DIEZ HERRAMIENTAS livianas requeridas por un

Equipo Six Sigma

Algunasveceslasherramientasnotecnicassellaman"livianas"porquevirtualmenteninguna
deellasencierranadadematematicasnideestadisticaperopuedenpuedenserunretoque
consisteenquemuchasdeellasseaplicanalaspersonasdelaorganizacin,raznporlacual
esimportantequeelequipolasaprendancuidadosamenteylasapliquencondiligenciay
tacto;sinellaslaprobabilidaddemejorasereduce.
05seenfocanenlaaceptacindelassolucionesqueproponeelequipodeproyectoy05se
enfocanencomollevaacaboelequiposutrabajo.
ConceptodeAceptacin:laecuacinqueconstituyeelxitode6sigmaesQxA=E
Q=calidaddeelementostcnicosdel6sigma(estratgicootactico)
A=aceptacindeQ(maneracomointeresadosadoptansoluciones)
E=ExcelenciadeResultados
QyAconescaladel1al10(10esexcelentey1esmalo)Porlogeneralseapruebaelxito
con60.
Herramienta1CuadrodeAnlisisdeInteresados
Uninteresadoescualquierindividuoalqueafectelasolucion,oquesenecesitepara
implementarla.Esunanalisisdelosinteresadosalosqafectaelproyectoyhacedoscosas:
1.

2.

Muestradondeestaactualmente
eseinteresadoclave(influyeen
otros).
Haceunaproyeccindednde
debenestarparaqueelequipo
tengaexito.

Hacequeocurra.apoya
decididamente,nosolohaceloque
selepide,sinoquehacemuchoms
Ayudaqueocurrahacenloquese
lespideylohacenbien.Dejaqueocurralosquenoestanniafavorniencontrade
lasolucionpropuestaperonoestorbanalequipoensuimplementacinSe
oponemoderadamentequenohacenloqueselespideconrelacion
alproyecto.

Seoponenvigorosamente,nosolonohaceloqueselepidequehaga,sinoquetratadeque
otrossigansuejemplo.
Clavesparausarestaherramienta

Noincluirenlalistaatodoslosinteresadossoloalosclavesparalaimplementacion
delassoluciones.

Usarlosnombresdelosinteresadosclave,nosusfunciones/reas

Determinardondesesitan,requiererecolectardatos(conversar).

Reconocerqueparatenerexito,notienequepasara"Hacequeocurra".Muchas
vecessoloserequiereun''Ayudaaqueocurra"oenlade"Dejaqueocurra.

Mantenerlalistaenlaconfidencialidad.noalacensuradequienesnoestan
actualmenteenelniveldeapoyoquesedesee.

Herramienta2CuadrodePlaneacinparalaInfluencia
Identificadoelvacioentrelaposicionqueocupaactualmenteydondedebieraestar,es
necesariocrearestecuadro.Sedebe
diagnosticareltipoderesistenciay
lasrazones,ydesarrollaruna
estrategiaparasuperarlayquepasea
laposiciondeapoyoquesedesea.
ResistenciasedenominaTecnica:
aprenderdestrezas,razonesinseguridad,estrategiadarleinformacion,capacitacin,
participacin.
ResistenciaPolitica:temequelasnuevassolucioneslevayanaquitarsupoder(perdida),
estrategiahacerlevercuantosegana.
ResistenciasellamaOrganizacional.lasrazonesgiranentornodelcontrol,laestrategiapara
superarlaeshacerqueelinteresadoclaveasumaelcontroldelasolucin.
Resistenciaindividualnotienenadaqueverconelproyectoensi.Larazneslaparalisis
emocional.Laestrategiaesquetrabajemenosduranteunperiododetiempo.
Clavesparausarestaherramienta
Notodaslasresistenciassoniguales.Reconocertipoderesistenciaparaquesepueda
emplearlaestrategiaapropiada.
Sepuedemostrarmasdeuntipoderesistencia.Hayquetratardeatender1erolaforma
dominantederesistencia.

Reconocerqueenalgunoscasos(tecnicaypolitica)laestrategiaseencaminaamodificarla
actituddelqueresiste,yenlosotroscasos(organizacionaleindividual)laestrategiaes
modificarlassoluciones.
Herramienta3MatrizdeAmenazasyOportunidades
Elequipocreequetodoslosinteresadosdebencompartirelentusiasmoporlassoluciones,
auncuandonohayantornadoparteeneltrabajoquecondujoaellas,poresodebencrearla
necesidaddeellas,paraesoseutilizaestamatrizqueresponde:
1.

Queocurrirasinoseponenenpracticalassoluciones(lasamenazasalprocesoactual)

2.

Queocurrirasilassolucionesseimplementanconexito(lasoportunidades)?

Claveparausarestaherramienta:Elequipodeproyectodebereconocerqueparatoda
amenazauoportunidadsenecesitandatosquelaapoyen.Loquenosepuedademostrar,no
puedeusarse.
Herramienta4MatrizdeBeneficios
Esunaherramientasencillayeficaz,para
ayudaralequipoaescogerentreungran
numerodesolucionesesestamatriz.Eleje
Xeselimpactoquetienelasolucinenel
implementacin:bajoyalto.ElejeYesla
factibilidad:difcilyfcil.
CLAVESPARAUSAR:nosolopuede
clasificarlasprioridadesdelasdistintas
solucionessinoposiblementeeliminar
algunas(Ejm:difcilybajo).
Hayquetenercuidadodequelosequiposnoubiquentodoenlacasillasuperiorderecha

Herramienta5DeclaracindelasSolucionesPrevistas
Ayudaaconvenceralosinteresados(igualqueladeamenazas/oportunidades).Ayudaal
equipoasermasespecificoencuantola
utilidadquetendranlassolucionespara
aquellosaquienesafectan.
Esuncuadrodetalladoentrescolumnas,que
obligaalosmiembrosdelequipoagenerar
conductasespecificasqueseranmuyutilesenelnuevoproceso.

