INFORMATION TECHNOLOGY IN ORGANIZATION

Prepared by :
Cindy Setiawan 2007 110082
Astried Ayu 2007 110587
Stefie Christella 2007 110213

MC 11-1B

ORGANIZATIONAL COMMUNICATION
Lecturer : Mrs. Crisdina

Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi

London School of Public Relations
Jakarta 2009
 Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis
sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan teknologi informasi
perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai
dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam
penerapannya rencana strategis teknologi informasi senantiasa diselaraskan dengan rencana
perusahaan, agar setiap penerapan teknologi informasi dapat memberikan nilai bagi perusahaan.
Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui
keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya :

1. Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya,
biaya untuk kertas, alat tulis, dll.

2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan
memperpendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh
waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan
sekian rupiah.

3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat
diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif.
Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat
sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.

4. Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran,
karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan
dari mana saja diseluruh dunia.

5. Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal
ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan
dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang
jauh dan memakan biaya transportasi.

Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga
kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat
mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan.
Tipe Informasi Teknologi Yang Sedang Berkembang
1. Computerized Accounting
Salah satu fungsi organisasi yang erat kaitannya dengan keputusan manajemen adalah fungsi
akuntansi yang bertanggungjawab mengontrol dan melaporkan kinerja keuangan perusahaan.
Agar laporan keuangan dan analisa laporan keuangan yang dihasilkan sesuai dengan
karakteristiknya, perlu suatu sitem yang komparatif dan integral dari keseluruhan proses bisnis
yang ada. Dengan menerapkan sistem komputerisasi akuntansi, maka akan mempercepat proses
penyajian analisa dan laporan keuangan karena aplikasi komputerisasi akuntansi diciptakan untuk
mengotomatisasi transaksi-transaksi akuntansi kedalam sebuah laporan dan analisa laporan
untuk mendukung pengambilan keputusan sehubungan dengan keadaan keuangan perusahaan
dalam suatu periode akuntansi. Sistem komputerisasi akuntansi merupakan suatu dampak
perkembangan ilmu dan teknologi, dimana pencatatan akuntansi secara manual kini digantikan
oleh komputer, hal ini tentunya memberikan dampak yang positif dan dampak negatif bagi
perusahaan dan sumber daya manusia, yaitu pekerjaan akuntansi menjadi lebih mudah dan cepat
serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam menyusun laporan keuangan, disisi lain membawa
dampak negatif yaitu terjadinya pengurangan tenaga kerja

2. Integrated Data Processing

Suatu kondisi dimana semua nilai data yang dimasukkan/disimpan ke dalam database sudah
sesuai dengan aturan yang ditetapkan untuk data tersebut. Jika data yang dimasukkan/disimpan
ke database tidak sesuai, maka dapat dikatakan bahwa database telah kehilangan data integrity.

3. Integrated Management Information System

Sistem manusia / mesin yang terpadu ( integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung
fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini
menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur,
pedoman, model manajemen dan keputusan dan sebuah data base.

Komputer mula-mula digunakan sebagai Sistem Informasi Akuntansi tapi kemudian disadari
memiliki nilai potensial sebagai suatu Sistem Informasi Manajemen. Selanjutnya perhatian meluas
pada area seperti Sistem Pendukung Keputusan (decision support system), otomatisasi kantor
(office automation) dan sistem pakar (expert system). Kelima area aplikasi ini membentuk sistem
informasi berbasis komputer (Computer Based Information System).

Sejumlah perusahaan yang mula-mula menggunakan komputer membentuk departemen

komputer dan memberi mereka tanggung jawab atas pengembangan sistem. Praktek ini berlanjut,
dengan unit-unit yang meliputi para spesialis informasi seperti analis sistem, pengelola database,
spesialis jaringan, programmer dan operator. Selama tahun-tahun terakhir ini, banyak pemakai
telah mengambil inisiatif untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri dari pada bergantung
sepenuhnya pada para spesialis informasi. Pendekatan ini dinamakan end-user computing. Jika
seorang pemakai menerapkan end user computing sepenuhnya, tidak diperlukan lagi para
spesialis informasi. Namun, pemakai dapat menggunakan para spesialis informasi untuk
melaksanakan sebagian pekerjaan pengembangan atau untuk menjadi konsultan. Sejumlah
perusahaan yang mula-mula menggunakan komputer berusaha untuk menjustifikasi sistem
pengolahan data mereka berdasarkan pada biaya tenaga administrasi yang digantikan, namun
gagal untuk melaksanakan pemberhentian pegawai-pegawai yang tidak diperlukan.

