INFORMASI DALAM PRAKTIK

INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING PENENTU KEBERHASILAN

Pada tahun 1961, D, Ronald Daniel dari Mc.Kinsey dan Company, salah saru perusahaan
konsultan terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau faktor
penting penentu keberhasilan. Ia mengungkapkan bahwa terdapat beberapa aktivitas penting
yang akan menetukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi.
Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF, mereka akan
memusatkan perhatian pada pengindentifikasikan CSF dan kemudian memonitor sampai
seberapa jauh mereka telah mencapainya. Perusahaan yang melaksanakan strategi ini mengakui
bahwa informasi merupakan suatu sumber daya yang berharga dan bahwa sistem informasi yang
baik merupakan salah satu CSF.

SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi

yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi
informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat didalam
maupun diluar perusahaan. Ini merupakan aplikasi bisnis pertamayang dipasang pada komputer
ketika mereka pertama kali diperkenalkan pada tahun 1950-an. Istilah sistem pemrosesan
data elektronik (electronic data processing-EDP) dan sistem informasi akuntansi juga
telah dipergunakan, namun saat ini kurang populer.
Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memiliki arti penting. Sistem pemrosesan
transaksi adalah satu-satunya sistem informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi
kebutuhan informasi dari luar perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi memiliki tanggung
jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing. Sebagai
contoh, sistem pemrosesan transaksi memberikan faktur dan laporan saldo kepada pelanggan,
pesanaan pembelian kepada pemasok, dan data dalam laporan keuangan tahunan kepada
tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik.
Salah satu contoh yang baik dari sistem pemrosesan transaksi adalah sistem yang
digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi, perusahaan yang mendistribusikan produk
atau jasa kepada para pelanggannya. Sistem distribusi juga dapat ditemukan pada organisasiorganisasi jasa seperti United Way dan rumah sakit-rumah sakit serta pada badan-badan
pemerintahan seperti militer dan perpajakan.

Tinjauan Sistem

Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi label Sistem distribusi yang berada
ditengah. Unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukkan oleh kotak-kotak
dan dihubungkan ke sistem oleh panah-panah yang disebut arus data.
Unsur-unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi pelanggan, pemasok, ruang
persedian bahan baku, dan manajemen. Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan
para pelanggannya cukup mirip dengan arus yang menghubungkan perusahaan dengan

pemasoknya. Pesanan yang diterima oleh perusahaan dari para pelanggannya disebut pesanan
penjualan (sales order), sedangkan pesanan yang ditempatkan oleh perusahaan kepada
pemasoknya disebut pemesanan pembelian (purchase order).

Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi

Sistem distribusi terdiri atas tiga proses utama yaitu : memenuhi pesanan pelanggan,
memesan persediaan pengganti dari pemasok, dan memelihara buku besar.
1.

Memenuhi pesanan pelanggan : Pemrosesan pesanan melibatkan suatu sistem entri

pesanan, sistem persediaan, sistem penagihan, dan sistem piutang dagang.

2.

Memesan persediaan pengganti pemasok : Sistem pengganti persediaan terdiri atas

sistem pembelian, sistem penerimaan, dan sistem utang dagang.

3.

Memelihara buku besar : Sistem buku besar terdiri atas dua subsistem utama yaitu
memperbarui sistem buku besar dan sistem pembuatan laporan manajemen.

Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif

Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputerisasi.

Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi
dari semua aplikasi lainnya. Fondasi ini mengambil bentuk basis data, yang mendokumentasikan
semua hal yang penting yang dilakukan oleh perusahaandalam menjalankan operasinya dan
berinteraksi dengan lingkungan.

v SISTEM INFORMASI ORGANISASI

Area-area bisnis perusahaan keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi,
manufaktur, dan pemasaran menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem pemrosesan
transaksi, ditambah data dari sumber-sumber yang lain, untuk menghasilkan informasi yang
digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah. Sistem
informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini. Jenis sistem informasi lainnya yang telah
diimplementasikan di banyak perusahaan yatitu sistem informasi eksekutif (executive information
system atau EIS) ditunjukkan untuk tingkat organisasi daripada area bisnis. EIS digunakan oleh
para manajer ditingkat organisasi yang lebih tinggi.
Semua sistem organisasi ini merupakan contoh dari sistem informasi organisasi
(organizational information system). Semua sistem informasi tersebut dikembangkan untuk
memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungkan dengan bagian-bagian tertentu dari
organisasi.

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas

pemasaran perusahaan.
I.
Subsistem Output : Setiap subsistem output memberikan informasi mengenai
unsur-unsur penting di dalam bauran pemasaran. Bauran pemasaran (marketing mix) terdiri
atas empat unsur utama yang dikelola oleh manajemen agar dapat memenuhi keuntungan.
Subsistem output terdiri atas lima yaitu :
a)

Subsistem Produk : memeberikan informasi mengenai produk-produk perusahaan.

b)

Subsistem Lokasi : memberikan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan.

c)
Subsistem Promosi : memberikan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan
pribadi perusahaan.
d)

Subsistem Harga : membantu manajer mengambil keputusan harga.

e)
Subsistem Buaran Teringerasi : memungkinkan para manajer mengembangkan strategi
yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur-unsur diatas.
II.
Basis Data : Basis data merupakan data yang digunakan oleh subsistem output
yang berasal dari basis data. Basis data dipopulasikan dengan data yang berasal dari tiga
subsistem ouput.
III.
Subsistem Input : sistem pemrosesan transaksi mengumpulkan data dari sumbersumber internal dan lingkungan lalu memasukannya ke dalam basis data.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia memberikan informasi kepada seluruh manajer
perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.

Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi manufaktur memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan

yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.

Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan

yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.

Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi manufaktur adalah suatu sistem informasi yang memberikan informasi
kepada para manajer ditingkat lebih tiinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Sistem
informasi eksekutif ini biasanya terdiri atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung
melalui jaringan ke komputer pusat. Para perancang sistem informasi eksekutif membuat sistem

secara fleksibel sehingga ia akan dapat memenuhi keinginan semua eksekutif apa pun itu. Salah
satu pendekatan adalah dengan memberikan kemampuan drill down (perincian), dengan
pendekatan ini eksekutif dapat mengeluarkam tampilan ringkasan dan kemudian secara
berurutan menampilkan detail dari tingkat lebuih rendah. Drill down ini akan terus dilakukan
sampai eksekutif merasa puas bahwa mereka telah mendapatkan jumlah detail sesuai dengan
kebutuhan.

v MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN

Basis data yang kita masukkan dalam model sistem pemrosesan transaksi dan dalam
model-model sistem informasi pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, dan keuangan
dimaksudkan untuk mendukung para pengguna dalam mengerjakan aktivitas mereka sehari-hari.
Data dalam basis data ini harus data terbaru sehingga para memiliki dasar terbaik untuk
membuat keputusan dan memecahkan masalah.
Dalam merancang basis data ini, dilakukan upaya untuk memberikan data historis
meskipun terbatas. Kebutuhan akan data historis ini khususnya sangat besar dalam area
pemasaran, dimana para manajer ingin dapat melacak perilaku pembelian para pelanggan
selama jangka waktu yang cukup panjang. Kebutuhan ini telah merangsang strategi pmasaran
populer yang disebut manajemen hubungan pelanggan. Manajemen hubungan pelanggan
(customer relationship management atau CRM)adalah adalah manajemen hubungan antara
perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelangggannya akan
menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Strategi ini menyadari bahwa membina hubungan
jangka panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan
pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelaanggan baru.
Oleh karena itu, perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para pelanggannya
sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka pun tetap setia kepada
perusahaan.
Sistem CRM akan mengakumulasikan data pelanggan dalam jangka panjang yaitu 5
tahun, 10 tahun, atau bahkan lebih dan menggunakan data itu untuk memberikan informasi
kepada para pengguna. Unsur utama dalam CRM adalah data warehouse (gudang data).

v DATA WAREHOUSE
Seiring dengan tereakumulasinya data transaksi selama bertahun-tahun, maka volume
data akan menjadi sangat besar. Hanya dalam belakangan ini saja teknologi komputer mampu
mendukung suatu sistem dengan permintaan data berskala besar.Kinidimungkinkan untuk
membangun suatu sistem dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas.

Karakteristik Data Warehouse

Data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data
yang memiliki karakteristik sebagai berikut :

a)

Kapasitas penyimpanan sangat besar

b)

Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru.

c)

Data dapat diambil dengan mudah

d)
Data sepenuhnya digunakan untuk mengambil keputusan dan tidak digunakan dalam
operasi perusahaan sehari-hari.

Sistem Data Warehousing

Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing data ke dalam gudang,
mengubah isinya menjadi informasi tersebut kepada para pengguna. Sumber data yang utama
adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan data dapat diperoleh dari sumber-sumber
lain, baik itu internal maupun lingkungan. Ketika data diidentifikasi memiliki nilai potensial dalam
pengambilan keputusan, maka data tersebut akan ditambahkan ke data warehouse.
Sistem data warehousing juga mencakup pula komponen manajemen dan kendali.
Komponen ini mirip dengan sistem manajemen basis data, yang mengendalikan pergerakan data
di sepanjang sistem.

Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Dalam suatu basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu disimpan bersama dalam
satu lokasi, yang biasanya berbentuk sebuah tabel. Data tersebut meliputi data pengindentifikasi,
data deskriptif, dan data kuantitatif.
Tabel dimensi, data pengindentifikasi akan disimpan di tabel dimensi. Istilah dimensi
mengartikan pemikiran bahwa data tersebut dapat menjadi basis untuk melihat data dari
berbagai sudut pandang atau berbagai dimensi.
Tabel Fakta, Tabel-tabel terpisah disebut tabel fakta berisi ukuran-ukuran kuantitatif
sebuah entitas, objek, atau aktivitas.
v PENYAMPAIAN INFORMASI
Unsur terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi,
yang mendapatkan data dari tempat penyampaian data, mengubahnya menjadi informasi, dan
menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna. Informasi dapat diberikan dalam
bentuk terinci atau dalam berbagai tingkat ringkasan.
Proses melakukan navigasi kebawah melalui tingkatan-tingkatan rinci disebut drill down.
Proses melakukan navigasi keatas disebut roll up. Pengguna juga dapat melakukan drill across,
dengan cepat bergerakdari satu hirarki data ke hirarki lainnya, dandrill through, berangkat dari
tingkat ringkasan ketingkat terendah data yang terinci.