Anda di halaman 1dari 55

Analisis

Beban Kerja

Workload Analysis

Sebuah Workload Analysis


Ukuran Sta8s atau Dinamis?
l

Tiga hal yang mendorong kompetisi organisasi saat ini:


l

Liberalization

Privatization

Globalization

Perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi

Ratifikasi AFTA dan WTO masuk ke era perdagangan bebas.

Organisasi dituntut harus terus belajar untuk bisa bersaing

Tenaga kerja terus berkembang dan bersaing

Workload Analysis

Sebuah Workload Analysis


Business as Usual
Performance Indicator vs. Time
case management

process management
or business process

upper limit

average
job management

lower limit

Workload Analysis

Sebuah Workload Analysis


Jebakan Business as Usual
1. Mengukur track performance perusahaan average,
moving average
2. Cenderung melihat case management sebagai kasus
diluar normal
3. Mengukur kinerja orang mencapai The jobs is done
4. Tidak peka terhadap changing organisation yang
abnormal
5. Tidak peka terhadap business processes

Workload Analysis

Sebuah Workload Analysis


Business as Usual
Performance Indicator vs. Time Shifting the average results area

process management
or business process

new business as usual

process change
or process thinking

Workload Analysis

Sasaran Sebuah Workload Analysis

Workload Analysis

Sasaran Sebuah Workload Analysis


Penetapan Sasaran dan
Capacity Workload Problem Statement

Explore
Challenges

Actual

Gap -Kesenjangan

Problem Statement

Expected

SituaEon - Background Objec8ves

Workload Analysis

Sasaran Sebuah Workload Analysis


Perubahan Paradigma: Suatu proses perubahan yang radikal dan terjadi terus menerus
sehingga menjadi satu cara berpikir yang baru (dan menggugurkan teori/cara berpikir
terdahulu) dalam satu masa

ConEnued ConEnued Accelerated DisconEnued

Workload Analysis

Prinsip Dasar
Sebuah Workload Analysis

Workload Analysis

Prinsip Dasar Sebuah Workload Analysis


Do less, or do more with less
1.

Efficiency: doing things right, konsep input-output.

2.

Effectiveness: doing the right thing, memilih sasaran yang


tepat.

Workload Analysis

Prinsip Dasar Sebuah Workload Analysis

Workload Analysis

Denisi Sebuah Workload Analysis

Disebut juga sebagai Full-time Equivalent Employee (FTE)

Total jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan


transaksi atau sebuah proses dalam waktu tertentu atau dalam
sebuah siklus tertentu.

Workload Analysis

Denisi Sebuah Workload Analysis


Beberapa pemanfaatan FTE:
1.

Rasio Total Waktu yang dihabiskan karyawan per satuan


waktu. Misalnya: karyawan A menghabiskan 45 jam kerja
dalam 1 minggu (standar 40 jam), FTE : 45/40

2.

Rasio Total Waktu dalam 1 tahun (umum digunakan) : Total


Waktu dihabiskan dalam 1 tahun (jam) / 1864 jam

3.

Rasio Total Waktu Proses / Waktu Efektif Proses perorang

4.

Rasio Total Jam Kerja / Waktu Efektif perorang

Workload Analysis

Denisi Sebuah Workload Analysis


FTE yang Dianggap Baik ada dalam rasio 1.1 1.3
UNDERLOAD FTE :

Job Redesign, Replacement

OVERLOAD FTE:

Overtime, Job Redesign,


Recruitment

Workload Analysis

Denisi Sebuah Workload Analysis


Contoh FTE menghitung Rasio Total Waktu Efektif Karyawan

Workload Analysis

Denisi Sebuah Workload Analysis


Contoh FTE menghitung Rasio Total Proses dan Waktu Efektif Proses

Workload Analysis

Denisi Sebuah Workload Analysis


Contoh FTE menghitung Rasio Total Waktu Efektif Karyawan

Workload Analysis

Denisi Sebuah Workload Analysis


Contoh FTE menghitung Rasio Total Waktu Efektif Karyawan

Workload Analysis

Denisi Sebuah Workload Analysis


Pemanfaatan Workload Analysis
Melakukan proyeksi kebutuhan tenaga kerja untuk periode
tertentu atau pada proyek atau penugasan tertentu
Melakukan analisa kompetensi tenaga kerja terhadap kebutuhan
yang akan datang
Memastikan kecukupan penyediaan tenaga kerja, peralatan,
fasilitas dan lain-lain terkait sasaran yang direncanakan
Menjadi bagian dari Man Power Planning
Menjadi bagian dari Perfomance Management atau Measurement
Melakukan Business Process Improvement

Workload Analysis

Workload Berbasis Proses Bisnis


Visi Bisnis atau Organisasi
(Keterarahan)
Proses Bisnis
(Perencanaan, Pelaksanaan)

Workload Assessment

Workload
Measurement and Evaluation
umpan balik, kontrol

Continue

Workload Analysis

10

Workload Berbasis Proses Bisnis


Assessing Needs
Sasaran Organisasi
Sasaran Manajemen
Sasaran Departemen
Sasaran Individu

Workload Analysis

Workload Berbasis Proses Bisnis


Pertimbangan Pokok

Fokus pada kinerja


Improvement
Produktivitas
Obyektif
Akurat dan Terukur
Task Performance

Dapat dimonitor
Mudah dievaluasi
Konsisten
Dipahami dengan baik
Adil
Memotivasi

Workload Analysis

11

Workload Berbasis Proses Bisnis


Kenapa dilakukan?

