Anda di halaman 1dari 55

Analisis  Beban  Kerja  

   

Workload  Analysis  

Sebuah  Workload  Analysis  
Ukuran  Sta8s  atau  Dinamis?  
l 

Tiga hal yang mendorong kompetisi organisasi saat ini:
l 

Liberalization

l 

Privatization

l 

Globalization

l 

Perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi

l 

Ratifikasi AFTA dan WTO – masuk ke era perdagangan bebas.

l 

Organisasi dituntut harus terus belajar untuk bisa bersaing

l 

Tenaga kerja terus berkembang dan bersaing

Workload  Analysis  

1  

Sebuah  Workload  Analysis  
Business as Usual
Performance Indicator vs. Time
case management

process management
or business process

upper limit

average
job management

lower limit

Workload  Analysis  

Sebuah  Workload  Analysis  
Jebakan Business as Usual
1.  Mengukur track performance perusahaan – average,
moving average
2.  Cenderung melihat ‘case management’ sebagai kasus
‘diluar normal’
3.  Mengukur kinerja orang mencapai ‘The jobs is done’
4.  Tidak peka terhadap ‘changing organisation’ yang
abnormal
5.  Tidak peka terhadap ‘business processes’

Workload  Analysis  

2  

Sebuah  Workload  Analysis  
Business as Usual
Performance Indicator vs. Time – Shifting the average results area

process management
or business process

new business as usual

process change
or process thinking

Workload  Analysis  

Sasaran  Sebuah  Workload  Analysis  

Workload  Analysis  

3  

Sasaran  Sebuah  Workload  Analysis  
Penetapan  Sasaran  dan    
Capacity  –  Workload  Problem  Statement

Explore    
Challenges  

1  

Actual  

Gap  -­‐Kesenjangan  
 
Problem  Statement  

Expected  

SituaEon  -­‐  Background                                                                                                  Objec8ves        

Workload  Analysis  

Sasaran  Sebuah  Workload  Analysis  
Perubahan  Paradigma:  Suatu  proses  perubahan  yang  radikal  dan  terjadi  terus  menerus  
sehingga  menjadi  satu  cara  berpikir  yang  baru  (dan  menggugurkan  teori/cara  berpikir  
terdahulu)  dalam  satu  masa  

ConEnued                                      ConEnued  Accelerated                          DisconEnued  

Workload  Analysis  

4  

Prinsip  Dasar    
Sebuah  Workload  Analysis  

Workload  Analysis  

3

Prinsip  Dasar  Sebuah  Workload  Analysis  
Do less, or do more with less…
1. 

Efficiency: doing things right, konsep input-output.

2.

Effectiveness: doing the right thing, memilih sasaran yang
tepat.

 

Workload  Analysis  

5  

Workload  Analysis   6   .Prinsip  Dasar  Sebuah  Workload  Analysis   Workload  Analysis   Definisi  Sebuah  Workload  Analysis   •  Disebut juga sebagai Full-time Equivalent Employee (FTE) •  Total jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi atau sebuah proses dalam waktu tertentu atau dalam sebuah siklus tertentu.

FTE : 45/40 2.  Rasio Total Waktu Proses / Waktu Efektif Proses perorang 4.  Rasio Total Waktu yang dihabiskan karyawan per satuan waktu.3 UNDERLOAD FTE : Job Redesign.  Rasio Total Jam Kerja / Waktu Efektif perorang Workload  Analysis   Definisi  Sebuah  Workload  Analysis   FTE yang Dianggap Baik ada dalam rasio 1. Replacement OVERLOAD FTE: Overtime. Misalnya: karyawan A menghabiskan 45 jam kerja dalam 1 minggu (standar 40 jam).Definisi  Sebuah  Workload  Analysis   Beberapa pemanfaatan FTE: 1.  Rasio Total Waktu dalam 1 tahun (umum digunakan) : Total Waktu dihabiskan dalam 1 tahun (jam) / 1864 jam 3. Recruitment Workload  Analysis   7   . Job Redesign.1 – 1.

Definisi  Sebuah  Workload  Analysis   Contoh FTE menghitung Rasio Total Waktu Efektif Karyawan Workload  Analysis   Definisi  Sebuah  Workload  Analysis   Contoh FTE menghitung Rasio Total Proses dan Waktu Efektif Proses Workload  Analysis   8   .

Definisi  Sebuah  Workload  Analysis   Contoh FTE menghitung Rasio Total Waktu Efektif Karyawan Workload  Analysis   Definisi  Sebuah  Workload  Analysis   Contoh FTE menghitung Rasio Total Waktu Efektif Karyawan Workload  Analysis   9   .

fasilitas dan lain-lain terkait sasaran yang direncanakan •  Menjadi bagian dari Man Power Planning •  Menjadi bagian dari Perfomance Management atau Measurement •  Melakukan Business Process Improvement Workload  Analysis   Workload Berbasis Proses Bisnis Visi Bisnis atau Organisasi (Keterarahan) Proses Bisnis (Perencanaan. Pelaksanaan) Workload Assessment Workload Measurement and Evaluation umpan balik. kontrol Continue Workload  Analysis   10   .Definisi  Sebuah  Workload  Analysis   Pemanfaatan Workload Analysis •  Melakukan proyeksi kebutuhan tenaga kerja untuk periode tertentu atau pada proyek atau penugasan tertentu •  Melakukan analisa kompetensi tenaga kerja terhadap kebutuhan yang akan datang •  Memastikan kecukupan penyediaan tenaga kerja. peralatan.

Workload Berbasis Proses Bisnis Assessing Needs •  Sasaran Organisasi •  Sasaran Manajemen •  Sasaran Departemen •  Sasaran Individu Workload  Analysis   Workload Berbasis Proses Bisnis Pertimbangan Pokok •  •  •  •  •  •  Fokus pada kinerja Improvement Produktivitas Obyektif Akurat dan Terukur Task Performance •  •  •  •  •  •  Dapat dimonitor Mudah dievaluasi Konsisten Dipahami dengan baik Adil Memotivasi Workload  Analysis   11   .

