Oleh
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
OBJEKTIF CERAMAH
Di akhir ceramah ini peserta diharap akan
dapat:
• Memahami apa yang dimaksudkan
dengan sistem fail; dan
• Menggunakan pengetahuan ini untuk
mengurus ,menyediakan fail bersistem
yang betul dan piawai bagi penyimpanan
rekod dan dokumen.
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
KEGUNAAN REKOD-,
• Sejarah-tamadun Cina(laksamana Cheng
Ho/Shih Hwang Ti dan Princess
Dowager);
• Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat
yang lama disimpan;
• Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan;
• Rujukan, penyelidikan dan kajian
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
DEFINISI SISTEM FAIL
• Proses menyimpan segala rekod dan
dokumen untuk simpan selamat atau satu
rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir
• Satu proses Klasifikasi, Penyusunan,
Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod
supaya mudah diperolehi dengan cepat
bila dikehendaki;
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Sumber Rujukan Autentik
Sumber Sebenar
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Ciri-ciri Sistem Fail
•Bersistem;
•Mudah dirujuk;
•Mudah diperolehi
•Selamat
Kes rujukan: HRD UiTM / SMM/ SKSL
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail
• Fail manila kad tidak banyak menggunakan
ruang;
• Mudah disedia dan mudah disimpan;
• Murah dan mudah diperolehi;
• Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan;
• Rekod mudah dicari bila diperlukan;
• Cross reference –maklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan.
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Pengkelasan Fail
Memberi Tajuk Fail:
• Kurikulum;
• Ko-kurikulum;
• Hal Ehwal Pelajar;
• Perjawatan dan Perkhidmatan
Kakitangan;
• Kewangan dan Akaun;
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Sambungan…………….
• Pentadbiran Am Sekolah
• Perhubungan Masyarakat;
• Kemudahan Fizikal;
• Asrama;
• Audit
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Sambungan……………..
A. Kurikulum
(ii) Jadual Waktu / Latihan Mengajar;
(iii) Peperiksaan;
(iv) Laporan Jemaah Nazir Sekolah;
(v) Alat Bantu Mengajar;
(vi) Pengurusan Panitia Mata Pelajaran;
(vii)Pusat Sumber Sekolah/Perpustakaan
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Fail-fail Kokurikulum
(i) Persatuan Ikhtisas;
(ii) Pertubuhan Beruniform / sukarela;
(iii) Kelab Sukan;
(iv) Pameran;
(v) Kelas Tambahan
(vi) Sukan;
(vii) Hari Ucapan;
(viii)Majalah Sekolah
(ix) Koperasi Sekolah
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Fail fail Hal Ehwal Murid
(i) Disiplin;
(ii) Panduan dan Kerjaya;
(iii) Kesihatan;
(iv) Kemasukan Murid;
(v) Pertukaran Murid;
(vi) Berhenti Sekolah;
(vii)Lawatan
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Sambungan………………
• Pinjaman Buku Teks;
• Biasiswa;
• Keselamatan;
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Perjawatan Dan Perkhidmatan
Kakitangan
(ii) Pribadi;
(iii) Surat Pekeliling;
(iv) Perlantikan Jawatan
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Tahap Fail : Mengikut Warna
Fail
• Putih : Terbuka dan terhad;
• Hijau: SULIT untuk fail individu (guru);
• Merah Jambu: Rahsia (maruah negara); dan
• Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di
sebelah luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-
kes ISA
Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika
fail sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail
dijumpai masukkan sebagai satu kandungan
dan direkod pada kertas minit
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Perkara 53 © :FAIL TERHAD-
PUTIH
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Cara Membuka Fail
• Namakan Fail- MESYUARAT PANITIA;
• Nomborkan –bersistem SMSS 01/05/01;
• Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk;
• Kertas minit di sebelah kiri kulit -rujukan;
• Dokumen pertama sebelah kanan-sistem;
• Masukkan dalam lubang yg ditebuk-selamat;
• Masukkan dalam benang - selamat
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Pernomboran dokumen
• Dari kanan ke kiri;
• Surat keluar- pen biru/hitam;
• Surat masuk – pen merah;
• Catatkan di kertas minit – rujukan;
• Tulis ikut lajur bertajuk
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Tutup Fail
• 100 dokumen sehelai; atau tebal fail satu
inci;
• Nombor fail baru sama SMSS/01/05/01/01
tambah JLD.11
• Fail lama ikat dengan tali putih;
• Letak belakang fail baru
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Jangka Hayat Fail Lama
• Lima tahun –kajian keperluan
( simpan,pindah, musnah);
• Selepas 5 tahun tulis surat kepada Arkib
Negara;
• Jika tiada jawapan simpan selamat
ditempat khas untuk rujukan.
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Senarai Fail Panitia
• Minit Mesyuarat Panitia
• Surat-menyurat dan pekeliling-pekeliling
• Sukatan dan Huraian Sukatan Pelajaran
• Rancangan pelajaran tahunan
• Maklumat/Jadual peribadi setiap ahli panitia
• Penyeliaan pengajaran dan pembelajaran
• Semakan kerja bertulis
• Kewangan dan inventori(daftar stok)
• Bank-bank soalan
• Program-program panitia
• Fail timbul
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Senarai Nama Ahli Panitia
• Nama Guru:
• Gred:
• Opsyen:
• Kelas-kelas Diajar:
• Kursus yang dihadiri:
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Isu-isu
• Tiada buku peredaran/pergerakan fail;
• Sistem tidak tekal;
• Fail berpindah bersama guru;
• Bawa balik ke rumah;
• Tiada pemantauan dokumen secara
berterusan;
• Dokumen tidak dimasukkan ikut tajuk.
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Kepentingan Sistem Fail
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Rumusan
Setiap organisasi memerlukan sistem
penyimpanan rekod yang baik. Sekolah yang
berkualiti adalah sekolah
yang dapat menampilkan imej pengurusan yang
bermutu tinggi melalui pendokumentasian
maklumat dan rekod. Sistem Fail adalah salah
satu kriteria kualiti yg mesti bersistem,
mudah dirujuk, mudah diperolehi dan
selamat.
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Jika ada pertanyaan sila hubungi:
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Soyah makan sirih
Sekian, terima kasih.
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5