HISTORIA DEL SOFTWARE CONTABLE

PRIMERA ERA
Durante los primeros aos de la era de la computadora, el software se
contemplaba como un aadido. Desde entonces el campo se ha desarrollado
tremendamente. La programacin de computadoras era un arte de andar
por casa para el que existan pocos mtodos sistemticos. El desarrollo del
software se realizaba virtualmente sin ninguna planificacin, hasta que los
planes comenzaron a descalabrarse y los costos a correr. Los
programadores trataban de hacer las cosas bien, y con un esfuerzo heroico,
a menudo salan con xito. Los problemas a ser resueltos eran
principalmente de una naturaleza tcnica, el nfasis estaba en expresar
algoritmos conocidos eficazmente en algn lenguaje de programacin.
En estos primeros aos lo normal era que el hardware fuera de propsito
general. Por otra parte, el software se disea a medida para cada aplicacin
y tena una distribucin relativamente pequea. El software como producto
estaba en su infancia. La mayora del software se desarrollaba y era
utilizado por la misma persona un organizacin. La misma persona lo
escriba , lo ejecutaba y, si fallaba, lo depuraba. Debido a que la movilidad
en el trabajo era baja, los ejecutivos estaban seguros de que esa persona
estar all cuando se encontrara algn error. Debido a este entorno
personalizado del software, el diseo era un proceso implcito, realizado en
la mente de alguien, y la documentacin normalmente no exista.

SEGUNDA ERA
La segunda era en la evolucin de los sistemas de computadora se
extienden desde la mitad de la dcada de los sesenta hasta finales de los
setenta. La multiprogramacin y los sistemas multiusuario introdujeron
nuevos conceptos de interaccin hombre - mquina. Las tcnicas
interactivas abrieron un nuevo mundo de aplicaciones y nuevos niveles de
sofisticacin del hardware y del software. Los sistemas de tiempo real
podan recoger, analizar y transformar datos de mltiples fuentes,
controlando as los procesos y produciendo salidas en milisegundos en lugar
de en minutos. Los avances en los dispositivos de almacenamiento en lnea
condujeron a la primera generacin de sistemas de gestin de bases de
datos.
La segunda era se caracteriz tambin por el establecimiento del software
ya se desarrollaba para tener una amplia distribucin en un mercado
multidisciplinario. Los programas se distribuan para computadoras grandes
y para minicomputadoras, a cientos e incluso a miles de usuarios. Los
patronos de la industria, del gobierno y de la universidad se aprestaban a
desarrollar el mejor paquete de software y ganar as mucho dinero.
Conforme creca el nmero de sistemas informticos, comenzaron a
extenderse as bibliotecas de software de computadora. Las casas
desarrollaban proyectos en los que se producan programas de decenas de
miles de sentencias fuente. Los productos de software comprados al
exterior incorporaban cientos de miles de nuevas sentencias. Una nube
negra apareci en el horizonte. Todos esos programas, todas esas

sentencias fuente tenan que ser corregidos cuando se detectaban fallos,

modificados cuando cambiaban los requisitos de los usuarios o adaptados a
nuevos dispositivos hardware que se hubieran adquirido. Esta actividades se
llamaron colectivamente mantenimiento del software. El esfuerzo gastado
en el mantenimiento del software comenz a absorber recursos en una
medida alarmante.

