Anda di halaman 1dari 8

SURAT

A. Pengertian Surat
Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan: Surat merupakan alat
komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu
dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).
Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris: Surat adalah komunikasi tertulis yang
berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan
dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan
tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah
yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting
dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan,
maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
B. Fungsi dan Penggolongan Surat
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan
perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai:
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi
perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan
korespondensi.

2. Alat pengingat: berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis: berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu
organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi: surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari
organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman: surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
Dalam bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis
surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut:
1. Menurut wujud surat:
a. Kartu pos
b. Warkat pos
c. Surat bersampul
d. Nota
e. Telegram
f. Surat pengantar
2. Menurut tujuan surat:
a. Surat pemberitahuan
b. Surat perintah
c. Surat permintaan/permohonan
d. Surat panggilan/teguran
e. Surat peringatan
f. Surat keputusan
g. Surat perjanjian
h. Surat laporan
i. Surat pesanan
j. Surat penawaran
3. Menurut sifat isi dan asal surat:
a. Surat dinas:
Ciri-ciri surat dinas:

1) Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan


2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5) Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat format surat
tertentu.
b. Surat niaga: Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha
niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun
hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas
surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal
dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan
surat penagihan.
3. surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi) :

Ciri-ciri surat pribadi yaitu:


- Tidak menggunakan kop surat
- Tidak ada nomor surat
- Salam pembuka dan penutup bervariasi
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
- Format surat bebas
d. Menurut jumlah penerima surat :
1. surat biasa
2. surat edaran
3. surat pengumuman
e. Menurut keamanan isi surat :

1. surat sangat rahasia


2. surat segera
3. surat biasa
f. Menurut prosedur pengurus surat :
1. surat masuk
2. surat keluar
g. Menurut jangkauan surat :
1. surat intern
2. surat ekstern
Selanjutnya Drs. E. Martono, dalam bukunya Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan,
menyebutkan bahwa surat dapat digolongkan menjadi beberapa jenis menurut kategori tertentu,
yaitu:
1. Siapa yang mengirim
a. surat pribadi/prive, sering disebut surat keluarga yang bersifat kekeluargaan.
b. Surat dinas pemerintahan, surat ini dikirim untuk lingkungan pemerintah.
c. Surat dinas swasta, surat ini dikirim oleh instansi di luar instansi pemerintah, seperti; oleh
perusahaan swasta, kantor swasta, yayasan, dll.
2. Aktivitas yang dikandung dalam surat
3. Wujud surat.
C. Susunan dan Tata Tertib Surat

Dalam bukunya Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Drs. A. W Widjaya mengemukakan,


bahwa pada dasarnya susunan dan tata tertib surat adalah sebagai berikut :
a. Kepala surat
b. Tempat dan tanggal surat
c. Nomor surat
d. Lampiran surat
e. Perihal
f. Alamat surat
g. Salam pembukaan (kadang-kadang telah masuk dalam kalimat pembukaan).
h. Kalimat pembuka surat
i. Isi surat
j. Salam penutup
k. Tembusan surat
l. Initial surat
Pedoman dalam menyusun isi surat adalah :
a. paragrap pembuka
b. paragrap uraian isi
c. paragrap penutup
D. Bentuk Surat Menurut Cara Mengetik/Menulisnya
Surat harus di tulis/ditik rapi dan bersih tanpa salah. Untuk maksud tersebut, maka muncullah
bermacam-macam model surat sesuai dengan effisiensi bidang tata usaha.
Adapun surat menurut bentuk/tata letaknya adalah sebagai berikut :
a. Surat Lurus (Block Style)
b. Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)

c. Surat Lurus Penuh (Full Block Style)


