9.

TUGAS SETIAUSAHA PEPERIKSAAN

9.1

Menyediakan takwim ujian/peperiksaan sekolah.

9.2

Menyediakan jadual penyedia soalan dan pengawasan ujian/peperiksaan.

9.3
Mengadakan taklimat peperiksaan awam bersama Pengetua, GPK Pentadbiran dan
guru-guru yang terlibat.
9.4

Memastikan semua urusan peperiksaan berjalan dengan baik.

9.5

Menyediakan fail-fail peperiksaan awam sebelum dan selepas peperiksaan.

9.6

Memastikan kelancaran perjalanan peperiksaan awam.

9.7

Memastikan kertas soalan peperiksaan dicetak mengikut jadual dan disimpan

dengan selamat.
9.8

Menyediakan tempat/pelan/peralatan bagi pusat peperiksaan awam.

9.9
Menyediakan jadual guru bertugas semasa peperiksaan awam, dan menyediakan
fail, buku laporan dan sebarang data yang perlu semasa peperiksaan awam berjalan.
9.10

Memastikan keselamatan pusat peperiksaan awam.

9.11

Membantu penyelaras tingkatan dalam urusan menyusun pelajar naik

tingkatan/urusan mencari pelajar yang menerima anugerah cemerlang.

9.12

Mengurus proses pemberian slip peperiksaan awam apabila keputusan diumumkan.

9.13

Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh Guru Besar

A.

Setiausaha Peperiksaan Dalaman

1. Menyediakan jadual waktu peperiksaan peringkat sekolah.

2. Menyediakan jadual pembina soalan.
3. Menguruskan percetakan, pembahagian dan tempat penyimpanan kertas soalan.
4. Memastikan keselamatan kertas-kertas soalan berada di dalam keadaan selamat.
5. Memastikan kertas-kertas soalan diedarkan kepada pengawas peperiksaan sebelum
peperiksaan dijalankan.
6. Memastikan skema jawapan dan JSU/JSI disediakan oleh Ahli Jawatankuasa panel

penggubalan soalan.
7. Memastikan jadual pemeriksaan kertas jawapan mengikut jangka masa yang ditetapkan.
8. Memastikan kertas soalan, skema jawapan dan JSU / JSI disimpan untuk rujukan.
9. Menetapkan tarikh perjumpaan ibubapa dengan guru untuk membincangkan kemajuan
pelajar.

B.

Setiausaha Peperiksaan PMR dan SPM

1. Memberi penerangan tentang hal-hal yang berkaitan mengenai peperiksaan kepada guru
tingkatan.
2. Mengedarkan borang-borang kemasukan peperiksaan (Borang Sekolah / Borang Sementara)
untuk diisi oleh pelajar dengan kerjasama guru tingkatan.
3. Menghadiri taklimat peperiksaan yang berkaitan yang biasanya diberikan oleh JPN dan
Lembaga Peperiksaan.
4. Mengumpulkan, menyemak borang-borang kemasukan (Borang Sementara) dengan kerjasama
guru tingkatan.
5. Mengisi borang komputer kemasukan peperiksaan PMR / SPM.
6. Memasukkan data pelajar ke dalam komputer dan membuat salinan untuk JPN, Lembaga
Peperiksaan dan Sekolah.
7. Makluman kepada Penolong Kanan jika ada pelajar yang tidak mampu membayar dan
memerlukan bantuan PIBG/Tabung Kebajikan Sekolah untuk tindakan selanjutnya.
8. Menguruskan borang-borang yang berkaitan dengan peperiksaan PMR/SPM:
v

Analisis keputusan peperiksaan

Borang keterangan pelajar yang tidak memiliki kad pengenalan

Borang-borang yang berkaitan

1. Menentukan bilik-bilik darjah yang akan digunakan sebagai bilik peperiksaan bertulis dan
peperiksaan lisan.
2. Menyediakan pelan tempat duduk calon bilik peperiksaan dalam 4 salinan.
3. Menyediakan label meja calon yang ditampal di atas meja.
4. Menyediakan perkara-perkara berikut untuk peperiksaan :