4. Real Time Management Information System

Kemajuan tekonologi komunikasi sekarang mempunyai pengaruh pada perkembangan
pengolahan data. Data dari satu lokasi dapat dikirim ke lokasi lain dengan alat telekomunikasi.
Data perlu dikirim dari satu lokasi ke lokasi lain dengan alasan transaksi sering terjadi pada suatu
lokasi yang berbeda dengan lokasi pengolahan datanya atau lokasi di mana data tersebut akan
digunakan, sehingga data perlu dikirim ke lokasi pengolahan data dan dikirim lagi ke lokasi yang
membutuhkan informasi dari data tersebut. Suatu realtime system memungkinkan untuk
mengirimkan data ke pusat komputer, diproses di pusat komputer seketika pada saat data
diterima dan kemudia mengirimkan kembali hasil pengolahan ke pengirim data saat itu juga.
American Airlines merupakan perusahaan yang pertama kali mempelopori sistem ini. Dengan
realtime system ini, penumpang pesawat terbang dari suatu bandara atau agen tertentu dapat
memesan tiket untuk suatu penerbangan tertentu dan mendapatkan hasilnya kurang dari 15 deitk,
hanya sekedat untuk mengetahui apakah masih ada tempat duduk di pesawat atau tidak.

Sistem realtime ini juga memungkinkan penghapusan waktu yang diperlukan untuk pengumpulan
data dan distribusi data. Dalam hal ini berlaku komunikasi dua arah, yaitu pengiriman dan
penerimaan respon dari pusat komputer dalam waktu yang relatif cepat. Penggunaan sistem ini
memerlukan suatu teknik dalam hal sistem disain, dan pemrograman, hal ini disebabkan karena
pada pusat komputer dibutuhkan suatu bank data atau database yang siap untuk setiap
kebutuhan. Biasanya peralatan yang digunakan sebagai database adalah magnetic disk storage,
karena dapat mengolah secara direct access (akses langsung), dan perlu diketahui bahwa pada
sistem ini menggunakan kemampuan multiprogramming, untuk melayani berbagai macam
keperluan dalam satu waktu yang sama. Time sharing system adalah suatu teknik penggunaan
online system oleh beberapa pemakai secara bergantian menurut waktu yang diperlukan
pemakai. Disebabkan waktu perkembangan proses CPU semakin cepat, sedangkan alat
Input/Output tidak dapat mengimbangi kecepatan dari CPU, maka kecepatan dari CPU dapat
digunakan secara efisien dengan melayani beberapa alat I/O secara bergantian. Christopher
Strachy pada tahun 1959 telah memberikan ide mengenai pembagian waktu yang dilakukan oleh
CPU. Baru pada tahun 1961, pertama kali sistem yang benar-benar berbentuk time sharing
system dilakukan di MIT (Massachusetts Institute of Technology) dan diberi nama CTSS
(Compatible Time Sharing System) yang bisa melayani sebanyak 8 pemakai dengan
menggunakan komputer IBM 7090.

Salah satu penggunaan time sharing system ini dapat dilihat dalam pemakaian suatu teller
terminal pada suatu bank. Bilamana seorang nasabah datang ke bank tersebut untuk menyimpan
uang atau mengambil uang, maka buku tabungannya ditempatkan pada terminal. Dan oleh
operator pada terminal tersebut dicatat melalui papan ketik (keyboard), kemudian data tersebut
dikirim secara langsung ke pusat komputer, memprosesnya, menghitung jumlah uang seperti
yang dikehendaki, dan mencetaknya pada buku tabungan tersebut untuk transaksi yang baru saja
dilakukan.

