Anda di halaman 1dari 9

KOLEJ VOKASIONAL SULTAN ABDUL SAMAD

TELOK DATOK,
42700 BANTING, SELANGOR

KERTAS PENTAKSIRAN AMALI 1


NAMA
KURSUS
COURSE NAME

PENGURUSAN PERNIAGAAN

TAHAP / LEVEL

SEMESTER 2 DVM

NO DAN TAJUK MODUL/


MODULE NO AND TITLE

BPP 601 STAFF ADMINISTRATION

STANDARD KANDUNGAN
/ CONTENT STANDARD

OBJEKTIF
MODUL
MODULE OUTCOMES

NO KOD / CODE NO

1. IDENTIFY STAFF ADMINISTRATION


REQUIREMENTS
2. PREPARE MANPOWER REQUIREMENT PLAN
3. PREPARE TRAINING PROGRAM
4. ASSESS STAFF PERFORMANCE APPRAISAL
5. PREPARE REPORT ON STAFF ADMINISTRATION
ACTIVITIES
2.1 Execute departmental job analysis
2.2 Prepare job description of each job title
2.3 Prepare job specification of each job title
accordance with companys business
development plan
2.4 Produce departmental manpower requirement
plan proposal
2.5 Present manpower requirement plan for approval
BPP/601/T(2/5)

Muka : 1

Drp : 6

TAJUK : PREPARE MANPOWER REQUIREMENT PLAN


TUJUAN :
Kertas Penerangan ini bertujuan menerangkan pelan keperluan tenaga manusia, analisis kerja,
deskripsi perkerjaan,

NO KOD / CODE NO

BPP/601/P(2/5)

Muka: 02 Drp: 09

PENERANGAN :
Pengenalan
Melaksanakan analisis kerja jabatan

Analisis pekerjaan adalah satu proses untuk mengenal pasti dan menentukan secara
terperinci tugas-tugas pekerjaan tertentu dan keperluan serta kepentingan relatif tugas-

tugas ini untuk kerja yang diberikan.


Analisis pekerjaan adalah proses di mana pertimbangan dibuat tentang data yang dikumpul

pada pekerjaan.
Analisis kerja ialah suatu proses pemerhatian yang teliti dan teratur terhadap sesuatu kerja
untuk mengenalpasti tugas-tugas yang terlibat, jenis kemahiran dan pengetahuan yang
diperlukan untuk menjana sesebuah organisasi.

Tujuan analisis pekerjaan :

Setiap organisasi perlu membuat analisis kerja. Ini kerana dengan adanya analisis kerja
banyak masalah dapat di atasi serta operasi atau fungsi sesuatu kerja akan berjalan
dengan memuaskan. Ini telah terbukti kerana hampir semua aspek Pengurusan Sumber
Manusia memerlukan analisis kerja sebagai input keputusan.

Pengurusan sumber manusia semestinya menimbangkan apakah yang diperlukan bagi


setiap pekerjaan sebelum dapat menilai samada terdapat atau tidak pekerja yang
berkelayakkan dengan garis panduan yang telah ditetapkan.

Contoh Dalam Konteks Pendidikan:

UTHM memerlukan seseorang untuk menjawat jawatan sebagai pensyarah. Pihak jabatan
telah menetapkan garis panduan untuk kerja-kerja pensyarah dan syarat-syarat yang di perlukan.
Sebagai contoh, pensyarah yang dikhendaki ialah mempunyai kelayakkan akademik iaitu Sarjana
Pendidikan, Mahir untuk mengendalikan komputer, boleh menguasai bahasa Inggeris. Apabila

NO KOD / CODE NO

BPP/601/P(2/5)

Muka: 03 Drp: 09

syarat-syarat tersebut telah dikeluarkan barulah calon-calon yang berkelayakkan di pilih untuk
menjawat jawatan tersebut. Setelah itu barulah proses pengambilan di lakukan.

Maklumat berkenaan dengan tugas, tanggungjawab dan kelayakkan yang di perlukan boleh
digunakan sebagai panduan oleh pihak organisasi apabila membuat keputusan pengambilan dan
pemilihan pekerja. Dengan secara tidak langsung proses pengambilan pekerja akan berjalan
dengan lancar serta dapat mengurangkan berlakunya masalah-masalah yang berkaitan dengan
proses pengambilan pekerja.

Analisis kerja di perlukan untuk menentukan keperluan lain dan membentuk programprogram latihan pembangunan sumber manusia yang bersesuaian dengan kehendak organisasi.
Berpandukan maklumat ini, program latihan yang benar-benar memenuhi keperluan kerja dapat
disediakan.