Workload Berbasis Proses Bisnis Kenapa dilakukan? •  •  •  •  •  •  •  Komunikasi visi dan misi menjangkau jangka panjang Perbaikan berkelanjutan manajemen Peningkatan relasi kerja antar departemen Membuka umpan balik perbaikan Meningkatkan dukungan semua pihak Identifikasi area kekuatan dan kelemahan Pengembangan sistem dan kinerja berkelanjutan Workload  Analysis   Workload Berbasis Proses Bisnis Pendekatan Umum Workload Analysis •  Activity Based Aktivitas tunggal tenaga kerja. atau kelompok aktivitas dari tenaga kerja atau beberapa tenaga kerja yang dihitung dan dibandingkan dengan satuan efektif waktu tertentu •  Process Based Perhitungan total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan rangkaian proses tertentu (aktivitas yang berurutan atau berhubungan). dan dibandingkan dengan satuan efektif waktu tertentu Workload  Analysis   12   .

Satuan Ukuran Beban Kerja Finding Capacity Facts Workload  Analysis   Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis Key Result Area – Sasaran Strategis –  –  –  –  Satu atau beberapa sasaran strategis Organisasi Merupakan sasaran tingkat tertinggi dalam Organisasi Umumnya berupa pernyataan fungsi dan jenis pekerjaan Umumnya berupa sasaran kualitatif Workload  Analysis   13   .

  Ada rencana kerja.  Ukuran jelas terukur.Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis Key Performance Indicator – Penjabaran KRA Syarat: 1.  Nilainya signifikan terhadap KRA 7. dan tindakan koreksi 3. dan non finansial 2.  Menjadi tanggung jawab individu dan tim 5.  Ukuran waktu: harian – mingguan 4.  Diketahui sampai tingkat pemilik atau sponsor project Workload  Analysis   Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis KPI  (Task)  and  Metrics   KPI 1 (Task) Metric /AQL 1 Metric /AQL 2 Sasaran     (KRA)   KPI 2 (Task) Metric /AQL 3 KPI 3 (Task) Workload  Analysis   14   .  Pemahaman terhadap ukuran dan tindakan 6.

bersifat terukur . Pertumbuhan n  Indikator Produktivitas. jawaban awal. Layanan n  Indikator Kepuasan Pelanggan n  Indikator Kepuasan Karyawan n  Indikator Perbaikan Proses Internal n  Indikator Pembelajaran. Efisiensi Kerja n  Indikator Kualitas Produk. kadang bersifat spekulatif untuk mengarahkan jawaban masalah / topik Uraian dari indikator–indikator keberhasilan dalam menjawab masalah /topik.Task Metric /AQL Sasaran. indikator. Pemanfaatan Teknologi n  Indikator Keselamatan. pertanyaan / topik yang harus dijawab untuk menjawab masalah Umumnya disebut hipotesis. Asset.Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis Performance  Standard  -­‐  Indicator  (Task)  and  Metrics   Sasaran   (KRA)   KPI .dibuktikan dengan data dan informasi Workload  Analysis   Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis Contoh KPI Umum n  Indikator Biaya. Inovasi. Profit. Kesehatan. Lingkungan Workload  Analysis   15   .

peralatan.  Email  terjawab  tuntas 100%  answered 1. kecepatan.  bcc  seluruhnya 100%  replied 2. ketepatan.  Courtesy: tingkat layanan.   Metric  Area 1 2 3 4 5 Accessibility Responsiveness Reliability Volume  of  work Competence Metric  Description AQL 1.  Competence: skills.  Jumlah  komplain  berkurang max. rasio cacat.  Volume: jumlah pekerjaan. kepercayaan. kapabilitas. utilisasi.  Jumlah  pending  request max  5  email/day 1.  Email  reply. jumlah hasil 3.  Access: kecepatan. kepastian. kinerja. waktu tunggu 8. mendengar.  cc. reject. Credibility: kejujuran. ketersediaan. waktu kirim 5. reputasi.  Responsiveness: kesiapan.Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis Contoh  dari  Metrics  /AQL  yang  Bersifat  Umum   1. penghematan. menjelaskan. sopan santun. pengetahuan. tingkat kehandalan 2. mesin. sifat.  100  email/day 2. Tangibles: bukti tertulis. konsistensi.  Provide  online  service 100%  on  office  hour 1.  3  complaint/week Workload  Analysis   16   . dukungan 6.  Jumlah  email  terjawab min.  Quality: tingkat mutu. kemudahan. aset Workload  Analysis   Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis Contoh  dari  Metrics  /AQL  yang  Bersifat  Umum   No. produktivitas 7.  Updating  otomatis  setiap  15  menit 95%  achieved  /day 2. tingkat bahaya 12. Security: resiko. kenyamanan.  Pending  request  closing 100%  within  2  x  24  hours 1.  Reliability: Akurasi. fasilitas. penampilan. kepuasan 4. bersahabat 9.  Receiving  email  seluruhnya 97%  downloaded/day 2. hormat. presentasi 10. karakter 11.  Efficiency: biaya. tingkat respon.  Communication: pemahaman. keamanan.

 etc.   •  And  Department  grouped  into  basic  funcEons:  markeEng.   Workload  Analysis   Satuan Ukuran Beban Kerja Task  –  Job  -­‐  FuncEon   Workload  Analysis   17   .     •  Job.  then  grouped  into  larger  units  called  Department.  finance.   enginering.Satuan Ukuran Beban Kerja Task  –  Job  -­‐  FuncEon   •  Job:  A  group  of  related  tasks  or  acEviEes  that  need  to  be   performed  to  meet  organizaEonal  objecEves.

Satuan Ukuran Beban Kerja Workload  Analysis   Satuan Ukuran Beban Kerja Workload  Analysis   18   .

