Masuk, Menampilkan Input Surat Keluar,Menampilkan Laporan, Menampilkan Laporan Surat
Masuk, Menampilkan Laporan Surat Keluar, Logout
3. 1 Decision Node, untuk membuat keputusan
4. 1 Final Nodeobjek yang diakhiri.

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan


Berisi perbedaan prosedur sistem berjalan dan sistem usulan yang dibuat dalam bentuk tabel.

17/11/2015 7:56

61 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Rancangan Basis Data


Class Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.5 Class Diagram yang diusulkan


Berdasarkan gambar Class Diagram yang diusulkan terdapat :
1. 3 Class, himpunan dari objek-objek yang berbagai atribut serta operasi yang sama.
2. 2 association, digunakan untuk memodelkan relasi antara objek.

17/11/2015 7:56

62 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

spesifikasi Basis Data


Spesifikasi basis data merepakan desain basis data yang dianggap telah normal. Desain basisdata
menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, dan panjang record.
Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Nama File : Pegawai
2. Media : Hardisk
3. Isi : nip + nama + jabatan + alamat + no_telp
4. Primary Key : nip
5. Panjang Record : 170
Struktur :

Tabel 4.2 Tabel Pegawai


1. Nama File : Surat_masuk
2. Media : Hardisk
3. Isi : no + tanggal_surat_masuk + no_surat_masuk + asal_surat + perihal_surat + nip + keterangan
+ dokumen
4. Primary Key : no
5. Panjang Record : 375
Struktur :

17/11/2015 7:56

63 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Tabel 4.3 Tabel Surat Masuk


1. Nama File : Surat_keluar
2. Media : Hardisk
3. Isi : no + tanggal_surat_keluar + no_surat_keluar + perihal_surat + nip + ditujukan + keterangan +
dokumen
4. Primary Key : no
5. Panjang Record : 400
Struktur :

Tabel 4.4 Tabel Surat Keluar

17/11/2015 7:56

64 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

1. Nama File : Pegawai


2. Media : Hardisk
3. Isi : nip + password + level
4. Primary Key : nip
5. Panjang Record : 40
Struktur :

Tabel 4.5 Tabel Pengguna

Rancangan Program
1. Tampilan Menu Log In

Gambar 4.6 Tampilan Menu Log In

17/11/2015 7:56

65 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

2. Tampilan Menu Utama

Gambar 4.7 Tampilan Menu Utama

3. Tampilan Menu Input Data Pegawai

Gambar 4.8 Tampilan Menu Input Data Pegawai

4. Tampilan Menu Input Surat Masuk

17/11/2015 7:56

66 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Gambar 4.9 Tampilan Menu Input Surat Masuk

5. Tampilan Menu Input Surat Keluar

Gambar 4.10 Tampilan Menu Input Surat Keluar

6. Tampilan Menu Laporan Surat Masuk

17/11/2015 7:56

67 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Gambar 4.11 Tampilan Menu Laporan Surat Masuk

7. Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

Gambar 4.12 Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

8. Tampilan Menu Input Pengguna

17/11/2015 7:56

68 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Gambar 4.13 Tampilan Menu Input Pengguna

Rancangan Prototype
1. Rancangan Tampilan Menu Login

Gambar 4.14 Rancangan Tampilan Menu Login


2. Rancangan Tampilan Menu Utama

17/11/2015 7:56

69 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Gambar 4.15 Rancangan Tampilan Menu Utama


3. Rancangan Tampilan Menu Input Pegawai

Gambar 4.16 Rancangan Tampilan Menu Input Pegawai


4. Rancangan Tampilan Menu Input Surat Masuk

Gambar 4.17 Rancangan Tampilan Menu Input Surat Masuk

17/11/2015 7:56

70 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

5. Rancangan Tampilan Menu Input Surat Keluar

Gambar 4.18 Rancangan Tampilan Menu Input Surat Keluar


6. Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Masuk

Gambar 4.19 Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Masuk


6. Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

17/11/2015 7:56

71 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Gambar 4.20 Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

6. Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

Gambar 4.21 Rancangan Tampilan Menu Pengguna

Konfigurasi Sistem Usulan


Spesifikasi Hardware
Perangkat keras yang dibutuhkan oleh aplikasi atau sistem adalah suatu unit personal komputer.
Perangkat keras yang diusulkan ini dibuat berdasarkan kebutuhan sistem saat ini dan antisipasi kebutuhan
di masa yang akan datang. Konfigurasi yang dibutuhkan pada desain sistem yang diusulkan adalah :
a. Processor : Intel inside core i3
b. Monitor : HP 14
c. RAM : 2 GB
d. Harddisk : 400 GB
e. Printer : HP

Aplikasi Yang Digunakan


a. Windows 7
b. Microsoft Office 2007

17/11/2015 7:56

72 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

c. Dreamweaver CS5
d. XAMPP ( PHP dan My SQL)
e. Browser Mozilla Firefox 29.0.1

Hak Akses
Pengoperasian aplikasi ini dapat dilakukan oleh bagian umum.

Testing
Implementasi program Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Dinas
Pekerjaan Umum Kota Tangerang dilakukan dengan menggunakan metode Black Box Testing. Metode
Black Box Testing ini merupakan suatu pengujian program yang mengutamakan pengujian terhadap
kebutuhan fungsi dari suatu program.
Pengujian Black Box Testing dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program.
Input tersebut selanjutnya di proses sesuai dengan kebutuhan fungsional nya untuk melihat apakah
program aplikasi dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan. Apabila input yang
diberikan dan proses tersebut dapat menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya,
maka program tersebut sudah benar, tetapi apabila output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan
fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program tersebut dan selanjutnya dilakukan
penelusuran perbaikan untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi pada program tersebut.

Pengujian Black Box


1. Pengujian Black Box pada Login Admin
Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan
Surat Keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang untuk fungsi login admin, yaitu
sebagai berikut :

17/11/2015 7:56

73 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

2. Pengujian Black Box pada Menu Pegawai


Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan
Surat Keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang untuk fungsi menu pegawai, yaitu
sebagai berikut :

3. Pengujian Black Box pada Menu Surat Masuk


Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan
Surat Keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang untuk fungsi menu surat masuk, yaitu
sebagai berikut :

17/11/2015 7:56

74 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

4. Pengujian Black Box pada Menu Surat Keluar


Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan
Surat Keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang untuk fungsi menu surat keluar, yaitu
sebagai berikut :

5. Pengujian Black Box pada Tabel Pengguna


Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan
Surat Keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang untuk fungsi menu surat keluar, yaitu
sebagai berikut :

17/11/2015 7:56

75 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Implementasi
Schedule
Schedule penelitian dan penulisan skripsi dijabarkan pada tabel dibawah ini :

Etimasi Biaya
Pada Estimasi Biaya ini berisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam
perusahaan.

17/11/2015 7:56

76 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

17/11/2015 7:56

77 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

BAB V
PENUTUP

Kesimpulan
Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan maka didapatkan beberapa
kesimpulan, adalah sebagai berikut:
1. Pendataan surat masuk dan surat keluar yang saat ini sedang berjalan di Dinas Pekerjaan Umum
Kota Tangerang masih dilakukan secara manual, hal ini menyebabkan kurang efektif dan efisien sehingga
membutuhkan waktu yang lama untuk pencarian data dan pembuatan laporan.
2. Pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini belum memiliki tempat
penyimpanan data yang aman, sehingga dapat memungkinkan terjadinya kehilangan data.
3. Dengan adanya sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang telah terkomputerisasi,
maka dapat mempermudah pegawai dalam melakukan pendataan,pencarian hingga pembuatan
laporan,sehingga dapat terciptanya pekerjaan yang lebih baik, efektif dan efisien.

