Anda di halaman 1dari 40

BAB I

PENDAHULUAN

2.1 Latar Belakang


Dengan semakin berkembangnya suatu perusahaan menuntut pula perkembangan di
bidang pemeriksaan. Pemeriksaan yang dilakukan tidak hanya pemeriksaan keuangan saja
tetapi juga pemeriksaan yang menekankan penilaian sistematis dan objektif serta berorientasi
pada tujuan untuk memperoleh keyakinan tentang keefektifan dan memberikan pendapat atas
kewajaran laporan keuangan yang diperiksa. Pimpinan perusahaan memerlukan audit
operasional yang menyajikan informasi mengenai aktivitas operasional perusahaan dan tidak
terbatas pada informasi keuangan dan akuntansi saja.
Pemeriksaan operasional merupakan evaluasi atas berbagai kegiatan operasional
perusahaan sedangkan sasarannya adalah untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan operasional
telah dilaksanakan secara ekonomis, efektif dan efisien. Dan bagian dari fungsi pengendalian
merupakan alat bagi manajemen untuk mengukur dan mengevaluasi kegiatan yang telah
dilaksanakan. Agar pengendalian intern berjalan dengan baik diperlukan auditor internal untuk
mengontrol segala yang ada diperusahaan agar semua siklus yang ada diperusahaan dapat
berjalan dengan baik dan lancar.

Salah satu bagian dalam perusahaan yang perlu dilakukan audit operasional adalah
masalah pembelian karena pembelian merupakan bagian utama dalam suatu perusahaan dan
merupakan perkiraan yang nilainya cukup besar serta membutuhkan modal kerja yang besar
pula. Dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan tersebut diperlukan adanya suatu
bagian yang mengatur aktifitas pembelian yaitu divisi purchasing. Aktifitas pembelian
merupakan aktifitas awal dari aktifitas perusahaan keseluruhan. Aktifitas ini juga merupakan
aktifitas yang dinamis serta banyak menimbulkan masalah masalah yang kompleks yaitu
barang yang dibeli tidak sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan, tidak tersedianya barang
yang dibutuhkan setiap waktu seperti yanga ditentukan dalam order pembelian. Hal inilah
yang akan dijadikan sebagai salah satu analisa dasar dalam mencari pemecahan masalah agar
nantinya dapat membantu divisi purchasing dalam menerapkan kinerjanya secara optimal.
Berdasarkan hasil analisa tersebut langkahlangkah perbaikan yang mungkin dilakukan dapat
direncanakan untuk meningkatkan kinerja divisi purchasing.
Pihak manajemen ingin mencari dan menganalisis penyebab terlambatnya proses
pengadaan barang dalam perusahaan. Berdasarkan alasan-alasan tersebut, perlu diadakan
1

audit secara periodik agar kesalahan dan kecurangan dapat dihindari atau dikendalikan, untuk
menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, serta
mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan perusahaan terhadap bagian pembelian.
2.2 Permasalahan
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka perumusan masalah
yang akan diteliti adalah sebagai berikut :
1. Apa pengertian audit fungsi pembelian?
2. Bagaimana lingkup audit fungsi pembelian?
3. Apa sasaran audit fungsi pembelian?
4. Bagaimana pentingnya audit fungsi pembelian?
5. Apa saja tahap-tahap audit fungsi pembelian?
6. Apakah prosedur pembelian bahan baku yang dilakukan oleh PT. XYZ telah berjalan
secara efektif dan efisien?
7. Apakah pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang dilakukan oleh
pihak manajemen sudah berjalan efektif dan efisien pada perusahaan PT. XYZ?
2.3 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah tersebut di atas, maka tujuan yang hendak dicapai
dalam makalah ini adalah :
1. Untuk mengetahui audit fungsi pembelian.
2. Untuk mengetahui lingkup audit fungsi pembelian.
3. Untuk mengetahui sasaran audit fungsi pembelian.
4. Untuk mengetahui pentingnya audit fungsi pembelian.
5. Untuk mengetahui tahap-tahap audit fungsi pembelian.
6. Untuk mengetahui pelaksanaan pemeriksaan operasional pembelian bahan baku yang

dilakukan PT ABC.
7. Untuk mengetahui tingkat keefektifan dan keefesiensian audit operasional atas sistem

pembelian bahan baku yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen PT. XYZ.

BAB II
ISI
2

2.1 Pengertian Audit Operasional


Audit operasional adalah suatu proses sistematis yang mengevaluasi efektivitas,
efesiensi, dan kehematan operasi organisasi yang berada dalam pengendalian manajemen
serta melaporkan kepada orang-orang yang tepat hasil evaluasi tersebut beserta rekomendasi
perbaikan (Boynton, et. al, 2001). Audit operasional adalah audit yang sistematis terhadap
program, kegiatan/ aktivitas organisasi dan seluruh atau sebagian dari aktivitas dengan tujuan
menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana telah digunakan secara ekonomis dan
efisien, serta apakah tujuan program, dan kegiatan/ aktivitas yang telah direncanakan dapat
dicapai dengan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dalam melaksakan audit operasional seorang auditor harus mengetahui tahapan dan
proses audit operasional itu sendiri. Secara garis besar alur audit operasional dapat
digambarkan sebgai berikut:
Pelaksanaan
Audit
Persiapan
Audit

Survai
Pendahuluan

Pemantau
an Tindak
Lanjut

Telaah dan Uji


SPI
Audit
Lanjutan
Tahapan audit operasional secara garis
besar
di bagi menjadi tiga tahap utama:

1. Persiapan Audit
Pelaporan
Dalam tahap persiapan audit seorang auditor harus mentukan dan merencankan
program audit secara keseluruhan yang akan dilakukan. Dalam tahap ini auditor
seharusnya melakukan aktivitas: meyakinkan mandat audit, memantapkan tujuan dan
sasaran audit, menentukan ruang lingkup audit, memahami auditee secara umum,
menentukan anggaran, menentukan rencana dimulainya audit dan rencana penerbitan
laporan, menyusun tim audit (personil), dan menerbitkan surat tugas untuk melaksanakan
audit.
2. Pelaksanaan Audit
Setelah persiapan awal audit selesai dilakukan langkah selajutnya adalah
melaksanakan audit yang telah dirancang. Dalam melaksananakan audit digunakan
prosedur audit yang komprehensif untuk memperoleh hasil audit yang baik.
3. Pemantauan Tindak Lanjut.
3

Pematauan tidak lanjut merupakan aktivitas yang bertujuan untuk menjaga dan
memantau apakah temuan audit yang mengenai kelemahan dan rekomendasi telah
dilaksanakan oleh unit kerja yang telah diaudit. Pemantauan dapat dilakukan secara
berkala untuk memastikan bahwa seluruh rekomendasi perbaikan telah dilaksanakan
dengan tepat. Kepastian atas hasil pemantauan dapat pula dilakukan bersamaan dengan
periode audit berikutnya.
2.2 Tujuan dan Lingkup Audit Operasional
Tujuan audit operasional adalah untuk mengidentifikasi program/kegiatan yang
memerlukan perbaikan atau penyempurnaan dalam rangka memberikan rekomendasi, agar
pengelolaan program/kegiatan organisasi dilaksanakan secara ekonomis, efisien dan efektif.
Tujuan Audit Operasional diarahkan pada tiga aspek, yaitu :
a. Mengevaluasi kinerja.
b. Mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan.
c. Membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut.
Ruang lingkup audit operasional meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. Ruang
lingkup tersebut dapat mencakup seluruh kegiatan/program atau hanya mencakup
bagian/elemen/dimensi tertentu dari suatu kegiatan atau program. Secara garis besar lingkup
audit opersaional meliputi 3 aspek besar yang meliputi audit atas pertanggungjawaban dan
ketaatan, audit atas kehematan dan daya guna, dan audit atas hasil guna. Sacara lebih
mendetail lingkup audit operasional dijabarkan sebahgai berikut:
1. Audit atas pertanggungjawaban keuangan dan ketaatan pada peraturan perundangundangan yang berlaku mencakup penilaian apakah Unit Kerja:
a. Melaksanakan program/kegiatan yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan

yang

berlaku.
b. Mengelola penerimaan dan pengeluaran dana sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c. Melaksanakan pengadaan barang/jasa sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
d. Menyelenggarakan catatan akuntansi/pembukuan yang memadai sesuai dengan
ketentuan yang berlaku, termasuk sistem akuntansi dan pelaporan keuangannya.
e. Mengendalikan dan mempertanggungjawabkan seluruh sumber daya (dana, SDM
dan sarana/prasarana) dan kewajiban sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Audit atas kehematan (keekonomisan) dan dayaguna (efisiensi) mencakup penilaian
apakah Unit Kerja:
a. Mengikuti praktik-praktik pengadaan barang/jasa yang sehat; mendapatkan jenis,
kualitas, dan jumlah sumber daya yang diperlukan dengan biaya terendah yang wajar;
b. Melindungi dan memelihara sumber daya secara layak;
c. Menghindari adanya duplikasi kerja oleh beberapa petugas dan menghindari adanya
pekerjaan yang tidak jelas atau bahkan tidak mempunyai tujuan;
4

d. Menghindari terjadinya hal-hal yang mubazir dan kelebihan tenaga kerja/staf;


e. Menggunakan metode/prosedur kerja yang berdayaguna (efisien);
f. Menggunakan sejumlah sumber daya yang minimum dalam memproduksi atau
menghasilkan barang/jasa sesuai dengan jumlah dan mutu yang diinginkan serta
jadwal waktu yang telah ditetapkan;
g. Menaati persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan perundang-undangan yang
mungkin

