BAB II

PEMBAHASAN
A. DESKRIPSI KEGIATAN SISTEM RETUR PEMBELIAN
Sebelum diuraikan sistem akuntansi utang, diuraikan terlebih dahulu
sistem retur pembelian yang merupakan sistem akuntansi yang digunakan untuk
melaksanakan transaksi pengembalian barang kepada pemasok dan pencatatan
pengurangan utang.
Barang yang sudah di terima dari pemasok adakalanya tidak sesuai
dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian
tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan
surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau
barang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan pemasok. Sistem
retur pembelian digunakan perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah
dibeli kepada pemasoknya.
B. FUNGSI YANG TERKAIT DALAM SISTEM RETUR PEMBELIAN
1. Fungsi Pembelian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk
retur pembelian.
2. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada
fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit
yang diterima dari fungsi pembelian.
3. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang
kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo
debit yang diterima dari fungsi pembelian. Funsi pengiriman berada di
tangan Bagian Pengiriman.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat hal-hal sebagai berikut:
a. Transaksi retur pembelian dan jurnal retur pembelian atau jurnal
umum.
b. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian
dalam kartu persediaan.
c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian
dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu
utang.
Pencatatan retur pembelian ke dalan jurnal retur pembelian atau jurnal
umum berada di tangan Bagian Jurnal.
C. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:
1) Memo Debit

2) Laporan Pengiriman Barang

Memo Debit merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian
yang memberikan otoritas bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan
kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi
akuntansi untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur
pembelian.
Laporan pengiriman barang merupakan dokumen yang dibuat oleh
fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang
dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur
pembelian dalam memo debit dan fungsi pembelian.
D. CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian
adalah:
1. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum
2. Kartu persediaan
3. Kartu utang
Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum, jurnal retur pembelian
digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi
jumlah persediaan dan utang dagang. Jika perusahaan tidak menggunakan
jurnal khusus karena rendahnya frekuensi transaksi retur pembelian,
perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi
tersebut.
Kartu Persediaan dalam sistem retur pembelian digunakan untuk
mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya
barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.
Kartu Utang dalam sitem pembelian digunakan untuk mencatat
berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian
barangkepadanya. Jika perusahaan menggunakan voucher payable
procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara
mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum
dibayar menurut nama debitur.
E. JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM RETUR PEMBELIAN
Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
a. Prosedur Perintah Retur Pembelian
Retur pembelian yang terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada
fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah
diterima oleh fungsi penerimaan (dalam sistem akuntansi pembelian)
kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen yang dgunakan adalah
memo debit. Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk

memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok

adalah memo debit.
b. Prosedur Pengiriman Barang
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada
pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum
dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk
transaksi retur pembelian tersebut.
c. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen
yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit dan laporan
pengiriman barang) dan menyelenggarakan pncatatan berkurangnya
utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debit
sebagai pengurang utang.
F. UNSUR PENGENDALIAN INTERN
Unsur pokok pengendalian intern terdiri atas:
a. Organisasi
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem retur
pembelian, perlu kita ketahui unsur-unsur pokok pengendalian intern
yang bersangkutan dengan organisasi, yaitu:
Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi akuntansi.
Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi
pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatatan uang, dan fungsi
akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang
dilakukan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Otorisasi terjadinya transaksi retur pembelian dilakukan dengan
pembubuhan tanda tangan pada dokumen sumber atau pendukung oleh
yang memiliki wewenang.
Setiap transaksi retur pembelian yang terjadi dicatat dalam catatan
akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Dengan demikian
kekayaan perusahaan akan terjmin keamanannya dan data akuntansi
yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya.
Unsur-unsur pokok pengendalian intern yang bersangkutan dengan
sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, yaitu:
Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi
pembelian.
Transaksi pembelian dimulai dengan diterbitkannya surat order
pembelian oleh fungsi pembelian. Jika barang yang diterima dari
pemasok tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat
order pembelian, terjadilah retur pembelian. Transaksi retur
pembelian ini harus diotorisasi oleh fungsi pembelian dengan cara
membubuhkan tanda tangan pada memo debit.
Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh
fungsi pengiriman.

