Anda di halaman 1dari 30

Aplikasi Akuntansi

Menggunakan MS. Excel (MS Office 2000/XP/2003)

Daftar Isi

Kesederhanaan yang Luar Biasa

Siklus Akuntansi

Pembuatan Aplikasi Akuntansi

- Persiapan

- Membuat Form Data Perusahaan & Chart Of Account

- Membuat Jurnal Buku Kas

- Membuat Jurnal Umum

- Membuat Neraca Saldo

- Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Laba Rugi

- Merancang Laporan Keuangan I : Neraca

- Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Perubahan Ekuitas/Modal

- Merancang Laporan Keuangan I : Cash Flow

Cara Penggunaan

Kelemahan Program Aplikasi Excel

Kesederhanaan yang Luar Biasa (sebuah pengantar)

A lhamdulillah, akhirnya selesai juga ide penulisan “Aplikasi Akuntansi Excel” ini. Proyek yang sempat terbengkalai hingga beberapa bulan,

terselesaikan karena kembali aku menemukan masalah yang sama seperti ketika pertama kali aku membuat aplikasi excel ini.

seperti ketika pertama kali aku membuat aplikasi excel ini. Awalnya dari diskusi dengan rekan kerjaku yang

Awalnya dari diskusi dengan rekan kerjaku yang kebetulan juga nyambi jadi dosen di sebuah universitas swasta di Malang, timbul ide untuk mengajarkan pada mahasiswanya membuat aplikasi sederhana yang berbasis Excel pada Lab Akuntansi. Akhirnya berhasil juga membuat aplikasi sederhana itu. Dan hingga saat ini aplikasi akuntansi berbasis excel telah digunakan di beberapa universitas swasta dan lembaga pendidikan setara diploma di Malang.

Kenapa Excel? Yah, alasan utamanya adalah karena aku sendiri tidak bisa bahasa program yang lain. Bisanya hanya Excel doang. Kembali aku berpikir, lebih banyak mana ; orang yang bisa bahasa program atau orang yang bisa Excel? Dengan penuh keyakinan jawabanku adalah lebih banyak orang yang bisa Excel.

Alasan kedua diperoleh ketika aku mengerjakan proyek penyusunan sistem informasi akuntansi di sebuah perusahaan. Perusahaan tersebut telah memiliki sebuah software integrated yang telah dirancang khusus. But, ketika perusahaan itu berkembang, software tersebut tidak kompatibel dengan perkembangan yang ada. Sehingga user nya bingung cara penggunaannya. Software itu hanya bisa mendukung laporan dari dua departemen yang ada. Sementara departemen lain tidak bisa terakomodasi dengan baik.

Aku mengambil solusi termurah untuk mengatasi hal tersebut, gunakan Excel! Aku buat format laporan khusus untuk departemen yang tidak terakomodasi itu, hingga user bisa dengan mudah menginput data dan menghasilkan laporan setiap saat diperlukan tanpa mengurangi fungsi pengendalian dan keakuratan data.

Dari masing masing laporan departemen yang ada, aku gabungkan dengan aplikasi sederhana ini sehingga bisa menjadi sebuah Laporan Keuangan yang utuh; Ada Neraca, Ada Laporan Laba Rugi, Perubahan Ekuitas, dan Cash Flow. (kalo mau lebih, bisa sekaligus

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

2 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

dengan analisa keuangannya). Dan proyek ini berhasil dengan baik tanpa harus membeli

software baru atau mengupgrade software lama yang harganya tentu sangat mahal.

Saat itu masih belum terpikirkan untuk menjadikannya sebuah buku. Sampai akhirnya

ketika aku iseng ikutan forum Yahoo!Answer, banyak sekali teman-teman yang

menanyakan aplikasi ini dan bagaimana cara membuatnya. Sejak saat itu kuputuskan

untuk menulisnya dalam sebuah buku.

Penulisan ini tersendat hingga beberapa bulan, tapi kembali dilanjutkan dengan

semangat yang sama ketika aku menemukan kasus yang sama pada klien yang berbeda.

Kenapa harus beli software mahal, jika yang lebih murah dan lebih gampang bisa dibuat

sendiri? Inilah kesederhanaan yang Luar Biasa.

Didedikasikan untuk

- Ryan dan Arum… sumber inspirasi dan semangat

- Elok ……… yang setia menemani

inspirasi dan semangat - Elok ……… yang setia menemani Malang, 29 Nopember 2008 Fauzi Ghazali DIANJURKAN

Malang, 29 Nopember 2008

Fauzi Ghazali

DIANJURKAN

MEMPERBANYAK EBOOK INI DALAM BENTUK APAPUN TIDAK MENYEBABKAN KANKER, SERANGAN JANTUNG, IMPOTENSI, DAN GANGGUAN KEHAMILAN DAN JANIN

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

3 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

BAB I Pengantar Siklus Akuntansi Dari sisi proses, Akuntasi adalah proses pencatatan, pengklasifikasian, pengelompokan,

BAB I

Pengantar Siklus Akuntansi

Dari sisi proses, Akuntasi adalah proses pencatatan, pengklasifikasian, pengelompokan, peringkasan, pelaporan dan penganalisaan transaksi keuangan. 6 kegiatan utama dari proses akuntansi ini berarti bahwa ;

- Semua transaksi keuangan harus dicatat dan dibuatkan bukti transaksi.