Almari / Jam dinding / Cop sekolah / lakri / Kapur / Pemadam / Lain-lain

1. Menyediakan papan tunjuk arah untuk digunakan semasa peperiksaan.
2. Menyediakan bilik-bilik peperiksaan dan kelengkapan-kelengkapan yang diperlukan untuk
calon persendirian jika ada.
3. Bekerjasama dengan Guru Kanan Mata Pelajaran / Ketua Panitia dalam menentukan
kelancaran perjalanan peperiksaan amali dan pendidikan seni.
4. Penyelaras peperiksaan PMR dan SPM mesti berada di sekolah pada hari terakhir peperiksaan
dan pastikan bilik-bilik darjah ditutup dan barang-barang yang dipinjamkan dikembalikan ke
pejabat.
5. Mendapat 2 set soalan PMR dan SPM untuk rujukan sekolah.

1. Menyelaras penyediaan sijil untuk Penilaian Kendalian Sekolah Menengah (PKSM)

2. Menganalisis keputusan peperiksaan dengan bantuan Ketua Panitia Mata Pelajaran.

C.

Guru Penyedia Soalan

1.

Kertas soalan yang telah digunakan pada tahun-tahun terdahulu tidak dibenarkan diulang

semula pada tahun-tahun berikutnya.

2.

Soalan ujian/peperiksaan hendaklah ditaip sepenuhnya atau menggunakan kaedah copy and

paste. Kaedah cut and paste atau fotostat terus dari buku tidak dibenarkan sama sekali.
3.

Jenis font soalan yang ditetapkan ialah Arial 11.

4.

Kertas soalan bersama JSU dan Skema Jawapan hendaklah sampai kepada pentadbir

seminggu sebelum tarikh ujian/peperiksaan.

5.
i.

Semua guru penyedia kertas soalan ujian/peperiksaan DIINGATKAN supaya :

Tidak melibatkan mana-mana pelajar untuk membantu dalam menaip soalan

ujian / peperiksaan.
ii. Tidak melibatkan mana-mana pelajar untuk membantu dalam menyusun, mengkokot
dan membungkus kertas soalan.
iii. Tidak melibatkan mana-mana pelajar untuk membantu dalam menyemak dan menanda
kertas soalan yang telah dijawab.
Pelaksanaan Ujian/Peperiksaan

1.

Ujian dan peperiksaan yang diadakan sebanyak dua kali setahun adalah untuk memastikan

kesinambungan proses P&P. Pelaksanaan ujian dan peperiksaan hendaklah berasaskan

sukatan pelajaran serta format terkini yang telah ditetapkan.
2.

Sebarang penangguhan ujian / peperiksaan adalah tidak dibenarkan kecuali bagi pelajar

yang mewakili sekolah di dalam aktiviti yang dianjurkan oleh PPD / JPN / KPM atau mengikut
budi bicara tuan pengetua. Guru pengiring / guru penasihat / guru penyelaras adalah
bertanggungjawab untuk memastikan pelajar tersebut menjawab soalan ujian / peperiksaan
mengikut masa yang diperuntukkan di bawah pengawasan guru pengiring / penyelaras itu
sendiri.
3.

Pelajar yang tidak menduduki ujian/peperiksaan atas kebenaran pihak pentadbir sekolah

atas sebab-sebab yang diterima dibenarkan menduduki peperiksaan di luar jadual

peperiksaan. Pelajar yang tidak hadir ke sekolah tanpa sebab tidak dibenarkan sama sekali
menduduki ujian / peperiksaan tersebut.
4.

Setiausaha Peperiksaan Dalaman perlu memastikan guru mata pelajaran menyemak,

menanda kertas soalan dan memasukkan markah ujian/peperiksaan pelajar berkenaan.

