Anda di halaman 1dari 94

BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Badan Layanan Umum Rumah Sakit

RS X merupakan Unit Pelaksana

Teknis Kementerian Kesehatan RI. Dalam melaksanakan tugas dan tanggung


jawabnya dalam penggunaan dan pembelanjaan anggaran tetap mengacu pada
ketentuan dari pemerintah RI Nomor 23 tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan
BLUdan Peraturan Presiden RI No.54 Tahun 2010 tentang pengadaan Barang/Jasa
pemerintah sebagaimana diubah terakhir dengan Peraturan Presiden RI No. 70
Tahun 2012 .
BLU merupakan instansi yang dibentuk untuk memberikan pelayanan kepada
masyarakat

berupa

mengutamakan

penyediaan

pencarian

barang

keuntungan,

dan/atau
serta

jasa

dalam

yang

dijual

tanpa

penyelenggaraannya

didasarkan pada prinsip efisiensi, efektif dan produktivitas. Sebuah BLU juga harus
dapat berfungsi sebagai korporat (business-like). Karena itu, setiap prosedur yang
diimplementasikan di BLU harus memperhatikan berbagai regulasi yang terkait
dengannya.
Pedoman pengadaan ini dana bersumber dari :
1. Dana DIPA APBN;
2. Dana dari jasa layanan yang diberikan kepada masyarakat (DIPA BLU);
3. Dana hibah tidak terikat dari masyarakat/badan lain; dan/atau
4. Dana dari hasil kerjasama BLU dengan pihak lain dan/atau hasil usaha lainnya.
Proses pengadaan barang / jasa di lingkungan RS X baik yang bersumber
dari dana DIPA APBN maupun DIPA BLU dilaksanakan sesuai dengan Pedoman
Pengadaan Barang / Jasa ini yang sudah mengacu pada Peraturan Presiden RI
No.54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana
diubah terakhir dengan Peraturan Presiden RI No. 70 Tahun 2012 .
Penyusunan
Operasional

pedoman

ini

termasuk

didalamnya

Standar

Prosedur

(SPO) yang akan mempermudah pelaksanaan di lapangan yang

diharapkan akan mendukung prinsipprinsip pengadaan yang efisien, efektif,


transparansi, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

B. PENGERTIAN
1. Pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh
RS

yang

prosesnya

dimulai

dari

perencanaan

kebutuhan

sampai

diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.


2. RS X adalah instansi/institusi yang menggunakan Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara (APBN) dan/atau sumber lain yang sah.
3. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah Pejabat pemegang
kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/ Lembaga/Satuan Kerja
Perangkat Daerah atau Pejabat yang disamakan pada Institusi lain pengguna
APBN/APBD.
4. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang
ditetapkan oleh Pengguna Anggaran untuk menggunakan APBN

dan/atau

sumber lain yang sah dalam hal ini adalah Direktur Utama RS X.
5. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang
bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di RS X.
6. Tim pendukung PPK adalah tim yang ditetapkan oleh PPK dan bertugas
membantu PPK dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
7. Tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis adalah tim atau tenaga ahli yang
ditetapkan oleh PPK dan bertugas membantu Unit Layanan Pengadaan (ULP).
8. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit fungsional
yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di RS X yang bersifat
permanen yang secara fungsional

berada di bawah direktorat keuangan

sedangkan dari segi operasional pengadaan barang/jasa bertanggung jawab


kepada KPA.
9. Pejabat Pengadaan adalah personil yang ditunjuk untuk melaksanakan
pengadaan langsung di RS X.
10. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia yang ditetapkan oleh
KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan di RS X.
11. Satuan Pengawas Internal (SPI) adalah satuan yang melakukan pengawasan
melalui audit, review, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain
terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi di RS X.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

12. Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) adalah Panitia yang keanggotaannya bersifat
ad hoc dengan tugas dan tanggung jawabnya ditetapkan dengan surat
keputusan Direktur Utama.
13. Tim Teknis Pengkajian Teknologi Pelayanan Medik adalah tim teknis yang
keanggotaannya bersifat ad hoc yang bertugas melakukan pengkajian teknologi
kesehatan di RS X.
14. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang
menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya untuk
kepentingan RS X.
15. Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak
maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau
dimanfaatkan oleh Pengguna Barang.
16. Pekerjaan Konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan
pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya.
17. Jasa Konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian
tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir
(brainware).
18. Jasa Lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang
mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang
telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau
segala

pekerjaan

dan/atau

penyediaan

jasa

selain

Jasa

Konsultansi,

pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi dan pengadaan Barang.


19. Swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan,
dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh pihak RS X sebagai penanggung jawab
anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat.
20. Rencana Umum Pengadaan (RUP) adalah dokumen yang disusun oleh Kuasa
Pengguna Anggaran yang berisi rencana umum pengadaan dan diumumkan di
website Kementrian Kesehatan / RS X dan Portal Pengadaan Nasional melalui
LPSE.
21. Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh Kelompok Kerja
ULP/Pejabat Pengadaan RS X

yang memuat informasi dan ketentuan yang

harus ditaati oleh para pihak dalam proses pengadaan barang/jasa.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

22. Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut Kontrak adalah


perjanjian tertulis antara PPK dengan Penyedia Barang/Jasa atau pelaksana
Swakelola.
23. Kontrak Harga Satuan adalah kontrak pengadaan barang/jasa dengan harga
satuan pasti dan tetap dalam batas waktu yang telah ditetapkan dan
pembayarannya didasarkan pada volume pekerjaan yang benarbenar telah
dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.
24. Bukti pembelian adalah tanda bukti untuk pengadaan barang/jasa yang nilainya
sampai dengan Rp 10.000.000,-(Sepuluh juta rupiah).
25. Kwitansi adalah tanda bukti untuk pengadaan barang/jasa yang nilainya sampai
dengan Rp 50.000.000,-(Lima puluh juta rupiah).
26. Surat Perintah Kerja adalah bukti perjanjian untuk pengadaan barang/pekerjaan
kontruksi/jasa lainnya yang nilainya sampai dengan Rp 200.000.000,-(dua ratus
juta rupiah) dan untuk jasa konsultansi dengan nilai sampai dengan Rp
50.000.000,-(Lima puluh juta rupiah).
27. Surat

Perjanjian

adalah

tanda

bukti

perjanjian

untuk

pengadaan

barang/pekerjaan kontruksi/jasa lainnya dengan nilai diatas Rp 200.000.000,(dua ratus juta rupiah) dan untuk jasa konsultansi dengan nilai diatas Rp
50.000.000,-(Lima puluh juta rupiah).
28. Surat Pesanan adalah tanda bukti pemesanan barang/pekerjaan konstruksi/jasa
lainnya untuk pengadaan langsung atau pengadaan dengan kontrak harga
satuan yang ditanda tangani oleh PPK.
29. Pelelangan Umum adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua
Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memenuhi syarat.
30. Pelelangan Terbatas adalah metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi
untuk

Pekerjaan

Konstruksi

dengan

jumlah

Penyedia

yang

mampu

melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang kompleks.


31. Pelelangan Sederhana adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa Lainnya
untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp. 5.000.000.000,- (lima miliar
rupiah).

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

32. Pemilihan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi


untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp. 5.000.000.000,- (lima miliar
rupiah).
33. Seleksi Umum adalah metode pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi untuk
pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Jasa Konsultansi yang
memenuhi syarat.
34. Seleksi Sederhana adalah metode pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi untuk
Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta
rupiah).
35. Sayembara adalah metode pemilihan Penyedia Jasa yang memperlombakan
gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak dapat
ditetapkan berdasarkan Harga Satuan seperti desain logo dan desain seragam
pegawai.
36. Kontes adalah metode pemilihan Penyedia Barang yang memperlombakan
Barang/benda

tertentu

yang

tidak

mempunyai

harga

pasar

dan

yang

harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan seperti desain


perangkat lunak.
37. Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan
cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa dengan kriteria :
a.

Keselamatan pasien;
Barang/jasa yang diperlukan harus tersedia maksimal 12 jam.

b.

Keamanan dan keselamatan operasional rumah sakit;

c.

Hal - hal yang ditetapkan di Perpres No 70 Tahun 2012 yaitu :


a. keadaan tertentu; dan/atau
b. pengadaan Barang khusus/Pekerjaan Konstruksi khusus/ Jasa Lainnya
yang bersifat khusus.

Kriteria keadaan tertentu yang memungkinkan dilakukan Penunjukan Langsung


terhadap Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya sebagaimana
dimaksud pada huruf a, meliputi:

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

a. penanganan darurat yang tidak bisa direncanakan sebelumnya dan waktu


penyelesaian pekerjaannya harus segera/tidak dapat ditunda untuk
1) pertahanan negara;
2) keamanan dan ketertiban masyarakat;
3) keselamatan/perlindungan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya
tidak dapat ditunda/harus dilakukan segera, termasuk:
a) akibat bencana alam dan/atau bencana non alam dan/atau bencana
sosial;
b) dalam rangka pencegahan bencana;dan/atau
c) akibat kerusakan sarana/prasarana yang dapat menghentikan kegiatan
pelayanan publik.
b. pekerjaan penyelenggaraan penyiapan konferensi yang mendadak untuk
menindaklanjuti komitmen internasional dan dihadiri oleh Presiden/Wakil
Presiden;
c. kegiatan menyangkut pertahanan negara yang ditetapkan oleh Menteri
Pertahanan serta kegiatan yang menyangkut keamanan dan ketertiban
masyarakat yang ditetapkan oleh Kepala Kepolisian Negara Republik
Indonesia;
c1. kegiatan bersifat rahasia untuk kepentingan intelijen dan/atau perlindungan
saksi sesuai dengan tugas yang ditetapkan dalam peraturan perundangundangan; atau
d. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang spesifik dan hanya dapat
dilaksanakan oleh 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa Lainnya karena 1 (satu)
pabrikan, 1 (satu) pemegang hak paten, atau pihak yang telah mendapat izin
dari pemegang hak paten, atau pihak yang menjadi pemenang pelelangan
untuk mendapatkan izin dari pemerintah.
Kriteria Barang khusus/Pekerjaan Konstruksi khusus/Jasa Lainnya yang bersifat
khusus yang memungkinkan dilakukan Penunjukan Langsung sebagaimana
dimaksud pada huruf b, meliputi:
a. Barang/Jasa Lainnya berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah;

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

b. Pekerjaan Konstruksi bangunan yang merupakan satu kesatuan sistem


konstruksi dan satu kesatuan tanggung jawab atas risiko kegagalan
bangunan yang secara keseluruhan tidak dapat direncanakan/ diperhitungkan
sebelumnya (unforeseen condition);
c. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bersifat kompleks yang
hanya dapat dilaksanakan dengan penggunaan teknologi khusus dan hanya
ada 1 (satu) Penyedia yang mampu;
d. Pekerjaan Pengadaan dan distribusi bahan obat, obat dan alat kesehatan
habis pakai dalam rangka menjamin ketersediaan obat untuk pelaksanaan
peningkatan pelayanan kesehatan masyarakat yang jenis dan harganya telah
ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang kesehatan;
e. Pengadaan kendaraan bermotor dengan harga khusus untuk pemerintah
yang telah dipublikasikan secara luas kepada masyarakat;
f.

sewa penginapan/hotel/ruang rapat yang tarifnya terbuka dan dapat diakses


oleh masyarakat;

g. lanjutan sewa gedung/kantor dan lanjutan sewa ruang terbuka atau tertutup
lainnya dengan ketentuan dan tata cara pembayaran serta penyesuaian
harga yang dapat dipertanggungjawabkan;

38. Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada


Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/Seleksi/Penunjukan Langsung
dengan nilai paling tinggi Rp 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) untuk paket
pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dan nilai paling tinggi Rp
50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) untuk paket pengadaan jasa konsultansi.
39. Pekerjaan Kompleks adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi,
mempunyai risiko tinggi, menggunakan peralatan yang didesain khusus dan/atau
pekerjaan yang bernilai diatas Rp. 100.000.000.000,- (seratus miliar rupiah).
40. Kas kecil

adalah dana yang disediakan di pemegang kas kecil dengan nilai

sampai dengan Rp.10.000.000,- (Sepuluh juta rupiah) untuk keperluan yang


sifatnya mendesak dengan jenis pekerjaannya ditetapkan oleh Direktur utama
pada direktorat masingmasing.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

41. Pengadaan obat cito adalah pengadaan obat yang dibutuhkan oleh pasien dalam
keadaan emergency maksimal 12 jam harus tersedia di Instalasi Farmasi.
42. Pengadaan

alat

kesehatan

khusus

adalah

pengadaan

alat

kesehatan

terstandarisasi yang ditetapkan dengan surat keputusan direktur utama, Yaitu :


Implan Cathlab, Implan Digestif, Implan Bedah pelastik, Implan Ortopedi, Implan
Urologi dan Implan Mata.
43. Efisien berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan
dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu
yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai
hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimum.
44. Efektif berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan
sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesarbesarnya.
45. Transparan berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan
barang/jasa bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh penyedia
barang/jasa yang berminat serta oleh masyarakat pada umumnya.
46. Terbuka

berarti

pengadaan

barang/jasa

harus

terbuka

bagi

Penyedia

Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan.