- Transaksi yang sudah dicatat, diklasifikasikan jenisnya agar mudah dalam pengelompokan. Hal ini tercermin dalam daftar klasifikasi transaksi yang disebut JURNAL. Jurnal adalah catatan harian dari transaksi keuangan sekaligus pengklasifikasiannya.

- Transaksi yang sudah diklasifikasikan, selanjutnya dikelompokkan berdasarkan jenisnya ke dalam sebuah tabel yang disebut akun. Kumpulan akun-akun ini disebut Buku Besar.

- Pada akhir Periode, saldo dari masing-masing akun dibuatkan ringkasan dalam sebuah tabel yang disebut Neraca Saldo.

- Dari Neraca Saldo inilah Laporan Keuangan disusun. Yaitu ; Laporan Laba-Rugi, Laporan Perubahan Ekuitas/Modal, Neraca, dan Cashflow.

- Laporan Keuangan inilah yang mencerminkan kegiatan perusahaan dalam satu periode akuntansi melalui suatu kegiatan analisa. Berdasarkan analisa ini tingkat kesehatan, progres, dan perkembangan perusahaan dapat diketahui. Informasi ini penting bagi pihak-pihak yang memerlukan informasi keuangan seperti ; Pemilik, Pemegang Saham, Pemerintah, Bank, dan Karyawan.

- Berdasarkan Laporan Keuangan, saldo dalam laporan keuangan menjadi saldo awal untuk periode selanjutnya.

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

4 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Siklus Akuntansi

Mulai

Bukti Catat & Buku Jurnal Pengelompokan Transaksi Klasifikasi Besar Neraca Saldo Laporan Keuangan
Bukti
Catat &
Buku
Jurnal
Pengelompokan
Transaksi
Klasifikasi
Besar
Neraca Saldo
Laporan
Keuangan
Analisa
Analisa

Hal utama dalam akuntansi adalah kemampuan untuk mengklasifikasikan transaksi.

Mengklasifikasikan transaksi atau disebut juga membuat jurnal. Ketika klasifikasi ini salah,

maka seluruh laporan yang dihasilkan juga salah. Perlu pemahaman khusus dalam

mengklasifikasikan transaksi.

Akuntansi yang kita kenal sekarang adalah akuntansi sistem berpasangan, yaitu setiap kali suatu sisi berubah, maka sisi lain juga berubah sebesar perubahan yang ada pada sisi lawannya. Rumus di bawah adalah rumus awal dan sekaligus rumus utama dalam akuntansi. Tanda “ = “ adalah pemisah sisi-sisi akuntansi. Sisi kiri disebut Debit, sisi Kanan disebut Kredit. Jika dinyatakan dalam Rumus akan seperti ini :

Aset

= Hutang + Modal

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

5 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Pendapatan dan Biaya adalah komponen yang mempengaruhi Modal. Jika Pendapatan lebih besar dari Biaya, maka kondisi ini disebut Laba. Jika kondisi sebaliknya yang terjadi, maka disebut Rugi. Laba atau rugi ini yang akan mempengaruhi Modal. Jika dinyatakan dalam rumus maka akan seperti ini :

Aset

= Hutang + Modal + Laba (Rugi)

Sementara Laba (Rugi) diperoleh dari :

Laba (Rugi) = Pendapatan – Biaya

(Tanda Kurung menunjukkan Negatif)

Jika rumus Laba (Rugi) dimasukkan dalam Persamaan Akuntansi, maka akan nampak seperti ini :

Aset

= Hutang + Modal + Pendapatan – Biaya

Aset + Biaya = Hutang + Modal + Pendapatan

Persamaan di atas inilah yang menjadi dasar semua pencatatan dalam ilmu akuntansi.

Kelompok Aset dan Biaya ; bila terjadi penambahan pada kelompok ini, maka dicatat di sisi Debit dan sebaliknya jika terjadi pengurangan maka dicatat di sisi Kredit.

Kelompok Hutang, Modal, Pendapatan ; Jika terjadi Penambahan pada kelompok ini, maka dicatat di sisi kredit dan sebaliknya jika terjadi pengurangan dicatat di sisi Debit.

Persamaan ini juga memiliki arti sebagai berikut :

- Jika salah satu komponen dalam sisi kiri (Debit) bertambah, maka kemungkinannya adalah :

ada komponen lain dalam sisi kanan (Kredit) juga bertambah, atau

Ada komponen lain dalam sisi kiri (Debit) yang berkurang.

- Hal di atas berlaku untuk kondisi sebaliknya.

Persaman ini pula menunjukkan saldo normal dari sebuah akun. Jika rekening tersebut berada di sisi kiri, maka saldo rekening idealnya adalah Debit, begitupun sebaliknya.

Berdasarkan rumusan di atas, maka rekening/akun dalam akuntansi dibagi dalam 5 kelompok besar, yaitu Aset, Hutang, Modal, Pendapatan, dan Biaya. Kelompok besar ini dibagi lagi dalam berbagai sub kelompok.