Komunikasi visi dan misi menjangkau jangka panjang


Perbaikan berkelanjutan manajemen
Peningkatan relasi kerja antar departemen
Membuka umpan balik perbaikan
Meningkatkan dukungan semua pihak
Identifikasi area kekuatan dan kelemahan
Pengembangan sistem dan kinerja berkelanjutan

Workload Analysis

Workload Berbasis Proses Bisnis


Pendekatan Umum Workload Analysis
Activity Based
Aktivitas tunggal tenaga kerja, atau kelompok aktivitas dari tenaga
kerja atau beberapa tenaga kerja yang dihitung dan dibandingkan
dengan satuan efektif waktu tertentu

Process Based
Perhitungan total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
rangkaian proses tertentu (aktivitas yang berurutan atau
berhubungan), dan dibandingkan dengan satuan efektif waktu
tertentu
Workload Analysis

12

Satuan Ukuran Beban Kerja


Finding Capacity Facts

Workload Analysis

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis


Key Result Area Sasaran Strategis

Satu atau beberapa sasaran strategis Organisasi


Merupakan sasaran tingkat tertinggi dalam Organisasi
Umumnya berupa pernyataan fungsi dan jenis pekerjaan
Umumnya berupa sasaran kualitatif

Workload Analysis

13

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis


Key Performance Indicator Penjabaran KRA
Syarat:
1. Ukuran jelas terukur, dan non finansial
2. Ada rencana kerja, dan tindakan koreksi
3. Ukuran waktu: harian mingguan
4. Menjadi tanggung jawab individu dan tim
5. Pemahaman terhadap ukuran dan tindakan
6. Nilainya signifikan terhadap KRA
7. Diketahui sampai tingkat pemilik atau sponsor project

Workload Analysis

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis

KPI (Task) and Metrics

KPI 1
(Task)

Metric /AQL 1
Metric /AQL 2

Sasaran
(KRA)

KPI 2
(Task)

Metric /AQL 3

KPI 3
(Task)
Workload Analysis

14

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis


Performance Standard - Indicator (Task) and Metrics

Sasaran
(KRA)

KPI - Task

Metric /AQL

Sasaran, pertanyaan / topik yang harus


dijawab untuk menjawab masalah
Umumnya disebut hipotesis, indikator,
jawaban awal, kadang bersifat spekulatif
untuk mengarahkan jawaban masalah / topik
Uraian dari indikatorindikator keberhasilan
dalam menjawab masalah /topik, bersifat
terukur ,dibuktikan dengan data dan informasi

Workload Analysis

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis


Contoh KPI Umum
n

Indikator Biaya, Profit, Asset, Pertumbuhan

Indikator Produktivitas, Efisiensi Kerja

Indikator Kualitas Produk, Layanan

Indikator Kepuasan Pelanggan

Indikator Kepuasan Karyawan

Indikator Perbaikan Proses Internal

Indikator Pembelajaran, Inovasi, Pemanfaatan Teknologi

Indikator Keselamatan, Kesehatan, Lingkungan

Workload Analysis

15

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis


Contoh dari Metrics /AQL yang Bersifat Umum
1. Reliability: Akurasi, ketepatan, konsistensi, tingkat kehandalan
2. Volume: jumlah pekerjaan, jumlah hasil
3. Quality: tingkat mutu, rasio cacat, reject, ketersediaan, kepuasan
4. Responsiveness: kesiapan, kecepatan, tingkat respon, waktu kirim
5. Competence: skills, kinerja, kapabilitas, pengetahuan, dukungan
6. Efficiency: biaya, utilisasi, penghematan, produktivitas
7. Access: kecepatan, kemudahan, waktu tunggu
8. Courtesy: tingkat layanan, penampilan, sopan santun, hormat, bersahabat
9. Communication: pemahaman, mendengar, menjelaskan, presentasi
10.Credibility: kejujuran, reputasi, kepercayaan, sifat, karakter
11.Security: resiko, kepastian, keamanan, kenyamanan, tingkat bahaya
12.Tangibles: bukti tertulis, peralatan, fasilitas, mesin, aset

Workload Analysis

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis


Contoh dari Metrics /AQL yang Bersifat Umum
No. Metric Area
1
2
3
4
5

Accessibility
Responsiveness
Reliability
Volume of work
Competence

Metric Description

AQL

1. Receiving email seluruhnya

97% downloaded/day

2. Provide online service

100% on office hour

1. Email reply, cc, bcc seluruhnya

100% replied

2. Email terjawab tuntas

100% answered

1. Updating otomatis setiap 15 menit

95% achieved /day

2. Pending request closing

100% within 2 x 24 hours

1. Jumlah email terjawab

min. 100 email/day

2. Jumlah pending request

max 5 email/day

1. Jumlah komplain berkurang

max. 3 complaint/week

Workload Analysis

16

Satuan Ukuran Beban Kerja


Task Job - FuncEon
Job: A group of related tasks or acEviEes that need to be
performed to meet organizaEonal objecEves.
Job, then grouped into larger units called Department.
And Department grouped into basic funcEons: markeEng,
enginering, nance, etc.

