SIKLUS PENGGAJIAN

Siklus Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan

operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang
efektif atas tenaga kerja.
3 fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian
adalah:
1. Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan
2. Menjaga aset organisasi
3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan
Aktivitas Siklus Penggajian :
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar
Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn LainLain
Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM /
penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang
memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan
berikut ini :
1.
Semua transaksi penggajian diotorisasi
dengan benar.
2.
Semua transaksi penggajian yang dicatat
valid.
3.
Semua transaksi penggajian yang valid dan
diotorisasi dicatat

4.
Semua transaksi penggajian dicatat secara
akurat.
5.
Peraturan pemerintah terkait yang
berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian
laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6.
Aset (baik kas dan data) dijaga dari
kehilangan atau pencurian.
7.
Aktivitas siklus manajemen SDM /
penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.
Bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran kas
adalah :
1.
Petugas Absensi
2.
Manajemen Sumber Daya Manusia
(MSDM)
3.
Karyawan
4.
Pemerintah
5.
Asuransi
6.
Bank
7.
Pimpinan
Data-data yang dibutuhkan dan dihasilkan dari siklus
pengeluaran kas :
1.
Daftar absensi&lembur karyawan
2.
Daftar gaji&lembur karyawan
3.
Daftar Pajak Penghasilan Terutang
4.
Daftar Asuransi dibayar dimuka
5.
Slip Penggajian

6.
Slip Pajak Penghasilan
7.
Slip Asuransi
8.
Laoran Penggajian
Job Description Siklus Penggajian :
1. 1. Petugas Absensi

Menjaga bagian check lock / finger print

Mengecek absensi karyawan

Membuat daftar absensi karyawan

Membuat daftar lembur karyawan

Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan

Mengecek dan mengambil uang di bank

5. 55. Asuransi

Menerima slip biaya asuransi

Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan

Mengecek dan mengambil uang di bank

6. 66. Bank

Menerima daftar gaji&lembur karyawan

2. 22. Manajemen Sumber Daya Manusia

Membuat daftar gaji karyawan

Membuat daftar upah lembur karyawan

Menghitung Pajak Penghasilan Pribadi Karyawan

Menghitung Biaya Asuransi Karyawan

Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut diatas

Menyetor uang ke bank

Membuat laporan penggajian

Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan

Mengecek dan mengambil uang di bank

Menerima daftar pajak penghasilan karyawan

Menerima daftar biaya asuransi karyawan

Mentransfer uang ke masing-masing departemen

yang bersangkutan

Membuat slip gaji&lembur karyawan

Membuat slip pajak penghasilan karyawan

Membuat slip biaya asuransi karyawan

Menyerahkan slip-slip tersebut diatas ke perusahaan

(bagian MSDM)
7. 77. Pimpinan

Menerima laporan penggajian dari bagian

Manajemen Sumber Daya Manusia

3. 33. Karyawan

Menerima slip penggajian

Mengecek laporan penggajian

Membuat revisi dan menguji laporan tersebut apabila

ada kesalahan

4. 44. Pemerintah

Menerima slip pajak penghasilan

Identitas Jabatan
Nama Jabatan
Departemen
Atasan langsung
Bawahan langsung

:
:
:
:

Payroll & Tax Staff

Finance
Finance Supervisor
-

Tujuan Jabatan
Memproses/membuat laporan pajak, Daftar Pembayaran Gaji karyawan, slip gaji serta mentrasfer ke rekening masing-masing
karyawan, agar hak karyawan dipenuhi sesuai dengan yang ditetapkan dan pada waktunya.
Tanggung Jawab Utama
No
1
2
3
4
5
6

Uraian

Skala Waktu
H/M/B/T
B

Menerima daftar rekapitulasi absensi karyawan, berikut potongan-potongan gaji dari Human
Resources Department, untuk memastikan perhitungan gaji bulanan dilakukan secara benar dan
akurat.
Membuat daftar gaji, slip gaji, laporan transfer dan mentransfer ke rekening masing-masing
B
karyawan, agar pemenuhan hak karyawan dilakukan sesuai dengan yang telah ditetapkan dan tepat
waktu.
Menyiapkan surat perintah transfer ke Bank-Bank Rekening karyawan, Jamsostek dan Pajak, agar
B
transfer dapat dilakukan dengan tepat.
Membuat buku /Ledger masing masing karyawan atas pinjaman/panjar yang diambil para
B/M
karyawan, untuk perhitungan gaji yang akurat.
Membuat daftar piutang karyawan, untuk tersedianya informasi yang terkait dengan pembayaran
B/M
gaji karyawan.
Membuat SSP dan
ukti potong pajak,
Laporan
Pajak
( PPN ,PPH ) dan
melaporkan ke Kantor
Pajak, agar kewajiban