Transaksi retur pembelian dimulai dengan diterbitkannya memo

debit oleh fungsi pembelian dan dilaksanakan dengan
dikeluarkannya laporan pengiriman barang sebagai tanda telah
dikirimkan barang ang telah dibeli kepada pemasok yang
bersangkutan. Laporan pengiriman barang ini harus diotorisasi
oleh fungsi pengiriman, sehingga dapat menjadi dokumen
pendukung yang sah dalam pencatatan berkurangnya utang dan
persediaan barang.
Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian
didasarkan pada memo debit ang didukang dengan laporan
pengiriman barang.
Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

c. Praktik yang sehat

Salah satu cara pengawasan formulir adalah dengan merancang formulir
yang bernomor urut tercetak. Untuk menciptakan praktikyang sehat,
perlu diperhatikan beberapa hal berikut:
Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman.
Catatan yang berfungsi sebagai uku pembantu utang secara
periodik diekonsiliasikan dengan rekening kontrol uang dalam buku
besar.
G. PROSEDUR PENCATATAN UTANG
Ada dua metode pencatatan utang yaitu aacount payable procedure dan
voucher payable procedure. Dalam aacount payable procedure, catatan utang
adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang
memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang
terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang.
Dalam voucher payable procedure , tidak disenggarakan kartu utang namun
digunakan arsip voucher (bukti kas kelur) yang disimpan dalam arsip menurup
abjad atau tanggal jatuh temponya. Voucher ini berfungsi sebagai catatan
utang.
Account Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure adalah:
a. Faktur dari pemasok
b. Kuitansi tanda terima uang yang ditanda tangani oleh pemasok atau
tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke
pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebt
dilakukan.

GAMBAR

Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure

adalah:
a. Kartu utang: digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo uang
kepada tiap kreditur.
b. Jurnal pembelian: digunakan untuk mencatat tranaksi pembelian.
c. Jurnal pengeluaran kas: digunakan ntuk mencatat transaksi
pembayaran uang dan pengeluaran kas yang lain.

GAMBAR

Prosedur pencatatan utang dangan account payable procedure adalah

sebagai berikut:
Pada saat faktur dari pemasok disetujui untuk dibayar:
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dlam
kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur.

GAMBAR

Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:

3. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutaan
dengan pembayaran utang di posting kedalam kartu tang.
Voucher Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedure adalah:
a. Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek. Bukti kas keluar
ini merupakan formlir pokok dalam voucher payable procedure. Formulir
ini memiliki 3 fungsi yaitu:
1. Sebagai surat perintah kepada bagian kasa untuk melakukan
pengeluaran kas sejumlah yang tercantum didalamnya.
2. Sebagai pemberitahuan kpada kreditur mengenai tujuan
pembayarannya.
3. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau
distribusi lain.

Cek register

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures

adalah:
1. Register bukti kas keluar (voucher register)
2. Register cek (check register)
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable proceduresdapat
dibagi menjadi berikut:
1. One-time Voucher Procedures
Dalam prosedur ini, untuk setiap faktur dari pemasok dibuatkan
satu set voucher. One-time voucher procedures ini dibagi menjadi
dua yaitu:
a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai
Faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok
disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh
temponya. Pada saat jatuh tempo faktur tersebut, fungsi
akuntansi membuat bukti kas keluar dan kemudian
mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas.
b. One-time voucher procedure dengan dasar waktu
Faktur yang diterima oleh Bagian Utang dari pemasok,
langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang yang
kemudian atas dasar dokumen ini dilakukan pencatatan
transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar. Pada
saat bukti kas kelar tersebut jatuh tempo, dokumen ini
dikirimkan ke Bagian Kasa sebagai dasar untuk dibayarkan
kepada pemasok. Pengeluaran cek ini dicatat dalam jurnal
pengeluaran kas, prosedur ini sering disebut dengan fullfledged voucher system.
2. Buit-up Voucher Procedures
Dalam proses ini, satu set voucher dapat digunakan untuk
menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. Faktur yang
diterima olehfungsi akuntansidari pemasok dicatat dalam bukti
kas keluar, kemudian bukti kas keluar di lampiri fakturnya dan
disimpan sementara dalam arsip menurut abjad.
Jika diterima lagi faktur dari pemasok yang sama, oleh funsi
akuntansi bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip, untuk diisi