1.

Untuk membuat ujian penilaian untuk mengukur keberkesanan latihan :

Pertukaran Staf- sekiranya bilangan pengrekrutan adalah besar, maka besarlah


kehendak latihan dalam kemahiran bekerja dan latihan pengenalan.

Perubahan dalam teknologi- sistem dan proses baru memerlukan staf yang terlatih
dalam penggunaannya, banyak sistem yang gagal bukan kerana masalah teknikal,
tetapi tiada latihan yang disediakan untuk pekerja menggunakan teknologi.

Perubahan dalam kerja- kerja akan berubah mengikut masa, terutamanya perubahan
dalam organisasi, maka pekerja perlu dilatih untuk menerima perubahan.

Perubahan dalam perundangan- perubahan dalam perundangan atau peraturan


kerajaan bermakna berlakunya perubahan baru dalam sistem dan pendekatan yang
digunakan sebelum ini.

Pembangunan ekonomi- syarikat begitu prihatin dalam pengurangan kos dan


peningkatan produktiviti dimana ia memerlukan pekerja yang terlatih yang mana
mempunyai pelbagai kemahiran supaya mereka dapat digunakan dengan fleksibal dan
sepenuhnya.

Corak kerja yang baru- memberikan kelonggaran kepada organisasi dan pekerja
supaya mereka dapat mempelajari kemahiran yang baru.

NO KOD / CODE NO

BPP/601/P(2/5)

Muka: 04 Drp: 09

Tekanan pasaran- keperluan untuk bertahan dalam pasaran, bermakna organisasi perlu
memastikan pekerja mengetahui teknologi terkini dan mempunyai kemahiran untuk
pembaharuan.

Polisi sosial- penswastaan, bermaksud, pihak pekerja awam perlu mempelajari


kemahiran yang komersil.

Aspirasi pekerja- keperluan untuk mengekalkan pekerja dengan menawarkan latihan


dan pembangunan.

Perubahan perlaksanaan- di mana terdapat perubahan yang significant di dalam


bahagian-bahagian yang tertentu dalam organisasi.

Keseimbangan peluang- pihak organisasi perlu menganjurkan program latihan bagi


memastikan sesebuah kumpulan yang lemah seperti etnik minoriti, wanita tidak
diabaikan terutama sekali apabila berkaitan dengan peluang kenaikan pangkat.

NO KOD / CODE NO
2.

BPP/601/P(2/5)

Muka: 05 Drp: 09

Pampasan dan faedah :

Dalam pampasan dan pemberian faedah pula, nilai relatif sesuatu kerja kepada
organisasi mestilah ditetapkan terlebih dahulu sebelum nilai ringgit diletakkan ke atas

sesuatu pekerjaan.
Semakin signifikan sesuatu pekerjaan itu, maka makin tinggi nilai relatif pekerjaan
tersebut secara relatifnya. Misalnya, pekerjaan yang memerlukan lebih pengetahuan,
kemahiran dan kebolehan perlulah dinilai lebih tinggi. Pemegang ijazah sarjana pula
adalah menerima lebih upah berbanding pemegang diploma.

3.

4.

Prosedur pemilihan :

Tugas kerja perlu diletakkan dalam iklan jawatan kosong


Menentukan tahap gaji yang boleh ditawarkan kepada sesuatu pekerjaan
Keperluan minimum (tahap pendidikan atau pengalaman) untuk menyaring / memilih

pemohon sesuatu pekerjaan


Membuat set soalan temuduga pekerjaan
Instrumen pemilihan (ujian bertulis, ujian lisan, simulasi pekerjaan)
Borang penilaian
Bahan orientasi bagi pemohon / pekerja baru

Ulasan prestasi :

Dari aspek penilaian prestasi, pekerja perlulah dinilai pencapaian mereka dengan
mengambil kira sejauh manakah mereka telah mencapai standard prestasi dalam tugas

dan tanggungjawab sebagaimana yang telah dijelaskan dalam deskripsi kerja.


Sekiranya majikan menilai pekerja tanpa berasaskan faktorfaktor atau kriteriakriteria
yang telah deskripsi kerja, maka majikan adalah terdedah kepada kemungkinan berlaku
diskriminasi terhadap pekerja.