  Membuat  sebuah  berita  via  telegram   2.   6.  Membimbing  OJT  anak  buah   6.  Pekerjaan  Berawal  dan  akhir  yang  pas8:   1.  Melakukan  pengawasan  inventaris  kantor   2.  Menyetel  amplitudo  alat  X.  MengganE  bola  lampu  penerangan   3.SMART Tetapkan    yang  termasuk  dalam  kategori  TASK   LaEhan  Kasus     1.  Mengukur  jarak  rel  kereta  api   4.  Memahami  bekerjanya  sistem  komputer   5.  Mengembangkan  skill  anak  buah   5.  Memperbaiki  mesin  X   4.  Mengawasi  pekerjaan   6.  Memproses  penerbitan  surat  ijin  keluar  barang   3.  Menguasai  prosedur  pengiriman   3.  Membuat  laporan  opname  terpasang   4.SMART Tentukan  yang  termasuk  dalam  kategori  TASK   LaEhan  Kasus     3.  Pekerjaan  yang  berupa  kegiatan  sangat  khusus:   1.  Menyetel  meteran   3.  Merevisi  kesalahan  kalibrasi   Workload  Analysis   Satuan Ukuran Beban Kerja .  Memotong  material  kayu  solid   Workload  Analysis   19   .  MengganE  pipa  dan  valve   5.  Membersihkan  lapangan  tenis   2.  Menghitung  muatan   2.Satuan Ukuran Beban Kerja .  Menggunakan  telepon  satelit   4.  Pekerjaan  yang  berjangka  waktu  pendek:   1.  Pekerjaan  yang  dapat  diama8  dan  terukur:   1.  Pemeliharaan  gedung     6.  Menemukan  gangguan  pada  sistem  anEkejut   4.  Melakukan  perawatan  mobil   2.  Memahami  cara  menghitung  material  on  site     5.

3 ACTIVITY       2.2.  akEfitas-­‐akEfitas  dan  tugas-­‐tugas     Milestones  (kejadian  penEng)  adalah  suatu  kejadian  yang   menandakan  penyelesaian  pada  tahap  tertentudari  sebuah   pekerjaan.       Biasanya  untuk  membedakan  milestones  dari  tugas-­‐tugas  lain  dalam   WBS  dengan  menggunakan  format  khusus.3 TASK TASK TASK Workload  Analysis   20   .2 2.2.1 ACTIVITY       2     PHASE   2.1 2.  misalnya  italics  (huruf   miring)   Workload  Analysis   Identifikasi dan Penetapan Task Work  breakdown  structure  (WBS)   dan  perkirakan  durasi  per-­‐Task     0     OBJECTIVE /GOAL 1     PHASE   2.2.Identifikasi dan Penetapan Task Work  breakdown  structure  (WBS)  adalah  peralatan  grafis  yang   digunakan  untuk  mengilustrasikan  penguraian  hirarkis  sebuah   pekerjaan  menjadi  fase-­‐fase.2 ACTIVITY       3     PHASE   2.

Identifikasi dan Penetapan Task Ketergantungan  Antar  Task     Leads  and  Lags  Method   Workload  Analysis   Identifikasi dan Penetapan Task Ketergantungan  Antar  Task     PDM  -­‐  Precedence  Diagramming  Method   Workload  Analysis   21   .

 desainer.  analis.  keantarketergantungan  dan  sumber-­‐sumber  daya   harus  diperEmbangkan  untuk  memasEkan  bahwa  pekerjaan  tersebut   dapat  diselesaikan  saat  tenggat  waktu.  agen  eksternal  dalam  pekerjaan.  pengguna.Identifikasi dan Penetapan Task Forward  scheduling  menentukan  tanggal  mulai  pekerjaan  dan   menjadwalkan  ke  depan  dari    tanggal  tersebut.   •  Biaya.  penanggung  jawab.  durasinya.  meng-­‐proyeksi  tanggal  penyelesaian  pekerjaan   dengan  pengkalkulasian.   •  Penetapan  Layanan    Termasuk  layanan  dan  standar  kualitas  yang  diharapkan   •  Fasilitas-­‐fasilitas  dan  perlengkapan   MelipuE  semua  ruangan  dan  teknologi  yang  akan  diperlukan  untuk   menyelesaikan  pekerjaan.   kontraktor.  Berdasarkan  durasi   terencana  tugas-­‐tugas  yang  diperlukan.  kertas.   Workload  Analysis   Identifikasi dan Penetapan Task •  Penetapan  SDM    MelipuE  semua  pemilik.  Tugas-­‐ tugas.     Reverse  scheduling  menentukan  tenggat  waktu  pekerjaan  dan   menjadwalkan  mundur  dari  tanggal  tenggat  waktu  tersebut.keantarketergantungan  tugas-­‐ tugas  dan  alokasi  sumber-­‐sumber  daya  untuk  menyelesaikan  tugas-­‐ tugas  tersebut.   •  Persediaan  barang  dan  material    Termasuk  semua  benda  mulai  dari  pensil.  buku  catatan  sampai   cartridge.  toner.  Anggaran    Termasuk  penerjemahkan  semua  hal  diatas  ke  dalam  anggaran   Workload  Analysis   22   .

    Dua  pendekatan  dalam  resource  leveling:   •   task  delaying/penundaan  tugas-­‐tugas   •   task  splicng/pemecahan  tugas-­‐tugas   Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Design  Techniques   Workload  Analysis   23   .Identifikasi dan Penetapan Task Resource  leveling  –  Penyeimbang  Sumber  Daya   Adalah  sebuah  strategi  yang  digunakan  untuk  mengkoreksi  sumber  daya   yang  dialokasikan  berlebihan  dengan  kombinasi  penundaan  atau   pemecahan  tugas-­‐tugas.

