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MANUAL GENERAL DE
POLTICAS DE VIGILANCIA
HD-MOP-001

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Fecha elaboracin documento: 30/Enero/2016

Manual general de polticas de


vigilancia

Guayaquil Ecuador
Febrero 2016

Elaborado por:
Lcdo. Napolen Moreira

Revisado por:
Ing. Javier Jimnez

Aprobado por:
Sr. Edwin Acosta

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Fecha elaboracin documento: 30/Enero/2016

La Empresas de seguridad HALCON DORADO Cia. Ltda. con sede en Guayaquil y


con operaciones a nivel nacional, ha visto la necesidad de elaboracin del presente
manual de polticas generales de vigilancia y seguridad que servir como gua en el
desempeo de las acciones de los agentes de seguridad y como columna vertebral en
la determinacin y mejoramiento continuo de los procedimientos de corte tcnico,
alineados con la propuesta de valor y percepcin de calidad hacia nuestros clientes.
Con este manual y los procesos de capacitacin constantes, queremos dar mayor
profesionalismo a las labores diarias, en miras del crecimiento de la empresa y de
todos los involucrados que participan en ella de forma interna.

________________
Sr. Edwin Acosta
Gerente General

Elaborado por:
Lcdo. Napolen Moreira

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Ing. Javier Jimnez

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Sr. Edwin Acosta

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Contenido
De la imagen del agente de seguridad:.......................................................4
De la recepcin y entrega de turnos...........................................................6
Del control de acceso de personal. de mobiliario y equipo..........................8
Rondas................................................................................................... 11
Reportes, informes, escritos e inspecciones.............................................13

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DE LA IMAGEN DEL AGENTE DE SEGURIDAD:


1.- El agente siempre deber prestar sus servicios manteniendo la pulcritud y cuidados
necesarios para transmitir una imagen profesional. Debe de llevar de forma correcta su
uniforme, cabello corto, barba rasurada y sus zapatos o botas bien lustrados (el
cinturn deber ser siempre de color negro)
2.- El agente tiene prohibido de forma terminante el uso de aretes, pulseras, colitas, y
prendas o cualquier otro tipo de accesorios que no estn acorde a la imagen adecuada
que se debe presentar y que generen malos comentarios por parte de los clientes a la
compaa.
3.- Todo el personal de agentes, est obligado a brindar una atencin dentro de los
trminos de la cordialidad y respeto, privilegiando siempre el servicio al cliente,
evitando cualquier situacin de friccin o roce que deterioren la imagen del servicio.
4.- Procurando el profesionalismo de los agentes y el buen desarrollo de sus
actividades de seguridad y vigilancia, evitarn a toda costa la familiaridad, amistad o
similares que limiten la actividad de nuestros empleados en la empresa en donde se
est prestando servicios. Toda relacin se circunscribe y limita en trminos de la
cortesa, amabilidad y buen trato.
5- Precautelando la buena imagen de la marca y de los agentes hacia los dems, se
prohbe a los agentes tomar sus alimentos sin discrecin y a vista del pblico,
debiendo realizar esto en el lugar determinado previamente para esta finalidad en la
empresa donde presta sus servicios.
6.- Se prohbe a los agentes de seguridad desempear funciones ajenas a las que no
estn asignados, tales como mensajera, estibador, chofer; descuidando su
responsabilidad laboral y puesto.
7.- Con la finalidad de evitar situaciones o malos entendidos que afecten la buena
imagen corporativa y del agente, se deber de guardar respeto mutuo entre nuestro
equipo, con el resto de personal de servicio, oficina y administrativo que desempea
funciones en la empresa, sin caer en familiaridades y confianzas que no vienen al caso
y no proyectan profesionalismo.
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8- Observar y hacer cumplir las normas y disposiciones de seguridad, conforme a las


