Anda di halaman 1dari 24

AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA

A. Pengertian Pengelolaan Data

Pengelolaan data adalah kegiatan atau operasi yang direncanakan


guna untuk mencapai tujuan. Dalam pengelolaan ini di dalamnya ada
kegiatan yang dilakukan oleh pengelola data untuk mencapai tujuan yang
telah direncanakan bersama atau pun secara pribadi. Pengelolaan itu
melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat menyimpan data yang
ada serta didapat dari informasi pengambilan keputusan, selain itu juga
ada alat bantu seperti komputer yang ada di lapangan. Alat bantu tersebut
dapat memproses semua data untuk dijadikan sebuah informasi.

B. Unsur-Unsur Pengelolaan Data

Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau


sebagian dari unsur-unsur pengelolaan data :
1. Pengumpulan Data (Data Capturing)

Pengelolaan data merupakan aktifitas penangkapan data dari dalam


dokumen dasar. Dokumen ini merupakan lembar isian data yang diisi
oleh petugas atau orang lain secara langsung. Dokumen diisi dan
dirancang dengan jelas, mudah serta dapat meminimalisir kesalahan
data.

2. Pembacaan (Reading)

Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari dokumen dasar


yang digunakan agar diproses lebih lanjut. Proses pembacaannya dapat
dilakukan secara manual atau dengan menggunakan alat bantu berupa
mesin.
3. Pemeriksaan (Verifying)

Pemeriksaan perlu dilakukan dan hal ini bertujuan untuk


menghindari kesalahan data yang dibaca dari dokumen dasar.
4. Perekaman (Recording)

Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang dibaca


dan diverifikasi ke dalam alat penyimpanan berupa memori
penyimpanan. Dalam sistem komputer data dapat disimpan di memori
sekunder berupa disk, hard disk, dan lainnya.
5. Penggolongan (Classifying)

Penggolongan informasi perlu

dilakukan untuk memenuhi

kebutuhan informasi berdasarkan klasifikasi tertentu.


6. Pengurutan (Sorting)

Sorting selalu digunakan dalam pengelolaan data. Data-data itu


perlu diurutkan agar informasi yang dihasilkan dapat dipahami,
memudahkan pembaca dan pencarian informasi yang disajikan.

7. Peringkasan (Sumarizing)

Peringkasan data dimaksud sebagai operasi untuk menghilangkan


kemunculan data yang sama atau berulang dari sekumpulan rincian
data sebagi basis data yang tersimpan dalam memori.
8. Perhitungan (Calculating)

Perhitungan merupakan proses pengolahan data yang melibatkan


seluruh operasi aritmatika.
9. Perbandingan (Comparing)

Data-data dalam basis sumber data-data yang ada perlu


dibandingkan dengan data-data yang lain untuk mengetahui posisi dan
kondisi data dalam kesimpulan data yang direkam.
10. Pemindahan (Transmitting)

Dalam suatu system jaringan computer perlu ada pengiriman data


dari satu terminal ke terminal lain melalui media tranmisi data intuk
diproses lebih lanjut.
11. Penampilan Kembali (Retrieving)

Pada prinsipnya informasi yang ada merupan penampilan hasil


kembali dari data-data yang telah disimpan disuatu tempat
penyimpanan sebelumnya, dan untuk menapilan kembali diusahakan
data-data itu dapat ditampilkan dengan cepat.

12. Penggandaan (Reproductiont)

Penyajian informasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu


dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai,
dengan tujuan agar infomasi itu tidak hilang.
13. Penyebarluasan (Distribution)

Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi


data atau dikirim dalam bentuk hardcopy

kepada setiap pemakai

dalam setiap daftar tebusan laporan.

C. Metode Pengolahan Data

Ada 4 (empat) metode yang digunakan dalam sistem pengolahan


data :
1. Metode Manual

Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan dengan


tangan dan menggunakan alat bantu yang sederhana seperti pensil,
pulpen, penggaris, kertas kerja dan lain-lain.
2. Metode Elektromagnetik

Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual dan


dibantu mesin elektronik sederhana. Contoh seorang kariyawan yang
bekerja dengan menggunakan mesin cetak kolom.
3. Metode Sistem Warkat

Dalam sistem ini pengolahan data dilakukan dengan sistem warkat,


prinsip kerja sistem ini adalah data-data mengenai suatu objek dicatat
dalam suatu kartu dengan menggunakan sandi lubang. Sejumlah kartu
yang mengandung sejumlah data-data objek yang sama digabung
untuk membentuk suatu berkas file.
4. Metode Elektronik Komputer

Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan dibantu


dengan menggunakan alat yang semakin tahun semakin bertambah
canggih yaitu komputer. Semua data diinput dan diolah berdasarkan
kebutuhan yang diperoleh dan di lakukan juga penyimpanan agar suatu
saat data itu dibutuhkan tinggal dibuka dengan segera dan cepat. Ada
beberapa hal yang perlu dilihat dalam menentukan metode
pengolahann data yang tepat menurut seorang sistem analis untuk
mampu memahami syarat-syarat pengolahan maupun kemampuankemampuan yang ingin dicapai dari setiap metode yang dipilih :
a. Volume unsur-unsur data yang dimuat
b. Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan
c. Batasan waktu pengolahan
d. Tuntutan perhitungan

D. Pengolahan Data Secara Elektronik

Definisi dari pengolahan data secara elektronik merupakan


serangkaian kegiatan dengan menggunakan komputer yang mencakup
pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan pengawasan.

1. Pengumpulan Data

Data merupakan bahan mentah yang memerlukan pengolahan lebih


lanjut agar berubah bentuknya menjadi informasi, Sedangkan
para pengguna informasi menuntut adanya informasi yang bermutu
tinggi, sehingga para tenaga pengolah data harus berupaya agar dalam
menjalankan fungsinya, terdapat jaminan :
a. Mutu data yang dikumpulkan tinggi,
b. Relevan dengan kepentingan penggunanya
c. Digali dari sumber yang dapat dipercayai, baik internal maupun

eksternal.
2. Pengolahan Data

Pengolahan data adalah mengubah bentuk dan makna data menjadi


informasi yang bermanfaat dan dapat digunakan dalam mendukung
berbagai proses pengambilan keputusan. Peranan informasi biasanya
digunakan dalam pengambilan keputusan pada penentuan tujuan
dan berbagai sasaran perusahaan jangka panjang maupun pendek,

keputusan penyusunan strategi oleh manajemen puncak, keputusan


pada strategi operasioanal serta pemilihan tipe dan struktur organisasi.
3. Penyimpanan Data

Luaran pengolahan data berupa informasi harus disimpan


sedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin, hemat biaya, dan
mudah ditelusuri serta diambil apabila tiba waktunya untuk digunakan.
Yang paling penting dari penyimpanan data ini adalah dari segi
keamanan yang dapat dipandang dari 3 (tiga) segi :
a. Agar jangan sampai jatuh pada orang atau pihak yang tidak berhak,

seperti pesaing.
b. Aman terhadap kerusakan karena tempat penyimpanan yang

tidak baik.
c. Aman dari bahaya kebakaran.

Dalam segi kehematan biaya adalah penyimpanan dilakukan


sedemikian rupa sehingga tidak memerlukan runag yang besar yang
berakibat

pada biaya

pemeliharaan

yang

banyak.,

Selain

itu

penyimpanan dilakukan sesuai dengan sistem tertentu yang diketahui


sehingga penelusuran data dan informasi dapat dilakukan dengan
mudah.
4. Pengawasan Data

Pengawasan data dilakukan agar sistem pengolahan data yang


sudah ditetapkan diikuti sepenuhnya oleh mereka yang bertanggung
jawab utnuk fungsi tersebut, sehingga urutan langkah-langkah yang

harus diambil benar-benar ditaati untuk menghasilkan informasi yang


memenuhi kebutuhan berbagai pihak yang memerlukannya.

E. Organisasi Pengolahan Data.

Bentuk-bentuk pengorganisasian ini hanya berlaku apabila


perusahaan melakukan sendiri pengolahan datanya. Untuk tercapainya
hasil olah data yang bermutu baik dan menghasilkan informasi yang
akurat, maka dalam melakukan pengolahan data tersebut disusun
organisasi yang menjalankan pengolahan data serta pembagian tuas untuk
setiap individunya. Organisasi yang lumrah digunakan terdiri :
1. Pimpinan

tertinggi yang bertanggung jawab atas keseluruhan

fungsi pengolahan data dengan titlelatur wakil presiden direktur,


direktur, atau titlelatur yang sejenis.
2. Dibantu oleh paling sedikit 3 (tiga) manajer :
a. Manajer

operasi

yang

komputer, pemrosesan

membawahi

sistem,

operasi

pengamanan

peralatan

komputer,

dan

luaran

yang

penjadwalan penggunaan komputer.


