Tutorial Openbravo ERP

Financial Management
Memasukkan Saldo Awal
Oleh
Wirabumi Software
CV. Wirabumi Openbravo Indonesia
www.wirabumisoftware.com

Latar Belakang

Sebagian besar perusahaan menggunakan Openbravo

ERP setelah perusahaan berjalan, bukan diawal-awal.
Sehingga saat menggunakan openbravo, perusahaan
sudah memiliki saldo di trial balance.
Namun, saat openbravo pertamakali diinstall, saldo
yang ada pada trial balance adalah nol. Padahal, saldo
trial balance di openbravo, harus sama dengan trial
balance yang sudah ada di perusahaan.Sehingga anda
harus memasukkan saldo yang sudah ada itu ke
openbravo.
Saldo di trial balance itu sama dengan saldo neraca +
saldo laporan laba rugi. Sehingga memasukkan saldo
awal sama dengan memasukkan neraca dan laba-rugi.

Latar Belakang

Saat memasukkan saldo awal, ada 2 kemungkinan:

Openbravo go alive pada awal tahun fiskal: kita perlu

memasukkan neraca terakhir.
Openbravo go alive tidak di awal tahun fiskal: kita perlu
memasukkan neraca dan laba-rugi terakhir per tanggal
go alive

Kalau neraca dan laporan rugi-laba sudah masuk,

maka saldo di openbravo akan sama dengan saldo
yang ada di perusahaan
Tutorial ini berasumsi Openbravo go alive di awal
tahun fiskal.

Tujuan

Memandu anda untuk memasukkan dokumen

fisik neraca dan laporan laba rugi kedalam
openbravo.
Memasukkan neraca dan laba-rugi tidak
mudah, ada langkah-langkahnya untuk
mensiasati flow openbravo.
Neraca dan laba rugi yang dimasukkan harus
memperhitungkan buku besar dan buku
pembantu yang didukung openbravo.

Perhatikan Buku Pembantu

Buku besar identik dengan akun, yang letaknya ada di

Accounting Tree || Element Value.
Buku pembantu adalah rincian dari buku besar.
Misalnya: ada akun Piutang Usaha. Buku
pembantunya adalah piutang usaha per business
partner, yang bisa anda lihat di payment report.
Memasukkan saldo awal umumnya menggunakan GL
Journal, namun jika akunnya memiliki buku pembantu,
maka TIDAK boleh dilakukan dari GL journal.
Jika akun memiliki buku pembantu, maka untuk
memasukkan saldo awal harus 2 tahap: setelah
memasukkan di buku pembantu, baru kemudian
memasukkan di GL journal.

Buku Pembantu di Openbravo

Sebagaimana sebelumnya, jika akun memiliki

buku pembantu maka tidak boleh langsung
dimasukkan melalui GL Journal.
Berikut ini adalah akun yang memiliki buku
pembantu:

Kas

Bank

Utang

Piutang

Inventory

Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account

4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account

4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

Membuat periode khusus

Sebaiknya kita membuat 1 periode khusus untuk

saldo awal.
Tunjuannya, supaya nanti kalau sudah selesai proses
mamasukkan saldo awal, maka kita bisa tutup
periode ini.
Kalau sudah ditutup, maka jurnal tidak bisa diunpost/post. Sehingga saldo awal yang sudah
dimasukkan tidak akan berubah.
Periode saldo awal hanya berdurasi 1 hari.
Tanggalnya adalah tanggal go alive dikurangi 1
hari.

Membuat periode khusus

Buka financial management accounting setup fiscal

year. Pilih fiscal year anda. Karena go alive di 1 Januari 2011,
maka year yang dipilih adalah 2011.
Buka tab period buat record baru. Misalnya, tanggal go alive
adalah 1 januari 2011, maka periode saldo awal adalah 31
Desember 2010.

Membuat periode khusus

Membuka periode khusus

Buka financial management accounting transaction

open/close period control. Buat record baru untuk membuka
periode saldo awal ini. Jika sudah selesai klik open/closs all

Saat ini periode saldo awal sudah terbuka, anda bisa lanjut
kelangkah berikutnya.

Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo
awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account

4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

Menyipkan neraca

Karena kita go alive pada 1 Januari 2011, maka kita harus

menyiapkan neraca pada 31 Desember 2011.
Anda bisa meminta pada customer untuk menyiapkan neraca
per 31 Desember 2012.
Jangan lupa juga menyiapkan buku pembantu.
Berikut adalah contoh neraca yang sudah dilengkapi buku
pembantu utang dan buku pembantu piutang.
Contoh berikut juga mengasumsikan jumlah buku kas cuma 1,
jumlah buku bank cuma 1, dan macam persediaan cuma 1.
sehingga tidak perlu rincian buku kas, bank, dan inventory.