Workload Analysis

Satuan Ukuran Beban Kerja


Task Job - FuncEon

Workload Analysis

17

Satuan Ukuran Beban Kerja

Workload Analysis

Satuan Ukuran Beban Kerja

Workload Analysis

18

Satuan Ukuran Beban Kerja - SMART


Tetapkan yang termasuk dalam kategori TASK

LaEhan Kasus

1.

Pekerjaan Berawal dan akhir yang pas8:


1. Membersihkan lapangan tenis
2. Menguasai prosedur pengiriman
3. Menggunakan telepon satelit
4. Memahami cara menghitung material on site
5. Menyetel amplitudo alat X.
6. Membuat sebuah berita via telegram

2.

Pekerjaan yang berjangka waktu pendek:


1. Melakukan perawatan mobil
2. MengganE bola lampu penerangan
3. Memperbaiki mesin X
4. Mengembangkan skill anak buah
5. Mengawasi pekerjaan
6. Merevisi kesalahan kalibrasi

Workload Analysis

Satuan Ukuran Beban Kerja - SMART


Tentukan yang termasuk dalam kategori TASK
LaEhan Kasus

3. Pekerjaan yang dapat diama8 dan terukur:


1. Melakukan pengawasan inventaris kantor
2. Memproses penerbitan surat ijin keluar barang
3. Menemukan gangguan pada sistem anEkejut
4. Memahami bekerjanya sistem komputer
5. Pemeliharaan gedung
6. Membuat laporan opname terpasang
4. Pekerjaan yang berupa kegiatan sangat khusus:
1. Menghitung muatan
2. Menyetel meteran
3. Mengukur jarak rel kereta api
4. MengganE pipa dan valve
5. Membimbing OJT anak buah
6. Memotong material kayu solid
Workload Analysis

19

Identifikasi dan Penetapan Task


Work breakdown structure (WBS) adalah peralatan gras yang
digunakan untuk mengilustrasikan penguraian hirarkis sebuah
pekerjaan menjadi fase-fase, akEtas-akEtas dan tugas-tugas

Milestones (kejadian penEng) adalah suatu kejadian yang
menandakan penyelesaian pada tahap tertentudari sebuah
pekerjaan.

Biasanya untuk membedakan milestones dari tugas-tugas lain dalam
WBS dengan menggunakan format khusus, misalnya italics (huruf
miring)

Workload Analysis

Identifikasi dan Penetapan Task


Work breakdown structure (WBS)
dan perkirakan durasi per-Task

OBJECTIVE
/GOAL

PHASE

2.1

ACTIVITY

PHASE

2.2

ACTIVITY

PHASE

2.3

ACTIVITY

2.2.1

2.2.2

2.2.3

TASK

TASK

TASK

Workload Analysis

20

Identifikasi dan Penetapan Task


Ketergantungan Antar Task
Leads and Lags Method

Workload Analysis

Identifikasi dan Penetapan Task


Ketergantungan Antar Task

PDM - Precedence Diagramming Method

Workload Analysis

21

Identifikasi dan Penetapan Task


Forward scheduling menentukan tanggal mulai pekerjaan dan
menjadwalkan ke depan dari tanggal tersebut. Berdasarkan durasi
terencana tugas-tugas yang diperlukan,keantarketergantungan tugas-
tugas dan alokasi sumber-sumber daya untuk menyelesaikan tugas-
tugas tersebut, meng-proyeksi tanggal penyelesaian pekerjaan
dengan pengkalkulasian.

Reverse scheduling menentukan tenggat waktu pekerjaan dan
menjadwalkan mundur dari tanggal tenggat waktu tersebut. Tugas-
tugas, durasinya, keantarketergantungan dan sumber-sumber daya
harus diperEmbangkan untuk memasEkan bahwa pekerjaan tersebut
dapat diselesaikan saat tenggat waktu.

Workload Analysis

Identifikasi dan Penetapan Task


Penetapan SDM
MelipuE semua pemilik, penanggung jawab, pengguna, analis, desainer,
kontraktor, agen eksternal dalam pekerjaan.
Penetapan Layanan
Termasuk layanan dan standar kualitas yang diharapkan
Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan
MelipuE semua ruangan dan teknologi yang akan diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan.
Persediaan barang dan material
Termasuk semua benda mulai dari pensil, kertas, buku catatan sampai
cartridge, toner.
Biaya, Anggaran
Termasuk penerjemahkan semua hal diatas ke dalam anggaran

Workload Analysis

22

Identifikasi dan Penetapan Task


Resource leveling Penyeimbang Sumber Daya
Adalah sebuah strategi yang digunakan untuk mengkoreksi sumber daya
yang dialokasikan berlebihan dengan kombinasi penundaan atau
pemecahan tugas-tugas.

