Jelajahi eBook
Kategori
Jelajahi Buku audio
Kategori
Jelajahi Majalah
Kategori
Jelajahi Dokumen
Kategori
Kawalan
9
HASIL PEMBELAJARAN
Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1.
2.
3.
4.
X PENGENALAN
Kawalan merupakan salah satu daripada empat fungsi utama dalam
pengurusan. Adalah penting kepada pengurus untuk memastikan kesemua
perancangan, penyusunan dan kepimpinan berjalan dengan lancar seperti yang
diharapkan oleh organisasi. Kawalan tidak diperlukan sekiranya pengurus boleh
memastikan setiap rancangan yang dibuat dan setiap tugas yang diberikan
kepada pekerja dapat dilaksanakan dengan sempurna dan hasilnya adalah
seperti yang dirancangkan. Malangnya, pengurus tidak dapat memastikan
keadaan ini akan berjalan dengan lancar tanpa berlakunya sebarang masalah
memandangkan kebanyakan perancangan dibuat oleh manusia dan manusia
dikenali dengan kebolehan dan motivasi yang pelbagai. Dalam persekitaran
perniagaan yang berkembang pesat, bukan sahaja hasil yang dijangkakan mesti
dikawal, malah perancangan itu sendiri mesti dipantau dan dikawal.
172 X
9.1
TOPIK 9
KAWALAN
DEFINISI KAWALAN
SEMAK KENDIRI 9.1
9.1.1
Jaminan Kualiti
Kelancaran proses tertentu boleh dipantau dan masalah juga boleh dielakkan
dengan adanya kawalan. Kawalan juga mampu untuk merangsang organisasi
agar memantau dan meningkatkan kualiti produk dan perkhidmatan yang
ditawarkan. Melalui aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan proses kawalan, ahliahli organisasi akan sentiasa terdorong untuk bertindak menurut rancangan
yang telah ditetapkan.
TOPIK 9
9.1.2
KAWALAN
W 173
LATIHAN 9.1
Apakah yang dimaksudkan dengan kawalan sebagai satu proses?
9.2
174 X
TOPIK 9
KAWALAN
9.2.1
Menetapkan Standard
SEMAK KENDIRI 9.2
9.2.2
TOPIK 9
9.2.3
KAWALAN
W 175
Tindakan Pembetulan
9.3
PROSES DINAMIK
9.4
Menurut Williams (2000), proses kawalan terdiri daripada tiga kaedah asas yang
dikenal pasti sebagai prakawalan, kawalan serentak dan kawalan maklum balas.
176 X
TOPIK 9
KAWALAN
9.4.1
Prakawalan/Kawalan Awalan
Kawalan jenis ini juga dikenali sebagai kawalan pencegahan atau kawalan
awalan. Ia melibatkan penggunaan maklumat, termasuk maklumat keputusan
yang terkini untuk meramal apa yang akan berlaku pada masa akan datang
supaya langkah-langkah pencegahan boleh diambil. Ia dilaksanakan untuk
mengelakkan perbezaan antara apa yang benar-benar berlaku dengan apa yang
diharapkan berlaku. Pencegahan dijalankan melalui analisis terperinci mengenai
input sebelum diterima ke dalam proses transformasi organisasi. Input perlu
dipastikan mematuhi piawaian kualiti yang ditubuhkan agar keputusan yang
diperolehi adalah seperti yang dijangka.
Satu contoh penggunaan kawalan ini adalah apabila pengurus memastikan
bahawa sampel bahan mentah yang akan digunakan mematuhi piawaian yang
ditetapkan oleh organisasi atau berdasarkan spesifikasi tertentu bagi
mengelakkan kerosakan produk pada masa akan datang.
9.4.2
Kawalan Serentak
TOPIK 9
9.4.3
KAWALAN
W 177
9.5
BENTUK-BENTUK KAWALAN
Menurut Williams (2000), terdapat lima bentuk kawalan yang boleh digunakan
oleh pengurus dalam melaksanakan proses kawalan birokratik, objektif,
normatif, bersepadu dan diri. Rajah 9.3 menggambarkan kelima-lima bentuk
kawalan ini.