Menyipkan neraca

Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account

4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

Import saldo Utang (1 of 3)

Saldo utang dimasukkan menggunakan

purchase invoice, tetapi menggunakan GL
item Modal Saldo Awal

Import saldo Piutang (2 of 3)

Saldo utang dimasukkan menggunakan sales

invoice, tetapi menggunakan GL item Modal
Saldo Awal

Pastikan Utang/Piutang Sesuai

Neraca (3 of 3)

Buka trial balance, perhatikan akun

utang/piutang. Pastikan nilainya sama dengan
neraca dari perusahaan.

Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account

4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

Import saldo Persediaan

Buka window warehouse, atur seting akun untuk

penyesuaian gudang mengarah ke akun Modal Saldo Awal
Saldo persediaan dimasukkan menggunakan physical
inventory.
Khusus untuk produk yang jumlahnya memang sudah 0,
tidak perlu dimasukkan, nanti physical inventory tidak bisa
di-post.
Cek current stock menggunakan stock report.
Cek nilai inventory menggunakan valued stock report. Nilai
pada stock report harus sama dengan neraca dari
perusahaan.

Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account

4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

Import Kas

Kas diimport menggunakan cash journal

Gunakan GL/Item, arahkan ke modal saldo
awal
Dalam kasus ini adalah sebagai berikut:

Kas (debet): 20.0000.000

Modal saldo awal (kredit): 20.000.000

Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account

4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

Import Bank

Bank diimport menggunakan bank statement

Gunakan GL/Item, arahkan ke modal saldo
awal
Dalam kasus ini adalah sebagai berikut:

Bank (debet): 180.000.000

Modal saldo awal (kredit): 180.000.000

Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account

4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

Import GL Account (1 of 3)

GL Account diimport menggunakan GL Journal

Akun yang akan dimasukkan adalah akun yang
tidak punya buku pembantu.
Dalam kasus ini, akun yang tidak punya buku
pembantu adalah: Saham Biasa.
Selain akun yang tidak punya buku pembantu,
anda juga harus membalik akun modal saldo
awal, sehingga totalnya adalah nol.

Import GL Account (2 of 3)

Table dibawah ini merupakan rincian buku beasr akun Modal Saldo Awal.

Terdapat sisa di debet sebesar 232.500.000

Sisa ini sama dengan akun saham biasa.

Jika akun modal saldo awal kita lawankan dengan saham biasa, maka
saldo awal akan habis, kita lihat di table slide berikutnya.

Akun
Utang

Debet

Kredit
6.500.000

Piutang

17.000.000

Inventory

22.000.000

Kas

20.000.000

Bank

180.000.000

Total
Sisa Modal Saldo Awal

6.500.000
232.500.000

239.000.000

Import GL Account (3 of 3)

Lihat tabel dibawah ini, akun modal saldo awal

akan habis karena dilawankan dengan saham
biasa.
Total dari neraca di openbravo akan sama
dengan neraca dari perusahaan.

Akun
Modal saldo awal
Saham Biasa

Debet

Kredit
232.500.000
232.500.000

Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank dan GL Account

4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

Close Period untuk Opening

Balance

Buka financial mgmt accounting

transaction open close period buat record
baru process.

Deactive business partner

Buka master data management pilih

business partner Dummy buang centang
active.

Menguji Hasil Seting Saldo Awal

Cek outstanding payment

Cek persediaan/inventory

Cek Necara sisa

Cek Bank

Cek Kas
Play Video

Cek Outstanding Payment (Piutang)

Buka financial mgmt receivle/payable

analysis tools payment aging balance
Set parameter: org=PT.BIS Wirabumi
Indonesia, receivable='Y'

Cek Outstanding Payment (Utang)

Buka financial mgmt receivle/payable

analysis tools payment aging balance
Set parameter: org=PT.BIS Wirabumi
Indonesia, payable='Y'

Cek Persediaan

Buka warehouse management analysis tools

valued stock report pilih warehouse
(dalam kasus ini: Main warehouse)

Cek neraca sisa

Buka financial mgmt accounting analysis

tools trial balance report

Cek neraca sisa

Cek Bank

Cek Kas

Tutorial Openbravo ERP

Terima Kasih
Wirabumi Software BI
Http://wirabumisoftware.id.or.id