Anda di halaman 1dari 18

MANAJEMEN

PENGADAAN
PROYEK
Wullan Juswita Sari
15146009

Pengertian
Pengadaan adalah memperoleh barang dan/atau
jasa layanan dari pihak luar.
Istilah pengadaan biasanya digunakan secara
luas pada organisasi pemerintahan, sedangkan
untuk
perusahaan-perusahaan swasta lebih
dikenal istilah Pembelian dan Outsourcing.
Sedangkan organisasi dan perorangan yang
menyediakan jasa layanan pengadaan tersebut
disebut
pemasok/supplier,
penyedia/vendors,
kontraktor atau penjual barang/jasa layanan .

Mengapa Outsourcing?

Mengurangi biaya baik biaya tetap maupun


biaya berulang.

Agar organisasi klien fokus pada bisnis intinya.

Lebih mengakses keahlian dan teknologi.

Fleksibilitas.

Meningkatkan akuntabilitas

Proses Utama Manajemen


Pengadaan
Proyek

Perencanaan pengadaan
Proses : Planning Procurement
Menentukan apa yang akan diadakan, kapan
diadakan dan bagaimana mengadakannya.
Output atau hasil keluaran dari proses
perencanaan
ini
adalah
manajemen
perencanaan pengadaan, laporan pekerjaan,
keputusan akan membuat atau membeli,
dokumen pengadaan, kriteria pemilihan dan
perubahan-perubahan.

Eksekusi/Pelaksanaan

Proses : Conducting procurement


Memerlukan respon dari penjual/penyedia,
pemilihan penyedia dan pemenang kontrak.
Output atau hasil keluaran dari proses
pelaksanaan pengadaan ini adalah penjual
/penyedia yang telah di seleksi, kontrak
pengadaan, penjadwalan, permintaan perubahan
dan pembaruan akan manajemen perencanaan
proyek serta dokumen proyek lainnya.

Pengawasan

Proses : Administering procurements


Adalah pengelolaan hubungan dengan para
penjual /penyedia, memonitor pencapaian kinerja
dari kontrak dan melakukan perubahan yang
diperlukan.
Output/hasil keluarannya adalah dokumentasi
pengadaan,
pembaruan
asset
organisasi,
permintaan akan perubahan dan pembaruan
akan manajemen perencanaan proyek.

Penutupan

Proses : Closing procurements


Adalah penyelesaian dan penetapan dari setiap
kontrak.
Output/hasil keluarannya adalah penutupan
pengadaan dan pembaruan aset organisasi.

Alat Bantu dan Teknik Perencanaan


untuk Perencanaan Pengadaan
Analisis

buat-atau-beli : teknik manajemen


yang umum digunakan untuk menentukan
apakah suatu organisasi harus membuat atau
melakukan suatu produk atau jasa tertentu dalam
organisasi atau membeli dari orang lain.
Pendapat
Ahli :
baik internal maupun
eksternal, dapat memberikan masukan yang
berharga dalam pengambilan keputusan
pengadaan dalam melakukan pembelian dan
akuisisi

Jenis jenis Kontrak : Berbagai jenis kontrak dapat


digunakan dalam situasi yang berbeda:
Kontrak

harga tetap atau lump sum: melibatkan


total harga tetap untuk produk/jasa yang terdefinisi dengan
baik.
Kontrak

biaya
ditagih
kembali
:
Libatkan
pembayaran kepada penjual untuk biaya langsung dan tidak
langsung.
Kontrak

waktu dan bahan: Gabungan dari kedua


jenis kontrak di atas, sering digunakan oleh konsultan.
kontrak

harga satuan: Pembeli membayar penjual


sejumlah yang telah ditetapkan per unit produk/pelayanan.

10

Rencana Manajemen Pengadaan


Sebuah dokumen yang menjelaskan bagaimana

proses pengadaan akan dikelola, mulai dari


pengembangan dokumentasi untuk melakukan
pembelian luar atau akuisisi sampai kepada
penutupan kontrak.
Isi bervariasi berdasarkan kebutuhan proyek.
Contoh topik yang biasanya terdapat pada
dokumen perencanaan pengadaan meliputi :
jenis/tipe kontrak, standar dokumen pengadaan
yang digunakan, aturan dan tanggung jawab
dari pada tim proyek dan departemen terkait
dan sebagainya.

11

Statement Of Work (SOW)


Dokumen

yang isinya mendeskripsikan pekerjaan


yang diminta pada suatu pengadaan secara
cukup mendetail agar dapat menentukan para
pemasok/penjual
yang
mampu
dalam
menyediakan barang/jasa dan untuk menentukan
harga yang pantas.

12

Hal-hal mendasar yang terdapat dalam suatu


SOW :
Ruang lingkup pekerjaan
Lokasi Pekerjaan
Periode dari kinerja
Penyampaian jadwal
Standar yang berlaku
Kriteria yang diterima
Syarat-syarat khusus

13

Dokumen Pengadaan
Meliputi mempersiapkan beberapa dokumen yang

diperlukan untuk penjual potensial agar mereka


dapat menyiapkan responnya dan menentukan
kriteria evaluasi untuk memenangkan kontrak.
Permintaan
Proposal:
Digunakan
untuk
meminta proposal dari calon penjual.
Permintaan Penawaran: Digunakan untuk
meminta penawaran dari calon pemasok.
Penawaran, juga disebut tender adalah dokumen
yang disiapkan oleh penjual memberikan harga
untuk item standar yang telah didefinisikan
dengan jelas oleh pembeli.

14

Kriteria Evaluasi
Sangat

penting untuk menyiapkan beberapa


bentuk kriteria evaluasi, sebaiknya sebelum
mengeluarkan RFP atau RFQ.

Kriteria

digunakan untuk pemilihan/penilaian


proposal dan untuk itu dilakukan pembobotan
untuk mengetahui seberapa pentingnya kriteria
tersebut.

14

15

Proses Pelaksanaan Pengadaan

Organisasi sering melakukan evaluasi awal dari


semua proposal dan tawaran dan kemudian
mengembangkan daftar pendek dari penjual
potensial untuk evaluasi lebih lanjut.

Penjual pada daftar pendek sering menyiapkan


penawaran final terbaik (best and final offer
-BAFO).

Final output-nya adalah kontrak ditandatangani


oleh kedua belah pihak.

15

16

Administrasi Pengadaan
Memastikan

bahwa kinerja penjual memenuhi


persyaratan kontrak yang diminta.

Kontrak

adalah hubungan hukum, jadi sangatlah


penting melibatkan profesional di bidang hukum
dan kontrak ikut serta dalam penulisan dan
administrasi kontrak.

16

17

Penutupan Kontrak
Tim

proyek harus:

Menentukan

apakah semua pekerjaan


selesai dengan benar dan memuaskan.
Memperbaharui
catatan
untuk
mencerminkan hasil akhir.
Mengarsipkan
informasi
untuk
penggunaan di masa depan.
Kontrak

itu sendiri harus mencakup


persyaratan untuk penutupan dan
dapat diterima secara formal.

17

18

TERIMA KASIH