TERCERA ERA
La tercera era en la evolucin de los sistemas de computadora comenz a
mediados de los aos setenta y continu ms all de una dcada. El sistema
distribuido, mltiples computadoras, cada una ejecutando funciones
concurrentemente y comunicndose con alguna otra, increment
notablemente la complejidad de los sistemas informticos. Las redes de
rea local y de rea global, las comunicaciones digitales de alto ancho de
banda y creciente demanda de acceso instantneo a los datos, supusieron
una fuente presin sobre los desarrolladores del software. An ms, los
sistemas y el software que lo permitan continuaron residiendo dentro de la
industria y de la academia. El uso personal era extrao.
La conclusin de la tercera era se caracteriz por la llegada y amplio uso de
los microprocesadores. El microprocesador ha producido un extenso grupo
de productos inteligentes, desde productos inteligentes, desde automviles
hasta hornos microondas, desde robots industriales a equipos de
diagnstico de suero sanguneo, pero ninguno ha sido ms importante que
la computadora personal. En menos de una dcada, las computadoras
llegarn a ser fcilmente accesibles al pblico.
CUARTA ERA
La cuarta era de la evolucin de sistemas informticos se aleja de las
computadoras individuales y da los programas de computadoras,
dirigindose al impacto colectivo de las computadoras individuales y de los
programas de computadoras, dirigindose al impacto colectivo de las
computadoras y del software. Potentes mquinas personales controladas
por sistemas operativos sofisticados, en redes globales y locales,
acompaadas por aplicaciones de software avanzadas se han convertido en
la norma. Las arquitecturas informticas estn cambiando de entornos
centralizados de grandes computadoras a entornos descentralizados
cliente/servidor. Las redes de informacin en todo el mundo proporcionan
una infraestructura que iguala a expertos y polticos en pensar sobre una
superautopista de informacin y una conexin del ciberespacio. De
hecho internet se puede observar como un software al que pueden
acceder usuarios individuales.
La industria del software ya es la cuna de la economa del mundo. Las
decisiones tomadas por gigantes de la industria tales como Microsoft
arriesgan billones de dlares. A medida que la cuarta generacin progresa,
han comenzado a surgir nuevas tecnologas. Las tecnologas orientadas a
objetos estn desplazando rpidamente los enfoques de desarrollo de
software ms convencionales en muchas reas de aplicaciones. Aunque las
predicciones de las computadoras de quinta generacin continan
eludindonos, las tcnicas de cuarta generacin para el desarrollo del

software estn cambiando en forma en que la comunidad del software

construye programas informticos. Los sistemas expertos y el software de
inteligencia artificial han salido del laboratorio para entrar en aplicaciones
prcticas de una gran variedad de problemas del mundo real. El software de
redes neuronales artificiales junto con la aplicacin de lgica difusa ha
abierto posibilidades excitantes para el reconocimiento de patrones y
habilidades de procesamiento de informacin de carcter humano. La
programacin de realidad virtual y los sistemas multimedia ofrecen formas
radicalmente diferentes de comunicar informacin al usuario final. Los
algoritmos genricos ofrecen el potencial para el software que reside
dentro de las computadoras biolgicas masivamente en paralelo.
Sin embargo, un conjunto de problemas relacionados con el software ha
persistido a travs de la evolucin de los sistemas basados en computadora,
y estos problemas continan aumentado.

Software de contabilidad
El software contable ha revolucionado el mundo de la contabilidad.
Mientras que antes al pensar en contabilidad todos veamos al clsico
contable rodeado de folios, calculadoras y tablas de Excel, hoy nos
imaginamos a ese mismo contable sentado delante de un ordenador con
un programa que hace todo eso por l.
La necesidad de tener un programa contable es cada vez mayor, pues las
administraciones y la mayora de empresas ya estn descartando
cualquier mtodo fsico o analgico a la hora de hacer contabilidad. Es
lgico, ya que la prdida de dinero y tiempo que se produce con esos
sistemas ahora mismo es inviable.
Para facilitarle la vida a cualquier persona que est buscando comprar su
primer software de contabilidad o cambiar a otro, hemos recopilado la
mayor cantidad de informacin posible sobre estos programas. En este
artculo podr conocer la siguiente informacin:
1. Definicin de software contable
2. Funciones que cumple un software contable
3. Caractersticas de un programa contable
4. Requerimientos del sistema para instalar un software contable
5. Contabilidad en la nube: ventajas y desventajas
6. Seguridad de la informacin generada por los aplicativos contables

7. Recomendaciones a la hora de adquirir un programa de

contabilidad
Y si le queda cualquier duda sobre algn aspecto tratado en el artculo,
solo tiene que utilizar la zona de comentarios para exponerla. Estaremos
encantados de resolverle cualquier problema que le surja.