Clavesparausarestaherramienta=Concentrarseenlacolumnadeconductasmodificadas.
Cuandovenmenostrabajo(resultados),puedenserescepticostienenqueverelcambioreal
deconductasyconsiderarquelosexcesossonperjudicialescuandoseusaestaherramienta.
ConceptodeDinamicadeGrupo:
LaraznmascomnporlacualfracasanlosequiposesquecarecendeunfocoformalenIa
dinamicadeequipo.EsIafuerzamotivadoraeimpulsoraquellevaalequipoasu
meta/vision.Elsixsigmaseencaminaatransformarelnegociobasadoendatosyhechos:en
unequiposignificatomarlasideasdetodosyvalidarlasparamejorareldesempeo.Dadala
diversidad(antecedentesyexperiencias)lasreunionessepuedenvolvercaticas,hayque
reducirelcaosconestasherramientasycanalizarpositivamentelasideas.
Herramienta6LaagendadelEquipo
Reuniones
pordos
motivos:
poneraldia
acercadeun
trabajo
realizado
porotros;y
enotrastodoelgrupotomadecisionesreales;enambasdebendirigirseenformaeficazy
eficiente.

Agenda:esunplandetrabajoparacadareunin.Incluye:loquesevaallevaracabo,el
metodoparaejecutarlasacciones,responsableporelcumplimientodecadapuntoyel
tiempoqueseasignaacadaactividad.
Clavesparausarestaherramienta:Nosubestimareltiempoquesevaaemplearenun
asunto.Hayquepreversiempretiemposuficienteparaquesecompletecualquierdiscusin.
Laagendadebeserrevisadayconvenidadeantemano,sedebecolocarenlasaladejuntas
ydebecontenerademsdeltiempoasignado,elresultadodeseadoymetodo,demaneraque
seentiendatantolametadelareunioncomoelmetodoqueseusara.
Herramienta7ReglasBsicas
Hacerunalistadereglasbasicassobreelcomportamientoquesedebeobservaralreunirse
paraqueseaeficazyeficiente."empezaratiempoyterminaratiempo,"mantenerlamente
abierta,lasdecisioneslastomantodosnoeldemasaltocargo Nocelulares
4

conversacionesparticularesalmnimoexcusapreviaparanoasistirhablardelaideano
delapersona
Clavesparausarestaherramienta:

paraobtenerconsensohacerencuestanegativa."Hayalguienquenoestedeacuerdocon
estaregla?"puedelograracuerdoysihayalguienquenoestedeacuerdolopuededecir.

Nohacerunalistademasiadolarga,unos7u8puntos.Todossonresponsablesdehacerlas
cumplir.

Sihaydesacuerdosobreunaregla,Discutirlaytratedeponersedeacuerdo.Siestonoes
posible,entoncesnousaresaregia.Ynoolvidarpublicarlasreglasbasicasparalareunion.
Herramienta8ElEstacionamiento
Discutirunasuntoquenoserelacionadirectamenteconlaagendapuedeserdebuenafeo
deliberadamente,enestoscasosesimportantevolveradirigiralequipohaciaeltrabajoque
sehaproyectadoenlaagendaEltema,elequipolodiscuteysiestadeacuerdoenque
constituyeunadesviacion,seescribeenuncuadrodelasalayantesdelevantarlasesin
repasalospuntosylosasigna
Clavesparausarestaherramienta
Asignaraunapersonalascasillasdelestacionamientoydepreferenciaalaquelapresento
paraqueasihayamayorprobabilidaddequeeseasuntoseatienda.
Nomandaral"estacionamiento"todoloqueparezcaunadesviacin.Inducealamenor
participacin.Dartiempoparaquetodospuedanexponersusinquietudes.Sevaal
"estacionamiento"cuandohayanpruebasdequeestaocurriendounadesviacin.
Herramienta9EvaluacindeProsyContrasdecadareunin
Pediracadamiembroqueexpongaloquelepareciquesalibien(lospros)yloquecree
quesepudohaberhechomejor(loscontras).Contenido(trabajodeDMAMC)elquedel
proyectoyMetodoconelqueserealizaeltrabajocmo.
Claveparausarestaherramienta
Tenercuidadoencomoseredactanloscontras,quesonlascosasquedebenhacersedeuna
maneradistintaenlaproximareunion.Nosoncosasnegativas.Lonegativonomotiva.
Empezarconloquesaliobienenlareunion.esimportantequeelequiporeconozcaloque
estahaciendobien,demodoquepuedaseguirlohaciendoasienreunionesfuturas.

Herramienta10InformesdeActividades
5

Contieneunalistadetareasyactividadesquehayquerealizareneltiempoquemediaentre
lasreunionesdelequipo.Unavezqueseincluyeenlalistaunatareaoactividad,senombra
lapersonaaquiensehaceresponsableporella,seanotanlasfechasdeinicioyfinalizacin.
Clavesparausarestaherramienta

Mantenerenlastareasy actividadesunnivelapropiadodedetalle.

Personaresponsableporlatareanodebeconfundirseconlapersonaqueenlapractica
ejecutaeltrabajo

Fechasdeinicioy finalizacinpuedenserlamismoyRevisarfechasplaneadasvs
fechasrealesparaidentificaralgunproblemaquetengaqueatender.