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

6 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Disinilah dasar pembuatan klasifikasi transaksi. Ketika kita menemukan sebuah transaksi, maka langkah untuk mengklasifikasikan jurnalnya adalah :

1. transaksinya,

Perhatikan

lihat

bagian

rekening

mana

yang

bertambah

atau

berkurang.

2. Rekening yang bertambah/berkurang tersebut termasuk ke dalam kategori kelompok mana? Aset, Hutang, Modal, Pendapatan, atau Biaya ?

3. Jika sudah ketemu kelompok rekeningnya, catat jurnal berdasarkan kelompok tadi sesuai rumus Persamaan Dasar Akuntansi.

Seringkali orang yang baru kenal akuntansi bingung ketika harus mencatat biaya di sisi Debit, dan mencatat pendapatan di sisi Kredit. Ini terjadi karena salah persepsi tentang sisi debit dan sisi kredit. Sisi debit biasanya selalu dipersepsikan untuk mencatat penerimaan atau pendapatan dan sisi kredit untuk mencatat pengeluaran/biaya.

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

7 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

BAB II Pembuatan Aplikasi Akuntansi Untuk membuat Aplikasi Akuntansi Berbasis Excel melalui tahap-tahap berikut :

BAB II

Pembuatan Aplikasi Akuntansi

Untuk membuat Aplikasi Akuntansi Berbasis Excel melalui tahap-tahap berikut :

1. Persiapan

2. Membuat Form Data Perusahaan & Chart Of Account

3. Membuat Jurnal Buku Kas

4. Membuat Jurnal Umum

5. Membuat Neraca Saldo

6. Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Laba Rugi

7. Merancang Laporan Keuangan I : Neraca

8. Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Perubahan Ekuitas/Modal

9. Merancang Laporan Keuangan I : Cash Flow

Persiapan Sebelum memulai membuat aplikasi Akuntansi berbasis Excel ini, beberapa persyaratatan yang harus anda miliki adalah :

1. Program Microsoft Office 2000/XP/2003 telah terinstal di komputer Anda

2. Mengerti Dasar-dasar Akuntansi

3. Mengerti Dasar-dasar MS. Excel

Jika ketiga syarat di atas telah terpenuhi, maka anda telah siap membuat aplikasi Akuntansi

berbasis MS. Excel. Untuk mempelajari materi Excel, silahkan download Ebook : Aplikasi Excel di www.uziek.co.cc

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

8 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Membuat Data Perusahaan

Langkah pertama adalah membuat form data perusahaan pada sheet 1 seperti gambar berikut ini :

data perusahaan pada sheet 1 seperti gambar berikut ini : Form data perusahaan ini nantinya akan

Form data perusahaan ini nantinya akan berfungsi sebagai Judul lapaoran keuangan. Ganti nama sheet1 dengan nama “Data Perusahaan”

INFO !

Sheet Data Perusahaan ini berguna untuk menampilkan header dari Laporan, Jurnal, dan Buku Besar . Jika anda menginginkan informasi yang akan tampil pada header laporan lebih dari contoh di atas, Anda bisa memodifikasi sesuai dengan selera/keinginan anda.

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

9 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Membuat Tabel “Chart ACCOUNT”

Langkah selanjutnya adalah membuat tabel “Chart of Account” pada sheet2 dengan tampilan sebagai berikut :

Kolom No Rekening Nama Rekening KLP : isi dengan Nomer Rekening Akun : isi dengan
Kolom No Rekening
Nama Rekening
KLP
: isi dengan Nomer Rekening Akun
: isi dengan Nama Rekening
: isi dengan kata “Debit” atau “Kredit”.

Debit/Kredit yang dimaksudkan adalah saldo normal dari sebuah rekening. Rekening Akuntansi (lihat Bab I : Pengantar Akuntansi) terbagi dalam 5 Kelompok besar yaitu : Aktiva, Hutang, Modal, Pendapatan, Biaya sehingga membentuk sebuah persamaan dasar akuntansi sebagai berikut :

AKTIVA + BIAYA

=

HUTANG + MODAL + PENDAPATAN

Lihat persamaan di atas ! ada 2 sisi dalam persamaan di atas, masing-masing sisi dibatasi oleh sebuah tanda “=”. Untuk sisi sebelah kiri (Aktiva+Biaya) saldo normalnya adalah Debit. Untuk sisi sebelah kanan (Hutang+Modal+Pendapatan) saldo normalnya adalah Kredit.

Contoh :

Rekening “Kas”, Kas termasuk dalam kelompok rekening Aktiva, sehingga saldo normal dari Kas adalah “Debit”. Maka pengisian dalam kolom “KLP” adalah “Debit”

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

10 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Perhatian !

Ada beberapa rekening yang bersifat Negatif seperti : Akumulasi Penyusutan, Cadangan Penghapusan Piutang, Prive.

