Anda di halaman 1dari 47

EVENT ORGANIZER

Definisi
Event Organizer (EO) adalah penyedia jasa profesional penyelenggara acara dan
bertugas melaksanakan keinginan klien untuk mengerjakan acaranya mulai dari
konsep, persiapan, eksekusi dan evaluasi acara. Orang yang bekerja di Event
Organizer harus siap berpikir kreatif dan dinamis.
Jenis EO berdasarkan bidang kerja
a. Brand Activation adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk
mempromosikan produknya untuk peningkatan penjualan, peningkatan
pengenalan produk ke konsumen dan dengan berinteraksi langsung ke target
marketnya/konsumen.
b. MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition) adalah EO yang bergerak di
bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan seperti rapat, gathering
dan outbound suatu perusahaan.
c.
Entertainment adalah EO yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan
terutama konser music baik artis local maupun internasional.
d.
Private Organizer adalah EO yang bergerak menyelenggarakan acara yang
bersifat pribadi atau tertutup untuk umum seperti;
Wedding Organizer (WO) adalah EO yang mengkhususkan diri membantu
klien mengadakan pesta pernikahan.
-

Birthday Organizer adalah EO yang ahli membuat pesta ulang tahun.

Private Party Organizer dalah EO khusus yang bergerak untuk


penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.

Syarat Strategis Event Organizer


a.

Mengelola Dengan Baik Dan Profesional

Mengumpulkan beberapa orang yang akan mengerjakan tugas dengan bagianbagian tersendiri. Pilih orang yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka
lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu. Terapkan metode teamwork and
leadership. Bekerja di dunia EO adalah teamwork, tidak ada sebuah event
yang bisa dikerjakan sendiri, pasti kita akan butuh sebuah teamwork dan
decision maker yang harus dibuat dalam waktu singkat.

b.

Mempunyai Spesifikasi

Banyak spesifikasi event organizer seperti Exhibition Organizer, Wedding


Organizer, Marketing Communication Activity Organizer, MICE Organizer, Party
Organizer dll. Pilih salah satunya dan pelajari seluk beluknya. Fokus pada satu
segmen. Jika ingin terjun ke segmen lainnya bentuklah tim khusus untuk
menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada.

c.

Kemampuan Presentasi Dan Bernegosiasi

Salah satu kunci utama EO adalah memiliki kemampuan mempresentasikan


sebuah proposal menjadi suatu proyek dan negosiasikan sebuah proyek
menjadikan keuntungan. Sangat penting dalam meyakinkan klien atau sponsor
untuk mengerjakan acara mereka

d. Persiapan Yang Matang


Keberhasilan sebuah event sangant bergantung pada persiapan event tersebut.
Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini.
Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork dan pembagian tugas masingmasing personal, budgeting yang benar, perijinan venue dan keramaian dan
mempunyai rencana antisipasi masalah non tehnis. Yang lebih penting lagi
adalah selalu kordinasi dengan tim maupun klien.

e. Mempunyai Relasi Sponsor Dan Database


Setiap EO biasanya memiliki sponsor atau klien sendiri. Untuk mencari klien baru
dibutuhkan database dan relasi untuk mempermudah proposal diterima
kebagiannya. Selain database sponsor juga perlu database vendor, pengisi
acara, venue dll yang sewaktu waktu pasti dibutuhkan.

h. Utamakan Kualitas
Klien akan selalu menilai kualitas pengerjaan suatu acara. Kualitas yang
dimaksud diantaranya kerapian pengerjaan produksi, rundown tepat waktu,
ketertiban yang dijaga, tim yang solid dan kemampuan menghadapi kendala
tehnis. Jika semua bisa teratasi tidak menutup kemungkinan jasa EO akan
digunakan lagi oleh klien.
Tahapan Penyelenggaraan Acara
Langkah umum dalam menyelenggarakan acara adalah sebagai berikut;

a.

Konsep

b.

Persiapan

c.

Eksekusi

a. Konsep
Dalam setiap pembuatan konsep event, kita harus melihat spesifikasi produk dan
sasaran konsumen. Konsep yang kreatif dan inovatif sangat mendukung
terealisasinya sebuah acara. Salah satu membuat konsep dengan melihat apa
yang terjadi di sekitar kita baik secara local maupun internasional. Waktu atau
timing bisa untuk pembuatan konsep. Konsep terbagi menjadi tiga yaitu;
1. Konsep baku, yaitu konsep yang sudah ada dari klien dan EO tinggal
mengerjakaan sesuai keinginan klien.
2. Konsep Orisinil, yaitu konsep yang dibikin EO sendiri dengan melihat potensi
yang ada dimasyarakat.
3. Konsep kombinasi, yaitu konsep dari klien yang dipadukan konsep dari EO
atau sebaliknya.
Persiapan
1. Pembuatan time schedule event. Mulai dari pembuatan proposal, eksekusi
dan
2. Menuangkan konsep dalam bentul proposal.
3. Membentuk tim sesuai kebutuhan event dan diberi penjelasan detail
pekerjaan.
4. Menghubungi perijinan tempat dan kepolisian dan pengisi acara.
5. Menyebarkan proposal ke sponsor yang sesuai dengan konsep acara.
6. Menghubungi seluruh supplier/vendor.
7. Melakukan kontrak kepada semua pihak (sponsor, vendor dan pengisi
acara)
8. Penyebaran publikasi.
9. Melakukan technical meeting dengan seluruh pendukung acara.
10.Membuat checklist event secara detail dan memantau perkembangan
pekerjaan vendor/supplier.

b. Eksekusi

1. Memposisikan orang berpotensi dan sesuai dengan bidangnya misalnya


stage manager, produksi dan general affair.
2. Memantau ketat pengerjaan vendor di venue.
3. Rundown acara yang tepat waktu.
4. Selalu menjaga kualitas event dengan konsep harus sesuai dengan apa
yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
5. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau
ucapan terima kasih.
6. Menjaga keamanan dan ketertiban event
7. Mendokumentasikan setiap aktifitas event untuk kebutuhan pembuatan
Event Report yang biasa digunakan untuk syarat pelunasan biaya
sponsor.

Jika kita lihat, dewasa ini banyak sekali acara-acara yang dilaksanakan untuk
memasarkan atau memperkenalkan suatu produk, baik yang dilaksanakan di
televisi (online) atau pun yang dilaksanakan di tempat secara offline.
Acara-acara tersebut di selenggarakan oleh perusahaan yang bersangkutan,
namun semua pelaksananya dilakukan oleh sebuah penyedia jasa acara yang
sering disebut event organizer atau EO

Menurut pakar manajemen Rhenald Kasali, bahwa Event Organizer adalah bisnis
yang menerapkan konsep manajemen secara berkesinambungan dan konsisten
dalam mengeksplorasi dunia entertainment sedalam-dalamnya. Yang dibangun
dari sebuah tim yang mencatat every single detail dari proses memilih acara,
mengemas acara, memenuhi pembayaran, mengurus perizinan, meyakinkan
keamanan pelaksanaan, merekam gejolak keinginan pasar, serta menyiapkan
teknologi dan pemasarannya, sampai pada event report (laporan pertanggung
jawaban) atau evaluasi.
Banyak perusahaan eo yang ada, menurut jenis acara yang diadakan eo dapat
dibagi menjadi :

One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan


berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.

MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O.


yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk
pertemuan.

Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya


untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan
pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke
target marketnya.

Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan


terutama musik.

Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien


mengadakan pesta pernikahan.

Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun
termasuk untuk anak-anak.

Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan


pesta pribadi terutama bagi orang kaya.

Sejarah Event Organizer

Sejarah Event Organizer

Di Indonesia pola kerja EO sudah lama ada dimulai dari pesta-pesta adat dimana panitia pesta
tersebut mulai membagi tugas masing-masing untuk mendukung suksesnya suatu acara
Sedangkan definisi event organizer di Indonesia mulai populer sekitar tahun 1990an dan
semakin populer lagi pada tahun 1998 pacsa era krisis dimana begitu banyak tenaga kerja
yang keluar dari perusahaan tempatnya bekerja dengan berbagai alasan dan mulailah mencari
alternatif sumber penghasilan yang lain seperti EO
Jasa Event Organizer sendiri adalah jasa penyelenggaraan sebuah acara atau kegiatan yang
terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan
serta kekompakan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan deadline, target,
sceduling, pressure dan teamwork solidity.
Sedangkan peran Event Organizer adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah event
berdasarkan pedoman kerja dan konsep event tersebut dan mengelolanya secara profesional.

Syarat Mendirikan Event Organizer


Menurut Director CV Procom, Sofian Kamal Nasution, yang diperlukan untuk mendirikan
sebuah EO adalah, motivasi, database, network, permodalan dana segar yang cukup, SDM
yang dinamis dan pekerja keras, teamwork spirit, creativity, imagination dan konsep, keahlian
individu yang tepat guna, nggak gaptek, personal yang baik, inisaitif yang tinggi, jeli, cermat
dan peka terhadap perkembangan.
"Orang-orang di EO mesti menerapkan Do Innovated Or Die, jadi di EO tersebut adalah
kumpulan orang-orang kreatif yang penuh inovatif," ujar Bang Sofian.
Siapapun bisa membuat EO. Anak-anak sekolah misalnya, kalo berminat juga dapat membuat
EO, bisa saja dimulai dari mengemas acara Sweet Seventeen sobat terdekat, Pentas Seni,
Acara Perpisahan dan Pelombaan antar kelas atau antar sekolah.
Apalagi yang sebentar lagi akan tamat sekolah biasanya menagdakan Prom Nite, dan
biasanya yang mengadakan atau yang menjadi panitia pun adalah kita-kita juga. Nggak
masalah kalo kita baru pertama kali menangani event, Yang terpenting adalah ide kreatif yang
muncul di otak yang kemudian kita kembangkan menjadi sebuah konsep. Setelah konsep ada,
baru deh kita memikirkan bagaimana bisa mengumpulkan dana agar acara tersebut dapat
dijalankan.
Dan kalo kita berbicara mengenai dana, pasti dong nyari sponsor. Di bagian ini yang paling
penting adalah kepercayaan. Kalo pihak terkait udah percaya sama kita semuanya akan jauh
lebih ringan, misalnya untuk penyewaan sound kita bisa tangguhkan pembayarannya setelah
acara berlangsung, atau setelah dananya ada.
Ditambahkan bos Procom salah satu EO terkenal di Medan, nggak perlu banyak orang yang
terlibat dalam sebuah EO. "Semua tergantung dari besar kecilnya EO tersebut dan besar
kecilnya event yang ditangani," kata Bang Sofian.
Sekarang ini, anak-anak muda juga telah banyak menunjukkan kreatifitas mereka dalam
membuat sebuah acara. Di Jakarta dan Bandung tampaknya anak-anak sekolahan berlombalomba membuat pentas seni, bazar bahkan mereka sanggup menampilkan konser grup band
yang tengah digandrungi anak muda.
Dalam pesta pernikahanpun event organizer di butuhkan untuk mengatur jalannya acara
pernikahan atau yang lebih di kenal dengan wedding organize, seperti wedding planner yang
mengatur acara pernikahan agar lebih lancar dan berlangsung menarik. untuk hal seperti ini
dibutuhkan biro jasa yang sudah berpengalaman mengatur pernikahan
Kalo memang kamu tertarik untuk menampilkan kreativitas, sekarang saatnya kamu belajar
untuk memenej diri sendiri dan orang lain Yang berjiwa pemipin mungkin bisa ditunjuk
sebagai ketua panitia. Yang jago ngomong dan ngerayu bisa di jadiin humas atau marketing

yang fungsinya mencari sponsor dan mempromosikan acara. Yang jago ngedesign bisa
dijadiian tim kreatif buat proposal dan media promosi. Terus tinggal cari yang gaul dan lincah
buat dikasih tanggung jawab saat acara berlangsung. Terpenting di sini adalah kerjasama
yang solid.

Event Organizer
| Wedding | Birthday | Event
Menyelenggarakan acara bisa menjadi tugas yang sangat menegangkan dan memakan
waktu. Sebuah event organizer profesional dapat membuat proses lebih mudah karena mereka
dapat mengatur semuanya, langsung dari makanan untuk dekorasi dan membuat acara Anda
yang luar biasa. Informasi yang akan memandu Anda untuk mengorganisir pesta dan acara
grand.
Event Organizer Analisis:
Sejumlah faktor yang harus dipertimbangkan ketika merencanakan dan mengembangkan
strategi untuk acara seperti:
Visi dan tujuan penyelenggaraan acara
Tujuan acara
Orang yang akan menghadiri acara tersebut
Anggaran acara
Pencetakan Undangan
Tema acara
Pertimbangkan masing-masing faktor hati-hati untuk membuat acara anda sukses besar. Anda
harus mengatur tenggat waktu dan harus mulai merencanakan sekitar 3 bulan sebelum
memegang acara. Hal ini juga penting untuk memiliki rapat perencanaan rutin untuk
memastikan semuanya berlangsung dalam urutan yang benar.
Anggaran acara:
Event organisasi tidak mungkin tanpa dana itu merumuskan rencana anggaran adalah hal
pertama dan terutama. Dana untuk acara komersial dapat diatur dari host, pendukung dan
sponsor. Pemilihan berbagai layanan seperti katering, dekorasi, publisitas, tempat, dan staf
harus didasarkan pada tujuan acara serta anggaran.