besar

pengaruhnya

dalam

rangka

memperoleh,

melindungi

dan

menggunakan sumber daya yang bersangkutan;


h. Mempunyai sistem yang cukup baik dalam mengukur dan melaporkan kehematan dan
dayaguna pelaksanaan program dan kegiatan.
3. Audit operasional juga meliputi audit hasil guna (efektivitas) yang mencakup penilaian
apakah:
a. Tujuan dan sasaran program/kegiatan (yang diusulkan, baru atau yang sedang
berjalan) sudah sesuai, cocok, atau relevan dengan ketentuan yang berlaku;
b. Sejauh mana hasil suatu program dan kegiatan mencapai suatu tingkat yang
diinginkan;
c. Pelaksanaan program/kegiatan telah diarahkan kepada penerima sesuai dengan apa
yang telah ditetapkan pada saat perumusan program/ kegiatan;
d. Faktor-faktor yang menghambat pencapaian kinerja telah diidentifikasikan secara
memuaskan;
e. Manajemen telah mempertimbangkan alternatif pelaksanaan program yang mungkin
dapat mencapai hasil yang diinginkan dengan lebih efektif atau pada biaya yang lebih
rendah;
f. Program/kegiatan yang diperiksa merupakan komplemen, duplikasi, tumpang tindih,
atau bertentangan dengan program lain yang berkaitan;
g. Cara-cara untuk membuat program/kegiatan agar lebih berhasil telah diidentifikasi
secara memuaskan;
h. Program/kegiatan yang diaudit telah mematuhi peraturan perundangan yang berlaku;
i. Sistem manajemen dapat diandalkan dalam mengukur dan melaporkan efektivitas.
2.3 Sistem Pembelian
Pembelian merupakan kegiatan yang menyeluruh dan terfokus pada pengadaan
materil suplai dan jasa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Bagian pembelian
berfungsi dalam menentukan kebutuhan memilih pemasok, kedatangan sesuai waktu, harga,
bentuk dan kondisi yang layak, menerbitkan kontrak atau order dan memastikan pengiriman.
Aktifitas pembelian merupakan aktifitas yang dinamis serta banyak menimbulkan
masalah-masalah yang kompleks seperti barang yang dibeli tidak sesuai dengan standard
yang diinginkan atau telah ditentukan, tidak tersedianya barang yang tepat waktu yang dapat
menghambat proses produksi. Aktifitas pembelian yang tidak baik akan menyebabkan
5

perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan, pembelian barang dengan biaya yang
rendah tanpa memperdulikan mutunya, menumpuknya persedianan serta tidak adanya proses
pengawasan dan pemeliharaan yang baik terhadap barang yang dibeli. Divisi pembelian
(purchasing) harus menjamin bahwa bahan yang diterima tepat waktu dari pemasok, dalam
kuantitas semestinya, dengan kualitas yang konsisten.
Pembelian bahan baku juga dibedakan kedalam pembelian lokal dan pembelian
import :
1) Pembelian Lokal, yaitu pembelian dari pemasok dalam negeri.
2) Pembelian Import, yaitu pembelian dari pemasok luar negeri.
Tujuan dari pembelian bahan baku adalah memberikan aliran material, persediaan dan
pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan dalam menjalankan perusahaan. Untuk
itu terdapat beberapa faktor yang diperlukan dalam melakukan pembelian, yaitu tenggang
waktu, persentase pengiriman tepat waktu , daya tahan produk, spesifikasi teknik, persaingan
harga, serta pengalaman masa lampau bersama pemasok lainnya.
2.4 Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan persediaan barang
yang diperlukan oleh perusahaan. Adapun fungsi yang terkait dalam sistem pembelian :
1. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan
posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang diterima
oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam mengadakan barang, dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,
mutu dan kualitas. Barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau
tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini bertanggung jawab
untuk menerima barang dari pembelian yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan
utang dan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang
bertanggung jawab untuk mencatat transakasi pembelian kedalam register bukti kas
keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang
berfungsi sebagai catatan utang atas penyelenggaraan kartu utang sebagai buku
pembantu utang.
2.5 Prosedur Pembelian
6

Menurut Mulyadi (2001:301); Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi


pembelian adalah sebagai berikut :
1. Prosedur permintaan pembelian;
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok;
3. Prosedur order pembelian;
4. Prosedur penerimaan barang;
5. Prosedur akuntansi;
6. Prosedur distribusi pembelian.
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Prosedur pembelian diawali dari pembuatan dokumen permintaan pembelian oleh petugas
pencatat kartu persediaan. Permintaan pembelian, pada intinya memberikan informasi
bahwa jumlah persediaan di gudang sudah menipis sehingga perlu diisi kembali dengan
mengadakan pembelian barang. Jumlah pembelian yang harus dilakukan juga
dicantumkan dalam dokumen permintaan pembelian. Satu lembar dokumen tersebut
dikirimkan ke bagian pembelian dan bagian kedua diarsipkan oleh petugas pencatatan
kartu persediaan. Kartu pesediaan merupakan buku pembantu akun persediaan. Artinya,
rincian masing-masing jenis barang persedian dicatat di dalam kartu-kartu khusus
persediaan.
2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga
kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai
syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk
sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Setelah pemasok mengirimi
surat penawaran harga kepada perusahaan, bagian pembelian akan membandingkan
penawaran harga dari berbagai pemasok kemudian memilih salah satunya.
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok
yang dipilih. Pemesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen yang digunakan
oleh pembeli untuk memesan barang kepada penjual. Dokumen pemesanan pembelian ini
dibuat beberapa rangkap. Lembar pertama dan kedua dikirimkan kepada pemasok. Satu
lembar diarsipkan di bagian pembelian, dan lembar lainnya dikirim ke bagian gudang,
bagian penerimaan dan bagian akuntansi.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Pada saat barang tiba diperusahaan, bagian penerimaan barang akan menerima dan
mengecek barang bersangkutan berdasarkan arsip dokumen pesanan pembelian yang
dibuat oleh bagian pembelian. Bagian pembelian harus memastikan bahwa barang yang
diterima itu benar-benar barang yang dipesan perusahaan. Kualitas dan kuantitas barang
tersebut harus benar-benar tepat dengan yang diinginkan perusahaan. Agar petugas
7

penerima barang melakukan perhitungan dengan serius dan cermat, dokumen pesanan
pembelian yang dipergunakan oleh bagian penerimaan tidak memuat data kuantitas barang
yang dipesan. Oleh karena itu, lembar dokumen pesanan pembelian yang dikirim ke
bagian penerimaan biasanya disebut lembar buta (blind copy).
Ketika barang telah diperiksa dengan teliti, petugas bagian penerimaan mempersiapkan
laporan penerimaan barang (receiving report). Semua kerusakan, cacat barang atau
kualitas yang tidak memenuhi syarat dari hasil pemeriksaan petugas penerimaan harus
dicatat di dalam laporan penerimaan barang. Bagian penerimaan mengarsipkan satu
lembar laporan penerimaan barang menurut nomor dokumen. Lembar lainnya dikirim ke
bagian gudang bersamaan dengan barang dan bagian pencatat kartu persediaan.
Penyerahan barang dari bagian penerimaan ke bagian gudang merupakan pengalihan
tanggung jawab atas barang yang perlu mendapatkan perhatian yang seksama. Penyerahan
tersebut harus di dukung bukti dalam bentuk tanda tangan petugas gudang pada lembar
laporan penerimaan barang. Petugas gudang harus meneliti dan yakin bahwa barang yang
diterimanya benar sesuai dengan tercantum dalam laporan penerimaan barang. Apabila
telah sesuai maka petugas dapat menandatangani laporan penerimaan barang. Dengan
demikian, apabila terdapat kekurangan dan kerusakan atas barang-barang tersebut, berarti
akan menjadi tanggung jawab bagian gudang. Lembar yang telah tertanda tangan tersebut
kemudian diteruskan ke bagian akuntansi.
5. Prosedur Akuntansi
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan pembelian baik itu surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur
dari pemasok dan menyelenggarakan pencataatn hutang atau mengarsipkan dokumen
sumber sebagai catatan hutang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen. Jadi berdasarkan penjelasan di atas dapat
disimpulkan bahwa prosedur pembelian melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan
agar transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Adapun bagian-bagian
yang terkait dalam sistem pembelian, yaitu:
1) Bagian yang membutuhkan barang;
2) Bagian Pembelian;
3) Bagian Penerimaan;
4) Bagian Akuntansi.
Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian adalah :
1) Surat Permintaan Pembelian (Purchasing Request);
2) Surat Order Pembelian (Purchasing Order);
8

3) Surat Permintaan Penawaran Harga;