 Dapat  berupa:  labor  standard.  dlsb.     Workload  Analysis   24   .  labor.   Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Standard  Design   Individual  Standard   •     Ukuran  kemampuan  individu  menyelesaikan  satu  tugas  jabatan  atau   sekelompok  tugas  dalam  periode  waktu  tertentu.   delivery  date     •  Business  Unit  Standard    Ukuran-­‐ukuran  yang  ditetapkan  untuk  kriteria  usaha.  Uuntuk  menyusun  1  buah  laporan  kelayakan  kredit.  material.  kuanEtas-­‐producEvity  level.   •  Norma  waktu  adalah  satu  satuan  waktu  yang  digunakan  untuk  mengukur   berapa  hasil  yang  dapat  diperoleh.  Dalam  10  menit.  produksi.Job  -­‐  Task  Standard  Design   •  Individual  Standard    Kriteria  kualitaEf  besaran  output  yang  ditetapkan  atas  dasar  rata-­‐rata  kinerja   pekerja  dalam  satu  unit  kerja.  Eme  standard.  biaya.  seorang  pengeEk  mampu  mengeEk  1  lembar  surat   2.  seorang  analis   kredit  membutuhkan  waktu  2  jam.  producEon  standard     •  Departmental  Standard    Kriteria  kualitaEf  besaran  output  dalam  satuan  lebih  besar.  overhead.   Ukuran  besaran  dapat  berupa:  kualitas.   •  Contoh:     1.  departemen.  dapat  menyangkut:   penjualan.   •  Standar  kemampuan  yang  diukur  dari  satuan  waktu  disebut  dengan  Norma   Waktu.  labor-­‐Eme   standard.  profit.

40 jam perminggu –  6 hari perminggu atau 5 hari perminggu •  Harian –  Perjam kerja 6/40 or 1/173 •  Borongan –  Dasar 1: Productivity Output –  Dasar 2: Performance Index (bisa jam.Job  -­‐  Task  Standard  Design   Individual  Standard:  the  average  worker  method    Metode:  direct  /predetermined  Eme  moEon  study  dari  total  100  orang   sample   Jumlah Sampel Pekerja Kinerja (unit/ hour) % Pekerja % kum % reversed kum 5 10 -14 5% 5% 95% 20 15-19 20% 25% 75% 45 20-24 45% 70% 30% 25 25-29 25% 95% 5% 5 30-34 5% 100% 0% Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Standard  Design   Beban  Kerja  dan  SisEm  Upah     •  Bulanan –  Fixed rate –  Dasar: 173 jam perbulan. hari. bulanan) –  Dikaitkan dengan Lemburan Workload  Analysis   25   .

pabrik genteng. pabrik tas. Umpamanya.   Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Standard  Design   Upah  borongan  (piece  rate  wage)     •  Dibayar menurut jumlah produksi yang dikerjakan oleh pekerja. Workload  Analysis   26   . disamping itu ethos kerja mereka juga relative sangat baik. •  Lapangan kerjapun banyak tersedia karena jumlah penduduk yang relative lebih sedikit. garment dll.Job  -­‐  Task  Standard  Design   Upah  jam-­‐jaman    (hourly  rate)   •  Umum berlaku dinegara yang sudah maju dimana kondisi para pekerjanya sangat berbeda dengan di Indonesia. peralatan listrik. •  Yang menarik dalam hal upah borongan ini adalah apabila diberlakukan sistim incentive bagi pekerja yang dapat menyelesaikan jumlah produksi yang lebih banyak dari yang dipatok oleh perusahaan. pekerja di pabrik rokok. •  Tingkat upah mereka sudah sangat tinggi.

000.000. •  Output Ratio : Jumlah produksi dibagi dengan SPI.Job  -­‐  Task  Standard  Design   Performance  Index   •  Standard Performance Index : Tingkat output produksi yang ditentukan perusahaan untuk suatu pekerjaan. maka prestasi kerjanya (Performance Index)-nya adalah 33/30 = 1. •  Beberapa perusahaan manufacture yang labour intensive (padat karya) sudah banyak yang melakukan sistim ini. Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Standard  Design   Performance  Index  -­‐  Contoh   •  Pekerja pembuat tas ditarget agar menyelesaikan menjahit tas sebanyak 30 buah tas dalam 8 jam kerja dengan upah Rp.= Rp. dan dikaitkan dengan perhitungan upah lembur. maka upah yang diterima pekerja itu adalah 1.1 atau 110%.20. disebut sebagai Standard Performance Index (SPI) pada tingkat 100%. Workload  Analysis   27   . •  Performance linked to overtime work : Menghargai kerja lembur yang dilakukan karyawan. •  Apabila pekerja A menyelesaikan 33 buah tas pada waktu yang sama.20. •  Pekerja berhak mendapat incentive 10% diatas upah pokok.000.•  Jadi 30 buah tas itu adalah standard produksinya selama 1 hari kerja (8 jam).-.. 22.1 x Rp. •  Individual Performance Index : Hasil yang dicapai oleh seorang karyawan berdasarkan SPI-nya.

350 batang per jam –  Tukang banderol .ratio 1. Workload  Analysis   28   .Sigaret Kretek Tangan). ditentukan melalui analisa “motion study”.ratio 1. •  Membuat rokok tangan (SKT . •  Seksi-seksi : –  Tukang giling (linting) .05 SPI 1.0 SPI 7.000 batang per jam •  Untuk mendapatkan standard produksi satu jam.20 SPI 325 batang per jam –  Tukang gunting .Job  -­‐  Task  Standard  Design   Performance  Index   •  •  •  •  •  Standard Performance Index Individual Performance Index Ratio to production Performance linked to overtime work Trainee rate Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Standard  Design   Contoh  di  perusahaan  rokok   •  Karyawan dengan sistim gaji borongan (piece rate).10 SPI 650 batang per jam –  Tukang pak .ratio 1.ratio 1.

     Hasil  Kerja   Metode  ini  digunakan  untuk  jabatan  yang  hasil  kerjanya  dapat   dikuanEfisir/dihitung.  4.  3.Job  -­‐  Task  Standard  Design   Departmental  Standard:   Penetapan   standar  kinerja  karyawan  dalam  departemen  dapat  dtetapkan       berdasarkan  kepada  4  jenis  ukuran:   1.  2.  Hasil  Kerja   Obyek  Kerja   Peralatan  Kerja   Tugas  per  Jabatan   Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Standard  Design   Departmental  Standard:       1.  umumnya  digunakan  jika  jenis  pekerjaan   relaEf  berulang  dan  Edak  terlalu  banyak  variasi       Workload  Analysis   29   .