Dua pendekatan dalam resource leveling:
task delaying/penundaan tugas-tugas
task splicng/pemecahan tugas-tugas

Workload Analysis

Job - Task Design Techniques

Workload Analysis

23

Job - Task Standard Design


Individual Standard
Kriteria kualitaEf besaran output yang ditetapkan atas dasar rata-rata kinerja
pekerja dalam satu unit kerja. Dapat berupa: labor standard, labor-Eme
standard, Eme standard, producEon standard

Departmental Standard
Kriteria kualitaEf besaran output dalam satuan lebih besar, departemen.

Ukuran besaran dapat berupa: kualitas, kuanEtas-producEvity level, biaya,


delivery date

Business Unit Standard


Ukuran-ukuran yang ditetapkan untuk kriteria usaha, dapat menyangkut:
penjualan, prot, produksi, labor, material, overhead, dlsb.

Workload Analysis

Job - Task Standard Design


Individual Standard
Ukuran kemampuan individu menyelesaikan satu tugas jabatan atau
sekelompok tugas dalam periode waktu tertentu.
Standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu disebut dengan Norma
Waktu.
Norma waktu adalah satu satuan waktu yang digunakan untuk mengukur
berapa hasil yang dapat diperoleh.
Contoh:
1. Dalam 10 menit, seorang pengeEk mampu mengeEk 1 lembar surat
2. Uuntuk menyusun 1 buah laporan kelayakan kredit, seorang analis
kredit membutuhkan waktu 2 jam.

Workload Analysis

24

Job - Task Standard Design


Individual Standard: the average worker method
Metode: direct /predetermined Eme moEon study dari total 100 orang
sample

Jumlah Sampel
Pekerja

Kinerja (unit/
hour)

% Pekerja

% kum

% reversed kum

10 -14

5%

5%

95%

20

15-19

20%

25%

75%

45

20-24

45%

70%

30%

25

25-29

25%

95%

5%

30-34

5%

100%

0%

Workload Analysis

Job - Task Standard Design


Beban Kerja dan SisEm Upah
Bulanan
Fixed rate
Dasar: 173 jam perbulan, 40 jam perminggu
6 hari perminggu atau 5 hari perminggu
Harian
Perjam kerja 6/40 or 1/173
Borongan
Dasar 1: Productivity Output
Dasar 2: Performance Index (bisa jam, hari, bulanan)
Dikaitkan dengan Lemburan

Workload Analysis

25

Job - Task Standard Design


Upah jam-jaman (hourly rate)
Umum berlaku dinegara yang sudah maju dimana kondisi para
pekerjanya sangat berbeda dengan di Indonesia.
Tingkat upah mereka sudah sangat tinggi, disamping itu ethos kerja
mereka juga relative sangat baik.
Lapangan kerjapun banyak tersedia karena jumlah penduduk yang
relative lebih sedikit.

Workload Analysis

Job - Task Standard Design


Upah borongan (piece rate wage)
Dibayar menurut jumlah produksi yang dikerjakan oleh pekerja.
Umpamanya, pekerja di pabrik rokok, peralatan listrik, pabrik
genteng, pabrik tas, garment dll.
Yang menarik dalam hal upah borongan ini adalah apabila
diberlakukan sistim incentive bagi pekerja yang dapat
menyelesaikan jumlah produksi yang lebih banyak dari yang dipatok
oleh perusahaan.

Workload Analysis

26

Job - Task Standard Design

Performance Index

Standard Performance Index : Tingkat output produksi yang


ditentukan perusahaan untuk suatu pekerjaan.
Individual Performance Index : Hasil yang dicapai oleh seorang
karyawan berdasarkan SPI-nya.
Output Ratio : Jumlah produksi dibagi dengan SPI.
Performance linked to overtime work : Menghargai kerja lembur
yang dilakukan karyawan.

Workload Analysis

Job - Task Standard Design

Performance Index - Contoh

Pekerja pembuat tas ditarget agar menyelesaikan menjahit tas


sebanyak 30 buah tas dalam 8 jam kerja dengan upah Rp.20.000, Jadi 30 buah tas itu adalah standard produksinya selama 1 hari
kerja (8 jam), disebut sebagai Standard Performance Index (SPI)
pada tingkat 100%.
Apabila pekerja A menyelesaikan 33 buah tas pada waktu yang
sama, maka prestasi kerjanya (Performance Index)-nya adalah
33/30 = 1,1 atau 110%.
Pekerja berhak mendapat incentive 10% diatas upah pokok, maka
upah yang diterima pekerja itu adalah 1,1 x Rp.20.000,- = Rp.
22.000,-.
Beberapa perusahaan manufacture yang labour intensive (padat
karya) sudah banyak yang melakukan sistim ini, dan dikaitkan
dengan perhitungan upah lembur.

Workload Analysis

27

Job - Task Standard Design

Performance Index

Standard Performance Index


Individual Performance Index
Ratio to production
Performance linked to overtime work
Trainee rate

Workload Analysis

Job - Task Standard Design

Contoh di perusahaan rokok

Karyawan dengan sistim gaji borongan (piece rate).


Membuat rokok tangan (SKT - Sigaret Kretek Tangan).
Seksi-seksi :
Tukang giling (linting)
- ratio 1,20 SPI 325 batang per jam
Tukang gunting
- ratio 1,10 SPI 650 batang per jam
Tukang pak
- ratio 1,05 SPI 1.350 batang per jam
Tukang banderol
- ratio 1.0 SPI 7.000 batang per jam
Untuk mendapatkan standard produksi satu jam, ditentukan
melalui analisa motion study.