Pengorganisasian dan Menemukan Profesional:


event organizer Profesional dapat membantu Anda mengatur acara dengan cara yang baik
memerintahkan repot-bebas. Pilih event organizer profesional yang bisa mengambil seluruh
beban Anda dari mengirim undangan kepada para tamu untuk mengatur dan mengorganisir
seluruh acara. Anda dapat menemukan profesional event organizer di
http://www.nancyorganizer.com. Setelah memilih profesional event organizer, adalah perlu
untuk mendelegasikan tanggung jawab untuk perencanaan yang lebih baik dan membuat
seseorang di-charge untuk memeriksa pekerjaan dalam penyelesaian.
Mempromosikan sebuah Event:
Hal yang paling penting dalam membuat acara sukses adalah untuk mempromosikan dan
mempublikasikan dengan baik terutama memetikan acara perusahaan, fashion show,
pertemuan sosial, seminar, dll Anda dapat mempublikasikan oleh:
Mendistribusikan brosur dan pamflet
Puting poster di tempat umum
Penerbitan iklan di surat kabar
Mengumumkan di radio atau TV
Alat-alat ini merupakan cara yang efektif untuk mencapai sejumlah besar orang dan akan
membantu dalam promosi merek juga.
Rencana Keselamatan Event Hari Akhir:
Keselamatan dan keamanan orang yang berpartisipasi dalam acara tersebut adalah titik kritis
dan tim event organizer keseluruhan bertanggung jawab untuk itu. Mereka perlu untuk
mengidentifikasi daerah rawan kesalahan di mana berbagai bahaya dapat terjadi selama
event. Untuk mencegah kecelakaan apapun tim harus memastikan bahwa:
Pintu keluar tidak boleh terhalang
Keluar tanda-tanda harus terlihat dengan jelas
Bahan hiasan yang digunakan harus flame retardant
Kamar harus memiliki pencahayaan yang cukup
Jika laser digunakan, tanda-tanda harus ditempelkan.
Tanda-tanda bebas harus dipasang di daerah penting

Setelah Event / Clean up:


Setelah acara selesai, perlu untuk membersihkan seluruh fasilitas. Anda juga dapat menyewa
kru untuk membantu Anda dengan proses pembersihan. Anda tidak harus lupa untuk
berterima kasih kepada event organizer, speaker, penyedia layanan untuk membuat acara
anda sukses.

Penyelenggara acara adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara.
Meski bisa dialihbahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk
mudahnya disebut EO Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client)
untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan
sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan
dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada
bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh
professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis
memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh
clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan,
persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang
diharapkan client dengan membuat acara.

Jenis-jenis EO
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:

One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan


berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.

MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O.


yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk
pertemuan.

Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya


untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan
pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke
target marketnya.

Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan


terutama musik.

Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien


mengadakan pesta pernikahan.

Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun
termasuk untuk anak-anak.

Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan


pesta pribadi terutama bagi orang kaya.

Komunitas Event Organizer Indonesia, media promosi event untuk event


dan bermacam acara.

Event organizer, atau biasa disingkat EO adalah sebuah usaha berbisnis yang kini ramai
ditekuni anak muda. Sesuai dengan namanya, event organizer adalah sebuah usaha yang
menyediakan jasa untuk membuat sebuah acara yang sesuai dengan permintaan para klien.
Pada awalnya, event organizer dikenal untuk mengelola acara-acara besar saja, seperti acara
fashion, seminar, dan acara musik atau konser. Namun seiring dengan semakin
berkembangnya trend dan minat masyarakat muda terhadap EO, acara yang dikelola para
event organizer semakin meluas pula. Banyak permintaan yang terutama muncul dari
masyarakat perkotaan, kepada para EO untuk mengelola acara sederhana namun bermakna,
seperti pesta ulang tahun, pernikahan, dan lain-lain. Berikut adalah beberapa macam acara
yang ditangani oleh para event organizer.

1. Meeting, incentive, convention, exhibition (MICE)


Pada awalnya, EO dikenal untuk mengelola acara resmi seperti ini. Mulai dari skala kecil
hingga besar, acara formal atau nonformal. Event organizer akan merancang keseluruhan
acara pertemuan sesuai dengan apa yang diinginkan para klien. Meeting misalnya, biasanya
klien akan mendiskusikan beberapa hal dengan EO, mulai dari tanggal, jumlah peserta,
tempat yang diinginkan, dan lain-lain. EO akan memberikan beberapa masukan jika
dibutuhkan, lalu kemudian mulai merancang dan memesan tempat untuk pertemuan.
Sedangkan acara besar seperti rapat atau pameran biasanya akan memakan waktu yang agak
lama untuk mempersiapkan segalanya, bahkan turut serta dalam mencari sponsor.

2. Musik dan hiburan


Berbagai acara hiburan dan musik dewasa ini amatlah populer di berbagai kalangan. Acara
konser musik, baik dengan artis lokal maupun mancanegara saat ini bukanlah hal yang asing
lagi. Event organizer bahkan tak hanya merancang acara dan tempat, tapi juga ikut andil
dalam proses melamar sang artis untuk tampil pada acara konser tersebut. Mendiskusikan
tempat, tanggal, desain panggung hingga kebutuhan sang artis adalah sebagian kecil
gambaran daftar pekerjaan EO di bidang musik ini. Tidak hanya itu, event organizer juga
turut serta dalam mencari mitra, sponsor, dan media partner agar acaranya terkenal dan
sukses.

3. Pesta pernikahan
Acara Pernikahan adalah saat terpenting bagi tiap insan. Hari dimana saat kedua insan
mengikat janji setia selamanya tentunya harus dirayakan dengan spesial dan indah. Oleh

karenanya, event organizer atau terkadang dalam hal ini kerap juga disebut dengan wedding
organizer, merancang segalanya dari ujung kepala hingga ujung kaki pengantin. Acara
pernikahan sederhana maupun mewah dapat diwujudkan oleh para wedding organizer ini.
Semakin terkenal dan profesional, semakin mahal pula uang yang dikeluarkan, namun itu
rasanya tak sebanding dengan momen indah yang didapatkan bukan.

4. Pesta ulang tahun


Ulang tahun juga merupakan acara penting dan bahagia dalam hidup setiap insan, terutama
saat-saat usia istimewa, seperti 17 tahun, atau bahkan ulang tahun pertama si kecil. Tidak
hanya itu, perayaan ulang tahun pernikahan, atau ulang tahun perusahaan tentulah harus
dirayakan dengan meriah dan spesial. Oleh karenanya, event organizer memegang peranan
penting dalam keseluruhan acara. Pesta ulang tahun dengan tema unik dan menarik menjadi
sebuah keharusan atau daya tarik untuk menambah kemeriahan pesta tersebut.

5. Acara pertemuan keluarga


Acara dimana para anggota keluarga besar berkumpul bersama tentunya akan menjadi hari
yang membahagiakan. Tidak hanya keluarga, tetapi acara kumpul bersama anggota
komunitas atau perusahaan juga dibutuhkan dalam rangka mempererat hubungan
kekeluargaan para anggota dan karyawan. Bahkan tak jarang ada acara reuni yang turut
mengundang keluarga para karyawan untuk ikut datang memeriahkan suasana kumpulkumpul bersama. Event organizer pun hadir untuk membantu mengatur acara mulai dari
tempat, kegiatan, MC, dan sebagainya.

6. Peluncuran produk baru


Peluncuran sebuah produk membutuhkan sebuah kepanitiaan untuk mempromosikan dan
mengelola acara tersebut agar produk yang dikenalkan dapat disampaikan dengan tepat
kepada masyarakat. EO harus dengan tepat menentukan tanggal, dan lokasi agar acara
tersebut ramai dan sukses. Strategi dan cara pemasaran pun turut dirancang agar produk yang
dikenalkan mendapat banyak konsumen dan bahkan menjadi trend. Adanya diskon dan
replika maskot juga dapat dijadikan pertimbangan untuk menarik konsumen.

7. Seminar kepemimpinan
Event organizer juga kerap menyediakan jasa penyelenggaraan sebuah seminar, atau
pelatihan kepemimpinan yang banyak dibutuhkan perusahaan-perusahaan guna membekali
karyawannya modal kepemimpinan yang baik. Biasanya, EO sudah mempunyai daftar paket
yang siap ditawarkan kepada para perusahaan yang ingin bekerja sama. Mulai dari
pembicara, materi, metode pelatihan semua ditangani oleh event organizer. Semakin terkenal
pembicara pelatihan, semakin mahal tarif pelatihannya.

8. Tour wisata

Penyelenggara tour wisata juga disebut sebagai event organizer karena mengatur keseluruhan
acara wisata. Semua sudah direncanakan oleh EO, mulai dari berangkat, kendaraan yang
digunakan, tempat-tempat yang dituju, penginapan, hingga konsumsi. Paket yang ditawarkan
pun bervariasi, sesuai dengan tempat tujuan, level pelayanan, atau lama perjalanan. Paket
tersebut juga disesuaikan dengan kuota yang disediakan dan promo yang berlangsung.
Dengan adanya event organizer tour wisata ini, memudahkan para pelanggan atau klien untuk
menikmati liburan dengan santai.

9. Seni dan budaya


Acara budaya dan Seni, seperti festival kebudayaan atau pementasan seni saat ini
berkembang pesat. Festival kebudayaan menjadi hal yang sangat diminati oleh berbagai
kalangan karena memberikan sesuatu yang berbeda dengan aktivitas sehari-hari. Acara seni
seperti pertunjukan alat musik, tarian,pameran lukisan, atau pameran seni lainnya, juga
banyak diminati oleh pecinta seni. Dalam mewujudkan acara tersebut, tentu membutuhkan
tim event organizer untuk membuat acara tersebut berjalan dengan sukses.
Event organizer, sesuai dengan arti namanya adalah pengelola atau pembuat acara. Terkadang
ada event organizer yang memfokuskan bidangnya untuk mengelola sebuah acara khusus
seperti wedding organizer, atau EO di bidang musik. Biasanya, semakin terkenal EO tersebut,
semakin mahal tarif yang dikenakan untuk menyewa jasanya. Namun itu sesuai untuk
menghadirkan kepuasan dalam moment spesial bukan.
Demikian artikel tentang macam-macam event organizer. Semoga bermanfaat bagi para
pembaca khususnya bagi pembaca yang ingin mengadakan acara penting yang membutuhkan
jasa EO. Sekian dan terimakasih.

Tahapan Dalam Pelaksanaan Sebuah Event


Event Organizer (EO) adalah melulu tentang teamwork. Tidak ada ceritanya
sebuah event bisa berjalan dengan satu orang individu. EO terdiri dari banyak
divisi dan bagian kerja yang memiliki permasalahan kompleks dan membutuhkan
penanganan cepat dalam waktu bersamaan untuk tujuan yang sama. Yaitu
keberhasilan sebuah event, tidak peduli apakah itu event skala besar atau kecil.
Dalam menghadapi sebuah event, umumnya akan terbagi dalam tiga tahapan,
yaitu :
1

Pra Produksi (Planning)

Merupakan bagian penentu kelancaran operasional saat produksi. Pra produksi


beres dan bagus, maka produksi akan semakin ringan. Jika masih ada
permasalahan yang belum beres akan mengganggu jalannya produksi. Tidak ada
kesuksesan tanpa perencanaan dan persiapan. Keberhasilan sebuah event
sangat bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. Bahkan

kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa
dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal.
Tahapan dalam fase ini bisa saja terdiri dari :
Menerjemahkan ide menjadi sebuah konsep
Pembentukan tim dan pembagian kerja/tugas masing-masing
Penyusunan konsep kreatif, budgeting, rundown, talent, artistik & desain
Penentuan/survey/observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi,
transportasi, dokumentasi, target pasar, audience dan lain-lain.
Produksi material promosi, publikasi, dan sosialisasi event
Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing dan lain-lain
Dan lain-lain
2

Produksi ( Excecution)

Dalam tahapan ini kinerja sebuah EO akan dilihat dan diamati oleh banyak pihak.
Koordinasi antar bagian harus benar-benar efektif dan efisien, hal ini bisa
didukung dengan persiapan pada Pra Produksi yang matang. Namun kadangkala
apa yang direncanakan dalam Pra produksi seringkali berbeda dengan apa yang
dihadapi. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan.
Sehingga membutuhkan kepekaan dalam improvisasi serta koordinasi lebih lagi.
Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika
menyangkut teamwork. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah
pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan
improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO kita, klien
maupun audience).
Bekerja di dunia EO adalah menjual jasa, karena itu tahap eksekusi event adalah
etalase, tempat memajang barang dagangan (jasa) agar dilirik orang kemudian
orang tersebut membeli.
Banyak pemilik produk, calon-calon klien maupun sponsor, penonton dan bahkan
EO lain yang notabene kompetitor kita sendiri yang melakukan penilaian
terhadap EO kita. Penilaian baik tidaknya sebuah EO bisa dilihat dari kinerja EO
tersebut saat menggelar event atau dalam tahap eksekusi. Ketika terlihat EO
bekerja rapi, event berjalan lancar dan sukses, kesempatan untuk mendapatkan
proyek event lainnya akan datang dengan sendirinya.
Keberhasilan event ini bisa saja diukur dari :
Kesiapan semua talent dan pengisi acara
Kesiapan perlengkapan dan property penunjang
Kesiapan pengamanan dan keamanan

Kesiapan semua kru, seperti : show director, stage manager, stage crew,
runner, sound engineer, ligthingman dan bagian-bagian yang lain.
Running event digelar sesuai rundown
Respon audience dan atau impact yang didapat
Sesuaikah dengan tujuan dan target yang telah ditetapkan
Dan lain-lain
3

Pasca Produksi (Reporting)

Tahap ini adalah tahap dimana EO mempertanggungjawabkan pekerjaannya


secara tertulis. Pekerjaan apa saja yang menjadi tanggung jawab EO dilaporkan
kepada klien/pemberi kerja atau pihak-pihak lain yang terkait disertai evaluasi
dan dilengkapi dokumentasi, apapun dan bagaimanapun sebuah event itu
berjalan, apakah sukses atau gagal tetap harus dipertanggungjawabkan.
Aktivitas dalam fase ini bisa saja meliputi :
Evaluasi event
Penyusunan laporan
Pengajuan invoice

Mengenal EO (event organizer)


Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai EO adalah pengelola suatu
kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang diselenggarakan bertujuan
untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara
maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus
bersifat
material
namun
juga
bisa
bersifat
non
material.
Bentuk sebuah EO sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi
kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan
(in-house production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan
tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang
tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.
EVENT
ORGANIZER
DALAM
DUNIA
USAHA
Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke
arah yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai
bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu
skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih
mengarah pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal,
yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru,
pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan
permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.

Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (inhouse production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di
lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk
kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas
orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event
organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan
tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung.
TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras
yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa
tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:
1. Konsep yang menarik dan kreatif
2. Proses tahapan pembuatan event
3. Eksekusi event yang significant
Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang
sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update).
Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep
tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen
dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum
pernah di bayangkan orang.
Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah Event Organizer harus memiliki
ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa.
Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri.
Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat.
Proses Tahapan Pembuatan Event
1. Mencari konsep yang kreatif.
2. Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
1

Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.

Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya


(Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.

Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan


membuat daftar tujuan proposal.

Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.

Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu


kepada calon sponsor.

Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh


atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.

Melakukan kontrak kepada semua pihak

Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara

Jika diperlukan melakukan konferensi pers

10 Melakukan publikasi
11 Merekruit sesuai dengan kebutuhan
12 Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Eksekusi Event Yang Significant
1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang
akan dilakukan di event tersebut, misalnya stage manager, seksi
perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll.
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal
perlengkapan, konsumsi, dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir
(padat).

4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima
kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau
sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
Catatan
Tambahan
dari
Kepompong
Pijar:
Penyelenggara
Acara
(EO)
dan
Pelaksana
Acara
(team
EO)
Penyelenggara Acara (EO) adalah jasa penyelenggara sebuah acara. Misalnya seminar,
perkawinan, ulang tahun, rapat tahunan, dsb. Setiap penyelenggara acara biasanya menunjuk
team
pelaksana
acara.
Penyelenggara Acara ditunjuk oleh klien untuk keperluan keseluruhan acara.
Penyelenggara
acara
membentuk
team
kecil
untuk
kelancaran
acara.
Tugas Penyelenggara acara adalah membantu kliennya (client) untuk dapat
menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya,
jarak klien dengan lokasi acara atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO.
juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya
lebih
bagus
daripada
bila
dikerjakan
sendiri.
Menurut buku, EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer ditulis oleh

professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis
memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh
clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan,
persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang
diharapkan
client
dengan
membuat
acara.
Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang
sebuah EO dengan teamnya. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini, pertemuan
penting dan rutin sebelum diadakannya acara pada hari H adalah wujud professional kerja EO
tentu memerlukan keseriusan yang matang. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai
rencana, maka waktu persiapan juga sangat menentukan, lama tidaknya waktu persiapan juga
ditentukan
oleh
besar
kecilnya
sebuah
acara.
Melalui konsep yang baik tentunya turut merperlancar dan mensuksesan suatu acara. Ada
beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan konsep suatu acara.

Dalam membuat konsep Event Organizer dibagi menjadi tiga bagian:


1. Konsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh
perusahaan yang bersangkutan, sehingga tinggal melaksanakan saja.
Event Organizer
2. Konsep baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian
dipresentasikan kepada klien (perusahaan), dan hasil kesepakatan akan
menunjuk EO kapan mulai bergerak.
3. Kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing
bagaimana acara itu akan dibuat.Event Organizer
Terakhir dan yang paling urgent untuk mengadakan suatu event organizer
adalah budget, karena besar kecilnya budget perusahaan sangat
menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget
perusahaan tersebut besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik dan
sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat
mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut.
Keterbukaan dalam hal budget akan berpengaruh besar bagi suksesnya
sebuah acara/event.
Arti event organizer kurang lebih mirip seperti arti seorang teman yaitu
sebagai partner untuk mengerjakan berbagai pekerjaan.
Jenis-jenis EO
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan
menjadi:

One Stop Service Agency


o

E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara


hingga skala internasional sekalipun.

MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition)

Brand Activation
o

E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.

Penyelenggara Pernikahan
o

Adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk


mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan
pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi
langsung ke target marketnya.

Musik dan Hiburan


o

E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara


berbentuk pertemuan.

E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta


pernikahan.

Penyelenggara Ulang Tahun/Rapat/Seminar


o

E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anakanak/seminar dan penguasaan materi.

Team Pelaksana ditunjuk oleh EO melihat dari kegesitan, sistematis dan intensitas
perkembangan dalam hal dengan tetap dalam koridor pembagian tugas (penanggung jawab
sub bidang tugas), antara lain:

Menentukan tempat/lokasi acara

Menentukan undangan langsung maupun tak langsung (brosur)

Tata ruang acara

Perlengkapan acara

Persiapan materi acara

Catering

Merchandise

EO bertanggung jawab penuh atas keberhasilan/kegagalan sebuah acara.

EO harus mempersiapkan sedikitnya 3 team pelaksana untuk menghindari kegagalan


acara.

Komunikasi yang baik, jujur dan terbuka antara EO dan team pelaksana akan mendorong
berhasil/tidaknya sebuah acara.
Demikian, semoga bermanfaat.

Event Organizer
Suatu kelompok usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh client
untuk mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep,
perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka membantu
client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang diadakan.

Orang Even Organizer harus bernyali besar


Menjalankan sebuah event tentu harus memiliki keberanian yang ekstra alias harus
gede nyali. Seorang EO harus berani menanggung resiko apapun terhadap sebuah acara
yang ditangani. Misalnya kita bertugas menyelenggarakan sebuah event wisuda jurusan,
dari mulai dekorasi, konsumsi, dokumentasi, pengisi acara, dan prosesi acara kita adalah
orang yang bertanggung jawab penuh dalam mengelolanya.
Acara tersebut harus berjalan dengan sukses, semua wisudawan, orang tua atau
pihak jurusan akan menaruh harapan besar terhadap acara kita. Bayangkan jika salah satu
menjadi cacat, misalnya hasil dokumentasi jelek atau sound system yang banyak noisenya,
apa yang akan kita lakukan? apakah kita sebagai EO akan melemparkan kesalahan kepada
tim atau setan? bukankah fotografer dan soundmannya kita yang milih? Bagaimana
misalnya dengan event-event lain yang sampai mempertanggung jawabkan nyawa,
misalnya dalam sebuah acara outbound atau konser musik? Disanalah dituntut nyali yang
gede, skill yang mumpuni disertai dengan rasa tanggung jawab yang besar sebagai seorang
EO.

3E : Education, Entertainment & Exhibition


Ada beberapa jenis event yang dikerjakan oleh sebuah EO, baik itu event musik,
launching produk, seminar, pesta perkawinan, ulang tahun, pameran, pelantikan, event olah
raga dan lain sebagainya. Semua event pada dasarnya mengacu pada kegiatan Education,
Entertainment & Exhibition. Sebuah event harus mampu menghibur, memamerkan dan
memiliki unsur mendidik. Education, Entertainment & Exhibition selain sebagai sisipan
dalam sebuah event, juga bisa berdiri sendiri sebagai event.

Operasional Proses Pembuatan Event, terbagi tiga tahapan:


1. Tahap pra produksi (planning)
Menjabarkan ide kreatif dan menuangkannya ke konsep

Ide kreatif atau gagasan awal sangat penting dari setiap anggota memberikan ide tersebut
untuk di tuangkan dalam suatu konsep yang kreatif dan menarik.
Menuangkan konsep tersebut dalam rancangan tertulis
Setelah ide kreatif dari masing masing personal di tuangkan dalam sebuah konsep,
konsep tersebut di buat pada suatu rancangan tertulis guna hasil dari ide kreatif atau
gagasan yang tertuang lebih matang dan siap untuk di promosikan atau di perlihatkan pada
stakholder.
Pembentukkan Tim serta Jobdesc
Setelah terbentuknya suatu konsep rancangan yang tertulis, proses berikutnya
pembentukkan Tim serta pembagian Jobdesc sangatlah penting, di sini kita dapat
menentukan masing masing anggota tim untuk bekerja sesuai kemampuannya atau
kelebihannya, jangan sampai terjadi kesalahan penempatan Jobdesc.
Promosikan konsep
Jika belum mempunyai stakholder, promosikan ide atau gagasan kreatif yang sudah
terancang dalam sebuah konsep yang menarik, agar mendapatkan pemintat baik dari
stakholder ataupun pihak sponsor yang tertarik dengan konsep yang sudah dituangkan
pada rancangan tulisan.
Observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi dll
Setelah tim terbentuk dan masing masing telah di berikan jobdesc, maka proses
berikutnya observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, transportasi, dan sebagainya. Ini
sangat perlu di lakukan sebelum masuk pada tahap produksi, pihak event organizer harus
observasi terlebih dahulu guna mengetahui apa saja kendala atau pun yang harus di
persiapkan nanti pada saat produksi berlangsung, biar konsep yang tertuang tadi terlihat
menarik dan memuaskan stakholder.
Menentukan pihak pihak yang terlibat (pengisi acara)
Pihak Event Organizer berhak menentukan para pihak pihak yang mengisi acara sesuai
dengan konsep yang mereka buat, karena jika salah menetukan pengisi acara dalam suatu
produksi sangat fatal akibatnya dan kemungkinan pihak stakholder akan kecewa karena
tidak sesuai dengan konsep.
Konfirmasi pada pihak pihak yang terlibat
Sebelum masuk pada proses produksi, pihak Event Organizer harus memastikan dan
mengkonfirmasikan pada pihak pihak yang terlibat dalam acara tersebut, ini di karenakan
jika ada pembatalan kontrak kerja dengan pihak pihak yang sebelumnya sudah di
tentukan maka Event Organizer dapat mencari penggantinya sebelum acara produksi
berjalan.
Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, dll
Setelah semuanya rampung, maka proses selanjutnya adalah perjanjian dari segi
administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, pengisi acara, keamanan, dll. Perjanjian ini

di maksudkan agar kontrak kerja yang telah di sepakati di kedua belah pihak tidak ada
pengingkaran kontrak atau penyelewengan kontrak kerja sama.
Membuat Run Down Acara
Hal ini wajib di lakukan, karena run down atau susunan acara harus di buat sesuai konsep
yang sudah di rancang agar hasilnya memuaskan.

2. Tahap Produksi
Teknikal Meeting dengan seluruh pengisi acara
Sebelum memulai produksi, sebaiknya melakukan teknikal meeting terlebih dahulu, guna
untuk lebih mempersiapkan segala sesuatunya pada saat produksi berlangsung.
Teknikal Meeting dengan seluruh kru yang bekerja
Sebelum memulai produksi, sebaiknya teknikal meeting dahulu dengan seluruh kru untuk
lebih mempersiapkan segala sesuatu dan berdoa bersama demi kelancaran produksi nanti.
Mempertanyakan kesiapan pada pihak keamanan
Pihak event organizer wajib menanyakan kesiapan pihak keamanan sebelum beberapa saat
produksi akan di laksanakan, dan meminta pada pihak keamanan untuk lebih mengontrol
keamanan agar produksi berjalan sukses sesuai rencana dan hasilnya memuaskan.
Proses event digelar sesuai rundown
Proses event yang berlangsug sesuai dengan konsep dan run down yang di persiapkan
secara matang.

3. Tahap Pasca Produksi


Evaluasi
Setelah produksi selesai sebaiknya tim melakukan evaluasi dari keseluruhan acara guna
memperbaiki kinerja kerja tim pada saat kontrak atau produksi yang lainnya. Hal ini sebagai
motivasi buat keseluruh tim guna meningkatkan ide yang lebih kreatif dan imajinatif dalam
menghasilkan sebuah karya.
Pembuatan laporan
Pembuatan laporan akhir ini guna mengetahui keseluruhan dari produksi yang telah
berjalan, untuk di serahkan pada stakholder.