5.

Analisis item hendaklah disediakan bagi kertas soalan berbentuk objektif dan subjektif

untuk Peperiksaan Pertengahan Tahun, Peperiksaan Akhir Tahun, Peperiksaan Percubaan

PMR dan SPM.
5.

Post Mortem 1, 2 dan 3 hendaklah disediakan oleh guru mata pelajaran (PM1),

Ketua Panitia (PM2) dan Guru Kanan (PM3) bagi Peperiksaan Pertengahan Tahun,
Peperiksaan Akhir Tahun dan Peperiksaan Percubaan PMR / SPM.
6.

Keputusan ujian dan peperiksaan semua pelajar akan dipamerkan supaya masing-masing

sentiasa berusaha dan bersaing untuk mempamerkan yang terbaik untuk tatapan umum dan
akan berasa malu jika keputusan yang tidak baik dipamerkan serta menjejaskan maruah diri.

SETIAUSAHA PEPERIKSAAN DALAMAN

1. Menentukan takwim peperiksaan bersama PK Akademik
2. Mengarahkan guru-guru menyediakan soalan-soalan terlebih dahulu mengikut masa yang
difikirkan cukup ( rujuk Pengetua).
3. Mempastikan semua soalan telah diteliti oleh Ketua Panitia , stensil disemak oleh penyedia soalan
dan ditandatangani oleh Ketua Panitia.
4. Menyimpan semua stensil soalan peperiksaan sebelum digelek mengikut subjek dan kelas
dengan SELAMAT.

5. Menentukan bahawa tiada soalan yang bocor.

6. Menbahagikan kertas-kertas soalan kepada Pengawas Peperiksaan sebelum peperiksaan
dijalankan.
7. Mengagihkan kertas-kertas jawapan kepada pemeriksa-pemeriksa soalan.
8. Mengumpul 3 set soalan peperiksaan untuk simpanan sekolah.
9. Lain-lain perkara yang tidak tersebut di atas berkaitan dengan peperiksaan.
10. Mempastikan bahawa keputusan peperiksaan , laporan kemajuan pelajar , analisa keputusan
dan sebagainya disediakan dalam jangkamasa yang ditetapkan.
11. Menentukan senarai markah , kad-kad kemajuan pelajar dikemukakan kepada Pengetua
mengikut tarikh-tarikh yang ditetapkan.
12. Mempastikan kertas-kertas jawapan , benang , getah dan stensil mencukupi .
13. Mengawas papan kenyataan yang diperuntukkan.

HEADCOUNT
Headcount merupakan proses mengenal pasti potensi akademik dan kerjaya murid mulai tahun 1
hingga tahun 6 dan tingkatan 1 hingga tingkatan 6 bagi murid di sekolah menengah. Definisi lain
ialah "Proses mengenal pasti, merasionalkan dan menjustifikasikan penentuan ciri-ciri
keupayaan pembelajaran bagi setiap pelajar supaya guru dapat menyenaraikan dan
menetapkan unjuran pencapaian subjek bagi pelajar tersebut di dalam kelas yang
diajarnya" (Hjh. Salmiah bt. Mohd Salleh- Guru Inovatif Negeri Kedah 2003)
MENGAPA PERLU HEADCOUNT?
- Melihat keupayaan sedia ada setiap murid;
- Menilai potensi setiap murid yang dapat digarap;
- Merancang program yang bersesuaian dengan kebolehan dan keupayaan murid berasaskan
diagnosis yang tepat;
- Untuk tujuan post-mortem dan tindakan penambahbaikan yang proaktif;
- Pemantauan dan penilaian boleh dibuat oleh Pengetua, Guru Besar, GPK, guru kelas, dan guru
mata pelajaran secara sistematik;
- Panitia dapat berfungsi dengan lebih berkesan.
Definisi TOV [Take-off Value]:
Nilai Letak kerja kepada seseorang murid berdasarkan potensi sedia ada seperti pencapaian
akademik merujuk kepada pencapaian dalam setiap mata pelajaran
Mengenal pasti TOV berasaskan keputusan Peperiksaan Akhir Tahun bagi tahun sebelumnya.
TOV murid tahun semasa adalah melihat kepada keputusan Peperiksaan Akhir Tahun yang lepas.
Definisi ETR [Expected Targeted Result]:
Merujuk kepada sasaran keputusan terbaik pada akhir tahun nanti. Bagi murid tahun 6, ETR yang
disasarkan ialah UPSR manakala bagi murid lain, ETR ialah Peperiksaan Akhir tahun yang akan
mereka hadapi pada hujung tahun tersebut.
Definisi OTI[Operational Targeted Increment]:
Peningkatan hasil pembelajaran yang diharapkan dengan merujuk beberapa penilaian sebelum
mencapai ETR.
Merujuk kepada ETR serta menetapkan sama ada jangkaan pemeringkatan dua atau tiga kali
penilaian.
Definisi AR[Actual Result] / ATR [Actual Targeted Result]:
Pencapaian penilaian pembelajaran yang sebenar pada peringkat terakhir seperti keputusan

