Controlling dalam manajemen

Oleh : Padlah Riyadi, SE, AK

FungsiPengawasan(Controlling)
Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuantujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha
sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan tujuanI perencanaan, membandingkan
kegiatan nyata dengan standard yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpanganpenyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan
untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara
paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuantujuan perusahaan.
Adatigatipepengawasan,yaitu:
1. Pengawasan pendahuluan Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari
standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan
tertentu
diselesaikan.
2. Pengawasanyangdilakukanbersamadenganpelaksanaankegiatan.Merupakanprosesdi
manaaspektertentudarisuatuprosedurharusdisetujuiduluatausyarattertentuharus
dipenuhi dulu sebelum kegiatan kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam
peralatan"doublecheck"yangtelahmenjaminketepatanpelaksanaankegiatan.
3. Pengawasan umpan balik Mengukur hasilhasil dari suatu kegiatan yang telah
diselesaikan.
Adabeberapatahapprosespengawasanantaralain:
1. Penetapanstandardkegiatanan
2. Penentuanpengukurankegiatan
3. Pengukuranpelaksanaankegiatannyata
4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan
penyimpanganpenyimpangan.
5. Mengambiltindakanpengoreksianbiladianggapperlupermasalahanyangdihadapi
oleheksekutifdalampengawasankarenaharusmelakukankoordinasiterhadaptiga
komunikasi, koordinasi, dan kerjasama sangatlah vital, sehingga diperlukan sekali
perhatianterhadapmasa1ahorangdancarapengawasanterhadapnya(carakerjadan
sikapnya).

Adabeberapakendalayangdihadapiolehduniausahadalambidangmanajemenyaitu
antaralain:

- kurang informasi mengenai data produktivitas terutama melakukan perbaikan;

danacapkaliterdapatkekuranganmampuanuntukmerincikanhasilyangdicapai
olehmanajem
- Bidangtanggungjawabkurangcukupjelasdirumuskan,sehinggatidakjelaspula
bentukdanlingkunganpelimpahantugasitu
- Penyampaian petunjuk kerja secara jelas sering tidak terjadi dan hal ini
memperlihatkanadanyakomunikasiyangtidakwajar.
- Meningkatkanlingkupdankegiatanusahamasingmasing
- Jabatanjabatandalammanajemenmakinmemerlukanspesialisasidantentunya
memerlukankoordinasi.
- Berkembangnya manajemen partisipatif sehingga menghendaki adanya tukar
menukar informasi antara pimpinan dan unsurunsur manajemen formal dan
informaluntukdapatmemeliharaindustrialpeacedanantarperusahaan.
- Pertumbuhan jaminan komunikasi memerlukan koordinasi secara intern dan
antarperusahaan.
- Cepatnya terjadi perubahan sehingga menghendaki kecepatan adaptasi bagi
tenaga baru. Kemampuan adaptasi ini bergantung dari sistem komunikasi
manajemen.
AspekPengawasandalamManajemen
Takdapatdisangkalbahwapengawasanadalahsalahsatufungsimanajemenyangsangatpenting
demi tercapainya tujuan organisasi. Supaya pengawasan yang dilakukan dapat efektif, maka
haruslahterkumpuldatadatadanfaktafaktayangbersangkutan.Beberapacaramengumpulkan
faktatersebutdiantaranya;
a. PeninjauanPribadi.Dalamhalinipemimpinmengadakanpeninjauan(melihatsendiri)
kegiatanyangdilakukanolehbawahannya.
b. Interview atau lisan. Ketika bawahan melaporkan hasil kerjanya, pemimpin langsung
menanyakansendiriapayangingindiketahuinya.
c. Laporantertulis.Disinipemimpinbisamelihatlaporanpertanggungjawabanhasilkerja
bawahannya.
d. Laporandanpengawasankepadahalhalyangbersifatistimewa,misalnyaketikaterjadi
kekeliruanatauketidakwajarandsb.
Setelahfaktadandatatersebutterkumpulpengawasanbarubisadilakukanmelaluitiga
prosessebagaiberikut;
1. Menentukandanmenetapkanstandart. Standardisinibisadikelompokkanmenjadi
tigamacamyaituPertamastandartfisik:kualitasdankuantitashasilproduksidan
waktu,KeduaStandartbiaya,standarpenghasilandanstandardeviasi,Ketigastandar
intelegibleyaitustandaryangtidakbisadiukurdenganbentukfisikmaupunbentuk
uang.
2. Evaluasi.Untukmengetahuisejauhmanakeberhasilanhasilkerjamakaperluadanya
evaluasi.Evaluasibisadilakukandenganmelihatlaporantertulismaupunlaporan