Keuntungan menggunakan Event Organizer


1. Penyelenggara acara lebih santai, sehingga bisa fokus pada kegiatan utama.

2. Panitia yang bekerja dan menyiapkan acara berasal dari kalangan profesional
sehingga sudah terbiasa dan teliti.
3. Adanya kemudahan dalam sistem pertanggung jawaban dan koordinasi serta
komunikasi dari masing-masing bagian.
4. Setelah acara selesai, penyelenggara bisa langsung istirahat atau beraktivitas dan
tidak perlu repot untuk membereskan berbagai perlengkapan acara.
5. Acara bisa dikondisikan menjadi lebih menarik, dengan berbagai fasilitas pendukung
yang disediakan oleh EO, seperti hiburan, hiasan hiasan, dekorasi dan
sebagainya.
Kekurangan menggunakan Event Organizer
1. Biaya lebih tinggi.
2. Kemungkinan perbedaan ide acara antara penyelenggara acara dan EO. Hal ini
terkait antara anggaran yang disediakan penyelenggara dan dana yang diminta EO.
3. Lemahnya kontrol dari penyelenggara acara, akibat terlalu percaya secara
berlebihan kepada EO.
4. Kemungkinan putusnya kontrak secara sepihak mendekati hari H dengan berbagai
alasan. Sehingga penyelenggara yang tidak siap untuk menyelenggarakan acara
tanpa EO menjadi bingung. Meskipun kemungkinan seperti ini jarang terjadi, namun
harus tetap diwaspadai, sehingga tidak merugikan bagi penyelenggara acara.
Contoh Kegiatan:
Dalam rangka menyambut Kemerdekaan Republik Indonesia ke-64, Light
Communication Service Event Management & Organizer akan menyelenggarakan kegiatan
promosi investasi dan perdagangan dengan thema Mega Shopping. Diharapkan melalui
kegiatan ini dapat menambah wawasan masyarakat Papua tentang teknologi & informasi,
menumbuhkembangkan perekonomian di wilayah Papua serta menjadi ajang promosi yang
berkelanjutan bagi para peserta maupun sponsor dan juga temu usaha antara pemerintah,
pelaku bisnis dan masyarakat.

Maksud & Tujuan :


1. Memperkenalkan produk teknologi & informasi kepada masyarakat.
2. Menambah wawasan masyarakat Papua tentang teknologi & informasi.
3. Membuka wawasan berpikir masyarakat Papua, khususnya para pengusaha dan
investor di berbagai sektor teknologi & informasi.
4. Menumbuhkembangkan perekonomian para pengusaha dan pedagang di wilayah
Papua.
5. Menjadi ajang promosi yang berkelanjutan bagi para peserta maupun sponsor.

6. Mempertemukan produsen, pedagang, investor dan pembeli pada satu tempat dan
waktu yang bersamaan dalam pameran ini.
7. Diharapkan melalui pameran ini pemerintah menjadi lebih peduli dan mendukung
serta memberikan fasilitas kepada para pengusaha, terutama putera daerah yang
ada di Papua, khususnya di Jayapura
Tempat & Waktu Pelaksanaan :
Tempat : Gedung Olah Raga Cenderawasih Jayapura
Tanggal : 1 s.d. 7 Agustus 2009
Waktu

: Pkl. 09.00 s.d. 22.00 WIT

Profil Pengunjung :
1. Pejabat Pemerintah
2. Pengusaha, Profesional dan Eksekutif
3. Masyarakat pengguna produk - produk teknologi dan komoditi unggulan daerah
berorientasi ekspor
4. Mahasiswa dan pelajar

Apa itu EVENT ORGANIZER??


DEFINISI
Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola suatu
kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk
memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada
saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa
bersifat non material.
Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi
kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house
production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita,
kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di
selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.
EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA
Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang
menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang
bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya
adalah Event Organizer.

Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada
profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk
melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik,
dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event
Organizer sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house
production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari
keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah
kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam
kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun
kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap
berlangsung.
TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang
membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam
menyelenggarakan sebuah event:
1. Konsep yang menarik dan kreatif
2. Proses tahapan pembuatan event
3. Eksekusi event yang significant

Konsep Yang Menarik Dan Kreatif


Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di
lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka
kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita
harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika
perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak
ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara
tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan
kita buat, (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).
Proses Tahapan Pembuatan Event
1. Mencari konsep yang kreatif.
2. Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3. Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4. Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya
(Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.

5. Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan


membuat daftar tujuan proposal.
6. Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7. Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu
kepada calon sponsor.
8. Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh
atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9. Melakukan kontrak kepada semua pihak
10.Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11.Jika diperlukan melakukan konferensi pers
12.Melakukan publikasi
13.Merekruit sesuai dengan kebutuhan
14.Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi

Eksekusi Event Yang Significant


1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang
akan dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi
perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll..
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal
perlengkapan, konsumsi, dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir
(padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal
kepada klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau
ucapan terima kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban
jiwa atau sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik

Senin, 07 September 2009


Menjadi Training Event Organizer
Event Organizer sudah berkembang pesat di negeri kita. Dari yang bergerak di bidang
pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun
tersedia. Di bidang training juga dikenal profesi ini, biasa di sebut Training Event Organizer
(TEO). Nah, tulisan ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Training
Event Organizer di tanah air, kemampuan dasar apa agar sukses menjadi TEO, dan benefit
apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi TEO ini. Selengkapnya
paparan singkatnya sebagai berikut.
Fungsi TEO ini dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan training berada di tengah.
Dialah yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya
Trainer, Trainee, Vendor Training (venue, catering, transportasi dll), media massa, serta
pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting. Ibarat pembuluh darah di tubuh
seperti itulah fungsi TEO. Melalui peran mereka, sebuah proses belajar-mengajar
training/seminar akan mewujud dengan lancar, menyenangkan dan sukses. Keberadaannya
sama pentingnya dengan seorang Trainer, Trainee dan materi training itu sendiri.
Bagaimana perkembangannya di Indonesia. Belum banyak TEO yang cukup dikenal luas
layaknya Java Musikindo (pertunjukan musik), atau Dyandra (pameran komputer, mobil).
Kalau boleh menyebut nama, yang rutin menyelenggarakan event training yaitu lembaga
Inti Pesan. Mereka sering mengiklankan event training/seminarnya di harian Kompas
dengan mengambil satu topik bahasan tertentu yang dikupas oleh 2-3 pembicara dalam
satu hari.
Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi TEO ini? Usut punya usut
biasanya satu lembaga training atau seorang trainer independent kondang, sudah memiliki
TEO sendiri. Nah, fungsi ini memang bisa dipercayakan kepada 1-3 orang saja dengan
pembidangan tugas. Namun tak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk
menangani semua aspek pekerjaan ini (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau
trainer kondang tsb mensubkan lagi tugas ini ke TEO murni. Tapi apakah era ke depan
semua bisa ditangani sendiri? Nah inilah peluang yang terbuka

Ya, event traning memang boleh dikatakan belum sekomplek pertunjukan musik atau
pameran yang bisa menyedot puluhan ribu orang. Dengan memesan venue hotel atau
ballroom yang representatif dan kredible, biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala
perlengkapan yang dibutuhkan maupun pelayanan sdm yang dibutuhkan. Benarkah
sesederhana itu?
Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang
yang berprofesi sebagai TEO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai
(pemula). Seiring dengan makin luas ruang lingkup dan kompleksitas training yang
ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan pun semakin berkembang, misalnya
networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.
Untuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar tersebut,
dengan tujuan dapat menjadi fererensi pembelajaran bagi rekan-rekan yang mulai
berminat untuk menggeluti profesi Training Event Organizer, atau sebagai Staf Training di
sebuah perusahaan (pemula). Beberapa kemampuan dasar tsb adalah, sbb:
Kemampuan Tuntutan Tugas Situasi yang dihadapi
Analis Mampu mengidentifikasi persoalan, memilah-milah fakta/informasi, mengkaji,
merumuskan dan mencari alternatif-alternatif solusi TNA, Desain, Segmentasi peserta,
memilih pengajar, rekomendasi
Sistematis Mampu menyusun alur, jadwal, serangkaian aktivitas yang dilakukan secara
bersamaan untuk terselanggaranya sebuah event training Mendesain training,
merencanakan jadwal pertemuan, menghitung mundur semua aktivitas untuk
terselenggaranya training, menyampaikan gagasan dalam TNA/On-stage
Customer Oriented Sensitif terhadap situasi-situasi yang menuntut gerak cepat karena ada
kebutuhan customer untuk segera dilayani dengan tetap bersikap ramah Di kelas: AC
kurang dingin, minuman habis, situasi belajar membosankan, meja berantakan, spidol
habis, speaker berdesis, mic mati, kertas flipcard habis dll
Dinamis Memiliki image penampilan, cara bertindak dan cara bicara yang bersemangat,
cekatan, ekspresif, memiliki selera humor Menjadi MC, ice breaker, energizer, pemimpin
game,
leadership situasional dll
Up-date Knowledge/informasi Tuntutan untuk tahu dan memahami background Trainee dan
perusahaannya, menghendaki TEO selalu harus meng-up date pengetahuan dan informasi
yang menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet,
diskusi) TNA, Desain, Report, Rekomendasi
Administratif Ini sangat penting. Karena hampir semua aspek pekerjaan seorang EO
training, selalu terkait dengan kemampuan yang satu ini Surat-menyurat, pendataan
peserta, record training, perbanyakan materi, sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang
dll
Komunikatif Memiliki keterampilan public speaking, interpersonal communication yang
supel, menyediakan waktu untuk gaul, mampu menuangkan ide pikiran dengan bahasa
yang mudah dipahami audience Menjadi MC di kelas, memimpin dan melakukan meeting
TNA, mengendus persoalan Trainee
Satu lagi, bila Anda tertarik juga untuk bekerja sebagai praktisi training di perusahaan
(Staf sd Manajer Training) fungsi kerja sebagai TEO ini terus melekat, sekalipun customer
yang dihadapi adalah orang-orang internal perusahaan. Jadi kompetensinya sama saja
dengan TEO public, perbedaannya hanya di ruang lingkupnya saja, item pekerjaan hampir
sama.

Atau kalau Anda tertatik menggeluti profesi ini mulai sekarang, berita gembiranya,
prospeknya sangat bagus dan menguntungkan. Selain belum banyak yang bermain di pasar
ini, dengan Anda memiliki networking bagus dengan para Trainer dan Perusahaan pengirim
Trainee, Anda akan sukses di jalur karir ini bila kekampuan-kemampuan tsb di atas sangat
Anda kuasai. Tentu saja, mengenai profit, silahkan disepakati dengan Trainer rekanan
Anda. Ada yang menggunakan komposisi bagi hasil (pendapatan dikurangi cost terus
dibagi), atau ada juga model paket, misalnya training 3 jam, 1 hari, 2 hari, Trainer sudah
menentukan x rupiah, nah Anda tinggal cari marginnya. Atau yang lebih sip lagi, cari
sponsor yang mau mengcover sejumlah biaya training tsb. Wow menguntungkan khan?
Satu lagi, bila networking kita sudah bagus, tak jarang kompetensi ini kita bisa gunakan
juga untuk kegiatan yang bersifat amal atau sosial. Banyak Trainer yang bersedia untuk di
ajak kegiatan semacam ini. Di sisi lain masih sangat banyak lembaga, yayasan, panti
asuhan, korban bencana yang membutuhkan program training sosial ini. Tidak terhitung
jumlahnya, seluas samudera.
Selain bisnis TEO sangat prospektif, kita tetap dapat menyalurkan niatan baik
(ibadah+idealisme) melalui kegiatan training-training sosial.
Jadi double benefit khan?

Jika Anda tertarik menjadi Training Event Organizer dan ingin belajar lebih lanjut, silahkan
KLIK icon di bawah ini MILIS TRAININGS EVENT ORGANIZER (TEOclub) Indonesia:
Selasa, 2009 Mei 12
Menekuni Bisnis EO
Beberapa tips ringkas sebelum terjun dalam bisnis EO berikut ini:
1. Miliki spesifikasi tertentu. Jika sudah ditetapkan pelajari seluk beluknya secara
mendalam. Di jakarta sendiri kerap diadakan beberapa seminar tentang bagaimana
mengelola sebuah EO. Misalnya event music management, dsb. Sedangkan di Singapura
sudah ada sekolah khusus dengan pendidikan jurusan semacam ini.
2. Kumpulkan beberapa orang untuk membuat Team. Mereka inilah nantinya yang akan
mengerjakan beberapa tugas dengan bagian-bagian tersendiri. Kalau music management
organizer pekerjaannya tentu tidak jauh dari musik, dst.
3. Atur acara dengan baik dan profesional. Buat roundown acara sedetail mungkin dan
coba untuk di visualisasikan dan lakukan gladiresik. Misalnya jika Anda melakukan dengan
management artist besar, butuh profesionalisme lebih tinggi.
4. Berikan sesuatu yang berberda. Jangan takut untuk membuat ide yang inovatif tapi bisa
diterima masyarakat. Sebisa mungkin hindari penawaran ide yang monoton.
5. Tentukan segmen yang akan dibidik. Apakah masyarakat umum, ataukah kelas tertentu
seperti kalangan menengah ke atas. Dan yang paling penting visi dan misi dari acara
tersebut harus jelas.
6. Miliki jaringan / relasi. Misalnya saja dengan management artist, seperti music artist,
music agency, dsb. Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor
tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran

sponsor tambahan. Jika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri.
7. Manajemen Emosi. Kerja EO apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan
acara, biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. Cermati
dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini.
www.12-monkeys.com
Temukan informasi lainnya mengenai Management Artist - Music Management Artist - Music
Management - Music Artist - Music Agency - Management Artist Agency - Artist Agency Management - Artist hanya di Management Artist: Music Management Artist & Management
Artist Agency Jakarta Timur pada
Jumat, 2009 Mei 29
Kategori Instrumen Marching
Instrumen yang digunakan dalam penampilan marching band umumnya dapat
dikelompokkan pada beberapa kategori menurut jenis dan cara memainkan alat marching
band. Pengelompokkan alat marching ini secara tidak langsung pula mempengaruhi
struktur organisasional kepelatihan yang umumnya dispesifikasikan menurut kategorikategori alat drum band tersebut, masing-masing kategori alat band memiliki pelatih
tersendiri. Selain kepelatihan, pengelompokkan alat drum ini umumnya berpengaruh pula
pada perilaku sosial para pemain marching drum band yang terlibat dengan menciptakan
kelas-kelas social drum band non-formal yang membentuk kebanggaan kelompok.
Instrumen musik tiup
Pada mulanya ragam instrumen musik tiup yang digunakan dalam marching band identik
dengan yang digunakan drum band. Namun pada perkembangannya, beberapa jenis
instrumen musik tiup seperti cornet, clarinet, flugelhorn, saksofon (termasuk di dalamnya
sofrano, alto, dan tenor), trombone, sousaphone, dan flute yang jamak digunakan alat
drum band sudah ditinggalkan. Umumnya instrumen musik tiup yang digunakan dalam
permainan marching drum band menggunakan nada dasar B atau F. Jenis instrumen itu
antara lain terompet, french horn, mellophone, tenor horn, baritone, euphonium, contra
bass / tuba.
Instrumen musik perkusi
Instrumen musik perkusi dalam kelompok ini merupakan jenis instrumen bergerak yang
dibawa oleh pemain dan dimainkan dalam barisan seperti halnya instrumen musik tiup.
Seksi yang memainkan instrumen musik perkusi sambil berjalan disebut juga sebagai
drumline atau battery. Ragam instrumen musik perkusi yang digunakan alat marching
umumnya lebih sedikit dari yang digunakan pada permainan alat marching band. Contoh
instrumen ini antara lain snare drum, drum tenor / quint, drum bass, simbal.
Instrumen pit (statis)
Instrumen pit pada dasarnya merupakan instrumen musik perkusi yang bernada. Pada
penampilan alat band umumnya jenis instrumen ini bersifat statis, pemainnya tidak ikut
dalam barisan seperti kelompok instrumen lainnya melainkan memainkannya di bagian
depan lapangan yang digunakan dalam penampilan. Ragam jenis instrumen yang digunakan
alat drum band umumnya lebih bervariatif dibandingkan drum band. Beberapa grup
marching band bahkan terkadang merakit sendiri instrumen pit untuk menghasilkan suara-

suara unik dalam musik yang dimainkan. Jenis instrumen ini antara lain xylophone,
vibraphone, marimba, simbal, gong Cina, timpani, drum bass konser, tubular bell.
http://id.wikipedia.org/
Untuk informasi lebih lanjut, silahkan lihat di Marching Band Drum Band Marching Drum
Band Alat Drum Band Alat Marching Band Alat Band Alat Drum Alat Marching dan Drum Band
: Marching Drum Band & Alat Drum Band Yogyakarta Jawa Tengah
Jumat, 2009 Mei 29
Desain Grafis Dalam Komunikasi
Design grafis adalah suatu bentuk komunikasi visual yang menggunakan teks dan atau
gambar design collection untuk menyampaikan informasi atau pesan. Seni vector design
mencakup kemampuan kognitif dan keterampilan termasuk tipografi, pengolahan gambar,
dan page layout vector collection. Desainer design collection untuk art design collection
menata tampilan huruf art design dan ruang komposisi art collection untuk menciptakan
sebuah rancangan design promo yang efektif dan komunikatif. Vector design grafis
melingkupi segala bidang yang membutuhkan penerjemahan bahasa verbal menjadi
perancangan secara visual terhadap teks dalam vector collection dan art design collection
pada berbagai media publikasi guna menyampaikan pesan-pesan kepada komunikan
seefektif mungkin.
Design grafis diterapkan dalam desain komunikasi dan fine art design. Seperti jenis
komunikasi lainnya, desain grafis dapat merujuk kepada proses pembuatan (mendesain)
atau pun produk yang dihasilkan (desain/rancangan). Design promo grafis pada awalnya
diterapkan untuk media-media statis, seperti buku, majalah, dan brosur. Sebagai
tambahan, sejalan dengan perkembangan zaman, desain grafis juga diterapkan dalam
media elektronik - yang sering kali disebut sebagai "desain interaktif" (interactive design),
atau "desain multimedia" (multimedia design')
Prinsip dan unsur desain
Unsur dalam desain grafis sama seperti unsur dasar dalam disiplin desain art collection
lainnya. Unsur-unsur tersebut (termasuk shape, bentuk (form), tekstur, garis, ruang, dan
warna) membentuk prinsip-prinsip dasar desain visual. Prinsip-prinsip tersebut, seperti
keseimbangan (balance), ritme (rhythm), tekanan (emphasis), proporsi ("proportion") dan
kesatuan (unity), kemudian membentuk aspek struktural komposisi yang lebih luas.
Tips Jika Ingin Terjun Di Bidang EO
1. Mengelola Dengan Baik Dan Profesional
Mengumpulkan beberapa orang yang nantinya akan mengerjakan tugas dengan bagianbagian tersendiri. Jika bisa pilihlah dari orang terdekat kita bisa sodara sendiri, teman
yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu.
Kemudian menerapkan teamwork and leadership. Bekerja di dunia EO adalah melulu
tentang teamwork, tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri, pasti kita akan
butuh sebuah teamwork. Kelola dengan baik tim anda. Bagaimana kita akan
mengelola/mengorganisir sebuah event jika mengelola perusahaan/tim sendiri saja tidak
bisa.
2. Miliki Spesifikasi Tertentu.
Ada banyak segmen dalam event ini. Misalnya Exhibition Organizer, Wedding Organizer,

Marketing Communication Activity Organizer, MICE Organizer, Party Organizer dll. Jika
sudah ditetapkan, pelajari seluk beluknya. Jangan kemaruk. Fokuslah pada satu segmen.
Jika ingin terjun ke segmen lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa
melibatkan tim yang sudah ada. Karena jika sebuah organisasi sudah mulai tidak fokus dari
sanalah awal dari ketidaksempurnaan eksekusi sebuah event.
3. Negotiation And Lobbying
Anda harus punya kemampuan negosiasi dan melobi. Jika tidak bagaimana anda bisa
meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka. Pendekatannya pun bisa
secara intitusional maupun personal.
4. Presentation Skill
Anda harus punya kemampuan memaparkan sebuah project atau proposal. Setiap individu
mempunyai skill dan style yang berbeda-beda. Gunakan kemampuan anda dalam
presentasi itu untuk meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka.
5. Ide Inovatif
Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat.
Sebisa mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema
acara yang menarik dan berbeda
6. Mempersiapkan Segala Sesuatunya
Tidak ada kesuksesan tanpa persiapan. Keberhasilan sebuah event sangant bergantung
pada persiapan menghadapi event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat
diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus
tugas masing-masing personal. Tentunya setelah konsep & project udah matang juga.
Kemudian mempersiapkan budget yang telah ditetapkan. Mempersiapkan hal-hal teknis
dan non teknis tentunya tidak kalah penting. Mengurus perijinan dengan pihak keamanan,
pihak venue, vendor, dipenda jika menyangkut materi promosi out door dll. Yang tetap
penting adalah meeting, meeting dan meeting, koordinasi, koordinasi dan koordinasi. Baik
dengan teamwork maupun dengan pihak klien dan pihak lain yang berhubungan dengan
event tersebut. Jangankan tanpa persiapan, dengan persiapan yang matang saja kadang
masih ada kendala saat event berjalan.
7. Miliki Jaringan Relasi Sponsor.
Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak
menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Jika
ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri.
8. Memiliki Database
Dalam mengelola EO, memiliki database itu bisa berarti penting maknanya, misalkan
database obyek, sponsor atau klien. Gunakan sumber yang ada semaksimal mungkin untuk
mengumpulkan database ini. Atau bentuk tim khusus yang menangani database ini jika
perlu. Teknologi sekarang pun sudah memungkinkan untuk mengumpulkan database ini,
internet misalnya.
9. Manejemen Emosi.
Kerja EO apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara, biasanya amat
rentan bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. Cermati dan miliki kemampuan
untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini. Karena terkadang permasalahan
muncul saat event sedang berjalan. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan
internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork. Tapi jika menyangkut acara secara
keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan
selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO anda,

klien maupun audience). Jangan sampai rugi ya...


10. Quality Oriented.
Utamakan kualitas dan bukan profit. Jika klien sudah membuktikan kualitas dari kerja
sebuah EO, maka di kesempatan lain, EO ini pun akan digunakan lagi jasanya. Selain itu,
pihak lain yang telah mendengar kelebihan EO ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi
klien baru.
11. Coba Juga Terjun Ke Kegiatan Sosial
Sesekali (sering juga ga masalah sih) adakan kegiatan yang bersifat sosial. Selain untuk
mengasah kepekaan sosial kita tentunya juga untuk beramal bukan.
Bagaimana Mempromosikan EO Anda
1. Membuat Data / Company Profile
Bentuk ini merupakan standar dengan mencantumkan secara lengkap wajar dari
perusahaan yang bersangkutan mulai dari nama, filosofi, visi&misi, moto, pelayanan,
administrasi, struktur, portfolio, dan data apa yang dianggap perlu untuk diketahui oleh
klien.
2. Menjalin Relationship Dengan Siapapun
Setelah adanya Company Profile apa yang harus kita lakukan? Tentu saja
mendistribusikannya ke berbagai pihak yang kita rasa potensial untuk
menerimanya.Misalnya ke Perusahaan-perusahaan, Institusi Pemerintah, Agensi/EO lain,
vendor-vendor. Bisa juga diberikan kepada orang yang punya pengaruh kuat.
3. Promosi Out Door
Promosi bentuk ini dengan menggunakan sarana seperti flyer, spanduk, billboard dan
semacamnya. Dibuat se-efisien mungkin dengan menerakan nama-alamat serta misi serta
motto secara jelas.
4. Event & Entertainment
Menyelenggarkan event/kegiatan yang dapat mengundang banyak massa. Keberhasilan
sebuah event akan merupakan kredit point dimata para calon klien kita.
5. Menggunakan Jaringan Internet
Website bertujuan untuk mempermudah konsumen / pengguna jasa EO mendapatkan
informasi mengenai EO dan kegiatan promosi pun menjadi lebih mudah dan cepat sehingga
kita tidak lagi ketinggalan informasi. Dengan adanya website diharapkan para pengguna
jasa EO mudah memahami dan interaktif dalam memperkenalkan dan mempromosikan
sebuah Event Organizer serta dibuat untuk menutupi kelemahan dari penggunaan media
cetak seperti brosur, majalah sehingga dapat mengurangi biaya promosi. Bentuk ini
merupakan trend paling akhir yang digunakan untuk berpromosi. Melalui sarana internet
dapat dengan mudah mengakses pihak mana yang dikehendaki. Begitu pula sebaliknya.

Event Organizer: Mempermudah Segala Kegiatan


Untuk menyiapkan sebuah acara (event), dibutuhkan serangkaian tahapan. Mulai dari
perencanaan, persiapan, pendanaan, sampai prosedur teknis kegiatan itu sendiri dari awal
sampai akhir. Bagi awam, ini adalah pekerjaan yang memusingkan dan menuntut
kerjasama sebuah tim.
Sebelum menggelar sebuah acara, untuk tingkat kelurahan saja misalnya, pastinya akan
dibentuk semacam panitia. Panitia ini adalah sebuah tim yang terdiri dari sekelompok
orang dengan pembagian tugas masing-masing agar seluruh rangkaian acara atau kegiatan