Workload Analysis

28

Job - Task Standard Design


Departmental Standard:
Penetapan
standar kinerja karyawan dalam departemen dapat dtetapkan

berdasarkan kepada 4 jenis ukuran:
1.
2.
3.
4.

Hasil Kerja
Obyek Kerja
Peralatan Kerja
Tugas per Jabatan

Workload Analysis

Job - Task Standard Design


Departmental Standard:
1. Hasil Kerja

Metode ini digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya dapat


dikuanEsir/dihitung, umumnya digunakan jika jenis pekerjaan
relaEf berulang dan Edak terlalu banyak variasi

Workload Analysis

29

Job - Task Standard Design


Departmental Standard:
2. Obyek Kerja
Objek kerja adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan
Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari
jumlah objek yang dilayani

Workload Analysis

Job - Task Standard Design


Departmental Standard:
3. Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah alat yang digunakan untuk bekerja
Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung
pada peralatan kerja

Workload Analysis

30

Job - Task Standard Design


Departmental Standard:
4.
Kelompok Tugas per Jabatan / Departemen
Metode ini digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya beragam jenisnya
Informasi yang dibutuhkan untuk dapat menghitung kebutuhan pegawai:
1. Uraian Tugas dalam sebuah Kelompok Tugas
2. Beban Kerja pada periode waktu (misal: harian)
3. Jumlah Total Waktu penyelesaian Kelompok Tugas
4. Jumlah Total Waktu Kerja EfekEf per periode waktu (misal:hari rata-rata)

Workload Analysis

Job - Task Standard Design


Departmental Standard:
4. K elompok Tugas per Jabatan / Departemen

31

Job - Task Standard Design


Business Unit Standard:

Revenue (juta)

Jumlah Karyawan
Total

Sales Dept

Production

Supp. Dept

2002

12,430

100

17

40

43

2003

13,755

120

22

60

38

2004

15,500

150

22

80

48

2005

18,500

200

25

100

75

Total

Sales Dept

Revenue - Headcount
Production

Supp. Dept

2002

12,430

124.30

731.18

310.75

289.07

2003

13,755

114.63

625.23

229.25

361.97

2004

15,500

103.33

704.55

193.75

322.92

2005

18,500

92.50

740.00

185.00

246.67

Workload Analysis

Job - Task Design Techniques


OperaEon / AcEvity Chart
Grak untuk menganalisis dan mencatat waktu dari gerakan-gerakan
dasar tangan , badan, dan atau terkait degan alat dalam pekerjaan
yang sifatnya ruEn, berulang.

Workload Analysis

32

ACTIVITY CHART
Task: Facsimile Activity
Time (detik)

Worker Action
Memasang Kertas pada mesin
Dial nomor yang dituju
Tekan start untuk memulai kirim
idle
idle
idle
idle
idle
idle
idle
idle
idle
idle
Selesai kirim, fax ditarik kembali
Work
Idle

Machine/Tools Action

0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
25
50

idle
idle
idle
idle

Kertas mulai terkirim

idle
50
25

Work
Idle

Workload Analysis

Job - Task Design Techniques


Flow Process / Gang Chart
Flow Chart, adalah grak untuk menganalisis dan membuat kategori
dari rangkaian task dari awal proses sampai selesainya sebuah
proses. Sementara Gang Chart adalah jenis ow chart yang bergerak
lintas unit kerja atau departemen.

Workload Analysis

33

Workload Analysis

Sample of Gang Chart


Create by:

Date:

Workload Analysis

34

Job - Task Design Techniques


Work Sampling:
Teknik untuk menetapkan besaran standar waktu bekerja dan
waktu Edak bekerja pekerja melalui serangkaian observasi
Tata cara:
Tetapkan kriteria bekerja dan Edak bekerja
Menetapkan interval observasi
Menetapkan prosentase-proporsi waktu bekerja
Menganalisa masalah dan penyelesaiannya.
Menetapkan standard waktu bekerja

Workload Analysis

AkEvitas Karyawan: Work Sampling

Loss

Aneka

Filing
Mailing

Hitung

Koresp

Ist/sholat

8.45
9.00
9.15
9.30
9.45
10.00
11.15
11.30
11.45
12.00
13.15
13.30
13.45
14.00
14.15
14.30
14.45
15.00
15.15
15.30
15.45
16.00
16.15
16.30
16.45
17.00
17.15
17.30

Loss

Jumat

Ist/sholat

Mailing
Aneka

Filing

Koresp

Hitung

Loss

Kamis

Ist/sholat

Mailing
Aneka

Filing

Koresp

Hitung

Ist/sholat

Rabu

Loss

Mailing
Aneka

Hitung

Filing

Loss

Koresp

Selasa

Ist/sholat

Mailing
Aneka

Hitung

Filing

W a k t u

Koresp

Senin

Total
Keterangan Loss:

1. ________________________
2. ________________________
3. ________________________
4. ________________________
5. ________________________

Keterangan: Koresp.: Baca, tulis, edit dokumen, tabel.


