Anda di halaman 1dari 71

KONSEP ADMINSTRASI PENJUALAN

Oleh:

Dra. Nilawati Fiernaningsih, M.AB

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

SASARAN PEMBELAJARAN

Setelah menyelesaikan
topik ini, diharapkan
mahasiswa memahami
aktivitas administrasi
penjualan.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

PENTINGNYA PENJUALAN (1)


Merupakan fungsi yang paling penting
dalam pemasaran karena menjadi
tulang punggung kegiatan untuk
mencapai pasar yang dituju.
Fungsi penjualan: sumber pendapatan
yang diperlukan untuk menutup biayabiaya dengan harapan bisa
mendapatkan laba.
(Basu Swasta dan Ibnu Sukotjo, 2001:183)
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

PENTINGNYA PENJUALAN (2)


Penjualan produk yang menguntungkan
merupakan sumber kehidupan jangka
menengah dan panjang bagi perusahaan.
(Siswanto Utoyo, 2003:1)
Dalam dunia bisnis: penjualan merupakan
tolok ukur keberhasilan.
Keberhasilan menjual merupakan kunci
sukses di bidang pemasaran, menciptakan
produk, program promosi, strategi harga,
saluran distribusi, memuaskan konsumen.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

PENTINGNYA
ADMINISTRASI PENJUALAN (1)
Administrasi penjualan yang baik adalah
sistem administrasi yang berdaya guna dan
berhasil guna.
Data dan informasi yang akurat harus
didukung oleh pencatatan yang lengkap,
cara penyimpanan yang mudah diakses, cara
pengolahan yang tepat, cara penyajian yang
komunikatif, cara penyampaian yang tepat
sasaran.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

PENTINGNYA
ADMINISTRASI PENJUALAN (2)
Kebanyakan wirausaha yang sukses,
setelah bekerja keras menyiapkan
rencana bisnis baik untuk suatu awal
usaha bisnis baru atau untuk rencana
usaha tahun yang akan datang, mengakui
bahwa mereka dibantu dengan adanya
sebuah rencana tertulis.
(Steve C. Brandt, 1985:23)
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

PENTINGNYA
ADMINISTRASI PENJUALAN (3)
Pengelolaan informasi sangat tergantung
pada proses administrasinya.
Bagaimanapun bagusnya kualitas produk
yang dijual dan handalnya tenaga
penjualan belum menjamin suksesnya
penjualan jika tidak didukung oleh
administrasi penjualan yang baik.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

CONTOH:
ADMINISTRASI PENJUALAN
YANG KURANG/TIDAK BAIK

Kesalahan pengiriman order


Petugas administrasi tidak memberikan data
yang benar kepada bagian pengiriman barang
shg salah dalam model, spesifikasi atau jumlah
barang yang akan dikirim. (pelanggan kecewa)
Kesalahan pada daftar harga, tagihan
konsumen akan salah (pelanggan menjadi tidak
percaya)
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

ADMINISTRASI TRANSAKSI
Pendahuluan:
Perusahaan adalah suatu organisasi yang didirikan oleh
seseorang atau sekelompok orang atau badan lain yang
kegiatannya adalah melakukan produksi dan distribusi guna
memenuhi kebutuhan ekonomis manusia.
Kegiatan produksi pada umumnya dilakukan untuk memperoleh
laba. Namun demikian, banyak juga kegiatan produksi yang
tidak bertujuan mencari laba, misalnya yayasan sosial,
keagamaan dan lain-lain. Hasil suatu produksi dapat berupa
barang atau jasa.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

BENTUK PERUSAHAAN
Perusahaan Jasa
Perusahaan Dagang
Perusahaan Manufaktur

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

10

PERUSAHAAN JASA
Produk yang dihasilkan berupa jasa
Produk yang dihasilkan tidak berwujud
(Intangible Goods)
Dalam laporan keuangan di bagian pendapatan
ditulis sebagai pendapatan dari jasa (Service
Revenue).
Tidak ada HPP karena tidak mengelola barang.
Contoh: pengacara, salon, kantor akuntan dsb.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