Definicin de software contable

Se denomina como software contable a aquellos programas relacionados
con la contabilidad que tienen como objetivo sistematizar y hacer ms
fciles las tareas diarias de contabilidad. En otras palabras, se considera
software de contabilidad a cualquier programa que haga la vida ms fcil
a un contable.
El funcionamiento del software es sencillo:
1. Se introduce la informacin necesaria para el programa, como
podran ser plizas, ingresos o gastos de la empresa.
2. El software utiliza toda esta informacin, la ordena y extrae
conclusiones y datos como los inventarios, balances o nminas.
3. Utilizamos todos los resultados obtenidos en el software
para realizar las tareas de contabilidad de una forma mucho ms
sencilla.
Estos programas permiten al empresario o freelance no tener que perder
cientos de horas al ao en procesos de facturacin o contabilidad. Por
ejemplo, algunos softwares emiten facturas peridicas automticamente
o envan las nminas, algo que de forma manual llevara casi un da de
trabajo.

Funciones que cumple un software contable

Seguro que con la definicin ya est empezando a pensar en comprar un
software contable, pero... cules son sus verdaderas ventajas? Qu
funciones llevan a cabo y por qu se han vuelto tan populares?
Las funciones realizadas por este tipo de programas se pueden contar
por decenas, pero las ms importantes son las 6 que puede ver a
continuacin.

Facilita la contabilidad en la pequea y mediana empresa

Una pequea o mediana empresa suele ir muy justa de tiempo. No
tienen un departamento contable, como las grandes empresas y
multinacionales, y por lo tanto para ellos cada minuto es oro.

La llevanza de la contabilidad supona una enorme prdida de tiempo o

de dinero para este tipo de negocios. O bien tenan que estar horas y
horas emitiendo facturas, pagando nminas o calculando cunto tenan
que pagar de impuestos o contrataban a un gestor u asesor que lo
hiciera por ellos.
Gracias a los programas de contabilidad ya eso es historia. Hoy en da un
freelance o pequea/mediana empresa puede gestionar su propia
contabilidad en muy poco tiempo gracias a este software. Mientras que
antes tena que introducir datos, hacer clculos y extraer conclusiones,
ahora solo debe introducir los datos y dejar al software trabajar.

Automatiza la contabilidad
La automatizacin del software permite que muchas tareas mecnicas
desaparezcan. Por ejemplo, hasta la llegada de estos programas haba
que emitir facturas una a una, enviarlas por correo e incluso imprimirlas
para entregarlas en mano.
Con la tecnologa de la que se dispone hoy en da, cualquier software es
capaz de guardar los datos de sus clientes y generar una factura a partir
de otra creada anteriormente. Por ejemplo, si tiene que cobrar 500
dlares todos los meses a la misma persona, ese cobro se puede
automatizar. Al igual que el pago de nminas, el clculo del pago de
impuestos y cientos de cosas ms.
Ya nada es manual. Simplemente se introducen datos y el programa los
interpreta para darnos soluciones rpidas.

Guarda toda la informacin en la nube

Hasta hace unos aos los softwares contables deban ser instalados en
un ordenador para poder usarlos. Eso ya qued obsoleto y, aunque
muchos (sobre todo los ms avanzados) sigan requiriendo instalacin, la
mayora funcionan a travs de Internet.
Eso es una gran noticia porque guarda toda la informacin que tenemos
en el software en la nube. No tenemos que tener cajas apiladas con
cientos de facturas ni una carpeta en el ordenador con ellas (aunque
esto si es ms conveniente), ya que el propio programa las guarda y
clasifica.

Evita que cometamos errores

Si hace los clculos de forma manual o a travs de una plantilla de
Excel, se est arriesgando a cometer errores. Ni usted es una mquina
ni Excel est configurado al 100%, salvo que sea muy bueno trabajando
con plantillas y macros, para gestionar su contabilidad.
Los programas de facturacin y contabilidad interpretan los datos y
detectan errores. Saben perfectamente qu cantidades deben ir en cada

lugar y, en caso de ver algo inusual, le avisan y le notifican de cualquier

fallo.