47. Bersaing berarti pengadaan barang/jasa dilakukan melalui persaingan yang
sehat diantara Penyedia Barang/Jasa yang setara dan memenuhi syarat atau
kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan
48. Adil/tidak diskriminatif berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua
Calon Penyedia Barang/Jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan
kepada pihak tertentu, dengan cara dan/atau alasan apapun.
49. Akuntabel berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat
bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan
masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam
pengadaan barang/jasa.
C. TUJUAN
Pedoman pengadaan barang/jasa di RS X ini dimaksudkan untuk menjadi
acuan

dalam

perencanaan,

pelaksanaan

dan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

mempermudah

evaluasi

dan

pengawasan pengadaan barang/jasa sesuai dengan tuntutan spesifikasi yang


dibuktikan dengan, kualitas, kuantitas dan harga yang wajar serta tersedia
barang/jasa yang tepat waktu dan tepat guna, juga tercapainya efisiensi, efektifitas
dan transparansi dalam mendapatkan barang/jasa, sarana dan prasarana yang
dibutuhkan demi kelancaran pelayanan, pendidikan dan penelitian di RS X
Pedoman ini dilengkapi dengan rincian SPO pengadaan barang/jasa, agar
dapat memberikan panduan langkahlangkah rinci dan dokumen yang diperlukan
bagi para pelaksana yang terlibat dalam kegiatan pengadaan barang/jasa, baik batas
wewenang, tugas dan tanggung jawab dari berbagai pihak yang terlibat dalam proses
pengadaan , serta terciptanya kerjasama yang harmonis dan saling menghormati
antara unit-unit kerja yang terkait yaitu pengadaan, penyimpanan dan pemeliharaan.
SPO pengadaan barang/jasa akan membentuk sistem pengendalian internal
yang baik, terutama dalam pelaksanaan pengawasan terhadap pengadaan
barang/jasa, mempermudah dalam mengambil keputusan dan sebagai acuan
pengawasan internal maupun eksternal. Implementasi sistem pengendalian internal
akan memungkinkan tercapainya tujuan organisasi, terciptanya pelaporan yang
handal, terkelolanya organisasi secara efektif dan efisien, dan ketaatan pada
peraturan,

D. DASAR HUKUM
Dasar hukum yang mendasari :
1. Undang -Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara.
2. Undang -Undang Nomor 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara.
3. Undang -Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan.
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 23 Tahun 2005 tanggal 13 Juni
2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum.
5. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 tahun 2010 tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana terakhir diubah dengan
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 tahun 2012.
6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 08/PMK.02/2006 tentang Kewenangan
Pengadaan Barang/Jasa Pada Badan Layanan Umum

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

7. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1148/Menkes/PER/VI/2011


tentang Pedagang Besar Farmasi
8. Peraturan

Menteri

Kesehatan

Nomor

1243/Menkes/SK/VIII/2005

tentang

Penetapan 13 Eks RS Perjan menerapkan Pola Pengelolaan Keuangan Badan


Layanan Umum.
9. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1197/Menkes/SK/X/2004
tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.
10. Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 352/MENKES/SK/IX/2013 tentang
Pengangkatan Direktur Utama Badan Layanan Umum RS X.
11. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1681/Permenkes/XII/2005 tentang SOTK
RS X

E.

ETIKA PENGADAAN
Para pihak yang terkait dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa harus
mematuhi etika sebagai berikut :
1. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk
mencapai sasaran, kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan Pengadaan
Barang/Jasa;
2. Bekerja secara profesional dan mandiri, serta menjaga kerahasiaan Dokumen
Pengadaan Barang/Jasa yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk
mencegah terjadinya penyimpangan dalam Pengadaan Barang/Jasa;
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang
berakibat terjadinya persaingan tidak sehat;
4. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan
sesuai dengan kesepakatan tertulis para pihak;
5. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak
yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses
Pengadaan Barang/Jasa;

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

10

6. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan


negara dalam Pengadaan Barang/Jasa;
7. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi
dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara
langsung atau tidak langsung merugikan negara;
8. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau
menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat dan berupa apa saja dari atau kepada
siapapun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan Pengadaan
Barang/Jasa.
9. Pengadaan Barang/Jasa harus dilaksanakan secara efisien, efektif, terbuka,
bersaing, transparan, adil dan tidak diskriminatif serta akuntabel.

BAB II
A. TATA CARA PENGADAAN BARANG DAN JASA
1.

KUASA PENGGUNA ANGGARAN (KPA)


Tugas dan kewenangan KPA :
1)

Mengesahkan rencana pelaksanaan kegiatan dan rencana penarikan dana;

2)

Merumuskan standar operasional agar pelaksanaan pengadaan barang/jasa


sesuai dengan ketentuan tentang pengadaan barang/jasa pemerintah;

3)

Menyusun sistem pengawasan dan pengendalian;

4)

Melakukan

pengawasan

agar

pelaksanaan

kegiatan

dan

pengadaan

barang/jasa sesuai dengan keluaran (output) yang ditetapkan dalam DIPA;


5)

Melakukan monitoring dan evaluasi agar pembuatan perjanjian/kontrak


pengadaan barang/jasa dan pembayaran atas beban APBN sesuai dengan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

11

keluaran (output) yang ditetapkan dalam DIPA serta rencana yang telah
ditetapkan;
6)

Merumuskan kebijakan agar pembayaran atas beban APBN sesuai dengan


keluaran (output) yang ditetapkan dalam DIPA; dan

7)

Melakukan pengawasan, monitoring, dan evaluasi atas pertanggungjawaban


pelaksanaan anggaran dalam rangka penyusunan laporan keuangan.

2.

PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN (PPK)


Tugas dan kewenangan PPK :
1) Menetapkan

spesifikasi

teknis

barang/jasa

yang

telah

diusulkan/berdasarkanusulan dan rekomendasi dari user yang disetujui Direktur


Terkait, harga perkiraan sendiri (HPS) dan rancangan kontrak pengadaan
barang/jasa.
2) Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa.
3) Menyetujui bukti pembelian atau menandatangani SPK / kontrak.
4) Melaksanakan kontrak dengan penyedia barang/jasa.
5) Mengendalikan pelaksanaan kontrak.
6) Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang jasa kepada KPA.
7) Menyerahkan hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa kepada KPA .
8) Melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan anggaran dan hambatan
pelaksanaan pekerjaan kepada KPA setiap triwulan.
9) Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan pengadaan
barang/jasa.
Dalam hal diperlukan PPK dapat :
1. Mengusulkan kepada KPA perubahan paket pekerjaan dan/atau perubahan
jadwal kegiatan pengadaan.
2. Menetapkan tim pendukung.
3. Menetapkan tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis (aanwijzer) untuk
membantu pelaksanaan tugas ULP.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

12

4. Menetapkan besaran uang muka yang akan dibayarkan kepada penyedia


barang/jasa.
3. TIM PENDUKUNG PPK
Tugas dan tanggung jawab tim pendukung PPK :
Membantu Pejabat Pembuat Komitmen dalam :
1. Menyusun spesifikasi teknis.
2. Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
3. Menyusun rancangan kontrak.
4. Membuat laporan pelaksanaan pekerjaan.
4. TIM / TENAGA AHLI PEMBERI PENJELASAN TEKNIS
Tim / Tenaga ahli pemberi penjelasan teknis ditetapkan oleh PPK dan bertugas
membantu kelompok kerja ULP pada saat pemberian penjelasan / aanwijzing teknis
pengadaan barang/jasa.

5. UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)


ULP di RS X bertugas menyelenggarakan pengadaan barang/jasa .
Pemilihan penyedia barang/jasa dalam ULP dilakukan oleh kelompok kerja.
Kelompok kerja dapat dibantu oleh tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis
(aanwijzer).
Tugas dan kewenangan kepala ULP :
1)

Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan ULP.

2)

Menyusun program kerja dan anggaran ULP.

3)

Mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP dan melaporkan


apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan.

4)

Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan pengadaan


barang/jasa kepada Direktur Utama dan PPK

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

13

5)

Melaksanakan pengembangan dan pembinaan sumber daya manusia ULP.

6)

Menugaskan/menempatkan/memindahkan anggota kelompok kerja sesuai beban


kerja masing masing kelompok kerja ULP.

7)

Mengusulkan pemberhentian anggota kelompok kerja yang ditugaskan di ULP


kepada KPA apabila terbukti melakukan pelanggaran peraturan perundang
undangan dan/atau KKN.

Tugas dan kewenangan kelompok kerja ULP/Pejabat Pengadaan :


1. Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa.
2. Menetapkan dokumen pengadaan.
3. Menetapkan besaran nominal jaminan penawaran.
4. Mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
5. Menilai kualifikasi penyedia barang/jasa.
6. Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang
masuk.
Khusus kelompok kerja ULP :
1. Menjawab sanggahan.
2. Menetapkan penyedia barang/jasa untuk :
a. Pelelangan

atau

penunjukan

langsung

untuk

paket

Pengadaan

Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya yang bernilai paling tinggi Rp


100.000.000.000,- (seratus miliar rupiah).
b. Seleksi atau penunjukan langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi
yang bernilai paling tinggi Rp.10.000.000.000,- (sepuluh miliar rupiah).
3. Menyerahkan hasil pemilihan dan salinan dokumen pemilihan penyedia
barang/jasa kepada PPK melalui Kepala ULP.
4. Menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa.
5. Membuat laporan mengenai proses pengadaan kepada Kepala ULP.
Khusus pejabat pengadaan :

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

14

Menetapkan penyedia barang/jasa untuk :


1)

Paket pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bernilai


paling tinggi Rp.200.000.000,- (dua ratus juta rupiah); dapat dilaksanakan oleh
Kelompok kerja ULP atau Pejabat pengadaan.

2)

Pengadaan langsung untuk paket pengadaan jasa konsultasi yang bernilai


paling tinggi Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah); dapat dilaksanakan oleh
Kelompok kerja ULP atau pejabat pengadaan.

3)

Menyampaikan hasil pemilihan dan salinan dokumen pemilihan penyedia


barang/jasa kepada PPK .

4)

Membuat laporan mengenai proses pengadaan kepada Kepala ULP.

Selain tugas pokok dan kewenangan tersebut diatas , dalam hal diperlukan Pokja
ULP dan Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan kepada PPK :
1. Mengusulkan perubahan HPS.
2. Mengusulkan perubahan spesifikasi teknis pekerjaan .
Tata kerja ULP dengan unit kerja yang akan memanfaatkan barang/jasa yang
diadakan meliputi :
1. ULP wajib berkoordinasi dan menjalin hubungan kerja dengan unit kerja yang
akan memanfaatkan barang/jasa yang diadakan dan unit kerja terkait lainnya;
2. Penyampaian laporan periodik tentang proses dan hasil pengadaan barang/jasa;
3. Memberikan pedoman dan petunjuk kepada unit kerja dalam penyusunan
perencanaan pengadaaan barang/jasa;dan
4. Pelaksanaan pedoman atau petunjuk pengendalian pelaksanaan pengadaan
yang diberikan Direktur Utama.
6.

PANITIA/PEJABAT PENERIMA HASIL PEKERJAAN

Tugas dan kewenangan panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan :


1) Melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa sesuai dengan
ketentuan yang tercantum dalam kontrak.
2) Menerima hasil pengadaan barang/jasa setelah melalui pemeriksaan/pengujian.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

15

3) Membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.