itu bisa terselenggara. Sukses tidaknya acara itu, tergantung penuh pada kesiapan,
koordinasi dan kinerja panitia. Jika tidak, pastilah acara akan berantakan.
Nah, kebutuhan sebuah pengorganisasian yang matang dalam mempersiapkan dan
menggelar sebuah acara ini menjadi peluang dalam bisnis jasa. Bukanlah hal baru jika di
banyak kota, khususnya kota besar, sudah muncul dan berkembang beberapa jasa "panitia"
yang bisa mengorganisir berbagai macam acara dan kegiatan. Perusahaan yang
menawarkan jasa seperti ini dikenal sebagai event organizer.
Event organizer adalah jasa penyelenggara kegiatan, merupakan usaha yang dilakukan
untuk mempermudah perwujudan ide atau rencana menggelar sebuah event. Event ini
meliputi kegiatan-kegiatan seperti penyelenggaraan pameran, pameran konvensi,
pagelaran musik, pesta, seminar, peluncuran produk, konferensi pers dan kegiatan lainnya,
bisa disesuaikan dengan permintaan dari pengguna jasa event organizer atau inisiatif
event organizer sendiri.
Bentuk pemanfaatan event organizer juga beragam, misalnya untuk memastikan
terselenggaranya acara talk show, penarikan undian, fashion show, ajang lomba dan
sejenisnya atau kegiatan-kegiatan yang mendukung terselenggaranya suatu kegiatan, baik
sebelum, sesudah atau pada saat terselenggaranya kegiatan. Misalnya seperti pemesanan
gedung, penyediaan ruangan, persiapan interior, penyediaan sound system, penyediaan
penari latar dan sebagainya.
Perkembangan dunia usaha di Indonesia pasca badai krisis ekonomi yang melanda negara
ini sekitar tahun 1998, lambat laun mulai menunjukkan ke arah yang menggembirakan. Hal
ini dibuktikan dengan banyaknya bermunculan segala bentuk perusahaan, baik itu skala
kecil maupun besar, mulai dari perusahaan makanan, tansportasi hingga perusahaan jasa,
termasuk juga event organizer.
Event organizer atau lebih dikenal dengan sebutan EO adalah sebuah lembaga
penyelenggara kegiatan hiburan atau pameran, yang dalam pekerjaannya dibantu oleh
stage manager (manajer panggung), koreografer, stage crew (kru panggung), teknisi dan
unsur pendukung lainnya.
Banyaknya permintaan dari perusahaan untuk menangani kegiatan perhelatan mereka saat
ini, mendorong munculnya beragam lembaga yang bergerak di bidang event organizer.
Kemudahan yang ditawarkan oleh bermacam EO pun kini berubah menjadi semacam
kebutuhan. Kapan saja sebuah lembaga, perusahaan atau person menginginkan
terselenggaranya sebuah acara, maka EO menjadi solusi yang paling mudah. Dengan kata
lain, EO memang bisa mempermudah segala kegiatan. Kinerja EO yang profesional
tentunya sangat membantu pengguna jasa untuk mewujudkan ide-ide penyelenggaraan
event secara kreatif. Lalu muncul ungkapan, buat apa susah-susah memikirkan semua
[xxx] bengek rumitnya acara, serahkan saja pada event organizer!
Sukses Acara Kreativitas dan Budget
Mewujudkan kesuksesan sebuah acara merupakan sebuah kerja keras dan dibutuhkan

konsep yang benar-benar matang. Tanpa adanya konsep yang jelas dan terarah, tentu saja
acara tidak bisa berlangsung dengan sukses.
Oleh karena itulah EO harus mampu mengarahkan klien (pengguna jasa) agar acara yang
direncanakan jelas arahnya. Pemaparan konsep harus diajukan sejelas mungkin. Bahkan
bila perlu, konsep tadi dilengkapi dengan gambar-gambar bergerak seperti animasi, bukan
hanya sekadar tulisan. Ini sangat membantu klien memperoleh gambaran yang jelas dan
lengkap.
"Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita
tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika
acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan
acara akan kita buat," terang Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer
ketika ditemui Global pekan lalu.
Konsep yang kreatif inilah yang menjadi andalan setiap EO dalam mencari klien. Biasanya
pengguna jasa EO yang paling potensial adalah instansi ataupun perusahaan. Dengan
mengandalkan konsep yang telah ditawarkan, setiap EO mencoba memberikan visi dan misi
acara yang akan dibuat. Dengan kata lain, EO harus mampu membuat sebuah acara yang
sesuai dengan tema yang sudah ditentukan kliennya.
"Konsep dalam sebuah acara adalah sesuatu yang vital. Tidak mungkin dalam suatu acara
kita menggunakan konsep yang sama. Makanya, ide kreatif menjadi syarat utama dalam
membuat suatu acara. Apalagi kita menangani acara bukan hanya fokus pada satu acara
saja, tetapi juga banyak acara, kan tidak mungkin event management konsepnya sama
dengan seminar," ungkap Johny S Tyo, Direktur Pemasaran Expose The Integrated Marketing
Communication.
Tergantung Budget
Membuat sebuah acara, tentu juga memerhatikan aspek kemampuan finansial sebuah
perusahaan. Jika perusahaan memang ingin membuat acara yang besar, tentu juga harus
didukung dana yang besar pula. Oleh karena itu, jangan memaksakan keinginan saja,
artinya ingin membuat acara yang besar, tetapi kemampuan budget perusahaan tidak
mencukupi.
"Semua tergantung dengan berapa budget dari perusahaan. Kalau memang budgetnya
besar, kita juga akan membuat acara tersebut sesuai dengan yang diinginkan perusahaan,"
terang dr Julijamnasi, Direktur Mastermind.
Ungkapan yang sama juga diutarakan Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event
Organizer. Menurut Williem, budget perusahaan sangat mempengaruhi seberapa besar
acara tersebut bisa dibuat. "Kita selalu mengingatkan klien agar dalam membuat acara,
kira-kira berapa budget yang sudah dipersiapkan sebelumnya," ujarnya.
Sementara itu di tempat terpisah, Johny S Tyo, Direktur Expose The Integrated Marketing
Communication mengiyakan pendapat Williem dan Juli. Bahkan menurutnya, kalau
memang budgetnya tidak memungkinkan, jangan terlalu dipaksakan. "Event harus

disesuaikan dengan budget perusahaan," tegasnya.


Faktor yang membuat besarnya budget yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam
melakukan kegiatan di antaranya disebabkan oleh tempat di mana acara tersebut
diadakan. "Biasanya kalau masalah tempat, kita memberikan pilihan indoor atau outdoor.
Yang paling mahal tentu saja outdoor. Seperti yang pernah kita lakukan, ada klien yang
pernikahannya minta tempatnya di lapangan golf. Maka kita harus menyewa lapangan golf
tersebut," ungkap Rudi Kurnawan, Master of Ceremony Apple Advertising & Event
Organizer.
Selain itu, peralatan yang digunakan dalam acara tersebut juga perlu mendapat perhatian
khusus. Bahkan jika perlu, peralatan dan perlengkapan harus didatangkan dari luar kota
atau luar negeri. "Selain tempat, yang membuat mahal adalah peralatan. Misalnya dalam
pembuatan iklan televisi. Kadang kita harus mendatangkan peralatan dari Jakarta, karena
di Medan masih kurang," jelas Johny S Tyo.
Kedua faktor tersebut hanyalah beberapa dari banyak faktor yang menyebabkan
perbedaan harga yang ditawarkan oleh EO kepada klien. Oleh karena itu, harga rata-rata
yang ditawarkan beberapa EO di Medan bisa mencapai angka puluhan juta hingga ratusan
juta.
Sinergi EO dan PR
Pesatnya perkembangan perekonomian saat ini meniupkan angin segar pada perkembangan
bisnis. Hal ini juga mengimbas pada keberadaan bisnis jasa, termasuk event organizer
(EO). Bahkan EO seolah menjadi partner baru dalam sebuah perusahaan.
Setidaknya EO bisa membantu peran public relation (PR) dalam sebuah perusahaan.
Melalui penggunaan jasa EO ini, PR perusahaan tidak perlu repot lagi dalam menangani
urusan seperti melakukan promosi produk misalnya.
Hubungan sinergi antara event organizer dengan public relations (PR) adalah suatu
kegiatan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good will, kerjasama dan
kepercayaan. Pada gilirannya akan mendapat dukungan dari pihak lain.
PR sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda, yakni ke luar dengan memberikan
informasi kepada khalayak dan ke dalam menyerap reaksi dari khalayak. Oleh sebab itu,
PR dalam setiap lembaga/instansi/perusahaan merupakan suatu keharusan fungsional
dalam memperkenalkan kegiatan aktivitas kepada masyarakat (khalayak). PR dituntut
untuk dapat menjaga hubungan baik antara internal publik maupun eksternal publik.
Mengadakan pelatihan terhadap karyawan, seminar, publisitas serta advertising
(periklanan) adalah sebagian dari sekian banyak tugas yang harus dilakukan oleh PR. Untuk
itu, PR harus benar-benar dapat menguasai kondisi internal maupun eksternal perusahaan.
Di sinilah peran dari EO dapat dimanfaatkan. Dengan adanya EO inilah, peran PR sebagai
pengonsep kegiatan dapat terbantu.
"Sepertinya tidak ada kesan tumpang tindih antara EO dengan PR. Bahkan dengan adanya

EO, maka PR perusahaan lebih terbantu, karena mereka dapat lebih konsen terhadap
tugas-tugas internal ataupun eksternal lain," ungkap Johny S Tyo, Direktur Pemasaran
Expose The Integrated Marketing Communication.
Tidak adanya tumpang tindih antara tugas PR dan EO juga diakui oleh dr Julijamnasi,
Direktur Mastermind Event Organizer. Menurut Juli, dengan adanya EO justru dapat
membantu tugas dari PR.
"Biasanya PR itu mempromosikan. Tapi kalau EO, memadukan promosi dengan
entertainment. Jadi dengan begini tidak akan menambah beban maupun tugas dari PR,
karena semua kegiatan promosi sudah ditangani EO," paparnya.
Keberadaan EO memang telah membina sebuah hubungan yang menguntungkan dengan PR.
Jika dulu PR dalam perusahaan masih sering merangkap menjadi EO, namun dengan
adanya EO profesional, tentu membuat PR lebih bisa menangani kondisi internal maupun
eksternal dengan lebih intens.
Sekilas Tentang Event Organizer
Aug 11, '08 1:24 AM
for everyone
Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kota-kota
besar lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil,
komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu
pihak-pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product, company
gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap
persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan
memberikan sharing sejauh mana perkembangan Event Organizer di Indonesia khususunya
Jakarta dan kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan
memuaskan para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi
EO. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut.
Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event yang mengkoordinasi,
melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training,
transportasi dll, media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting
melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda
harus fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop,
raker/rakernas dll.
Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini?
Setelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang
trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa
dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak
jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan
(multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi
tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri?.
Memang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan
atau pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu?
Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang
yang berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan
makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan

yang dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi,


presentasi, leadership dll.
Untuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar dengan tujuan
dapat menjadi referensi pembelajaran bagi rekan-rekan yang mulai berminat untuk
menekuni profesi Event Organizer. Berikut beberapa kemampuan dasar sebagai Event
Organizer:
Kemampuan Tuntutan Tugas Situasi yang dihadapi
Analis Mampu mengidentifikasi persoalan memilah dan milah fakta/informasi, mengkaji,
merumuskan dan mencari alternatif-alternatif solusi Desain, Segmentasi peserta, memilih
pengajar, rekomendasi
Sistematis Mampu menyusun alur, jadwal, serangkaian aktivitas yang dilakukan secara
bersamaan untuk terselanggaranya sebuah event training Mendesain training,
merencanakan jadwal pertemuan, menghitung mundur semua aktivitas untuk
terselenggaranya training, menyampaikan gagasan dalam On-stage
Customer Oriented Sensitif terhadap situasi-situasi yang menuntut gerak cepat karena ada
kebutuhan customer untuk segera dilayani dengan tetap bersikap ramah Di kelas: AC
kurang dingin, minuman habis, situasi belajar membosankan, meja berantakan, spidol
habis, speaker berdesis, mic mati, kertas flipcard habis dll
Dinamis Memiliki image penampilan, cara bertindak dan cara bicara yang bersemangat,
cekatan, ekspresif, memiliki selera humor Menjadi MC, ice breaker, energizer, pemimpin
game,leadership situasional dll
Up-date Knowledge/informasi Tuntutan untuk tahu dan memahami background Trainee dan
perusahaannya, menghendaki TEO selalu harus meng-up date pengetahuan dan informasi
yang menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet,
diskusi) Desain, Report, Rekomendasi
Administratif Ini sangat penting. Karena hampir semua aspek pekerjaan seorang EO
training, selalu terkait dengan kemampuan yang satu ini Surat-menyurat, pendataan
peserta, record training, perbanyakan materi, sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang
dll
Komunikatif Memiliki keterampilan public speaking, interpersonal communication yang
supel, menyediakan waktu untuk gaul, mampu menuangkan ide pikiran dengan bahasa
yang mudah dipahami audience Menjadi MC di kelas, memimpin dan melakukan meeting
TNA, mengendus persoalan Trainee
Sumber:
-www.prp.co.id
-krisnawan.wordpress.com
Semua proses pemilihan pasti didasarkan pada suatu kriteria. Sebagai contoh, kriteria yang
kita pakai dalam memilih baju adalah warna dan modelnya. Selain itu ada kriteria harga
dan ukuran. Lalu kriteria apa yang akan kita pakai dalam memilih jasa event organizer ?
Jawaban atas pertanyaan ini bisa bermacam-macam menurut tiap-tiap orang. Ada yang
menggunakan kriteria harga, ada juga yang menggunakan kriteria prestige, dan ada juga
yang menggunakan kriteria sistem kerja. Tetapi pada kenyataanya, kebanyakan orang
memilih event organizer karena rekomendasi dari teman, saudara, klien, vendor atau
siapapun yang bisa dipercaya.
Bagaimana dengan anda ? Kriteria apa yang akan anda pakai ?
Saran kami, sebaiknya pemilihan event organizer berdasarkan kriteria produk yang dijual
EO dan kebutuhan anda sebagai klien.