Job  -­‐  Task  Standard  Design   Departmental  Standard:       2.  Peralatan  Kerja   Peralatan  kerja  adalah  alat  yang  digunakan  untuk  bekerja   Metode  ini  digunakan  untuk  jabatan  yang  beban  kerjanya  bergantung   pada  peralatan  kerja   Workload  Analysis   30   .  Obyek  Kerja   Objek  kerja  adalah  objek  yang  dilayani  dalam  pelaksanaan  pekerjaan   Metode  ini  digunakan  untuk  jabatan  yang  beban  kerjanya  bergantung  dari   jumlah  objek  yang  dilayani   Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Standard  Design   Departmental  Standard:       3.

Job  -­‐  Task  Standard  Design   Departmental  Standard:    4.    K   elompok  Tugas  per  Jabatan  /  Departemen   31   .  Uraian  Tugas    dalam  sebuah  Kelompok  Tugas   2.  Jumlah  Total  Waktu  Kerja  EfekEf  per  periode  waktu  (misal:hari  rata-­‐rata)     Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Standard  Design   Departmental  Standard:   4.  Beban  Kerja  pada  periode  waktu  (misal:  harian)   3.  Jumlah  Total  Waktu  penyelesaian  Kelompok  Tugas   4.     Kelompok  Tugas  per  Jabatan  /  Departemen   Metode  ini  digunakan  untuk  jabatan    yang  hasil  kerjanya  beragam  jenisnya   Informasi  yang  dibutuhkan  untuk  dapat  menghitung  kebutuhan  pegawai:   1.

33 704.18 310.67 Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Design  Techniques   OperaEon  /  AcEvity  Chart      Grafik  untuk  menganalisis  dan  mencatat  waktu  dari  gerakan-­‐gerakan   dasar  tangan  .  berulang.00 246. Dept 2002 12.50 740.500 103.755 120 22 60 38 2004 15.   Workload  Analysis   32   .07 2003 13.755 114.92 2005 18.500 200 25 100 75 Total Sales Dept Revenue .500 150 22 80 48 2005 18.00 185.23 229.Headcount Production Supp.430 124.25 361.75 289.  dan  atau  terkait  degan  alat  dalam  pekerjaan   yang  sifatnya  ruEn.  badan.Job  -­‐  Task  Standard  Design   Business  Unit  Standard:       Revenue (juta) Jumlah Karyawan Total Sales Dept Production Supp.97 2004 15.30 731.55 193.430 100 17 40 43 2003 13.63 625.500 92. Dept 2002 12.75 322.

fax ditarik kembali Work Idle Machine/Tools Action 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 25 50 idle idle idle idle Kertas mulai terkirim idle 50 25 Work Idle Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Design  Techniques   Flow  Process  /  Gang  Chart      Flow  Chart.  Sementara  Gang  Chart  adalah  jenis  flow  chart  yang  bergerak   lintas  unit  kerja  atau  departemen.  adalah  grafik  untuk  menganalisis  dan  membuat  kategori   dari  rangkaian  task  dari  awal  proses  sampai  selesainya  sebuah   proses.     Workload  Analysis   33   .ACTIVITY CHART Task: Facsimile Activity Time (detik) Worker Action Memasang Kertas pada mesin Dial nomor yang dituju Tekan start untuk memulai kirim idle idle idle idle idle idle idle idle idle idle Selesai kirim.

Workload  Analysis   Sample of Gang Chart Create by: Date: Workload  Analysis   34   .

15      9.45  16.00  11. edit harga Filing: Mencari file/surat. membersihkan alat 35   .45  15. terima. mengambil. baca. email Aneka: Telepon.00  17.15  16.15  17.45      9. edit. tabel. meeting. kirim.15  11.45  17.15  14.30      9.  ________________________ 2.15  15.00      9. edit dokumen.00  16.  ________________________ 4.45  10.30  16.00  13.30  15. Hitung: Hitung harga.00  14.  ________________________ 3. tulis.00  15.: Baca.  ________________________ 5.15  13.30  13.30  14.30 Loss Jumat Ist/sholat Mailing Aneka Filing Koresp Hitung Loss Kamis Ist/sholat Mailing Aneka Filing Koresp Hitung Ist/sholat Rabu Loss Mailing Aneka Hitung Filing Loss Koresp Selasa Ist/sholat Mailing Aneka Hitung Filing  W  a  k  t  u   Koresp Senin     Total Keterangan  Loss: 1.   –  Menetapkan  standard  waktu  bekerja         Workload  Analysis   AkEvitas  Karyawan:  Work  Sampling   Loss Aneka Filing Mailing Hitung Koresp Ist/sholat      8.Job  -­‐  Task  Design  Techniques   Work  Sampling:   •  Teknik  untuk  menetapkan  besaran  standar  waktu  ‘bekerja’  dan   waktu  ‘Edak  bekerja’  pekerja  melalui  serangkaian  observasi   •  Tata  cara:     –  Tetapkan  kriteria  bekerja  dan  Edak  bekerja   –  Menetapkan  interval  observasi   –  Menetapkan  prosentase-­‐proporsi  waktu  bekerja   –  Menganalisa  masalah  dan  penyelesaiannya.30  11. fax.  ________________________ Keterangan: Koresp. sortir Mailing: Surat menyurat.45  12.45  14.