b. Manajer

pengendalian

membawahi penelitian

masukan-masukan
masukan,

pengendalian

pemrosesan,

analisis, dan pengendalian luaran serta pengendalian koreksi


kesalahan.
c. Manajer

pengembangan

dalam penyelenggaraan

sistem

kegiatan

yang
pembuatan

koreksi program, dan dokumentasi sistem.

bertanggungjawab
program

baru,

Dalam susunan organisasi satuan pengolah data dibuat premis yang


sangat mendasar yaitu pimpinan tertinggi dari satuan kerja harus
merupakan bagian dari tim manajemen puncak. Premis dikatakan
sangat mendasar karena pertimbangan :
a. Pimpinan tertinggi satuan pengolah data harus mempunyai akses

langsung

kepada

forum

pengambialn

keputusan

strategik

dalam perusahaan.
b. Pimpinan

tertinggi

proses pengambilan

harus

mengetahui

keputusan

agar

latar

dia

belakang

dapat

dan

menentukan

dukungan informasi apa saja yang harus diberikan.


c. Agar seluruh jajaran organisasi memahami pentingnya informasi

dalam manajemen bisnis yang ditangani oleh perusahaan.


d. Agar seluruh jajaran organisasi bersedia memberikan masukan

datayang diberikan untuk diolah lebih lanjut menjadi informasi.


e. Agar

perusahaan

bersedia

melakukan

investasi

yang

diperlukanoleh satuan kerja yang dipimpinnya, baik untuk


kepentingan pengadaan

perangkat

keras,

membeli

atau

mengembangkan sendiri perangkat lunak dan untuk pengembangan


tenaga spesialis di bidang pengolahan data.
Dalam pengambilan keputusan yang menggunakan informasi dan
dihasilkan oleh pengolahan data terdapat berbagai pendekatan :
a. Pendekatan sentralisasi.

Pendekatan

sentralisasi

secara

umum

dapat

sebagai pendekatan pengolahan data yang terpusat.

dikatakan

Ciri-ciri dalam pendekatan sentralisasi untuk pengolahan data


adalah adanya satu komputer besar yang berperan selaku pemroses
seluruh data, adanya pangkalan data yang menjadi konfigurasi
dalam pengolahan data, pemutakhiran dan penyimpanan data yang
didistribusikan kepada berbagai terminal yang on-line dan adanya
alat pencetak atau printer untuk mencetak luaran berupa informasi
di atas kertas dan satuan kerja pengolahan data.
Keunggulan jika perusahaan menggunakan pendekatan sentralisasi
dalam pengolahan data, yaitu :
1) Dari segi pembiayaan awal, investasi awal atau modal yang

harus ditanam besar karena mainframe biasanya mahal. Namun


disisi lain biaya operasi dan pemeliharaan dapat dikurangi
karena dua alasan yaiu kapasitas pemrosesan berskala besar dan
pemanfaat simultan oleh beberapa pemakai pengolahan data.
2) Pimpinan satuan pengolahan data dapat melakukan pemantauan

yang lebih efektif terhadap lilngkungan yang dihadapi, baik


secara internal dalam perusahaan maupun secara eksternal
sehingga berbagai penyesuaian yang diperlukan dengan cepat
dapat dilakukan.
3) Dengan adanya hanya satu pangkalan data, konsistensi data

dapat lebih terjamin dari duplikasi penyediaan dan penyimpanan


data. Pemutakhiranpun jadi lebih mudah dapat dilakukan.
4) Dengan

adanya

satu

pangkalan

data,

langkah-

langkah pengamanan data dapat diambil dengan mudah, suatu


hal yang sangat penting dalam kegiatan pengolahan data
khususnya dan pengelolaan bisnis pada umumnya.

5) Dengan

sentralisasi

pengolahan

data,

perencanaan

dan pengembangan karier bagi para tenaga spesialis pengolahan


data dengan berbagai jabatan yang mereka pangku dapat
dilakukan sedemikian rupa sehingga para tenaga kerja itu
merasa ada prospek untuk meraih kemajuan dalam berkarya
dimasa yang akan datang.
Dibalik keunggulan tersebut ada pula kelemahan dalam pendekatan
secara sentralisasi dalam pengolahan data, diantara yaitu :
1) Waktu yang lama untuk mengembangkan segala jenis aplikasi

yang sesuai dengan kebutuhan seluruh komponen perusahaan


karena satuan kerja pengolahan data memang harus melayani
seluruh perusahaan, baik dalam arti komponen bidang
fungsional

sebagai

pelaksana

tugas

pokok

maupun

komputer

kepada

sebagai pelaksana tugas penunjang.


