Manajemen Proyek Pengadaan

Project Procurement Management (Manajemen Pengadaan Proyek)

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi.
Manajemen Pengadaan adalah proses proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang
dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang didukungnya.
Tahapan Manajemen Pengadaan
a)
Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan
Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses
pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe
kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak.
b)
Perencanaan kontrak kerja sama
Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan
dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW.
c)
Permintaan respon dari distributor
Proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual
d)
Memilih Distributor
Proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan
negosiasi
e) Administrasi kontrak kerja sama
Formalisasi pernyataan kerja sama
f)
Penutupan Kontrak
RENCANA PENGADAAN, ALAT DAN TEKNIK

a)

Rencana Manajemen Pengadaan

Informasi yang terkandung di dalamnya :
a)
Tuntunan tipe kontrak yang akan digunakan dalam berbagai situasi.
b)
Template yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan (mis
RFP, SOW, dsb).
c)
Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier.
d)
Peran dan Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.
e)
Tuntunan untuk menggunakan estimasi independen yang akan digunakan pada saat
mengevaluasi penjual/distributor.
f)
Saran dalam mengelola multiple providers.
g)
Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan.
h)
Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaan dan perolehan.
i)
Waktu terawal untuk belanja.
j)
Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan.
k) Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified supplier.
l)
Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan pengelolaan kontrak.
Alat dan Teknik Dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan
Make or Buy Analysis

b)
c)

d)
e)

Adalah teknik untuk menentukan apakah produk atau servis tertentu dibuat atau dilakukan
dalam organisasi atau dibeli saja dari pihak ketiga. Seringkali melibatkan analisis keuangan
Tools lainnya : expert judgement,tipe kontrak ,dsb.
Expert Judgement
Types of Contract
Dalam teknik ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :Fixed Price
( Lump-sum) contracts, Cost-reimbursable contracts (CPIF,CPFF,CPCC), Time and material
contracts.
Procurement Management Plan
Contract Statement of Work ( SOW )
Adalah deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan dalam proses pengadaan SOW yang baik
memberikan kesempatan bagi penawar untuk memahami dengan baik apa harapan dari
pembeli (pelaku proyek), shg penawar dapat menilai apakah dirinya mampu memenuhi
kebutuhan pembeli/tidak .
Proses Project Procurement Management
Enam proses utama dari project procurement management :
a)
Planning purchases
b)
Planning acquisition
c)
Planning contracting
d)
Requesting seller responses
e)
Selecting sellers
f)
Administering the contract
g)
Closing the contract
Tiga siklus dalam pengadaan proyek :
a)
Input (dokumen, rencana, desain, dll)
b) Alat dan Teknik (mekanisme diterapkan untuk input)
c)
Keluaran (dokumen, produk, dll)
Empat kelompok proses :
a)
Memulai
a.
Perencanaan
b.
Pendanaan
c.
Persiapan
b)
Pelaksana
a.
Perangkaian
b.
Penyempurnaan
c)
Pemantauan dan Pengendalian
a.
Koordinasi
b.
Komunikasi
d)
Penutupan
a.
Evaluasi

A. Tujuan Manajemen Pengadaan

Tujuan Bagian Pengadaan yaitu menyediakan barang maupun jasa dengan harga yang
murah, berkualitas, dan terkirim tepat waktu, tugas-tugas bagian pengadaan tidak terbatas
hanya pada kegiatan rutin pembelian. Secara strategis dapat menciptakan keunggulan dari
segi ongkos (dengan mendapatkan sumber-sumber bahan baku, komponen, dll dengan harga
yang murah). Bagian pengadaan juga berperan mendapatkan sumber-sumber bahan baku dan
komponen yang berkualitas dan/atau menjadi jembatan dalam membina supplier-supplier
yang ada dengan berbagai program peningkatan kualitas. Bagian pengadaan juga dituntut
untuk bisa menciptakan keunggulan dari segi waktu. Untuk mendukung keunggulan dari segi
waktu, bagian pengadaan tentunya bisa memilih supplier yang memiliki kemampuan untuk
mengirim barang dalam waktu yang lebih pendek tanpa harus mengorbankan kualitas dan
meningkatkan harga.

B. Tugas Utama Manajemen

Pengadaan
Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan input, berupa barang maupun jasa,
yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan. Selain itu
bagian pengadaan biasanya bertugas menyediakan jasa seperti jasa transportasi dan
pergudangan, jasa konsultasi, dan sebagainya.
SECARA UMUM, TUGAS-TUGAS YANG DILAKUKAN MENCAKUP :

1. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.

Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan
transaksional jangka pendek. Baik berupa model hubungan, relationship, berapa jumlah
supplier.

2. Memilih Supplier.
Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit
apabila supplier yang dimaksud adalah supplier kunci. Kesulitan akan lebih tinggi kalau
supplier-supplier yang akan dipilih berada di mancanegara (global suppliers). Suppliersupplier kunci yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses pemilihan
ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan
(site visit) dan sebagainya. Pemilihan supplier-supplier kunci harus sejalan dengan strategi
supply chain.

3. Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.

Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi. Teknologi yang lebih
tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax. Saat ini banyak perusahaan yang
menggunakan electronic procurement (e-procurement) yakni aplikasi internet untuk
kegiatan pengadaan.

4. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.

Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang dibutuhkan
maupun data tentang supplier-supplier mereka. Beberapa data supplier yang penting untuk
dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing supplier, item apa yang mereka pasok, harga

per unit, lead time pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier termasuk juga
kualifikasi seperti ISO.

5. Melakukan proses pembelian.

Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan
pembelian dengan melalui tender atau lelang, (auction). Pembelian rutin dan pembelian
dengan tender melewati prosesproses yang berbeda.