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah


Berdasarkan rumusan masalah yang telah dijabarkan pada BAB I, maka penulis mengambil
kesimpulan :
1. Proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan saat ini pada Dinas
Pekerjaan Umum Kota Tangerang masih berjalan secara manual yaitu proses pencatatannya masih
menggunakan buku baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar , pencarian data surat masuk dan
surat keluarnya pun dilakukan secara manual dan pembuatan laporannya dilakukan dengan menggunakan
buku besar.
2. Sistem pendataan pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini belum
mempunyai tempat penyimpanan data sehingga data yang ada sering hilang.
3. Untuk memmbuat sistem surat masuk dan surat keluar dibutuhkan aplikasi berbasis web dan
tempat penyimpanan data, sehingga data yang ada tidak akan hilang.

17/11/2015 7:56

78 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Kesimpulan Terhadap Tujuan dan Manfaat Penelitian


a. Kesimpulan terhadap tujuan penelitian
1. Untuk mengetahui masalah-masalah apa saja yang muncul pada sistem pendataan surat masuk
dan surat keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, serta dapat memberi masukan-masukan
agar mengurangi kesalahan-kesalahan dalam proses pendataan surat masuk dan surat keluar.
2. Tujuan dari penelitian ini yaitu agar hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat bermanfaat
dan digunakan oleh Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang sebagai referensi untuk memperbaiki sistem
pendaataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini.
3. Menambah pengetahuan , pengalaman serta pengamatan dari sebuah sistem yang berjalan saat
ini di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, serta dapat menghasilkan informasi yang akurat sesuai
dengan kebutuhannya.
b. Kesimpulan terhadap manfaat penelitian
1. Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat mempermudah pegawai dalam melakukan proses
pencataan surat masuk dan surat keluar, sehingga proses pendataannya dapat terkontrol dan berjalan
dengan baik.
2. Penelitian ini sangat berguna dan bermanfaat bagi penulis, karena dengan adanya penelitian ini
dapat menambah wawasan penulis mengenai sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Dinas
Pekerjaan Umum Kota Tangerang.
3. Dengan adanya sistem ini diharapkan agar terciptanya pelayanan yang lebih baik lagi, serta
efektif dan efisien bagi Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang dalam melakukan proses pendataan surat
masuk dan surat keluar.

Kesimpulan Terhadap Metode Penelitian


Berdasarkan metode penelitian yang penulis lakukan ,maka dapat disimpulkan :
1. Penulis melakukan metode pengumpulan data dalam penelitian ini, dimana penulis melakukan
wawancara langsung kepada stakeholder atau pegawai yang ada dibawah lingkungan Dinas Pekerjaan
Umum Kota Tangerang, selain itu penulis juga melakukan observasi langsung di Dinas Pekerjaan Umum

17/11/2015 7:56

79 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

Kota Tangerang, dan penulis juga memperoleh data dan informasi dari beberapa sumber literature seperti
buku, jurnal, internet, dan lain sebagainya.
2. Penulis menggunakan metode pengembangan sistem dalam penelitian ini yaitu dengan
menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle).
3. Metode pengujian yang penulis gunakan dalam penelitian ini yaitu Black box Testing . Black
box Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.

Saran
Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang
sedang berjalan dan sistem yang dibangun, maka agar dapat dicapai hasil yang optimal dan juga bertujuan
terhadap kelancaran dalam kegiatan pendataan dibutuhkan:
1. Perlu diadakan pelatihan kepada pengguna (user)yang akan menggunakan sistem tersebut
sebagai administrator,agar dapat dimanfaatkan dengan baik.
2. Apabila sistem yang baru sudah berjalan maka perlu di perhatikan dan di lakukan evaluasi
secara berkala terhadap sistem untuk selanjutnya diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan
perkembangan instansi atau perusahaan.
3. Dimasa yang akan datang, diharapkan bagi mahasiswa yang mengambil judul skripsi yang sama
untuk dapat mengembangkan sistem ini menjadi jauh lebih baik.