Untuk contoh pengisian Chart of Account adalah sebagai berikut :

PT. INDANDID CHART OF ACCOUNT

No Rekening

Nama Rekening

KLP

 

Aktiva Lancar

 

1000

Kas

Debit

1100

Bank

Debit

1200

Piutang

Debit

1300

Persediaan

Debit

1400

Sewa dibayar di muka

Debit

1500

Perlengkapan

Debit

 

Aktiva Tetap

 

1610

Gedung

Debit

1611

Akm. Peny. Gedung

Kredit

1620

Peralatan

Debit

1621

Akm. Peny. Peralatan

Kredit

1710

Inventaris Kantor

Debit

1711

Akm. Peny. Inventaris Kantor

Kredit

1720

Kendaraan

Debit

1721

Akm. Peny. Kendaraan

Kredit

 

Kewajiban

 

2000

Hutang Usaha

Kredit

2100

Hutang Biaya

Kredit

2200

Pendapatan Diterima di Muka

Kredit

2300

Hutang Pajak

Kredit

 

Modal

 

3000

Modal

Kredit

3100

Prive

Debit

3200

Laba Ditahan

Kredit

 

Pendapatan

 

4100

Pendapatan Usaha

Kredit

4200

Pendapatan Usaha Lain

Kredit

 

Biaya Operasional

 

5100

Biaya Gaji Bagian Operasional

Debit

5110

Biaya Perlengkapan

Debit

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

11 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

5120

Biaya Transportasi

Debit

5130

Biaya Akomodasi

Debit

5140

Biaya Konsumsi

Debit

5150

Biaya Listrik

Debit

5160

Biaya Telepone

Debit

5170

Biaya Air

Debit

5180

Biaya Penyusutan Peralatan

Debit

5190

Biaya Penyusutan Kendaraan

Debit

5200

Biaya Operasional Lain-lain

Debit

 

Biaya Administrasi dan Umum

 

6100

Biaya Gaji Bagian Administrasi

Debit

6110

Biaya ATK

Debit

6120

Biaya Konsumsi

Debit

6130

Biaya Penyusutan Inventaris Kantor

Debit

6140

Biaya Penyusutan Gedung

Debit

6150

Biaya Adm. & Umum Lain-lain

Debit

 

Pendapatan dan Biaya di Luar Usaha

 

7100

Pendapatan Bunga Bank

Kredit

7200

Pendapatan lain

Kredit

7300

Biaya Adm. & Pajak Bank

Debit

7400

Biaya lain-lain

Debit

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

12 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Membuat Jurnal Khusus Kas

Aktifkan sheet3, dan kemudian ganti nama menjadi Buku Kas. Tahapan selanjutnya kita akan membuat buku kas (atau lebih tepatnya “Jurnal Khusus Kas”). Semua transaksi yang melibatkan kas, entah kas masuk ataupun kas keluar akan dicatat dalam buku kas ini. Dalam Buku Kas ini terdapat 2 bagian tabel, yaitu ;

1. Buku Kas Utama dengan tampilan seperti gambar di bawah ini :

1. Head / Judul Laporan 2. Informasi Saldo 3. Judul Kolom
1. Head / Judul Laporan
2. Informasi Saldo
3. Judul Kolom

Tabel di atas berfungsi untuk menginput transaksi kas. Untuk selanjutnya akan disebut “Buku Kas”. Tabel utama ini dibuat mulai cell A5 – H2002 dengan kolom Tgl, Bukti, Kode, Nama Rekening, Keterangan, Debit, Kredit, dan Saldo. anda bisa membuatnya lebih, tergantung pada banyaknya transaksi yang mungkin terjadi pada setiap periode.

2. Tabel Rekap Transaksi Buku kas, tampilannya seperti gambar di bawah ini :

Buku kas , tampilannya seperti gambar di bawah ini : File ini bisa didownload di :

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

13 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Tabel di atas berfungsi untuk menampung rekapitulasi Transaksi Buku Kas. Untuk selanjutnya akan disebut “Rekap Kas”. Kolom pada tabel adalah No Rekening, Nama Rekening, Klp, Debit, dan Kredit.

Setelah membuat design tabel seperti di atas, yang akan di modifikasi lebih awal adalah tabel rekap kas.

Modifikasi Tabel Rekap Kas – tahap 1 Coba perhatikan gambar ;

Tabel Rekap Kas – tahap 1 Coba perhatikan gambar ; Tabel ini dibuat pada Sel R5

Tabel ini dibuat pada Sel R5 – V80, terdapat 4 kolom pada tabel rekap kas, yaitu ; No Rekening, Nama Rekening, Klp, Debit, dan Kredit.

a. Isikan fungsi/rumus pada masing-masing kolom adalah :

No Rekening (cell R7) : ='Chart Account'!A7 Nama Rekening (Cell S7) : ='Chart Account'!B7 Klp (cell T7) : ='Chart Account'!C7 Debit (cell U7) dan Kredit (cell V7) tidak diisi, menunggu proses pembuatan tabel Buku kas.

b. Setelah mengisi rumus di atas, copy cell yang berisi rumus pada masing-masing kolom hingga memenuhi kolom.

Langkah di atas adalah membuat link identitas rekening pada tabel Rekap kas dengan tabel Chart Account pada sheet Chart Account. Link ini dibuat dengan tujuan, jika ada perubahan rekening/chart account, maka yang di ubah hanya pada sheet chart

account.

Untuk mengisi rumusnya, anda bisa mengetikkan langsung pada sel yang

bersangkutan.