consignas establecidas para el buen desarrollo de las actividades del cliente.
9.- Queda estrictamente prohibido introducir debidas alcohlicas a cualquier
instalacin del cliente, Y consumirlo dentro de las mismas o en sectores cercanos,
incluso en horarios posteriores al cumplimiento de la guardia.
10.- Como norma disciplinaria y procedimental todo elemento de seguridad deber
aceptar trabajar en cualquier instalacin de EL CLIENTE. Segn sea en el rea
geogrfica que corresponda en el horario que sea asignado. As mismo estn
obligados a desempear sus servicios cuando sea requerido por alguna emergencia
aunque haya terminado de cubrir su turno.
11.- Debern presentarse cuidando las normas de aseo bsicas, tanto en su persona
como en su vestimenta. El cabello debe ser corto y de estilo regular en los hombres,
sin patillas, la barba y bigotes rasurados, y en caso de llevar candado o bigotes, este
deber de estar corto y bien definido y arreglado. Las mujeres debern llevar su
cabello recogido durante el ejercicio de su guardia y el maquillaje que lleven usado de
forma discreta. Para ambos sexos se prohbe el uso de dije, collares o pendientes, y el
calzado que utilicen limpio y lustrado.

12.- Por ningn motivo manifestar delante de sus compaeros, o de otra persona
(personal de la empresa contratante) actos de indisciplina, censura de las rdenes
recibidas y actitudes que demuestran desobediencia; hechos contrarios a la buena
imagen que debe proyectar nuestro personal hacia EL CLIENTE. Si existe alguna
inconformidad de un miembro del cuerpo de seguridad, este deber exponerla por
escrito, en forma individual y directamente con su jefe, con su debida respuesta dentro
de los plazos establecidos y bajo la misma modalidad.
13.- Todo personal de seguridad asignado a EL CLIENTE tiene prohibido contraer
deudas con compaeros y por ningn motivo con el personal de EL CLIENTE; as
como efectuar actos de comercio, rifas, tandas, colectas. Apuestas, practicar juegos de
azar, etc. Todo ello dentro de las instalaciones de EL CLIENTE.

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14.- Las reas que sean asignadas para el desempeo del servicio al personal de
guardia de seguridad, sern de su responsabilidad mantenerlas perfectamente
aseadas y de no causar deterioro en su interior y exterior.
15.- Se prohbe de forma estricta la presentacin a labores en estado de ebriedad, con
aliento a alcohol o resaca, o bajo la influencia de sustancias psicotrpicas. Cualquier
violacin a esta disposicin ser considerada como falta grave y ser casual directo
para dar la baja directa al agente involucrado.
16..- Por ningn motivo se aceptar que los agentes de seguridad y vigilancia falte a
sus labores; solo se justificara por enfermedad grave o por otras situaciones o
calamidades de fuerza mayor, correctamente soportadas y documentadas, que
permitan al jefe inmediato realizar la justificacin del caso. El personal deber aceptar
de forma tranquila y digna las obligaciones, penalidades y privaciones que el
incumplimiento del servicio les impone.
17.- Los agentes de seguridad debern demostrar una actitud de cortesa y amabilidad
a funcionarios, empleados, visitantes, y proveedores sin dejar de mantener con
firmeza las instrucciones y procedimientos que se tienen para hacer cumplir las
normas de seguridad. De no existir aceptaciones a las disposiciones de seguridad, o
complicidad de algn miembro del personal interno de EL CLIENTE, para evadirlas, se
informar de forma inmediata a su supervisor redactando el reporte correspondiente
en detalle para soporte, quien a su vez se encargar del manejo de esta informacin.

DE LA RECEPCIN Y ENTREGA DE TURNOS.


