Anda di halaman 1dari 2

The Vane Corporation

adalah perusahaan manufaktur yang telah menjalankan


perusahaan selama 18 tahun. Selama periode ini, perusahaan telah berkembang dari operasi
milik keluarga yang sangat kecil menjadi sebuah perusahaan menengah dengan beberapa
departemen. Dalam pertumbuhannya, banyak prosedur yang telah digunakan oleh Vane sejak
bisnis dimulai. Proses penggajian vane saat ini yaitu melalui system komputerisasi.
fungsi penggajian beroperasi dengan cara berikut. Setiap pekerja mendapat time card
mingguan pada Senin pagi dan menulis nama dan nomor identifikasinya. Kartu kosong
disimpan di dekat pintu masuk pabrik. Pekerja mengisi time card setiap hari pada saat
kedatangan dan keberangkatan. Setiap Senin, pengawas pabrik mengumpulkan time card
untuk minggu sebelumnya dan mengirimkannya ke pengolahan data.
Dalam pemrosesan data, time card digunakan untuk menyiapkan file waktu
mingguan. File ini diproses dengan file master penggajian, yang mana dimaintain pada pita
magnetik sesuai dengan nomor identifikasi pekerja. Cek ditulis by computer dalam akun cek
biasa dan distempel dengan tanda tangan bendahara, setelah file penggajian diupdate dan
ceknya disiapkan,ceknya dikirim ke pengawas pabrik yang mendistribusikan kepada para
pekerja atau menahannya nanti untuk pekerja jika mereka absen.
Supervisor memberitahukan pemrosesan data bagi karyawan baru, pemberhentian,
perubahan tingkat upah per jam, atau perubahan lain yang mempengaruhi gaji.
Para pekerja juga menyelesaikan a job time ticket untuk setiap pekerjaan individu
mereka pada setiap hari. The job time ticket dikumpulkan setiap hari dan dikirim ke cost
accounting , di mana digunakan untuk mempersiapkan analisis biaya distribusi.
1.
2.
3.
4.

Analisis lebih lanjut dari fungsi penggajian mengungkapkan hal berikut:


Upah kotor dari pekerja tidak pernah melebihi $ 800 per minggu.
Kenaikan gaji tidak pernah melebihi 55 sen per jam untuk pekerja pabrik.
Tidak lebih dari 20 jam lembur yang diizinkan setiap minggu.
Pabrik ini mempekerjakan 150 pekerja di 10 departemen.

Fungsi gaji belum beroperasi secara lancar untuk beberapa waktu, tetapi masalah
telah muncul sejak system gaji terkomputerisasi. Pengawas pabrik ingin laporan mingguan
menunjukkan keterlambatan pekerja, absensi, dan waktu yang tidak terpakai sehingga
mereka dapat menentukan jumlah waktu produktif yang hilang dan alasan untuk waktu yang
hilang. Kesalahan dan inkonsistensi berikut telah dialami pada periode pembayaran masa lalu:
1. cek gaji pekerja tidak diproses dengan benar karena telah dialihkan dua digit di nomor
identifikasi nya pada time cardnya.
2. Pekerja mengeluarkan cek sebesar $ 1.531,80 ketika seharusnya $ 153,18.
3. Salah satu cek pembayaran tidak ditulis, dan kesalahan ini tidak terdeteksi sampai cek
pembayaran didistribusikan oleh pengawas.
4. Beberapa daftar catatan penggajian tidak sengaja terhapus dari sistem ketika petugas
pengolahan data mencoba untuk menata kembali dan mengubah nama file dalam hard
drive. Pengolahan data berusaha untuk membangun kembali bagian yang hancur dari
sumber dokumen asli dan catatan lainnya.
5. Seorang pekerja menerima paycheque jauh lebih besar daripada yang seharusnya.
Investigasi lebih lanjut membuktikan telah diketik 84 bukan 48 untuk jam kerja.
6. Beberapa pencatatan dari master payroll dilewatkan dan tidak termasuk dalam update
master payroll. Hal ini tidak terdeteksi selama beberapa periode pembayaran.
7. Dalam memproses perubahan non-rutin, petugas computer memasukkan kenaikan tarif
gaji untuk salah satu temannya di pabrik. Secara kebetulan, ini ditemukan oleh
karyawan lain.
Diperlukan:
Identifikasi kelemahan kontrol dalam prosedur penggajian dan dalam pengolahan komputer
seperti yang sekarang dilakukan. Rekomendasikan perubahan yang diperlukan untuk
memperbaiki sistem. Gunakan format yang disediakan

Control Weakness
- Penggajian
Kartu waktu tidak memadai

Recommendation

fungsi pencatatan waktu tidak memadai

kontrol
yang
tidak
penyelesaian waktu

memadai

dalam

kontrol
yang
tidak
memadai
dalam
mengumpulkan kartu waktu dan distribusi
gaji

Kartu waktu harus dicetak dan diberi


nomor sebelumnya
Perusahaan harus memisahkan jumlah
waktu dan ketepatan waktu menjadi
departemen yang terpisah
Mandor
harus
menyetujui
(menandatangani) semua kartu waktu dan
tiket pekerjaan
a. Pencatatan Waktu harus mengontrol
penerbitan dan mengumpulkan kartu
waktu.
b. gaji tidak boleh didistribusikan
oleh mandor.Gaji
harus
dikirim
langsung ke karyawan, didistribusikan
oleh staf audit internal atau orang
lain yang independen

Pelaporan biaya pekerjaan tidak memadai

Job costing harus diintegrasikan dengan


payroll system, time card dan job tickets
harus direkonsiliasi harian.

Kelemahandalammenanganiperubahannon
rutin seperti karyawan baru,
pemberhentian, tingkat perubahan
pembayaran,dll
Cek penggajian ditulis dalam regular
bankaccount

departemen
personalia/kepegawaian
harus
menjadi
satu-satunya
yang
berwenang untuk melakukan tindakan.

Pengolahan KOmputer

Pemisahan
uang
muka
akun
bank
penggajian
harus
dibentuk
untuk
membatasi kemungkinan kerugian melalui
pengeluaran
penipuan
dan
untuk
memfasilitasi rekonsiliasi akun yang
lebih mudah.