langsungdaribawahankepadaatasan.
3. Tindakanperbaikan.Perbaikantindakandilakukansupayatujuanpengawasanbisa
direalisirdenganbaikssuaidenganharapan.
Selain itu pengawasan juga diperlukan untuk menjamin bahwa tujuantujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Ada tiga macam tipe pengawasan yang
dituangkandalambaganberikutini

Gambar:TipeTipePengawasan
PengawasanFeedforwardcontrol(PengawasanPendahuluan)dirancanguntukmengantisipasi
masalahmasalahataupenyimpanganpenyimpangandaristandardantujuansebelumkegiatan
diselesaikan.
Pengawasan Concurrent control (Pengawasan YaTidak) dirancang untuk mengetahui mana
syaratatauproseduryangharusdipenuhiterlebihdahulusebelumkegiatandilanjutkan.
PengawasanFeedbackcontrol(PengawasanUmpanBalik)dirancanguntukmengukurhasil
hasildarisuatukegiatan,menemukanpenyimpanganpenyimpangandarirencanadanstandar
yangtelahditentukandanpenemuanpenemuanbaruyangakanditerapkandimasayangakan
datang.

FUNGSICONTROLLING(PENGAWASANDANPENGENDALIAN)

Controllingataupengawasandanpengendalian(wasdal)adalahprosesuntukmengamatisecara
terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan
mengadakankoreksijikaterjadi.
Controllingataupengawasanadalahfungsimanajemendimanaperandaripersonalyangsudah
memilikitugas,wewenangdanmenjalankanpelaksanaannyaperludilakukanpengawasanagar
supayaberjalansesuaidengantujuan,visidanmisiperusahaan.Didalammanajemenperusahaan
yangmodernfungsicontrolinibiasanyadilakukanolehdivisiauditinternal.
Pengawasanmerupakanfungsimanajemenyangtidakkalahpentingnyadalamsuatuorganisasi.
Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan.
Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995)
mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses
pengawasan,bahwa:
pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaandengantujuantujuanperencanaan,merancangsisteminformasiumpanbalik,
membandingkankegiatannyatadenganstandaryangtelahditetapkansebelumnya,menentukan
dan mengukur penyimpanganpenyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukanuntukmenjaminbahwasemuasumberdayaperusahaandipergunakandengancara
palingefektifdanefisiendalampencapaiantujuantujuanperusahaan.
Dengandemikian,pengawasanmerupakansuatukegiatanyangberusahauntukmengendalikan
agarpelaksanaandapatberjalansesuaidenganrencanadanmemastikanapakahtujuanorganisasi
tercapai.Apabilaterjadipenyimpangandimanaletakpenyimpanganitudanbagaimanapula
tindakanyangdiperlukanuntukmengatasinya
Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan
memilikilimatahapan,yaitu:
a.penetapanstandarpelaksanaan;
b.penentuanpengukuranpelaksanaankegiatan;
c.pengukuranpelaksanaankegiatannyata;
d.pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan
penyimpangan;dan
e.pengambilantindakankoreksi,biladiperlukan.
2.