Semua orang tahu kalau tugas - tugas EO adalah menkonsepkan suatu acara, mengatur,
dan melaksanakannya. Apakah ini yang dimaksud dengan produk event organizer ? Betul,
dan hal ini dalam pengertian sebuah EO adalah sistem kerja.
Kriteria pertama yang harus anda gunakan apabila menggunakan jasa EO. Bagaimana
sistem kerjanya dalam merencanakan event anda.
Kriteria kedua, menggunakan jasa EO berarti anda menyewa orang untuk bekerja kepada
anda. Pertanyaan yang seharusnya anda tanyakan kepada EO adalah apa latar belakangnya
dan event apa saja yang telah dikerjakan event organizer itu.
Terakhir, apa kebutuhan anda ? Model event seperti apa yang anda inginkan ? Siapakah
market target atau audience anda? Berapa budget yang anda sediakan? Apa yang
diinginkan oleh perusahaan atau intitusi anda di event nantinya dan target seperti apa
yang anda inginkan?
Sebagai kesimpulan kami, memang tidak mudah untuk memilih sebuah event organizer
yang tepat untuk kebutuhan anda. Tetapi beberapa kriteria di atas telah terbukti
membantu banyak calon klien kami untuk memilih event organizer yang tepat!
Diadaptasi dari thesainteo
EO: Ide Kreatif Dan Inovasi
WASPADA Online
"Acaranya bagus, bintang tamunya oke, panggungnya keren," Pujian seperti itu kerap kali
muncul setelah kita menyaksikan sebuah pertunjukan. Banyak yang nggak tahu, suksesnya
sebuah pertunjukan atau acara nggak lepas dari kerja keras beberapa orang kreatif yang
tergabung pada sebuah tim. Mereka lebih dikenal dengan sebutan EO "Event Organizer".
Gampang-gampang susah, kata yang pantas kalo kita berbicara tentang aktifitas EO. Bisa
mengemas acara yang menarik, sehingga semua tamu atau orang yang datang untuk
menyaksikan acara tersebut dapat terpuaskan, bukan hal yang gampang. Kita
membutuhkan ide-ide kreatif sehingga acara yang dibuat tidak membosankan. Tapi, EO
juga tidak bisa dikendalikan satu orang saja, dibutuhkan banyak orang yang satu tujuan
dan mau saling bekerjasama. Kalo ketemu sama tim yang solid, semuanya jadi terasa lebih
gampang.
Dalam satu tim, bukan orang yang otaknya jago saja yang diandalkan, tapi lebih kepada
kebersamaannya. Dalam EO kita butuh sama orang yang mau bekerja keras, tidak kenal
waktu, pintar berkomunikasi, cekatan dan peka. Bekerja keras, karena dalam membuat
sebuah acara sifatnya hanya sesaat dengan kata lain, untuk membuat sebuah acara satu
hari penuh, kita butuh waktu persiapan tiga bulan, sebulan, dua minggu atau seminggu.
Dalam waktu itu, kita dituntut untuk bekerja keras melakukan persiapan sehingga ketika
hari "H" semua berjalan lancar. Pintar berkomunikasi, mulai dari persiapan acara hingga
saat acara berlangsung orang EO memang paling nggak bisa diam. Melakukan lobby adalah
kunci utama, karena dalam membuat acara kita butuh dana, dan untuk mendapatkan dana
tersebut, kita mesti cari sponsor. Banyak yang mengakui mereka yang biasa bergerak di
bidang EO kendala pertama muncul pada sponsor. Apalagi kalo ini kali pertama kita bikin
EO. Kunci utama disini adalah komunikasi yang bagus dan kepercayaan. Kalo kita bisa
berkomunikasi maka akan tercipta sebuah kerja sama dan akhirnya tumbuh rasa saling
percaya. Bagaimana caranya kita mampu membuat sponsor yakin kalo dia bakal untung
banget mau bekerjasama dengan kita. Lewat proposal yang oke kita gaet sponsor dan
berusaha untuk dapat memuaskan mereka.
Membuat acara yang bagus, menarik dan berkualitas, dalam waku yang relatif pendek,

pasti dong kita nggak bisa main-main dan lambat. Semua harus cekatan ngurusin banyak
hal, muali dari pembuatan proposal, mencari sponsor, menghubungi pengisi acara,
promosi, membuat rundown (skenario) acara, konsumsi, peralatan dan masih banyak lagi
yang lainnya.
Sejarah Event Organizer
Di Indonesia pola kerja EO sudah lama ada dimulai dari pesta-pesta adat dimana panitia
pesta tersebut mulai membagi tugas masing-masing untuk mendukung suksesnya suatu
acara. Sedangkan istilah EO di Indonesia mulai populer sekitar tahun 1990an dan semakin
populer lagi pada tahun 1998 pacsa era krisis dimana begitu banyak tenaga kerja yang
keluar dari perusahaan tempatnya bekerja dengan berbagai alasan dan mulailah mencari
alternatif sumber penghasilan yang lain seperti EO.
EO sendiri adalah penyelenggara sebuah acara atau kegiatan yang terdiri dari serangkaian
mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan serta kekompakan
kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan deadline, target, sceduling, pressure dan
teamwork solidity. Sedangkan peran EO adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah
event berdasarkan pedoman kerja dan konsep event tersebut dan mengelolanya secara
profesional.
Yang Mesti Ada Di EO Menurut Director CV Procom, Sofian Kamal Nasution, yang diperlukan
untuk mendirikan sebuah EO adalah, motivasi, database, network, permodalan dana segar
yang cukup, SDM yang dinamis dan pekerja keras, teamwork spirit, creativity, imagination
dan konsep, keahlian individu yang tepat guna, nggak gaptek, personal yang baik, inisaitif
yang tinggi, jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan. "Orang-orang di EO mesti
menerapkan Do Innovated Or Die, jadi di EO tersebut adalah kumpulan orang-orang kreatif
yang penuh inovatif," ujar Bang Sofian.
Siapapun bisa membuat EO. Anak-anak sekolah misalnya, kalo berminat juga dapat
membuat EO, bisa saja dimulai dari mengemas acara Sweet Seventeen sobat terdekat,
Pentas Seni, Acara Perpisahan dan Pelombaan antar kelas atau antar sekolah. Apalagi yang
sebentar lagi akan tamat sekolah biasanya mengadakan Prom Nite, dan biasanya yang
mengadakan atau yang menjadi panitia pun adalah kita-kita juga. Nggak masalah kalo kita
baru pertama kali menangani event, Yang terpenting adalah ide kreatif yang muncul di
otak yang kemudian kita kembangkan menjadi sebuah konsep. Setelah konsep ada, baru
deh kita memikirkan bagaimana bisa mengumpulkan dana agar acara tersebut dapat
dijalankan. Dan kalo kita berbicara mengenai dana, pasti dong nyari sponsor. Di bagian ini
yang paling penting adalah kepercayaan. Kalo pihak terkait udah percaya sama kita
semuanya akan jauh lebih ringan, misalnya untuk penyewaan sound kita bisa tangguhkan
pembayarannya setelah acara berlangsung, atau setelah dananya ada.
Ditambahkan bos Procom salah satu EO terkenal di Medan, nggak perlu banyak orang yang
terlibat dalam sebuah EO. "Semua tergantung dari besar kecilnya EO tersebut dan besar
kecilnya event yang ditangani," kata Bang Sofian. Sekarang ini, anak-anak muda juga telah
banyak menunjukkan kreatifitas mereka dalam membuat sebuah acara. Di Jakarta dan
Bandung tampaknya anak-anak sekolahan berlomba-lomba membuat pentas seni, bazar
bahkan mereka sanggup menampilkan konser grup band yang tengah digandrungi anak
muda.
Kalo memang kamu tertarik untuk menampilkan kreativitas, sekarang saatnya kamu
belajar untuk memenej diri sendri dan orang lain. Yang berjiwa pemimpin mungkin bisa
ditunjuk sebagai ketua panitia. Yang jago ngomong dan ngerayu bisa di jadiin humas atau

marketing yang fungsinya mencari sponsor dan mempromosikan acara. Yang jago ngedesign
bisa dijadiian tim kreatif buat proposal dan media promosi. Terus tinggal cari yang gaul
dan lincah buat dikasih tanggung jawab saat acara berlangsung. Terpenting di sini adalah
kerjasama yang solid
Membuat Proposal yang OK!
By apy February 8, 2009
Membuat proposal sebuah event adalah membuat penawaran ide dan gagasan yang
terkonsep atau gambaran rinci tentang sebuah event yang akan diselenggarakan secara
tertulis. Disinilah kita harus bisa menjual gagasan semenarik mungkin karena proposal
adalah ujung tombak yang digunakan untuk presentasi dengan klien.
sebelum menyusun propsal alangkah baiknya kita membuat kerangka proposal event yang
akan kita selenggarakan. Pembuatan kerangka proposal akan mempermudah penyusunan,
baik redaksional maupun tatannanya, selain itu juga akan meminimalisir kesalahan atau
kekurangan penginputan data yang diperlukan untuk dicantumkan dalam proposal kita.
Agar dapat menyediakan informasi yang memadai sesuai kebutuhan calon sponsor, sebuah
proposal harus mengandung bagian-bagian beriku ini :
Gambaran Umum
Gambaran umum memberi gambaran mengenai organisasi kita dan manfaat yang dapat
kita tawarkan kepada sponsor
Rincian event
Lembar informasi yang berisi daftar tanggal, jam, lokasi, proyeksi jumlah dan profil
pengunjung, harga tiket, jumlah keanggotaan, dan sebagainya. Semuanya berkaitan
dengan data kuantitatif, informasi yang disediakan disini bervariasi, tergantung pada jenis
acara yang diselenggarakan.
Anggaran
Pada saat menyususn anggaran, buatlah serealistis mungkin. hindari kesan Mark Up yang
berlebihan karena akan mencerminkan pribadi yang rakus. lebih baik realistis tapi manis,
bukan?
Rencana Pemasaran
Rencana pemasaran untuk event yang telah kita susun dicantumkan pada bagian ini.
Rencana tersebut menjelaskan bagaimana kita akan memasarkan event kita, nilai dari
semua komponen pemasaran, media yang akan kita gunakan dan rencana publikasi
Desire
Proposal selayaknya bisa mengugah calon sponsor untuk segera memanggil kita dan
membicarakan gagasan kita. Buat gagasan tersebut menjadi sebuah gagasan yang langka,
baru dan unik. Tekankan pula bahwa gagasan tersebut harus segera diwujudkan, jika tidak
gagasan tersebut akan diwujudkan oleh produk kompetitornya, dan akan rugi kalau tidak
segera merealisasikannya.
Riset Pasar
Untuk mendapatkan sponsor, kita harus memiliki informasi menyeluruh mengenai pasar
sasaran kita, paling tidak profilnya siapa mereka, tingkat pendidikan dan pendapatan
mereka, dimana mereka tinggal dan sebagainya. Tentu ini diperoleh dari riset, jangan
menggunakan istilah yang umum dalam menggambarkan pasar kita. Ini menunjukan bahwa
kita tidak tahu siapa pasar kita yang sesungguhnya. Contoh istilah umum yang digunakan
untuk menggambarkan pasar sasaran adalah seperti pencinta seni, pengunjung mall
atau masyarakat umum dan sebagainya.
Paket Manfaat

Tampilkan semua manfaat yang ditawarkan kepada calon sponsor dengan mengambil
daftar inventaris manfaat. Manfaat yang dicantumkan dalam daftar harus merupakan
paket lengkap yang sesuai untuk suatu calon sponsor tertentu, tetapi jangan
mencantumkan semua manfaat yang ada dalam daftar inventaris. Mengemas manfaat
menjadi suatu paket yang customized untuk calon sponsor tertentu sangatlah penting.
Gunakan tanda untuk masing-masing manfaat, untuk mempermudah pemahaman calon
sponsor, kita juga dapat mengelompokan manfaat tersebut kedalam kategori yang telah
ditetapkan dalam daftar inventaris manfaat.
Investasi
dalam bagian ini, kita harus merinci semua bentuk investasi yang dapat di kontribusikan
oleh sponsor. Investasi tersebut dapat berbentuk uang tunai, jasa atau barang, dukungan
promosi yang secara langsung menguntungkan EO kita. Dalam bagian ini kita harus
memasukan batas tanggal pelunasan pembayaran berikut insentif yang kita tawarkan
Setelah calon sponsor yakin dengan gagasn kita, kita tinggal menunggu tindakan mereka.
Biasa jadi dalam satu minggu kita diminta datang untuk melakukan brainstorming. Tetapi
jika ternyata belum ada jawaban, tidak ada salahnya kita yang action terlebih dahulu
menanyakan kepastian pada mereka. Ada siasat jitu agar proposal yang disampaikan dapat
segera dibaca, antara lain dengan teknik pengiriman yang tepat, misalnya melalui email
atau facsimile, ada kecenderungan bahwa surat yang dikirim melalui facsimile dianggap
sangat penting dan mendesak. bisa juga dilakukan berupa paket yang bikin heboh? Semua
memang mesti dicoba.