dengan informasi dari faktur yang baru diterima tersebut. Bukti

kas keluar tersebut dikembalikan kedalam arsip uktikas keluar
yang elum dibayar (unpaid voucher file). Pada saat jatuh tempo
pembayaran bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip, dicatat
kedalam register bukti kas keluar kemudian diserahkan kepada
fungsi keuangan untuk dibuatkan cek.
Cek ini dicatat dalam cek register dan bukti kas keluar
beserta dokumen pendukungnya dan dikembalikan lagi ke fungsi
akuntansi untuk disimpan dan diarsip. Dalam prosedur ini ardip
bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang
yang diselenggarakan atas dasar waktu (accrual basis).
Karena bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas kaluar
pada saat bukti tersebut dibayar, hal ini berarti pendebitan
rekening lawan utang dilakukan atas dasar tunai (cash basis).
Pendebitan rekening lawan utang dapat dilakukan dengan dasar
waktu, caranya sebagai berikut:
1. Dibuat jurnal untuk semua bukti kas kaluar yang belum
dibayar pada saat pembuatan lapran keuangan.
2. Menutu semua bukti kas keluar (dengan cara menjumlah
rupiah faktur yang tercantum didalamnya) pada saat
pembuatan laporan keuangan.
H. DISTRIBUSI PEMBELIAN
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum
dalam media (faktur dari pemasok) dan pengumpulan total ringkasan
tersebut untuk keperluan pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam
pembelian, distribusi ini menyangkut peringkasan pendebitan yang
timbul dari transaksi pembelian dan pembayarannya untuk penyusunan
laporan dan pencatatan dalam jurnal.
Dalam perusahaan kecil, pendebitan yang timbul dair transaksi
pembelian terutama bersumber dari jurnal pengeluaran kas. Dalam
perusahaan besar, pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian
bersumber dari register bukti kas keluar (voucher register) atau jurnal
pembelian atau dari distribusi yang diterima dari pemasok.
Dalam perusahaan manufaktur, klasifikasi yang umum dipakai
untuk pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan
pembayarannya adalah sebagai berikut:
1. Untuk bahan baku:
a. Jenis bahan baku
b. Produk yang menggunakan bahan baku tersebut
c. Kombinasi si antara keduanya
2. Untuk suku cadang:
a. Jenis suku cadang

3. Untuk biaya yang berasal dari pemelian jasa:

a. Menurut jenis biaya
b. Menurut fungsi atau pusat pertanggungjawaban
c. Kombinasi jenis dan pusat pertanggungjawaban
I. METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN
Seperti halnya dengan distribusi penjualan, ada lima metode distribusi
pembelian yaitu:
1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet
Distribusi debit dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan
menggunakan dokumen sebagai berikut:
a. Jurnal pengeluaran
b. Jurnal pembelian
c. Register bukti kas keluar
Jika jurnal pengeluaran kas dipakai sebagai alat distribusi, dalam
jurnal tersebut harus disediakan kolom-kolom untuk menampung
klasifikasi pokok yang diinginkan.
Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pengeluaran kas pada saat
faktur tersebut dibayar. Dengan demikian distribusi pendebitan
dengan dasar tunai(cash basis).
Jika pendebitan ini meyangkut biaya, distribusi dapat dilakukan
dengan dasar waktu (accrual basis) dengan cara sebagai berikut:
a. Pada saat akhir bulan (pada saat pembuatan laporan keuangan)
dibuat rekapitulasi biaya dari arsip faktur yang belum dibayar.
b. Atas dasar rekapitulasi trsebut dibuat jurnal umum dengan debit
biaya dan kredit uang dagang.
c. Jurnal tersebut kemudian di balik (seversing entry) pada awal
bulan berikutnya.
2. Metode Rekeing Bekolom
Distribusi pendebitan dari transaksi pembelian dapat dilakukan
dengan menggunakan rekening berkolom. Sumber informasi untuk
posting ke dalam rekening berkolom adalah register bukti kas keluar.
3. Metode Rekeking Tunggal (Unti Account Method)
Penggunaan rekening tunggal untuk mendistribusikan pendebitan
yang timbul dari transaksi pembelian dilakukan melalui prosedur
berikut ini:
Faktur yang telah disetujui untuk dibayar disortasi meurut klasifikasi
yang dikehendaki.
Dari faktur yang disertai dibuatpre-list tape
Faktur tersebut kemudian di-posting kedalam rekening yang
bersangkutan. Rupiah yang diposting kedalam rekening dijumlsh
dengan pre-list tape.
Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dlam
rekening.