Peperiksaan Awam
PROSEDUR KERJA SETIAUSAHA PEPERIKSAAN
Bagi Peperiksaan Dalaman dan Peperiksaan Pertengahan Tahun
(Prosedur ini tidak dilaksanakan bagi Peperiksaan Akhir Tahun)
PERKARA

TEMPOH MASA

TINDAKAN

Menyediakan takwim
pelaksanaan Ujian/Peperiksaan

Minggu 3 persekolahan

SUP

Menyediakan jadual Pembina

soalan Ujian/Peperiksaan
Membina soalan
Ujian/Peperiksaan

Minggu 3 persekolahan (Penggal 1)

Minggu 1 selepas cuti pertengahan
tahun (penggal 2)

SUP

21 hari sebelum PK dilaksanakan

Pembina soalan

14 hari bekerja sebelum

Ujian/Peperiksaan dilaksanakan
Menghantar kertas soalan untuk
cetakan

Kertas soalan tidak akan diterima

Pembina soalan
dalam tempoh 5 hari bekerja sebelum
sesuatu peperiksaan itu akan
diadakan.

Membungkus kertas soalan

4 hari sebelum Ujian/Peperiksaan

dilaksanakan

Pembina soalan

Jadual pengawasan
Ujian/Peperiksaan

3 hari sebelum Ujian/Peperiksaan

dilaksanakan

SUP

Serah bungkusan soalan ke SUP

2 hari sebelum Ujian/Peperiksaan

dilaksanakan

Pembina soalan

Menyerahkan markah murid

kepada guru kelas

Hari ke 5 selepas hari terakhir

Ujian/Peperiksaan

Guru mata
pelajaran

Guru kelas masuk data ke dalam

SAP

Hari ke 6 selepas hari terakhir

Ujian/Peperiksaan

Guru kelas

Gabung data SAP

Hari ke 7 selepas hari terakhir

Ujian/Peperiksaan

SUP

Cetakan laporan ke guru kelas

Hari ke 7 selepas hari terakhir

Ujian/Peperiksaan

SUP

Cetakan laporan ke GPK dan

laporan ke PPWPP

Hari ke 9 selepas hari terakhir

peperiksaan

SUP

Kiraan hari adalah termasuk hari tidak bekerja (Sabtu, Ahad, cuti umum)
kecuali dinyatakan sebaliknya.

Hari sesuatu peristiwa berlaku tidak diambil kira sebagai 1 hari. Contoh: Hari
terakhir Ujian/Peperiksaan ialah Jumaat. Maka hari untuk guru menyerahkan markah
kepada guru kelas ialah pada hari Selasa minggu berikutnya.

Sila ambil kira hari-hari tidak bekerja bagi sesuatu tindakan yang melibatkan
orang lain.