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

14 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Cara lain yang lebih mudah adalah, ketikkan “=” pada sel yang ingin diisi rumus, lalu klik sheet chart account. Arahkan kursor ke cell yang dimaksud lalu tekan (Enter). Jika anda benar melakukannya, maka pada masing-masing kolom akan terisi sama persis dengan tabel chart account.

Modifikasi Tabel Buku Kas. Tabel buku kas ini berfungsi untuk menginput semua transaksi yang melibatkan Kas, baik kas masuk maupun kas keluar. Perhatikan Gambar ;

1. Head / Judul Laporan 2. Informasi Saldo 3. Judul Kolom
1. Head / Judul Laporan
2. Informasi Saldo
3. Judul Kolom

Kegunaan dari masing-masing kolom adalah :

Tgl Bukti Kode Nama Rekening Keterangan Debit Kredit Saldo

: untuk input tanggal transaksi : untuk input Nomer bukti transaksi : untuk iput Kode Rekening : untuk input Nama Rekening pasangan dari transaksi KAS.

: untuk input keterangan transaksi. : untuk input Nilai transaksi Kas Masuk : untuk input Nilai transaksi Kas Keluar : Informasi Saldo Kas.

Dari 8 kolom yang ada, semuanya di input manual, kecuali kolom saldo. Tetapi, yang menjadi kendala adalah ketika harus menginput kode rekening. Seringkali terjadi kesalahan input kode rekening sehingga menyebabkan data yang akan diolah tidak dapat dideteksi oleh sistem excel. Kecuali jika anda dapat menghafal seluruh kode

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

15 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

rekening yang telah anda buat. Untuk itu, kolom kode rekening ini akan dimodifikasi agar input kode rekening sesuai dengan daftar rekening melalui fasilitas VALIDATION yang ada di Excel. Untuk membuat validation ;

1. aktifkan cell C7.

2. klik Data – Validation atau tekan Alt+D+L

3. maka akan tampil menu validation yang terdiri dari ; Setting, Input Message, Error Alert.

yang terdiri dari ; Setting, Input Message, Error Alert. - Setting ; berfungsi untuk memodifikasi validasi

- Setting ; berfungsi untuk memodifikasi validasi data. Parameter yang harus dilakukan adalah :

Allow : pilih List. Maksudnya untuk memilih data yang akan dijadikan dasar input. Source : isi =$R$6:$R84 Source ini menunjukkan lokasi data yang akan dijadikan dasar validasi. R6:R84 adalah data pada tabel Rekap Kas Kolom Kode Rekening. Isi tanda pada Ignore blank dan In-Cell dropdown

- Input Message ; berfungsi untuk menampilkan informasi yang harus dilakukan saat cell yang tervalidasi aktif.

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

16 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Parameter yang harus dilakukan adalah : Title Input Message Isi tanda √ pada Show input

Parameter yang harus dilakukan adalah :

Title Input Message

Isi tanda pada Show input message when cell is selected. : berfungsi untuk menampilkan peringatan saat user mengisi data yang tidak sesuai validasi.

: ketik “Kode” : ketik “Masukkan Kode Rekening”

- Error Alert

: ketik “Masukkan Kode Rekening” - Error Alert Parameter yang harus dilakukan adalah : Style :

Parameter yang harus dilakukan adalah :

Style

: pilih “Warning”

Title

: ketik “Kode Salah”

Input Message

: ketik “Maaf Kode Rekening yang anda masukkan

salah, Silahkan masukkan Kode Rekening sesuai yang telah terdaftar” Isi tanda pada Show error alert after invalid data is entered

4. Setelah semua parameter diisi, Klik Ok.

5. Jika anda berhasil melakukan Setting Validasi Data, maka di bagian kanan cell C7 akan muncul menu dropdown (kotak kecildengan gambar segitiga hitam menghadap ke bawah)

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

17 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

6. untuk menguji fungsi validasi, klik tanda ∇ , maka kode rekening akan muncul. Pilih

6.

untuk menguji fungsi validasi, klik tanda , maka kode rekening akan muncul. Pilih salah satu kode rekening dengan cara klik.

7.

untuk menguji fungsi error alert, isi sembarang kode pada cell C7, perhatikan apa yang terjadi?

8.

Jika semua telah berfungsi, copy cell C7 dengan menekan tombol Ctrl+C.

9.

Blok cell C7:C2002 lalu klik kanan – Paste Special – Validation – OK.

10.

Agar saat mengisi Kode Rekening pada kolom Kode bisa membuat otomatis nama rekening muncul di kolom Nama Rekening, maka pada cell D7 isikan rumus berikut :

=IF(ISBLANK(C7);"";(VLOOKUP(C7;$R$6:$S$84;2;0)))

11.

copy cell D7 dengan cara Ctrl+C

12.

Blok cell D7:D2002 lalu klik kanan – Paste Special – Formulas – OK.

13.

Pada kolom saldo atau cell H7, ketikkan rumus berikut :

=H6+F7-G7

14.

copy cell H7 dengan cara Ctrl+C

15.

Blok cell H7:H2002 lalu klik kanan – Paste Special – Formulas – OK

16. Pada

dan Cell G2002

=SUM(G7:G2001). Rumus ini berfungsi untuk menjumlahkan Kolom Debit dan kolom Kredit.