4) Membuat laporan periodik tentang hasil penerimaan barang/jasa kepada KPA
serta tembusan kepada PPK.
Untuk barang/jasa dengan nilai dibawah 200 juta rupiah dapat ditunjuk pejabat
penerima hasil pekerjaan.
Dalam hal pemeriksaan barang/jasa memerlukan keahlian teknis khusus dapat
dibentuk tim/tenaga ahli untuk membantu pelaksanaan tugas Panitia Penerimaan,
tim/tenaga ahli ditetapkan oleh KPA.

B. JENIS-JENIS PENGADAAN BARANG/JASA


Jenis-jenis pengadaan terdiri dari pengadaan barang, pengadaan pekerjaan konstruksi,
pengadaan jasa konsultasi dan pengadaan jasa lainnya.
A. PENGADAAN BARANG
Pengadaan barang terdiri dari :
1. Pengadaan barang operasional yaitu pengadaan barang untuk memenuhi
kebutuhan rutin RS X dan tidak menambah aset atau kekayaan RS X. Terdiri dari
:
a) Barang

operasional

yang

pengelolaannya

berada

dibawah

direktoratMedik dan Keperawatan antara lain :


1)

Obat;

2)

Alat kesehatan habis pakai;

3)

Bahan Medis Habis pakai (BMHP)

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

16

4)

Reagensia;

5)

Instrumen medis;

6)

Pemeliharaan sarana medis , seperti pemeliharaan alat kesehatan dll;

7)

Gas medis;

8)

Alat Kesehatan khusus terstandarisasi ( Implant )

Usulan perencanaan pengadaan barang operasional serta Rincian AnggaranBelanja


(RAB) dilakukan oleh Satuan /unit kerja direktorat Medik dan Keperawatan.
b)

Barang operasional yang pengelolaannya berada dibawah direktorat


umum, SDM dan Pendidikan antara lain :
1)

Perlengkapan pegawai (seragam, sepatu dll);

2)

Pemeliharaan alat pengolah data;

3)

Pemeliharaan mesin absensi, pembelian bahan bakar;

4)

Perlengkapan rumah tangga : Alat rumah tangga pasien, Deterjen,

perlak, kantong pelastik , alat - alat listrik, dll;


5)

Keperluan perkantoran (ATK, barang cetakan dll);

6)

Alat audio visual;

7)

Bahan Makanan

8)

Linen

9)

Pemeliharaan sarana non medis , seperti pemeliharaan gedung , alat


mekanikal elektrikal dll;

Usulan pengadaan barang dilakukan oleh Satuan/unit

kerja direktorat

umum, SDM dan pendidikan


Untuk menjamin kualitas dan ketersediaan obat, alat kesehatan medis/farmasi habis
pakai, reagensia dan barang operasional lainnya yang bersifat rutin dapat dilakukan
kontrak harga satuan/ Kontrak payung serta pembayaran dapat dilakukan setelah
barang diterima atau digunakan.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

17

2. Pengadaan barang modal yaitu pengadaan untuk belanja modal dalam rangka
penambahan aset dan/atau peningkatan kapasitas.
a) Barang modal yang pengelolaannya berada dibawah direktorat Medik &
Keperawatan diusulkan oleh direktorat Medik dan Keperawatan antara lain :
1) alat kesehatan;.
b) Barang modal yang pengelolaannya berada dibawah direktorat umum , SDM
Dan Pendidikan diusulkan oleh direktorat umum ,SDM dan pendidikan antara
lain :
1) alat pengolah data dan komunikasi (laptop, Komputer , printer, Scanneer,
CCTV, mesin PABX , Mesin Handkey, mesin fotocopy dan harddisk.
2) kendaraan bermotor;
3) peralatan Fasilitas perkantoran ( Meubuler, Lift, Genset, Lemari, AC ,
Penggantian barang inventaris,dll)
Untuk pengadaan barang modal terutama yang berteknologi tinggi, KPA dapat
meminta rekomendasi/pertimbangan dari hasil penilaian teknologi kesehatan (Health
Technology Assesment).
Untuk pengadaan barang/bahan berbahaya harus disertai dengan lembar Material
Safety Data Sheet ( MSDS ). Hal ini tercantum dalam dokumen pengadaan atau
kontrak.
B. PENGADAAN PEKERJAAN KONSTRUKSI
Pekerjaan

konstruksi

adalah

pekerjaan

yang

berhubungan

dengan

pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya. Pelaksanaan


konstruksi bangunan meliputi keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatan
pelaksanaan yang mencakup pekerjaan arsitektur, sipil, mekanikal, elektrikal dan tata
lingkungan masingmasing beserta kelengkapannya untuk mewujudkan suatu
bangunan.
Pekerjaan konstruksi diawali dari usulan kebutuhan suatu unit kerja akan
ruangan atau bangunan, dimana usulan tersebut dilengkapi dengan TOR/kerangka
acuan program yang menjelaskan secara rinci rencana penggunaan ruangan atau
bangunan tersebut.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

18

Pembuatan wujud fisik lainnya meliputi keseluruhan atau sebagian rangkaian


kegiatan pelaksanaan yang mencakup pekerjaan untuk mewujudkan selain bangunan
antara lain :
1. Pekerjaan yang berhubungan dengan persiapan lahan, penggalian dan/atau
penataan lahan (landscapping).
2. Perakitan atau instalasi komponen pabrikasi.
Pekerjaan konstruksi pengelolaannya berada dibawah direktorat Umum, SDM dan
Pendidikan yang pengadaannya diusulkan oleh direktorat Umum, SDM dan
Pendidikan. Usulan pengadaan dilengkapi dengan KAK dan RAB (Disetujui Dinas
Pekerjaan Umum ) yang meliputi :
1. Uraian kegiatan (latar belakang, maksud dan tujuan , sumber pendanaan dll).
2. Waktu pelaksanaan yang diperlukan termasuk kapan pekerjaan konstruksi
tersebut harus tersedia dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran.
3. Spesifikasi teknis.
4. Rencana Anggaran Biaya dan Besarnya total perkiraan biaya.
5. Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan.
6. Macam, jenis, kapasitas dan jumlah peralatan utama minimal yang diperlukan
dalam pelaksanaan pekerjaan.
7. Persyaratan penyedia dan atau tenaga ahli serta jumlah personil inti yang
dipekerjakan.
8. Syarat syarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan.
9. Syarat syarat pengujian bahan dan hasil produk.
10. Gambar gambar kerja.
C. PENGADAAN JASA KONSULTANSI
Pengadaan jasa konsultansi meliputi, namun tidak terbatas pada :
1. Jasa rekayasa (engineering).

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

19

2. Jasa

perencanaan

(planning),

perancangan

(design)

dan

pengawasan

(design)

dan

pengawasan

(supervision) untuk pekerjaan konstruksi.


3. Jasa

perencanaan

(planning),

perancangan

(supervision) untuk pekerjaan selain pekerjaan konstruksi.


4. Jasa

keahlian

profesi,

seperti

jasa

penasehatan,

jasa

penilaian,

jasa

pendampingan, bantuan teknis, konsultan manajemen, konsultan hukum kecuali


jasa akuntan publik yang diatur tersendiri.
Usulan pengadaan dilengkapi dengan KAK dan RAB yang meliputi :
1. Uraian kegiatan (latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, keluaran
yang diinginkan, sumber pendanaan).
2. Waktu pelaksanaan yang diperlukan termasuk kapan jadwal pelaporan pekerjaan
tersebut harus tersedia dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran.
3. Jenis, isi dan jumlah laporan yang harus dibuat.
4. Rincian anggaran dan Besarnya total perkiraan biaya.
5. Kualifikasi tenaga ahli.
6. Analisa kebutuhan tenaga ahli.
Untuk jasa konsultan perencana konstruksi apabila tahap pengawasan berkala
pelaksanaan konstruksi tidak dapat dilaksanakan pada tahun anggaran berjalan
maka kontrak konsultan perencana diputus dan untuk tahun anggaran berikutnya
dapat dilakukan penunjukan langsung kepada konsultan perencana tersebut.
D. PENGADAAN JASA LAINNYA
Pengadaan jasa lainnya meliputi :
1. Jasa boga (catering service).
2. Jasa layanan kebersihan (cleaning service).
3. Jasa asuransi, perbankan dan keuangan.
4. Jasa layanan kesehatan, pendidikan, pengembangan sumber daya manusia.
5. Jasa penerangan, iklan/reklame, film, pemotretan.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

20

6. Jasa percetakan dan penjilidan.


7. Jasa pemeliharaan/perbaikan.
8. Jasa pembersihan, pengendalian hama (pest control) dan fumigasi.
9. Jasa pengepakan, pengangkutan, pengurusan dan penyampaian barang.
10. Jasa penjahitan/konveksi.
11. Jasa penulisan dan penerjemahan.
12. Jasa penyewaan.
13. Jasa akomodasi.
14. Jasa angkutan penumpang.
15. Jasa penyelenggaraan acara (event organizer).
16. Jasa pengamanan.
17. Jasa layanan internet.
18. Jasa pos dan telekomunikasi.
19. Jasa pengelolaan asset.
Usulan pengadaan dilengkapi dengan KAK + RAB yang meliputi :
1. Uraian kegiatan (latar belakang, maksud dan tujuan, sumber pendanaan dll).
2. Kejelasan jenis, isi dan jumlah laporan yang harus dibuat (jika diperlukan).
3. Waktu pelaksanaan yang diperlukan termasuk kapan jasa lainnya tersebut harus
tersedia dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran.
4. Spesifikasi teknis.
5. Rincian Rencana Anggaran Biaya dan Besarnya total perkiraan biaya.
6. Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan.
7. Macam, jenis, kapasitas dan jumlah peralatan utama minimal yang diperlukan
dalam pelaksanaan pekerjaan (jika diperlukan).

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

21

8. Persyaratan penyedia dan atau kualifikasi tenaga ahli serta jumlah personil inti
yang dipekerjakan.
9. Syaratsyarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan.
10. Syaratsyarat pengujian bahan dan hasil produk (jika diperlukan).
11. Gambargambar kerja (jika diperlukan).

Prosedur teknis Pengadaan Barang/Jasa

diperjelas atau dibuat dalam bentuk

prosedur tetap atau SPO (Standar Prosedur Operasional).

BAB III
TATA CARA PENGADAAN
A.

RENCANA UMUM PENGADAAN (RUP) BARANG/JASA


Pengumuman RUP dilaksanakan setelah Kuasa Pengguna Anggaran menyusun dan
menetapkan RUP. Prosedur penyusunan dan penetapan RUP diatur tersendiri.
1.

Kuasa Pengguna Anggaran mengumumkan RUP di website Kementrian


Kesehatan / RS X dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE.

2.

Pengumuman paling kurang berisi :


a.

Kode Mata Anggaran;

b.

Nama dan alamat pengguna anggaran;

c.

Paket pekerjaan yang akan dilaksanakan;

d.

Lokasi pekerjaan;

e.

Perkiraan besaran biaya.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

22

3.

Kuasa Pengguna Anggaran menyerahkan RUP kepada PPK untuk


penyusunan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

4.

Kuasa Pengguna Anggaran mengumumkan kembali RUP apabila


terdapat perubahan pada RBA.

(Prosedur Tetap Penyusunan RUP dapat dilihat pada Gambar 1).

GAMBAR 1
PENGUMUMAN RENCANA UMUM PENGADAAN (RUP)

FLOW CHART PENGUMUMAN RUP

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

23

B. PENGADAAN BARANG MELALUI KAS KECIL


Adalah pekerjaan yang diperuntukan untuk kegiatan bersifat mendesak /cyto ( 1
X 12 Jam ) di satuan kerja tertentu dengan nilai sampai dengan Rp.10.000.000,(Sepuluh juta rupiah) dengan jenis pekerjaannya ditetapkan oleh Direktur Utama pada
Direktorat masingmasing.
Kegiatan bersifat mendesak adalah kegiatan yang apabila tidak dilaksanakan akan
mengganggu pelayanan dengan kriteria penanganan darurat yang tidak direncanakan
sebelumnya dan waktu penyelesaian pekerjaannya harus segera/tidak dapat ditunda
untuk :
1. Keselamatan pasien.
2. Citra Rumah Sakit.
3. Keamanan dan keselamatan operasional rumah sakit.
4. Dan lainlain yang ditetapkan di Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor
54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana
terakhir diubah dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 tahun
2012.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

24

Dengan prosedur :
1. Ka satuan/ unit kerja mengajukan usulan permintaan pembelian yang mendesak
yang akan diadakan secara langsung oleh pejabat pemegang kas kecil yang
diketahui oleh Direktur teknis.