4) Surat Penerimaan Barang;
5) Surat Perubahan Order;
6) Bukti Kas Keluar.
2.6 Pengendalian Internal atas Pembelian
Dalam sistem pembelian terdiri dari dua hal penting, yaitu pengendalian internal dan
fungsi yang terkait dengan pembelian. Adapun prosedur pengendalian internal menurut Arens
dan Loebbecke (2000;295) terdiri dari pemisahan tugas yang cukup, otorisasi transaksi dan
aktifitas yang tepat, dokumen dan catatan khusus, pengendalian fisik terhadap aset-aset dan
catatasn-catatan, serta tanda-tanda independen dalam pelaksanaan.
1. Pemisahan Tugas yang Cukup
Bertujuan untuk mencegah kecurangan dan kesalahan yang mampu, arti khusus bagi
auditor, meliputi : pemisahan antara pemeliharaan aset dengan akuntansi untuk melindungi
perusahaan terhadap tindakan pencurian. Pemisahan antara otorisasi transaksi dengan
pemeliharaan yang berhubungan dengan aset untuk mencegah kemungkinan tindakan
pencurian dalam organisasi, pemisahan antara tanggung jawab operasi dengan tanggung
jawab catatan penyimpanan untuk memastikan informasi yang tidak memihak, serta
pemisahan antara tugas teknologi informasi dengan tugas pengguna utama diluar teknologi
informasi untuk mengganti kemungkinan tugas ini sangat beruntung pada ukuran
organisasi.
2. Otorisasi Transaksi dan Aktifitas yang Tepat
Meliputi otorisasi umum dan otorisasi khusus. Otorisasi umum berarti bahwa manajemen
menetapkan kebijakan organisasi untuk dipatuhi, sedangkan otorisasi khusus digunakan
untuk transaksi individual.
3. Dokumen dan Catatan Khusus
Dokumen dan catatan khusus merupakan objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan
diikhtisarkan, yang meliputi: faktur penjualan (sales invoice), pesanan dan pembelian
(purchase order), catatan tambahan (subsidiary records), jurnal-jurnal penjualan (sales
journals), dan kartu-kartu karyawan (employee time cards). Dokumen ini harus
memberikan jaminan yang cukup bahwa seluruh aset telah di control dengan tepat dan
seluruh transaksi telah dicatat dengan benar, dan sebaiknya diberi nomor berurutan untuk
memudahkan pengendalian terhadap dokumen yang hilang dan sebagai suatu bantuan
dalam menemukan dokumen ketika diperlukan kemudian hari.
4. Pengendalian Fisik terhadap Aset-Aset dan Catatan-Catatan
Tipe terpenting dari tindakan pencegahan untuk usaha melindungi aset-aset dan catatancatatan adalah dengan menggunakan tindakan pencegahan secara fisik, karena jika asetaset tidak dilindungi, maka catatan-catatan tersebut akan dapat dicuri, rusak atau hilang.
5. Tanda Tanda Independen dalam Pelaksanaan
9

Karakteristik dari orang-orang yang melaksanakan prosedur verifikasi internal adalah


independen dari individu-individu yang pada umumnya bertanggung jawab untuk
mempersiapkan data, yang berarti adalah pemisahan tugas.
2.7 Pemeriksaan Operasional atas Sistem Pembelian
Menurut IBK. Bayangkara dalam bukunya Audit manajemen (2008:13) Efisiensi
berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai
optimalisasi pennggunaan sumber daya yang dimiliki.
Pengertian efektifitas menurut IBK. Bayangkara (2008:14) efektifitas dipahami
sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Efektifitas operasi merupakan kegiatan pokok yang penting di dalam suatu
perusahaan, karena dari kegiatan itu sasarannya adalah penghematan (waktu, tenaga dan
biaya) dan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam suatu organisasi yang menerapkan
pencapaian tingkat efisiensi yang tinggi, mungkin akan terhambat dalam hal pencapaian
efektifitas atau sebaliknya. Jadi efisiensi dapat menjadi pelengkap tetapi juga dapat
bertentangan dengan efektifitas. Oleh karena itu diperlukan suatu upaya untuk
mengendalikan tingkat efektifitas dalam pelaksanaannya. Untuk mengetahui hal tersebut
diperlukan adanya suatu pemeriksaan opersional atas suatu kegiatan guna mengetahui
tercapai atau tidaknya efektifitas yang telah ditetapkan perusahaan sebelumnya.
Peranan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian dalam hubungannya untuk
meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan meliputi seluruh aspek dan kegiatan yang
bersangkutan dengan pembelian. Tujuan dilakukannya pemeriksaan opersional atas kegiatan
pembelian adalah:
a. Menilai pelaksanaan kegiatan pembelian,
b. Mencari alternatif dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas pembelian,
c. Memberikan saran perbaikan atas berbagai kelemahan yang ditemukan.
Dalam melakukan penilaian kegiatan pembelian, auditor harus berpegang pada prinsip
bahwa prosedur yang ditetapkan dalam pemeriksaan telah mengandung pokok-pokok
pengendalian yang cukup, sehingga dapat mengurangi resiko ketidakefesiensian dan
ketidakefektifan hingga pada tingkat terendah, akan tetapi auditor harus menyadari bahwa
pengendalian yang berlebihan akan mengakibatkan kegiatan kurang efisien dan kurang
efektif.
Dengan adanya analisa dan pengujian atas aktifitas pembelian, maka auditor dapat
memberikan rekomendasi atau saran-saran bagi perusahaan untuk mempertahankan prestasi
atau menanggulangi kelemahan yang ada dalam upaya dalam mencapai efektifitas pembelian.
Dari rekomendasi atau saran-saran yang diberikan auditor, perusahaan dapat segera
mengambil tindakan untuk menanggulangi kelemahan dan meningkatkan prestasinya melalui
10

alternatif-alternatif yang direkomendasikan berdasarkan penilaian kegiatan dan analisa


pembelian.
2.8 Audit Pembelian
Fungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada
unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian
merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan,
perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk
mengumpulkan atau memproduksi produk-produk perusahaan. Ini adalah proses dalam
mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas
utama dan tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana
terdapat sistem pembelian yang efektif, pembelian material dapat menghemat biaya bagi
perusahaan.
Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan
efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka.
Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing
departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan
dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok. Sebuah audit
manajemen dilakukan karena terdapat tanda-tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan.
Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya peningkatan biaya
dalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor mengalami pengurangan yang sama
pada marjin laba. Tanda-tanda bahaya tersebut mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan
mengalami ketidakefisienan biaya dalam aktivitas pembeliannya sehari-hari. Proses audit
manajemen menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan
yang benar-benar memiliki fungsi pembelian (Departemen Pembelian). Asumsinya, bahwa
semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki departemen pembelian
(atau seseorang) yang terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran perusahaan.
Kegiatan pembelian melibatkan berbagai masalah yang bila tidak ditangani secara
terencana dapat menimbulkan berbagai persoalan yang serius. Hal hal yang perlu
diperhatikan secara khusus dalam mengelola kegiatan pembelian.
1. Organisasi
Kedudukan bagian pembelian dalam perusahaan akan tergantung kepada jenis usaha,
besarnya perusahaan, dan kebijaksanaan pimpinan perusahaan. Pada perusahaan dagang
dan perusahaan industry tertentu, dimana banyak dilakukan pembelian barang dagangan
11

atau bahan baku dan suku cadang, maka bagian pembelian pada umumnya memperoleh
kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi perusahaan.
2. Sentralisasi dan Desentralisasi Kegiatan Pembelian
Perusahaan perusahaan besar yang mempunyai beberapa unit operasi sering kali
mempunyai kebijaksanaan pembelian terpusat (sentralisasi). Hanya ada satu bagian
pembelian yang bertugas menangani semua pembelian untuk keperluan perusahaan.
Keuntungan yang diperoleh dari kebijaksanaan pembelian yang disentralisasikan, adalah :
a. Mengurangi duplikasi kegiatan yang timbul pada desentralisasi.
b. Riset dan tenga ahli dapat disediakan secara efisien.
c. Pesanan dari berbagai unit organisasi dapat digabungkan sehingga dapat memperoleh
harga yang lebih murah karena membeli dalam jumlah yang besar.
d. Lebih mudah mengikuti perkembangan pasar.
e. Diterapkan kebijaksanaan tunggal dalam bidang pembelian sehingga pengndaliannya
mudah.
Kerugian dari sistem Sentralisasi :
a. Petugas pembelian sulit untuk menjadi ahli (spesialis), mengenai semua barang yang
harus dibeli lebih lebih barang tersebut banyak jenisnya.
b. Bagian pembelian sering kurang memperhatikan kepentingan unit organisasi yang
dilayaninya.
3. Kewenangan Pembelian
Kewenangan bagian pembelian perlu ditetapkan secara wajar khususnya kewenangan yang
menyangkut jenis pembelian apa yang harus diakukan pada bagian ini. Tentunya
permasalahan tidak hanya ditangani oleh bagian pembelian saja, tapi menurut dengan
kebutuhannya masing masing.
4. Pembelian pembelian Darurat
Pembelian darurat hanya dilakukan untuk kepentingan yang mendesak saja. Tidak perlu
mengada ada, Menyadari bahwa pembelian darurat sering kali tidak dapat dihindarkan,
maka perlu dibuatkan ketentuan yang menetapkan siapa pejabat yang harus memberikan
persatujuan pembeliannya untuk mengurangi timbulnya kerugian pada perusahaan.
5. Pembelian untuk Fasilitas Pribadi dengan menggunakan fasilitas perusahaan
Mungkin jika ada pegawai satu atau dua orang pegawai yang melakukan tindak
kecurangan itu tidak akan merugikan perusahaan, namun jika dilakukan berulang kali itu
12

akan berakibat fatal untuk perusahaan. Maka dari itu perlu diadakan penjagaan ketat agar
tidak menggunakan uang perusahaan untuk kepentingan sendiri.
6. Kemampuan Analisis dalam Pembelian
Bagian pembelian harus menggunakan semua pengetahuannya agar dapat melaksanakan
fungsinya dengan sebaikbaiknya dan memberikan keuntungan maksimal bagi
kepentingan perusahaan.
7. Godaan Rekanan
Godaan ini bias berasal dari teman kerja atau teman disekitanya. Biasanya dalam bentuk
rakaan misalnya bingkisan lebaran, bonus dan amplop pada karyawannya. Hal ini perlu
juga diperhatikan dan mendapatkan pengamatan yang focus agar tidak terjadi
kebangkrutan, atau segala rekanan yang dikeluarkan harus mendapat persetujuan dan
pertimbangan oleh pihak perusahaan.
2.9 Lingkup Audit Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat
menunjang operasional perusahaan.Audit manajemen fungsi pembelian harus dilakukan
dengan optimal untuk memastikan agar kegiatan operasional perusahaan tidak sampai
terhenti yang akan berakibat negatif bagi perusahaan secara keseluruhan. (asaran strategik
fungsi pembelian merupakan ukuran atau patokan yang digunakan untuk mengukur tingkat
efisiensi fungsi pembelian pada perusahaan. Tujuh sasaran strategik fungsi pembelian yang
harus dipahami meliputi hal-hal berikut :
1. Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan
penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.
2. Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar
berada pada tingkat yang aman.
3. Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan
agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai.
4. Pengadaan bahan mentah, bahan bak u, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka
jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkin.
5. Melaksanaan sistem pengawasan yang dig unakan untuk memastikan bah)anilai
dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus#menerus melakukan pengurangan biaya
pembelian.
6. Komunikasi yang baik dengan pihak manajem en puncak dalam bentuk informasi
yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan.
13