7
8

pajak
perusahaan
dapat dipenuhi dengan
baik sesuai aturan
yang berlaku.
T/B
Melakukan pembayaran pajak ke Bank/Kantor Pos, dan koordinasi dengan bank agar kewajiban
T/B
perusahaan dalam hal pajak dipenuhi dengan baik.
Membuat laporan Jamsostek, dan melakukan pembayarannya, agar hak karyawan dipenuhi dengan
T/B
baik.
H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

Indikator
1.
Akurasi data
2.
Ketepatan waktu pembayaran gaji
3.
Ketepatan waktu pembuatan laporan
Dimensi
Keuangan

1. Biaya Gaji
2. Biaya Pajak
3. Biaya jamsostek

Non Keuangan

1. Total karyawan

Spesifikasi Jabatan
Latar belakang pendidikan dan pengalaman

1. Min D3 Perpajakan/ Akuntansi + 3 thn pengalaman pada bidang yang sama.

Keahlian dan pengetahuan

1.
2.
3.
4.
5.

Perpajakan (Income Tax).

Computer.
Peraturan Jamsostek
Peraturan Ketenagakerjaan
Bahasa Inggris

SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada
karyawan biasanya dibagi menjodi dua golongan: gaji dan
upah. Gaji umumnua merupakan pembayaraan atas
penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunuyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah
umumnya merupakan pembayaran jasa atas penyerahan jasa
yang dilaitukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya
gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah
dihitung bardasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan
produk yang dihasilkan oleh karyawan.
A.

DESKPIPSI SISTEM PENGGAJIAN DAN

PENGUPAHAN
Sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan
manufaktur melibatkan departemen personalia dan umum,
departemen keuangan, dan departemen akuntansi. Departemen
personalia dan umum pertanggung jawab dalam
pengangkAtan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarip
gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi
karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan
penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta
penghitungan gaji dan upah karyawan. Bagian Keuangan
bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah
serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Bagian
Akuntansi bertangggungjawab atas pencatatan biaya tenaga
kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan

1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
5.

perhitungan harga pokok produk dan penyediakan informasi

guna pengawasan biaya tenaga kerja.
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut
ini:
Prosedur pencatatan waktu hadiri
Prosedur pembuaton daftar gaji.
Prosedur pembayaran gaji.
Prosedur distribusi gaji.
Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini;
Prosedur pencatatan waktu hadir.
Prosedur pencatatan waktu kerja.
Prosedur pembuatan daftar upah.
Prosedur pembayaran upah.
Prosedur distribusi upah.
Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan
untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir
ini diselenggarakan oleh Bagian Pencatat Waktu dengan
menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kontor
administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat
menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus
menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan
atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) Yang
dicap secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat
waktu (time recorder). Pencatatan waktu hadir ini
diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.
Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan
untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji
penuh, atau harus dipotong akibat ketidak hadiran mereka.

Prosedur pencatatan waktu kerja Dalam perusahaan

manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan,
pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang
bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi upah
karyawan kepada produk yang menikmati jasa karyawan
tersebut. Jika misaanya seorang karyawan pabrik hadir di
perusahaan selama 7 jam suatu hari kerja, jumlah jam hadir
tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan
yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai
sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada
produk yang diproduksi.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam
prosedur ini, Bagian Gaji dan Upah membuat daftar gaji dan
upah karyawan . Data yang dipakai sebagai daras pembuatan
daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai
pengangkatan
karyawan
baru,
kenaikan
pangkat,
pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji
bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan
melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai
potongan PPh pasal 21 dihitung oleh Bagian Gaji dan Upah
atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghaslian
karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam
daftar gaji dan upah.
Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur
pembayaran gaji dan upah melibatkan Bagian Utang dan
Bagian Kosa. Bagian Utang membuat perintah pengeluaran
kas kepada Bagian Kosa untuk menulis cek guna pembayaran
gaji dan upah. Bagian Kosa kemudian menguangkan cek
tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan,
upah. Jika Jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian
amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay
master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan
membagikan cek gaji dan upah, kepada karyawan.
Prosedur distribusi gaji upah. Dalam prosedur distribusi
gaji dan upah, Biaya tenaga kerja didistribusikon kepada
departemen-departemen yanbg menikmati manfaat tenaga
kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk
pengawasan biaya dan perhitungan harga pokok produk.
B.
1.
a.
b.
2.
a.
b.
c.
d.
e.
3.
a.

ELEMEN SISTEM PENGAWASAN AKUNTANSI

Elemen sistem pengawasan akuntansi dalam sistem
penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
Organisasi
Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari
fungsi pembayaran gaji dan upah
Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi
operasi.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh bagian pencatat
waktu.
Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala
departemen personalia dan umum.
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus
diotorisasi oleh kepala departemen akuntansi.
Cek untuk gaji dan upah harus ditandetangani oleh kepala
departemen keuangan.
Praktek yang sehat
Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar
distribusi biaya tenaga kerja langsung,

b.
C.

Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu

harus diawasi oleh bagian Pencatat waktu

UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

Unit organisasi yang terkait dalam sistem penggajian dan
pengupahan adalah sebagai berikut:
1.
Bagian Kepegawaian.
2.
Bagian Pencatat Waktu.
3.
Bagian Saji dan Upah.
4.
Bagian Utang.
5.
Bagian Kaso.
6.
Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya.
7.
Bagian Jurnal, Suku Besar, Loporan.
Bagian Kepagawaian. Bagian Kepegawaian memegang
peranan yang penting dalam kegiatan penggajian dan
pengupahan. Bagian ini bertugas untuh, mencari karyawan
baru, menyeleksi calon, karyawan, memutuskan penempatan
karyawan baru, membuat Surat keputusan tarif gaji dan upah
karyawan kenaikam pangkat dan golongan gaji, mutasi
karyawan, dan pemberhentian karyawan.
Bagian Pencatat Waktu. Bagian pencatat waktu bertugas
untuk menyelenggarakan catatan-waktu hadir, bagi semua
karyawan perusahaan. Sistem pengawasan intern yang baik
menyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak
boleh dilaksanakan oleh penyelia (super-visors) atau oleh
karyawan yang bertanggungjawab terhadap pernbuatan daftar
gaji dan upah.
Bagian Gaji dan Upah. Berfungsi untuk menghitung
penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu pembayaran
gaji dan upah. Hasil perhitungan ini dituangkan dalam daftar
gaji dan upah untuk kemudian diserahkan kepada Bagian
Utang guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai
dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
Bagian Utang. Berfungsi untuk memproses pembayaran
gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan
upah. Bagian ini membuat bukti kas keluar yang memberi
otorisasi kepada Bagian Kasa untuk membayarkan gaji dan
upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar
gaji dan upah tersebut.
Bagian Kasa. Berfungsi untuk mengisi cek guna
pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke
bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan ke dalam
amplop gaji dan upah tiap karyawan, untuk selanjutnya
dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya. Berfungsi
untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok
produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah
dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).
Bagian Jurnal, Buku Besar, Laporan. Berfungsi untuk
mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum.
D. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dalam sistem pengajian
dan pengupahan adalah:
1.
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.
2.
Kartu jam hadir
3.
Kartu jam kerja
4.
Daftar gaji dan daftar upah.
5.
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah.
6.
Surat pernyataan gaji dan upah.
7.
Amplop gaji dan upah.
8.
Bukti kas keluar.

Dokumen
pendukung
perubahan
gaji
dan
upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh
Bagian Kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang
bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya Surat
keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian
sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain
sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke
Bagian Gaji Upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji
dan upah.
Kartu jam hadir. Merupakan dakumen yang digunakan
oleh Bagian Pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap
karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat
berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir
yang dicap dengan mesin pencatat waktu. Lihat contoh daftar
hadir karyawan dalam gambar 10.1 dan kartu jam hadir dalam
gambar 10.2.
Kartu jam kerja. Merupakan dokumen yang digunakan
untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja
langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan. Dokumen ini
diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke Bagian gaji dan
upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir,
sebelum digunakan untuk distribusi upah langsung kepada tiap
jenis produk atau pesanan. Seperti telah saya sebutkan di atas,
catatan waktu kerja ini harus diperlukan dalam perusahaan
yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini
diperlukan informosi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk
tiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang
berproduksi massa, karyawan pabrik, mengerjakan pekerjaan
yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data
untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung
pabrik. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan
ini dibebankan langsung kepada produk yang sama.
Daftar gaji dan daftar upah. Merupakan dokumen yang
berjumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi
potongon-potongon berupa PPh pasal 21, utang karyawan,
iuran. untuk, organisasi karyawan, dan lain sebagainya
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Merupakan
ringkasan gaji dan upah per depertemen, yang dibuat
berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang
produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat
untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya
dengan produk kepada pesanan yang berangkutan. Distribusi
biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan
dan Kartu Biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
Surat pernyataan gaji dun upah. Dokumen ini dibuat oleh
Bagian gaji dan Upah bersamaan dengan pembuatan daftar
gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari
pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai
catatan bagi tiap karyawan mengenai rincion gaji don upoh
gang' diterima tiap karyawan beserta berbagai potongan yang
menjadi beban tiap kargawan.
Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan
diserahkan kepada tiap karyawan, dalam amplop, gaji dan
upah. Di halaman, muka amplop gaji dan upah tiap karyawan
ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor
identifikasi karyawan, jumlah gaji bersih yang diterima
karyawan dalam bulan tertentu.
Bukti kas keluar Merupakan perintah pengeluaran uang
yang dibuat oleh Bagian utang kepada Bagian Kasa,
berdasarkan infomasi dalam daftar gaji dan upah yang
diterima dari Bagian Gaji dan Upah.