11

PERUSAHAAN DAGANG
Produk yang dihasilkan berupa barang.
Produk yang dihasilkan berwujud (Tangible
Goods)
Dalam laporan keuangan di bagian pendapatan
ditulis sebagai pendapatan dari penjualan
(Sales Revenue).
Ada HPP karena mengelola barang.
Contoh: toko kelontong, minimarket, toko
serba ada dsb.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

12

PERUSAHAAN MANUFAKTUR
Produk yang dihasilkan berupa barang.
Produk yang dihasilkan berwujud (Tangible
Goods) berupa: raw material, work in process,
finish goods.
Perusahaan manufaktur selain menjual barang
kepada konsumen mereka juga memproses
barang tersebut yang berawal dari pembelian
bahan-bahan dasar, pemrosesan barang hingga
menjadi barang yang siap dijual.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

13

CIRI-CIRI
PERUSAHAAN DAGANG
Melakukan transaksi pembelian dan penjualan
barang dagang baik secara tunai maupun secara
kredit.
Melakukan penyimpanan barang dagang setelah
pembelian dan sebelum barang dagang laku terjual.
Melakukan transaksi retur pembelian atau retur
penjualan bila diperlukan.
Melakukan transaksi pelunasan/pembayaran utang
dan penerimaan piutang dagang yang telah terjadi

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

14

KEGIATAN DALAM
USAHA DAGANG
a. Pelaksanaan pembelian barang

dagangan.
b. Barang dagangan disimpan, dipajang,
atau dijajakan/ditawarkan langsung.
c. Penjualan barang dagangan langsung
kepada konsumen atau melalui perantara.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

15

KEGIATAN DALAM
USAHA DAGANG

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

16

LATIHAN 2
Buatlah diagram yang
menggambarkan kegiatan yang
dilakukan oleh perusahaan
jasa dan manufaktur serta
beri penjelasan untuk masingmasing tahapannya!
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

17

KUNCI JAWABAN (1)

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

18

KUNCI JAWABAN (2)

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

19

MACAM-MACAM FORMULIR/BERKAS
ADMINISTRASI TRANSAKSI

Pembelian
Biaya Angkut Pembelian
Retur Pembelian
Potongan Pembelian
Penjualan
Retur Penjualan
Potongan Penjualan
Biaya Angkut Penjualan
Persediaan Barang Dagangan
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

20

FORMULIR/BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI

(PEMBELIAN)

Transaksi pembelian barang dagang dalam


perusahaan dagang yang ditujukan untuk dijual
kembali akan dicatat pada akun pembelian.
Pembelian dapat dilakukan secara tunai atau
kredit dan bisa juga sebagian tunai dan
sebagian sisanya secara kredit.
Bukti transaksi berupa: faktur untuk
pembelian secara kredit dan kuitansi (nota
kontan) untuk pembelian yang dilakukan secara
tunai.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

21

FORMULIR/BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI

(BIAYA ANGKUT PEMBELIAN)

Sebelum memperoleh barang yang dibeli,


biasanya perlu mengeluarkan ongkos
angkut dari toko atau sampai ke gudang
pembeli, sehingga harga perolehan
barang = harga beli + ongkos angkut.
Bukti transaksi berupa: faktur untuk
pembelian secara kredit dan kuitansi
(nota kontan) untuk pembelian yang
dilakukan secara tunai.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

22

FORMULIR/BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI

(RETUR PEMBELIAN)

Terjadi bila barang yang dibeli tidak sesuai


dengan yang dipesan atau rusak dalam perjalanan.
Pihak pembeli berhak mengembalikan kepada
penjual.
Jika pembelian dilakukan secara tunai, maka
penjual mengembalikan uangnya secara tunai
kepada pembeli.
Jika pembelian dilakukan secara kredit, pembeli
akan membuat nota debet sebagai pengurangan
utangnya.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

23

FORMULIR/BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI

(POTONGAN PEMBELIAN)

Potongan pembelian diberikan


oleh penjual dengan tujuan
agar pembeli dapat melunasi
utangnya sebelum tanggal
jatuh tempo, atau
pelunasannya dalam jangka
waktu potongan.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

24

FORMULIR/BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI

(PENJUALAN - 1)