d. Surat Lekuk (Indented Style)
e. Surat Resmi (Official Style)
f. Surat Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
g. Surat Sederhana (Simplified Style)
Setiap badan usaha menggunakan bentuk surat sesuai dengan selera masing-masing sesuai
dengan kegemaran, kepantasan dan kebiasaannya.
Persiapan dalam Mempergunakan Sarana Hubungan dengan Surat
Selanjutnya masih dalam buku Administrasi Kearsipannya, Drs. A. W Widjaya, menguraikan
secara singkat dalam mempergunakan sarana hubungan dengan surat yang memerlukan beberapa
persiapan dan kegiatan, antara lain :
a. Bahan-bahan dan alat-alat tulis: Kegiatan memersiapkan segala alat-alat dan perlenglapan
yang diperlukan.
b. Membuat konsep surat : Kegiatan membuat konsep surat untuk dikirim dan membuat konsep
surat sebagai balasan surat yang masuk.
c. Pengetikan : Menyangkut bentuk dan etika surat; bersih, rapi, dan pengetikannya jelas.
d. Pentaklikan surat
Kegiatan ini biasanya dilaksanakan sesudah surat itu di tik, kemudian dibaca kembali dengan
teliti agar tidak terdapat kesalahan setelah surat tersebut ditandatangani.
e. Pengiriman surat / ekspedisi
Kegiatan ini meliputi penyampulan surat, memberikan tanda cap, penomoran surat dan
penyampaian (pengiriman) surat kepada alamat yang dituju.
Sebagai catatan, pada sampul surat dapat dibubuhi tanda RAHASIA, SEGERA, KILAT
KHUSUS, BEBAS DARI BEA (BDB), TERDAFTAR, TERCATAT, POS UDARA, DLL.
f. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat ini disebut kearsipan. Surat-surat yang dibuat dan dikirim perlu ada
pertinggal sebagai arsip. Penyimpanan dengan suatu sistem dengan pembahasan tersendiri yang

tidak akan dibahas dalam laporan ini lebih lanjut. Hanya maksudnya agar surat dan warkat yang
disimpan dengan segera dapat ditemukan kembali bila diperlukan.
E. Pengaturan Surat Menyurat
Dalam bagian ini tidak akan dibicarakan bagaimana menyusun/menulis surat yang baik. Bagian
ini akan menerangkan perjalanan surat atau cara mengatur proses surat menyurat pada suatu
perusahaan secara teoritis.
E.1. Pengaturan Surat Masuk
Surat diterima oleh suatu kantor melalui beberapa cara, seperti; diantar oleh seorang kurir, harus
diambil di kantor pos, pengiriman melalui pos, dll.
Menurut Drs. E. Martono, Prosedur penyelesaian surat masuk secara sederhana adalah sebagai
berikut ;
1. Pemilihan pendahuluan/presorting
2. Pembukaan sampul/opening the envelope
3. Pemeriksaan serta pemberian tanda terima/dating
4. Penelitian banyaknya lampiran/checking the enclosures
5. Pemisahan/sorting
6. Penyelesaian Surat/routing
7. Penyerahan surat untuk di proses/distribution.
Ada 3 (tiga) prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat
untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar pada setiap kantor, yaitu :
1. Prosedur Buku Agenda
a. buku agenda (berisi kolom-kolom keterangan dari surat yang dicatat yang susunannya
kronologis).
Format Buku Agenda
No. Tanggal No. Surat Perihal Pengirim Kelompok
b. buku ekspedisi (dipergunakan sebagai tanda buktipenerimaan, pengiriman, atau
pendistribusian surat atau barang).

2. Prosedur Kartu Kendali (prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat
dikontrol sejak masuk sampai disimpan).
3. Prosedur Tata Naskah (disebut juga sebagai Takah, yang merupakan sutau kegiatan
administrasi di dalm memelihara dan menyususn data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi
tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam suatu berkas).
Tahap akhir dari proses pengaturan surat masuk adalah penyimpanan, yang mana seperti telah
dijelaskan pada pembatasan masalah bahwa prosedur kearsipannya tidak akan dibahas lebih
lanjut lagi.
E.2. Pengaturan Surat Keluar
Untuk pengurusan surat keluar, seperti juga pada penggolongan surat masuk hendaknya juga
diadakan pengelompokkan ke dalam kelompok; surat penting, surat rutin, dan surat biasa.
Secara ringkas pengaturannya adalah sebagai berikut :
1. Membuat konsep surat
2. Konsep disetujui akan diparaf oleh pimpinan
3. Surat di tik oleh satuan unit pengolah
4. Surat yang siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan
5. Surat oleh pengarah dilampiri 3 (tiga) kartu kendali yang telah diisi kolom-kolomnya
6. Lembar I ditinggal pada pengarah, lembar II dan III bersama petinggal dikembalikan ke unit
pengolah
7. Setelah ditandatangani oleh penerima sebagai tanda terima, maka lembar II kembali ke unit
pengarah untuk selanjutnya disimpan di penata arsip pusat. Sedangkan asli surat langsung
dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.