Cell

F2002

ketikkan

rumus

=SUM(F7:F2001)

Pada bagian header Judul tabel, anda bisa memodifikasi judul tabel dengan cara meLink data pada sheet Data Perusahaan yang berisi nama perusahaan dan periode laporan. Cara link , lihat cara Modifikasi Tabel Rekap Kas – Tahap 1 di atas. Pada bagian Informasi Saldo Buku Kas, aktifkan cell F1 lalu ketikkan rumus :

=IF(H2002=0;"NOL";H2002)

blok cell F1:G2 lalu klik Merge and Center (huruf a dalam segi empat) pada toolbar. Pada cell F3, ketikkan rumus =Today( ) untuk menampilkan tanggal hari ini.

Sampai di sini pembuatan Tabel buku kas selesai.

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

18 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Modifikasi Tabel Rekap Kas – tahap2

Kembali ke tabel Rekap Kas di cell R7.

1. Pada kolom Debit dan Kredit atau cell U7 V7 ketikkan rumus : = F2002 dan

=G2002

2. Pada cell U8, ketikkan rumus :

=SUMIF($C$7:$C$2001;R8;$G$7:$G$2001)

3. Pada cell V8, ketikkan rumus :

=SUMIF($C$7:$C$2001;R8;$F$7:$F$2001)

Rumus SUMIF berarti menjumlahkan suatu range cell dengan sebuah kriteria. Pada cell U8 berarti menjumlahkan Range cell G7:G2001 dengan kriteria pada Range Cell C7:C2001 yang cocok dengan R8. R8 adalah Kode Rekening 1100 atau “Bank”. Hasilnya adalah semua data pada cell G7:G2001 yang kode rekeningnya 1100 akan dijumlahkan.

4. Copy cell U8 denga cara Ctrl+C

5. Blok cell U9:U80 lalu klik kanan – Paste Special – Formulas – OK

6. Lakukan hal yang sama ( langkah 4 dan 5) pada kolom V atau Kredit.

Sampai di sini, semua tahapan pembuatan Buku Kas telah selesai. Untuk menguji formula, silahkan isi transaksi pada Buku Kas. Cara pengisian tidak seperti dalam jurnal umum yang harus berpasangan. Isi seperti buku kas biasa. Jika Kas Masuk, maka isi nilai transaksi di Kolom Debit. Begitu sebaliknya untuk Kredit. Yang perlu dilakukan hanya mengisi kontra account untuk kasnya pada kolom kode rekening dan nama rekening.

Periksa keakuratan datanya. Jika mengalami error, atau salah penghitungan, mungkin link atau rumus yang diketikkan ada yang salah.

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

19 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Membuat Jurnal Umum

Jurnal umum untuk adalah catatan harian transaksi. Buku Kas yang telah kita buat di atas juga termasuk jurnal umum, tetapi khusus transaksi Kas saja. Sedangkan dalam Jurnal Umum berfungsi untuk mencatat semua transaksi selain Kas. Tabel dalam dalam jurnal umum sama persis dengan buku kas. Berikut langkahnya :

1. buka sheet 4 atau jika tidak ada, klik menu Insert – Worksheet atau tekan tombol Alt+I+W

2. buka sheet Buku kas, lalu copy seluruh isinya dengan cara : Ctrl+A, Ctrl+C

3. kembali ke sheet baru, lalu tekan Ctrl+V maka seluruh isi sheet Buku Kas tercopy ke sheet baru.

4. Ganti Header Judul, dan hapus Informasi Saldonya. Untuk lebih mudahnya, aktifkan cell H7, lalu tekan Alt+E+D+C maka kolom Saldo terhapus.

5. maka jika anda benar melakukan langkah di atas, tabel jurnal akan terbentuk seperti gambar di bawah ini :

tabel jurnal akan terbentuk seperti gambar di bawah ini : File ini bisa didownload di :

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

20 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

6. Langkah selanjutnya adalah mengganti rumus dalam tabel rekap jurnal umum. Jika tadi anda sudah menghapus kolom Saldo, maka tabel rekap jurnal umum akan berada di cell Q5:T81. Yang akan diganti rumusnya adalah rumus untuk Kolom Debit dan Kolom Kredit. Isikan rumus berikut pada Cell S7 (Kolom Debit) :

=SUMIF($C$7:$C$2000;Q7;$F$7:$F$2000)

Isikan rumus berikut pada Cell T7 (Kolom Kredit) :

=SUMIF($C$7:$C$2000;Q7;$G$7:$G$2000)

7. Copy cell S7 (Debit) dengan cara Ctrl+C

8. Blok cell S8:S80 lalu klik kanan – Paste Special – Formulas – OK

9. Lakukan hal yang sama ( langkah 7 dan 8) pada kolom T atau Kredit.

Setelah modifikasi ini dilakukan, sekarang lakukan ujicoba dengan mengisi beberapa jurnal dalam tabel jurnal umum. Lihat hasilnya dalam tabel rekap jurnal umum. Jika hasil rekap jurnal umum tidak seimbang, mungkin ada yang salah dengan pengisian rumus dalam tabel.