18.- Los agentes deber presentarse oportunamente a su servicio y correctamente
uniformados portando todos los accesorios propios de su actividad, dentro de los
lineamientos de uso del mismo en forma previa.
19.- El personal saliente entregar al entrante, mediante un formulario diario, el equipo
tiles y enseres de cargo el servicio, no pudiendo retirarse del servicio hasta que no se
presente el elemento que deber relevarlo.
20.- Queda estrictamente prohibido al personal, presentarse a sus servicios en estado
alterado, sea por bebida, droga o similares, as como ingerir bebidas alcohlicas
durante el desempeo del mismo.
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21.- Por ningn motivo los agentes abandonarn su puesto de servicio.


22.- Todos los agentes antes de entregar su servicio deber elaborar un reporte en
donde especifique todas las anomalas y novedades trascurridas durante su turno, as
como reportar obligatoriamente la salida o entrada del relevo a su central de radio del
corporativo.
23.- Cuando por alguna circunstancia no se haya podido reportar a su base. Elaborar
un documento adicional donde especifique por qu motivos no pudo hacerlo. Informe
que entregar a su relevo y este a su vez a su supervisor de la zona.
24.- El encargado de turno ser responsable de recabar las novedades de sus
servicios en el turno correspondiente, tanto por central de radio, como por los soportes
documentales destinados para este fin: si no la ha reportado se investigar el motivo y
harn las correcciones pertinentes.
25.- Todos los asuntos y solicitudes que los agentes deseen hacer, deben de
realizarse con antelacin y con el debido conocimiento de su inmediato superior.
Invariablemente de los involucrados y/o canales por los cuales se deber de canalizar
lo antedicho.
26.- No se ausentara por ninguna circunstancia de su puesto de servicio debiendo
permanecer en este, hasta que sea relevado o autorizado por persona facultada y sola
en caso de fuerza mayor.
27.- Antes de recibir su turno, revisar la instalacin que estaba bajo la
responsabilidad del compaero saliente a fin de detectar cualquier anomala que
ponga en riesgo la seguridad, recibiendo posterior a ello el material, equipos y
enseres, dentro del procedimiento establecido.
28.- El personal que termine su turno de seguridad y vigilancia no deber permanecer
en el interior de las instalaciones de EL CLIENTE ni visitar a sus compaeros en
servicio.
29.- Todo el personal de seguridad se presentar a su servicio 15 minutos de
anticipado a su horario asignado, debidamente preparado para iniciar a sus
actividades de inmediato.
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30.- Al inicio de su servicio tomar nota de los funcionarios que se encuentren dentro
de la instalacin, y/o verificar el rea del estacionamiento con el propsito de ver los
vehculos que hayan quedado bien cerrados y tomar las medidas necesarias para
corregir cualquier incidente que se presente, haciendo el reporte correspondiente
(dependiendo de la responsabilidad asignada).

DEL CONTROL DE ACCESO DE PERSONAL. DE MOBILIARIO Y EQUIPO


31- Los elementos asignados a los servicios y los accesos principales a las
instalaciones o edificios sern responsables de llevar el registro de la entrada y salida
del personal visitante, anotando en una libreta destinada para tal fin, las horas de
entrada y salida, nombre y el de la persona a visitar solicitan una identificacin
personal, as como tambin debern controlar las entradas y salidas del personal de la
empresa, (adicional a los mecanismos electrnico-informticos que la empresa
propiamente destine para este fin) las entradas y salidas de los vehculos en el
estacionamiento y revisar las cajuelas.
32.- Evitar que se obstaculice la circulacin peatonal y de trnsito vehicular.
33.- Llevar un control de vehculos en ingresos y salidas de las instalaciones,
indicando a los conductores que ingresen a la ubicacin y el lugar asignado vigilando
que los vehculos estn correctamente estacionados.
34.- Solicitar a los conductores que registren el material o bienes que se introduzcan o
saquen a bordo de los vehculos y exigir la correspondiente autorizacin.
35.- Extremar la vigilancia en el rea destinada a los vehculos de la empresa.
36.- Todo material o equipo solo podr salir de los edificios o instalaciones si dicha
salida va amparada con documento de autorizacin correspondiente, debidamente
avalado por las personas designadas por la empresa.
37.- Invariablemente se revisarn las cajas, bultos, paquetes y maletines voluminosos
de todo el personal y visitantes, que entren o salgan del inmueble de la empresa.
Sern las personas interesadas las que abrirn y mostraran el contenido de las cajas,
paquetes o maletines, con el fin de que dicha revisin no se preste a malas
interpretaciones.
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38.- En horas y das no laborados no se permitir el acceso el interior de los inmuebles