2) Kesulitan

dalam

alokasi

waktu

komponen perusahaan yang dirasa adil dan sesuai dengan beban


kerja yang dipikulnya.
3) Timbulnya kesan bahwa pendekatan sentralisasi menjadikan

para pemilik data merasa kehilangan hak memiliki data yang


diperlukan untuk penyelenggaraan fungsinya karena apabila
data tertentu diperlukannya, ia harus meminta kepada pusat
pengolahan data.

b. Pendekatan desentralisasi.

Pendekatan desentralisasi dalam pengolahan data yang dimaksud


dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu:

1) Dimungkinkan pengolahan atau pemasukan data dari jarak jauh

karena tersedianya fasilitas pengiriman dan penerimaan data


melalui

hubungan

modem

tertentu

yang

dewasa

ini,

berkat perkawinan antar beberapa teknologi komunikasi dan


teknologi informasi makin banyak jenis serta aplikasinya.
2) Desentralisasi

pengolahan

data

dikaitkan

dengan

desentralisasi pola pengambilan keputusan perusahaan. Tidak


mustahil apabila manajemen puncak terutama di lingkungan
perusahaan

besar memutuskan

untuk

mendelegasikan

wewenang pengambilan keputusan kepada manajer satuan


bisnis, para manajer bidang fungsional, para manajer cabang
bahkan para manajer kegiatan operasional. Pendekatan seperti
ini seringkali digunakan dengan dua pertimbangan utama, yaitu:
a) Manajemen

puncak

menggunakan

gaya

manajemen

yang partisipasif.
b) Makin canggihnya teknologi pengolahan data sehingga

dengan menciptakan jaringan yang tepat, mutu, konsistensi,


dan keamanan data dapat terjamin.
Pendekatan

yang

paling

tepat

untuk

diterapkan

adalah penggabungan antara pendekatan sentralik dan pendekatan


desentralistik. Artinya ada data dan informasi tertentu yang
penggunaanya hanya penting bagi manajemen puncak. Dalam hal
itu, pengolahan data dalam arti pengumpulan, pengolahan dan
penyimpanannya dapat dilakukan secara terpusat, tanpa menutup
pintu bagi pemakai lain dalam jajaran perusahaan. Di samping itu

data-data teknis tertentu yang hanya untuk kegiatan operasional


tertentu, wajar jika diolah dengan pendekatan desentralisasi. Oleh
karena itu, informasi sangat berperan dalam mendukung proses
pengambilan keputusan pada berbagai eselon kewenangan dalam
perusahaan merasa dipercayai oleh manajemen puncak.

F. Organisasi Pengolahan Data Berdasarkan Pendekatan Pengolahan

yang Terpencar.
Pendekatan yang sedemikian pada dasarnya berarti dalam
organisasi dan mengkoordinasikan pengolahan data yang diperlukan
dalam proses berbagai jenis keputusan digunakan metode penempatan
kegiatan berbagai

aspek

pengolahan

data

seperti

pengumpulan,

pemrosesan dan pengolahannya pada para pemakai tertentu, seperti


pemakai untuk kepentingan produksi, pemakai untuk kepentingan
pemasaran,

pemakai

untuk kepentingan

promosi,

pemakai

untuk

penjualan, serta pemakai untuk manajemen sumber daya manusia dan


sebagainya atau karena pertimbangan wilayah operasi perusahaan yang
secara geografis mungkin tersebar luas. Dalam penggunaan pendekatan
ini, biasanya ditekankan bahwa manajemen puncak tidak boleh kehilangan
kendali pengolahan data perusahaan sebagai keseluruhan. Oleh karena itu,
masing-masing sistem dihubungkan ke dalam suatu jaringan melalui
komunikasi data, meskipun sistem yang berlaku pada masing-masing
pemakai berbeda satu sama lain dengan aplikasi yang mungkin sangat

beraneka ragam, sesuai dengan tanggung jawab fungsional masing-masing


pemakai. Macam-macam komunikasi data dapat disebut sebagai suatu
jaringan, yaitu LAN (Local Area Network), WAN (Wide Area Network),
dan MAN (Metropolitan Area Network). Yang menarik dari pendekatan ini
adalah bentukannya dapat beranekaragam. Misalnya, manajemen puncak
dapat memutuskan bahwa yang dipencarkannya hanya terbatas pada
pemrosesannya saja, sedangkan hasilnya berupa data yang terkumpul pada
satuan pengolah data secara paripurna dalam arti pengumpulan,
pemrosesan, penyimpanan, dan penelusurannya kembali untuk digunakan
yang sifatnya terbatas, yaitu hanya untuk kepentingan spesifik secara
lokal. Di luar penggunaan yang terbatas seperti itu, semua dilakukan
secara terpusat dan dikendalikan oleh satuan pengolah data pada tingkat
perusahaan.
Meskipun

demikian,

sebelum

mengambil

keputusan

untuk menggunakan pendekatan ini, ada beberapa faktor yang harus


dipertimbangakan.