Usulan terlebih dahulu harus

disetujui direktur

Utama .
2. Pemegang kas kecil melakukan verifikasi permintaan dana dan kemudian
menyerahkan dana ke satuan kerja yang mengajukan permintaan dana.
3. Satuan kerja melakukan pembelian barang. Dalam melakukan pembelian harus
memperhatikan ketentuan yang berlaku, antara lain perpajakan.
4. Setelah

pekerjaan

selesai

dilaksanakan,

pertanggungjawaban yangberisikan

unit

kerja

menyerahkan

berkas

bukti kuitansi dan bukti lainnya sesuai

ketentuan peraturan keuangan.


(Prosedur Tetap Pengadaan Barang melalui Kas Kecil dapat dilihat pada Gambar 2).

GAMBAR 2
PROSEDUR TETAP PENGADAAN BARANG MELALUI KAS KECIL

FLOW CHART PENGADAAN BARANG MELALUI KAS KECIL

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

25

AKTIVITAS

KETERANGAN

Mulai

Usulan harus disetujui :


Satuan Kerja

oleh direktur Utama

Mengajukan permintaan dana

Surat permintaan

Pemegang kas kecil


mengeluarkan dana

Dana

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

26

Unit Kerja
Melaksanakan pekerjaan dan membuat
pertanggungjawaban

Berkas pertanggungjawaban

Selesai

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

27

C. PROSEDUR TETAP PENGADAAN LANGSUNG BARANG/JASA


a. Dengan Surat Pesanan/SPK
1. Satuan kerja /Unit kerja yang membutuhkan mengajukan usulan yang telah
disetujui direktur terkait (Direktorat Umum, SDM dan Pendidikan /Direktorat
Medik dan keperawatan ), tergantung barang/jasa yang akan diadaka ke KPA /
Dirktur Utama
2. Unit kerja

pengusul membuat usulan berisi spesifikasi,

jumlah item dan

anggaran yang dibutuhkan dilengkapi dengan kartu kendali (KK).


3. Usulan diteruskan ke direktur keuangan untuk proses persetujuan anggaran
guna memperoleh Catatan Penggunaan Anggaran (CPA).
4. Jika disetujui, usulan dan CPA lalu diserahkan pada PPK untuk diproses.
5. PPK menyerahkan kepada ULP /pejabat pengadaan untuk dilakukan pengadaan
langsung.
6. ULP/Pejabat pengadaan mencari informasi terkait pengadaan barang/jasa
dimaksud

baik

dari

media

elektronik

dan/atau

non

elektronik

serta

membandingkan harga maupun kualitas paling sedikit dari 2 sumber informasi


yang berbeda.
7. Pejabat pengadaan meminta penawaran kepada penyedia yang dianggap
mampu dan melakukan proses negosiasi berdasarkan HPS.
8. Untuk pengadaan barang/jasa dengan hasil negosiasi 50 juta rupiah dibuatkan
surat pesanan yang ditandatangani oleh PPK, sedangkan untuk pengadaan
barang/jasa dengan hasil negosiasi diatas 50 juta rupiah sampai dengan 200 juta
rupiah dibuatkan Surat Perintah kerja (SPK) yang ditandatangani oleh PPK.
9. Surat pesanan/Surat Perintah Kerja dan salinannya diserahkan ke : Asli 1 kepada
penyedia barang/jasa, Asli 2 kepada Sub Bag Verifikasi, copy 1 diberikan ke Unit
Pengusul, copy 2 diberikan ke Panitia Penerima Hasil Pekerjaan, copy 3 kepada
Sub Bag Akuntansi Keuangan, copy 4 kepada tim SIMAK BMN dan 5.Sub Bag
Perbendaharaan
(Prosedur Tetap pengadaan langsung barang/jasa dengan surat pesanan / SPK
dapat dilihat pada Gambar 3).

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

28

GAMBAR 3
PROSEDUR TETAP PENGADAAN LANGSUNG BARANG/JASA
DENGAN SURAT PESANAN/SPK
FLOW CHART
AKTIVITAS

KETERANGAN

Mulai

Usulan pengadaan diajukan oleh


unit kerja terkait sudah disetujui
direktur terkait
Unit Kerja
Mengajukan Usulan

Surat Usulan

T
Direktora
t
Pengusu
l

Direktur Keuangan melakukan


persetujuan berdasarkan anggaran
yang tersedia.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

29

Usulan dan spesifikasi

T
Direktur
keuang
an

Y
Y

Pejabat pengadaan melakukan


proses pengadaan langsung

CPA

PPK

Rencana Pengadaan
Asli 1, kepada penyedia.
Asli 2, kepada Sub Bag Verifikasi
Copy 1, kepada unit pengusul.
Copy 2, kepada Panitia Penerima
Hasil Pekerjaan.
Copy 3, kepada Sub Bag Akuntansi
Keuangan
Copy 4, kepada Tim SIMAK BMN.

ULP/Pejabat
Pengadaan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

Copy 5. Kpd.Sub Bag


Perbendaharaan.

30

Hasil pengadaan langsung

PPK

SP/SPK

Selesai

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

31

D. PROSEDUR TETAP PENGADAAN LANGSUNG BARANG/JASA


b. Dengan pembelian tunai
1. Satuan /Unit kerja yang membutuhkan mengajukan usulan yang diketahuimasing
- masing direktur teknis ke KPA
2. Unit kerja pengusul membuat usulan berisi spesifikasi,

jumlah item dan

anggaran yang dibutuhkan dilengkapi dengan kartu kendali (KK).


3. Usulan diteruskan ke direktur keuangan untuk proses anggaran guna
memperoleh Catatan Penggunaan Anggaran (CPA).
4. Jika disetujui, usulan dan CPA lalu diserahkan pada PPK untuk diproses.
5. PPK menyerahkan kepada pejabat pengadaan untuk dilakukan pengadaan
langsung.
6. Pejabat pengadaan mengajukan Uang Yang Harus Dipertanggungjawabkan
(UYHD) ke Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi dana.
7. Bendahara pengeluaran menyerahkan uang muka ke ULP/ pejabat pengadaan.
8. Pejabat pengadaan melakukan proses pembelian kepada penyedia berdasarkan
harga yang berlaku di pasar.
9. Pejabat Pengadaan membuat laporan pertanggungjawaban ke bendahara
pengeluaran

dengan

menyerahkan

bukti

pembelian/kwitansi,

laporan

pertanggungjawaban diketahui oleh Direktur Teknis dan PPK .


(Prosedur Tetap pengadaan langsung barang/jasa dengan pembayaran tunai dapat
dilihat

pada Gambar 4).

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

32

GAMBAR 4
PROSEDUR TETAP PENGADAAN LANGSUNG BARANG/JASA
DENGAN PEMBELIAN TUNAI
FLOW CHART
AKTIVITAS

KETERANGAN

Mulai

Unit Kerja + Direktur


Teknis

Usulan pengadaan diajukan oleh


unit kerja terkait sudah disetujui
direktur terkait

Mengajukan Usulan

Surat Usulan

T
Direktur
Utama

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

33

Usulan dan spesifikasi

T
Direktur
keuang
an

Direktur Keuangan melakukan


persetujuan berdasarkan
anggaran yang tersedia.

CPA

PPK

Rencana Pengadaan

ULP /Pejabat Pengadaan

ULP/ Pejabat pengadaan


melakukan proses pengadaan
langsung

Permintaan UYHD

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

34

Bendahara

UYHD

Pertanggungjawaban UYHD

Pertanggungjawaban terdiri dari


bukti pembelian yang sah
selambat lambatnya 14 hari
kerja setelah pelaksanaan

Selesai

E. PROSEDUR TETAP PENGADAAN BARANG/JASA SECARA SWAKELOLA


1.

Unit kerja mengajukan usulan pengadaan kepada direktur terkait yang


dibuatkan KAK/ TOR dan RAB

2.

Direktur terkait melakukan kajian dengan para bagian/bidang terkait dan dapat
berkoordinasi dengan direktorat lain untuk dibuat persetujuan usulan pengadan
berupa KAK/ TOR dan RAB

3.

Usulan pengadaan

dapat ditindaklanjuti setelah mendapat persetujuan dari

Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), dan telah mendapatkan alokasi anggaran


oleh Direktur Keuangan.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

35

4.

Usulan yang sudah disetujui diserahkan kepada PPK sebagai penanggung


jawab pelaksanaan swakelola dan menetapkan panitia pelaksana pengadaan
swakelola.

5.

Panitia pelaksana pengadaan swakelola mengajukan usulan uang muka kerja


ke bendahara dengan persetujuan PPK , bendahara melakukan proses
verifikasi dan menyerahkan dana ke panitia pelaksana pengadaan swakelola.

6.

Panitia

pelaksana

pengadaan

swakelola

melaksanakan

pekerjaan

swakelola.Untuk pengadaan barang/jasa dari pihak ketiga yang diperlukan


untuk pekerjaan swakelola mengikuti prosedur yang ditetapkan dalam Perpres
No 54 Tahun 2010 sebagaimana diubah terakhir dengan Perpres No 70 tahun
2012.
7.

Hasil pekerjaan swakelola diterima oleh Panitia Penerima Hasil Pekerjaan


dengan bukti penerimaan yang dituangkan dalam berita acara serah terima
hasil pekerjaan. Bukti penerimaan hasil pekerjaan dibuat rangkap

: Asli

diserahkan ke Bag Akutansi keuangan,satu copy diserahkan kepada PPK ,copy


2 diserahkan kepada unit pengusul,copy 3 kepada tim SIMAK BMN,copy 4
Kepada Sub Bagian Perbendaraharaan, 5 sebagai arsip.
8.

Penanggung jawab swakelola mempertanggungjawabkan penggunaan dana ke


Ka

Sub

Bag

Perbendaharaan

dengan

menyerahkan

berkas

pertanggungjawaban sesuai dengan ketentuan peraturan keuangan yang


berlaku maksimal 14 hari setelah pelaksanaan pekerjaan selesai dilaksanakan.
9.

Penanggung jawab swakelola harus memperhatikan ketentuan tentang


perpajakan yang berlaku.

(Prosedur Tetap pengadaan barang/jasa secara swakelola dapat dilihat pada Gambar 5).

GAMBAR 5

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

36

PROSEDUR TETAP PENGADAAN BARANG/JASA SECARA SWAKELOLA

FLOW CHART PENGADAAN BARANG/JASA SECARA SWAKELOLA


AKTIVITAS

KETERANGAN

Mulai

Unit Kerja
Mengajukan
Usulan

Surat Usulan

Usulan

Persetujuan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

37

T
Direktur terkait
setuju ?

Direktur terkait tidak setuju


dikembalikan ke unit pengusul
Direktur
utama
setuju ?
Y

PPK

Proses pengadaan persetujuan


Direktur Utama

Penetapan Panitia
PPK sebagai penanggung jawab
pelaksanaan swakelola dan
menetapkan panitia pelaksana
pengadaan swakelola
Panitia Pelaksana
Pengadaan Swakelola

Pengajuan uang muka kerja harus


disetujui oleh PPK

Permintaan uang mukakerja

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

38

F.

PROSEDUR TETAP PENGADAAN BARANG MODAL


1. PPK menerima rencana umum pengadaan (RUP dan atau RUPP).
2. PPK mengajukan rencana pengadaan perpaket pengadaan barang/jasa ke
direktorat keuangan untuk pembuatan catatan penggunaan anggaran (CPA).
Prosedur pembuatan CPA diatur tersendiri sesuai SPO Direktorat Keuangan.
3. Catatan Penggunaan Anggaran (CPA) diserahkan ke PPK yang terkait .
4.

PPK dibantu tim pendukung berkoordinasi dengan direktorat pengusul


(direktorat umum/penunjang) menyusun rencana pelaksanaan pengadaan
berupa :
a. Kejelasan uraian kegiatan yang akan dilaksanakan;
b. Kejelasan waktu pelaksanaan yang diperlukan;
c. Kejelasan spesifikasi teknis barang;
d. Kejelasan besarnya total perkiraan biaya pekerjaan;
e. Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan;dan
f.

Gambar gambar ; (apabila diperlukan).