Job  -­‐  Task  Design  Techniques   Work  Breakdown  Structure:   •  Teknik  untuk  menetapkan  satuan  akEvitas  –  task  terkecil  yang  dapat   diukur  kinerja.  Tiap  batang   diberi  nama  untuk  mewakili  seEap  tugas  proyek.     •  Tata  cara:     –  Mulai  dengan  menetapkan  jenis  pekerjaan  utama   –  PerEmbangkan  sasaran  akhir  penugasan   –  Turunkan  sasaran  akhir  menjadi  beberapa  akEvitas  –  kegiatan   –  Turunkan  lagi  sampai  menemukan  satuan  unit  akEvitas  terkecil   yang  terukur  –  kuanEtaEf   –  PerEmbangkan  untuk  jumlah  turunan  yang  paling  logis     Workload  Analysis       Job  -­‐  Task  Design  Techniques   Work  Breakdown  Structure:   CPM/PERT  chart  adalah  model  jaringan  grafis  yang  menggambarkan   tugas-­‐tugas  proyek  dan  hubungan  antara  tugas-­‐tugas  tersebut.  Pusat  horizontal  adalah  garis   waktu  kalender.  waktu  dan  kualitas  pekerjaan  tersebut.     Gan]  chart  adalah  bagan  batang  horizontal  sederhana  yang   menggambarkan  tugas-­‐tugas  proyek  berdasarkan  kalender.  Tugas-­‐tugas  tersebut   didajar  secara  verEkal  pada  kolom  kiri.   Workload  Analysis   36   .

Job  -­‐  Task  Design  Techniques   Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Design  Techniques   CPM  –  Cri8cal  Path  Model   Workload  Analysis   37   .

Job  -­‐  Task  Design  Techniques   Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Design  Techniques   Workload  Analysis   38   .

Job  -­‐  Task  Design  Techniques   Workload  Analysis   Workload  Analysis   39   .

 Bahasa   Prasyarat   (Predecessor)   Minggu   1   Membangun  Ruang  Lab.6.5.  Bahasa   -­‐   20   2   Inspeksi  Keamanan  dan  Keselamatan  Kerja   1   2   3   Instalasi  Komputer  dan  Audio  –  Video  System   1   8   4   Rekrut  Staf  Pengelola  Fasilitas  Lab.WBS  dan  CPM/PERT  atau  Gan]  Chart     No.   Penugasan  Project  Fasilitas  Lab.  3.3 3 7 Penetapan Format Penilaian 3 5 8 Trial Program pada Posisi Sampel 4.7 5 Workload  Analysis   40   .  5   4   Workload  Analysis   WBS  dan  Scheduling   Project: Penyusunan Draft Kompetensi Karyawan Aktivitas Task Assigned Predecessor Time (Hari) none 7 1 Penetapan Pilot Project – Sampel Posisi 2 Penjabaran Hard Competency 1 4 3 Penjabaran Soft Competency 1 8 4 Penyusunan Kriteria Penilaian 1 2 5 Penetapan Scoring Penilaian 1 4 6 Penetapan Kriteria dan Scoring Total 2.  Bahasa   -­‐   2   5   Training  Staf:  Sojskill  dan  Teknis  Peralatan     4   4   6   Trial  Pilot  Project  Kelas  Lab.  Bahasa   2.

800  deEk   Total  Task  Time  untuk  6  StaEon  adalah  :  110  deEk  /produk     StaEon   1   2   3   4   5   6   Task  Time   110   110   110   110   110   110   Real  Task   Time   70   80   60   70   50   50   Workload  Analysis   41   .WBS  dan  Scheduling   Project: Fasilitas Lab. Bahasa Gunakan  CPM/PERT  chart    atau  Gan]  chart   Workload  Analysis   WBS  dan  Sequencing   WORKLOAD  /  DAY:  260  unit  produk  .  1  day  –  8  jam  =  480  menit  =  28.

E.F.  1  day  –  8  jam  =  480  menit  =  28.800  deEk     StaEon   1   2   3   4   5   6   Task   A   B   C   D   E   F   G   H   Predecessor   -­‐   A   A   A   A   B.  C   C   D.WBS  dan  Sequencing   Berapa  Total  Maksimal  Produksi?     StaEon   1   2   3   4   5   6   Total  Time   Real  Task   Time   70   80   60   70   50   50   ProducEvity  /   Eficiency   Time:100   Idle  Eme   Time:  90   Idle  Eme   Time:  80   Idlle  Eme   Workload  Analysis   WBS  dan  Load  Balancing   WORKLOAD  /  DAY:  260  unit  produk  .G   Real  Task   Time   70   80   40   20   40   30   50   50   Workload  Analysis   42   .

 1  day  –  8  jam  =  480  menit  =  28.WBS  dan  Load  Balancing   WORKLOAD  /  DAY:  260  unit  produk  .800  deEk     Workload  Analysis   WBS  dan  Resource  Planning   Finite  Loading    Prosedur  Scheduling  yang  menempatkan  –  assign  job  pada  work  center  dan   menetapkan  starEng  dan  compleEon  dates  dengan  memperhaEkan  kapasitas   wotk  center  yang  tersedia   –  Forward  Scheduling     –  Backward  Scheduling       Workload  Analysis   43   .

 FCFS  (First  Come  First  Served).       WBS  dan  Resource  Planning    Ada  3  Job  Sheet  yang  masuk  secara  berurutan  .  antar  unit  kerja  dikurangi..   •  Tidak  ada  bagian  tangan.  Edak  boleh  ada   tension  yang  berlebih.   •  Gerakan  berlebih.  kejut.  idle  Eme  harus  dihindari   •  Gerakan  badan  dalam  unit  kerja.  Jarak  gerakan  dalam  radius  lengan   tangan.  Resource  3  dan  4  dapat  dilakukan  bersamaan)   Job  Sheet  1   Waktu   Job  Sheet  2   Waktu   Job  Sheet  3   Waktu   Resource  1   2   Resource  1   3   Resource  2   2   Resource  2   3   Resource  2   1   Resource  3   1   Resource  3   2   Resource  3   2   Resource  4   2   Resource  4   1   Resource  4   3   Resource  1   4   Resource  5   2   Resource  5   1   Resource  5   1   Total     10   Total     10   Total     10   Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Design  Techniques   MoEon  Economy  Principles  -­‐  1   Human  Body  Principles   •  Task  –  work  harus  dibuat  dalam  satu  ritme  berulang  yang  bergerak   secara  otomaEs   •  Gerakan  badan.  Berapa  total    mandays  dan  sekuens  yang  paling  efisien  yang  dibutuhkan  untuk  selesaikan  semua  project  di    bawah  ini.  delay.  atau  hanya  dalam  unit.   Workload  Analysis   44   .  (Catatan.  bisa  simultan  atau  berganE  arah.  lengan  yang  hanya  akEf  satu  sisi   •  Tangan  dan  lengan  bekerja  dalam  prinsip  momen.  tangan  dan  lengan  harus  simetris  sejak  dimulai   sampai  diakhiri.   •  Pandangan  mata  keliling  dikurangi.