Misalnya,

karena

lokasi

tersebar

luas,

untuk

pengendalian sukar dilakukan, tidak mustahil terjadi pemrosesan data yang


sesungguhnya tidak diperlukan dalam menjalankan roda perusahaan.
Faktor lain yang harus dipertimbangkan adalah kemungkinan terjadinya
pengadaan dan pemilikan perangkat keras sedemikian rupa sehingga
mempunyai konfigurasi komputer yang dimiliki dan digunakan menjadi
aneka ragam. Juga mempertimbangkan adanya ketersediaan sumber daya
manusia yang harus digunakan secara efektif dan efisien.

G. Pengolahan Data oleh Pemakai Akhir.

Kehadiran jenis-jenis alat pengolahan data seperti komputer dan


notebook mempunyai implikasi yang sangat luas terhadap pengelolaan
bisnis,tidak hanya yang menyangkut segi-segi teknis pengolahan data,
terutama jugadalam gaya manajerial terutama dalam menentukan pola
pengambilankeputusan. Tersedianya sarana dengan teknologi canggih
seperti itu padaumumnya dituntut gaya manajerial yang demokratis dalam
arti makin banyak mengikutsertakan para bawahan dalam pengambilan
keputusan, terutama yang menyangkut tugas pekerjaan para bawahan.
Salah satu dampak dari perkembangan teknologi informasi demikian
ialah kecenderungan tersedianyasangat banyak informasi baik bagi
pimpinan pada eselon yag lebih tinggimaupun bagi pemakai akhir yang
bersangkutan sendiri padahal belum tentusemuanya relevan sebagai suatu
resource. Selain itu mempunyai konsekuensi bagi manajemen puncak,
yaitu bahwa jangan sampai manajemen puncak kehilangan kendali atas
pengolahan informasi dalam lingkungan perusahaanyang berarti terdapat
berbagai kegiatan yang tetap diselenggarakan secara terpusat seperti
pemilihan dan pembelian perangkat keras, pengujian perangkat lunak, dan
penentuan kebijakan tentang program, systemdokumentasi, pembentukan
standar mutu informasi dan prosedur yang harus ditaati dalam koordinasi
pengolahan data.

H. Integrasi Antara Komputer Pusat dan Komputer Kecil.

Untuk kepentingan tertentu seperti pemindahan data dari komputer


kecil ke komputer pusat atau sebaliknya, dapat disusun organisasi satuan
kerja pengolah data dengan pendekatan integrasi antara kedua jenis
Komputer tersebut. Jenis pemindahan tersebut adalah :
1. Uploading

yaitu

pemindahan

data

yang

berlangsung

dari

komputer kecil ke komputer pusat. Pada saat uploading yang biasa


terjadi adalah data yang diterima dari komputer kecil masih perlu
pengolahan lebih lanjut, karena komputer kecil tidak memiliki
kemampuan untuk mengubah data yang ada pada ingatannya (memory)
menjadi informasi dalam bentuk yang spesifik diperlukan oleh pihak
tertentu dalam perusahaan.
2. Downloading : adalah pemindahan data dari komputer pusat ke

Komputer kecil. Donwnloading yang dilakukan, biasanya berisi


informasi dari komputer pusat yang dikirimkan ke komputer kecil
sudah siap digunakan untuk kepentingan tertentu.

I.

Pemrosesan Data oleh Pihak Ketiga.


Karena pertimbangan tertentu, seperti terbatasnya kemampuan
keuangan dan kemampuan sumber daya manusia untuk pengolahan data,
maka perusahaan menyerahkan pemrosesan data tersebut kepada
pihak ketiga, biasanya bentuknya adalah salah satu dari tiga bentuk yang
dikenal yaitu menyerahkan sepenuhnya kepada suatu perusahaan yang

memberikan jasa pengolahan data kepada yang memerlukannya, berbagi


waktu komputer dengan perusahaan lain dan yang dikenal dengan istilah
outsourcing. Dalam outsourcing perusahaan harus membayar kepada
pihak ketiga tersebut dan jumlah biaya yang dibayarkan berbeda dari satu
pendekatan ke pendekatan yang lainnya dan ditentukan adanya negosiasi
antar pihak yang terkait. Pelaksanaan outsourcing disini sudah mulai
berkurang karena adanya biaya yang lebih mahal serta kerahasiaan yang
kurang terjamin daripada biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk
pengembangan sumber daya yang dibutuhkan dalam pengolahan data.