E.

CATATAN AKUNTANSI
Catatan akuntansi yang digunakon dalam pencatatan gaji dan
upah adalah:
1.
Jurnal umum.
2.
Kortu harga pokok.
3.
Kartu biaya.
4.
Kartu penghasilan
Jurnal umum. Dalam pencatatan, gaji dan upah ini
jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga
kerja ke dalam tiap departemen dalam perusahan.
Kartu harga pokok. Catatan ini digunakan untuk
mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk
pesanan tertentu.
Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk. mencatat
biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan, Sumber
informasi untuk pencatatan dalarn kartu, biaya ini adalah
jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.
Kartu penghasilan karyawan. Merupakan catatan
mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang
diterime oleh tiap karyawan. Informasi dalam kartu
penghasilan ini dipakai sebagai dasar, penghitungan PPh posal
21 yang menjadi beban tiap karyawan. Di samping itu, kartu
penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji
dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut
oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada
kartu penghasilan karyawan ini, tiap karyawan hanya
mengetahui gaji atau upahny sendiri, sehingga rahasia
penghasilan
karyawan
tertentu
tidak
diketahui
oleh karyawan yang, lain.
F. LAPOPAN
Loporan yang dihasilkan dari sistem penggajian dan
pengupahan ini adalah :
1.
Loporon biaya tenaga kerja menurut jenisnya perdepartemen.
G. SISTEM PENGGAJIAN
Dalam sistem penggajian berikut ini, tanda terima
gaji oleh karyawan dibuktikan dengan penandatangan
karyawan atas kartu penghasilan karyawan. sehingga setiap
karyawan hanya dapat melihat gajinya masing-masing.
Informasi gaji merupakan informasi pribadi, yang bersifat
rahasia bagi karyawan.
1.
a.
b.
c.
2.

Uraian Kegiatan Sistem Penggajian

Bagian Pencatat Waktu
Mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam kartu jam hadir.
Membuat daftar hadir karyawan atas daser kartu jam hadir.
Mengerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam nadir
ke Bagian Gaji dan Upah.
Bagian Buji dan Upah
a.
b.

Menerima daftar hadir dilampiri dengan kartu jam

hadir dari bagian pencatat waktu.
Membuat daftar gaji atas dasar surat keputusan
mengenai jabatan atau tarif upah karyawan, dan
berbagai surat keputusan yang lain, yang dikeluarkan
oleh bagian kepegewaian dan daftar hadir dari bagian
pencatat waktu. Jika karyawan tidak mengalami
perubahan pangkat atau galongan gaji, data gaji
karyawan yang tencantum dalmr daftar gaji bulan

3:

yang lalu dapat dipakai sebagai dasar pembuatan

daftar gaji bulan kini.

d.