a todo el personal y solo se permitir el paso a los elementos sealados en el
documento o relacin autorizada, previa identificacin de los mismos.
39.- En relacin al personal que labora en la empresa le solicitar su credencial de
identificacin y le pedir que lo coloque en un lugar visible durante la jornada laboral y
en caso de no traerlo deber registrarse en la libreta correspondiente solicitando dejar
una identificacin para proporcionarle su gafete de colaborador de manera provisional.
40.- En caso de que algn miembro del personal de EL CLIENTE se quede a laborar
despus del horario normal establecido por la compaa contratante, deber de
informar a su inmediato superior los nombres y reas administrativas a las que estos
pertenecen y reporten la hora en la cual abandonan las instalaciones.
41.- No se permitir la entrada de bebidas alcohlicas y de personas bajo el efecto de
estas, deber reportar estas incidencias.
42.- No se permitir la entrada a personas armadas, salvo autorizacin empresa del
cliente y deber de anotar esta novedad en la bitcora.
43.- Deber conocer a los principales funcionarios del EL CLIENTE que laboren en la
instalacin que resguarda y tener la capacidad de identificar al mayor nmero de
empleado, al igual de reconocer a los visitantes ms frecuentes.
44.- Contar con una agenda o listado de los principales nmeros de emergencias tales
como: el de bomberos, polica, cruz roja y otros.
45.- Dentro de su guardia, proporcionar facilidades y apoyo al personal que realiza el
traslado de valores mientras este en el interior de la instalacin de EL CLIENTE.
46.- El personal de seguridad verificar, que toda persona que ingrese a los inmuebles
se registre; en caso de funcionarios y empleados en las lectoras, relojes o sistemas
electrnico-informticos que para el efecto existan. En el caso de visitantes con el
registro correspondiente, canjeando una identificacin vigente por un gafete de
visitante.
47.- En lo que se refiere a proveedores y contratistas debern exhibir en documento
de solicitud de acceso, autorizado por la gerencia o departamento que corresponda,
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verificando que est debidamente legalizado para su acceso; a continuacin


proporcionara previo canje de una credencial vigente, la credencial de visitante
indicndole la devolucin de este a su salida. Por ningn motivo se permitir la entrada
de personas con sntomas de intoxicacin de cualquier tipo.
48.- Cuando el personal de limpieza proceda a sacar la basura de las oficinas para
tirarla, har una revisin completa de la misma con el fin de detectar cualquier objeto o
material que pueda ser sustrado por ese mtodo.
49.- Dentro de los parmetros o rubros de informacin que deben levantarse en cuanto
a visitas se refiere, los libros de control debern tener los datos siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Visitantes: nombre completo


Compaa a la que representa
Persona que visita
Asunto a tratar
Hora de entrada y salida
Numero de credenciales asignados
Firma

Al presentar su documento de identificacin para el canje de credencial de visitante, se


deber verificar que se encuentre vigente esta identificacin. En caso de que alguna
persona se negara a registrarse o no cuente con identificacin, se le impidiera en
forma comedida el acceso, informando del hecho al responsable del servicio o en caso
al rea de personal, y de forma simultnea a su inmediato superior y reportes.
50.- Cuando alguno de los empleados no lleve su credencial, deber registrarse como
visitante en la bitcora para la entrega de credencial de colaborador provisional, y
cubrir los mismos requisitos; lo anterior ser para control de entrada y salida del
personas.
51.- Dentro de los parmetros o rubros de informacin que deben levantarse en cuanto
a ingreso de contratistas se refiere, los libros de control debern tener los datos
siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)

Identificacin
Compaa a la que pertenece
Nombre completo
Trabajo a realizar
Sitio o rea de trabajo, debiendo verificar la veracidad de la informacin.