Transaksi penjualan barang dagang dalam


perusahaan dagang dapat dilakukan baik secara
tunai maupun secara kredit, atau sebagian
secara tunai dan sisanya dibayar secara kredit.
Bukti transaksi yang digunakan adalah berupa
faktur atau bukti penerimaan kas.
Penjualan dalam partai kecil atau eceran
umumnya dilakukan secara tunai, sedangkan
penjualan dalam partai besar atau grosir
sering kali dilakukan secara kredit.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

25

FORMULIR/BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI

(PENJUALAN - 2)

Jika perusahaan melakukan penjualan secara


tunai, bukti transaksi yang diperlukan
umumnya adalah pita mesin register kas,
nota kontan atau rekapitulasi penjualan tunai
yang dibuat oleh kasir.
Apabila perusahaan melakukan penjualan
secara kredit maka perusahaan akan membuat
faktur, paling tidak, rangkap 2 (dua), faktur
asli dikirimkan ke pembeli dan faktur kopi
digunakan untuk internal perusahaan.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

26

FORMULIR/BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI

(RETUR PENJUALAN)

Terjadi jika barang yang telah dijual/


dikirimkan dikembalikan lagi oleh pihak
pembeli dengan alasan tertentu. (rusak
atau tidak sesuai dengan pesanan).
Bagi pihak penjual pengembalian barang
tersebut akan mengurangi piutang
(tagihannya).

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

27

FORMULIR/BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI

(POTONGAN PENJUALAN)

Potongan penjualan diberikan untuk


merangsang pembeli agar segera membayar
utangnya, sebelum tanggal jatuh tempo yang
ditetapkan.
Potongan penjualan akan mengurangi jumlah
piutang yang diterima di saat jatuh tempo.
Bukti transaksi yang digunakan berupa
kuitansi atau bukti kas masuk.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

28

FORMULIR/BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI

(BIAYA ANGKUT PENJUALAN)

Dalam perjanjian saat barang


dijual, mungkin saja penjual akan
menanggung biaya angkut atau
biaya pengiriman barang sampai
di gudang pembeli.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

29

FORMULIR/BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI

(PERSEDIAAN BARANG DAGANGAN)

Persediaan barang dagang adalah jumlah


persediaan barang dagang yang ada pada akhir
periode tertentu.
Misalnya Persediaan barang dagang 31 Desember
2006, yaitu nilai persediaan setelah dilakukan
perhitungan secara sik (stock opname) yang ada
di dalam gudang atau toko.
Persediaan tersebut dicatat dalam akun
persediaan barang dagang. Bukti yang digunakan
adalah bukti memorial.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

30

PENJUALAN TUNAI
Pada perusahaan-perusahaan yang tidak melakukan
secara eceran, penjualan barang dilakukan baik dengan
pembayaran tunai maupun secara kredit.
Pesanan barang dari pihak pembeli disampaikan melalui
surat order atau pembeli datang sendiri.
Penyerahan barang bisa dilakukan di tempat pembeli
atau di tempat penjual, bergantung kepada syarat
penyerahan barang yang disepakati.
perusahaan-perusahaan yang menjual barang secara
eceran seperti pada toko-toko atau pasar swalayan,
penjualan barang seluruhnya dilakukan tunai, pembeli
datang sendiri ke tempat penjual, barang diserahkan
di tempat penjual.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

31

AKTIVITAS/TRANSAKSI POKOK
PENJUALAN TUNAI
Pembelian,
Retur pembelian dan potongan harga,
Potongan Rabat,
Penjualan,
Retur penjualan dan potongan harga,
Potongan penjualan,
Ongkos angkut.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

32

BUKTI TRANSAKSI
PENJUALAN TUNAI
Transaksi yang terjadi biasanya
dibuktikan dengan adanya dokumen.
Suatu transaksi baru dikatakan sah atau
benar bila didukung oleh bukti-bukti
yang sah.
Ada 2 macam bentuk transaksi dalam
keuangan yaitu: intern dan ekstern.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