Memasukkan uang gaji dan surat pernberitahuan gaji ke

dalam amplop gaji tiap-tiap karyawan.
e.
Membagikan amplop gaji (yang didalamnya terdapat uang
c. Membuat rekapitulasi gaji tiap departemen dan
gaji dan Surat pemberitahuan gaji) kepada karyawan uang
membuat surat pemberitahuan gaji untuk tiap
berhak.
karyawan.
f.
Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dari
karyawan pada kartu penghasilan karyawan,
g.
Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar lembar 1 dan
d.
Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan
3, daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2.
karyawan berdasar data dalam daftar gaji.
h.
Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
e.
Mengirimkan daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2
Lembar l: diserahkan ke Bagian Utang, dilampiri dengan daftar gaji
lember), surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan
lemmbar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2
karyawan ke bagian utang.
Lembor 3: diserahkan ke Bagian Gaji dan Upah dilampiri dengan, daftar
gaji lembar 2 dan kartu penghasilan karyawan.
f. Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri dengan
daftar gaji lembar 2 yang telah dicap lunas dan kartu
5.
Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan
penghasilan karyawan dari bagian kaso.
a.
Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari Bagian Utang,
g. Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji
dilampiri
dengan rekap daftar gaji lembar 1.
menurut tanggal.
b.
Mencatat bukti kas keluar tersebut dalam Jurnal umum,
Jurnal Yang dibuat adalah:
h. Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya
Rp. xx
abjad nama karyawan.
Biaya Administrasi dan Umum
Rp. xx
Biaya Pemasaran
Rp. xx
i.
Gaji dan Upah
Rp. xx
c.
Menyerahkan bukti kas keluar lembar 2 dan rekap daftar gaji
lembar 1 ke Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya.
3.
Bagian Utang
d.
Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari Bagian Utang
a.
Menerima daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2
dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji
lembar), surat pemberitahuan gaji, dan kartu penghasilan
lembar 2.
karyawan dari bagian gaji dan upah.
e.
Mencatat bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register cek.
b.
Membuat bukti kas keluar 3 lembar atas dasar daftar gaji
Jurnal
yang dibuat dalam register cek ini adalah:
c.
Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar.
Utang
Gaji dan Upah
Rp. xx
Jurnal yang dibuat dalam register kas keluar contoh adalah
Kas
Rp. xx
sebagai berikut :
f.
Mengarsipkan bukti kas keluar lembar, 1 dilampiri dengan
daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2 menurut
Gaji dan Upah
Rp. xx
nomor urut bukti kas keluar.
Utang Gaji dan Upah
Rp. xx
1.
Mendistribusikan bukti kas keluar, dan dokumen
6.
Bagian Kartu Persediiaan dan Kartu Biaya
pendukungnya sebagai berikut:
diserahkan ke Bagian Kaso, dilampiri dengan daftar gaji lembor 1
a. Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari Jurnal,
dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat pemberitahuan gaji,
Buku Besar, dan Laporan, dilampiri dengan rekap
dan kartu penghasilan karyawan.
daftar gaji lembar 1.
diserahkon ke Bagian Jurnal, Buku Besar, don Laporan, dilampiri
b. Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya
dengan rekap daftar gaji lembar ke 1.
2.
Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari Bagian Kaso,
c. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 2 dilampiri
dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji
dengan rekap daftar gaji lembar 1 menurut nomor
lembar 2. Semua dokumen tersebut telah dicap lunas oleh
urut bukti has keluar.
Bagian Kaso setelah pembayaran selesai dilakukan.
3.
Mencatat nomor cek yang tercantum dalam bukti kas keluar
lembar 1 ke dalam register bukti kas keluar.
H. SISTEM PENGUPAHAN
4.
Mengerahkan bukti kas keluar lembar 1 ke Bagian Jurnal,
Sistem pengupahon, yang merupakan sistem
Buku Besar, dan Laporon, dilampiri dengan daftar gaji lembar
pembayaran atas Jasa yang diserahkan oleh karyawan yang
1 dan rekap daftar gaji lembar
bekerja sebagai karyawan pelaksana, atau kepada karyawan
yang jasanya dibayar menurut jumlah jam atau hari kerja atau
4.
Bagian Kasa
jumlah produk yang dihasilkan. Karena karyawan yang
a.
Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 dari Bagian
upahnya didasarkan kepada jam atau hari kerja di Parik ada
Utang, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap
yang merupakan tenaga kerja langsung dalam hubungannya
daftar gaji lembar 2, surat pamberitahuan gaji, dan kartu
dengan
produk
yang dihasilkan,
penghasilan karyawan.
maka dalam sistem pengupahan ini diperlikan
b.
Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam daftar gaji,
pencatatan waktu kerja untuk membebankan upah tenago kerja
dan memintakan tandatangan atas cek dari pejabat yang
langsung kepada produk.
berwenang (misalnya dari Direktur Keuangan).
c.
Menguangkan cek ke bank.
Uraian Kegiatan Sisten Pengupahan

1.

Bagian Pencatat Waktu

a.
b.

c.
2.

3.

4.
a.

Mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam, kartu

jam hadir.
Membuat daftar, hadir karljawan atas dasar, kartu jam
hadir.

Menyerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir

ke Bagian Gaji dan Upah.

Bagian Utang
Menerima daftar upah (2 lembar), rekap daftar upah (2
lembar), surat pemberitahuan upah, dan kartu penghasilan
karyawan dari bagian gaji dan upah.
b.

Membuat bukti kas keluar 3 lembar atas daftar daftar

upah.

Mencatat bukti kas reluar dalam register bukti ras keluar.

Jurnal yang dibuat dalam register kas keluar adalah sebagai
Bagian Produksi
berikut:
Gaji don upah
Rp. xx
Bukti kas keluar yang akan dibayar
Rp. xx
a. Mencatat waktu kerja tiap tenaga kerja langsung
utang pph.
Rp. xx
dalam hubungannya dengan produk ke dalam kartu
d.
Mandistribusikan
bukti
kas
keluar
dan
dokumen
jam kerja
pandukungnya
sebagai
berikut:
b. Membuat daftar jam kerja karyawan atas dasar kartu
Lember I dan 3: diserahkan ke bagian Koso, dilampiri dengan daftar upah lembar I
jam kerja.
dan 2, rekap daftar upah lembar 2, surat pemberitahuan upah,
dan kartu penghasilan karyawan.
c. Menyerahkan daftar jam kerja dilampiri dengan kartu
diserahkon ke Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan, dilampiri
jam kerja ke Bagian Gaji dan Upah.
dengan rekap daftar upah lembar ke 1.
Bagian gaji dan Upah
a.
b.

Menerima daftar hadir dilampiri dengan kartu jam

hadir dari bagian pencatat waktu.
Menerima daftar jam kerja dilampiri dengan kartu
jam kerja dari bagian produksi.

c.

Membandingkan jam hadir dan jam kerja tenaga

kerja langsung.

d.