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

21 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Membuat Neraca Saldo

Buatlah tabel Neraca Saldo di sheet baru. Bentuk tabel Neraca Saldo adalah sebagai berikut :

baru. Bentuk tabel Neraca Saldo adalah sebagai berikut : Bagian dari tabel di atas adalah :

Bagian dari tabel di atas adalah :

1. Header Judul ; Nama Perusahaan, Nama Laporan, dan Periode Laporan. Bagian Header Judul dibuat dengan cara Link cell ke Sheet Data Awal.

2. Judul Kolom ; No Rekening, Nama Rekening, Klp, Neraca Saldo Awal, Mutasi, Neraca Saldo Akhir. Isi kolom No. Rekening, Nama Rekening, dan Klp dibuat dengan cara link cell ke Sheet Chart Account. (lihat cara link cell pada bahasan Modifikasi tabel Rekap Buku Kas)

3. Sub Header Judul ; Debit dan Kredit.

Kolom Neraca Saldo Awal tidak di isi dengan rumus. Pada kolom ini nantinya akan diisi dengan data dari Laporan Keuangan Periode Sebelumnya.

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

22 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Kolom Mutasi diisi dengan data Tabel Rekap Buku Kas pada sheet Buku Kasdan data Tabel Rekap Jurnal pada Sheet Jurnal Umum. Contoh :

Subkolom Debit Mutasi untuk rekening Kas diisi dengan rumus :

='Buku Kas'!U7+'Jurnal Umum'!S7 Anda bisa membuat rumus tersebut dengan cara :

1. aktiv kan cell F9 (Subkolom Debit Mutasi untuk rekening Kas)

2. ketik =

3. Buka sheet buku kas

4. klik cell U7 (kolom debit untuk rekening kas pada tabel rekap buku kas)

5. ketik +

6. buka sheet jurnal umum

7. klik cell S7 (kolom debit untuk rekening kas pada tabel rekap Jurnal Umum)

8. tekan Enter

Lakukan hal yang sama untuk kolom kredit. Setelah pada rekening kas untuk kolom debit dan kredit diisi rumus, selanjutnya copy rumus tersebut ke seluruh baris rekening dengan cara seperti yang telah di bahas pada bagian sebelumnya.

Kolom Neraca Saldo Akhir pada bagian Debit diisi dengan rumus sebagai berikut (contoh untuk rekening kas) : =IF(C9="Debit";D9-E9+F9-G9;0)

Sedangkan untuk kolom kredit adalah : =IF(C9="Kredit";E9-D9+G9-F9;0)

Selanjutnya copy rumus tersebut ke seluruh baris rekening dengan cara seperti yang telah di bahas pada bagian sebelumnya.

Sampai di sini pembuatan neraca saldo selesai.

Langkah selanjutnya, buatlah sheet Laporan Laba Rugi, sheet Laporan Perubahan Modal, Neraca, dan CashFlow. Angka dalam masing-masing laporan mengambil dari / link dari Neraca Saldo. Anda bebas membuat model/bentuk Laporan sesuai dengan jenis dan bentuk perusahaan dan selera anda. Yang penting sesuai dengan kaidah-kaidah akuntansi.

- Pada Laporan Laba Rugi, ambil link dari Neraca Saldo bagian Neraca Saldo Akhir untuk kelompok Pendapatan, Harga Pokok, dan Biaya. Hasil akhir dari laporan ini adalah informasi Laba atau Rugi usaha dalam satu periode.

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

23 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

- Pada Laporan Perubahan Modal/Ekuitas; untuk ekuitas awal ambil link dari sheet Neraca Saldo, Kolom Neraca Saldo Awal, Rekening Ekuitas. Tambahan modal / Laba usaha, ambil link dari Laba / Rugi dari sheet Laporan Laba Rugi.

- Pada Neraca ; ambil link dari sheet Neraca Saldo, kolom Neraca Saldo Akhir, kelompok rekening Aktiva, Hutang dan Modal. Khusus Modal akhir, ambil link dari laporan perubahan Modal.

- Pada CashFlow, ambil link dari Buku Kas.

Agar lebih jelasnya, lihat contoh program yang sudah jadi dan Diagram berikut :

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

24 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

Sheet : Data Perusahaan Sheet : Chart Account Sheet : Buku Kas Tabel : Buku
Sheet : Data
Perusahaan
Sheet : Chart
Account
Sheet : Buku Kas
Tabel : Buku Kas
Sheet : Jurnal
Umum
Tabel : Jurnal
Umum
Input Data
Input Data
Sheet : Buku Kas
Tabel : Rekap Kas
Sheet : Jurnal
Umum
Tabel : Rekap
Jurnal Umum
Sheet : Neraca
Lajur
Link Cell
Link Header
Link Tabel
Link Tabel
Link Header
Link Tabel
Link Tabel
   
   

Sheet : Laporan Laba Rugi

Link Cell

   
   

Sheet : Laporan Perubahan Modal

Link Cell

Sheet : Neraca

Sheet : Cash Flow

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

25 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

BAB III CARA PENGGUNAAN Setelah anda melakukan langkah cara pembuatan yang dibahas pada bab sebelumnya,

BAB III

CARA PENGGUNAAN

Setelah anda melakukan langkah cara pembuatan yang dibahas pada bab sebelumnya, berikut adalah cara input data.