NO KOD / CODE NO
2.1.1

BPP/601/P(2/5)

Muka: 06 Drp: 09

MENTAFSIR RANCANGAN PERNIAGAAN DAN RANCANGAN PENGEMBANGAN

SYARIKAT (PERFORMANCE KRITERIA 1)


1. Rancangan Perniagaan atau RP ialah dokumen yang menerangkan secara terperinci
berkenaan dengan selok belok sesebuah perniagaan termasuk pelan awal, keperluan
modal, rancangan pemasaran, jualan dan unjuran keuntungan. Selain daripada
merekodkan informasi penting yang berkaitan dengan sesebuah syarikat dan perniagaan,
rancangan perniagaan juga penting dalam usaha untuk mendapatkan pinjaman daripada
institusi institusi kewangan.
2. Business Expansion (Pengembangan perniagaan ) : Plan for growth
The Elements of Growth:

Can-do culture of innovation and success

Skilled and motivated team of employees with training plans in place

Realistic plan with achievable targets along the way

Enthusiastic management team with a variety of complementary skills

Organizational structure with procedures that are simple and meaningfully defined

Leadership ability and the ability to communicate it.

A SWOT Analysis for Growth:

If you do not have all the above going for you, determine how to get it by gathering your
management team and analyzing each area of your company for strengths and weaknesses:
marketing, sales, production, technology, human resources, customer service, etc.

Strengths (Internal to Organization)

What are we doing especially well?

What resources do we have that other businesses don't have?

What are our key competitive advantages?

Weaknesses (Internal to Organization)

NO KOD / CODE NO

BPP/601/P(2/5)

What do we do poorly?

What activities detract from what we do best?

Where can we improve?

Muka: 07 Drp: 09

Opportunities (External Environment)

What opportunities exist for our business?

What trends face our industry?

What changes are occurring with our customers, i.e. age, spending habits, values,
residences?

What changes are coming to our industry's regulatory environment?

Threats (External Environment)

What obstacles do we face?

Are there new competitors entering the marketplace and what is their strategy?

Is there a threat from planned regulatory change?

Is there a threat from global competitors?

2.2 PREPARE JOB DESCRIPTION OF EACH JOB TITLE


2.2.1 PRODUCE JOB DESCRIPTION ACCORDING TO JOB SCOPE
Deskripsi kerja ialah satu dokumen mengenai tugas dan tanggungjawab sesuatu pekerjaan.
Ia mengandungi :

Nama jawatan
Tugas kerja
Tarikh dan deskripsi ditulis
Deskripsi disediakan oleh
Fungsi dan aktiviti kerja
Persekitaran dan keadaan bekerja

Deskripsi kerja yang harus dielakkan :

Umur
Jantina

NO KOD / CODE NO

BPP/601/P(2/5)

Kaum
Agama
Etnik
Negara asal
Status
Kecacatan / kesihatan
Tanggungan penjagaan (dependent care responsibility)
Criteria tidak perlu

Muka: 08 Drp: 09

NO KOD / CODE NO

BPP/601/P(2/5)

Muka: 09 Drp: 09

Deskripsi digunakan untuk :

Pengiklan jawatan kosong


Perlantikan pekerjaan baru
Memberi latihan kepada pekerja
Membuat keputusan pampasan
Mengkaji / penilaian prestasi
Rujukan

Contoh : http://www.arrahnuxchange.com.my/v1/page.php?name=kad12014
2.3

PREPARE JOB SPECIFICATION OF EACH JOB TITLE ACCORDANCE WITH

COMPANYS BUSINES DEVELOPMENT PLAN


2.3.1

Prepare And List Job Specification Of Each Job Title According With

Companys Business Development Plan


Spesifikasi kerja (Job specification) :
Menterjemahkan deskripsi kerja mengenai informasi bagi syarat-syarat minimum yang diperlukan
dalam sesuatu pekerjaan seperti kelulusan, kemahiran, pengalaman
Spesifikasi digunakan untuk :

2.4

Prosedur pemilihan
Reka latihan yang diperlukan
Memberikan justifikasi dijangka bagi setiap kerja atau tugas
Rujukan
PRODUCE DEPARTMENTAL MANPOWER REQUIREMENT PLAN PROPOSAL
2.4.1

Organize Division Manpower Requirements In Accordance With Companys

Business Plan
Keperluan tenaga manusia :

Ia adalah proses untuk menganggarkan keperluan masa depan sumber manusia dalam

konteks rancangan korporat dan sebagai ramalan aktiviti masa depan.


Ia berdasarkan belanjawan tahunan dan perniagaan korporat.
Sebelum menjalankan rancangan sumber manusia, pihak pengurusan perlu mengetahui

apa yang perlu dibuat.


Kertas proposal

Beri Nilai