5. PPK membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS)


Data yang dipakai untuk menyusun HPS berdasarkan pada data harga pasar
setempat yang diperoleh berdasarkan hasil survei menjelang dilaksanakan
pengadaan dengan mempertimbangkan informasi yang meliputi :
a. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat
Statistik (BPS) dan Instansi Teknis Pemerintah;
b. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi
terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan;
c. Daftar biaya/tarif yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal;
d. Biaya

kontrak

sebelumnya

atau

yang

sedang

berjalan

dengan

mempertimbangkan faktor perubahan biaya;

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

39

e. Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank
Indonesia;
f.

Hasil perbandingan dengan kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan


instansi lain maupun pihak lain;

g. Hasil analisis berdasarkan keahlian yang dapat dipertanggungjawabkan.


h. Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.
6. PPK menyerahkan rencana pelaksanaan pengadaan dan HPS sebagai bahan
untuk proses pemilihan penyedia kepada Ka ULP/Pejabat Pengadaan, untuk
metode pengadaan langsung dilakukan oleh Pejabat Pengadaan, untuk metode
pengadaan dengan penunjukan langsung atau pelelangan dilakukan oleh
Kelompok Kerja ULP.
7. Pejabat Pengadaan/Pokja ULP melakukan proses pemilihan penyedia barang
sesuai dengan ketentuan dalam Perpres Nomor 54 tahun 2010 sebagaimana
diubah terakhir dengan Perpres No 70 Tahun 2012.
8. Pejabat Pengadaan/Pokja ULP melalui Ka ULP menyampaikan kepada PPK
hasil pemilihan penyedia barang untuk dibuatkan kontrak pengadaan barang.
9. Kontrak pengadaan barang dan salinan diserahkan kepada : Asli 1 kepada
penyedia barang/jasa, Asli 2 kepada Sub Bag Verifikasi, copy 1 diberikan ke
Unit Pengusul, copy 2 diberikan ke Panitia Penerima Hasil Pekerjaan, copy 3
kepada Sub Bag Akuntansi Keuangan, copy 4 kepada tim SIMAK BMN.dan
copy 5 kepada Sub Bagian perbendaharaan.
(Prosedur Tetap Pengadaan Barang dapat dilihat pada Gambar 6)

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

40

GAMBAR 6
PROSEDUR TETAP PENGADAAN BARANG MODAL

FLOW CHART PENGADAAN BARANG MODAL


AKTIVITAS

KETERANGAN

Mulai

PPK menerima RUP &


mengajukan CPA

RUP

Direktur Keuangan

Pembuatan CPA
CPA

PPK
Penyusunan HPS dan Rencana
Pelaksanaan Pengadaan ,
Pembuatan kontrak

Pemilihan penyedia barang (Pejabat


Pengadaan/Pokja ULP)

Kontrak
Selesai

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

41

Rencana
pengadaan

Pelaksanaan

Keputusan oleh Direktur keuangan, anggaran tidak tersedia dikembalikan ke direktur terkait

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

42

Asli 1, kepada penyedia.


Asli 2, kepada Sub Bag Verifikasi
Copy 1, kepada unit pengusul.
Copy 2, kepada Panitia Penerima Hasil Pekerjaan.
Copy 3, kepada Sub Bag Akuntansi Keuangan
Copy 4, kepada Tim SIMAK BMN.
5. kepada Sub Bagian Perbendaharaan

G. PROSEDUR TETAP PENGADAAN BARANG/JASA OPERASIONAL


1.

Unit

kerja yang membutuhkan mengajukan usulan kepada KPA yang telah

disetujui direktur terkait.(Direktorat Pengusul )


2.

Direktorat pengusul membuat usulan dilengkapi dengan :


a.

Nomor kode dan nama barang, untuk jasa cukup dengan nama kegiatan;

b.

Spesifikasi barang/jasa;

c.

Volume kebutuhan barang/jasa;

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

43

d.

Prakiraan harga satuan dan anggaran yang diperlukan;

e.

Informasi pemakaian ratarata dan sisa stok khusus untuk persediaan


logistik.

3.

Usulan diteruskan ke Direktur Keuangan untuk mendapatkan alokasi anggaran


yang dinyatakan dalam catatan penggunaan anggaran (CPA).

4.

Usulan pengadaan dan Catatan Penggunaan Anggaran (CPA) diserahkan ke


PPK yang terkait .

5.

PPK dan tim pendukung melakukan koordinasi untuk menetapkan rencana


pelaksanaan pengadaan.

6. PPK membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS)


Data yang dipakai untuk menyusun HPS berdasarkan pada data harga pasar
setempat yang diperoleh berdasarkan hasil survei menjelang dilaksanakan
pengadaan dengan mempertimbangkan informasi :
a. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat
Statistik (BPS) atau Instansi Teknis Pemerintah;
b. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait
dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan;
c. Daftar biaya/tarif yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal;
d. Biaya

kontrak

sebelumnya

atau

yang

sedang

berjalan

dengan

mempertimbangkan faktor perubahan biaya;


e. Hasil perbandingan dengan kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan
instansi lain maupun pihak lain;
f. Hasil analisis berdasarkan keahlian yang dapat dipertanggungjawabkan;
g. Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank
Indonesia;
h. Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.
7.

PPK menyerahkan rencana pelaksanaan pengadaan dan HPS sebagai


bahan untuk proses pemilihan penyedia kepada Ka ULP/Pejabat Pengadaan,
untuk metode pengadaan langsung dilakukan oleh Pejabat Pengadaan, untuk

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

44

metode pengadaan dengan penunjukan langsung atau pelelangan dilakukan oleh


Kelompok Kerja ULP.
8.

Pejabat Pengadaan/Pokja ULP melakukan proses pemilihan penyedia


barang sesuai dengan ketentuan dalam Perpres Nomor 54 tahun 2010
sebagaimana diubah terakhir dengan Perpres No 70 Tahun 2012.

9.

Pejabat pengadaan/Pokja ULP melalui Ka ULP menyampaikan kepada PPK hasil


pemilihan penyedia barang untuk dibuatkan kontrak pengadaan .

10. Kontrak pengadaan barang/jasa dan salinan diserahkan kepada : Asli 1 kepada
penyedia barang/jasa, Asli 2 kepada Sub Bag Verifikasi, copy 1 diberikan ke Unit
Pengusul, copy 2 diberikan ke gudang/sie logistik, copy 3 diberikan ke Panitia
Penerima Hasil Pekerjaan, copy 4 kepada Sub Bag Akuntansi Keuangan, copy 5
kepada tim SIMAK BMN.
(Prosedur Tetap Pengadaan Barang/Jasa Operasional dapat dilihat pada Gambar 8

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

45

GAMBAR 8
PROSEDUR TETAP PENGADAAN BARANG/JASA OPERASIONAL

FLOW CHART PENGADAAN BARANG/JASA OPERASIONAL


AKTIVITAS

KETERANGAN

Mulai

Unit Kerja
Mengajukan Usulan

Surat Usulan

Direktorat
Pengusul

Usulan dan spesifikasi

Direktur
keuangan

CPA

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

46

Usulan pengadaan diajukan oleh unit kerja terkait sudah disetujui direktur terkait

Direktur Keuangan melakukan persetujuan berdasarkan anggaran yang tersedia.

FLOW CHART PENGADAAN BARANG/JASA OPERASIONAL

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

47

AKTIVITAS

KETERANGAN

Asli 1, kepada penyedia.


Asli 2, kepada Sub Bag
Verifikasi
Copy 1, kepada unit
pengusul.

PPK

Copy 2, kepada
Gudang/Sie Logistik

Penyusunan HPS dan Rencana


Copy 3, kepada Panitia
Penerima Hasil
Pekerjaan.

Pelaksanaan Pengadaan ,
Pembuatan kontrak

Copy 3, kepada Sub Bag


Akuntansi Keuangan

Rencana
pengadaan

Copy 4, kepada Tim


SIMAK BMN.

Pelaksanaan

Pejabat
Pengadaan/Pokja ULP
Pemilihan penyedia
barang

Kontrak

Selesai

H. PROSEDUR TETAP PENGADAAN OBAT DENGAN KONTRAK HARGA SATUAN

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

48

1.

Ka

Instalasi

Farmasi

membuat

perencanaan

pengadaan

obat

berdasarkan :
a.

Formularium yang masih berlaku yang disusun PanitiaFarmasi


Terapi (PFT)

b.

Pemakaian ratarata selama 612 bulan terakhir;

c.

Jumlah stok persediaan aman (safety stok) minimum dan


maksimum;

d.

Prediksi sisa stok pada tiap akhir tahun berjalan;

e.

Analisis ABC dan Vital-Essensial-Non Essensial.

f.

Perkiraan harga obat dan jumlah perkiraan anggaran untuk 1


tahun.

2.

Hasil perencanaan dibuat usulan pengadaan dengan menggunakan


formulir usulan pengadaan yang berisi :

3.

a.

Nomor dan nama obat;

b.

Spesifikasi obat;

c.

Perkiraan kebutuhan barang dalam 1 tahun;

d.

Perkiraan harga dan anggaran;

e.

Pemakaian rata rata perbulan;

f.

Informasi perkiraan sisa stok.


Usulan diserahkan ke direktorat Medik dan keperawatan

untuk

diverifikasi dan validasi.


4.

Usulan pengadaan diteruskan ke Kuasa Pengguna Anggaran untuk


mendapat persetujuan dan diteruskan ke Direktur Keuangan untuk memperoleh
alokasi anggaran tahunan.

5.

Dokumen usulan diserahkan ke Pejabat Pembuat Komitmen untuk


dilakukan rencana proses pengadaan.

6.

Dalam membuat rencana pengadaan, PPK dibantu oleh tim pendukung


yang ditetapkan oleh KPA .Rencana pengadaan meliputi :

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

49

a.

Harga Perkiraan Sendiri (HPS);

b.

Persyaratan perusahaan penyedia;

c.

Draft kontrak.

7.

Rencana pengadaan yang telah dibuat diberikan kepada ULP untuk


dilakukan pelaksanaan pemilihan penyedia obat meliputi :
a. Pengumuman pengadaan obat kepada penyedia/distributor yang obatnya
sudah tertera di dalam formularium.
b. Penjelasan tentang kebijakan dan tatacara pengadaan obat;
c. Pemasukan penawaran;
d. Evaluasi penawaran;
e. Negosiasi harga kepada distributor dan principal (perusahan farmasi) bila
dianggap perlu dapat dihadiri oleh Direksi RS X;
f.

Pemilihan obat sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan;

g. Menetapkan dan mengumumkan hasil pemilihan.


8.

ULP menyampaikan kepada PPK hasil pemilihan untuk dibuatkan kontrak


harga satuan obat.

9.

Berkas Kontrak harga satuan didistribusikan kepada :


a.

Asli 1, kepada penyedia barang.

b.

Asli 2, kepada Sub Bag Verifikasi.

c.

Copy 1, kepada Direktorat Penunjang.

d.

Copy 2, kepada Panitia Penerima Hasil Pekerjaan.

e.

Copy 3, kepada Instalasi Farmasi.

f.

Copy 4, kepada Sub Bagian Perbendaharaan

(Prosedur Tetap Pengadaan Obat Dengan Kontrak Harga Satuan dapat dilihat
pada Gambar 9).

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

50

GAMBAR 9
PROSEDUR TETAP PENGADAAN OBAT DENGAN KONTRAK HARGA SATUAN

FLOW CHART PENGADAAN OBAT DENGAN KONTRAK HARGA SATUAN

FLOW CHART PENGADAAN OBAT DENGAN KONTRAK HARGA


SATUAN
AKTIVITAS

KETERANGAN

PPK
Penyusunan HPS dan Rencana
Pelaksanaan Pengadaan
Pembuatan kontrak

1
3

Rencana Pelaksanaan
pengadaan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

51

Asli 1, kepada
penyedia.
Asli 2, kepada Sub
Bag Verifikasi

ULP
Pemilihan Penyedia
Barang

Copy 1, kepada
Direktorat Penunjang
Copy 2, kepada Panitia
Penerima Hasil
Pekerjaan.
Copy 3, kepada
Instalasi Farmasi

Kontrak

4. Sub Bagian
Perbendaharaan

Selesai

I.