  •  Guides.  material  dan  control  visual  sedekat  mungkin  dengan  EEk   pekerjaan.  harus  dapat  bekerja  tanpa  bantuan  langsung  manusia.     •  Job  Enlargement    Mendesain  ulang  pekerjaan  untuk  memberikan  variasi  yang  lebih   besar.   •  Jig.Job  -­‐  Task  Design  Techniques   MoEon  Economy  Principles  -­‐  2   Workplace  and  Mechanical  Device  Principles   •  Harus  ada  tempat  yang  tetap  dari  tools  dan  material   •  Tools.   •  Workplace/unit  kerja  harus  diassigned  tetap  untuk  satu  task  -­‐  orang.  otonomi  kerja  lebih.  serta   umpan  balik  yang  lebih  luas.  clamps  harus  mampu  memegang  obyek  dengan  tepat  dan  Edak   bergerak.  jigs.   •  Mechanical  system  harus  mampu  melindungi    dan  mendukung   gerakan  dan  keselamatan  manusia   Workload  Analysis   Job  -­‐  Task  Design  Techniques   Behaviour  Methods  -­‐  1   •  Job  RotaEon      Memindahkan  pekerja  ke  sebuah  job  baru  untuk  jangka  waktu   pendek  dan  kemudian  keluar  kembali  ke  unit  semula.  idenEtas  task    yang  lebih  besar.   Workload  Analysis   45   .

 task.Job  -­‐  Task  Design  Techniques   Behaviour  Methods  -­‐  2   •  Job  Enrichment      Mendesain  pekerjaan  untuk  memberi  makna  dan  kenyamanan  kerja   lebih  baik  dengan  melibatkan  pekerja  dalam  planning.             •  Job  Redesign  dan  ParEcipaEve  Model    Mendesain  ulang  pekerjaan  dengan  melibatkan  parEsipasi  pekerja   dalam  menetapkan  job.  serta  ukuran-­‐ukuran  dalam  pekerjaan.   dan  controlling  pekerjaan.   Workload  Analysis   Workload  dan  Produc8vity   Workload  Analysis   46   .  organizing.

waktu 47   . menghambat suatu proses. berlebihan dari kebutuhan minimum. biaya. tidak menguntungkan secara materi.Workload  dan  Produc8vity   Workload  Analysis   Workload  dan  Produc8vity   Waste Management Tidak memberikan nilai tambah .

Workload  dan  Produc8vity   Waste Management Workload  Analysis   Workload  dan  Produc8vity   Workload  Analysis   48   .

Workload  dan  Produc8vity   Muda  -­‐  Waste   •  Penambahan  beban  biaya  terhadap  produk/pelayanan.  namun  Edak   memberikan  value  added   •  9  pemborosan  terdahulu   •  Memperpanjang  lead  Eme   •  Menimbulkan  gerakan  tambahan  untuk  memperoleh  komponen.   dokumen  atau  peralatan   •  Kelebihan  persediaan   •  Waktu  tunggu   Workload  Analysis   Workload  dan  Produc8vity   Muri  –  Overburden   •  •  •  •  •  •  •  •  Pembebanan  berlebih  yang  diterapkan   Terhadap  mesin  dan  karyawan   Lawan  ekstrem  dari  Muda   Menimbulkan  masalah  keselamatan  kerja  atau  over  acEng   Mengurangi  kualitas  kerja  dan  pelayanan   Kerusakan  mesin  dan  peralatan  kerja  karena  beban  berlebih   Biaya  repair  &  maintenance  yang  Enggi   Menyebakan  produk/pelayanan  cacat     Workload  Analysis   49   .

 Bahkan  bila   permintaa  rata-­‐ratanya  jauh  lebih  rendah  dari  itu   Workload  Analysis   Workload  dan  Produc8vity   Workload  Analysis   50   .Workload  dan  Produc8vity   Mura  -­‐  Unevenness   •  KeEdakseimbangan  dalam  pembagian  tugas   •  Adalah  gabungan  dari  Muda  dan  Muri   •  Satu  karyawan  mendapatkan  beban  kerja  yang  lama  dan  berat.  kekurangan  material   •  Muda  merupakan  akibat  dari  Mura   •  KeEdakseimbangan  Engkat  produksi  berarE  perlu  memiliki  peralatan.  sementara   karyawan  lain  mendapat  beban  kerja  yang  ringan  dan  singkat   •  Banyak  waktu  menganggur  pada  karyawan  yang  bekerja  ringan  dan  singkat   •  OverEme  bagi  karyawan  yang  bekerja  dengan  beban  berat  dan  waktu  lama   •  KeEdak  seimbangan  disebabkan  pembagian  kerja  yang  Edak  efekEf   •  Jadwal  produksi/kerja  yang  Edak  teratur   •  Volume  produksi  fluktuaEf  karena  masalah  internal  seperE  kerusakan  mesin.   dan  orang  untuk  melakukan  Engkat  produksi  yang  terEnggi.  material.   peralatan  rusak.