J.

Perangkat Keras Pengolahan Data.


Pengolahan data secara elektronik menggunakan perangkat keras
yang juga dikenal dengan istilah piranti keras yang disebut komputer.
Komputer dapat dikatakan sebagai suatu sistem karena terdiri dari
beberapa komponen unsur atau alat seperti Unit Prosesan Sentral (CPU),
monitor, hard disc, dan lainnya. Dengan berbagai konfigurasinya,
komputer dikategorikan menjadi 2 jenis yaitu :
1. Komputer

Digital: ialah komputer yang bekerja dengan cara

menghitung angka, huruf, dan simbol disajikan sebagai angka-angka


diskrit 1 dan 0 yang dikenal dengan istilah digit biner.
2. Komputer Analog: yaitu komputer yang mengukur kuantitas elektronik

atau fisik secara berlanjut, misalnya suhu atau dimensi sesuatu.

Berdasarkan kriteria kecepatan, besarnya otak atau memori dan


besaran komputer, dapat dibagi menjadi :
1. Komputer Besar (Mainframe).

Komputer yang paling besar yang mampu memproses data dengan


kemampuan maksimal, sampai dengan jutaan instruksi tiap detik, selain
itu komputer ini juga mempunyai kapasitas menyimpan data (storage)
dalam jumlah yang sangat besar. Salah satu sub kategori komputer
besar ialah super komputer yang memiliki kemampuan dan kecepatan
yang tinggi sehingga menyebabkan harga dari komputer ini tergolong
sangat mahal.
2. Komputer Mini.

Komputer ini memiliki ciri-ciri seperti ukurannya yang kecil, kecepatan


dalam mengolah data relatif lambat, kapasitas penyimpanan data yang
tidak besar serta harga yang relatif murah. Biasanya digunakan dalam
bisnis untuk pemrosesan dengan pangkalan data, jaringan on-line,
aplikasi yang tidak terlalu rumit, dan berperan sebagai sarana pengolah
data dalam usaha yang berskala kecil.

3. Komputer Mikro.

Terdapat dua jenis komputer mikro yaitu Personal Computer (PC) dan
Notebook yang tidak hanya populer dalam kalangan usaha tapi juga
banyak

digunakan

secara perseorangan.

terbatas dan harganya dapat dikatakan murah.

Namun

kemampuannya

4. Komputer Nano.

Kalkulator dapat dikatakan sebagai komputer nano karena dengan


ukuran yang kecil namun mengandung teknologi yang tinggi.
Ukurannya yang sangat kecil sehingga sering pula disebut sebagai
komputer saku.

K. Aplikasi Data dan Pemeliharaan Sistem.

Para manajer pengelola suatu perusahaan pasti dihadapkan pada


keharusan untuk mengambil keputusan yang menyangkut berbagai
kegiatan perusahaan yang dikelolanya. Sedangkan untuk semua jenis
keputusan harus didasarkan pada dukungan berbagai informasi sebahgai
hasil olahan data. Dalam manajemen bisnis penggunaan pengolahan data
elektronik pada umumnya berorientasi pada tersedianya informasi yang
mutahir, akurat, dapat dipercaya serta disimpan sedemikian rupa sehingga
mudah ditelusuri dan diambil dari tempat penyimpanannya pada waktu
dibutuhkan.
Komponen sistem pengolahan data elektronik untuk berbagai jenis
aplikasi terdiri paling tidak lima komponen :
1. Sumber daya manusia, yaitu berfungsi sebagai pengendali dan

untuk menjalankan sistem elektronik yang ada untuk pengolahan data,


apabila sistem yang ada sudah baik akan tetapi sumber daya manusia
kurang mendukung jalannya sistem tersebut, maka sistem yang ada
tidak dapat berjalan sebagai mana semestinya.

2. Prosedur, berperan sebagai aturan main dalam menjalankan roda

organisasi dan dalam menyelenggarakan berbagai fungsi dalam


rangka pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Dalam hal ini
penjalanan fungsi menggunakan elektronik, prosedur merupakan
instrumen yang menjamin bahwa keseluruhan proses pengolahan data
telah dijalankan dengan baik dan sebagai mana mestinya.
3. Fasilitas fisik, dalam hal ini harus diperhatikan adanya sarana

dan prasarana fisik dari alat yang ada dengan personal yang
menggunakannya harus terpenuhi dan terjamin kerahasiaannya.
Perangkat keras.
Terdiri dari CPU, alat untuk memasukkan data, alat-alat luaran, alat
pendukung dan penyimpan tambahan.
Perangkat lunak.
Yang sering disebut dengan istilah program, programan adalah intruksi
yang diberikan kepada komputer yang memungkinkan komputer mengerjakan
pekerjaan

yang

diinginkan

oleh

pemogram.