PROSEDUR TETAP PENGADAAN ALAT KESEHATAN HABIS PAKAI DENGAN


KONTRAK HARGA SATUAN
1. Instalasi Farmasi membuat usulan pengadaan alat kesehatan habis pakai
berdasarkan daftar yang telah direkomendasikan oleh Panitia Farmasi & Terapi/
SMF
2. Usulan pengadaan harus mencantumkan :
a. Nomor dan nama alkes;
b. Spesifikasi alkes;
c. Perkiraan kebutuhan alkes dalam 1 tahun;
d. Prakiraan harga dan anggaran;

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

52

e. Pemakaian ratarata perbulan;


f. Informasi perkiraan sisa stok.
3. Usulan diserahkan ke direktorat medik dan keperawatan untuk diverifikasi dan
validasi.
4. Usulan pengadaan diteruskan ke Kuasa Pengguna Anggaran untuk mendapat
persetujuan dan diteruskan ke Direktur Keuangan untuk memperoleh alokasi
anggaran tahunan.
5. Dokumen usulan diserahkan ke Pejabat Pembuat Komitmen untuk dilakukan
rencana proses pengadaan.
6. Dalam membuat rencana pengadaan, PPK dibantu oleh tim pendukung yang
ditetapkan oleh KPA .Rencana pengadaan meliputi :
a. Harga Perkiraan Sendiri (HPS);
b. Persyaratan perusahaan penyedia;
c. Draft kontrak.
7. Rencana pengadaan yang telah dibuat diberikan kepada ULP untuk dilakukan
pelaksanaan pemilihan penyedia alat kesehatan meliputi :
a. Pengumuman pengadaan alat kesehatan kepada penyedia/distributor yang
alat kesehatannya sudah terdaftar.
b. Penjelasan tentang kebijakan dan tatacara pengadaan ;
c. Pemasukan penawaran;
d. Evaluasi penawaran;
e. Negosiasi harga kepada penyedia / distributor bila dianggap perlu dapat
dihadiri oleh Direksi RSUP Dr.M.Djamil Padang.
f. Menetapkan hasil pengadaan.
8. ULP menyampaikan kepada PPK hasil pemilihan penyedia alat kesehatan untuk
dibuatkan kontrak harga satuan alat kesehatan.
9. Berkas Kontrak harga satuan didistribusikan kepada :

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

53

a.

Asli 1, kepada penyedia barang.

b.

Asli 2, kepada Sub Bag Verifikasi.

c.

Copy 1, kepada Direktorat Penunjang.

d.

Copy 2, kepada Panitia Penerima Hasil Pekerjaan.

e.

Copy 3, kepada Instalasi Farmasi.

f.

Copy 4, kepada Sub Bagian Perbendaharaan


(Prosedur Tetap Pengadaan Alat Kesehatan dapat dilihat pada Gambar 10).

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

54

GAMBAR 10
PROSEDUR TETAP PENGADAAN ALAT KESEHATAN HABIS PAKAI DENGAN
KONTRAK HARGA SATUAN

FLOW CHART PENGADAAN ALAT KESEHATAN HABIS PAKAI DENGAN


KONTRAK HARGA SATUAN

FLOW CHART PENGADAAN ALAT KESEHATAN HABIS PAKAI DENGAN


KONTRAK HARGA SATUAN

AKTIVITAS

KETERANGAN

PPK
Penyusunan HPS dan Rencana
Pelaksanaan Pengadaan
Pembuatan kontrak

1
3

Rencana Pelaksanaan
pengadaan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

55

ULP
Proses pengadaan
Asli 1, kepada
penyedia.
Asli 2, kepada Sub
Bag Verifikasi.
Kontrak

Selesai

Copy 1, kepada
Direktorat Penunjang.
Copy 2, kepada
Panitia Penerima Hasil
Pekerjaan.
Copy 3, kepada
Instalasi Farmasi.
Copy 4, Kepada Sub
Bagian
perbendaharaan

J.

PROSEDUR TETAP PENGADAAN ALAT KESEHATAN KHUSUS


DENGAN KONTRAK HARGA SATUAN/ KONTRAK PAYUNG
Pengadaan alat kesehatan khusus adalah pengadaan alat kesehatan terstandarisasi
yang ditetapkan dengan surat keputusan direktur utama. Contoh : stent , ballon, dan
Implan Bedah .
Dalam proses penentuan kebutuhan :
User/Dokter membuat usulan kebutuhan alat kesehatan khusus yang diketahui oleh
Ka Instalasi yang bersangkutan ke Direktur Medik dan keperawatan . Jika disetujui
usulan diteruskan ke Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) untuk melakukan
pembahasan usulan dan merumuskan rekomendasi daftar alat kesehatan khusus
sesuai dengan prosedur yang diatur tersendiri.Rekomendasi daftar alat kesehatan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

56

khusus diserahkan ke Direktur Utama untuk ditetapkan dengan Surat Keputusan


Direktur Utama.
Proses pengadaan :
1) Instalasi Farmasi mengusulkan daftar alat kesehatan khusus yang telah
ditetapkanke Direktur Medik dan Keperawatan , yang memuat :
a. Nomor dan nama alat kesehatan khusus;
b. Spesifikasi alat kesehatan khusus;
c. Perkiraan kebutuhan barang dalam 1 tahun;
d. Perkiraan harga dan anggaran;
e. Pemakaian rata rata perbulan;
2) Usulan pengadaan yang telah diverifikasi Direktur Medik dan Keperawatan
diserahkan ke Direktur Utama selaku Kuasa Pengguna Anggaran untuk disetujui.
3) Usulan yang telah disetujui diteruskan ke Direktur Keuangan untuk alokasi
anggaran (CPA)
4) Dokumen usulan diserahkan ke Pejabat Pembuat Komitmen untuk dilakukan
rencana proses pengadaan.
5) Dalam membuat rencana pengadaan, PPK dibantu oleh tim pendukung yang
ditetapkan oleh KPA .Rencana pengadaan meliputi :
a. Harga Perkiraan Sendiri (HPS);
b. Persyaratan perusahaan penyedia;
c. Draft kontrak.
6) PPK menyerahkan rencana pengadaan kepada ULP untuk dilakukan proses
pelaksanaan pengadaan alkes khusus dengan kontrak harga satuan / Kontrak
Payung
a) Pengumuman pengadaan alat kesehatan khusus kepada penyedia/distributor
yang alat kesehatannya sudah terdaftar.
b) Penjelasan tentang kebijakan dan tatacara pengadaan ;

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

57

c) Pemasukan penawaran;
d) Evaluasi penawaran;
e) Negosiasi harga kepada penyedia/distributor bila dianggap perlu dapat
dihadiri oleh Direksi RSUP Dr M Djamil Padang ;
f)

Menetapkan hasil pengadaan.

7) ULP menyampaikan kepada PPK hasil pemilihan penyedia alat kesehatan


khusus untuk dibuatkan kontrak harga satuan alkes khusus.
8) Berkas Kontrak harga satuan didistribusikan kepada :
a. Asli 1, kepada penyedia barang.
b. Asli 2, kepada Sub Bag Verifikasi.
c. Copy 1, kepada Direktorat Penunjang.
d. Copy 2, kepada Panitia Penerima Hasil Pekerjaan.
e. Copy 3, kepada Instalasi Farmasi.
f. Copy 4, Kepada Sub Bagian Perbendahaaraan
(Prosedur Tetap Pengadaan alat kesehatan khusus dapat dilihat pada Gambar 11).

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

58

GAMBAR 11
PROSEDUR TETAP PENGADAAN ALAT KESEHATAN KHUSUS

FLOW CHART PENGADAAN ALAT KESEHATAN KHUSUS

FLOW CHART PENGADAAN ALAT KESEHATAN KHUSUS


AKTIVITAS

KETERANGAN

PPK
Penyusunan HPS dan Rencana
Pelaksanaan Pengadaan
Pembuatan kontrak

Rencana Pelaksanaan
pengadaan

3
2

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

59

ULP
Proses Pemilihan
Penyedia Barang
Asli 1, kepada
penyedia.

Kontrak

Selesai

Asli 2, kepada Sub Bag


Verifikasi
Copy 1, kepada
Direktorat Penunjang
Copy 2, kepada Panitia
Penerima Hasil
Pekerjaan.
Copy 3, kepada
Instalasi Farmasi

H. PROSEDUR TETAP PENGADAAN OBAT DAN ALAT KESEHATAN BARU


Pengadaan obat/alat kesehatan baru adalah obat/alkes yang memerlukan
persetujuan khusus Direktur Utama / Kuasa Pengguna Anggaran karena tidak
terdaftar dalam daftar obat/alkes yang boleh beredar di RS X. Obat/alkes tidak
terdaftar yang dimaksud adalah : obat/alkes yang merupakan produk baru original;
mempunyai khasiat/teknologi baru ; belum pernah mengikuti proses pengadaan
obat/alkes dengan kontrak harga satuan pada tahun berjalan.
Dalam proses penentuan kebutuhan :
User/Dokter membuat usulan kebutuhan obat/alat kesehatan baru yang diketahui
oleh Ka Instalasi yang bersangkutan ke Direktur Pelayanan. Jika disetujui usulan
diteruskan ke Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) untuk melakukan pembahasan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

60

usulan dan merumuskan rekomendasi daftar obat/alat kesehatan baru sesuai


dengan prosedur yang diatur tersendiri.
Proses pengadaan :
1. Instalasi Farmasi mengusulkan daftar obat/alat kesehatan baru yang telah
direkomendasikan PFT ke Direktur Medik dan perawatan , yang memuat :
a. Nomor dan nama obat/alat kesehatan khusus;
b. Spesifikasi obat/alat kesehatan khusus;
c. Perkiraan kebutuhan barang dalam 1 tahun;
d. Perkiraan harga dan anggaran;
e. Pemakaian rata rata perbulan;
2. Usulan pengadaan yang telah diverifikasi Direktur Medik dan Keperawatan
diserahkan ke Direktur Utama selaku Kuasa Pengguna Anggaran untuk disetujui.
3. Usulan yang telah disetujui diteruskan ke Direktur Keuangan untuk alokasi
anggaran (CPA)
4. Dokumen usulan diserahkan ke Pejabat Pembuat Komitmen untuk dilakukan
rencana proses pengadaan.
5. Dalam membuat rencana pengadaan, PPK dibantu oleh tim pendukung yang
ditetapkan oleh KPA .Rencana pengadaan meliputi :
a. Harga Perkiraan Sendiri (HPS);
b. Persyaratan perusahaan penyedia;
c. Draft kontrak.
6.

PPK menyerahkan rencana pengadaan kepada ULP untuk dilakukan proses


pelaksanaan pengadaan obat/alkes baru dengan kontrak harga satuan.
a. Pengumuman/undangan

pengadaan

obat/alkes

baru

kepada

penyedia/distributor yang obat/alkesnya sudah terdaftar.


b. Penjelasan tentang kebijakan dan tatacara pengadaan ;
c. Pemasukan penawaran;

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

61

d. Evaluasi penawaran;
e. Negosiasi harga kepada penyedia/distributor bila dianggap perlu dapat
dihadiri oleh Direksi RSUP Dr M Djamil Padang;
f.

Menetapkan hasil pengadaan.

7. ULP menyampaikan kepada PPK hasil pemilihan penyedia obat/alkes baru


untuk dibuatkan kontrak harga satuan .
8. Berkas kontrak harga satuan didistribusikan kepada :
a. Asli 1, kepada penyedia barang.
b. Asli 2, kepada Sub Bag Verifikasi.
c. Copy 1, kepada Direktorat Penunjang.
d. Copy 2, kepada Panitia Penerima Hasil Pekerjaan.
e. Copy 3, kepada Instalasi Farmasi.
f. Copy 4, Kepada Sub bagian Perbendaharaan
(Prosedur Tetap Pengadaan Obat dan alat kesehatan baru dapat dilihat pada
Gambar 12).

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

62

GAMBAR 12
PROSEDUR TETAP PENGADAAN OBAT DAN ALAT KESEHATAN BARU

FLOW CHART PENGADAAN OBAT DAN ALAT KESEHATAN BARU

FLOW CHART PENGADAAN OBAT DAN ALAT KESEHATAN BARU


AKTIVITAS

KETERANGAN

PPK
Penyusunan HPS dan Rencana
Pelaksanaan Pengadaan
Pembuatan kontrak

Rencana Pelaksanaan
pengadaan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

63

ULP
Proses Pemilihan
Penyedia Barang
Asli 1, kepada penyedia.
Asli 2, kepada Sub Bag
Verifikasi
Kontrak

Selesai

Copy 1, kepada
Direktorat Medik & Kep
Copy 2, kepada Panitia
Penerima Hasil
Pekerjaan.
Copy 3, kepada Instalasi
Farmasi
Copy 4, Kepada Sub
bagian perbendaharaan

I.