Membuat daftar upah (2 lembar) atas dasar surat

keputusan mengenai jabatan atau tarif upah
karyawan, dan berbagai surat keputusan yang lain
yang dikeluarkan oleh bagian kepegawaian dan daftar
hadir dari bagian pencatat waktu serta berbagai
potongan atas upah.

e.

Membuat rekapitulasi upah tiap departemen dan tiap

produk (2 lembar) serta membuat surat
pemberitahuan upah untuk tiap kargawan.

f.

Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu

penghasilan karyawan berdasar data dalam daftar
upah.

g.

Mengirimkan daftar upah (2 lembar), rekap daftar

upah (2 lembar), surat Pemberitahuan upah dan kartu
penghasilan karyawan ke bagian utang

h.

Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri dengan

Lembar l:
daftar upah lembar 2 yang telah dicap lunas dan
kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa. Lembar 3:

i.

Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar upah

menurut tanggal.

j.

Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut

abjad nama karyawan.

c.

e.

f.
g.

5.
a.

b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

6.

Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari bagian kasa,

dilampiri dengan daftar upah lembar 1 dan rekap daftar upah
lembar 2. Semua dokumen tersebut telah dicap 'lunas' oleh
bagian kara setelah pembayaran upah selesai dilakukan.
Mencatat nomor cek yang tercantum dalam bukti kas keluar
lembar 1 ke dalam register bukti kas keluar.
Menyerahkan bukti kas keluar lembar i ke bagian jurnal,
buku besar, dan laparan, dilampiri dengan daftar upah lembar
1 dan rekap daftar upah lembar 2.
Bagian Kas
Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 dari bagian utang,
dilampiri dengan daftar upah lembar 1 dan 2, rekap daftar
upah lembar 2, surat pemberitahuan upah, dan kartu
penghasilan karyawan.
Mengisi cek sejumlah uang wang tercantum dalam daftar
upah, dan memintakan tandatangan atas cek dari pejabat yang
berwenang (misalnya dari direktur keuangan).
Menguangkan cek ke bank.
Memasukkan uang upah dan surat pemberitahuan upah ke
dalam amplap upah tiap-tiap karyawan.
Membagikan amplop upah (yang didalamnya terdapat uangupah dan surat pemberitahuan upah) kepada karyawan yang
berhak.
Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan upah dari
karyawan pada kartu penghasilan karyawan.
Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar lembar 1 dan
3, daftar upah lembar, 1 dan 2, rekap daftar upah lembar 2.
Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:a
diserahkan ke Bagian Utang, dilampiri dengan daftar upah
lembar I dan rekap daftar upah lembar 2
diserahkan ke Bagian Gaji dan Upah dilampiri dengan daftar
upah lembar 2 dan kartu penghasilan karyawan.
Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan
a.
b.

Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari bagian

utang, dilampiri dengan drop daftar upah lembar 1.
Mencatat bukti kas keluar tersebut dalam jurnal
umum. Jurnal yang dibuat adalah:

Barang dalam proses-biaya tng. Kerja langsung Rp. xx

Biaya overhead pabrik sesungguhnya
Rp. xx
Biaya administrasi dan umum
Rp. xx
Biaya pemasaran
Rp. xx
Gaji dan Upah
Rp. xx
c.
Menyerahkan bukti kas keluar lembar 2 dan rekap daftarupah lembar 1 ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya.
d.
Menerima bukti kas keluar lembar i dari bagian utang
dilampiri dengan daftar upah lembar 1 dan rekap daftar upah
lembar 2.
e.
Mencatat bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register cek.
Jurnal yang dibuat dalam register cek ini adalah:
Bukti kas keluar yang akan dibayar
Rp. xx
Kas
Rp xx
f.
Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 1 dilampiri dengan
daftar
upah
lembar
1 dan rekap daftar upah lembar 2 menurut nomor urut bukti
kas keluar,
7.

b.

3.

b.

b.
c.
d.

b.

Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari jurnal, suku

besar, dan laporan, dilampiri dengan rekap daftar
upah lembar 1.
Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya.
Mencatat rekap daftar upah ke dalam kartu harga
pokok produk.
Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 2 dilampiri
dengan rekap daftar upah lembar 1 menurut namar
urut bukti kas keluar.

b.
c.
d.
e.
5.
a.
b.

2.

Bagian Gaji dan Upah

a.

a.

b.

Mencatat waktu kerja tiap tenaga kerja langsung

dalam hubungannya dengan produk ke dalam kartu
jam kerja.
Mengerahkan kartu jam kerja ke bagian gaji dan
upah.

Menerima kartu jam hadir dari bagian pencatat

waktu.
Menerima kartu jam kerja dari bagian produksi.

Bagian Kartu Persediaun dan Kartu Biaya

a.

1.
a.

Bagian Produksi
a.

4.

Menyerahkan kartu jam hadir kargawan ke bagian

gaji dan upah.