Dalam pengoperasian

komputer,perangkat lunak mempunyai paling sedikit fungsi,yaitu:


a.
b.

Mengelola berbagai sumber daya computer yang dimilki oleh perusahaan.


Mengembagkan berbagai sarana yang dapat dipakai oleh sumber dayamanusia

c.

sehingga pemanfaatannyamenjadi optimal.


Menjembatani peranan informasi sebagai hasil olahan datadengan perusahaan
yang bersangkutan.
Pada dasarnya terdapat dua jenis perangkat lunak,yaitu perangkatlunak
sistem dan perangkat lunak aplikasi .Perangkat lunak sistem adalah seperangkat
program yang fungsinya adalah mengkoordinasikan dan mengendalikan

penggunaan perangkat keras disamping sebagai wahana untuk mendukung


pelaksanaan perangkat lunak aplikasi.Dan perangkatlunak aplikasi adalah Intruksi
yang ditulis oleh atau untuk pemakai agar pemakai dapat mengaplikasikannya
untuk bidang tugas masing masing, baik yang sifatnya teknis maupun non
teknis.
Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalm memilih sistem pengolahan data.
Faktor-faktor yang biasanya dipertimbangkan antara lain:
a.

Kesesuaian konfigurasi perangkat keras dan jenis-jenis perangkatlunak dengan


kebutuhan perusahaan,baik untuk kepentingan pengambilan keputusan pada
berbagai eleson manajemen,seperti perumusan dan penentuan strategi akbar
perusahaan oleh manajemen puncak,strategi induk satuan bisnis atau bidang
fungsional,strategidasar bagi kegiatan operasional dan untuk kepentingan
penyimpanan informasi,baik yang mempunyai nilai historis bagi perusahaan

maupununtuk kepentingan pengelolaan bisnis,tetapi tidak segera dibutuhkan.


b.
Pertimbangan organisasioanal, baik kemudahan pengoperasiannyakarena
tersedianya sumber daya manusia yang memiliki pengetahuanyang memadai
c.

tentang informatika dan keterampilan teknis tentang pengolahan data.


Pertimbangan efisiensi,buakn hanya dalam pengoperasian
kerja pengolahan

d.

data,melainkan

dalan

upaya

meningkatkan

satuan
efisiensi

kerja perusahaan sebagai keseluruhan.


Tersedia tidaknya bantuan apabila diperlukan,baik yang berkaitandengan
perangkat keras,perangkat lunak,maupun untuk sumber dayamanusia,misalnya
dalam

bentuk

pendidikan

pemuthakiran ketrampilan.

lanjutan

dan

pelatihandalam

rangka

AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA


Sebagaimana halnya dengan pelaksanaan audit terhadap berbagai
fungsidalam suatu perusahaan,audit fungsi pengolahan pun padaakhirnya
ditujukan pada

peningkatan

efisiensi,efektivitas,dan

produktivitas

kerja

perusahaan yang bersangkutan.dan yang menjadi objek perhatian para pelaksana


audit dalam bidang ini menyangkut:
a.

Dukungan satuan pengolahan data kepada manajemen


Dukungan satuan pengolahan data sebagai sasaran auditDari pembahasan
dalam bab ini telah tamapak dengan jelas bahwasalah satu tolok ukur keberhasilan
satuan kerja pengolahan datamenyelenggarakan fungsi dan menjalankan
kegiatanya

ialahkemampuannya

meberukan

dukungan

informasi

kepada

seluruh perusahaan.Berati dukungan itu harus terlihat dan dirasakan dalam


hal penyusunan

strategi

akbar

oleh

manajemen

puncak,strategi

induk

oleh paramanajer satuan kerja bisnis,strategi pasar oleh pimpinan semua


bidangfungsional-baik dalam arti tugas pokok maupun tugas penungjang
danstrategi

operasional

yang

dirumuskan

dan

ditentukan

oleh

para

manajer operasi. Hal-hal yang dikemukaakan diatas dapat dikatakan berp


sasranstrategi pengolahan data dan seluruh aktivitas pengolahan data pada
akhirnya hars diarahkan pada pencapaian berbagai sasaran strategitersebut.Oleh
karena itu,pelaksana audit harus mampu menemukan faktatengtang mampu
tidaknya satuan pengolah data menyelenggarakanfungsinya,apa faktor-faktor
b.

penyebab keberhasilannya dan kendala apayang dihadapi


Perencanaan pengolahan data sebagai pengolahan audit
Perencanaan

Pengolahan data

sebagai

sasaran

pengolaha data yang menjadi sasaran audit mencangkup:

audit.Perencanaan

a.