1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya
mudahdiukur.Misalnyatentangwaktudantugastugaspokokyangharusdiselesaikan
olehstaf.
2. Fungsipengawasanharusdifahamipimpinansebagaisuatukegiatanyangsangatpenting
dalamupayamencapaitujuanorganisasi.
3. Standarunjukkerjaharusdijelaskankepadaseluruhstafkarenakinerjastafakanterus
dinilaiolehpimpinansebagaipertimbanganuntukmemberikanrewardkepadamereka
yangdianggapmampubekerja.
Bilafungsiwasdaldilaksanakandengantepat,organisasiakanmemperolehmanfaatberupa:
a. Dapatmengetahuisejauhmanaprogramsudahdilaukanolehstaf,pakahsesuai
denganstandarataurencanakerja,apakahsumberdayatelahdigunakansesuai
dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi
kegiatanprogram.
b. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam
melaksanakantugastugasnya.
c. Dapatmengetahuiapakahwaktudansumberdayalainnyamencukupikebutuhan
dantelahdimanfaatkansecaraefisien.
d. Dapatmengetahuisebabsebabterjadinyapenyimpangan.
e. Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau
diberikanpelatihanlanjutan.

.Prosespengawasan
Terdapattigalangkahpentingdalamprosespengawasanamanajerialyaitu:
1. Mengukurhasil/prestasiyangtelahdicapaiolehstafatauorganisasi
2. Membandingkanhasilyangtelahdicapaidengantolokukur.
3. Memperbaiki penyimpanganpenyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktorfaktor
penyebabnya,danmenggunakan,danmenggunakanfaktortersebutuntukmenetapkan
langkahlangkahintervensi.
Dalammelaksanakanfungsipengawasanmanajerial,adalimajenisobyekyangperludijadikan
sasaranpengawasan.
1. Obyekyangmenyangkutkuantitasdankualitasbarangataujasa.Pengawasaninibersifat
fisik.
2. Keuangan
3. Pelaksanaanprogramdilapangan
4. Obyekyangbersifatstrategis
5. Pelaksanaankerjasamadengansektorlainyangterkait.
Pengawasan fungsiomal (struktural). Fungsi pengawasan ini melekat pada seseorang yang
menjabatsebagaipimpinanlembaga.
1. Pengawasanpublik.Pengawasaninidilakukanolehmasyarakat.
2. Pengawasannonfungsional.Pengawasaninibiasanyadilakukanolehbadanbadanyag
diberikanwewenanguntukmelakukanpengawasansepertiDPR,BPK,KPK,danlain
lain.
7
Fungsi pengawasanadalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaanpekerjaan terlaksana
sesuaidenganrencanayangditetapkanatauhasilyangdikehendaki.Untukdapatmenjalankan
pengawasan,perludiperhatikan2prinsippokok,yaitu:
1.AdanyaRencana
2.Adanyainstruksiinstruksidanpemberianwewenangkepadabawahan.
Dalamfungsipengawasantidakkalahpentingnyaadalahsosialisasitentangperlunyadisiplin,
mematuhisegalaperaturandemikeselamatankerjabersama.Sosialisasiperludilakukanterus
menerus,karenausahapencegahanadalahpentinguntukmendapatperhatian.
Pengawasandanpengendalian(controlling)sebagaifungsimanajemenbiladiikerjakandengan
baik,akanmenjaminbahwasemuatujuandarisetiaporangataukelompokkonsistendengan
tujuanjangkapendekmaupunjangkapanjang.Hal inimembantumenyakinkanbahwatujuan
danhasiltetapkonsistensatusamalaindengandalamorganisasi.Controllingberperanjuga
dalammenjagapemenuhan(kompliansi)aturandankebijakanyangesensial.

Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan penampilan kerja.
Tujuanpenampilandidefinisikandanstandarstandaruntukmengukurnyadisusun.Ada2tipe
standar:
1. Standar output (keluaran): mengukur hasilhasil tampilan dalam istilah kuantitas,
kualitas,biayaatauwaktu.
2. Standar input (masukan): mengukur usahausaha kerja yang masuk ke dalam tugas
penampilan.
Pengukuranharuscukupakuratuntukmenyorotpenyimpanganatauvariasi.Tanpapengukuran,
pengendalianyangefektiftidaklahmungkinada.Pengukurandilakukandenganmembandingkan
hasil dengan tujuan dan standar. Perbandingan dari tampilan aktual dengan tampilan yang
diharapkanmembangunkebutuhanuntukbertindak.
Carauntukmembuatperbandinganmeliputi:
1. Historis/relatif/rancangbangun
2. Benchmarking
Pengendalian terbaik dalam organiasasi adalah berorientasi pada strategi dan hasil, dapat
dipahami,mendorongpengendaliandiri(selfcontrol),berorientasisecarawaktudaneksepsi,
bersifatpositif,setaradanobjektif,fleksibel.
Tipetipepengendalian(awal)preliminary,kadangkadangdisebutkendalifeedforward,halini
harusdipenuhisebelumsuatuperkerjaandimulai.
Kendaliinimenyakinkanbahwaarahyangtepattelahdisusundansumbersumberyangtepat
tersediauntukmemenuhinya.Tipetipepengendalian(saatini)concurrentberfokuspadaapa
yang sedang terjadi selama proses. Kadangkadang disebut kendali steering, kendali ini
memantauoperasidanaktivitasyangsedangberjalanuntukmenjaminsesuatunyatelahsedang
dikerjakandengantepat.
Tipetipepengendalian(akhir)postaction;kadangkadangdisebutkendalifeedback,kendaliini
mengambiltempatsetelahsuatutindakandilengkapi.Kendaliakhirberfokuspadahasilakhir,
kebalikandariinputdanaktivitas.
Manajer memiliki 2 pilihan luas dengan memperhatikan pengendalian. Mereka dapat
mengandalkan orangorang untuk melatih pengendalian diri (internal) atas tingkah lakunya
sendiri. Alternatif lain, manajer dapat mengambil tindakan langsung (external) untuk
mengendalikantingkahlakuoranglain.
Pengendalianinternalmemberikanindividuyangtermotivasiuntukmelatihpengendaliandiri
dalam memenuhi harapan pekerjaan. Potensi untuk pengendalian diri dikembangkan ketika
orangyangmampumemilikitujuantampilanyangjelasdandukungansumbersumberyang
tepat.

Pengendalianeksternalterjadimelaluisupervisipersonaldanpenggunaansistemadministrasi
formal antara lain sistem penilaian penampilan, sistem kompensasi dan keuntungan, sistem
disiplinkepegawaian,danmanagementbyobjectives(manajemenberdasartujuan).
Kompensasidankeuntungandarisistempengawasandanpengendalianyangbaikadalah:
1. Akanmenarikorangberbakatdanmempertahankannyadidalamorganisasi.
2. Memotivasioranguntukmenggunakanusahamaksimumdalampekerjaannya.
3. Menyadarkannilaidarikontribusipenampilannya.

DaftarPustaka
A.A.GdeManunjaya.1999.ManajemenKesehatan.Jakarta:EGC.
AzrulAzwar.1988.Pengantar AdministrasiKesehatan.Edisikedua.Jakarta:PT.BinaRupa
Aksara.
DeeAnnGillies.1989.NursingManagement.Philadelphia:WB.SaundersCompany.
EleanorJ.SullivandanPhillipJ.Decker.1985.EffectiveManagementinNursing.California:
AddisonWesleyPublishingCompany.
H.Moh.Isa.1980..Jakarta:PusatPendidikandanLatihanPegawaiDepkesRI.
T.HaniHandoko.1995n.Edisikedua.Yogyakarta:BPFE.