Jaringan Informasi
Penggabungan teknologi komputer dan komunikasi berpengaruh sekali terhadap bentuk
organisasi sistem komputer. Dewasa ini, konsep "pusat komputer", dalam sebuah ruangan yang
berisi sebuah komputer besar, tempat dimana semua pengguna mengolah pekerjaannya,
merupakan konsep yang sudah ketinggalan jaman. Model komputer tunggal yang melayani
seluruh tugas-tugas komputasi suatu organisasi telah diganti oleh sekumpulan komputer
berjumlah banyak yang terpisah-pisah tetapi saling berhubungan dalam melaksanakan tugasnya.
Sistem seperti ini disebut sebagai Jaringan Komputer (Computer Network).

Secara umum, jaringan mempunyai beberapa manfaat yang lebih dibandingkan dengan
komputer yang berdiri sendiri dan dunia usaha telah pula mengakui bahwa akses ke teknologi
informasi modern selalu memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan pesaing yang terbatas
dalam bidang teknologi.
- Jaringan memungkinkan manajemen sumber daya lebih efisien. Misalnya, banyak pengguna
dapat saling berbagi printer tunggal dengan kualitas tinggi, dibandingkan memakai printer kualitas
rendah di masing-masing meja kerja. Selain itu, lisensi perangkat lunak jaringan dapat lebih
murah dibandingkan lisensi stand-alone terpisah untuk jumlah pengguna sama.
- Jaringan membantu mempertahankan informasi agar tetap andal dan up-to-date. Sistem
penyimpanan data terpusat yang dikelola dengan baik memungkinkan banyak pengguna
mengaskses data dari berbagai lokasi yang berbeda, dan membatasi akses ke data sewaktu
sedang diproses.
- Jaringan membantu mempercepat proses berbagi data (data sharing). Transfer data pada
jaringan selalu lebih cepat dibandingkan sarana berbagi data lainnya yang bukan jaringan.

-Jaringan memungkinkan kelompok-kerja berkomunikasi dengan lebih efisien. Surat dan

penyampaian pesan elektronik merupakan substansi sebagian besar sistem jaringan, disamping
sistem penjadwalan, pemantauan proyek, konferensi online dan groupware, dimana semuanya
membantu team bekerja lebih produktif.
- Jaringan membantu usaha dalam melayani klien mereka secara lebih efektif. Akses jarak-jauh
ke data terpusat memungkinkan karyawan dapat melayani klien di lapangan dan klien dapat
langsung berkomunikasi dengan pemasok.

Tipe jaringan yang umum yang digunakan antara lain :

1. Jaringan LAN
LAN (Local Area Network) adalah suatu kumpulan komputer, dimana terdapat beberapa unit
komputer (client) dan 1 unit komputer untuk bank data (server). Antara masing-masing client
maupun antara client dan server dapat saling bertukar file maupun saling menggunakan printer
yang terhubung pada unit-unit komputer yang terhubung pada jaringan LAN.

Keuntungan Jaringan LAN :

- Pertukaran file dapat dilakukan dengan mudah (File Sharing).
- Pemakaian printer dapat dilakukan oleh semua client (Printer Sharing)
- File-file data dapat disimpan pada server, sehingga data dapat diakses dari semua client
menurut otorisasi sekuritas dari semua karyawan, yang dapat dibuat berdasarkan struktur
organisasi perusahaan sehingga keamanan data terjamin.
- File data yang keluar/masuk dari/ke server dapat di kontrol.
- Proses backup data menjadi lebih mudah dan cepat.
- Resiko kehilangan data oleh virus komputer menjadi sangat kecil sekali.
- Komunikasi antar karyawan dapat dilakukan dengan menggunakan email & chat

2. Jaringan WAN
WAN (Wide Area Network) adalah kumpulan dari LAN dan/atau Workgroup yang dihubungkan
dengan menggunakan alat komunikasi modem dan jaringan Internet, dari/ke kantor pusat dan
kantor cabang, maupun antar kantor cabang. Dengan sistem jaringan ini, pertukaran data antar
kantor dapat dilakukan dengan cepat serta dengan biaya yang relatif murah. Sistem jaringan ini
dapat menggunakan jaringan internet yang sudah ada, untuk menghubungkan antara kantor
pusat dan kantor cabang atau dengan PC yang berada di lain kota ataupun negara.
Keuntungan Jaringan WAN :
- Server kantor pusat dapat berfungsi sebagai bank data dari kantor cabang.
- Komunikasi antar kantor dapat menggunakan email & chat.
- Dokumen/File yang biasanya dikirimkan melalui fax ataupun paket pos, dapat dikirim melalui
email dan transfer file dari/ke kantor pusat dan kantor cabang dengan biaya yang relatif murah
dan dalam jangka waktu yang sangat cepat.
- Pooling Data dan Updating Data antar kantor dapat dilakukan setiap hari pada waktu yang
ditentukan.

Dampak Perkembangan Teknologi Terhadap Struktur Organisasi

Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi
keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis
meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial, dan
kerjasama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif dalam pasar yang cepat
sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim
pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce atau dalam
aktivitas bisnis lainnya. Teknologi informasi berbasis internet menjadi bahan yang dibutuhkan
untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini.

Teknologi informasi memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, seperti mampu

meringankan aktivitas bisnis serta menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, relevan, tepat
waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji dalam rangka perencanaan, pengendalian dan
pengambilan keputusan manajemen. Kinerja perusahaan dan efisiensi operasi perusahaan perlu
ditingkatkan,. Akibatnya perusahaan dapat tetap bertahan dalam era informasi serta mampu
menghadapi persaingan pasar global. Selain itu perkembangan teknologi informasi juga dapat
menimbulkan beberapa dampak negatif bagi perusahaan, seperti tertutupnya kesempatan kerja,
serta timbulnya kejahatan- kejahatan teknologi informasi yang dapat merugikan perusahaan.

Teknologi informasi muncul sebagai akibat semakin merebaknya globalisasi dalam

kehidupan organisasi, semakin kerasnya persaingan bisnis, semakin singkatnya siklus hidup
barang dan jasa yang ditawarkan, serta meningkatnya tuntutan selera konsumen terhadap produk
dan jasa yang ditawarkan. Untuk mengantisipasi semua ini, perusahaan mencari terobosan baru
dengan memanfaatkan teknologi.
Perubahan struktur organisasi :
1. Aliran Sentralisasi
Memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi
puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di
Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.

Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di daerah
dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu yang diperlukan
untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pemerintah pusat
tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan
keputusan, karena seluruh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pemerintah
pusat.

2. Aliran Desentralisasi
Pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-
orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini
banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena
dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.

Pada sistem pemerintahan yang terbaru tidak lagi banyak menerapkan sistem sentralisasi,
melainkan sistem otonomi daerah atau otda yang memberikan sebagian wewenang yang tadinya
harus diputuskan pada pemerintah pusat kini dapat di putuskan di tingkat pemerintah daerah atau
pemda. Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada di
daerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari pemerintahan di pusat.
Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia
yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkat kepentingan golongan dan
kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi
karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat.

3. Aliran Netral
Teknologi diharapkan dapat menjadi fasilitator dan interpreter. Semula teknologi informasi
digunakan hanya terbatas pada pemrosesan data. Dengan semakin berkembangnya teknologi
informasi tersebut, hampir semua aktivitas organisasi saat ini telah dimasuki oleh aplikasi dan
otomatisasi teknologi informasi. Teknologi informasi dapat didefinisikan sebagai perpaduan antara
teknologi komputer dan telekomunikasi dengan teknologi lainnya seperti perangkat keras,
perangkat lunak, database, teknologi jaringan, dan peralatan telekomunikasi lainnya. Selanjutnya,
teknologi informasi dipakai dalam sistem informasi organisasi untuk menyediakan informasi bagi
para pemakai dalam rangka pengambilan keputusan. Tetapi didalam aliran netral ini IT tidak
berpengaruh dalam pengambilan keputusan melainkan membantu proses kerja dalam
pengambilan keputusan saja.