7. Terwujudnya kerja sama dari unit k erja atau unit fungsional lain dalam
perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik.
Siklus normal fungsi pembelian meliputi berikut ini :
1. Menentuan

kebutuhan,

melalui

skedul

produksi

manufaktur,

penentuan

penggantian persediaan (Inventory Replenishment Requirement), Penentuan Pembelian


secara Khusus (Specialized Purchase Reuirements), dan Kebutuhan Operasional seharihari.
2 . Otorisasi pembelian, yang dimulai dengan penerbitan permintaan Barang
(Purchase Requisition) atau Perintah Kerja (Work Order) sampai penerbitan pesanan
pembelian (Purchase Order).
3 . Prosedur tindak lanjut pemesanan.
4. Penyelesaian proses pengiriman.
5 . P e n ye l e s a i a n K e u a n g a n .
2.10 Dokumen yang Diperlukan
1. Fungsi Pemrosesan Order Pembelian
Dokumen yang berhubungan :
a. Permintaan Pembelian (Pusrchase Requistion)
b. Order Pembelian (Purchase Order)
Pengendalian intern :
Adanya otorisasi yang memadai untuk perolehan untuk menjamin bahwa barang
dan jasa yang dibeli sesuai dengan kepentingan perusahaan dan mencegah
pembelian barang yang tidak diperlukan atau pembelian yang berlebihan.
Adanya pengajuan order untuk membeli barang dan jasa.
Order pembelian harus prenumbered dan harus mempunyai kolom dan ruang
yang cukup untuk meminimumkan kemungkinan penghilangan yang tidak
disengaja pada formulir tsb. saat barang diorder.
Tanggung jawab otorisasi perolehan dan penerimaan barang bukan dibagian
pembelian.
2. Fungsi Penerimaan Barang dan Jasa
Dokumen yang berhubungan :
a. Laporan Penerimaan Barang (Receiving Report)
14

Pengendalian intern :
Barang diawasi secara fisik sejak saat diterima sampai digunakan.
Dilakukan penelitian atas deskripsi, jumlah, saat kedatangan serta kondisi barang
saat barang diterima.
Pegawai dibagian penerimaan harus independen dari bagian gudang dan
akuntansi.
Catatan akuntansi hendaknya memindahkan tanggung jawab barang tersebut dari
bagian penerimaan ke gudang dan selanjutnya dari gudang ke pabrik.
3. Fungsi Pengakuan Kewajiban
Dokumen yang berhubungan :
a. Jurnal Perolehan (Acquisition Journal)
b. Nota Debet (Debet Note)
c. Laporan Ikhtisar Perolehan (Summary Acquisition Report)
d. Voucher
e. Faktur Pemasok (Vendor Invoice)
f. Berkas Induk Hutang Usaha (Account Payable Master File)
g. Neraca Saldo Hutang Usaha (Account Payable Trial Balance).

Pengendalian Intern :
Adanya dokumen dan catatan yang memadai, prosedur penanganan catatan yang
memadai.
Adanya pengecekan yang independen atas pelaksanaan.
Adanya persyaratan bahwa pegawai yang mencatat perolehan tidak mempunyai
akses pada kas, efek-efek dan aktiva lainnya.
4. Fungsi Pemrosesan dan Pencatatan Kas
Dokumen yang berhubungan :
a.

Cek

b.

Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursements Journal).

Pengendalian Intern :
Adanya penandatanganan setiap cek oleh orang dengan otorisasi yang memadai.
15

Pemisahan tanggung jawab antara penandatangan cek dengan pelaksana fungsi


hutang usaha.
Adanya pemerikasaan yang cermat atas dokumen pendukung oleh penandatangan
cek saat cek ditandatangani.
Cek seharusnya prenumbered dan dicetak diatas kertas khusus sehingga sulit
mengganti nama penerima dan jumlahnya.
Adanya pengawasan fisik atas cek yang belum diisi, dibatalkan dan yang sudah
ditandatangani.
Setiap dokumen pendukung dibubuhi nomor cek untuk mencegah penggunaan
ulang dokumen tersebut sebagai pendukung terhadap cek lain.
2.11 Prosedur Audit yang Diperlukan
1. Memahami Pengendalian Intern
Pemahaman atas Internal control dapat diperoleh melalui:
Mempelajari flowchart siklus pembelian dan pembayaran
Mereview hasil kuisioner pengendalian intern
Melaksanakan walk-through test.
2.

Menilai Risiko Pengendalian yang Direncanakan


Pengendalian intern kunci untuk fungsi bisnis:
Otorisasi Transaksi Pembelian
Untuk menjamin bahwa setiap barang atau jasa yang dibeli memang sesuai dengan
keperluan perusahaan.
Pemisahan fungsi penerimaan (custody) aset dari fungsi lainnya.
Untuk menjamin barang yang dikirim supplier adalah sesuai dengan yang dipesan.
Pembukuan tepat waktu dan review transaksi secara independen.
Untuk menjamin transaksi pembelian dicatat pada saat yang tepat dan dengan nilai
yang tepat.
Otorisasi pembayaran.
Untuk menjamin pembayaran dilakukan dengan jumlah dan kepada pihak yang
tepat serta tidak ada tagihan yang dibayar lebih dari sekali.

3. Menentukan Luasnya Pengujian Pengendalian


Auditor dapat menentukan luasnya (extent) dari test of control:
16

a. Auditor dapat menentukan luasnya (extent) dari test of control setelah


mengidentifikasi key internal controls dan kelemahan internal control serta menilai
risiko pengendalian.
b. Auditor melakukan tests of controls untuk memperoleh bukti bahwa pengendalian
telah dilakukan secara efektif.
2.12

Tahap-Tahap Audit Fungsi Pembelian

2.12.1 Tahapan Pembelian dan Pengendaliannya


Langkah-langkah kegiatan pembelian meliputi :
1. Penentuan Kebutuhan
Aspek-aspek

pengendalian

ini

pada

dasranya

diperlukan

untuk

menjawab pertanyaan apakah penentuan kebutuhan dibuat atas dasar yang layak
dan dikomuniksikan secara tepat kepada bagian pembelian. Penentuan itu dapat
didasarkan pada :
a. Jadwal Produksi
b. Sistem Persediaan minimum/maksimum
c. Sistem Just In Time
d. Proyek proek perusahaan
e. Rencana Kebutuhan Operasional lainnya
f. Tanggung Jawab Penentuan Kebutuhan
g. Prosedur penentuan Kebutuhan
2. Otorisasi Pembelian
Dalam Otorisasi Pembelian terlibat sejumlah pertimbangan yang bukan menjadi
tanggung jawab dari pihak yang menentukan kebutuan, melainkan tanggung
jawab dari bagian pembelian. Pertimbangan pertimbangan yang dimaksud antara
lain didasrakan faktor faktor sebagai berikut :
a. Apakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia di perusahaan?
b. Apakah barang barang yang dimaksud lebih baik dibuat sendri atau harus
dibeli?
c. Apakah pembelian bisa dilakukan?
d. Apakah anggaranya mengizinkan?
e. Apakah konsekuensi konskuensi keuangan?

17

Yang terpenting adalah ada persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang
berwenang dan bagian pembelian telah menginformasikan semua persoalan yang
terkait dalam peleksanaan pembelian kepada pejabat tersebut.
3. Pelaksanaan Pembelian
Mendapatkan rekanan dan membuat persetujuan akhir untuk pembeian yang akan
dilaksanakan, merupakan inti dari aktivitas pembelian. Dalam memilih ekanan
harus mempertimbangkan :
a.

Luasnya Usaha pencarian rekanan.

b.

Luasnya kontak langganan dengan rekanan.

c.

Kendala masing masing rekanan.

d.

Penawaran yang diajukan rekanan.

e.

Kesesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan atau pemerintah.

