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GUÍA PARA LA

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES


GUIA PARA LA ELABORACIÓN
DEL MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

1. Misión

2. Identificación y referencia en el puesto de trabajo


• Departamento o área
• Dependencia
• Subordinados

3. Función básica

4. Responsabilidades y ocupaciones
• Responsabilidades
• Ocupaciones

5. Marco de relación
• Interno
• Externo

A continuación, ponemos dos ejemplos de implementación de cada


función.

MISIÓN DE LA SOCIEDAD DE SAN PABLO

Promover y formar integralmente la persona humana inserta en la cultura


de la comunicación, en particular, en su dimensión religiosa, a través de la
editorial multimedial, haciéndose referencia significativa en la Sociedad
actual.

1. DESCRIPCIÓN DE PUESTO
Director General

2. MISIÓN
“Programar, organizar, ejecutar y controlar simultánea y gradualmente las
actividades apostólicas circunscripcionales (Cfr. Servicio de la autoridad en
la Sociedad de San Pablo, Manual No. 426) con delegación del Superior
Mayor, promoviendo la unidad entre las áreas: Administrativa, editorial,
difusión, producción, en la perspectiva del “editor único multimedial
Paulino”.

C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO)


Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C.
Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co

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3. IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO

Departamento: Dirección General


Dependencia directa: Consejo de Administración
Subordinados: Toda la organización

4. FUNCIÓN BÁSICA (Cfr. Servicio de la autoridad en la Sociedad de San


Pablo, Manual No. 426; ss).
• Asegurar la continuidad de la Obra apostólica a corto, medio y largo
plazo, garantizando un crecimiento rentable, reforzando la imagen y
posición de la misma en el mercado.
• Controlar, evaluar y mejorar la situación de la Obra apostólica:
estado de resultados, balance financiero y social, así como el
rendimiento y la calidad de la empresa.
• El puesto conlleva la labor de coordinar, prever, organizar o
reorganizar todos los departamentos para el buen funcionamiento de
la Obra apostólica, asimismo, dispone de la última toma de decisión
en la empresa.

5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES

a) Responsabilidades:
• Custodiar la buena imagen de la Organización San Pablo, ejerciendo
como portavoz cuando así se requiera.
• Establecer las líneas estratégicas de la Organización.
• Desarrollar el esquema organizativo básico: organigramas, funciones,
manuales de organización, etc.
• Marcar las políticas generales: inversiones, compras, productos,
investigación y desarrollo, recursos humanos, mercados potenciales,
etc.
• Fijar los objetivos globales.
• Asignar objetivos y recursos a cada División.
• Utilizar las colaboraciones externas más adecuadas que contribuyan
a consolidar la posición de la Organización y alcanzar los objetivos.
• Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos,
procurando su óptimo aprovechamiento.
• Coordinar y controlar las actuaciones y procesos de las diferentes
áreas.
• Propiciar la máxima integración con el CIDEP, haciéndola compatible
con los intereses, peculiaridades y autonomía de actuación propios
de la Organización San Pablo en la Circunscripción.

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• Coordinar la gestión de Recursos Humanos junto con la Dirección /


División Administrativa en materia de contrataciones, cambios,
promociones, sanciones, etc.
• Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las
actuaciones.

b) Ocupaciones:
• Impulsar y supervisar el desarrollo de soportes de planificación:
previsiones, investigación, hipótesis, análisis, objetivos, estrategias y
planes.
• Determinar las previsiones sobre las que se deben establecer los
objetivos globales.
• Distribuir los objetivos entre las diferentes Direcciones / Divisiones,
argumentando los criterios de previsión y asignación.
• Analizar los planes y propuestas que las distintas Direcciones /
Divisiones desarrollen para cumplir los objetivos.
• Aprobar, modificar o rechazar las sugerencias y propuestas.
• Analizar y aprobar los presupuestos de las Direcciones / Divisiones.
• Asistir a las convocatorias que se reciban tanto del Consejo de
Administración, como del ámbito internacional de la Sociedad de San
Pablo.
• Representar a la Dirección / División Editorial en los foros
empresariales y oficiales, cuando así se requiera.
• Asistir a ferias, certámenes, conferencias, etc., cuyo contenido
contribuya a mejorar conocimientos y criterios en relación con su
actividad profesional.
• Presidir el comité de producto y formar parte, como miembro de los
diferentes comités de cada Dirección / División.
• Decidir los nombramientos, bajas y traslados en los puestos del
primer nivel de la estructura.
• Supervisar las propuestas que reciba de los responsables de cada
Dirección / División y Departamento, para nuevas funciones de sus
respectivas áreas.
• Planificar reuniones para el seguimiento de la gestión de las distintas
Direcciones / Divisiones.
• Controlar el uso correcto de la Identificación corporativa.
• Adoptar medidas para mejorar la calidad y efectividad de la gestión
(formación, información, organización, motivación, sistemas,
equipos, etc.).
• Buscar, seleccionar y negociar colaboraciones externas (asesorías,
agencias, especialistas), que contribuyan a incrementar la eficacia
de la organización y a alcanzar sus objetivos.

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• Transmitir a los miembros de su equipo todas las informaciones de


interés que le lleguen en relación con la Organización y su actividad.
• Exigir el cumplimiento de la normativa legal vigente, por parte de
todas las áreas de gestión.

6. MARCO DE RELACIÓN

a) Interno:
Consejo de Administración o de Apostolado
Directores / Gerentes de División
Miembros del Comité de Producto / Consejo editorial

b) Externo:
Organizaciones Paulinas Internacionales
Responsables de organismos oficiales y de otras empresas del sector

SEGUNDO EJEMPLO

1. DESCRIPCIÓN DE PUESTO
Responsable de Marketing y Publicidad

2. MISIÓN
Crear e implementar las estrategias necesarias de marketing y publicidad,
que permitan fortalecer la difusión y la imagen corporativa de la
Organización apostólica en la Circunscripción.

3. IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO


Departamento: Marketing y Publicidad – Dirección /División Comercial
Dependencia directa: Director Comercial y Subdirector Comercial
Subordinados: Ninguno

4. FUNCIÓN BÁSICA
• Orientar las decisiones estratégicas de la Dirección, detectando las
tendencias, evolución, oportunidades y riesgos de mercado.
• Reforzar la imagen y el posicionamiento de la Organización y
favorecer la implementación de los objetivos, apoyando la gestión
de venta.

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5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES

a) Responsabilidades:
• Establecer previsiones a mediano plazo para la elaboración del Plan
Estratégico.
• Elaborar y gestionar el Plan de Marketing de la Obra apostólica.
• Negociar sus objetivos.
• Procurar los recursos necesarios para alcanzarlos.
• Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos y procurar
su óptimo aprovechamiento.
• Coordinar y controlar las actuaciones y procesos en su área de
gestión.
• Mantener información actualizada sobre materiales, procesos,
productos, técnicas, sistemas y proveedores, relacionados con su
gestión, para considerar la conveniencia de su utilización.
• Detectar oportunidades de mercado. Valorar el potencial de venta
de los diferentes productos que se planteen.
• Asesorar a la Dirección / División Comercial en el establecimiento de
objetivos de ventas.
• Fomentar en toda la Organización la sensibilidad hacia los
planteamientos de mercado.
• Mantener un conocimiento actualizado de la imagen de la Empresa
en el mercado, del posicionamiento de sus productos y de las
características de sus clientes.
• Valorar la eficacia y resultados de las diferentes acciones de
Marketing que se planteen o se hayan realizado.
• Establecer los atributos y características, tanto de la Organización
como de sus productos, que sean de mayor interés para la
comunicación.
• Procurar el mejor clima laboral en su equipo.
• Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las
actuaciones de su área.

b) Ocupaciones:

• Elaborar los presupuestos del Departamento.


• Proponer el programa de actuación para alcanzar los objetivos
establecidos por la Dirección (Plan de Marketing).
• Llevar a cabo el seguimiento de resultados de venta (volumen y
cuotas) y sus desviaciones respecto a los objetivos.
• Estudiar, proponer y llevar a cabo actuaciones para corregir
desviaciones respecto a los objetivos.

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• Valorar el costo de las diferentes acciones de marketing y su efecto


sobre las ventas y la imagen.
• Localizar fuentes de información sobre el mercado.
• Diseñar el plan sistemático de investigación y encargarse de su
realización.
• Detectar las necesidades puntuales de investigación, ante
determinadas acciones de Marketing propias o de la competencia,
situaciones coyunturales del mercado o demandas de otras áreas.
• Planificar, coordinar y ejecutar las acciones de Marketing y
comunicación en los canales de venta, red comercial, clientes y
suscriptores.
• Elaborar el plan de medios publicitarios, negociando y contratando
los espacios publicitarios.
• Definir y elaborar, en colaboración con diseño gráfico, los anuncios
de todos los materiales y elementos publicitarios: catálogos,
folletos, carteles, invitaciones, boletines, expositores, material PLV,
etc.
• Ejecutar las campañas de Marketing Directo: campañas piloto y
comprobación de parámetros estimados. También definir y elaborar
los elementos que las acompañan, tales como cartas, folletos,
cupones respuesta, etc.
• Por cada acción realizada, confeccionar un informe sobre ejecución,
resultados y sugerencias sobre posibles actuaciones a llevar a cabo.
• Analizar la documentación disponible y elaborar informes de
situaciones y de tendencias.
• Elaborar análisis sobre aquellos aspectos, cualidades y atributos de
la Organización y sus productos, que son más apreciados por el
público-objetivo y aquellos que la realidad propia permite asumir.
• Tramitar propuestas de compra de equipos, materiales y servicios,
para su posterior autorización.
• Estudiar las segmentaciones de mercado más adecuadas para los
productos disponibles.
• Mantener reuniones con los responsables de su equipo para recibir
información y seguir directrices en relación a sus gestiones.
• Asistir a ferias, congresos, certámenes, conferencias, etc., cuyo
contenido contribuya a mejorar los conocimientos y los criterios en
relación con su actividad profesional.
• Estudiar y proponer medidas para mejorar la calidad y efectividad de
su departamento.
• Trasladar a su superior jerárquico cualquier información de interés
recogida en su área de responsabilidad.
• Recopilar, consultar y garantizar el cumplimiento de las normativas
legales en todas las actuaciones de su gestión.
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6. MARCO DE RELACIÓN

a) Interno:
• Director Comercial y Subdirector Comercial
• Miembros del Comité de Producto / Consejo Editorial
• División Editorial / Dirección editorial
• Jefe de Administración de Ventas, Director/Gerente de Librerías
• División / Dirección de Administración, Recursos Humanos y Asuntos
Generales

b) Externo:
• Medios de comunicación, organismos oficiales, personalidades,
autores.
• Organizadores de ferias, congresos, certámenes, simposios, etc.
• Proveedores de investigación, agencias de marketing y telemarketing
directo, agencias de publicidad, imprentas, ilustradores, empresas
de regalos y promociones.

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