6. Mengevaluasi kinerja supplier.

Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan
kinerja mereka. Kriteria yang digunakan untuk menilai supplier seharusnya mencerminkan
strategi supply chain dan jenis barang yang dibeli.

C. Aplikasi Pendukung
Dalam Manajemen Pengadaan terdapat sebuah aplikasi pendukung proses
administrasi, aplikasi tersebut disebut E - Procurement. E Procurement merupakan
sebuah aplikasi Internet untuk keperluan proses pengadaan. Dengan Internet perusahaan bisa

1.

2.

3.

4.

mengirim RFQ dan PO ke supplier, melakukan lelang secara elecktronik (online) membagi
informasi-informasi yang kritis, dan sebagainya. Dalam kenyataannya, aplikasi eprocurement bisa bermacam macam dan masing-masing punya fitur yang berbeda. Jenis
aktivitas yang didukung oleh Internet juga berbeda-beda. Secara umum ada beberapa jenis
aplikasi e-procurement yaitu:
e-catalogue.
Secara tradisional katalog biasanya tercetak dalam bentuk buku atau brosur. Dengan adanya
Internet, perusahaan bisa memiliki katalog elektronik. Di sini perusahaan mengumpulkan
informasi supplier atau calon supplier dengan segala produk atau jasa yang mereka bisa
pasok. E-catalogue biasanya dilengkapi dengan fasilitas pencarian (search) sehingga
perusahaan akan dengan mudah mendapatkan informasi tentang produk atau jasa yang
diinginkan.
e-auction.
Ini adalah aplikasi untuk membantu proses lelang. Pada proses pembelian, lelang dilakukan
oleh pembeli dengan mengumpulkan calon-calon supplier. Mereka sebelumnya sudah
diberitahu oleh pembeli tentang jumlah, spesifikasi, dan waktu kebutuhan suatu barang atau
jasa. Mereka akan mengajukan penawaran (secara elektronik) dan selama proses lelang
mereka bisa merevisi (menurunkan) harga penawarannya.
B2B market exchange.
Aplikasi ini memungkinkan banyak pembeli dan banyak penjual bertemu secara virtual. Pada
kebanyakan kasus, aplikasi ini dimiliki dan dikelola oleh pihak ketiga.
B2B Private Exchange.
Aplikasi ini bisa digunakan untuk membantu proses transaksi rutin dengan supplier.
Perusahaan bisa mengirim PO secara elektronik, mengecek status pengiriman, melakukan
transaksi pembayaran, dan sebagainya. Di samping itu perusahaan mungkin bisa
menggunakan aplikasi ini untuk berbagi informasi tentang rencana produksi dan informasi

lainnya dengan supplier. Supplier juga bisa membagi informasi ketersediaan stok dan
kapasitas produksi mereka.

Beberapa keuntungan E-Procurement antara lain:

1.

2.

3.
4.

5.

1.

Proses-proses administratif bisa dilangsungkan lebih cepat, akurat, dan murah. Mengundang
supplier untuk memasukkan proposal atau penawaran tidak lagi dilakukan lewat surat atau
fax, tetapi bisa dilakukan dengan fasilitas web. Calon-calon supplier bisa mendapatkan pesan
tersebut dengan cepat dan akurat dimanapun mereka berada asalkan tersambung dengan
jaringan Internet.
Perusahaan yang menggunakan sistem lelang bisa mendapatkan keuntungan berupa harga
yang jauh lebih murah karena supplier akan sedapat mungkin menurunkan harga penawaran
agar bisa menjadi pemenang.
Perusahaan bisa mendapatkan calon-calon supplier yang lebih banyak dari berbagai tempat
sehinggan berpeluang untuk melakukan transaksi dengan supplier yang lebih berkompeten.
Perusahaan maupun supplier bisa melacak transaksi maupun proses-proses fisik (pengiriman,
dll.) sehingga kedua belah pihak cepat mengetahui kalau ada masalah yang membutuhkan
penanganan lebih lanjut.
Pihak perusahaan maupun supplier bisa melakukan proses-proses tersebut dari mana saja
asalkan terhubung dengan jaringan Internet.
Ada berbagai kritik terhadap penggunaan e-procurement dalam proses pengadaan. Kritik
ini terutama untuk aplikasi lelang dimana supplier dihadapkan satu sama lain untuk berupaya
menurunkan harga penawaran mereka. Beberapa kritik antara lain:
e-auction memiliki implikasi bahwa hubungan antara pembeli dan supplier hanya bersifat
jangka pendek. Setiap ada kebutuhan, pembeli akan mengundang supplier untuk menawarkan
harga. Dengan demikian tidak ada supplier yang bisa memasok secara terus menerus. Hal ini
tentu saja tidak sesuai dengan semangat supply chain management yang menghendaki
hubungan jangka panjang sehingga kedua belah pihak bisa sama-sama melakukan perbaikan
dan investasi jangka panjang. Jadi lelang sebenarnya bisa cocok untuk item-item tertentu,
namun tidak untuk semua proses pembelian.
2.
e-auction juga memungkinkan munculnya pemenang yang sebenarnya kurang
berkompeten. Supplier yang ingin menang bisa sengaja menawarkan harga yang rendah yang
sebenarnya tidak layak (di bawah harga normal). Dalam proses lelang, tentu mereka bisa
menang. Namun pada saat sudah waktunya mengirim barang atau jasa, mereka bisa terlambat
dan kondisi barang atau jasa yang dikirim tidak memenuhi standar. Oleh karena itu proses
lelang juga harus didahului dengan proses seleksi awal. Hanya supplier-supplier yang sudah
punya reputasi bagus yang bisa ikut dalam proses lelang.