4. Tindak Lanjut
Prosedur tindak lanjut yang diperlukan bervariasi sesuai dengan jenis
pembeliannya

dan

panjangnya

periode

dari

jadwal

pengiriman

atau

penyerahannya.
5. Penyelesaian Pengiriman
Pengiriman pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian dengan
perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus diajukan.
6. Penyelesaian Keuangan
Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama dengan
begian keuangan. Yang perlu diperhatikan adalah kecepatan penyampaian
dokumen dokumen sehubungan dengan pembelian ini, sehingga pembayaran
kepada rekanan dapat dilakukan dengan pembelian ini, sehingga pelaksanaan
pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan tepat waktu untuk dapat
memanfaatkan potongan potongan pembelian.
2.12.2 Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian
1. Pemeriksaan Pengelolaan Risiko
2. Pemeriksaan Pengendalian
Diantaranya :
A. Penentuan Kebutuhan
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :

18

a. Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana kebutuhan barang/


jasa.
b. Untuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai dengan tujuan
menunjang kegiatan- kegiatan perusahaan secara menyeluruh.
c. Untuk mengetahui apakah rencana kebutuhan tersebut disahkan oleh
pejabat yang berwenang.
2) Langkah-Langkah Kerja :
a. Peroleh pedoman mengenai penyusunan kebutuhan barang atau jasa.
b. Mintakan rencana kebutuhan barang yang ingin dibeli.
c. Meneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan apa tidak.
d. Mintakan rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang dari
perusahaan.
e. Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan metode dan
prosedur yang berlaku.
B. Otorisasi Pembelian
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :
a. Untuk menilai kelayakan prosedur otorisaasi pembelian.
b. Menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.
2) Langkah-Langkah Kerja :
a. Review prosedur otorisasi pembelian, dengan perhatian khusus pada :
1. Siapa yang mengajukan permintaan pembelian.
2. Persetujuan.
3. Formulir apa yang akan digunakan.
b. Periksa dan lakukan penilaian mengenai :
1. Tingkat ketaatan terhadapprosedur yang telah ditetapkan.
2. Apakah prosedur yang berlaku cukup memadai.
C. Pelaksanaan Pembelian
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :
a. Untuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan
pembelian yang dutetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada
umumnya.
b. Untuk memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan.

19

c. Untuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan eisiensi


kegiatan pembelian.
2) Langkah-Langkah Kerja :
a. Lakukan secra sampel pengujian terhadap transaksi pembelian untuk
memastikan ketaatan terhada kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan
pembelian yang telah ditetapkan, baik tentang pelelangan umum,
pelelangan terbatas, penunjukan langsung, maupun pengadaan langsung.
b. Meneliti kebenaran formal dan material dari surat Perintah Kerja atau
Surat perjanjian kontrak.
c. Meneliti apakah telah dilakukan penggunaan Daftar rekanan mampu.
d. Teliti apakah ada kerjasama yang baik dalam kelompok pembelian.
e. Pastikan bahwa formulir standart untuk permintaan pembelian telah diisi
dengan persyaratan dan kondisi yang layak sesuai dengan kebijakan yang
berlaku.
D. Tindak Lanjut Proses Pembelian
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :
Untuk mengetahui apakah tedapat langkah langkah untuk memastikan
agar produk produk yang dipesan benar benar dikerjakan sesuai dangan
persetujuan pesanan pembelian.
2) Langkah-Langkah Kerja :
a. Meminta dokumen dokumen yang berhubungan dengan tanggal
penerimaan serta spesifikasi barang barang yang dipesan.
b. Melakukan penilaian terhadap cara- cara petugas pembelian memantau
pesanan pembelian.
c. Meneliti apakah dilakukan langkah langkah untuk memastikan
dipenuhinya pesanan seperti mengunjungi dan mengamati pengerjaan
barang barang yang dipesan serta mengadakan kontak regular dengan
para penjual.
E. Penerimaan Barang
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :
a. Untuk memastikan apakahpetugas atau bagian yang menerima barang
secara organisatoris bebas dari petugas atau bagian pembelian.

20

b. Untuk memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab telah


melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang- barang yang
diterima sesuai prosedur yang ditentukan.
2) Langkah-Langkah Kerja :
a. Meneliti apakah terdapat pemisahan fungsi antara petugas atau bagian
yang menerima barang dengan petugas atau bagian yang melakukan
pembelian.
b. Meneliti apakah administrasi dan prosedur bagian penerimaan barang
mendukung

terlaksananya

pemeriksaan

yang

memedaiterhadap

penerimaan barang
c. Melakukan pengujian terhadap sebagian barang barang tersebut telah
diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak.
d. Memperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri bagaimana
klaim itu ditetakan.
F. Penyelesaian Keuangan
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :
a. Untuk

mengetahui

apakah

telah

dilakukan

langkah

langkah

pengendalian yang perlu sebelum pembayaran dilakukan oleh bagian


keuangan.
b. Untuk mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara bagian
pembelian dangan keuangan.
2) Langkah-Langkah Kerja :
a. Meneliti apakah dilakukan pencocokan antara bukti pesanan pembelian
yang asli dengan data peneimaan barang.
b. Meneliti mengenai potongan potongan yang diberikan apakah telah
memenuhi prosedur yang ditetapkan dan jumlahnya sesuai apa tidak.
c. Melakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga, pihak bagian
keuangan di ikut sertakan apa tidak.
2.13

Pemeriksaan Substansi
Program ini merupakan lanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas kegiatan

pembelian dan kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam periode pemeriksaan
dengan memperhatikan hasil identifikasi resiko dari pengujian pengendalian diatas.

21

Pemeriksaan intern bertujuan untuk mengevaluasi tentang efektivitas, efisiensi dan membantu
manajemen mencapai tujuannya.
Melalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat
diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal
sebagai berikut:
1. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. Berbagai
catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan
sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan
dengan baik.
2. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui
pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang
diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses
penerbitan PO, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran faktur.
2.14

Test of Control dan Substantive Test of Transaction untuk Pembelian

2.14.1 Occurrence
Pengertian :
Pembelian yang dibukukan adalah untuk barang dan jasa yang diterima dan
konsisten dengan kebutuhan Auditee.
Key internal control :

Dokumen purchase requisition, purchase order, laporan penerimaan barang,


invoice/faktur dari supplier dilampirkan pada journal voucher.

Penjurnalan dilakukan untuk supplier yang telah mendapat otorisasi dalam master
file.

Dokumen yang telah dijurnal ditandai (dicap sudah dijurnal) agar tidak
digunakan ulang.

Invoice, laporan penerimaan barang, dan purchase order diverifikasi secara


internal.

Test of control:
Periksa kebenaran dokumen yg dilampirkan dalam suatu jurnal voucher.
Periksa indikasi suatu otorisasi.
Periksa indikasi suatu penandaan pada dokumen yang sudah dijurnal.
Periksa indikasi suatu verifikasi internal.
22

Substantive Test of Transaction:

Examine jurnal pembelian, ledger, dan master file hutang untuk jumlah yang
besar dan tidak biasa.

Periksa kelayakan dan keaslian dokumen pendukung.

Trace perolehan inventory ke inventory master file.

Periksa aktiva tetap yang dibeli.

2.14.2 Completeness (Kelengkapan)


Pengertian :
Seluruh transaksi pembelian telah dicatat.
Key internal control :
Purchase order, laporan penerimaan barang, dan voucher bernomor urut tercetak
dan dipertanggungjawabkan.
Test of control:
Hitung urutan purchase order, laporan penerimaan barang, dan voucher.
Substantive Test of Transaction :
Trace dari berkas laporan penerimaan barang hingga ke jurnal pembeliannya.
Trace dari invoice/faktur supplier hingga ke jurnal pembeliannya.
2.14.3 Accuracy (Keakuratan)
Pengertian :
Transaksi pembelian telah dicatat secara akurat.
Key internal control:
Kalkulasi dan penjumlahan diverifikasi secara internal.
Total batch dibandingkan dengan laporan ikhtisar yang dihasilkan computer.
Pembelian disetujui sesuai dengan harga dan diskon yang diberikan.
Test of control:
Periksa indikasi verifikasi internal.
Periksa berkas total batch untuk melihat adanya verifikasi petugas.
Periksa indikasi otorisasi
Substantive Test of Transaction :
Bandingkan nilai yang dibukukan dengan nilai pada invoice, dokumen
penerimaan barang atau dokumen pendukung lainnya.
23

Hitung ulang (recompute) keakuratan perhitungan dalam invoice, termasuk diskon


dan tambahan biaya.
2.14.4 Classification (Klasifikasi)
Pengertian :
Transaksi pembelian telah diklasifikasikan ke account yang benar.
Key internal control:
Auditee telah memiliki chart of account yang standar.
Klasifikasi account telah diverifikasi secara internal.
Test of control:
Periksa SOP untuk penggunaan chart of account.
Periksa indikasi verifikasi internal.
Substantive Test of Transaction:
Bandingkan klasifikasi dengan chart of account dan invoice dari Supplier.
2.14.5 Timing (Tepat Waktu)
Pengertian:
Transaksi pembelian telah dibukukan pada tanggal (periode) yang tepat.
Key internal control:
SOP mengharuskan pembukuan transaksi sesegera mungkin setelah transaksi
terjadi.
Tanggal pembukuan diverifikasi secara internal.
Test of control:
Periksa SOP dan observasi apakah ada invoice yang belum dibukukan.
Periksa indikasi verifikasi internal.
Substantive Test of Transaction:
Bandingkan tanggal laporan penerimaan barang, invoice, dengan tanggal dalam
jurnal pembelian.
2.14.6 Posting and Summarization
Pengertian :

Transaksi pembelian telah dimasukkan ke master file hutang dan inventory, serta
diikhtisarkan ke ledger yang sesuai.

Key internal control:


24

Master file diverifikasi secara internal.