Dajar  pemorosan  dapat  diperluas  tanpa  batas   Kategori Ciri-ciri Pemborosan Cara Penghapusan Barang dalam proses Menyimpan barang persediaan yang tidak dibutuhkan dengan segera Perampingan persediaan Penolakan Memproduksi barang cacat Kurangi cacat Fasilitas Mesin menganggur.     –  Namun  berubah  menjadi  per  kesatuan  proses  produksi/service   (lihat  gambar  dibawah)   –  Dilakukan  peningkatan  koordinasi  antar  proses  tersebut. tenaga kerja tidak langsung terlalu banyak Penugasan yang efisien Perancangan Merancang produk dengan fungsi berlebih dari yang dibutuhkan Kurangi biaya produk Bakat/kemampuan Mempekerjakan orang trampil untuk tugas yang dapat dimekanisasi atau ditugaskan kepada orang lain yang kurang trampil Pemanfaatan tenaga kerja atau optimasi karyawan Gerak kerja Tidak mengikuti standar kerja Tingkatkan standard Kelambanan produk baru Proses stabilisasi produksi pada produk baru berjalan lamban Peralihan cepat ke produksi jalur penuh Penggunaan teknologi mutakhir Proses manual belum dioptimalisasi.  sehingga   Edak  ada  waktu  menunggu  atau  menganggur.   –  Menerapkan  mulE  process  handling  di  mana  seEap  operator  secara   sekaligus  menangani  beberapa  mesin  dengan  siklus  yang  standard.   –  Meniadakan  stock/dokumen  antar  proses  di  mana  pada  Eap  proses   atau  lini  kerja  hanya  mendapat  satu  unit  barang  dalam  proses.   Workload  Analysis   51   . pekerjaan cukup dengan cara manual. macet. namun sudah memutuskan investasi teknologi terbaru yang mahal Feasibility study yang tepat Workload  dan  Produc8vity   Just  in  Time  –  One  Piece  Flow  Process   •  Yang  harus  dilakukan  sebelumnya  adalah  :   –  Mengubah  layout  alat  produksi/tempat  pelayanan.     –  Bukan  lagi  per  departmental  (kelompok  mesin  sejenis  digabung   dalam  satu  lini  proses).   –  Melakukan  sinkronisasi  waktu  siklus  kerja  dengan  penerapan   keseimbangan  jalur. waktu ganti cetakan lama Tingkatkan pemanfaatan Biaya Investasi berlebih untuk keluaran yang dibutuhkan Hemat biaya Tenaga kerja tidak langsung Kelebihan orang.

Workload  dan  Produc8vity   Workload  dan  Produc8vity   Produksi Berdasarkan Lot One Piece Flow Tata letak lantai adalah tipe kerja lot Tata letak lantai berbentuk U Pengelompokan mesin berdasarkan tipe yang sama Pengelompokan berdasarkan satu aliran proses barang dari barang mentah menjadi barang jadi Produksi secara besar-besaran. baru dipindahkan ke proses berikurnya Produksi setiap kali satu Mesin yang digunakan besar-besar Mesin yang digunakan kecil-kecil Persediaan barang tinggi Persediaan barang sedikit (menuju zero) Penanganan mesin secara tunggal Penanganan mesin secara ganda Pekerja duduk sewaktu bekerja Pekerja berdiri sewaktu bekerja Pekerja terspesialisasi kemampuannya Pekerja berkemampuan multifungsi Inspeksi dilakukan pada akhir proses Inspeksi dilakukan di dalam proses itu sendiri (Built in quality) 52   .

    •  Perusahaan-­‐perusahaan  besar  di  Barat  cenderung  untuk  mengagungkan   inovasi.Workload  dan  Produc8vity   Con8nues  Improvement  (Kaizen)   Workload  Analysis   Workload  dan  Produc8vity   Con8nues  Improvement  (Kaizen)   Mencakup  pengerEan  perbaikan   Melibatkan  semua  orang  baik  manajemen  dan  karyawan.     •  Yaitu  perubahan  besar  besaran  melalui  investasi  teknologi  terbaru  yang   mahal.     Disebut  dengan  Learning  OrganizaEon  (Organisasi  Pembelajaran)   Proses  kaizen  mampu  membawa  hasil  yang  dramaEs  seiring  perjalanan   waktu.     Perbaikan  dalam  kaizen  bersifat  kecil  dan  terus  menerus.     •  •  •  •  •  •  Workload  Analysis   53   .  konsep  manajemen  atau  teknologi  produksi/jasa  yang  mutakhir.     Melibatkan  biaya  dalam  jumlah  tak  seberapa.

+perorangan Beorientasi+pada+keahlian+fungsional Mencari+teknologi+baru Lini+++staff Umpan+balik+terbatas KAIZEN Dapat+beradaptasi Kerja+tim+(ancangan+system) Berorientasi+pada+hal=hal+umum Perhatian+pada+detail Berorientasi+pada+manusia Informasi+:+terbuka.     •  Namun  inovasi  merupakan  upaya  sekali  tembak  dan  berbiaya   Enggi.     Workload  Analysis   Workload  dan  Produc8vity   INOVASI Kreativitas Individualisme Berorientasi+pada+keahlian Perhatian+pada+loncatan+jauh Beorientasi+pada+teknologi Informasi+:+tertutup.     •  Misalnya  pemutusan  hubungan  kerja  karyawan.     •  Kaizen  adalah  pendekatan  dengan  resiko  rendah  dan  Edak   membutuhkan  biaya  yang  besar.  bunga  bank  yang   Enggi  dan  sebagainya.     •  Sebaliknya  kaizen  sering  kali  hanya  memperbaiki  hal-­‐hal  yang  kecil.Workload  dan  Produc8vity   Con8nues  Improvement  (Kaizen)   •  Inovasi  memang  terdengar  dramaEs  dan  punya  daya  tarik   isEmewa.+dibagikan Beorientasi+pada+lintas+fungsi Dibangun+pada+teknologi+yang+ada Organisasi+fungsional+silang Umpan+balik+yang+luas 54   .     •  Hasilnya  seringkali  membawa  efek  samping.

Terima Kasih 55   .