Bagaimana Membuat Proposal Yang Baik


Mei 2, 2007
Peluang usaha yang ada saat ini sangat luas bila kita dapat melihatnya secara jeli. Ada
pepetah yang mengatakan jika peluang atau kesempatan itu tidak datang dua kali, oleh
sebab itu kita harus dapat memanfaatkan peluang tersebut secara bijaksana. Salah satu
cara untuk mengambil peluang usaha yang ada tersebut adalah dengan membuat
perancanaan bisnis. Perencanaan bisnis dibuat agar kita dapat melihat peluang yang ada
tersebut dapat menghasilkan keuntungan atau tidak. Perencanaan bisnis biasanya
dituangkan dalam bentuk proposal bisnis. Proposal bisnis ini dapat berfungsi sebagai alat
dalam mencari rekan bisnis seperti investor, sponsor, atau pun sebagai sarana untuk
meyakinkan pihak klien terhadap jasa atau produk yang di tawarkan.
Membuat proposal bisnis yang sukses harus memiliki keterampilan yang khusus, tidak
semua orang dapat membuat proposal bisnis dengan baik dan benar serta menarik.
Proposal bisnis yang kurang menarik biasanya kurang mendapat respon yang baik dari
investor ataupun pelanggan.
Dengan menyusun proposal bisnis dengan baik dan benar maka kita telah melakukan
perencanaan terhadap peluang bisnis akan kita jalani. Ada prolog dari David J. Schwartz
yang mengatakan Jika Anda Merencanakan Kegagalan, Itu Berarti Anda Merencanakan
Untuk Gagal
Tugas Proposal Event Organizer
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Event Organizer Istilah ini sekarang memang sangat popular, karena dunia EO di

berbagai tempat semakin berkembang. Bahkan, beberapa pihak telah menjadikannya


sebagai profesi. Organizer tidak jauh beda pengertiaannya dengan sebuah kepanitiaan.
Mulai dari level rendah sampai pada level tinggi. Tanpa sentuhan tangan EO, acara
tersebut tidak dapat terwujud.
Bagi penulis hal ini belum begitu mengetahui isi dalammya, mungkin saja terdapat unsur
yang lain seperti prospek masa depan EO, bagaimana menghadapi risiko kerugian dan
kegagalan suatu event separti kenyataan yang ada kejadian di Asia Afrika Culture Center
(AACC) Bandung. Yang mangadakan konser 10 pengunjung tewas karena kelalaian panitia
(EO).
Begitu luas lingkup kerja EO yang dapat menampung banyak tenaga kerja untuk menyusun
program sebuah event, mancari sponsor dan tentukan sendiri berapa penghasilan. Ini
adalah kerja besar yang sangat beresiko. Jika meleset kerugian siap menimpa dan rencana
harus benar-benar matang.
1.2 Perumusan Masalah
1. Apakah manfaat adanya Event Organizer ?
2. Apakah perlu bimbingan dengan orang yang sudah berpengalaman tentang EO ?
3. Bagaimana mencapai sukses dalam EO ?
1.3 Tujuan Penelitian
1. Sangat bermanfaat sekali, karena siap menanti keuntungan yang tinggi di depan mata.
2. Mengetahui pentingnya bimbingan orang yang sudah berpengalaman di dunia EO.
3. Keberanian untuk mencoba dengan semangat tinggi adalah kunci pertama untuk
meraih masa depan sebagai EO.
BAB 2
2. Kerangka Teoritik
2.1 Prospek Masa Depan EO
Menurut seorang pakar dalam Event Organizer Adrie Subono, sedikit dari promotor papan
atas dinegeri ini tentang masa depan EO. Melihat dari data yang ada, EO atau promotor
besar di Indonesia sangatlah sedikit. Padahal kalau kita lihat secar riil, hampir setiap hari
kita selalu mendengar atau terlibat dalam sebuah acara. Berbagai macam acara atau
event selalu kita dengar setiap hari. Semua acara itu adalah peluang bagi kita untuk
mencoba manggarapnya. Peluang pasar masih sangat terbuka. Keberanian kita untuk
mencoba dengan semangat tinggi adalah kunci pertama untuk meraih masa depan sebagai
EO.
2.2 Kerangka Pemikiran
Menjadi promotor yang baik dan untuk mencapai kunci kesuksesan adalah mempunyai jiwa
semangat dan keberanian untuk mencoba menggarapnya. Awal kepanitian dibuat oleh
keluarga dahulu, tetangga, sahabat, sekolah dan kampus yang ada disekitar kita dapat
dijadikan uji nyali untuk mengemas dan mewujudkan kepuasan semua pihak. Untuk
mencapai sebuah kesuksesan suatu acara yang kita gelar, salah satu faktor terpenting
adalah bagaimana acara itu tersusun.
2.3 Hipotesa
Untuk mencapai kesuksesan suatu acara, salah satu faktor terpenting adalah bagaimana
acara itu tersusun. Sebuah acara pada umumnya memerlukan apa yang biasa disebut
Puncak acara atau klimaks. Tanpa yang satu itu, acara bisa menjadi monoton, hambar
atau tidak ada kesan apa pun bagi penonton. Trik menyusun acara memang tidak ada
acuannya secara baku, kepiawaian menyusun acara dapat diperoleh melalui proses praktik
langsung atau mengamati dengan seksama berbagai acara yang ada dan melakukan

berbagai analisis. Menyususn sebuah acara adalah langkah akhir sebuah perjalanan
panjang menggelar suatu event.

BAB 3
3.1 Metode Analisis Data
Pada penulis proposal ini penulis menggunakan analisis data yaitu penelitian perpustakaan
untuk memperoleh pengetahuan konsepsi dalam melihat permasalahan teori dan alamiah
bacaan literature dalam bentuk teks book, artikel serta bacaan lainnya yang berhubungan
dengan permasalahan yang dibahas.
3.2 Teknik Penarikan Sample
Terdapat di koran Warta Kota (Senin,11 Feb 2008) acara event yang gagal akibat kelalaian
panitia pelaksana yang membuat banyak orang dirugikan sampai-sampai 10 orang
meninggal dunia. Kelalaian panitia terletak dalam penjualan tiket yang berlebihan
dikarenakan tidak sesuai dengan tempat yang tersedia, dalam pengamanan sangat kurang
sekali, tidak adanya mobil ambulans dan tim kesehatan. Banyak yang meninggal
dikarenakan kekurangan oksigen.
BAB 4
4. PEMBAHASAN
Organizer, mempunyai ruang lingkup kerja yang luas sesuai jenis event yang ada dan
perkembangannya. Padahal organizer adalah sekolompok orang, yang terdiri dari tim
pelaksana, tim pekerja, tim produksi, dan tim manajemen yang melaksanakan tugas
operasional suatu program acara atau melakukan pengorganisasian untuk mewujudkan
suatu program acara.
Begitu luasnya ruang lingkup EO, sebenarnya dapat menjadi suatu alternatif profesi yang
dapat menjadi suatu alternatif profesi yang dapat menampung banyak tenaga kerja. Cara
kerja EO mempunyai sistem pokok kerja yang sama dengan sistem kerja pada bidang
pekerjaan yang lain. Perbedaannya hanya pada tingkat klasifikasi program tersebut yang
dapat diukur dari cakupan wilayah kerja program, beban kerja, dana anggaran dan SDM
yang terlibat.
Bicara soal EO adalah bicara tentang kerja sama dan kerja keras. Dimanapun kita bekerja
ditempat situlah kita akan menemukan dasar-dasar kerja secara teknis mengorganisir
sebuah program maupun acara. Pada Warta Kota (Senin, 11 Feb 2008) kegagalan pada EO
kunci kesuksesan kedepannya karena kegagalan awal menuju keseuksesan. Dengan adanya
pengalaman berarti banyak belajar artinya semua harus berawal dari bawah dan dari hal
kecil termasuk dari pengalaman yang sudah terjadi.

Diposkan oleh ardian di 18.16 Tidak ada komentar:

Rabu, 02 September 2009


SEKILAS TENTANG EVENT ORGANIZER

Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan


kota-kota besar lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik,
pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia.
Event Organizer sangat membantu
pihak-pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product,
company gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan
sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan
baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan
Event Organizer di Indonesia khususunya Jakarta dan kota besar lainnya,
kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan para
kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO.
Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut.
Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event yang
mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya
Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll, media massa, serta pihak-pihak
terkait lainnya. Perannya sangat penting melalui peran Event Organizer, anda
tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam
melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop,
raker/rakernas dll.
Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer
ini? Setelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan
seorang trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO
memang bisa dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja dengan pembidangan
tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk
menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga
atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era
ke depan semua bisa ditangani sendiri?.
Memang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang
dibutuhkan atau pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu?
Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer,
seorang yang berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus
dikuasai, dengan makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang
ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga semakin berkembang,
misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.
Seputar Event Organizer
Bersamaan dengan maraknya Event Organizer (EO) di berbagai daerah, secara
alamiah terjadi segmentasi EO. Ada EO yang mengkhususkan diri pada acara
anak-anak, ada pula yang menjadi spesialis dalam acara pernikahan atau
kegiatan korporasi.

Tapi sebenarnya apa sih Event Organizer atau yang sering disebut EO itu? Event
Organizer (EO) adalah sebuah jasa yang bertujuan untuk mempermudah orang
menyelenggarakan sebuah acara agar ter-organize dengan baik dan lancar. Tapi
nyatanya banyak yang hanya ikut-ikutan karena usaha tersebut pada saat ini

memberikan keuntungan yang besar.

Q : Bagaimana melihat kemampuan sebuah Event Organizer ?

A : Salah satu yang bisa dilihat adalah kemampuan Event Organizer


mengantisipasi hal-hal yang sulit yang kadang tak terduga. Misalnya urusan
transportasi, hotel peserta bahkan kekurangan makan yang mungkin
sebelumnya tidak terpikirkan.

Q : Apakah segmentasi dibutuhkan dalam sebuah Event Organizer ?

A : Sebenarnya segmentasi itu tidak ada gunanya kalau Event Organizer tidak
dikelola dengan benar. Butuh kesungguhan dan proses waktu terlebih dahulu.
Apabila akhirnya memiliki sebuah "nama" di pasaran, segmentasi pun dapat
dilakukan. Berarti tidak ada masalah kalau kita kemudian ingin memasuki event event lain ketika kita sudah punya nama karena yang dilihat nanti adalah
dampak dari upayanya. Di dalam konteks bisnis yang cukup kompleks seperti
sekarang ini, orang dianjurkan untuk ter-spesialisasi mungkin, se-mahir mungkin
dan se-setia mungkin di bidang itu. Karena bisnis itu membutuhkan orang yang
melayani dengan sungguh-sungguh di satu bidang yang sangat dikuasainya.

Q : Lalu bagaimana sebuah Event Organizer memiliki nama ?

A : Memasarkan nama (branding) merupakan suatu hasil dari proses alamiah.


Dalam bisnis Event Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan
melayani orang lain daripada nama yang dibangun melalui biaya iklan. Dengan
demikian berarti harus melalui proses bertahap. Konsistensi & persistent adalah
kata yang tepat dalam memasarkan sebuah Event Organizer.

Q : Bagaimana meningkatkan brand sebuah Event Organizer dengan lebih cepat?

A : Ada dua cara. Pertama, menunggu order untuk menyelenggarakan event


yang dilaksanakan oleh kontraktornya. Kedua, menciptakan event sendiri. Agar
sebuah brand Event Organizer cepat terangkat (meskipun tidak dijamin 100%) ,
menciptakan sebuah event sendiri akan jauh lebih cepat meningkatkan brand
sebuah Event Organizer dibandingkan hanya menunggu bola (kecuali sebuah

Event Organizer memang telah memiliki network yang luas). Seperti halnya
Ravioli Event Organizer. Pada awalnya kami mengadakan event dengan scope
lebih kecil, seperti seminar, private party , dan sebagainya.

Q : Apa syarat-syarat sebuah Event Organizer boleh dikatakan sebagai bisnis


yang profesional ?

A : Event Organizer yang mendatangkan hasil bagi orang yang membutuhkan


pengelolaan acara. Bisa mendatangkan keuntungan atau setidaknya
menciptakan citra yang baik. Pada prinsipnya Event Organizer berfungsi
mempermudah konsumen mewujudkan acara sesuai ide atau kebutuhannya.

Q : Apa yang perlu dicermati dalam memilih sebuah Event Organizer?

A : Dalam memilih sebuah Event Organizer ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan. Pertama, pastikan dulu kemampuan Event Organizer tersebut ,
seperti apakah Event Organizer tersebut mengenal sekali cara-cara membuat
orang ? terkenal, memiliki akses-akses ke tempat-tempat promosi atau
kapasitas-kapasitas promosi perusahaan yang baik. Apakah punya akses ke
radio, TV atau koran dengan baik. Kemudian apakah mereka punya akses yang
baik ke hotel-hotel atau tempat-tempat penyelenggaraan acara lainnya. Apakah
mereka punya orang-orang yang berwenang dalam bidang perijinan.
Kedua, lihatlah cara pendekatannya, taste / seleranya, apakah mereka bisa
mewakili citra bisnis yang baik, apakah mereka berada pada level propinsi atau
nasional. Banyak hal yang perlu diperhatikan karena pemilihan suatu Event
Organizer mempengaruhi citra perusahaan yang memakai jasanya. Untuk
membangun citra , selain profesionalisme dan integritas ,adalah kredibilitas ,
kualitas yang terbuktikan karena pemakaian berulang-ulang .

MATERI TRAINING EVENT ORGANIZER


1. Introduction to event organizer management

Mengenal berbagai jenis event yang ada dalam perusahaan

Bagaimana style management event organizer

2. Merancang sebuah event

Tema dan tujuan event, siapa yang terlibat,sumberdaya dan aksesnya,


perijinan dan penyusunan proposal planning

3. Teknik Pengelolaan Event

Site surveying

Logistics & budgeting ,

procurement and contract

Cash flow management,

event Scheduling,

Site design

Technical Design

Sound-system and Audio-visual production Lighting

Safety and Security System

4. Post event and evaluation


5. Studi kasus dan praktek