Posibilita ver la informacin en cualquier lugar

Al guardar la informacin en la nube usted tiene acceso directo a sus
documentos y al propio programa est donde est. No importa que sea
una tablet, un mvil o un ordenador, podr acceder.
Esto puede parecer algo poco til, pero si viaja, realiza muchos negocios
fuera del local de su negocio o trabaja desde casa, supone una
comodidad extra a la que no se puede renunciar.

Permite tomar decisiones y sacar conclusiones

El software contable interpreta los datos y extrae todo lo que se necesita
para poder saber en qu estado est nuestra contabilidad. Al presentarlo
de forma ordenada, sin errores y con interpretaciones propias del
software, nos facilita la tarea de tomar decisiones a raz de la
contabilidad.
Ver de un vistazo un balance, las cuentas a pagar o un inventario le har
conocer la salud financiera de su empresa en cuestin de minutos. Antes
haba que tomar largos procesos para conseguirlo, pero hoy estos datos
estn disponibles en cuestin de segundos.

Caractersticas de un programa contable

Qu tipo de caractersticas debe tener el software contable ideal? Qu
debe de buscar antes de comprar o contratar ninguno de ellos? Desde
Gerencie tenemos claro que si un software no cumple los siguientes 10
puntos, no merece la pena gastarse el dinero en l.

Adaptable
El software contable debe ser tan adaptable como la plastilina. Cada
empresa es un mundo y tiene necesidades distintas, por lo que no se
puede programar todo de la misma forma para cada cliente.
Es evidente que un freelance debe tener la posibilidad de configurar el
programa de una forma distinta a la que la hace una pequea empresa.
El software de contabilidad debe permitir que cada usuario se cree su
"propio" software personalizado dentro del mismo.

Con opcin a hacer backups

Aunque los datos se guarden en la nube, no podemos poner todas
nuestras esperanzas en ella. Hay que hacer backups de forma regular,
guardar todos los datos y asegurarnos ante cualquier fallo informtico.
Si el programa hace backups de forma automtica, mejor que mejor,
pero como mnimo debe dar la posibilidad al usuario de hacer sus
propias copias de seguridad.

Integrable con otros programas

Hay decenas de programas de contabilidad en el mercado, pero poco a
poco todos se van configurando de una forma en la que todos "se
entienden". Es decir, que si yo envo informacin desde el mo, aunque
est "codificada" en un software contable distinto, ambos saben extraer
los datos de forma similar.
De nada servira tener un programa contable con el que enviemos
documentos que nadie puede interpretar, verdad?

Personalizable en niveles de usuario

Dependiendo del tamao de la empresa, puede que se creen varias
capas de usuarios con jerarquas. Es til que el software permita que
haya un administrador y varios usuarios, los cuales solo tengan
permitido editar ciertos datos.
Por ejemplo, imagine poder dar acceso al departamento de compras a la
parte exclusiva para aadir facturas de compra, mientras que al
departamento de ventas solo le permitira crear facturas con los ingresos
que va recibiendo. De esta forma se ahorra muchos errores.

Capaces de soportar mucha informacin

De qu servira un software contable que se bloquee si metemos 200
facturas de forma instantnea? El programa debe ser capaz de soportar
cualquier subida de informacin y de guardar todos los datos.
En este caso hay muchos programas de facturacin online que cobran en
funcin del nmero de facturas emitidas, ya que cuantas ms emita ms
gasto les supone a ellos.

Fciles de usar
Si se utiliza el programa para facilitar la contabilidad, no tendra mucho
sentido que fuera complicado. El software debe ser intuitivo, muy fcil
de usar y con una curva de aprendizaje casi nula.
Para que se haga una idea, cualquier persona con un mnimo de
conocimiento debera ser capaz de usarlo. Y adems, todo el software
debera estar apoyado por un soporte y documentos de ayuda.

Generadores de informes
Si se limita a extraer datos que introducidos y hacer clculos, el
programa no sirve para nada. Necesitamos informes, conclusiones y que
nos aporte valor real ms all de los datos.
Huya de los programas que son simples "calculadoras", para eso ya
tenemos las de toda la vida.