Hitung: Hitung harga, edit harga
Filing: Mencari file/surat, mengambil, sortir
Mailing: Surat menyurat, baca, edit, kirim, terima, email
Aneka: Telepon, fax, meeting, membersihkan alat

35

Job - Task Design Techniques


Work Breakdown Structure:
Teknik untuk menetapkan satuan akEvitas task terkecil yang dapat
diukur kinerja, waktu dan kualitas pekerjaan tersebut.
Tata cara:
Mulai dengan menetapkan jenis pekerjaan utama
PerEmbangkan sasaran akhir penugasan
Turunkan sasaran akhir menjadi beberapa akEvitas kegiatan
Turunkan lagi sampai menemukan satuan unit akEvitas terkecil
yang terukur kuanEtaEf
PerEmbangkan untuk jumlah turunan yang paling logis

Workload Analysis

Job - Task Design Techniques


Work Breakdown Structure:
CPM/PERT chart adalah model jaringan gras yang menggambarkan
tugas-tugas proyek dan hubungan antara tugas-tugas tersebut.

Gan] chart adalah bagan batang horizontal sederhana yang
menggambarkan tugas-tugas proyek berdasarkan kalender. Tiap batang
diberi nama untuk mewakili seEap tugas proyek. Tugas-tugas tersebut
didajar secara verEkal pada kolom kiri. Pusat horizontal adalah garis
waktu kalender.

Workload Analysis

36

Job - Task Design Techniques

Workload Analysis

Job - Task Design Techniques


CPM Cri8cal Path Model

Workload Analysis

37

Job - Task Design Techniques

Workload Analysis

Job - Task Design Techniques

Workload Analysis

38

Job - Task Design Techniques

Workload Analysis

Workload Analysis

39

WBS dan CPM/PERT atau Gan] Chart


No.

Penugasan Project Fasilitas Lab. Bahasa

Prasyarat
(Predecessor)

Minggu

Membangun Ruang Lab. Bahasa

20

Inspeksi Keamanan dan Keselamatan Kerja

Instalasi Komputer dan Audio Video System

Rekrut Staf Pengelola Fasilitas Lab. Bahasa

Training Staf: Sojskill dan Teknis Peralatan

Trial Pilot Project Kelas Lab. Bahasa

2, 3, 5

Workload Analysis

WBS dan Scheduling


Project: Penyusunan Draft Kompetensi Karyawan
Aktivitas

Task Assigned

Predecessor

Time (Hari)

none

Penetapan Pilot Project Sampel Posisi

Penjabaran Hard Competency

Penjabaran Soft Competency

Penyusunan Kriteria Penilaian

Penetapan Scoring Penilaian

Penetapan Kriteria dan Scoring Total

2,3

Penetapan Format Penilaian

Trial Program pada Posisi Sampel

4,5,6,7

Workload Analysis

40

WBS dan Scheduling


Project: Fasilitas Lab. Bahasa

Gunakan CPM/PERT chart atau Gan] chart

Workload Analysis

WBS dan Sequencing


WORKLOAD / DAY: 260 unit produk ; 1 day 8 jam = 480 menit = 28.800 deEk
Total Task Time untuk 6 StaEon adalah : 110 deEk /produk

StaEon

Task Time

110

110

110

110

110

110

Real Task
Time

70

80

60

70

50

50

Workload Analysis

41

WBS dan Sequencing


Berapa Total Maksimal Produksi?

StaEon

Total Time

Real Task
Time

70

80

60

70

50

50

ProducEvity /
Eciency

Time:100
Idle Eme
Time: 90
Idle Eme
Time: 80
Idlle Eme

Workload Analysis

WBS dan Load Balancing


WORKLOAD / DAY: 260 unit produk ; 1 day 8 jam = 480 menit = 28.800 deEk

StaEon

Task

Predecessor

B, C

D,E,F,G

Real Task
Time

70

80

40

20

40

30

50

50

Workload Analysis

42

WBS dan Load Balancing


WORKLOAD / DAY: 260 unit produk ; 1 day 8 jam = 480 menit = 28.800 deEk

Workload Analysis

WBS dan Resource Planning


Finite Loading
Prosedur Scheduling yang menempatkan assign job pada work center dan

menetapkan starEng dan compleEon dates dengan memperhaEkan kapasitas


wotk center yang tersedia

Forward Scheduling
Backward Scheduling

Workload Analysis

43

WBS dan Resource Planning


Ada 3 Job Sheet yang masuk secara berurutan , FCFS (First Come First Served). Berapa total
mandays dan sekuens yang paling esien yang dibutuhkan untuk selesaikan semua project di
bawah ini.. (Catatan, Resource 3 dan 4 dapat dilakukan bersamaan)