Rajah 9.3: Lima bentuk kawalan yang boleh digunakan oleh pengurus dalam organisasi
9.5.1
Kawalan Birokratik
178 X
TOPIK 9
KAWALAN
9.5.2
Kawalan Objektif
9.5.3
Kawalan Normatif
9.5.4
Kawalan Bersepadu
Ini adalah satu kaedah yang menggunakan norma dan tingkah laku yang
dibincangkan, dibentuk dan dipersetujui oleh kumpulan kerja. Bentuk kawalan
ini memainkan peranan dalam kumpulan kerja berautonomi. Ini adalah
satu kumpulan kerja yang beroperasi tanpa kehadiran pengurus dan
bertanggungjawab sepenuhnya dalam kawalan proses, tugas kumpulan, output
dan tingkah laku. Kumpulan kerja autonomi berkembang secara beransur-ansur
melalui dua peringkat kawalan bersepadu. Pertama, ahli bekerja dan belajar
daripada satu sama lain, menyelia kerja setiap ahli dan membangunkan norma
dan kepercayaan yang membimbing dan mengawal mereka. Kedua, rupa dan
penerimaan objektif sebagai panduan dan mengawal tingkah laku.
TOPIK 9
9.5.5
KAWALAN
W 179
Kawalan Diri
Ini adalah satu sistem di mana pengurus dan pekerja mengawal tingkah laku
dengan menetapkan matlamat mereka sendiri, memantau kemajuan dan
pencapaian matlamat mereka sendiri dan memberi ganjaran kepada diri mereka
apabila matlamat telah tercapai.
LATIHAN 9.2
Berdasarkan pemahaman anda, nyatakan tiga kaedah asas dalam proses
kawalan dan lima bentuk kawalan yang boleh dilaksanakan oleh sebuah
organisasi.
9.6
9.6.1
Kewangan
Salah satu aspek penting yang perlu dikawal adalah kewangan. Ada waktunya
di mana prestasi kewangan tidak mencapai standard yang dijangkakan. Jika
keadaan ini masih tidak dapat dikesan dan tindakan yang relevan tidak diambil,
kewujudan syarikat tersebut mungkin berada dalam bahaya. Perspektif
kewangan secara umumnya berkaitan dengan aktiviti-aktiviti seperti jualan,
pembelian dan lain-lain.
180 X
TOPIK 9
KAWALAN
9.6.2
Sumber Manusia
Kawalan sumber manusia adalah amat penting dalam sesebuah organisasi. Jika
organisasi tidak dapat mengawal sumber manusia dengan baik seperti kehilangan
tenaga pakar, ia akan menjejaskan prestasi dan pencapaian syarikat tersebut.
Organisasi perlu mempunyai perancangan yang boleh memotivasikan para
pekerja. Sebagai contoh, organisasi perlu mengambil berat mengenai masalah yang
dihadapi oleh pekerja-pekerja dengan mewujudkan perbincangan yang harmoni
antara pihak pengurusan dan kesatuan pekerja.
9.6.3
Operasi Dalaman
TOPIK 9
9.6.4
KAWALAN
W 181
Pelanggan
LATIHAN 9.3
Soalan Esei
Mengapakah perspektif kewangan perlu dikawal?
Pernyataan BE TUL (B) atau SALAH (S)
1.
SEMAK
Kawalan KENDIRI
merupakan9.3
satu proses untuk mengetahui apa yang telah
berlaku berbanding standard yang telah ditetapkan.
2.
3.
4.
5.
182 X
TOPIK 9
KAWALAN
2.
3.
yang
manakah
dilaksanakan
semasa
proses
Serentak
Pencegahan
Objektif
Maklum balas
5.
Bersepadu
Birokratik
Normatif
Diri
Jenis kawalan
transformasi?
A.
B.
C.
D.
4.
Menetapkan standard
Membandingkan prestasi yang sebenar dengan standard
Mengawal beberapa objektif
Mengambil tindakan pembaikkan sekiranya perlu
Kewangan
Kualiti
Sumber manusia
Pelanggan
TOPIK 9
KAWALAN
W 183
1.
2.
Kawalan adalah satu proses yang dinamik kerana ia adalah satu proses yang
berterusan.
Proses kawalan terdiri daripada tiga kaedah asas: kawalan masa depan yang
juga dikenali sebagai kawalan pencegahan, kawalan serentak dan kawalan
maklum balas.
Terdapat lima bentuk kawalan yang boleh digunakan oleh pengurus dalam
melaksanakan proses kawalan: birokrasi, objektif, normatif, bersepadu dan
diri.
184 X
TOPIK 9
KAWALAN
Bersepadu
Birokratik
Normatif
Kawalan output
Objektif
Kawalan pencegahan
Tindakan pembetulan