Total jumlah dalam master file dibandingkan ke ledger.

Test of control:
Periksa indikasi verifikasi internal.
Periksa indikasi perbandingan antara master file dengan ledger.
Substantive Test of Transaction:
Uji keakuratan penjumlahan pada master file dan ledger.
2.15

Risiko Kesalahan Klien


1 . Risiko melekat yang berhubungan dengan transaksi-transaksi siklus pengeluaran
meliputi :
a. Seberapa banyak volume transaksi.
b. Kemungkinan adanya pembelian dan pengeluaran kas yang tidak diotorisasi.
c. Kemungkinan adanya pembelian aktiva yang tidak memadai.
d. Dalam kasus kapitalisasi kas atau penentuan biaya periodic harus
mempertimbangkan terhadap aspek kesinambungan dalam akuntansinya.
2 . Terhadap transaksi pembayaran hutang.
a. Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui,
harus dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan
terhadap kelengkapan pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat
melakukan pengujian dengan cara observasi apakah penandatanganan cek
melakukan pengecekan dengan bebas terhadap dokumen pendukung.
b. Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap
terhadap voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor
dapat melakukan pengujian apakah semua pembayaran diberi cap.
c. Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan
pengecekkan oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check
dengan voucher-nya.
d. Check mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan
pengecekan pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan
pengujian dengan melakukan wawancara tentang prosedur pengiriman check,
dan observasi proses pengiriman check.
3 . Terhadap transaksi pengeluaran kas.
25

a. Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut
tercetak. Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen
bemomor urut tercetak.
b. Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan
rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat
melakukan pengujian terhadap bank rekonsiliasi.
c. Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk
mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang
dilakukan dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam
pengecekan.
2.16

Sistem Manajemen Pembelian Bahan Baku pada PT. XYZ


Pembelian bahan baku merupakan kegiatan yang menyeluruh dan terfokus pada

pengadaan material pokok yang dibutuhkan untuk proses produksi demi mencapai tujuan
organisasi. Bagian pembelian berfungsi dalam menentukan kebutuhna memilih pemasok,
kedatangan sesuai waktu, harga, bentuk, dan kondisi yang layak, menerbitkan kontrak atau
order dan memastikan pengiriman. Sistem manajemen dalam aktifitas pembelian bahan baku
mempunyai tugas yang sangat penting dan bertanggung jawab penuh dalam melakukan
pembelian material utama yang dibutuhkan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Dalam menjalankan aktifitas pembelian bahan baku, PT. XYZ menerapkan beberapa
kebijakan pembelian bahan baku yang harus dipatuhi. Kebijakan dalam hal ini adalah
peraturan atau seperangkat aturan yang menuntun dan mengarahkan tindakan-tindakan dalam
aktifitas pembelian bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan. Adapun kebijakan
pembelian bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan yaitu:
a. Aktifitas pembelian bahan baku harus disertai dokumen-dokumen pendukung yang
lengkap antara lain surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga,
surat order pembelian, dokumen penerimaan barang, dan bukti kas keluar.
b. Setiap dokumen yang berkaitan dengan dokumen pembelian bahan baku harus
diotorisasikan oleh pihak-pihak yang berkaitan dengan sistem dan prosedur pembelian
bahan baku,
c. Pemilihan pemasok terbaik harus melalui sistem tender,
d. Pemilihan pemasok dilakukan dalam jangka waktu paling lambat 2 minggu setelah
surat permintaan penawaran harga diterbitkan.
26

Penerapan kebijakan oleh perusahaan dalam pelaksanaan pembelian bahan baku dapat
membantu tugas bagian pembelian dalam melakukan kegiatan pembelian bahan baku.
Adapun bagian yang berkaitan dengan kegiatan pembelian bahan baku yang dilakukan oleh
PT. XYZ adalah bagian gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan, dan bagian akuntansi
dengan uraian prosedur pembelian bahan baku yang dilakuakan di bawah ini.
a. Pengajuan Purchase Requisition (PR) oleh bagian purchasing (pembelian) dengan
persetujuan manager purchasing yang bersangkutan kepada bagian produksi selaku
bagian yang memerlukan bahan baku.
b. Bagian Pembelian memeriksa dan melakukan proses pembelian bahan baku melalui
cara tender tertutup kepada beberapa pemasok (supplier) hingga pelaksanaan tender
tersebut terlaksana.
c. Bagian purchasing akan menerbitkan purchase order (PO) sebanyak 4 (empat) rangkap,
yang terdiri dari:

1) Pihak supplier
2) Pihak Produksi
3) Keuangan/ Account (ADM) section
4) File.
d. Pihak supplier melaksanakan pengiriman material bahan baku ke gudang sesuai
dengan purchase order (PO) yang diterima.
e. Pihak gudang akan menerima material bahan baku tersebut sesuai dengan spesifikasi
yang telah tercantum didalam purchase requisition (PR) dan purchase order (PO)
yang mereka terima, kemudian dilakukan pencatatan didalam buku krani gudang guna
mencocokkan spesifikasi barang tersebut ditandai dengan passed oleh kepala gudang
dan approve oleh manajer. Pihak gudang yang menerima material bahan baku tersebut
akan menerbitkan Goods Service and Received Notes (GSRN) sebanyak 4 (empat)
rangkap:
1) Pihak Gudang,
2) Pihak Account (ADM) Section,
3) Pihak Purchasing (Pembelian)
4) Pihak Produksi.
f. Pihak supplier mengeluarkan bukti Surat Penerimaan Barang (SPB), sebagai bukti
bahwa barang sudah diterima oleh gudang.
g. Pihak supplier mengajukan permintaan pembayaran kepada Account (ADM) section
section dengan melampirkan :
27

1) Surat tanda terima barang dari supplier,


2) Surat tagihan pembayaran,
3) Kwitansi pembayaran,
4) Faktur pajak.
h. Pihak Account (ADM) section akan memeriksa kecocokan jumlah unit material antara
copy purchase order (PO) yang telah diterima dari bagian gudang dengan Goods
Service and Received Notes (GSRN) asli dari gudang serta akan melampirkannya
dengan dokumen tagihan pada bagian no. G.
i. Setelah semuanya lengkap dan sesuai dengan dokumen maka pembuatan voucher/giro
dilakukan untuk pembayaran.
Adapun informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem pembelian manajemen
pembelian bahan baku:
a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point),
b. Order pembelian bahan baku yang telah dikirim kepada pemasok,
c. Order pembelian bahan baku yang telah dipenuhi oleh pemasok tertentu
d. Total saldo utang dagangan pada tanggal tertentu,
e. Saldo utang dagangan kepada pemasok tertentu,
f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan pembelian.
Dokumen yang digunakan adalah purchase requisition, surat permintaan dan
penawaran harga, purchase order, laporan penerimaan barang, surat perubahan order
pembelian dan bukti kas keluar.
a. Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)
Dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi pembelian
dan tembusan arsip fungsi yang meminta barang.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya bersifat berulang kali terjadinya, yang menyangkut jumlah rupiah
pembelian yang besar .
c. Surat Order Pembelian (Purchase Order)
Dokumen ini terdiri dari 7 (tujuh) tembusan, yaitu :
1) Surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian yang
dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan,

28

2) Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini


dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan
dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order
pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti
tersebut dalam dokumen,
3) Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang
meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan,
4) Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh bagian purchasing
menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan,
5) Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh bagian purchasing menurut nama
pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok,
6) Tembusan bagian pembelian, tembusan ini dikirim ke fungsi atau bagian
penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi,
mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut,
7) Tembusan bagian akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke
bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul
dari transaksi pembelian.
d. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang
diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti
yang tercantung dalam surat order pembelian.
e. Surat Perubahan Order Pembelian
f. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian
dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada
pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada pihak kreditur mengenai maksud
pembayaran.
Catatan akuntansi yang digunakan, yaitu :
1) registrasi bukti kas keluar (Voucher Register),
2) jurnal pembelian,
3) kartu utang,
4) kartu persediaan.
2.17 Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional atas Kegiatan Pembelian Bahan Baku
29

Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang dilakukan terhadap
perusahaan PT. XYZ merupakan pemeriksaan yang bertujuan memeriksa efisiensi dan
efektifitas kegiatan pembelian bahan baku, dengan menilai cara-cara pengelolaan yang
diterapkan dalam aktifitas tersebut. Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan dalam
pemeriksaan operasional yaitu pemeriksaan pendahuluan, review dan pengujian pengendalian
manajemen, pemeriksaan lanjuta, pelaporan, dan tindak lanjut.
a. Pemeriksaan Pendahuluan
Pada tahap pemeriksaan pendahuluan ini memungkinkan pelaksanaan pemeriksaan
memiliki arah yang jelas. Pada tahap ini auditor dapat mengetahui keadaan perusahaan
secara umum. Mengidentifikasi berbagai peristiwa yang dianggap penting dalam kegiatan
operasional perusahaan dan juga menentukan hal-hal yang memerlukan penelaah lebih
lanjut. Dari pemeriksaan pendahuluan, ditemukan beberpa informasi umum penting yang
berkaitan dengan objek pemeriksaan sebagai berikut:
1) PT. XYZ merupakan perusahan yang bergerak dalam bidang industri yang membuat
produk yaitu kertas rokok. Sebagian besar bahan baku produksi diimport dari luar
negeri yaitu dari Prancis dan Filipina. Kemudian produk yang dihasilkan dijual ke
berbagai pabrik rokok dalam maupun luar negeri.
2) Proses produksinya disesuaikan dengan rencana penjualan, dan aktifitas pengadaan
materialnya diselaraskan dengan rencana produksi sesuai dengan jadwal, kualitas dan
kuantitas yang dibutuhkan,
3) Fungsi atau bagian pembelian bertanggung jawab dalam menjamin kesinambungan
suplai bahan baku utama yang diperlukan dalam proses produksi. Dimana tujuan
utamanya adalah agar proses produksi berlangsung lancar dalam arti terpenuhi jadwal
dan volume produksi,
4) Aktifitas pembelian dilakukan secara bersaing atas dasar nilai yang ditentukan tidak
hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu yang tepat serta jumlah dan mutu
yang tepat pula,
5) Pengendalian aktifitas pembelian dimulai dari diterimanya purchase requisition,
pemilihan pemasok, penerimaan material hingga penyimpanannya.
Berdasarkan hasil pemeriksaan pendahulian ini, kemudian dirumuskan tujuan pemeriksaan
sementara sebagai berikut:
1) Keterlambatan proses produksi terjadi karena keterlambatan pengadaan bahan baku,
2) Pemrosesan kegiatan perusahaan bersifat komputerisasi.
30