Job Sheet 1 Waktu

Job Sheet 2 Waktu

Job Sheet 3 Waktu

Resource 1

Resource 1

Resource 2

Resource 2

Resource 2

Resource 3

Resource 3

Resource 3

Resource 4

Resource 4

Resource 4

Resource 1

Resource 5

Resource 5

Resource 5

Total

10

Total

10

Total

10

Workload Analysis

Job - Task Design Techniques


MoEon Economy Principles - 1
Human Body Principles
Task work harus dibuat dalam satu ritme berulang yang bergerak
secara otomaEs
Gerakan badan, tangan dan lengan harus simetris sejak dimulai
sampai diakhiri, bisa simultan atau berganE arah.
Tidak ada bagian tangan, lengan yang hanya akEf satu sisi
Tangan dan lengan bekerja dalam prinsip momen, Edak boleh ada
tension yang berlebih, kejut. Jarak gerakan dalam radius lengan
tangan.
Pandangan mata keliling dikurangi, atau hanya dalam unit.
Gerakan berlebih, delay, idle Eme harus dihindari
Gerakan badan dalam unit kerja, antar unit kerja dikurangi.
Workload Analysis

44

Job - Task Design Techniques


MoEon Economy Principles - 2
Workplace and Mechanical Device Principles
Harus ada tempat yang tetap dari tools dan material
Tools, material dan control visual sedekat mungkin dengan EEk
pekerjaan.
Workplace/unit kerja harus diassigned tetap untuk satu task - orang.
Jig, clamps harus mampu memegang obyek dengan tepat dan Edak
bergerak.
Guides, jigs, harus dapat bekerja tanpa bantuan langsung manusia.
Mechanical system harus mampu melindungi dan mendukung
gerakan dan keselamatan manusia

Workload Analysis

Job - Task Design Techniques


Behaviour Methods - 1
Job RotaEon
Memindahkan pekerja ke sebuah job baru untuk jangka waktu
pendek dan kemudian keluar kembali ke unit semula.

Job Enlargement
Mendesain ulang pekerjaan untuk memberikan variasi yang lebih
besar, otonomi kerja lebih, idenEtas task yang lebih besar, serta
umpan balik yang lebih luas.

Workload Analysis

45

Job - Task Design Techniques


Behaviour Methods - 2
Job Enrichment
Mendesain pekerjaan untuk memberi makna dan kenyamanan kerja
lebih baik dengan melibatkan pekerja dalam planning, organizing,
dan controlling pekerjaan.

Job Redesign dan ParEcipaEve Model


Mendesain ulang pekerjaan dengan melibatkan parEsipasi pekerja

dalam menetapkan job, task, serta ukuran-ukuran dalam pekerjaan.

Workload Analysis

Workload dan Produc8vity

Workload Analysis

46

Workload dan Produc8vity

Workload Analysis

Workload dan Produc8vity


Waste Management
Tidak memberikan nilai tambah , berlebihan dari kebutuhan minimum, menghambat
suatu proses, tidak menguntungkan secara materi, biaya, waktu

47

Workload dan Produc8vity


Waste Management

Workload Analysis

Workload dan Produc8vity

Workload Analysis

48

Workload dan Produc8vity


Muda - Waste
Penambahan beban biaya terhadap produk/pelayanan, namun Edak
memberikan value added
9 pemborosan terdahulu
Memperpanjang lead Eme
Menimbulkan gerakan tambahan untuk memperoleh komponen,
dokumen atau peralatan
Kelebihan persediaan
Waktu tunggu

Workload Analysis

Workload dan Produc8vity


Muri Overburden

Pembebanan berlebih yang diterapkan


Terhadap mesin dan karyawan
Lawan ekstrem dari Muda
Menimbulkan masalah keselamatan kerja atau over acEng
Mengurangi kualitas kerja dan pelayanan
Kerusakan mesin dan peralatan kerja karena beban berlebih
Biaya repair & maintenance yang Enggi
Menyebakan produk/pelayanan cacat

Workload Analysis

49

Workload dan Produc8vity


Mura - Unevenness

KeEdakseimbangan dalam pembagian tugas


Adalah gabungan dari Muda dan Muri
Satu karyawan mendapatkan beban kerja yang lama dan berat, sementara
karyawan lain mendapat beban kerja yang ringan dan singkat
Banyak waktu menganggur pada karyawan yang bekerja ringan dan singkat
OverEme bagi karyawan yang bekerja dengan beban berat dan waktu lama
KeEdak seimbangan disebabkan pembagian kerja yang Edak efekEf
Jadwal produksi/kerja yang Edak teratur
Volume produksi uktuaEf karena masalah internal seperE kerusakan mesin,
peralatan rusak, kekurangan material
Muda merupakan akibat dari Mura
KeEdakseimbangan Engkat produksi berarE perlu memiliki peralatan, material,
dan orang untuk melakukan Engkat produksi yang terEnggi. Bahkan bila
permintaa rata-ratanya jauh lebih rendah dari itu