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g)
h)
i)
j)
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Nombre de la persona y departamento que solicita el servicio


Autorizacin de la entrada
Revisin y relacin de herramienta, as como de equipo a utilizar
Hora de entrada y salida
Nmero de credencial
Revisin de la salida de herramienta y equipo

52.- Con el fin de garantizar la seguridad, toda orden de trabajo deber estar
elaborada con el respectivo memorando; el operario ser acompaado con personal
de seguridad hacia el sitio de trabajo para certificarse del rea de la obra efectuando
rondas en forma casual. En caso de que el memorando no se haya sido entregado, el
personal de seguridad no est obligado a permitir el paso. Es importante recordar que
si los trabajos a realizar implican algn riesgo, no deber dejarlo efectuar si no adoptar
las medidas de seguridad necesarias para evitar un accidente.

RONDAS
53.-Una vez recibido el puesto debern recorrer y visitar sus respectivas reas de
responsabilidad, con el objeto de verificar el estado en el que se encuentran,
informando de inmediato a su encargado de servicio, las novedades que se notase lo
har por escrito.
54.- Realizar en forma peridica rondas para una continua vigilancia en todas las
reas y cada uno de los pisos, oficinas, pasillos, baos, y escaleras de emergencia,
cubos, archivos, centro de cmputo, azotea, tablero elctrico, etc. Elaborar un plan por
escrito del recorrido y entregarlo a su superior, este plan ser de acuerdo a las
necesidades que presente las instalaciones donde realice el servicio.
55.- Realizar recorrido de supervisin peridicamente para detectar posibles
irregularidades, esto es en toda el rea de las instalaciones.
56.- Al termino de las labores realizar una ronda para constatar que estn
desconectados los equipos sealados de electricidad que deben estarlo, y proceder a
cerrar con seguro todos las puertas de acceso a las oficinas, (en caso de encontrar
puertas de privados abiertas deber de reportarlo en la bitcora.)
57.- Retener o interrogar a cualquier sospechoso que sea encontrado en el interior de
las instalaciones en las que proporciona seguridad e informar de inmediato a su
superior.
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58.- Al recibir su servicio realizar una minuciosa revisin de la instalacin o rea que
quedara bajo su responsabilidad, acompaado del agente que le entrega la guardia, a
fin de encontrar cualquier anomala
59.- El personal de seguridad durante sus recorridos verificar que todas las personas
que se encuentren en el interior porten su credencial o gafete de manera que sea
visible pudindolo ver en cualquier lado a la altura del pecho y con la fotografa de
frente y visible en el caso particular que la persona visitante se niegue a usar su
gafete, este ser invitado a salir del inmueble; en el caso de un empleado lo incluir
dentro del reporte que se entrega a su supervisor para conocimiento. Las acciones
correspondientes a llamados de atencin sern ejercidas por parte del departamento
de recursos humanos de EL CLIENTE, tomando como elemento de soporte incluso la
informacin que descanse en el reporte previamente mencionado.
60- Los supervisores y agentes de seguridad debern realizar recorridos, por lo menos
una vez cada hora por todos los pisos del edificio e inmediaciones, para verificar que
el inmueble se encuentra sin novedad, as como detectar personas extraas, objeto o
cualquier anomala, reportando cualquier falla que se detecte.
61.- Cuando el personal de administrativo y empleados se retiren de EL CLIENTE
(empresa u oficina). El personal de seguridad deber cumplir lo siguiente:
a) Atender llamadas telefnicas
b) Desconectar mquinas de escribir, enfriadores y calentadores del rea,
calculadores, ventiladores y las computadoras que no requieran estar
funcionando
c) Apagar las luces de las reas donde ya no se est laborando.
d) Revisar los baos para detectar que no haya fuga y tomar nota de alguna
irregularidad.
e) Procurar detectar objetos olvidados por los empleados, as mismo revisar las
reas de seguridad y en caso de encontrar abierta una se informar de
inmediato haciendo el inventario correspondiente.
f) Por ningn motivo deber guardar pertenencias de ninguna persona
g) A partir de la hora sealada como fin de labores, cada 30 minutos realizara un
informe del personal que encuentre en el interior de la instalacin, anotado la
hora en que se retire el ltimo de ellos.
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h) Por ningn concepto permitir el acceso a contratistas o visitantes despus del