4. Metode Tiket Tunggal (Unit Ticket Method)

Berdasarkan bukti kas keluar yang biasanya berupa media
campuran, dibuat tiket tunggal untuk setiap unsur klasifikasi yang
tercantum didalamnya.
Tiket tunggal ini kemudian direkap dan hasil rekapitulasinya dipakai
sebagai dasar posting kedalam rekening kontrol yang bersangkutan
dalam buku besar. Tiket tunggal ini kemudian diarsipkan menurut
nomor rekening dalam klasifikasi. Pada akhir bulan, arspi tiket tunggal
ini dibuat rekap dan hasillnya dicatat dalam summary strip. Summary
strip inilah yang berfungsi sebagai laporan.
J. METODE DISTRIBUSI DENGAN KOMPOTER
Metode distribusi pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian
dengan menggunakan komputer dilakukan dengan memberi kode transaksi
yang terjadi sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi sudah
diberi kode dengan benar, proses sortasi akan dilakukan oleh komputer
melalui program.
Oleh karena itu titik berat kegiatan distribusi pembelian terletak pada
kerangka pemberian kode terhadap transaksi pembelian dan pengeluara kas.
Jiak misalnya pendebitan rekening biaya yang terjadi akan diklasifikasikan
menurut jenis. Pusat pertanggungjawaban dibagi menurut hierarki
manajemen dan menurut jenis produk yang dihasilkan.
Satiep aktur pembelian atau bukti kas keluar akan diberi kode debit
menurut kerangka pemberian kode tersebut. Jika misalnya faktur pembelian
jasa iklan (jenis biaya ke 28) dibebankan pada Departemen Pemasara
(dengan kode organisasi 4321), yang dikeluarkan untuk produk (misalnya
produk nomor 21), maka faktur pembelia tersebut akan diberi kode debit
28432121 dan dicatat dengan komputer menggunakan kode itu.
Dengan kerangka (framework) pemberian kode ini, semua tranaksi
pembelian dan pengeluaran kas yang menyangkut biaya akan diberi kode
dengan kerangka tersebut, sehingga arsip transaksi pembelian (purchase
transaction file) yang berupa pita magnetik, hasil run 1 dapat digunakan
untuk meng-update arsip induk biaya, dan selanjutnya dengan run 2 arsip
induk biaya dapat digunakan untuk menghasilkan laporan biaya yang
berupa:
a. Laporan biaya menurut jenisnya.
Dihasilkan dengan memerintah komputer melakukan sortasi 2 angka
pertama kode rekening biaya.
b. Laporan biaya menurut pusat pertanggungjawaban.
Dihasilkan dengan mensortasi 4 angka pada posisi kedua kode
rekening biaya melalui komputer.
c. Laporan biaya menurut produk.
Dihasilkan dengan menggunakan sortasi arsip induk biaya menurut 2
angka pada posisi terakhir dalam kode rekening biaya.

Jika diinginkan komputer dapat digunakan untuk melakukan sortasi

kombinasi antara jenis biaya, pusat pertanggungjawaban dan jenis produk.