33

MACAM BENTUK
TRANSAKSI DALAM KEUANGAN
Transaksi Intern:
Transaksi intern sering disebut kejadian, yaitu suatu
transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan,
seperti pemakaian perlengkapan, penyusutan dan
sebagainya.
Transaksi Ekstern:
Transaksi ekstern adalah transaksi keuangan yang
terjadi di perusahaan dengan pihak luar perusahaan,
seperti pembelian barang, penerimaan piutang,
pembayaran utang dan sebagainya.
Bukti transaksi ada berbagai macam. Misalnya kuitansi,
faktur, nota kontan, nota debet, nota kredit, dan cek.
Tergantung kepada jenis transaksinya.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

34

BENTUK BUKTI TRANSAKSI


Berupa formulir tercetak walaupun dalam
sistem pengolahan data lainnya bisa
berbentuk kartu-kartu pada rekaman dsb
(blangko kuitansi, nota penjualan, pita kas
register, dll).
Dalam melakukan jual beli, sebuah usaha
perdagangan/pertokoan akan membuat
atau memperoleh bukti transaksi.
Bukti transaksi berupa: Nota, Faktur,
Kuitansi, dan Cek.
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

35

NOTA PENJUALAN
Dibuat oleh petugas penjualan
Fungsi:
* Untuk mengetahui banyaknya barang yang dibeli dan
jumlah barang yang dibeli.
* Untuk mengambil barang yang telah dibeli, jika sudah
dicap oleh kasir bahwa barang tersebut sudah dibayar

Dibuat rangkap 2 atau 3:


* 1 untuk pembeli (asli)
* 1 untuk kasir sbg dokumen pembukuan (salinan 1)
* 1 sebagai arsip untuk pengecekan persediaan (salinan 2)

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

36

CONTOH: NOTA PENJUALAN TUNAI

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

37

MACAM-MACAM
NOTA PENJUALAN
Nota Debet
Nota Kredit

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

38

NOTA DEBET
Merupakan bukti perusahaan yang telah mendebet
perkiraan langganannya yang disebabkan oleh
berbagai hal.
Nota debet dikirimkan oleh perusahaan kepada
langganannya karena barang yang dibeli
dikembalikan, bisa disebabkan rusak atau tidak
sesuai dengan pesanan dan penjual setuju barangnya
diterima kembali atau harganya dikurangi.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

39

CONTOH: NOTA DEBET

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

40

NOTA KREDIT
Merupakan bukti bahwa perusahaan telah
mengkredit perkiraan langganannya yang
disebabkan oleh berbagai hal.
Nota kredit dikirimkan oleh perusahaan
kepada langganannya sehubungan barang
yang dijual tidak cocok atau rusak, untuk
itu penjual setuju menerima barangnya

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

41

CONTOH: NOTA KREDIT


Merupakan bukti bahwa perusahaan telah
mengkredit perkiraan langganannya yang
disebabkan oleh berbagai hal.
Nota kredit dikirimkan oleh perusahaan
kepada langganannya sehubungan barang
yang dijual tidak cocok atau rusak, untuk
itu penjual setuju menerima barangnya

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

42

FAKTUR
(INVOICE PENJUALAN)
Merupakan perincian pengiriman barang yang mencatat
daftar barang, harga dan hal-hal lain yang biasanya
terkait dengan pembayaran.
Setiap perusahaan mempunyai bentuk faktur yang
berbeda, sesuai kebutuhan masing-masing.
Secara umum sebuah faktur merupakan suatu bukti
surat dagang yang memuat rincian dari barang-barang
yang dikirim kepada pihak tertentu.
Faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan
(pembeli, penjual, arsip)

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

43

FAKTUR PENJUALAN & FAKTUR PEMBELIAN

Bentuk atau format sama.


Faktur pembelian adalah daftar perincian
barang yang telah dibeli beserta harganya
yang dibuat oleh perusahaan kepada
pembeli atau konsumen.
Faktur penjualan adalah daftar perincian
barang yang telah dijual beserta harganya
yang dibuat oleh perusahaan.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

44

ISI FAKTUR

Nama barang
Satuan barang
Jumlah barang
Harga satuan
Jumlah harga
Pemberian potongan harga
Biaya-biaya
Pajak yang harus dibayar
Total tagihan atau total harga