SISTEM PENGAJIAN DAN

PENGUPAHAN DALAM LINGKUNGAN
PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK
Sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan
yang menggunakan komputer sebagai alat pengolah datanya
Unit organisainya di Bagian Pengolahan Data Elektronik yang
menangani pengolohan data penggajian dan pengupahan
adalah Grup Pengawas, Konversi Data, dgn Operator
Komputer. Semua dokumen yang masuk ke dan yang keluar
dari Bagian Pengolahan data Elektronik harus melalui Grup
pengawas untuk diverifikasi.

c.

Uraian Kegiatan Sistem Penggajian dan Pengupahan

dalam Lingkungan Pengolahon Data Elektronik
Bagian Kapegawaian
Membuat surat keputusan yang bersangkutan dengan
perubahan data karyawan, seperti perubahan tarif upah,
penambahan nama karyawan baru, penghentian karyawan,
pemindahan karyawa, kenaikan golongan pangkat karyawan.
Menyerahkan surat keputusan yang telah diatorisasi oleh
yang berwenang he Bagian Grup Pengawas, untuk
memberikan otorisasi perubahan arsip data karyawan di
komputer.

h.

Bagian Pencatat Waktu

a.

Mencatat waktu hadiri tiap karyawan dalam kartu

jam hadir.

d.
e.
f.
g.

6.
a.
b.
c.

Membandingkan jam hadir dan jam kerja tenaga kerja

langsung.
Membuat batch transfer form.
Mengirimkan batch transfer form dilampiri dengan kartu jam
hadir dan kartu jam kerja.
Menerima daftar gaji dan upah lembur yang telah dicap lunar
Bagian Kaso,
Mengarsipkan daftar gaji upah menurut tunggal.
Grup Pengawas
Menerima surat keputusan perubahan data karyawan dari
bagian kepegawaian.
Menyerahkan surat keputusan perubahan data karyawan
kepada konversi data.
Menerima batch transfer form dilampiri dengan kartu jam
hadir dan kartu jam kerja dari bagian gaji dan upah.
Melakukan verifikesi dan log batch totals.
Menyimpan log dan control totals untuk nantinya akan
dibondingkan dengan control totals yang dihasilkan dari
proses komputer.
Menerima cek dilampiri dengan daftar gaji dan upah, surat
pemberitahuan gaji dan upah, register bukti kas keluar, register
cek, dan control totals.
Membandingkon control totals yang diterima dari operator
komputer dengan log dan control totals yang dibuat oleh grup
pengawas.
Mendistribusikan keluaran komputer yang diterima dari
operator komputer tersebut sebagai berikut:
Cek, dilampiri dengan daftar gaji dan upah, surat
pemberitahuan gaji dan upah, dan register cek dikirim ke
bagian koso.
Register bukti kas keluar dikirim ke bagian utang.
Konversi Data
Menerima batch transfer form dilampiri dengan kartu jam
hadir dan kartu jam kerja dari Grup Pengawas.
Memasukkan (entry) data salam kartu jam kerja dan kartu
jam hadir. Kegiatan ini menghaslikan arsip transaksi gaji dan
upah karyawan.
Mengirimkan arsip transaksi gaji dan upah karyawan ke
operator komputer.

d.
e.
f.
g.
7.

1.
(1)
a.
2.
(1)

(2)
4.

(1)
(1)
(2)
7.
8.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
A.

Menyerahkan batch tranfer form dilampiri dengan kartu jam

hadir dan kartu jam kerja ke Bagian Gaji dan Upah via Grup
Pengawas,
Menerima Surat keputusan perubahan data karyawan.
Memasukkan perubahan data karyawan ke dalam komputer.
Kegiatan ini menghasilkan arsip perubahan data karyawan.
Menyerahkan arsip perubahan data karyawan ke Operator
Komputer untuk mengupdate arsip induk data karyawan.
Operator Komputer
Kegiatan operator komputer dalam memproses
pembayaran gaji dan upah terdiri dari 4 kali run program
berikut ini :
Run 1
Sart dan edit orsip perubahan data karyawan untuk
mengupdate arsip induk data karyawan.
Sart dan edit arsip transaksi gaji dan upah untuk
menghasilkan Arsip transaksi gaji dan upah yang valid.
Run 2
Dengan menggunakan arsip transaksi gaji dan upah yang valid
dan Arsip induk data karyawan mengupdate berbagai arsip
berikut ini:
Arsip induk penghasilan karyawan
Arsip induk biaya
Arsip induk utang
Arsip induk harga pokok produk
Mencetak daftar gaji, surat pemberitahuan gaji dan upah,
register bukti kas keluar, dan penyimpangan dan control totals.
Mengirimkan daftar gaji dan upah, Surat pemberitahuan gaji
dan upah, register kas keluar, dan penyimpangan dan control
totals ke Grup Pengawas.
5. Run 2
Membaca dan mensortosi arsip induk utang untuk
menghasilkan arsip bukti kas keluar yang Akan dibayar.
6. Pun 4
Mencetak cek dan register cek dari arsip bukti kas keluar
yang Akan dibayar.
Mengupdate arsip induk utang.
Mengirimkan cek, register cek, dan control totals ke Grup
Pengawas.
Bagian Kasa
Menerima cek dilampiri dengan daftar gaji dan upah, surat
pemberitahuan gaji dan upah, dan register cek dari Grup
Pengawas,
Memintakan otorisasi atas cek
Menguangkon cek ke bank.
Memasukkan uang gaji dan upah dan surat pemberitahuan
gaji dan upah ke dalam amplop gaji dan upah tiap-tiap
karyawan.
Membagikan amplop gaji dan upah (yang didalamnya
terdapat uang gaji dan upah serta surat pemberitahuan gaji dan
upah) kepada karyawan yang berhak.
Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dan
upah dari karyawan pada daftar gaji dan upah.
Membubuhkan cap lunas pada daftar upah.
Mengirimkan daftar upah yang telah dicap lunas ke Bagian
Gaji dan Upah
Mengarsipkan register cek menurut tunggal.
DISTRIBUSI GAJI DAN UPAH
Distribusi gaji dan upah ditujukan untuk menghasilkan
laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnyo (gaji dan upah,