Kemudian dilakukan pengembangan kriteria awal, yang berhasil merumuskan kriteria


sebagai berikut:
1) Pembelian bahan baku harus disesuaikan dengan purchase requisition dari pihak
yang membutuhkan menyangkut jadwal yang dibutuhkan, kualitas dan
kuantitasnya,
2) Pembelian bahan baku harus dikoordinasikan dengan pengendalian pesediaan dan
perencanaan produksi dalam persediaan minimum,
3) Penentuan tingkat persediaan minimum harus mempertimbangkan kemungkinan
terjadinya:
a) keterlamabatan pasokan bahan baku
b) pengembalian barang
c) perubahan permintaan yang terjadi.
4) Jaminan transportasi untuk efektivitas pengiriman bahan sampai ke tujuan,
5) Pemilihan pemasok terbaik, kemudian penegasan kembali komitmen dengan
pemasok.
b. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Dari hasil review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen perusahaan diperoleh
informasi sebagai berikut:
1) Produksi permintaan akan bahan baku telah dirumuskan secara jelas,
2) Pembelian terselenggara dengan orientasi yang paling menguntungkan bagi
perusahaan,
3) Para (calon) pemasok memenuhi persyaratan penawaran,
4) Prosedur penentuan pemasok terpilih dan pertimbangannya,
5) Kebijakan yang jelas dan tegas mengenai penerimaan hadiah, tanda mata dari
pemasok,
6) Pengambilan keputusan terakhir tentang melakukan transaksi atau tidak,
7) Ketentuan tentang penggunaan formulir permintaan dan pejabat yang berwenang
menandatanganinya,
8) Penentuan batas pemesanan kembali berdasarkan tingkat persediaan minimum,
9) Kurangnya koordinasi antar bagian pembelian dengan gudang mengenai jumlah
persediaan minimum,
10) Pencatatan secara manual dan komputerisasi agar perusahaan mempunyai back-up
data transaksi,
31

11) Perusahaan mempunya catatan pengangkutan dan tarif angkutan.


Berdasarkan hasil review ini, maka ditentukan tujuan pemeriksaan sebenarnya
keterlambatan proses produksi terjadi karena keterlambatan bahan baku.
c. Pemeriksaan Lanjutan
Pemeriksaan ini bertujuan untuk memperoleh bukti yang cukup untuk mendukung tujuan
pemeriksaan yang sesungguhnya, yang telah ditetapkan berdasarkan hasil review dan
pengujian pengendalian manajemen. Langkah-langkah pemeriksaan pada tahap ini
meliputi:
1) Mengumpulkan tambahan informasi latar belakang objek pemeriksaan yang
diperlukan,
2) Memperoleh bukti yang relevan, material dan kompeten,
3) Membuat ringkasan atas bukti yang telah diperoleh dan mengelompokkan ke dalam
kelompok kriteria, penyebab dan akibat,
4) Menyususn kesimpulan atas dasar ringkasn bukti yang telah diperoleh dan
mengidentifikasi bahwa akibat yang ditimbulkan dari ketidaksesuaian antara kondisi
dan kriteria cukup penting dan material. Kesimpulan ini merupakan pemantapan
temuan hasil pemeriksaan.
Dari pemeriksaan lanjutan, ditemukan beberapa temuan hasil pemeriksaan sebagai berikut:

Tabel 2.1 Daftar Ringkasan Temuan Pemeriksaan


No
1.

2.

Kondisi

Kriteria

Penyebab

Akibat

Persediaan di gudang

Bagian pembelian

Penetapan tingkat

Bagian

berada di bawah

(purchasing)

pemesanan

gudang

persyaratan minimum.

mengumpulkan, mencatat

kembali tidak

melakukan

dan memelihara catatan

memperhitungkan peubahan

yang faktual tentang

perubahan

permintaan

persediaan yang maksimum

permintaan.

kepada

Keterlambatan

dan minimum.

bagian

Bagian pembelian

pembelian.
Proses

Kurangnya

32

pengadaan barang.

(purchasing) melakukan

koordinasi antara

produksi

aktifitas pengadaan bahan

bagian pembelian

tidak

baku berdasarkan

dengan bagian

memenuhi

Purchase Requisition dari

gudang.

jadwal

gudang.

produksi.

Berdasarkan ringkasan temuan pemeriksaan yang telah diperoleh, maka kesimpulan


pemeriksaan dibedakan atas kondisi, kriteria, penyebab dan akibat.
1) Kondisi : keterlambatan pengadaan bahan baku
2) Kriteria :
a) Aktifitas pembelian disesuaikan dengan purchase requisition dari bagian gudang,
meliputi waktu pengiriman, kualitas dan kuantitasnya,
b) Koordinasi antara bagian pembelian dengan bagian gudang mengenai jumlah
persedian bahan baku di gudang,
c) Informasi catatan yang faktual tentang persediaan yang maksimum dan minimum.
3) Penyebab :
a)

Kurangnya koordinasi antara bagian gudang kepada bagian pembelian mengenai


perubahan permintaan yang terjadi,

b)

Penetapan tingkat persediaan minimum tidak memperhitungkan perubahan


permintaan, yang mengharuskan waktu pengadaan barang lebih cepat dari
permintaan sebelumnya demi kelancaran aktifitas produksi.

4) Akibat : proses produksi tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
d. Pelaporan
Tahap ini merupakan tahap terakhir dari kegiatan pemeriksaan operasional yaitu membuat
laporan hasil audit operasional. Laporan hasil pemeriksaan operasional atas pembelian
bahan baku dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada general manager . Laporan
harus disusun secara objektif, jelas dan singkat agar isinya mudah dimengerti. Laporan
pemeriksaan operasional pada umumnya meliputi unsur-unsur sebagai berikut:
1) Tujuan dan ruang lingkup pemeriksaan, untuk memberikan gambaran manfaat tersebut
kepada pembaca,
2) Temuan pemeriksaan, yang dijelaskan secara objektif dalam bahasa yang jelas dan
sederhana,

33

3) Saran dan rekomendasi, untuk mengambil tindakan yang perlu dilakukan untuk
mengatasi masalah yang ada.
e. Tindak Lanjut
Tindak lanjut atas hasil pemeriksaan operasional merupakan indikasi yang menunjukkan
sampai sejauh mana pemeriksaan yang telah dilakukan mendapat tanggapan dan dukungan
dari general manager, karena segala usaha dilakukan dalam melaksanakan pemeriksaan
operasional akan berarti apabila disertai tindak lanjut atas saran atau rekomendasi yang
telah diberikan. Adapun saran atau rekomendasi yang telah diberikan, sebagai berikut:
1) Dibutuhkan koordinasi yang efektif antara bagian pembelian dengan bagian gudang
mengenai jumlah persediaan minimum yang terdapat di gudang, dimana bagian gudang
membuat tembusan data mengenai persediaan bahan baku ke bagian pembelian
sehingga bagian pembelian dapat mem-follow up permintaan bahan baku dari gudang,
2) Analisa jadwal produksi mingguan untuk mengetahui penyimpangan dari rencana,
sehingga dapat menghindari terjadinya jumlah persediaan dibawah persyaratan
minimum akibat proses produksi yang berjalan lebih cepat dari dugaan semula, karena
melonjaknya permintaan pasar.