PROSEDUR TETAP PENGADAAN BAHAN LABORATORIUM

KONTRAK

HARGA SATUAN
1. Ka Instalasi Laboratorium membuat perencanaan pengadaan bahan laboratorium
berdasarkan :
a. Adanya perjanjian kerjasama penempatan alat laboratorium di RS X;
b. Pemakaian ratarata selama 612 bulan terakhir;
c. Jumlah stok persediaan aman (safety stok) minimum dan maksimum;
d. Prediksi sisa stok pada tiap akhir tahun berjalan;
e. Perkiraan harga reagen dan jumlah perkiraan anggaran untuk 1 tahun.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

64

Untuk usulan baru atau perubahan penggunaan bahan laboratorium / alat


laboratorium dengan teknologi canggih harus didasarkan kepada
keputusan/Tim Teknis Pengkajian Teknologi Pelayanan Medis
2. Hasil perencanaan dibuat usulan pengadaan dengan menggunakan formulir
usulan pengadaan yang berisi :
a.

Nomor dan nama barang;

b.

Spesifikasi barang;

c.

Perkiraan kebutuhan barang dalam 1 tahun;

d.

Perkiraan harga dan anggaran;

e.

Pemakaian ratarata perbulan;

f.

Informasi perkiraan sisa stok.

3. Usulan diserahkan ke direktorat Medik dan Keperawatan untuk diverifikasi dan


validasi.
4. Usulan pengadaan diteruskan ke Kuasa Pengguna Anggaran untuk mendapat
persetujuan dan diteruskan ke Direktur Keuangan untuk memperoleh alokasi
anggaran tahunan.
5. Dokumen usulan diserahkan ke Pejabat Pembuat Komitmen untuk dilakukan
rencana proses pengadaan.
6. Dalam membuat rencana pengadaan, PPK dibantu oleh tim pendukung yang
ditetapkan oleh KPA .Rencana pengadaan meliputi :
a.

Harga Perkiraan Sendiri (HPS);

b.

Persyaratan perusahaan penyedia;

c.

Draft kontrak.

7. PPK menyerahkan rencana pengadaan kepada ULP untuk dilakukan proses


pelaksanaan pengadaan obat/alkes baru dengan kontrak harga satuan.
a. Pengumuman/undangan

pengadaan

bahan

laboratorium

kepada

penyedia/distributor yang bahan laboratoriumnya sudah terdaftar.


b. Penjelasan tentang kebijakan dan tatacara pengadaan ;

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

65

c. Pemasukan penawaran;
d. Evaluasi penawaran;
e. Negosiasi harga kepada penyedia/distributor bila dianggap perlu dapat
dihadiri oleh Direksi RSUP Dr M Djamil Padang;
f.

Menetapkan hasil pengadaan.

8. ULP menyampaikan kepada PPK hasil pemilihan penyedia bahan laboratorium


untuk dibuatkan kontrak harga satuan .
9. Berkas Kontrak harga satuan didistribusikan kepada :
a. Asli 1, kepada penyedia barang.
b. Asli 2, kepada Sub Bag Verifikasi.
c. Copy 1, kepada Direktorat Penunjang.
d. Copy 2, kepada Panitia Penerima Hasil Pekerjaan.
e. Copy 3, kepada Instalasi Laboratorium
f.

Copy 4, Sub Bagian Perbendaharaan.

(Prosedur Tetap Pengadaan Bahan Laboratorium

Dengan Kontrak Harga

Satuan dapat dilihat pada Gambar 13).

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

66

GAMBAR 13
PROSEDUR TETAP PENGADAAN BAHAN LABORATORIUM DENGAN
KONTRAK HARGA SATUAN

FLOW CHART PENGADAAN BAHAN LABORATORIUM DENGAN KONTRAK


HARGA SATUAN

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

67

AKTIVITAS

KETERANGAN

Mulai

Ka Instalasi
Laboratorium
membuatperencanaan
pengadaan

Usulan pengadan
diterbitkan oleh Ka
Instalasi Laboratorium

Usulan Pengadaan

Direktur
Med &Kep

Direktur Medik & Kep


melakukan verifikasi
dan validasi usulan.

Hasil verifikasi & validasi

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

68

T
Kuasa
Pengguna
Anggaran
Dokumen diteruskan
ke KPA untuk
memperoleh
persetujuan
Y

Persetujuan pengadaan

Direktur
Keuangan,
Anggaran
tersedia ?

Alokasi anggaran tahunan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

69

FLOW CHART PENGADAAN BAHAN LABORATORIUM DENGAN KONTRAK HARGA


SATUAN

AKTIVITAS

KETERANGAN

PPK
Penyusunan HPS dan Rencana
Pelaksanaan Pengadaan
Pembuatan kontrak

1
3

Rencana Pelaksanaan
pengadaan

ULP
Pengadaan Barang

Asli 1, kepada penyedia.


Asli 2, kepada Sub Bag
Verifikasi.
Copy 1, kepada Direktorat
Penunjang.

Kontrak

Selesai

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

Copy 2, kepada Panitia


Penerima Hasil Pekerjaan.
Copy 3, kepada Instalasi
PKBD.

70

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

71

J.

PROSEDUR TETAP PENGADAAN PEKERJAAN KONSTRUKSI


Pekerjaan konstruksi dimulai dari usulan yang diterbitkan oleh Instalasi Sarana Non
Medik , dimana usulan tersebut dilengkapi dengan TOR/kerangka acuan program
yang menjelaskan secara rinci rencana penggunaan ruangan atau bangunan
tersebut.
1.

Instalasi Sarana Non Medik mengajukan surat usulan yang disetujui Direktur
Umum, SDM & pendidikan ke DirekturUtama yang memuat kelengkapan
dokumen sbb :
a. Kerangka Acuan Kerja
b. Gambar perencanaan
c. Persyaratan dan Spesifikasi Teknis
d. Rencana dan Anggaran Biaya (RAB)

2.

Usulan pengadaan dengan nilai Rp 200.000.000,- keatas setelah mendapat


persetujuan dari Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dapat ditindaklanjuti dengan
proses Tender. Untuk nilai pengadaan dibawah Rp 200.000.000,- dilaksanakan
dengan proses Penunjukan langsung, serta telah mendapatkan alokasi anggaran
oleh Direktur Keuangan.

3.

Selanjutnya usulan diserahkan ke PPK untuk penetapanrencana pelaksanaan


pengadaan.

4.

Sebelum di proses PPK nilai Rp 200.000.000.- dapat melakukan konsultasi


dengan PU.

5.

PPK dibantu tim pendukung membuat rencana pelaksanaan pengadaan meliputi:


a. Harga Perkiraan Sendiri
b. Pengkajian ulang KAK,gambar perencanaan,persyaratan dan spesifikasi
teknis.

6.

Pelaksanaan pengadaan dilakukan oleh ULP sesuai dengan Perpres No 54


Tahun 2010sebagaimana diubah terakhir dengan Perpres No 70 Tahun 2012.

7.

ULP menyerahkan hasil pemilihan kepada PPK untuk dibuatkan kontrak


perjanjian kerjasama.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

72

8.

Kontrak pengadaan barang dan salinan diserahkan kepada : Asli 1 kepada


penyedia barang/jasa, Asli 2 kepada Sub Bag Verifikasi, copy 1 diberikan ke Unit
Pengusul, copy 2 diberikan ke Panitia Penerima Hasil Pekerjaan, copy 3 kepada
Sub Bag Akuntansi Keuangan, copy 4 kepada tim SIMAK BMN. copy 5 kepada
Sub Bagian perbendaharaan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

73

(Prosedur Tetap Pengadaan Pekerjaan Konstruksi dapat dilihat pada gambar 14).
GAMBAR 14
PROSEDUR TETAP PENGADAAN PEKERJAAN KONSTRUKSI

FLOW CHART PENGADAAN PEKERJAAN KONSTRUKSI

FLOW CHART PENGADAAN PEKERJAAN KONSTRUKSI


AKTIVITAS

KETERANGAN

PPK
Penyusunan HPS dan Rencana
Pelaksanaan Pengadaan ,
Pembuatan kontrak

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

74

Rencana
pengadaan

Pelaksanaan

.
Asli 1, kepada
penyedia.
Asli 2, kepada Sub Bag
Verifikasi
ULP
Pemilihan penyedia
barang

Kontrak
Selesai

Copy 1, kepada unit


pengusul.
Copy 2, kepada Panitia
Penerima Hasil
Pekerjaan.
Copy 3, kepada Sub
Bag Akuntansi
Keuangan
Copy 4, kepada Tim
SIMAK BMN.

K. PROSEDUR PENGADAAN JASA KONSULTANSI/JASA LAINNYA


Pekerjaan konstruksi dimulai dari usulan yang diterbitkan oleh Instalasi Sarana Non
Medik , dimana usulan tersebut dilengkapi dengan TOR/kerangka acuan program
yang menjelaskan secara rinci rencana penggunaan ruangan atau bangunan
tersebut.
1. Instalasi

Sarana Non Medik diketahui Direktur Umum / KPA, SDM dan

Pendidikan mengajukan surat usulan ke DirekturUtama yang memuat


kelengkapan dokumen sbb :
a.

Kerangka Acuan Kerja

b.

Rencana dan Anggaran Biaya

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

75

2. Usulan pengadaan yang telah disetujui Direktur Utama dapat ditindaklanjuti


setelah mendapat persetujuan dari Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dan yang
telah mendapatkan alokasi anggaran oleh Direktur Keuangan.
3. Selanjutnya usulan diserahkan ke PPK untuk penetapanrencana pelaksanaan
pengadaan.
4. Sebelum di proses PPK dapat melakukan konsultasi dengan PU.
5. PPK dibantu tim pendukung membuat rencana pelaksanaan pengadaan
meliputi :
a.

Harga Perkiraan Sendiri

b.

Pengkajian ulang KAK.

6. Pelaksanaan pengadaan dilakukan oleh ULP sesuai dengan Perpres No 54


Tahun 2010 sebagaimana diubah terakhir dengan Perpres No 70 Tahun 2012.
7. ULP menyerahkan hasil pemilihan kepada PPK untuk dibuatkan kontrak
perjanjian kerjasama.
8.

Kontrak pengadaan barang dan salinan diserahkan kepada : Asli 1 kepada


penyedia barang/jasa, Asli 2 kepada Sub Bag Verifikasi, copy 1 diberikan ke
Unit Pengusul, copy 2 diberikan ke Panitia Penerima Hasil Pekerjaan, copy 3
kepada Sub Bag Akuntansi Keuangan, copy 4 kepada tim SIMAK BMN.copy 5
kepada Sub Bagian Perbendaharaan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

76

(Prosedur Tetap Pengadaan Jasa konsultansi/jasa lainnya dapat dilihat pada


gambar 15).
GAMBAR 15
PROSEDUR TETAP PENGADAAN JASA KONSULTANSI/JASA LAINNYA

FLOW CHART PENGADAAN JASA KONSULTANSI/JASA LAINNYA

AKTIVITAS

KETERANGAN

Mulai

Usulan Pengadaan jasa


konsultansi/jasa lainnya
diterbitkan oleh Ka Inst
SNM dengan
melampirkan : KAK,
RAB.

Bidang Sarana Non


Medik

Surat Usulan

Direktur
Utama ?
T
Y

Persetujuan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

77

T
KPA

Persetujuan

T
Direktur
Keuangan,
Anggaran
tersedia ?

Keputusan oleh
Direktur keuangan,
anggaran tidak tersedia
dikembalikan ke
Direktur terkait/Kuasa
Pengguna Anggaran
Y

CPA

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

78

FLOW CHART PENGADAAN JASA KONSULTANSI/JASA LAINNYA


AKTIVITAS

KETERANGAN

PPK
Penyusunan HPS dan Rencana
Pelaksanaan Pengadaan ,
Pembuatan kontrak

Rencana
pengadaan

Pelaksanaan

ULP
Pemilihan penyedia
barang

.
Asli 1, kepada penyedia.
Asli 2, kepada Sub Bag
Verifikasi

Kontrak
Selesai

Copy 1, kepada unit


pengusul.
Copy 2, kepada Panitia
Penerima Hasil Pekerjaan.
Copy 3, kepada Sub Bag
Akuntansi Keuangan
Copy 4, kepada Tim
SIMAK BMN. Copy 5
Kasubbag

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

79

Perbendaharaan

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

80

L.