Workload Analysis

Workload dan Produc8vity

Workload Analysis

50

Dajar pemorosan dapat diperluas tanpa batas


Kategori

Ciri-ciri Pemborosan

Cara Penghapusan

Barang dalam proses

Menyimpan barang persediaan yang tidak


dibutuhkan dengan segera

Perampingan
persediaan

Penolakan

Memproduksi barang cacat

Kurangi cacat

Fasilitas

Mesin menganggur, macet, waktu ganti cetakan


lama

Tingkatkan
pemanfaatan

Biaya

Investasi berlebih untuk keluaran yang dibutuhkan

Hemat biaya

Tenaga kerja tidak


langsung

Kelebihan orang, tenaga kerja tidak langsung terlalu


banyak

Penugasan yang efisien

Perancangan

Merancang produk dengan fungsi berlebih dari yang


dibutuhkan

Kurangi biaya produk

Bakat/kemampuan

Mempekerjakan orang trampil untuk tugas yang


dapat dimekanisasi atau ditugaskan kepada orang
lain yang kurang trampil

Pemanfaatan tenaga
kerja atau optimasi
karyawan

Gerak kerja

Tidak mengikuti standar kerja

Tingkatkan standard

Kelambanan produk
baru

Proses stabilisasi produksi pada produk baru


berjalan lamban

Peralihan cepat ke
produksi jalur penuh

Penggunaan
teknologi mutakhir

Proses manual belum dioptimalisasi, pekerjaan


cukup dengan cara manual, namun sudah
memutuskan investasi teknologi terbaru yang mahal

Feasibility study yang


tepat

Workload dan Produc8vity


Just in Time One Piece Flow Process

Yang harus dilakukan sebelumnya adalah :


Mengubah layout alat produksi/tempat pelayanan,
Bukan lagi per departmental (kelompok mesin sejenis digabung
dalam satu lini proses),
Namun berubah menjadi per kesatuan proses produksi/service
(lihat gambar dibawah)
Dilakukan peningkatan koordinasi antar proses tersebut, sehingga
Edak ada waktu menunggu atau menganggur.
Meniadakan stock/dokumen antar proses di mana pada Eap proses
atau lini kerja hanya mendapat satu unit barang dalam proses.
Melakukan sinkronisasi waktu siklus kerja dengan penerapan
keseimbangan jalur.
Menerapkan mulE process handling di mana seEap operator secara
sekaligus menangani beberapa mesin dengan siklus yang standard.

Workload Analysis

51

Workload dan Produc8vity

Workload dan Produc8vity


Produksi Berdasarkan Lot

One Piece Flow

Tata letak lantai adalah tipe kerja lot

Tata letak lantai berbentuk U

Pengelompokan mesin berdasarkan tipe


yang sama

Pengelompokan berdasarkan satu aliran


proses barang dari barang mentah
menjadi barang jadi

Produksi secara besar-besaran, baru


dipindahkan ke proses berikurnya

Produksi setiap kali satu

Mesin yang digunakan besar-besar

Mesin yang digunakan kecil-kecil

Persediaan barang tinggi

Persediaan barang sedikit (menuju zero)

Penanganan mesin secara tunggal

Penanganan mesin secara ganda

Pekerja duduk sewaktu bekerja

Pekerja berdiri sewaktu bekerja

Pekerja terspesialisasi kemampuannya

Pekerja berkemampuan multifungsi

Inspeksi dilakukan pada akhir proses

Inspeksi dilakukan di dalam proses itu


sendiri (Built in quality)

52

Workload dan Produc8vity


Con8nues Improvement (Kaizen)

Workload Analysis

Workload dan Produc8vity


Con8nues Improvement (Kaizen)
Mencakup pengerEan perbaikan
Melibatkan semua orang baik manajemen dan karyawan,
Melibatkan biaya dalam jumlah tak seberapa.
Perbaikan dalam kaizen bersifat kecil dan terus menerus,
Disebut dengan Learning OrganizaEon (Organisasi Pembelajaran)
Proses kaizen mampu membawa hasil yang dramaEs seiring perjalanan
waktu.
Perusahaan-perusahaan besar di Barat cenderung untuk mengagungkan
inovasi,
Yaitu perubahan besar besaran melalui investasi teknologi terbaru yang
mahal, konsep manajemen atau teknologi produksi/jasa yang mutakhir.

Workload Analysis

53

Workload dan Produc8vity


Con8nues Improvement (Kaizen)
Inovasi memang terdengar dramaEs dan punya daya tarik
isEmewa.
Sebaliknya kaizen sering kali hanya memperbaiki hal-hal yang kecil.
Namun inovasi merupakan upaya sekali tembak dan berbiaya
Enggi.
Hasilnya seringkali membawa efek samping.
Misalnya pemutusan hubungan kerja karyawan, bunga bank yang
Enggi dan sebagainya.
Kaizen adalah pendekatan dengan resiko rendah dan Edak
membutuhkan biaya yang besar.

Workload Analysis

Workload dan Produc8vity


INOVASI
Kreativitas
Individualisme
Berorientasi+pada+keahlian
Perhatian+pada+loncatan+jauh
Beorientasi+pada+teknologi
Informasi+:+tertutup,+perorangan
Beorientasi+pada+keahlian+fungsional
Mencari+teknologi+baru
Lini+++staff
Umpan+balik+terbatas

KAIZEN
Dapat+beradaptasi
Kerja+tim+(ancangan+system)
Berorientasi+pada+hal=hal+umum
Perhatian+pada+detail
Berorientasi+pada+manusia
Informasi+:+terbuka,+dibagikan
Beorientasi+pada+lintas+fungsi
Dibangun+pada+teknologi+yang+ada
Organisasi+fungsional+silang
Umpan+balik+yang+luas

54

Terima Kasih

55