1.
2.
3.

tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan

karyawan), menurut hubungannya dengan depertemen,
kegiatan, order produksi, atau kombinasi di antara berbagai
jenis klasifikasi
Distribusi gaji dan upah umumnya dilakukan dengan
metode berikut ini:
Metode rekening berkolom.
Metode summary strip: tiket tunggal.
Metode distribusi dengan komputer.
Metode rekening berkolom. Jika misalnya manajemen
menginginkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya
perdeportemen, maka laporan ini dapat dihasilkan dengan
manyediakan rekening biaya berkolam untuk tiap departemen
dalam buku pembantu biaya:
Metode summary strip: tiket tunggal. Distribusi
upah langsung dapat dilakukan dengan membuat kartu jam
kerja untuk tiap order produksi. Kartu jam kerja kemudian
diisi dengan tarif upah karyawan yang bekerja untuk order
produksi tersebut dan dikalikan jumlah jam kerja, serta
disimpan dalam arsip
Sementora menurut order produksi. Lihat contoh
kartu jam kerja dalam gombar, 10.3. Secara periodik kartu jam
kerja ini ditotal jumlah rupiahnya, dan dicatat dalam kartu
harga pokok produk. Untuk tenaga kerja tak langsung, kartu
jam kerjanya di isi dengan tarif upohnya kemudian disortasi
menurut klosifikasi biaya tenaga kerja menurut jenis dan
departemen. Jumiah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung
menurut klasifikasi jenis dan departemen tersebut diringkas
dan diposting ke dalam summary strip, yang sekaligus
berfungsi sebagai laparan biaga tenaga kerja. Prosedur
distribusi gaji dan upah dengan metode summary strip: tiket
tunggal dapat dilihat dalam gambaor 10.13
Metode Distribusi dengan Komputer
Metode distribusi pendebitan yang timbul dari transaksi
penggajian dan pengupahan dengan menggunakan komputer
dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi sesuai
dengan klosifikasi yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberi
kode dangan benar, proses sortasi akan dilakukan olah
komputer melalui program.
Setiap kartu jam kerja akan diberi kode debit menurut
kerangka pemberian kode tersebut. Jika misalnya upah tenaga
kerja langsung (jenis biaya tenga kerja ke 01) dibebankan pada
Bagian Persiapan (dengan kode organisasi 1212), yang
dikeluarkan untuk produk A (misalnya produk nomor 21),
maka kartu jam kerja tersebut akan diberi kode debit 01
121221 dan dicatat dengan computer dengan menggunakan
kode itu.
Dengan kerangka pemberian kode ini, semua transaksi
penggajian dan pengupahan akan diberi kode dengan kerangka
tersebut, sehinggo orsip

a.

Transaksi gaji dan upah (payroll transaction file) yang berupa

pita magnetic (lihat gambar 10.12) hasil run 1 dapat digunakan
untuk meng-update arsip induk biaya, dan selanjutnya dengan
run 2, arsip induk biaya dapat digunakan untuk menghasilkan
laporan biaya tenaga kerja yang berupa.
Laporan biaya tenga kerja menurut jenisnya. Dihasilkan
dengan memerintahkan computer melakukan soratasi 2 angka
pertama kode rekening biaya.

b.

Laporan
biaya
tenaga
kerja
menurut
pusat
pertanggungjawaban. Dihasilkan dengan mensortasi dengan
komputer 4 angka pada posisi ke dua kode rekening pertama.

c.

Laporan biaya tenaga kerja menurut produk. Dihasilkan

dengan melakukan sortasi arsip induk biaya menurut 2 angka
pada posisi terakhir dalam kode rekening biaya.