1. Buku Kas Buku kas ini dirancang khusus untuk transaksi kas. Sehingga informasi yang dihasilkan adalah saldo kas sesungguhnya. Karena ini merupakan Buku Khusus Kas, salah satu sisi debit/kredit nya pasti kas. Sehingga yang diinput dalam buku kas adalah contra account dari Kas. Contoh :

Tanggal 1 Januari 2008 terdapat setoran Kas untuk modal dari pemilik sebesar Rp. 10.000.000,- .

Tanggal 2 Januari 2008 dibeli perlengkapan kantor Rp 500.000,- Jika dibuatkan jurnalnya adalah :

Kas

Modal Biaya Perlengkapan Kas

Rp. 10.000.000,- Rp. 10.000.000,- Rp. 500.000,- Rp. 500.000,-

Maka dalam buku kas yang dicatat adalah ; Modal Rp. 10.000.000,- dan Biaya Perlengkapan Rp. 500.000,-

Modal Rp. 10.000.000,- dan Biaya Perlengkapan Rp. 500.000,- File ini bisa didownload di : www.uziek.co.cc

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

26 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

2. Jurnal Umum Dalam jurnal umum, cara menginput data jurnal adalah diinput berpasangan layaknya jurnal umum secara manual. Contoh :

Tanggal 2 Januari 2008 dibeli Kendaraan Rp. 12.000.000,- dari harga tersebut dibayar tunai sebagai uang muka sebesar Rp. 1.000.000,- sisanya adalah hutang. Jika dibuatkan jurnalnya, maka :

Kendaraan

Rp. 12.000.000,-

Kas

Rp.

1.000.000,-

Hutang

Rp. 11.000.000,-

Maka input dalam jurnal Umum adalah :

Rp. 11.000.000,- Maka input dalam jurnal Umum adalah : 3. Neraca Saldo Awal Neraca saldo awal

3. Neraca Saldo Awal Neraca saldo awal berfungsi untuk menginput data awal dalam suatu periode akuntansi. Silahkan input manual sesuai kolom yang disediakan. Dalam neraca saldo awal ini digunakan dasar pembanding dan menjaga kontinuitas data. Data awal ini bisa diambil dari Neraca periode sebelumnya.

4. Membuat Buku Besar. Buku besar dalam aplikasi ini tidak perlu dibuat lagi, karena sudah terdapat dalam

jurnal Khusus buku kas dan Jurnal Umum. Cara untuk membuatnya hanya dengan memberikan fasilitas sortir pada masing masing tabel. Cara membuat fasilitas sortir pada tabel adalah :

a. blok tabel Jurnal Umum mulai Nama Kolom sampai akhir tabel. (A5:G2000).

b. Klik Data – Filter – Auto Filter

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

27 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

c.

Maka di judul kolom akan keluar tanda dropdown (segitiga hitam menghadap ke bawah).

d. Klik tanda dropdown pada kolom Nama Rekening, pilih Nama Rekening yang yang ingin ditampilkan.

e. Maka semua data rekening yang dimaksud akan tampak. Anda bisa mencetaknya.

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

28 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel

BAB IV Kelemahan Program Aplikasi Akuntansi Excel Aplikasi Akuntansi menggunakan Excel ini memanfaatkan fitur utama

BAB IV

Kelemahan Program Aplikasi Akuntansi Excel

Aplikasi Akuntansi menggunakan Excel ini memanfaatkan fitur utama Link Cell dan

beberapa rumus sederhana (lihat diagram di akhir bab II). Keunggulan dari aplikasi ini adalah kesederhanaan pembuatan dan penggunaan. Keunggulan ini pulalah yang menjadikannya sebagai kelemahan. Kelemahan itu adalah :

1. Perubahan sebuah referensi cell akibat insert row tidak serta merta membuat cell di sheet lain ikut berubah. Sehingga datanya tidak sesuai. Hal ini terjadi khususnya pada referensi cell utama, yaitu sheet Chart Account. Jadi, Dilarang Keras Insert/Delete Row pada sheet Chart Account.

Jika anda ingin menambah data account, sebaiknya copy seluruh data account mulai baris yang ingin ditambah, lalu paste pada baris di bawahnya. Setelah itu ganti kode dan nama account pada baris yang ingin di tambahkan tadi.

Jika ingin menghapus kode dan nama Account, langsung hapus saja data accountnya tanpa delete row.

Dengan cara di atas, Sheet Buku Kas, Jurnal Umum dan Neraca Lajur mengikuti perubahan pada sheet Chart Account. Untuk Laporan Keuangan (LR/Neraca/Perubahan Modal/CashFlow), anda harus mengganti referensi link cellnya.

2. Proses penyusunan laporan keuangan ini menggunakan dua Sheet Jurnal, yaitu :

Buku Kas dan Jurnal Umum. Karena terbagi menjadi dua, untuk proses pembuatan Ledger/Buku Besar juga akan terbagi 2, Ledger Cash dan Ledger dari Jurnal Umum. Tidak praktis!

3. Dalam buku kas, anda tidak dapat memasukkan transaksi yang melibatkan lebih dari 2 rekening. (lihat contoh pada bahasan transaksi jurnal umum).

File ini bisa didownload di :

www.uziek.co.cc

www.klubakuntansi.blogspot.com

29 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel