La informacin contenida en este documento es de carcter privado conforme a lo previsto en la Constitucin y en la Ley 1273 del 5 de Enero de 2009, y no compromete
la responsabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores. Ningn contenido de este documento puede ser copiado, reproducido, recopilado, cargado, publicado,
transmitido, distribuido, o utilizado sin el consentimiento previo del Ministerio por escrito. Los contenidos estn protegidos por derechos de autor y cualquier uso no
autorizado, as como el incumplimiento de los trminos, condiciones o avisos, pueden violar la normatividad nacional vigente al respecto.
Presidente de la Repblica
Juan Manuel Santos Caldern
Ministra de Relaciones Exteriores
Mara ngela Holgun Cullar
Viceministra de Relaciones Exteriores
Patti Londoo Jaramillo
Viceministro de Asuntos Multilaterales
Francisco Javier Echeverri Lara
Secretaria General (E)
Araminta del Rosario Beltran Urrego
Documento Elaborado por
Ministerio de Relaciones Exteriores
Bogot, D.C., Colombia
2015
Documentos asociados
Gua para la Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica a la Ciudadana, Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica, ISBN 958-8125- 46-4, Bogot D.C, mayo de 2005.
SC-PT-27 Atencin a Quejas, Reclamos y Sugerencias.
GC-MA-01 Manual de contratacin.
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Contenido
1
2
Objetivo.........................................5
Base Legal.....................................7
4
Presentacin...............................13
La Participacin Ciudadana......17
5
Mecanismos para ejercer el control social en el Ministerio
de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio...............................................21
Rendicin de Cuentas........................... 22
Audiencias Pblicas............................... 24
Veedura Ciudadana.............................. 26
Contratacin........................................... 29
Centro Integral de Atencin
al Ciudadano........................................... 32
Peticiones................................................. 35
Quejas y Reclamos................................ 40
Correo Electrnico................................. 42
Va Telefnica.......................................... 43
Chat........................................................... 44
Video Llamada........................................ 45
Llamada en Lnea................................... 45
Urna de Cristal........................................ 46
Encuestas de Satisfaccin................... 46
Redes Sociales........................................ 47
Lnea Azul................................................. 48
Foros Virtuales para los
colombianos en el exterior ................ 48
Feria de Servicios para
colombianos en el exterior.................. 50
Proyectos Normativos.......................... 52
Uso de medios electrnicos
y presenciales en el proceso
de planeacin y formulacin de
polticas pblicas de la Entidad.......... 53
5
Nuestros contactos.............................................................................................55
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Objetivo
Divulgar los mecanismos de interaccin con la ciudadana y
los mecanismos de participacin ciudadana que el Ministerio
de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio han establecido
para que los ciudadanos y connacionales en el exterior ejerzan
el derecho a integrarse en la toma de decisiones que puedan
afectarlos, a travs de instrumentos reales y eficaces para acceder al control y la fiscalizacin de la administracin pblica.
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Base Legal
Constitucin Poltica de Colombia 1991, Artculos 2, 23 y 270.
Ley 1755 de 30 de junio de 2015: por medio del cual se regula
el derecho fundamental de peticin y se sustituye un ttulo del
cdigo de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo.
Ley 1753 de 9 de junio 2015: por la cual se expide el Plan
Nacional de Desarrollo 2015-2018 Todos por un nuevo pas.
Captulo 5. Buen Gobierno.
Ley 1564 de 12 de julio de 2012, Cdigo General del Proceso: por la cual deroga el Inciso Segundo del Artculo 309 de la
Ley 1437 de 2011.
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Ley 1474 de 12 de julio 2011: Ley Anticorrupcin: por la cual se dictan normas
orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica.
Ley 1437 de enero 18 de 2011: por la
cual se expide el Cdigo de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Ley Estatutaria 1266 de diciembre de
2008 Habeas Data. Reglamentada parcialmente por el Decreto 2952 de 2010 y
Decreto 1727 de 2009.
Ley 1150 de julio 16 2007: artculo 9, reforma al Estatuto General de Contratacin.
Ley 962 de 2005: por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los
organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones pblicas
o prestan servicios pblicos.
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Presentacin
Despus de la promulgacin de la Constitucin Poltica de Colombia de 1991, en la cual se define a Colombia como un Estado
social de derecho, organizado en forma de Repblica unitaria,
descentralizada, con autonoma de sus entidades territoriales,
democrtica, participativa y pluralista, fundada en el respeto de
la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevalencia del inters general; el
pas demuestra transformaciones importantes sociales y polticas. En este sentido, los ciudadanos han reivindicado el derecho
a integrarse en la toma de decisiones que puedan afectarlos y
han encontrado instrumentos reales y eficaces para acceder al
control y la fiscalizacin de la administracin pblica.
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mandato Constitucional y con el fin de garantizar el control social, presenta esta herramienta prctica dirigida a la comunidad
para conocer conceptos bsicos que le permitan ejercer sus derechos.
Esta gua contiene el marco legal que rige la
participacin ciudadana y el esquema interno de funcionamiento de los mecanismos
de participacin en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
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La Participacin Ciudadana
La participacin ciudadana es un derecho y un deber ciudadano consagrado en la Constitucin Poltica en sus artculos 2 y
270, los cuales afirman:
Artculo 2: Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitucin; facilitar la participacin de todos en las decisiones
que los afectan y en la vida econmica, poltica, administrativa y
cultural de la Nacin.
De igual manera, el artculo 270 de la Carta faculta a la ciudadana para que intervenga activamente en el control de la gestin
pblica y al respecto establece:
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Participacin Ciudadana
Incorporacin dinmica del pueblo a la vida
social, econmica y poltica de un pas, que
asegure que quien recibe los servicios participe en las decisiones que tienen que ver
con el bienestar colectivo o bien comn.1
Proceso por el cual los ciudadanos/as y las
comunidades organizadas se involucran en
los formulacin, implementacin y monitoreo
de los programas y polticas pblicas.2
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Actores
Es el conjunto de agentes que hacen uso
de los mecanismos formales y no formales
para participar en la formulacin de polticas pblicas, es decir, los protagonistas
de la participacin ciudadana como miem-
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Mecanismos para
ejercer el control social
en el Ministerio de
Relaciones Exteriores
y su Fondo Rotatorio
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Rendicin de Cuentas
Qu es la Rendicin de Cuentas?
La Rendicin de Cuentas se define como
el acto formal de presentacin de la cuenta fiscal a la correspondiente autoridad de
control, sobre el manejo de los bienes y
fondos pblicos en una entidad, organismo
o actividad en un determinado periodo3.
La Rendicin de Cuentas es un espacio de
interlocucin entre los servidores pblicos
y la ciudadana. Tiene como finalidad generar transparencia, condiciones de confianza entre gobernantes y ciudadanos y
garantizar el ejercicio del control social a la
administracin, sirviendo adems de insumo para ajustar proyectos y planes de accin para su realizacin.
3 Revista Concejos en Contacto, Numero 17, Diciembre de 2007, ISSN 1692-6889, Pg. 5.
Objetivos de la Rendicin
de Cuentas4:
Fortalecer el sentido de lo pblico.
Recuperar la legitimidad para las Instituciones del Estado.
Facilitar el ejercicio del control social a la
gestin pblica.
Contribuir al desarrollo de los principios
constitucionales de transparencia, responsabilidad, eficacia, eficiencia e imparcialidad y participacin ciudadana en el
manejo de los recursos pblicos.
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Ley 489 de 1998: Sistema de Desarrollo Administrativo. Captulo VIII Democratizacin y Control de la Administracin Pblica.
Ley 87 de 1993: por la cual se establecen
normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del Estado y
se dictan otras disposiciones.
Audiencias Pblicas
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En qu casos el Ministerio o su
Fondo Rotatorio convocan a audiencias pblicas?
Se convoca cuando:
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Veedura Ciudadana
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Objetivos de la veedura
ciudadana:
a. Fortalecer los mecanismos de control
contra la corrupcin en la gestin pblica y la contratacin estatal.
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En qu casos el Ministerio o su
Fondo Rotatorio promueven las
veeduras ciudadanas?
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Contratacin
podrn denunciar ante las autoridades competentes las actuaciones, hechos u omisiones
de los servidores pblicos o de los particulares, que constituyan delitos, contravenciones o
faltas en materia de contratacin estatal.
Las autoridades brindarn especial apoyo y colaboracin a las personas y asociaciones que emprendan campaas de control y vigilancia de la
gestin pblica contractual y oportunamente suministrarn la documentacin e informacin que
requieran para el cumplimiento de tales tareas.
El Gobierno Nacional y los de las entidades
territoriales establecern sistemas y mecanismos de estmulo de la vigilancia y control
comunitario en la actividad contractual orientados a recompensar dichas labores.
Las entidades estatales podrn contratar con
las asociaciones de profesionales y gremiales
y con las universidades y centros especializa[ Pgina 29 de 58 ]
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Para realizar una correcta veedura el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio aconsejan:
Residir o estar trabajando en la ciudad
donde se ubica el proyecto o actividad
objeto de vigilancia o control.
Los contratos suscritos por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo
Rotatorio que se publican son los procesos
de contratacin que impliquen convocatoria pblica y se encuentran en la pgina
Web del Ministerio: www.cancilleria.gov.co
en el vnculo de contratacin del Ministerio
de Relaciones Exteriores.
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la responsabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores. Ningn contenido de este documento puede ser copiado, reproducido, recopilado, cargado, publicado,
transmitido, distribuido, o utilizado sin el consentimiento previo del Ministerio por escrito. Los contenidos estn protegidos por derechos de autor y cualquier uso no
autorizado, as como el incumplimiento de los trminos, condiciones o avisos, pueden violar la normatividad nacional vigente al respecto.
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Va Telefnica
Chat
Video Llamada
Llamada en Lnea
Urna de Cristal
Encuestas de Satisfaccin
Lnea azul
Peticiones
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El incumplimiento de la obligacin de
respuesta oportuna de una peticin
constituye falta disciplinaria.
Debe darse solucin de fondo y de manera
motivada a la peticin, sin que implique la
obligacin de acceder a lo solicitado.
El derecho de peticin puede formularse
de manera escrita o verbal. Cuando se formule, deber contener por lo menos:
La designacin de la autoridad a la que
se dirige.
Objeto de la peticin.
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La informacin contenida en este documento es de carcter privado conforme a lo previsto en la Constitucin y en la Ley 1273 del 5 de Enero de 2009, y no compromete
la responsabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores. Ningn contenido de este documento puede ser copiado, reproducido, recopilado, cargado, publicado,
transmitido, distribuido, o utilizado sin el consentimiento previo del Ministerio por escrito. Los contenidos estn protegidos por derechos de autor y cualquier uso no
autorizado, as como el incumplimiento de los trminos, condiciones o avisos, pueden violar la normatividad nacional vigente al respecto.
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Tiempo de respuesta
El trmino para resolver o contestar un derecho de peticin es de:
Quince das hbiles siguientes a su presentacin para peticiones de inters
particular o general.
8 Artculo 8. Resolucin 0088 de 2003. Ministerio
de Relaciones Exteriores
9 Ley 5 de 1992, Artculo 258: Solicitud de informes por los Congresistas. Los Senadores y Representantes pueden solicitar cualquier informe
a los funcionarios autorizados para expedirlo, en
ejercicio del control que corresponde adelantar
al Congreso. En los cinco (5) das siguientes deber procederse a su cumplimiento; (su omisin
obligar la designacin de un agente especial de
la Procuradura General de la Nacin a fin de que
se proceda de conformidad y sin perjuicio de lo
dispuesto en el siguiente artculo).
10 Ley 5 de 1992, Artculo 260: Solicitud de documentos. Cuando las Cmaras legislativas o sus Comisiones necesitaren para el despacho de los negocios
que estuvieren atendiendo, documentos existentes
en algn Ministerio o en otra oficina o archivo pblico, el Presidente as lo manifestar a la respectiva
autoridad quien dispondr su envo oportuno, a
ms tardar en los diez (10) das siguientes.
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Cuando no fuere posible resolver o contestar la peticin en dicho plazo, se deber informar as al interesado, expresando
los motivos de la demora y sealando a la
vez la fecha en que se resolver o dar respuesta.
Los pronunciamientos acerca de las peticiones que se presenten en el curso de la ejecucin de un contrato, deben ser respondidos dentro de los tres meses siguientes, de
lo contrario se entender que la decisin es
favorable en virtud del silencio administrativo positivo. El funcionario o funcionarios competentes para dar respuesta sern
responsables en los trminos de ley.
Las peticiones que se refieran a documentos que tengan el carcter de reservados
sern negadas, lo cual debe ser informado
al peticionario mediante acto motivado y citando la normatividad constitucional y legal
establecida para el caso, en los trminos establecidos por la ley y de conformidad con
los artculos 13 y 21 de la ley 57 de 1985.
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Quejas y Reclamos
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lle 53 N. 10-60 de lunes a viernes, desde las 8:00 am hasta 5:00 pm.
Tiempo de respuesta
Las quejas y reclamos se resolvern o contestarn siguiendo los principios, trminos
y procedimientos dispuestos en el Cdigo
de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo para el ejercicio del derecho de peticin, segn se trate
del inters particular o general y su incumplimiento dar lugar a la imposicin de las
sanciones previstas en el mismo.12
Correo Electrnico
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Tiempo de respuesta
Las solicitudes que los usuarios de la entidad presenten por este medio se contestarn siguiendo los principios, trminos y
procedimientos dispuestos en el Cdigo
del Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo, y la respuesta
se enviar al correo electrnico suministrado por el usuario cuando diligencia el formulario de contctenos que se encuentra
en la pgina web de la cancillera.
Va Telefnica
ms las lneas internacionales que el Ministerio implement en los pases con mayor
nmero de colombianos, como son: Brasil,
Costa Rica, Ecuador, Espaa, Estados Unidos, Mxico, Panam, Reino Unido y Venezuela. Estas lneas gratuitas son enrutadas
directamente al CIAC para que se pueda
comunicar con la entidad y formular, solici[ Pgina 43 de 58 ]
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tar y solucionar cualquier inquietud respecto a los trmites y servicios que el Ministerio de Relaciones Exteriores le ofrece tanto
en Colombia como en los consulados de la
Repblica en el Exterior.
El usuario dispondr de los siguientes
contactos telefnicos para recibir atencin: Ministerio de Relaciones Exteriores,
por medio de atencin personalizada,
por el conmutador: 3814000, 3826999
o por la Lnea Gratuita Nacional: 018000
979899- 018000 938000.
Brasil:......................... 08007612160
Costa Rica:............... 08000571018
Ecuador:................... 1800010410
Espaa:..................... 0900995721
Estados Unidos:..... 18887643326
Mxico:...................... 018001233242
Panam:................... 011008000570054
Reino Unido:........... 08082342176
Venezuela:............... 08001007214
Chat
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Video Llamada
Llamada en Lnea
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Urna de Cristal
Encuestas de Satisfaccin
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Redes Sociales
muro, de esa forma redireccionarn las solicitudes al CIAC para su oportuna solucin,
tal como sucede con Twitter.
A travs de la cuenta en Instagram, el Ministerio comunica informacin de servicio para
el ciudadano. En este perfil no se publican
decisiones polticas ni Agenda Ministerial,
solo se enva informacin de servicio para
los colombianos dentro y fuera del pas.
Adicionalmente, el canal de YouTube est
siendo utilizado para publicar contenido noticioso del Ministerio de Relaciones Exteriores.
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Lnea Azul
Este nuevo servicio personalizado y gratuito, naci de la necesidad de brindar al ciudadano, que se acerca a realizar trmites
en las oficinas de atencin al pblico del
ministerio, una atencin oportuna y efectiva. Mediante la Lnea Azul el ciudadano puede consultar la informacin sobre
En qu consisten?
Objetivos
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Temas
Foros de servicios.
Foros de experiencias de migrantes.
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www.colombianosune.com.
Oficinas del Consulado organizador.
Pgina web del Consulado organizador.
colombianosune@cancilleria.gov.co
Tel. 381 4000 ext. 1245.
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Proyectos Normativos
Qu es un Proyecto Normativo?
Se define como un proyecto normativo el
primer esquema o plan de normas aplicables a una determinada materia o actividad
antes de darle la forma definitiva.
Por lo anterior, el Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio dando cumplimiento a la poltica de Uso de
medios electrnicos y presenciales en el
proceso de elaboracin y normatividad
acogida por la Entidad a travs de la resolucin 2197 de 2013, por medio de la
cual se adopta el Modelo Integrado de
Planeacin y Gestin, cuenta en su pgina
web con el enlace Proyectos Normativos,
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planeacion@cancilleria.gov.co la ciudadana,
usuarios y grupos de inters pueden retroalimentar y enviar sus observaciones a los planes, programas y proyectos de la Entidad. As
mismo a travs de reuniones presenciales se
realiza este proceso.
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Nuestros Contactos
Pgina Web
www.cancilleria.gov.co
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Asistencia a Connacionales
asistencias@cancilleria.gov.co
lunes a domingo 24 horas
Lneas de contacto
Lnea gratuita nacional de atencin a quejas y reclamos:
018000 979899 018000 938000 las 24 horas del da.
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Recepcin de correspondencia
Carrera 5 No 9 03 en Bogot
Lunes a Viernes
8:00 a.m. a 12:30 p.m.
1:30 p.m. a 4:30 p.m.
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