Keputusan manajemen tentang pelaksana studi kelayakan yang dapatdilakukan


oleh

para

tenaga

ahli

yang

sudah

terdapat

dalam

suatu perusahaan

b.

atau menyerahkannya kepada konsultan.


Konfigurasi perangakat keras dan perangkat lunak yang diperlukansesuai

c.

kebutuhan perusahaan akan informasi dalam berbagai bentuk,jumlah dan jenisnya.


Keputusan manajemen tentang jumlah investasi untuk kepentingan penyediaan

sarana dan prasarana pengolahn data.


d.
Pola
pengolahan
e.
f.
g.

data,apakah

mengikuti

polasentralisasi,desentralisasi,pengolahan data didistribusikan.


Pententuan lokasi fisik pengolahan data dengan komponennya.
Penelitian tentang para pemasok.
Pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak,termasuk instalasinya

c.

Organisasi pengolahan data sebagai sasaaran audit


Kegiatan-kegiatan yang dilakukan melembaga dalam satuan kerja pengolahan

data.Dengan demikian,audit berupaya untuk meneliti:


a.
Tepat tidaknya letak satuan kerja dalam jajaran perusahaan dalam
artimemungkinkannya mempunyai akses terhadap forum pengambilankeputusan
tertinggi dalam perusahaan.
b.
Susunan organisasi
c.
d.
e.
f.
g.
h.

yang

menggambarkan

fungsi-fungsi

utama

dalam pemprosesan data.


Pengaturan tata ruang pengolahan data.\
Jenis-jenis pengetahuan dan keterampilan para pengolah data.
Ada tidaknya uraian pekerjaan bagi para pejabat dan petugas pengolahdata.
Lokasi komputer mini dan komputer miko serta data.
Pola koordinasi dalam semua jenis kegiatan pengolahan data secara internal.
Pola koordinasi dan interaksi antara satuan pengolahan data dengan berbagai
mitra kerjanya,yaitu para pengguna informasinya yang sekaligussebagai sumber
data dalam perusahaan.Singkatnya,melalui audit hendaknya bisa ditemukn apakah
organisasi pengolahan data sudah tepat,apakah terjadi over organizing atau
sebaliknyaonder organizing
d.

Pengendalian datasebagi sasaran audit

Pengendalian sebagai sasaran auditBanyak perusahaan yang memilki


instalasi pengolahan data sendiriyang berarti bahwa pertimbangan keamana data
dan

informasi

merupakanhal

yang

sangat

penting

dalam

kehidupan

organisasi.Keamanan data daninformasi yang dimaksud anatra lain ialah :


a.

Jangan sampai data atau informasi jatuh ke tangan orang atau puhak yang tidak
berhak,terutama yang sifatnya rahasia perusahaan,sepertidata hasil penelitian dan
pengembangan produk baru atau peningkatan produk lama,data keuangan dan
data-data lain yang penting bagikelangsungan hidup dan perkembangan

b.

perusahaan.
Pengamanan akses ke tempat penyimpanan data dalam arti tidak mudah
dimasuki oleh pihak-pihak yang tidak berhak meskipunmereka adalah orang-

orang dalam.
c.
Pengambilan tindakan pengamanan agar data dan informasi yangsudah diolah
dengan susah payah dengan menggunakan tenaga yangmahal,peralatan yang tidak
murah,dan waktu yang tidak sedikit,tidak mudah rusak atau tidak ditempatkan
pada lokasi yang rawan bahayakebakaran,kelembaban, dan bahaya sejenisnya.
Dengan

demikian

membantumanajemen

pelaksanaan
dalam

audit

mencapai
upaya

sasaranya,yaitu
meningkatkan

efisiensi,efektivitas,dan produktivitas perusahaan yang akan memungkinkannya


meraih kemajuandalam perolehan keuntungan,mampu tumbuh dan berkembang
serta proaktif dalam menghadapi perubahan dimasa depan yang selalu penuh
dengan tantangan, hambatan, ketidakpastian, dan peluang.