17/11/2015 7:56

80 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

DAFTAR PUSTAKA
1. 1,0 1,1 1,2 1,3 Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
2. Tanti Lili. 2010. Pengembangan Perangkat Ajar Berbantuan Komputer Untuk Mempelajari Tata
Bahasa Inggris. Tangerang : Perguruan Tinggi Raharja. Jurnal CCIT Vol.3 No.2.
3. Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu
4. 4,0 4,1 Henderi, Maimunah, Randy Andrian. 2011. Desain Aplikasi E-learning Sebagai Media
Pembelajaran Artificial Informatics.Tangerang: Jurnal CCIT. Vol. 4, No.3-Mei 2011.
5. Oktani, Astri.2014. Perancangan Sistem Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada
Kantor Imgrasi Kelas I Tangerang Berbasis WEB.STMIK Raharja.Tangerang
6. Pudjo, Prabowo Widodo,2011. Menggunakan UML, Informatika. Bandung.
7. 7,0 7,1 Wijayanti, Esa. 2014. Perancangan Sistem Informasi Absensi Pegawai pada Kantor
Kecamatan Batuceper Tangerang. STMIK Raharja. Tangerang.
8. 8,0 8,1 Murad. Dina Fitria, Nia Kusniawati, dkk. 2013. Aplikasi Intelligence Website Untuk
Penunjang Laporan PAUD Pada Himpaudi Kota Tangerang. Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan
Tinggi Raharja. Vol. 7, No. 1, September 2013
9. Nugroho, Bunafit,2008. Panduan Lengkap Menguasai Perintah SQL
10. Henderi,Maimunah, Randy Andrian. 2011. Desain aplikasi E-Learning Sebagai Media
Pembelajaran Artificial Informatics.Journal CCIT Vol-4 No.3 Mei 2011
11. Haerudin, Ruli Supriati, Abdul Hakim.2013.Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan
Berbasis WEB Pada Madrasah Aliyah Negeri Balaraja Kabupaten Tangerang. Journal CCIT
Vol.7 No.1-September 2013.
12. Rahardja.Untung ,Hidayati, Mia Novalia. 2011. Peningkatan Kinerja Distributed Database
Melalui Metode DMQ Base Level. Journal CCIT Vol 4 No.3 Mei 2011.
13. Arief. M. Rudyanto. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP & MySQL.
Yogyakarta: Andi.
14. Murad Dina Fitria, Nia Kusniawati, Muhamad Hariyanto. 2013. Aplikasi Intelligence Website
Untuk Penunjang Laporan PAUD Pada Himpaudi Kota Tangerang. Jurnal CCIT. Tangerang:
Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 7, No. 1, September 2013. TANGERANG.
15. 15,0 15,1 15,2 Rahardja Untung, Hidayati, Mia Novalia. 2011. Peningkatan Kerja Distributed
Database Melalui Metode DMQ Base Level. Jurnal CCIT Vol-4 No-3-mei 2011
16. Andayu, Fauzi, 2009. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Pada Kantor Kecamatan
Simeulue Barat Sumatra utara
17. Diartono, Agus, Dwi, 2009. Rancangan Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat
semarang
18. Marup, Muhamad, 2010. Sistem Layanan Administrasi Surat Meyurat Terpadu Pada FTI
Jawa Timur.
19. Rahayu, Isti, Woro, 2011. Perancangan Informasi Manajemen Inventori Pemberkasan Surat
Masuk Surat Keluar Di Politeknik Pos Indonesia Bandung.
20. Luqman, Muhamad, 2012. Pembanguna Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk Dan
Surat Keluar Pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan
21. Faisal, Ahmad, 2009. Perancangan sistem register surat masuk dan surat keluar pada Kantor
Pelayanan Pajak (KPP) Madya, Tangerang Tangerang

17/11/2015 7:56

81 of 81

http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/viewP

DAFTAR LAMPIRAN

17/11/2015 7:56