Seguros

Como hemos comentado, la mayora de programas de contabilidad

funcionan en la nube. Eso hace que la seguridad sea un punto
primordial, pues est claro que no queremos que nadie vea nuestras
cuentas.
Analice cules son los protocolos de seguridad que lleva a cabo el
software y preste especial atencin a este punto. Un fallo de seguridad y
todas sus cuentas podran verse al descubierto.

Escalables
Aunque existan softwares especializados en diferentes sectores como los
freelances, grandes empresas o las asesoras, el que usted compre debe
ser escalable. Si usted hoy trabaja solo, pero maana tiene una empresa
de 20 empleados, debera de poder seguir usando el mismo.
Si piensa que va a crecer en un futuro y ve que su programa de
contabilidad no es escalable, es mejor que busque otro para no tener
que volver a aprender a usar uno nuevo en el futuro.

Compatibles
La ltima caracterstica es la ms evidente: si el software de contabilidad
no es compatible con su sistema operativo o navegador preferido, no
tiene sentido que lo compre. Revise bien las especificaciones tcnicas
antes de lanzarse a hacerlo.

ALEGRA
Aplicando el novedoso concepto de todo en la nube. Este programa de
administracin y facturacin, gestin financiera y administrativa, que no
reemplaza la contabilidad formal, es una herramienta verstil, econmica y
muy eficiente para lograr mantener los diferentes procesos administrativos
al da. Permite a profesionales independientes, microempresas y PyMEs,
mantener informacin clave de manera segura y al instante, para cualquier
decisin. Ofrece capacitacin y soporte permanente y, est alineada con
toda la normativa vigente. Muy popular
en Colombia, Mxico, Panam yRepblica Dominicana.

COI (Aspel)
Muy usado en Mxico, promete ayuda en el procesamiento, integracin y
mantenimiento actualizado de la informacin contable y fiscal de la
empresa. Brindando seguridad y confiabilidad en el tratamiento de la
informacin. Tambin, es claro que cumple con las diferentes

especificaciones legales vigentes y facilita reportes, documentos de trabajo

y grficas, que muestran el estado financiero de la organizacin, cuando es
necesario.

CONTPAQi
Tambin muy popular en Mxico, es una herramienta enfocada a PyMEs y
profesionales independientes. Entrega todos los mdulos necesarios para
manejar una contabilidad eficiente. Est diseado para llevar informacin
clave del negocio en cualquier momento y lugar, a travs de Internet y a
cualquier dispositivo.

HELISA
Ampliamente reconocido en Colombia, integra una variedad importante de
mdulos (Contabilidad general, Bancos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por
pagar, Administracin de terceros y Renta y Complementarios, entre otros),
para ofrecer a las empresas una administracin completa y analtica, que les
permita obtener la informacin clave en el momento requerido, se adapta a
las necesidades de los clientes.

SAP BUSINESS ONE

Este poderoso paquete, de una de las empresas ms grandes del mundo en
el desarrollo de este tipo de productos, est enfocado a la pequea y
mediana empresa, y permite integrar todas las operaciones del negocio
para gestionar todos los procesos administrativos, financieros y de relacin
con los clientes. Incluye un CRM para entregar un servicio de postventa
asertivo. Este programa es muy popular en varios pases de Latinoamrica,
entre ellos en Repblica Dominicana, Panam yColombia.

SIIGO PYME
Software reconocido en Colombia y Per, ofrece una plataforma de
administracin enfocada a emprendedores, PyMEs y contadores. Es una
herramienta verstil y alineada incluso con los nuevos estndares NIIF para
el procesamiento de la informacin financiera. Adems de destacarse por su
capacidad de mltiples reportes, ofrece un modelo de compra por
suscripcin de acuerdo con la necesidad.

SOFTLAND PYME

La empresa de origen espaol, mantiene sus esfuerzos en mostrar al sector

PyME de Amrica Latina, distintas opciones para soportar la administracin
contable y administrativa del negocio. Popular en diferentes pases de la
regin, se ha consolidado en Colombia, Argentina y con importante
presencia en Repblica Dominicana y Panam. Su software invita a integrar
todas las reas de la empresa, para lograr una administracin ms eficiente
y total, sin dejar de lado, el crecimiento del negocio.