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

45

CONTOH FAKTUR

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

46

KUITANSI
Merupakan bukti penerimaan sejumlah uang yang ditandatangani
oleh penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar
sejumlah uang tersebut.
Bukti pengeluaran uang dapat diperoleh dari bukti ekstern yaitu
kuitansi yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang.
Lembaran kuitansi terdiri dari 2 bagian, bagian sebelah kanan
diberikan kepada pihak yang membayar dan bagian kiri yang
tertinggal disebut soice (dibaca sus) sebagai arsip penerima uang.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

47

CONTOH KUITANSI

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

48

CEK
Surat perintah tanpa syarat dari
nasabah kepada Bank yang
memelihara rekening giro nasabah
tersebut, untuk membayar sejumlah
uang kepada pihak yang disebutkan di
dalam cek atau kepada pembawa cek.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

49

CONTOH CEK

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

50

BUKTI PEMBELIAN KREDIT


Pembelian kredit atas barang-barang dilakukan dengan
perjanjian mengenai syarat pembayaran dan syarat-syarat
penyerahan.
Setelah terjadi kesepakatan barang dikirimkan oleh
penjualan kepada pembeli disertai dokumen-dokumen;
seperti faktur dan surat pengiriman barang (DO).
Dokumen dibuat beberapa copy, dokumen asli dikirmkan
kepada pembeli sebagai bukti transaksi pembelian kredit.
Bagi pembeli, faktur yang diterima dari penjual merupakan
bukti transaksi dari penjual merupakan bukti transaksi
pembelian kredit.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

51

CONTOH: FAKTUR PEMBELIAN KREDIT

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

52

BUKTI PEMBELIAN TUNAI


Bukti transaksi pembelian tunai dapat
berupa kuitansi, atau nota pembelian yang
asli yang diterima pembeli dari penjual.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

53

BUKTI PENJUALAN
PENJUALAN KREDIT

Berupa tembusan/copy faktur yang dibuatkan oleh penjual yang


aslinya dikirimkan kepada pembeli.

PENJUALAN TUNAI

Berupa copy nota penjualan, strook yang tertinggal atau copy


kuitansi dan dapat juga dibuat bukti interm yaitu bukti kas masuk.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

54

BUKTI TRANSAKSI INTERN


BUKTI KAS MASUK

Tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang


secara cash atau secara tunai.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

55

BUKTI TRANSAKSI INTERN


BUKTI KAS KELUAR

tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai,


seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji,
pembayaran utang atau pengeluaran-pengeluaran yang lainnya.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

56

BUKTI TRANSAKSI INTERN


MEMO

bukti pencatatan antar bagian atau manager dengan


bagian-bagian yang ada di lingkungan perusahaan.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

57

ANALISIS
BENTUK TRANSAKSI
Sebelum diproses lebih lanjut, bukti-bukti
transaksi harus dianalisis kebenaran dan
keabsahannya.
Analisis kebenaran bukti transaksi, dimaksudkan
untuk memeriksa kembali kebenaran
perhitungan (perkalian, penjumlahan) dari data
yang berupa angka-angka yang ada dalam bukti
transaksi tersebut.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

58

ANALISIS
BENTUK TRANSAKSI
Setiap bukti transaksi/dokumen sekurang-kurangnya
harus memuat data mengenai:
Jumlah uang atau nilai yang tercakup dalam transaksi.
Tanggal terjadinya transaksi Pihak-pihak yang terlibat.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

59

BUKTI TRANSAKSI LAIN


(SURAT PESANAN,BUKTI PENGIRIMAN,PENERIMAAN BARANG)

PURCHASE ORDER

Dokumen yang digunakan untuk melakukan pemesanan


barang
Bentuk/format sesuai dengan ketentuan perusahaan
Pada prinsipnya mencantumkan:
- Nama barang yang dipesan
- Jumlah barang
- Spesifikasi barang
- Harga barang

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

60

CONTOH: PURCHASE ORDER

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

61

PURCHASE ORDER
Setelah terjadi transaksi jual beli, langkah
selanjutnya penjual mengirimkan barang
kepada pembeli. Pada saat petugas
mengantarkan barang kepada pembeli, petugas
akan dibekali dengan dokumen antara lain:
a. Pesanan penjualan (Sales order)
b. Faktur pembelian/Penjualan
c. Surat jalan
d. Bukti penerimaan barang
Senin,9 Maret 2015.....NLPH