horario de actividades. Salvo excepcionalidades con la autorizacin gerencial
i)

correspondiente.
Cuando el ultimo empleado se haya retirado, proceder a desconectar los
elementos del edificio que ya no se utilicen, y ponindolos a funcionar media
hora antes de ingreso de los primeros empleados, (si lo autoriza por escrito el

j)

cliente).
Una vez realizado todo lo anterior proceder a activar los dispositivos de
seguridad y alarma con la que cuente la institucin verificando su correcto
funcionamiento y realizando las pruebas necesarias para el adeudo
desempeado de su servicio.

REPORTES, INFORMES, ESCRITOS E INSPECCIONES.


62.- Los informes escritos por los guardias y/o agentes de seguridad son esenciales
para la proyeccin y seguridad de un negocio o industrias para as, poder informar a
los jefes o supervisores de las condiciones que necesitan corregirse, para utilizarse
como referencia para mantener un record general y llevar a cabo investigaciones.
63.- Los informes pueden hacer referencia a condiciones actuales o sucesos pasados,
pero en ambos casos estos se conservan como informes de archivo.
Elementos bsicos de un informe correcto
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Qu?
Cundo?
Dnde?
Quin?
Por qu?
Cmo?

Es responsabilidad y obligacin del agente elaborar un parte informativo de las


actividades realizadas en su turno diariamente.
Consideraciones esenciales en la preparacin de informacin:

OBSERVACIONES: fjese en detalles y adistrese a usted mismo hacer un

buen observador.
EXACTITUD: anota los hechos como han sucedido, no incluya opiniones
personales en los informes.

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DETALLES: no olvide la fecha, hora exacta, asunto, sitio exacto, que accin se

tom y quin escribi el informe, nunca exagere.


SECUENCIA: anota los hechos en el orden que sucedieron.
BREVEDAD: sea, breve pero informe la historia concreta.
LEGIBILIDAD: escriba claro y preciso.
LIMPIEZA: corrija los errores y evite un informe sucio.
DELETREO Y PUNTUALIZACION: cudese de escribir bien y puntualizar
correctamente.

Los reportes diarios de los servicios que un vigilante desempea y que enva a esta
empresa para su estudio y anlisis, deben contener los siguientes requerimientos de
informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Fecha
Turno
Nombre de cliente (del lugar donde trabaja)
Nombre del vigilante que sale (entrega)
Nombre del vigilante que entra (recibe)
Anota las horas que se realizan las acciones que se reportan, en forma

progresiva y bien clara.


g) No se debe omitir el nombre de las personas
h) Se deber anotar el nombre de su supervisor de seguridad y el resultado de su
supervisin, quien debe firmar y tomar constancia de su presencia
.
64. El vigilante deber entregar el reporte de las novedades ocurridas del da
trascurrido a su supervisor
65.- El vigilante se reportar por telfono o radio del lugar donde preste su servicio
entrada y salida, informado el nombre de su relevo a la central operativa.
66.- Deber elaborar diariamente el reporte correspondiente bajo los parmetros y
lineamientos sealados.

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