2.18

Analisa Deskriptif Kuantitatif


a. Pelaksanaan Sistem Manajemen Pembelian Bahan Baku pada PT. XYZ
PT. XYZ dalam melakukan kegiatan pembelian bahan baku telah menunjukkan
sistem manajemen yang baik dan terpercaya. Sistem manajemen ini mempunyai
tugas yang penting dan bertanggung jawab penug dalam melakukan pembelian
bahan baku utama yang dibutuhkan. Pelaksanaan sistem manajemen pembelian
bahan baku dapat dilihat dari kebijakan pembelian bahan baku yang dilakukan PT.
XYZ serta penerapan kebijakan tersebut pada pelaksanaan kegiatan pembelian
bahan baku.
Kegiatan dari pembelian bahan baku dapat dilihat dari fungsi pemisahan tugas,
prosedur, dan otorisasi serta kelengkapan dokumennya. Adapun kegiatan
pembelian bahan baku tersebut dilakukan sesuai dengan tahapannya:
1) Tahap permintaan bahan baku sesuai kebutuhan,
2) Tahap pembelian bahan baku secara tepat,
34

3) Tahap penerimaan bahan baku,


4) Tahap penyimpanan bahan baku.
Kegiatan pembelian bahan baku yang dilakukan pada tahapan diatas menjelaskan
bahwa pembelian bahan baku yang dilakukan bagian pembelian sesuai rencana
sehingga tercapailah tugas-tugas bagian pembelian, sehingga hasil dari sistem
manajemen pembelian bahan baku yang baik.
b. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional atas Kegiatan Pembelian Bahan Baku
agar dapat Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada PT. XYZ
Pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian bahan baku yang dilakukan pada
PT.PDM Indonesia dilaksanakan dengan tahap pendahuluan, review dan pengujian
pengendalian manajemen, tahap pemeriksaan lanjutan, pelaporan dan tindak lanjut.
1) Tahap Pendahuluan
Langkah awal yang dilakukan oleh manajemen atau auditor internal adalah
melakukai survei pendahuluan pada bagian pembelian dan bagian lain yang
terkait dengan pembelian bahan baku sehingga auditor internal memiliki
pengetahuan yang cukup untuk mengetahui keadaan bagian yang diperiksa.
Auditor internal juga melakukan pengamatan sekilas atas fasilitas fisik
sihingga auditor internal memperoleh informasi mengenai fasilitas fisik
perusahaan. Auditor internal juga mencari data tertulis sehingga auditor
internal dapat memastikan bahwa perusahaan teutama bagian pembelian telah
menerapkan praktik-praktik manajemen secara konsisten. Auditor Internal juga
melakukan wawancara dengan manajemen agar auditor internal dapat
memahami kebijaka-kebijakan yang dijalankan oleh perusahaan.
2) Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Pada tahap ini auditor internal melakukan review dan pengujian terhadap
pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektifitas
pengendalian manajemen dan mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
3) Tahap Pemeriksaan Lanjutan
Pada tahap ini auditor internal melakukan studi lapangan, dimana auditor
melakukan pengamatan secara langsung atas kegiatan pembelian bahan baku
mulai dari permintaan bahan baku sampai penyimpanannya, dan pemeriksaan
dokumen-dokumen yang digunakan. Auditot juga melakukan kegiatan analisis

35

untuk mengetahui kelemaha-kelemahan kegiatan pembelian dan untuk


mengetahui penyimpanan antara rencana dan realisasi pembelian.
4) Tahap Pelaporan
Pada tahap ini auditor internal membuat laporan hasil pemeriksaan yang terdiri
dari ringkasan pemeriksaan pendahuluan yang terdiri dari informasi mengenai
objek yang diperiksa serat hasil pemeriksaan yang mencangkup temuantemuan, rekomendasi dan hal-hal yang perlu diperhatikan.
5) Tindak Lanjut
Pada tahap ini auditor internal memberikan saran atau rekomendasi kepada
bagian pembelian yang bertujuan untuk memperbaiki masalah yang ada dan
meningkatkan efektifitas perusahaan.
Tahapan pemeriksaan operasional tersebut menunjukkan bahwa pemeriksaan
operasional yang dilakukan pada PT. XYZ berperan dalam menilai efesien dan
efektifitas perusahaan. Hal ini terlihat dari temuan permasalahan yang dihadapi
perusahaan serta pemberian saran aatu rekomendasi dari pihak auditor internal
dalam memperbaiki masalah tersebut, serta mengidentifikasi kesempatan untuk
meningkatkan efektifitas perusahaan.
a. Penilaian Efisiensi
a) Bagian yang berkaitan dalam aktivitas pembelian
Dalam pemeriksaan operasional dilakukan pemeriksaan atas seluruh
aktifitas pembelian bahan baku. Aktifitas pembelian bahan baku yang
dilakukan pada PT. XYZ dilakukan oleh 4 (empat) bagian yang terkait
dengan proses pengadaan bahan baku yang dibutuhkan, yaitu : bagian
gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan dan bagian akuntansi.
Bagian tersebut mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing
sesuai dengan kebijakan yang diberlakukan pada perusahaan.
b. Biaya penyimpanan
Dengan adanya laporan stock minimum, efisiensi kegiatan pembelian
dapat dilihat dari semakin kecilnya stock minimum yang ada digudang
maka biaya penyimpanan akan semakin berkurang dan tingkat
efisiensinya dapat tercapai. Dalam pemeriksaan operasional dilakukan
pemeriksaan terhadap laporan stock minimum, hal ini dilakukan untuk
dapat meyakinkan bahwa tingkat efisiensi dapat tercapai.
36

Tabel 2.2 Biaya Penyimpanan


No

Bagian Penyimpanan

200X

Dalam Rupiah (Rp)


200Y

Depresiasi Gudang

5.500.000

5.000.000

Staf Gudang

17.000.000

12.000.000

Nilai Inventory

80.000.000

78.000.000

102.500.000

95.000.000

Total

Dari tabel penyimpanan diatas dapat dijelaskan semua bagian penyimpanan


dapat meningkatkan efisien.
a. Depresiasi Gedung
Mengalami depresiasi dikarenakan gudangnya menjadi lebih kecil, maka
depresiasi gudangnya berkurang dari Rp. 5.500.000,- menjadi Rp.
5.000.000,b. Staff Gudang
Dalam tahap pengelolaan administrasi gudang yang tadinya dibutuhkan 7
(tujuh) orang dengan adanya perampingan pad stock maka sisa yang
diperkerjakan menjadi 5 (lima) orang. Satu dibagian administrasi dan satu
orang lagi dibagian operasional.
c. Nilai Inventory
Dengan digunakan kebutuhan stock minimum nilai inventory di gudang
yang biasanya mencapai nilai Rp. 80.000.000,- pada tahun 2008 turun
menjadi Rp. 78.000.000.- pada tahun 2009 diakibatkan quantity yang
berkurang.
b. Penilaian Efektivitas
Tugas bagian pembelian dapat dilihat dari tahap permintaan bahan baku
sesuai kebutuhan, tahap pembelian bahan baku secara tepat, tahap
penerimaan bahan baku serta tahap penyimpanan bahan baku. Dalam
pemeriksaan operasional dilakukan pemeriksaan terhadap fungsi otorisasi
dan tugas yang dilakukan oleh bagian pembelian, sehingga dapat diketahui
bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan rencana dan tujuan perusahaan.
Aktifitas pembelian dapat dikatakan efektif apabila bagian pembelian
37

melakukan kegiatan pembelian bahan baku sesuai dengan kebijakan


pembelian bahan baku yang ditetapkan perusahaan. Melalui pemeriksaan
operasional terhadap pelaksanaan fungsi-fungsi pembelian bahan baku
berdasarkan kebijakan yang ada dengan pemeriksaan ini maka penilaian
terhadap efektifitas pembelian bahan baku dapat tercapai.

BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
1. Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk
menentukan efisiensi dan efekti&itas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya
keuangan mereka.
2. Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena
sangat menunjang operasional perusahaan.
3. Terdapat 4 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu berikut ini :
a. Sasaran strategik fungsi pembelian.
b . Perencanaan operasional/induk.
c. Tipe dan struktur organisasi pembelian.
d. Mekanisme pengendalian pembelian.
38

4. Fungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan berpengaruh
pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian
merupakan awal dari sebuah proses bisnis.
5. Tahap-tahap audit fungsi pembelian :
a . Tahapan pembelian dan pengendaliannya.
b. Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian.
c . Pe m e r i k s a a n S u b s t a n s i .
6. Sistem manajemen pembelian bahan baku pada PT. XYZ telah dilakukan dengan baik.
Terlihat dari kegiatan pembelian bahan baku selalu berpedoman pada kebijakan, fungsi
pemisahan tugas, prosedur dan otorisasi, serta kelengkapan dokumen. Aktifitas pembelian
bahan baku yang dilakukan berjalan sesuai rencana dan tujuan perusahaan.
7. Pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian bahan baku yang dilakukan pada PT.
XYZ melalui beberapa tahapan yaitu tahap pemeriksaan pendahuluan, review dan
pengujian pengendalian manajemen, tahap pemeriksaan lanjutan, pelaporan dan tindak
lanjut. Pemeriksaan operasional yang dilakukan pada PT. XYZ dapat meningkatkan
efisiensi dan efektifitas perusahaan hal ini terlihat dari temuan-temuan pada saat
pelaksanaan pemeriksaan telah dilaporkan dengan disertai saran dan rekomendasi
perbaikan, dan kemudian ditindak lanjuti oleh bagian pembelian untuk mencapai hasil
yang lebih baik dalam meningkatkan mutu perusahaan.
3.2 Saran
Adapun saran-saran yang diberikan, yaitu :
1. Perusahaan sebaiknya mempertahankan pelaksanaan pemeriksaan operasional atas
pembelian bahan baku dan lebih meningkatkan kinerja manajemennya.
2. Meningkatkan koordinasi dan mengumpulkan informasi yang efektif antara bagian
pembelian dengan bagian-bagian lainnya yang terdapat dalam perusahaan yang besar
kegunaannya dalam upaya mengelola perusahaan dengan pendekatan kesisteman di masa
depan.
3. Laporan hasil pemeriksaan yang telah disetujui pihak manajemen kemudian ditindak
lanjuti oleh divisi pembelian sebaiknya dimonitor secara terjadwal. Hal ini dimaksudkan
untuk mengetahui secara pasti bahwa laporan hasil pemeriksaan yang menunjukkan
kelemahan-kelemahan pembelian bahan baku benar-benar ditindak lanjuti serta
mengetahui kesulitan yang dihadapi bagian pembelian dalam tindak lanjut tersebut.
39

40