PROSEDUR TETAP PENGADAAN OBAT CITO


Syarat obat yang dapat diadakan cito :
Ada dalam formularium dan/atau DPHO.
Obat sudah dipesan tapi belum datang (keterlambatan pengiriman)
Life saving
Pengadaan obat cito dilakukan dengan persetujuan Ka Instalasi Farmasi dengan
prosedur sebagai berikut :
1.

Pengguna/dokter mengajukan permintaan obat berupa resep ke Instalasi


Farmasi.

2.

Petugas Instalasi Farmasi melakukan verifikasi. Apabila obat tidak tersedia


maka Petugas Instalasi Farmasi yang ditunjuk dapat melakukan pemesanan
cito ke
a. Saat jam kerja :
Distributor yang telah melakukan kerjasama dengan RS X.
Apotik yang telah memiliki kerjasama dengan RS X.
b. Di luar jam kerja :
Apotik yang telah memiliki kerjasama dengan RS X.

3.

Penyerahan obat dari distributor/apotik luar dilakukan dengan melampirkan


bukti tanda terima.

4.

Apabila dalam keadaan tertentu obat yang dibutuhkan tidak tersedia pada
apotik yang sudah melakukan kerjasama maka dapat dibeli di apotik lain
dengan terlebih dahulu mengajukan uang dari kas kecil.

5.

Klaim atas obat yang telah dikirim dapat ditagihkan sesuai dengan barang yang
diterima dan dilakukan berdasarkan perjanjian kerjasama yang telah disepakati.

6.

Bukti resep pengadaan obat cito didokumentasi oleh Instalasi Farmasi.


(Prosedur Tetap Pengadaan Obat Cito dapat dilihat pada Gambar 16).
GAMBAR 16

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

81

PROSEDUR TETAP PENGADAAN OBAT CITO

FLOW CHART PENGADAAN OBAT CITO

M.. PROSEDUR TETAP PEMESANAN BARANG DENGAN KONTRAK HARGA


SATUAN / KONTRAK PAYUNG

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

82

1) Barang yang dipesan sudah mempunyai kontrak harga satuan / Kontrak Payung
2) Unit kerja membuat perencanaan pemesanan dengan memperhatikan :
a. Pemakaian ratarata selama 612 bulan terakhir;
b. Jumlah stok persediaan aman (safety stok) minimum dan maksimum dengan
memperhitungkan economic order quantity untuk setiap jenis barang;
c. Sisa stok pada saat barang diusulkan;
d. Lama proses verifikasi,persetujuan dan pengiriman barang;
e. Resiko penyimpanan.
2) Usulan pemesanan dibuat dalam formulir daftar permintaan pemesanan barang
yang berisi :
a.

Nomor dan tanggal permintaan barang;

b.

Nomor kode dan nama barang;

c.

Harga satuan sesuai kontrak;

d.

Sisa stok yang tersedia;

e.

Rata rata pemakaian perbulan;

f.

Jumlah dan satuan yang diminta;

g.

Nama perusahaan, nomor dan tanggal kontrak.

3) Usulan diserahkan kepada Direktur terkait untuk mendapatkan persetujuan


selambatlambatnya 3 hari kerja. Apabila melebihi waktu yang telah ditetapkan
maka KPA dapat mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya.Khusus
untuk barang barang yang memerlukan koordinasi lintas direktorat, persetujuan
selambat lambatnya 7 hari kerja.
4) Usulan yang disetujui, diserahkan ke Pejabat Pembuat Komitmen dan bila
diperlukan PPK dapat

melakukan verifikasi dan jika terjadi perubahan pada

usulan harus dengan persetujuan KPA.


5) PPK menerbitkan Surat Pesanan (SP) selambat-lambatnya 2 hari kerja setelah
persetujuan diterima.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

83

6) Surat Pesanan ditandatangani Pejabat Pembuat Komitmen (khusus untuk SP


obat ditanda tangani juga oleh Ka. Inst. Farmasi atau Apoteker yang ditunjuk
mempunyai Surat Ijin Praktek Apoteker ), berisikan:
a.

Nomor dan tanggal Surat pesanan;

b.

Nama penyedia,nomor dan tanggal kontrak;

c.

Nomor kode dan nama barang;

d.

Jumlah dan satuan barang yang diminta;

e.

Harga satuan barang;

f.

Harga total pesanan;

g.

Tanggal batas waktu penyerahan barang di gudang.

7) Surat Pesanan didistribusikan kepada :


a.

Asli 1, kepada penyedia barang;

b.

Lembar 2, kepada unit pengusul;

c.

Lembar3, kepada Panitia Penerima Hasil Pekerjaan;

d.

Lembar4, kepada Sub Bagian Verifikasi Keuangan.

e.

Lembaran 5, kepada Sub Bagian Perbendaharaan

8) Penyediamengirimkan barang dengan melampirkan :


a. Copy surat pesanan;
b. Surat jalan asli untuk ditandatangani oleh Panitia Penerima Hasil Pekerjaan;
c. Faktur.
(Prosedur Tetap pemesanan barang dengan kontrak harga satuan dapat dilihat
pada Gambar 17)

GAMBAR 17

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

84

PROSEDUR TETAP PEMESANAN BARANG DENGAN KONTRAK HARGA SATUAN.

FLOW CHART PEMESANAN BARANG DENGAN KONTRAK HARGA SATUAN.

AKTIVITAS

KETERANGAN

Mulai

Unit kerja membuat


perencanaan pemesanan

Barang yang dipesan


sudah harus memiliki
kontrak harga satuan

Rencana pemesanan

T
Direktur
terkait

Persetujuan

PPK
membuat
SP

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

85

Asli 1, kepada
penyedia.
Lembar 2, kepada unit
pengusul.
SP
lembar 3, kepada
Panitia Penerima Hasil
Pekerjaan.

Penyedia
mengirim
barang

Lembar 4 , kepada sub


bag verifikasi.5 kepada
Sub Bagian
perbendaharaan

Selesai

N. PROSEDUR TETAP PENEMPATAN DAN PEMAKAIAN ALAT KESEHATAN


KHUSUS.
Yang dimaksud dengan alat kesehatan berdasarkan kebutuhan khusus adalah
barangbarang yang tidak dapat diprediksi pemakaiannya dan sudah mempunyai
kontrak harga satuan/ Kontrak Payung contoh: katub atau stent dengan ukuran
tertentu,Implan yang dapat diketahui setelah dilakukan tindakan medis.
a. Penempatan alat kesehatan
1.

PPK membuat surat perintah penempatan barang sesuai dengan kontrak.

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

86

2.

Tanda bukti penempatan barang berupa surat jalan dari penyedia barang
diterima oleh Petugas Instalasi Farmasi namun tidak dicatat sebagai
persediaan barang RS X

b. Pemakaian alat kesehatan


1.

Bukti pemakaian barang dibuat oleh Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan


yang ditunjuk dan ditandatangani oleh dokter yang melakukan tindakan
medis selambatlambatnya 1 x 24 jam. Bukti pemakaian barang dibuat
rangkap 2 : Asli diserahkan ke PPK, Arsip ke Instalasi Farmasi.

2.

Ka.Instalasi Farmasi melakukan verifikasi bukti pemakaian barang dan


menerbitkan daftar pemakaian barang.Daftar pemakaian barang dibuat
rangkap 4 : Asli diserahkan ke penyedia barang,copy 1 Akuntansi
keuangan, copy 2 Sub Bag Verifikasi,copy 3 . PPK. Copy 5 Sub bagian
Perbendaharaan

3.

Penyedia barang melakukan penagihan maksimal 1 bulan setelah barang


dipakai kecuali pada akhir tahun harus sesuai dengan ketentuan batas
akhir tahun anggaran.

(Prosedur Tetap penempatan dan pemakaian alat kesehatan berdasarkan


kebutuhan khusus dapat dilihat pada Gambar 18)

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

87

GAMBAR 18
PROSEDUR

TETAP

PENEMPATAN

DAN

PEMAKAIAN

ALAT

KESEHATAN

BERDASARKAN KEBUTUHAN KHUSUS.

FLOW

CHART

PEMESANAN

ALAT

KESEHATAN

BERDASARKAN

KEBUTUHAN KHUSUS.

O. PROSEDUR TETAP PENERIMAAN HASIL PEKERJAAN


1. Penyedia

menyerahkan

barang

kepada

Panitia/Pejabat

Penerima

Hasil

Pekerjaan dengan melampirkan:


a. Copy surat pesanan/SPK/Kontrak;
b. Surat jalan/faktur;
c. Dan lampiran lain yang diatur dalam kontrak.
2. Panitia/Pejabat

Penerima

Hasil

Pekerjaan

mencocokkan,

meneliti

dan

memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh penyedia sesuai dengan


yang tercantum dalam Surat pesanan/SPK/Kontrak baik mengenai spesifikasi ,
jumlah dan jenis barang kemudian menandatangani surat jalan sesuai dengan
barang yang diterima.
3. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menyerahkan barang tersebut ke Penanggung
Jawab Gudang.
4. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menerbitkan bukti penerimaan hasil pekerjaan
dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Untuk penyerahan barang/pekerjaan dengan nilai kurang dari Rp.50.000.000,(Lima puluh juta rupiah), cukup dibuktikan dengan Surat Jalan yang
ditandatangani oleh Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan dan penanggung
jawab gudang;
b. Untuk penyerahan barang dengan kontrak harga satuan, dibuktikan dengan
Berita acara yang ditandatangani oleh Panitia Penerima Hasil Pekerjaan dan
penanggung jawab gudang;
c. Untuk alat kesehatan berdasarkan kebutuhan khusus, sudah diatur dalam Bab
V butir N.
d. Untuk barang/jasa diluar kriteria butir a, b dan c, dibuktikan dengan Berita
Acara Serah Terima yang ditandatangani oleh Ketua , Sekretaris dan Anggota
Panitia

Penerima

Hasil

Pekerjaan

dan

Penyedia

barang/jasa

yang

menandatangani Surat pesanan / SPK / Kontrak.


Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

88

5. Semua bukti tanda terima barang/jasa dibuat dalam rangkap 5 kemudian


didistribusikan kepada :
a. Penyedia barang (asli);
b. Subbagian Akuntansi keuangan (copy 1);
c. Subbagian Verifikasi (copy 2);
d. Unit pengusul (copy 3)
e. Arsip Panitia Penerima Barang/Jasa (copy 4).
f.

Sub Bagian Perbendaharaan

(Prosedur Tetap Penerimaan Hasil Pekerjaan dapat dilihat pada Gambar 19).

GAMBAR 19
PROSEDUR TETAP PENERIMAAN HASIL PEKERJAAN
Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

89

FLOW CHART ALUR PENERIMAAN HASIL PEKERJAAN

BAB VI
PENUTUP

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

90

Pedoman Penyusunan Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa RS X ini agar


dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan kegiatan pengadaan sesuai dengan
jenis dan kebutuhan di Rumah Sakit Umum Pusat Dr M Djamil Padang.
Hal lain yang belum diatur dalam pedoman ini akan ditambah dikemudian hari
sesuai ketentuan yang berlaku.

DAFTAR ISI
BAB.I

PENDAHULUAN

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

91

A.
B.
C.
D.
E.

Latar Belakang
Pengertian
Tujuan
Dasar Hukum
Etika Pengadaan

BAB. II

PIHAK-PIHAK TERKAIT DALAM PELAKSANAAN PENGADAAN

A. Penanggung

Jawab

Kas

Kecil ....................................................................... 11
B. Panitia
Farmasi
&
Terapi
(
................................................................... 11
C. Tim
Teknis
Pengkajian
Teknologi
Medik ...................................... 12
D. Kuasa
Pengguna

PFT

Pelayanan
Anggaran

( KPA ) ...............................................................
E. Pejabat
Pembuat

12

( PPK ) ............................................................ 13
F. Tim

Komitmen
Pendukung

PPK ................................................................................... ....... 13


G. Tim
/
Tenaga
Ahli
Pemberi
Penjelasan
Teknis ..............................................
H. Unit
Layanan
I.

14
Pengadaan

( ULP ) .................................................................
14
Panitia
/
Pejabat
Penerima
Pekerjaan .................................................

BAB. III

Hasil

16

JENIS-JENIS PENGADAAN BARANG / JASA

A. Pen

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

92

PEDOMAN PENGADAAN
BARANG/JASA

RSUP DR.M.DJAMIL PADANG

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

93

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa RSUP Dr.M.Djamil Padang

94