62

BUKTI TRANSAKSI LAIN


(SURAT PESANAN,BUKTI PENGIRIMAN,PENERIMAAN BARANG)

Pesanan Penjualan (Sales Order) atau


pengantar barang

Merupakan salinan dari purchase order yang


dibuat oleh penjual atau perusahaan.
Surat ini sering disebut dengan surat pengantar
barang.
Surat ini disampaikan oleh petugas yang
mewakili penjual saat mengantar barang kepada
pembeli.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

63

CONTOH: SALES ORDER

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

64

FAKTUR PEMBELIAN
Setiap penjualan secara kredit memerlukan bukti yang
disebut faktur. Bagi si penjual faktur tersebut
merupakan faktur penjualan sebaliknya faktur yang
dikirimkan kepada si pembeli merupakan faktur
pembelian.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

65

SURAT JALAN
Adalah surat yang dibuat oleh penjual (perusahaan)
sebagai bukti yang harus dibawa oleh petugas yang
mengirim barang.
Kegunaan surat jalan ini adalah apabila ada pemeriksaan
oleh pihak pembeli untuk memasuki toko saat
menyerahkan barang, petugas dapat menunjukkan surat
jalan tersebut.
Surat jalan tersebut merupakan bukti sah bahwa
petugas pengirim memang benar mewakili penjual untuk
maengantarkan barang yang telah dipesan oleh pembeli.

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

66

CONTOH: SURAT JALAN

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

67

BUKTI PENERIMAAN BARANG


Bukti penerimaan barang adalah dokumen yang harus
ditandatangani oleh pihak yang menerima barang setelah barang
sampai ke alamat pembeli.
Dokumen ini sebagai bukti bahwa barang telah sampai ke alamat
pembeli dan telah diterima tersebut dalam keadaan baik.
Dokumen ini selanjutnya akan dibawa oleh pengirim barang dan
diserahkan kepada perusahaan atau toko dan disimpan sebagai
bukti.
Pada saat menerima barang perusahaan akan mencocokkan dengan
PO yang telah dibuat kemudian melakukan pemeriksaan barang yg
telah datang (terdapat kemungkinan barang dikirim lebih dari satu
kali).
Dokumen yang digunakan perusahaan untuk mencatat barang yang
telah diterima yaitu Receiving Report (RR).

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

68

PENYIMPANAN BUKTI TRANSAKSI


Jika bukti-bukti transaksi tersebut masih dalam waktu
kurang 2 tahun maka masih harus disimpan dulu dalam
suatu rak/box le/ordner, yang biasanya masih dalam
suatu ruangan dengan petugas pembukuan, dengan
maksud untuk memudahkan pencarian jika dibutuhkan.
Berdasarkan pasal 6 UU Hukum Dagang bukti-bukti
transaksi harus tetap
ada dalam perusahaan selama 10 tahun.
Setelah itu biasanya disimpan di gudang/digudangkan
sampai maksimal 30 tahun baru dimusnahkan.
Penyimpanan sampai jangka waktu 30 tahun,dari segi
hukum (misal terjadi penyimpangan) maka bukti-bukti
transaksi tersebut dapat merupakan bukti bila terjadi
suatu perkara (pidana/perdata)

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

69

KESIMPULAN
Suatu transaksi biasanya dibuktikan dengan adanya dokumen. Dan
dikatakan sah atau benar bila didukung oleh bukti-bukti yang sah,
bukti transaksi dapat berasal dari perusahaan sendiri ini disebut
bukti intern atau diperoleh dari pihak luar disebut eksternal.
Bukti transaksi berguna untuk:
(a) Merekam peristiwa ekonomi/transaksi secara formal;
(b) Memastikan keabsahan transaksi yang dicatat;
(c) Digunakan sebagai rujukan, apabila dikemudian hari terjadi
masalah;
(d) Jenis bukti transaksi berbeda-beda sesuai transaksi yang
terjadi dalam perusahaan. pada umumnya bukti-bukti transaksi
terdiri atas formulir-formulir tercetak, contoh blangko
kuitansi, nota penjualan, pita kas register, struk yang
tertinggal dalam buku cek (per tanggal cek) dan lain-lain

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

70

Senin,9 Maret 2015.....NLPH

71